Egregio signor X.,

Il 10 gennaio 2002 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito al Suo colloquio per il posto di direttore generale del Centro comune di ricerca della Commissione.

Il 21 febbraio 2002 ho trasmesso la Sua denuncia al Presidente della Commissione. La Commissione ha inviato il suo parere il 5 giugno 2002 e io l'ho trasmesso a Lei con un invito a formulare osservazioni, che Lei ha inviato il 21 luglio 2002.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono i seguenti:

Il denunciante ha presentato domanda per il posto di direttore generale del Centro comune di ricerca della Commissione. La Commissione ha contattato il denunciante per organizzare un secondo colloquio a Bruxelles. Tale contatto ha avuto luogo circa una settimana prima della data suggerita del 25 gennaio 2001. Non sono state proposte date alternative. Il denunciante ha accettato di recarsi a Bruxelles con breve preavviso e ha acquistato un biglietto aereo di andata e ritorno da Helsinki per il giorno del colloquio. Il denunciante ha utilizzato 40.000 miglia aeree da un programma frequent flyer per ottenere un biglietto che sarebbe costato 7.682 FIM. All'arrivo a Bruxelles, al denunciante è stato chiesto di rimanere per un'altra notte poiché il colloquio sarebbe proseguito il giorno successivo. La Commissione ha promesso che le spese alberghiere sarebbero state rimborsate. Il denunciante ha pertanto deciso di rimanere la notte e ha modificato l'orario dei voli.

La Commissione ha rimborsato solo 297,29 FIM per le spese di viaggio e non ha pagato il costo dell'hotel, nonostante la sua promessa di farlo. Il denunciante ha inviato un'indagine per posta elettronica alla Commissione in merito alle spese di viaggio, ma non ha ricevuto risposta.

La denuncia al Mediatore verte su procedure inique ed errate che disciplinano il rimborso delle spese di viaggio; procedura di invito inflessibile per il colloquio; mancanza di informazioni sulle procedure relative al colloquio e mancata risposta a un'indagine via e-mail.

La denunciante sostiene che la Commissione europea dovrebbe rimborsare integralmente le sue spese di viaggio pari a 9.328,76 FIM.

Inoltre, come miglioramento generale delle procedure di assunzione della Commissione, il denunciante suggerisce di rimborsare integralmente le spese di viaggio per i colloqui e la gestione professionale delle procedure di assunzione relative ai posti chiave.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione formulava, in sintesi, i seguenti punti:

Sono pervenute 498 domande per il posto, cifra che ha superato di gran lunga le aspettative. Le candidature sono state esaminate in primo luogo da una commissione giudicatrice della Commissione, che ha stilato un elenco ristretto di 19 candidati idonei, compreso il denunciante. La Commissione ha affidato a una società esterna, la Mercury, il compito di condurre colloqui preliminari con tali candidati. Nel caso del denunciante, il colloquio preliminare ha avuto luogo in Finlandia. A seguito di tale esercizio, il comitato consultivo per le nomine (CCA) ha deciso di selezionare 14 candidati per il colloquio, tra cui anche il denunciante.

La seconda parte della procedura ha comportato colloqui a Bruxelles con l'ACC e il consiglio dei governatori del JRC. La Commissione ha applicato la sua prassi abituale, secondo la quale tutti i candidati sono contattati telefonicamente, dopodiché viene inviata loro una conferma scritta per posta elettronica. Questa pratica si è dimostrata efficace e nessun candidato si è mai lamentato.

Il fatto che il denunciante abbia ricevuto un invito con un preavviso così breve e che non fossero possibili date alternative era dovuto alla pianificazione molto rigorosa per la copertura di questa importante posizione e all'elevato numero di richiedenti che dovevano essere trattati.

Il colloquio a cui il denunciante ha dovuto partecipare il 26 gennaio 2001 è stato organizzato dalla direzione generale del CCR. Questa parte della procedura è conforme all'articolo 4 della decisione 969/282/Euratom della Commissione, del 10 aprile 1996, in base alla quale il consiglio dei governatori del CCR è coinvolto nella nomina degli alti funzionari. A causa di uno sfortunato problema organizzativo interno, tutti i candidati intervistati dalla task force del consiglio dei governatori il 26 gennaio 2001, compreso il denunciante, sono stati informati del colloquio con brevissimo preavviso; Cioè, solo il giorno precedente.

Per quanto riguarda il rimborso delle spese, l'articolo 6 della regolamentazione relativa al rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno per le persone esterne alla Commissione che partecipano a un concorso, a un colloquio o a una visita medica (1) prevede il rimborso sulla base del biglietto aereo più economico e della produzione del biglietto aereo. Inoltre, viene pagata una somma forfettaria di 50 € al giorno. Il denunciante è stato informato di tali norme nell'e-mail di conferma dell'invito.

La tariffa indicata sui biglietti presentati dalla denunciante era di 147 FIM, mentre il prezzo di 5.200 FIM indicato dalla denunciante nella sua dichiarazione di spesa è il costo teorico di un biglietto aereo per il viaggio in questione. Il prezzo di 7,682 FIM è il costo teorico dello stesso biglietto risultante dalla variazione della data di ritorno. Il denunciante non ha effettivamente versato tali somme. L'articolo 6 della regolamentazione relativa al rimborso mira a rimborsare ai candidati le spese di viaggio effettivamente sostenute. Alla luce di ciò, alla denunciante sono state pagate 147 FIM per il rimborso delle spese di viaggio e 50 € per ogni giorno di presenza.

Il servizio del CCR si è occupato di cancellare il volo di ritorno originale del denunciante e ne ha prenotato un altro per il 26 gennaio 2001. Le spese di cancellazione ammontavano a 43,06 €. A causa di un malinteso tra i servizi, tali spese non sono state rimborsate. Al contrario, un'indennità giornaliera per il giorno 26 gennaio è stata erroneamente versata due volte al denunciante. La Commissione si rammarica di questi errori, ma ritiene che le spese di annullamento pari a 43,06 € siano quindi controbilanciate dal pagamento in eccesso di 50 €. Saranno adottate misure per evitare il ripetersi di errori simili.

Per quanto riguarda l'asserzione secondo cui la Commissione non avrebbe risposto a un messaggio di posta elettronica inviato dal denunciante che richiedeva informazioni, la Commissione non è stata in grado di identificare il messaggio di posta elettronica in questione. Per consentire alla Commissione di presentare osservazioni con piena cognizione di causa, essa suggerisce al denunciante di fornire dettagli più precisi riguardo al destinatario e alla data del messaggio di posta elettronica.

La prassi normale è che, al termine della procedura di selezione, tutti i candidati siano formalmente informati del risultato mediante lettera. La Commissione può confermare che tutti i 479 candidati che non sono stati inseriti nell'elenco ristretto sono stati informati. Tuttavia, sembra che la Commissione non abbia informato i candidati prescelti non selezionati, poiché non è stata trovata alcuna traccia delle lettere pertinenti nel fascicolo e un altro candidato escluso ha denunciato alla Commissione di non essere stato informato.

La Commissione ha inoltre allegato una copia di una lettera che aveva inviato al denunciante il 16 maggio 2002, in cui si scusava per il breve preavviso del colloquio del 26 gennaio 2002 e per il ritardo nel rimborso della tassa di cancellazione del biglietto di 43,06 €.

Il denunciante ha formulato, in sintesi, le seguenti osservazioni:

Secondo il parere della Commissione, la procedura di invito era altrettanto rigida per ogni richiedente. Questo non è vero, perché al denunciante è stato detto a Bruxelles che la procedura di domanda sarebbe stata ritardata perché i giorni riservati ai colloqui non erano adatti a tutti i richiedenti. Ciò significa che la flessibilità è stata possibile nel caso di alcuni dei richiedenti, il che è discriminatorio.

Il parere della Commissione non menziona le spese alberghiere e la base di rimborso del biglietto aereo adottata dalla Commissione è errata. Il denunciante ha pagato il prezzo del biglietto aereo utilizzando le miglia del viaggiatore frequente per un valore di 40.000 punti, che era stato ottenuto acquistando biglietti aerei per un valore totale di 80.000 FIM. Il prezzo attuale del biglietto aereo era di 7,682 FIM, che è stato confermato dal rappresentante di Finnair e presentato nella lettera del denunciante.

La denunciante riassume l'obiettivo principale della sua denuncia come promuovere l'efficacia e la gestione professionale delle procedure di assunzione per posizioni chiave nell'UE. Il suo caso è un esempio di una pratica di assunzione inflessibile e non professionale, che dovrebbe essere modificata in futuro al fine di assumere persone esperte e competenti anche dall'industria. Un'altra pratica importante da modificare riguarda il rimborso delle spese di viaggio. Le spese reali dovrebbero costituire la base per il rimborso. Nel caso del denunciante, la perdita economica reale è stata di 1.500 € (8.988 FIM).

Infine, la denunciante ha dichiarato di non disporre più di informazioni sul destinatario e sulla data dell'e-mail senza risposta, ma che l'indirizzo era lo stesso fornito dalla Commissione per tutte le comunicazioni relative al colloquio. Nel mese di febbraio, aveva discusso il caso al telefono con una persona di sesso maschile il cui nome non ha ottenuto.

LA DECISIONE

1.1 Il denunciante è stato intervistato per il posto di direttore generale del Centro comune di ricerca della Commissione. Sostiene procedure inique ed errate che disciplinano il rimborso delle spese di viaggio; procedura di invito inflessibile per il colloquio; mancanza di informazioni sulle procedure relative al colloquio e mancata risposta a un'indagine via e-mail. Sostiene che la Commissione dovrebbe rimborsare integralmente le sue spese di viaggio per un importo di 9 328,76 FIM, tra cui una fattura alberghiera che la Commissione ha promesso di pagare e l'intero costo di un biglietto aereo che ha ottenuto utilizzando le miglia aeree. Il denunciante suggerisce inoltre che, in generale, le procedure di colloquio della Commissione dovrebbero prevedere il rimborso integrale delle spese di viaggio.

1.2 Secondo la Commissione, le regole per il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno per le persone esterne alla Commissione (2) prevedono il rimborso sulla base del biglietto aereo più economico e della produzione del biglietto aereo. Inoltre, viene pagata una somma forfettaria di 50 € al giorno. Il denunciante è stato informato di tali norme nell'e-mail di conferma dell'invito. La tariffa indicata sui biglietti presentati dalla denunciante era di 147 FIM, mentre il prezzo di 5 200 FIM indicato dalla denunciante nella sua dichiarazione di spesa è il costo teorico di un biglietto aereo per il viaggio in questione. Il prezzo di 7,682 FIM è il costo teorico dello stesso biglietto risultante dalla variazione della data di ritorno. Il denunciante non ha effettivamente versato tali somme. L'articolo 6 della regolamentazione relativa al rimborso mira a rimborsare ai candidati le spese di viaggio effettivamente sostenute. Alla luce di ciò, alla denunciante sono state pagate 147 FIM per il rimborso delle spese di viaggio e 50 € per ogni giorno di presenza.

1.3 Il Mediatore ritiene che la Commissione avesse il diritto di ritenere che la regolamentazione relativa al rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno prevedesse solo il rimborso delle somme effettivamente versate dal denunciante e non il costo teorico di un biglietto ottenuto utilizzando le miglia aeree.

Per quanto riguarda l'affermazione della denunciante secondo cui le era stato promesso il rimborso delle spese alberghiere, il Mediatore comprende che l'indennità giornaliera forfettaria di 50 € di cui al parere della Commissione è intesa come un contributo alle spese di soggiorno, comprese le spese alberghiere. Il Mediatore osserva che il denunciante non ha fornito dettagli su chi ha promesso il rimborso integrale. In tali circostanze, il Mediatore non ritiene giustificato indagare ulteriormente su questo punto.

Sulla base delle informazioni di cui dispone il Mediatore, risulta che la Commissione ha agito nell'ambito della sua autorità giuridica stabilendo le norme per il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno e applicandole nel caso del denunciante. Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia. Tuttavia, in considerazione dell'uso diffuso delle miglia aeree, la Commissione potrebbe prendere in considerazione l'inclusione, nelle informazioni fornite ai candidati in merito alle spese di viaggio, di una dichiarazione esplicita secondo cui i biglietti acquistati con miglia aeree non saranno rimborsati. Il Mediatore formula un'ulteriore osservazione in tal senso in appresso.

1.4 Per quanto riguarda le accuse del denunciante relative al malfunzionamento della procedura di colloquio e ai suggerimenti per miglioramenti generali, il Mediatore osserva che la Commissione ha riconosciuto e si è scusata per una serie di errori deplorevoli e ha dichiarato che saranno adottate misure per evitare il ripetersi di errori simili. Il Mediatore non ritiene che la risposta della Commissione alle preoccupazioni del denunciante in merito alla procedura di colloquio costituisca un caso di cattiva amministrazione.

1.5 Per quanto riguarda l'asserzione del denunciante di non aver risposto a un messaggio di posta elettronica, il Mediatore ritiene che, in assenza di informazioni relative alla data precisa e al destinatario del messaggio di posta elettronica, non vi siano prove di cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

2.1 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, la denunciante ha sostenuto di essere stata informata a Bruxelles che la procedura di candidatura sarebbe stata ritardata perché i giorni riservati ai colloqui non erano adatti a tutti i richiedenti. Il denunciante sostiene che la procedura di invito non era, pertanto, altrettanto inflessibile per tutti i richiedenti e che ciò è discriminatorio.

2.2 Il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia fornito prove sufficienti per giustificare l'esame di tale affermazione nel quadro della presente indagine. Il Mediatore sottolinea che il denunciante ha la possibilità di presentare una nuova denuncia e di fornire prove che potrebbero giustificare un'indagine su una presunta discriminazione nella procedura di colloquio.

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

ULTERIORI OSSERVAZIONI

In considerazione dell'uso diffuso delle miglia aeree, la Commissione potrebbe prendere in considerazione l'inclusione, nelle informazioni fornite ai candidati in merito alle spese di viaggio, di una dichiarazione esplicita secondo cui i biglietti acquistati con miglia aeree non saranno rimborsati.

Cordiali saluti,

Jacob SÖDERMAN

(1) A.N. n. 656 del 28 gennaio 1991.

(2) A.N. n. 656 del 28 gennaio 1991.