Egregio signor P.,
il 28 settembre 1999 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea. La Sua denuncia riguardava una presunta mancata esecuzione da parte della Commissione del pagamento finale di un progetto finanziato dalla Comunità (progetto Alfa n. ALR/B7-3011/94.04/6.0010.8) per un importo di 1.300 €.
A seguito di una richiesta del mio Segretariato del 21 ottobre 1999 di chiarire ulteriormente l'oggetto della Sua denuncia, Lei ha inviato ulteriori informazioni il 25 ottobre 1999. Il 15 dicembre 1999 ho trasmesso la Sua denuncia al Presidente della Commissione europea. Il 22 marzo 2000 la Commissione ha inviato il suo parere, che le ho trasmesso il 17 aprile 2000 invitandola, se lo desidera, a formulare osservazioni. Il 26 aprile, il 6 maggio, il 22 giugno e il 14 luglio 2000 Lei ha inviato via fax al Mediatore una serie di materiali supplementari. Poiché non era chiaro se tali documenti dovessero essere presi come vostre osservazioni, il 27 luglio 2000 il Mediatore vi ha scritto chiedendovi ulteriori chiarimenti. La Sua risposta del 31 luglio 2000 ha confermato che tali fax costituivano le Sue osservazioni e contenevano anche alcuni nuovi elementi di prova.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Le affermazioni del denunciante erano in sintesi le seguenti:
Il denunciante era il partner coordinatore del progetto n. ALR/B7-3011/94.04/6.0010.8, che era stato parzialmente finanziato dalla Commissione europea nell'ambito del progetto Alfa. Sebbene il denunciante avesse inviato la relazione scientifica e finanziaria finale del progetto all'inizio del 1999, aveva ricevuto solo un pagamento anticipato per il contratto di 19 480 €, su un contributo comunitario massimo stimato a 24 350 €. Il costo finale del progetto, come risulta dalle relazioni finanziarie preparate dal denunciante, era stato di 20 671,80 ECU. Pertanto, il denunciante chiedeva il pagamento dei rimanenti 1.131,80 €.
Sebbene il denunciante avesse contattato i servizi competenti della Commissione chiedendo il pagamento del contributo residuo, non era stata apparentemente ricevuta alcuna risposta.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione
Nel suo parere, la Commissione ha innanzitutto illustrato il contesto del progetto. Il contributo comunitario è stato erogato nell'ambito del programma "ALFA" ("Amerique Latine-Formation Académique"). Il denunciante, agendo per conto dell'Università di Lecce, ha coordinato una rete, denominata "Esperanza Network", che aveva ottenuto una sovvenzione per lo studio della deposizione di diversi film in materiale duro mediante ablazione laser reattiva (contratto n. ALR/B7-3011/94.04/6.0010.8).
I costi totali del progetto sono stati calcolati a 31 350 €, di cui la Commissione ha accettato di pagare un massimo di 24 350 €, sulla base di una ripartizione dettagliata dei costi che comprendeva le spese di viaggio e le diarie. A seguito della firma del contratto era stato anticipato un primo pagamento di 19 480 €.
Per quanto riguarda il pagamento finale del resto, la Commissione ha spiegato di aver chiesto al denunciante, con lettera del 10 maggio 1999, di presentare le prove delle tariffe aeree dichiarate. La lettera della Commissione contestava inoltre l'ammissibilità di alcune diarie. Il denunciante ha risposto con una lettera non datata affermando di aver pagato i biglietti aerei attraverso un contributo diretto. Spiega inoltre che alcune delle diarie in sospeso derivano dal fatto che non vi sono voli disponibili corrispondenti alle date degli eventi organizzati. In un messaggio di posta elettronica del 13 dicembre 1999, il denunciante ha indicato che a breve sarebbero state inviate informazioni supplementari.
In assenza di una giustificazione più chiara, la Commissione gli ha ricordato la documentazione mancante con lettera del 21 dicembre 1999 e ha chiesto un rimborso totale di 5.955,67 €.
In seguito
alla lettera del Mediatore del 17 aprile 2000, che invitava il denunciante a formulare osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha inviato alcune informazioni supplementari via fax il 26 aprile, il 6 maggio, il 22 giugno e il 14 luglio 2000. Tali fax comprendevano copie di diversi certificati firmati dal denunciante al fine di confermare che i biglietti aerei menzionati nella richiesta della Commissione erano stati pagati direttamente dall'Università e che, di conseguenza, egli non era in grado di produrre le ricevute originali. Contenevano anche copie delle lettere dei partecipanti al progetto, che giustificavano le loro richieste di diaria.
Poiché i fax non erano accompagnati da alcuna lettera di accompagnamento o da qualsiasi altra informazione che potesse essere considerata un'osservazione del parere della Commissione, il 27 luglio 2000 il Mediatore ha chiesto al denunciante di trasmettere le sue osservazioni o di fornire informazioni complete sui suoi successivi contatti con la Commissione.
Nella sua risposta del 31 luglio 2000, il denunciante ha confermato che i fax da lui inviati in aprile e maggio costituivano le sue osservazioni sul parere della Commissione. Egli ha inoltre presentato copia di una lettera della Commissione del 31 maggio 2000, in cui i servizi competenti della Commissione avevano riesaminato la loro richiesta di rimborso alla luce delle informazioni trasmesse dal denunciante. Sulla base dei nuovi elementi di prova e tenendo conto dei requisiti stabiliti nel contratto iniziale, i servizi finanziari della Commissione hanno concluso che il contributo comunitario totale al progetto doveva ammontare a 18 863,22 EUR. Poiché l'anticipo versato al beneficiario era di 19 480 €, la Commissione ha concluso che egli doveva rimborsare 616,78 €, come specificato nell'allegato della lettera.
Il denunciante ha contestato tale calcolo e ha sottolineato che il denaro speso dagli organizzatori, pari a 20.611,80 €, era inferiore all'importo previsto nel contratto, ossia 24.350,00 €. Si è lamentato della burocrazia coinvolta in tutto il processo e ha chiesto l'intervento di un ispettore europeo.

LA DECISIONE

1 Ritardo nel pagamento dovuto a richieste di prove supplementari
1.1. Il denunciante sostiene che molto tempo dopo aver presentato le relazioni tecniche e finanziarie finali per un progetto cofinanziato dalla Comunità (progetto Alfa n. ALR/B7-3011/94.04/6.0010.8.), la Commissione non aveva ancora versato il contributo concordato. Poiché il costo finale del progetto ammontava a 20 611,80 ECU e l'anticipo versato dalla Commissione era di 19 480 ECU, il denunciante ha chiesto il pagamento dei restanti 1.131,80 ECU.
1.2. Nel suo parere, la Commissione ha giustificato il suo rifiuto di completare il suo contributo con il fatto che il denunciante non aveva presentato tutte le informazioni necessarie, quali le ricevute originali dei biglietti aerei e la giustificazione di determinate indennità giornaliere. La necessità di disporre di tali informazioni come requisito per qualsiasi pagamento finale era stata chiarita al denunciante in due lettere dei servizi finanziari della Commissione del 10 maggio e del 21 dicembre 1999.
1.3. La Commissione ha giustificato la sua richiesta di informazioni supplementari al fine di garantire il rispetto di solidi principi finanziari. Come stabilito all'articolo 4 del contratto concordato tra la Commissione e il denunciante, la Commissione può chiedere qualsiasi informazione supplementare che l'esame della relazione finale possa richiedere. Inoltre, l'articolo 9 (Clausole di pagamento), paragrafo 2, del contratto, stabilisce quanto segue:

"Il pagamento del saldo finale è subordinato all'adempimento da parte del beneficiario di tutti i suoi obblighi [ ].

Per quanto riguarda i viaggi effettuati in aereo, l'articolo 9, paragrafo 4, precisa che:

"In caso di viaggio aereo, devono essere presentati gli stub originali dei biglietti, le carte d'imbarco corrispondenti e la ricevuta dell'agenzia di viaggio [ ]. I pagamenti giornalieri saranno effettuati solo dopo aver ricevuto la prova della presenza al ritmo di destinazione".

1.4. Sembra che il denunciante abbia fornito le informazioni richieste in modo soddisfacente per la Commissione, come si può dedurre dalla lettera dell'istituzione al denunciante del 31 maggio 2000. Alla luce di tali informazioni, l'istituzione ha modificato le sue richieste del 21 dicembre 1999 per ottenere una restituzione di 5.955,67 €.
Il Mediatore ha pertanto concluso che non sembra esservi cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.
2 Importi da coprire con il contributo comunitario definitivo
2.1. Tenuto conto degli ultimi elementi di prova presentati dal denunciante, la Commissione ha riesaminato il saldo finale del contratto. In una lettera inviata al denunciante il 31 maggio 2000 essa concludeva che egli doveva ancora rimborsare 616,78 € dell'importo inizialmente versatogli (19 480 €).
Il denunciante non è d'accordo con questo calcolo e ha sottolineato che il denaro speso dagli organizzatori, vale a dire 20.611,80 €, è inferiore all'importo inizialmente previsto nel contratto (24.350,00 €).
2.2. Il ragionamento della Commissione per questa nuova regolarizzazione è contenuto nell'allegato alla lettera inviata al denunciante, che ripartisce i costi come indicato nel contratto iniziale. Sulla base di tale ripartizione, l'istituzione si riferisce al contributo comunitario inizialmente previsto, alle cifre incluse nella relazione finanziaria finale e al contributo comunitario ammissibile.
2.3. Da una valutazione delle cifre presentate dalla Commissione risulta che il calcolo del suo contributo si è basato su una percentuale massima dell'importo effettivamente speso dal denunciante per ciascuna delle voci incluse nel contratto iniziale (1).
Per contro, il denunciante sembra ritenere che le spese per il progetto debbano essere considerate nel loro insieme. Poiché la spesa totale è stata inferiore a quella inizialmente prevista e pertanto la Commissione è chiamata a contribuire con un importo inferiore a quello concordato nel contratto, il denunciante ritiene che non vi dovrebbe essere motivo di rimborsare una parte del denaro anticipato.
2.4 Ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE, il Mediatore europeo ha il potere di ricevere denunce "relative a casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni o degli organi comunitari". Il Mediatore ritiene che la cattiva amministrazione si verifichi quando un organismo pubblico non agisce conformemente a una norma o a un principio che lo vincola (2). La cattiva amministrazione può quindi essere constatata anche quando si tratta dell'adempimento di obblighi derivanti da contratti conclusi dalle istituzioni o dagli organi delle Comunità.
2.5 Tuttavia, il Mediatore ritiene che la portata del riesame che può effettuare in tali casi sia necessariamente limitata. In particolare, il Mediatore è del parere che non dovrebbe cercare di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente, che avrebbe la possibilità di ascoltare gli argomenti delle parti in merito al diritto nazionale pertinente e di valutare prove contrastanti su eventuali questioni di fatto contestate.
2.6 Il Mediatore ritiene pertanto che nei casi relativi a controversie contrattuali sia giustificato limitare la sua indagine all'esame del fatto che l'istituzione o l'organo comunitario gli abbia fornito una spiegazione coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che il suo punto di vista sulla posizione contrattuale sia giustificato. In tal caso, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Questa conclusione non pregiudicherà il diritto delle parti a che la loro controversia contrattuale sia esaminata e risolta autorevolmente da un tribunale della giurisdizione competente.
2.7. Al fine di stabilire se la posizione assunta dalla Commissione nel caso di specie sia stata ragionevole, occorre anzitutto esaminare le disposizioni del contratto.
Il contratto fa riferimento alle condizioni finanziarie applicabili nell'articolo 9 (Clausole di pagamento) e nell'allegato B (Disposizioni finanziarie). L'articolo 9, paragrafo 1, recita:

"Tutte le fatture sono ripartite in due parti, secondo la ripartizione dei costi prevista dalle disposizioni finanziarie del presente contratto e con un chiaro riferimento alle varie voci di bilancio (allegato B)"

Inoltre, le disposizioni finanziarie del contratto di cui all'allegato B menzionano esplicitamente che:

"Il contributo CE rappresenta una percentuale dei costi previsti nel bilancio. Se tali costi dovessero essere inferiori, il contributo della CE sarà limitato a questa percentuale".

2.8. Alla luce di tali disposizioni giuridiche, il Mediatore ritiene che la posizione adottata dalla Commissione in questo caso non appaia irragionevole. In tali circostanze, e tenendo presente che la portata dell'esame del Mediatore è limitata in tali casi, il Mediatore ha concluso che l'indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.
3 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore sulla denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN

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(1) Ad esempio, per quanto riguarda il contributo CE per i voli continentali, il bilancio iniziale prevedeva sei voli di questo tipo per un costo totale di 4.800 €, di cui la CE avrebbe dovuto sostenere circa 3,3 000 € (ossia il 68,75 % ). Per il suo contributo finale, la Commissione ha preso in considerazione i costi effettivamente sostenuti dal beneficiario per sei voli continentali, come indicato nella relazione finale del denunciante, e ha fissato il suo contributo sulla base del 68,75 % di tali costi. Tale calcolo ha portato a una cifra di 1 859 €, ben al di sotto del contributo massimo dell'istituzione stimato nel contratto.

(2) Cfr. relazione annuale 1997, pagg. 22 e ss.