Contesto della denuncia

1. Il denunciante era stato assunto da un contraente che aveva stipulato un contratto di servizi con la delegazione dell'UE in Sierra Leone e doveva fornire assistenza tecnica in Sierra Leone nei settori della riforma della funzione pubblica, del parlamento e del ciclo elettorale. Nel maggio 2018 ha iniziato a lavorare come esperta chiave a sostegno dell'attuazione della componente del ciclo elettorale del progetto, finanziato da EuropeAid.

2. Il 5 dicembre 2018 la delegazione ha inviato al contraente una lettera in cui esprimeva preoccupazione per il lavoro del denunciante sul progetto e lo esortava ad affrontare la situazione con urgenza. Nella lettera, la delegazione ha affermato, tra l'altro,che "sulla base dei riscontri ricevuti dalla direzione [di un'istituzione beneficiaria], siamo altresì preoccupati che l'esperto non abbia ancora sviluppato un rapporto di fiducia con quest'ultima". Il 13 dicembre 2018 il contraente ha risolto il contratto del denunciante.

3. Secondo la denunciante, il suo contratto è stato risolto senza alcuna colpa da parte sua. La denunciante ha fornito la prova del fatto che l'istituzione beneficiaria aveva convalidato le attività proposte nella sua relazione iniziale^[1]. Aveva inoltre ricevuto un'e-mail dal capo del dipartimento Formazione dell'istituzione beneficiaria, in cui si affermava: "Leggola Sua posta con sentimenti contrastanti, ma con profondo apprezzamento per il ruolo inestimabile che ha svolto da quando è con noi ...".

4. Il denunciante ha scritto al capo delegazione e lo ha esortato a mettersi in contatto con l'istituzione beneficiaria per confermare che era soddisfatto del lavoro del denunciante.

5. Prima della risoluzione del contratto, la denunciante aveva contattato il Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) l'11 dicembre 2018, chiedendone l'assistenza. Si è lamentata della complicità di un funzionario dell'UE nelle molestie da parte di terzi^[2] e dell'abuso di potere del funzionario dell'UE, che si è rifiutato di convalidare la sua relazione iniziale. Il capo delegazione ha risposto al denunciante il 28 marzo 2019, ma non ha affrontato questo aspetto dell'e-mail del denunciante. Per quanto riguarda la questione della risoluzione del contratto, il capo delegazione ha ritenuto che, poiché il denunciante non era un membro del personale dell'UE, la questione dovesse essere affrontata dalla direzione del contraente. Afferma che la delegazione ha agito nel rispetto degli obblighi derivanti dalle condizioni generali del contratto.

6. Poiché non era soddisfatta della risposta, la denunciante si è rivolta al Mediatore.

L'indagine

7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla presunta inadempienza della Commissione nel trattare adeguatamente la richiesta di assistenza del denunciante dell'11 dicembre 2018^[3]. La Mediatrice ha chiesto alla Commissione di informarla:

1) su quale base la delegazione aveva dichiarato, nella lettera del 5 dicembre 2018, che il denunciante non aveva ancora sviluppato un rapporto di fiducia con la direzione dell'istituzione beneficiaria;

2) se il capo delegazione ha dato seguito alla richiesta del denunciante di contattare il beneficiario per ricevere conferma del fatto che fosse soddisfatto del lavoro del denunciante;

3) in merito alle sue opinioni sulle affermazioni della denunciante, nella sua e-mail dell'11 dicembre 2018, secondo cui le presunte molestie psicologiche da parte di un terzo all'interno del team del contraente erano state effettuate "in linea con [un funzionario dell'UE] in Sierra Leone ..." e che "unapersona presso la [delegazione] ha bloccatola convalida di una relazione senza alcun contro [l] interno da parte dell'UE";

4) se ritiene che sarebbe stato opportuno chiedere al contraente di presentare le proprie osservazioni e quelle del denunciante sul contenuto della lettera della delegazione del 5 dicembre 2018. Il Mediatore ha osservato che ciò è richiesto (nel caso di richieste di sostituzione di esperti) dall'articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali per gli appalti di servizi^[4] e dal punto 3.4.13 della guida pratica sulle procedure contrattuali per l'azione esterna dell'Unione europea (PRAG)^[5].

8. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta della Commissione sulla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta alla risposta.

Argomenti presentati al Mediatore

Sugli argomenti della Commissione

9. La Commissione ha spiegato perché la delegazione ha inviato la lettera del 5 dicembre 2018 al contraente e perché nutriva riserve sul lavoro svolto dal denunciante in qualità di esperto principale.

10. La Commissione ha dichiarato che uno dei compiti principali del denunciante in qualità di esperto chiave era quello di presentare una relazione iniziale, che comprendeva piani di lavoro. La delegazione non è soddisfatta della prima versione della relazione e formula pertanto osservazioni e suggerimenti per la sua revisione. Tuttavia, la versione riveduta non ha tenuto pienamente conto delle sue raccomandazioni e non mirava a fornire un sostegno alla capacità a lungo termine al beneficiario, come previsto dalla delegazione. Ritiene pertanto che si tratti di una lacuna nell'esecuzione del contratto. Questo è stato il motivo principale per cui ha inviato la lettera del 5 dicembre 2018. Tuttavia, ci sono state altre circostanze aggravanti, che sono delineate nei due paragrafi successivi.

11. In una riunione tenutasi nel novembre 2018 con il segretario esecutivo dell'istituzione beneficiaria sull'attuazione del progetto, alla delegazione è stato detto che il denunciante non ha sufficientemente coinvolto la gestione del beneficiario "nell'elaborazionedel piano di lavoro per le attività di sviluppo delle capacità, con il risultato di indebolire l'efficacia del sostegno post-elettorale dell'UE". La riunione si è svolta un mese dopo che il beneficiario aveva convalidato le principali componenti del progetto di relazione iniziale e dopo la presentazione della relazione riveduta. Inoltre, secondo la Commissione, il beneficiario "haespresso riserve in merito alle prestazioni del denunciante". Nello stesso periodo, la delegazione è inoltre venuta a conoscenza del fatto che il denunciante non era riuscito a instaurare un rapporto di fiducia con altri partner del settore.

12. Inoltre, la delegazione ha osservato che il progetto di relazione iniziale presentato dalla denunciante conteneva parti sulle quali il suo caposquadra non era d'accordo. Alla luce di quanto precede, la delegazione ha deciso di informare il contraente delle sue preoccupazioni affinché quest'ultimo possa "affrontarela situazione"e "garantire l'esecuzione degli incarichi previsti dal contratto".

13. La Commissione ha inoltre sostenuto di non aver mai suggerito la risoluzione del contratto del denunciante e, per questo motivo, di non poterne essere ritenuta responsabile, in quanto si trattava di una decisione del contraente. Pertanto, secondo la Commissione, l’articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali del contratto non è applicabile. La Commissione ha sostenuto che non vi era alcun legame contrattuale tra il denunciante e la Commissione, in quanto quest’ultima aveva un rapporto contrattuale solo con il contraente.

14. Per quanto riguarda le accuse di molestie, la Commissione ha dichiarato che la denunciante non aveva mai fornito informazioni o prove che le consentissero di concludere che era vittima di molestie o che un membro del personale della Commissione era complice delle molestie da parte di terzi e ha ostacolato l'approvazione della relazione. Gli scambi di e-mail tra il denunciante e il terzo, in cui i membri del personale dell'UE erano in copia, non hanno mostrato alcun comportamento di questo tipo.

15. La Commissione ha inoltre sostenuto che il funzionario dell'UE in questione non può essere "accusatodi molestie nei confronti del denunciante"o di sviamento di potere a causa del fatto che ha chiesto al contraente di affrontare la situazione dopo che le sue osservazioni non sono state prese in considerazione nel secondo progetto di relazione iniziale. Stava semplicemente svolgendo i suoi compiti e ha agito nel pieno rispetto dei suoi doveri e delle sue responsabilità ai sensi del regolamento finanziario.

Osservazioni del denunciante

16. La denunciante ha affermato che il terzo l'ha insultata più volte via e-mail, anche in e-mail in cui altre persone e il personale della delegazione erano in copia. Aggiunge che il suo superiore le ha impedito di comunicare con la delegazione. Non è stata quindi in grado di informare in precedenza la delegazione in merito alle molestie.

17. Ribadisce che, a suo avviso, l'istituzione beneficiaria è soddisfatta del suo lavoro e del suo piano di attività. Sosteneva inoltre di aver preso in considerazione tutte le osservazioni della delegazione dell'UE in una terza versione della relazione del 24 novembre 2018^[6]. Sosteneva inoltre che la Commissione aveva basato le sue osservazioni al Mediatore su una versione precedente della relazione, datata 20 novembre 2018. Pertanto, a suo avviso, essa aveva basato la sua valutazione su informazioni incomplete.

La valutazione del Mediatore

18. In via preliminare, va osservato che la denunciante non ha fornito elementi di prova atti a dimostrare che la Commissione sia mai stata informata della terza versione della relazione iniziale che ha inviato al suo capogruppo e ad altri colleghi del gruppo del contraente. Pertanto, se è vero che la Commissione ha basato la sua valutazione su informazioni incomplete in quanto il contraente non le ha fornito tali informazioni, la Commissione non può esserne ritenuta responsabile.

19. La Mediatrice prende atto della spiegazione dettagliata fornita dalla Commissione dei motivi per cui la delegazione ha inviato la lettera del 5 dicembre 2018. La Commissione ha fornito un quadro completo del contesto in cui è stata scritta la lettera e ha fornito motivazioni convincenti per la sua posizione, che il Mediatore ritiene ragionevole.

20. Il Mediatore osserva che, anche se il denunciante è stato elogiato da un membro dell'équipe del beneficiario in un'e-mail, resta il fatto che il feedback complessivo sul denunciante che la delegazione ha ricevuto dal beneficiario è stato piuttosto negativo.

21. Inoltre, come correttamente spiegato dalla Commissione, la delegazione, in quanto amministrazione aggiudicatrice, è responsabile, ai sensi del regolamento finanziario, della convalida e dell’autorizzazione delle spese nell’ambito del contratto in questione. Qualsiasi convalida e autorizzazione di questo tipo implica che la delegazione riconosca che i servizi sottostanti sono stati forniti correttamente. La delegazione ha pertanto il dovere di monitorare l'esecuzione del contratto e, di conseguenza, il lavoro del contraente, comprese eventuali relazioni, anche se il beneficiario ha approvato le attività proposte in una relazione.

22. Inoltre, a norma dell'articolo 27 del contratto di servizi tra la delegazione e il contraente, la delegazione è tenuta a "notificare al contraente la sua decisione in merito ai documenti o alle relazioni da essa ricevuti, indicando i motivi del rifiuto delle relazioni o dei documenti o della richiesta di modifiche". Su tale base, il Mediatore ritiene che non si possa addebitare alla delegazione di aver ostacolato l'approvazione della relazione, in quanto rientra nella competenza dell'amministrazione aggiudicatrice richiedere modifiche. Il Mediatore osserva che la delegazione ha anche fornito motivazioni e osservazioni sulle modifiche richieste.

23. Inoltre, il Mediatore ritiene che l'argomentazione del denunciante in merito alla complicità di un funzionario dell'UE nelle molestie da parte di terzi sia infondata. Sebbene la denunciante abbia affermato che un certo numero di persone era in copia di e-mail in cui sarebbe stata indirizzata in modo irrispettoso dal suo caposquadra, la denunciante non ha fornito alcuna prova a dimostrazione del fatto che membri del personale dell'UE fossero tra i destinatari di tali e-mail o che un membro del personale dell'UE fosse complice di presunte molestie.

24. Infine, il Mediatore concorda con la Commissione sul fatto che la lettera della delegazione del 5 dicembre 2018 non includeva una richiesta di risoluzione del contratto del denunciante. Poiché la Commissione concorda chiaramente sul fatto che, se la sua lettera avesse incluso una richiesta di sostituzione della denunciante, avrebbe dovuto ascoltarla sulla base dell'articolo 17.2 delle condizioni generali, il Mediatore chiude anche questo aspetto del caso.

25. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che non vi sia stata cattiva amministrazione nel modo in cui la Commissione ha gestito il caso.

Conclusion

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione nella gestione da parte della Commissione europea della richiesta di assistenza del denunciante.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 2.4.2020

[1] Il denunciante ha inviato una copia di una lettera del segretario esecutivo dell'istituzione beneficiaria all'ambasciatore della delegazione dell'UE del 30 ottobre 2018. Nella lettera si legge: "... mi pregio di informarLa che [l'istituzione beneficiaria] ha convalidato tutte le componenti della proposta presentata specificamente nell'ambito dei suddetti obiettivi chiave:

1. Aumentare la capacità istituzionale, di personale e infrastrutturale.

2. Sostenere il processo di riforma giuridica che disciplina le elezioni..."

[2] La terza parte era il caposquadra del progetto che era stato assunto dallo stesso contraente che aveva assunto il denunciante. Il denunciante ha affermato che il funzionario dell'UE era a conoscenza delle presunte molestie e non ha fatto nulla al riguardo.

[3] Il SEAE aveva trasmesso alla Commissione la richiesta di assistenza del denunciante affinché la Commissione la trattasse.

[4] Articolo 17.2 delle condizioni generali per i contratti di servizi per azioni esterne finanziati dalla

L'Unione europea o il Fondo europeo di sviluppo prevedono che "... nel corso dell'esecuzione,

e sulla base di una richiesta scritta e motivata alla quale il contraente deve fornire la propria e la

osservazioni del personale concordato, l'amministrazione aggiudicatrice può ordinare che un personale concordato sia

sostituito”.

[5] Il punto 3.4.13 della PRAG stabilisce quanto segue: "... Il contraente deve essere invitato a fornire la propria e

le osservazioni dell’agente su [una] richiesta [di sostituzione di un esperto]”.

[6] La denunciante ha fornito la prova di un messaggio di posta elettronica inviato il 24 novembre 2018, che conteneva la relazione finale riveduta. Tuttavia, i destinatari del messaggio di posta elettronica erano i suoi colleghi del gruppo del contraente. Nessun membro del personale della delegazione era in possesso di una copia di questa versione della relazione.