Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante era assunto da un contraente che aveva stipulato un contratto di servizio con la delegazione dell'UE in Sierra Leone e doveva fornire assistenza tecnica in Sierra Leone nei settori della riforma della funzione pubblica, del parlamento e del ciclo elettorale. Nel maggio 2018, ha iniziato a lavorare come esperto chiave a sostegno dell'attuazione della componente del ciclo elettorale del progetto, finanziata da EuropeAid.

2. Il 5 dicembre 2018 la delegazione ha inviato al contraente una lettera in cui esprimeva preoccupazione per il lavoro del denunciante sul progetto e lo esortava ad affrontare la situazione con urgenza. Nella lettera, la delegazione ha affermato, tra l'altro, che "sulla base dei riscontri ricevuti dalla direzione [di un'istituzione beneficiaria], siamo anche preoccupati che l'esperto possa non aver ancora sviluppato un rapporto di fiducia con quest'ultima". Il 13 dicembre 2018 il contraente ha risolto il contratto del denunciante.

3. Secondo la denunciante, il suo contratto è stato risolto senza alcuna colpa da parte sua. La denunciante ha fornito la prova del fatto che l'istituzione beneficiaria aveva convalidato le attività proposte nella sua relazione iniziale ^[1]. Aveva inoltre ricevuto una e-mail dal capo del dipartimento Formazione dell'istituzione beneficiaria, in cui si affermava: "Leggo la Sua lettera con sentimenti contrastanti, ma con profondo apprezzamento per il Suo prezioso ruolo svolto da quando è con noi ...".

4. Il denunciante ha scritto al capo delegazione e lo ha esortato a mettersi in contatto con l'istituzione beneficiaria per confermare di essere soddisfatto del lavoro del denunciante.

5. Prima della risoluzione del contratto, la denunciante aveva contattato il Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) l'11 dicembre 2018, chiedendone l'assistenza. Ha lamentato la complicità di un funzionario dell'UE nelle molestie da parte di terzi ^[2] e l'abuso di potere del funzionario dell'UE, in quanto quest'ultimo si è rifiutato di convalidare la sua relazione iniziale. Il capo delegazione ha risposto al denunciante il 28 marzo 2019, ma non ha affrontato questo aspetto dell'e-mail del denunciante. Per quanto riguarda la questione della risoluzione del contratto, il capo delegazione ha ritenuto che, poiché il denunciante non era un membro del personale dell'UE, la questione dovesse essere affrontata dalla direzione del contraente. Afferma che la delegazione ha agito nel rispetto degli obblighi derivanti dalle condizioni generali del contratto.

6. Poiché non era soddisfatta della risposta, la denunciante si è rivolta al Mediatore.

L'indagine

7. La Mediatrice ha avviato un’indagine sulla presunta incapacità della Commissione di trattare correttamente la richiesta di assistenza del denunciante dell’11 dicembre 2018 ^[3]. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di informarla:

1) su quali basi la delegazione aveva dichiarato, nella lettera del 5 dicembre 2018, che il denunciante non aveva ancora sviluppato un rapporto di fiducia con la direzione dell'istituzione beneficiaria;

2) se il capo delegazione abbia dato seguito alla richiesta del denunciante di contattare il beneficiario per ricevere conferma del fatto che fosse soddisfatto del lavoro del denunciante;

3) in merito alle sue opinioni sulle accuse della denunciante, nella sua e-mail dell'11 dicembre 2018, secondo cui le presunte molestie psicologiche da parte di un terzo all'interno della squadra del contraente sarebbero state effettuate "in linea con [un funzionario dell'UE] in Sierra Leone ..." e che "una persona del blocco [delegazione] [ha] convalidato una relazione senza alcuna contro [l] interna dell'UE";

4) se ha ritenuto opportuno chiedere al contraente di presentare le proprie osservazioni e quelle del denunciante sul contenuto della lettera della delegazione del 5 dicembre 2018. Il Mediatore ha osservato che ciò è richiesto (nel caso di richieste di sostituzione di esperti) dall'articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali per gli appalti di servizi ^[4] e dal punto 3.4.13 della guida pratica sulle procedure contrattuali per l'azione esterna dell'Unione europea (PRAG)^[5].

8. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta della Commissione alla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta alla risposta.

Argomenti presentati al Mediatore

Argomenti della Commissione

9. La Commissione spiega perché la delegazione ha inviato la lettera del 5 dicembre 2018 al contraente e perché aveva riserve sul lavoro svolto dal denunciante in qualità di esperto chiave.

10. La Commissione ha dichiarato che uno dei compiti principali del denunciante in qualità di esperto principale era quello di presentare una relazione iniziale, che comprendeva piani di lavoro. La delegazione non è soddisfatta della prima versione della relazione e formula pertanto osservazioni e suggerimenti per la sua revisione. Tuttavia, la versione riveduta non ha tenuto pienamente conto delle sue raccomandazioni e non mirava a fornire un sostegno alla capacità a lungo termine al beneficiario, come previsto dalla delegazione. Ritiene pertanto che si tratti di una lacuna nell'esecuzione del contratto. Questo è stato il motivo principale per cui ha inviato la lettera del 5 dicembre 2018. Tuttavia, vi sono state altre circostanze aggravanti, descritte nei due paragrafi successivi.

11. In una riunione tenutasi nel novembre 2018 con il segretario esecutivo dell'istituzione beneficiaria sull'attuazione del progetto, alla delegazione è stato comunicato che il denunciante non ha coinvolto in misura sufficiente la gestione del beneficiario "nell'elaborazione del piano di lavoro per le attività di sviluppo delle capacità, con il risultato di indebolire l'efficacia del sostegno post-elettorale dell'UE". Tale riunione si è svolta un mese dopo che il beneficiario aveva convalidato le componenti principali del progetto di relazione iniziale e dopo la presentazione della relazione riveduta. Inoltre, secondo la Commissione, il beneficiario "ha espresso riserve in merito alle prestazioni del denunciante". Nello stesso periodo, la delegazione è inoltre venuta a conoscenza del fatto che il denunciante non aveva instaurato un rapporto di fiducia con altri partner del settore.

12. Inoltre, la delegazione osserva che il progetto di relazione iniziale presentato dalla denunciante conteneva parti su cui il suo caposquadra non era d'accordo. Alla luce di quanto precede, la delegazione ha deciso di informare il contraente delle sue preoccupazioni affinché possa "affrontare la situazione"e "assicurare l'esecuzione dei compiti previsti dal contratto".

13. La Commissione ha inoltre sostenuto di non aver mai suggerito la risoluzione del contratto del denunciante e, per questo motivo, non poteva essere ritenuta responsabile, poiché si trattava di una decisione del contraente. Pertanto, secondo la Commissione, l’articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali del contratto non si applica. La Commissione ha sostenuto che non esisteva alcun legame contrattuale tra il denunciante e la Commissione, in quanto quest’ultima aveva un rapporto contrattuale solo con il contraente.

14. Per quanto riguarda le accuse di molestie, la Commissione ha dichiarato che la denunciante non aveva mai fornito informazioni o prove che le consentissero di concludere che fosse vittima di molestie o che un membro del personale della Commissione fosse complice delle molestie da parte di terzi e ostacolasse l'approvazione della relazione. Gli scambi di e-mail tra il denunciante e il terzo, in cui i membri del personale dell'UE erano in copia, non hanno mostrato alcun comportamento di questo tipo.

15. La Commissione ha inoltre sostenuto che il funzionario dell'UE in questione non può essere "accusato di molestie nei confronti del denunciante"o di sviamento di potere a causa del fatto che ha chiesto al contraente di affrontare la situazione dopo che le sue osservazioni non sono state prese in considerazione nel secondo progetto di relazione iniziale. Stava semplicemente svolgendo i suoi compiti e ha agito nel pieno rispetto dei suoi doveri e delle sue responsabilità ai sensi del regolamento finanziario.

Osservazioni del denunciante

16. La denunciante ha affermato che la terza parte l'ha insultata più volte per posta elettronica, anche in messaggi di posta elettronica in cui altre persone e il personale della delegazione erano in copia. Ha aggiunto che il suo superiore le ha impedito di comunicare con la delegazione. Non è stata quindi in grado di informare la delegazione in precedenza in merito alle molestie.

17. Ribadisce che, a suo avviso, l'istituzione beneficiaria è soddisfatta del suo lavoro e del suo piano di attività. Sostiene inoltre di aver preso in considerazione tutte le osservazioni della delegazione dell'UE in una terza versione della relazione del 24 novembre 2018 ^[6], sostenendo che la Commissione aveva basato le sue osservazioni al Mediatore su una versione precedente della relazione, datata 20 novembre 2018. Pertanto, a suo avviso, essa aveva basato la sua valutazione su informazioni incomplete.

Valutazione del Mediatore

18. In via preliminare, va osservato che la denunciante non ha fornito elementi di prova atti a dimostrare che la Commissione sia mai stata informata della terza versione della relazione iniziale che ha inviato al suo caposquadra e ad altri colleghi del gruppo del contraente. Pertanto, se è vero che la Commissione ha basato la sua valutazione su informazioni incomplete in quanto il contraente non le ha fornito tali informazioni, la Commissione non può essere ritenuta responsabile di ciò.

19. La Mediatrice prende atto della spiegazione dettagliata fornita dalla Commissione dei motivi per cui la delegazione ha inviato la lettera del 5 dicembre 2018. La Commissione ha fornito un quadro completo del contesto in cui è stata scritta la lettera e ha fornito ragioni convincenti per la sua posizione, che il Mediatore ritiene ragionevole.

20. Il Mediatore osserva che, anche se il denunciante è stato elogiato da un membro del team del beneficiario in un messaggio di posta elettronica, resta il fatto che il feedback complessivo sul denunciante che la delegazione ha ricevuto dal beneficiario è stato piuttosto negativo.

21. Inoltre, come correttamente spiegato dalla Commissione, la delegazione, in quanto amministrazione aggiudicatrice, è responsabile, ai sensi del regolamento finanziario, della convalida e dell'autorizzazione delle spese nell'ambito del contratto in questione. Qualsiasi convalida e autorizzazione di questo tipo implica che la delegazione riconosca che i servizi sottostanti sono stati prestati correttamente. La delegazione ha pertanto il dovere di monitorare l'esecuzione del contratto e, di conseguenza, il lavoro del contraente, comprese eventuali relazioni, anche se il beneficiario ha approvato le attività proposte in una relazione.

22. Inoltre, a norma dell'articolo 27 del contratto di servizi tra la delegazione e il contraente, la delegazione è tenuta a "notificare al contraente la sua decisione in merito ai documenti o alle relazioni da essa ricevuti, motivando l'eventuale rigetto delle relazioni o dei documenti o la richiesta di modifiche". Su tale base, il Mediatore ritiene che la delegazione non possa essere accusata di aver ostacolato l'approvazione della relazione, in quanto rientra nelle competenze dell'amministrazione aggiudicatrice chiedere modifiche. Il Mediatore osserva che la delegazione ha anche fornito motivazioni e osservazioni sulle modifiche richieste.

23. Inoltre, il Mediatore ritiene infondata l'argomentazione del denunciante in merito alla complicità di un funzionario dell'UE nelle molestie da parte di terzi. Sebbene la denunciante abbia affermato che diverse persone erano in copia di e-mail in cui sarebbe stata indirizzata in modo irrispettoso dal suo caposquadra, la denunciante non ha fornito alcuna prova che dimostri che i membri del personale dell'UE fossero tra i destinatari di tali e-mail o che un membro del personale dell'UE fosse complice di presunte molestie.

24. Infine, il Mediatore concorda con la Commissione sul fatto che la lettera della delegazione del 5 dicembre 2018 non includeva una richiesta di risoluzione del contratto del denunciante. Poiché la Commissione concorda chiaramente sul fatto che, se la sua lettera avesse incluso una richiesta di sostituzione della denunciante, avrebbe dovuto ascoltarla sulla base dell'articolo 17.2 delle condizioni generali, il Mediatore chiude anche questo aspetto del caso.

25. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che non vi sia stata cattiva amministrazione nel modo in cui la Commissione ha gestito il caso.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione nel trattamento da parte della Commissione europea della richiesta di assistenza del denunciante.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 2.4.2020

[1] Il denunciante ha inviato copia di una lettera del segretario esecutivo dell'istituzione beneficiaria all'ambasciatore della delegazione dell'UE del 30 ottobre 2018. Nella lettera si legge: "... mi pregio di informarLa che [l'istituzione beneficiaria] ha convalidato tutte le componenti della proposta presentata specificamente nell'ambito dei suddetti obiettivi chiave:

1. Aumentare la capacità istituzionale, del personale e infrastrutturale.

2. Sostenere il processo di riforma giuridica che disciplina le elezioni..."

[2] Il terzo era il caposquadra del progetto assunto dallo stesso contraente che ha assunto il denunciante. Il denunciante ha affermato che il funzionario dell'UE era a conoscenza delle presunte molestie e non ha fatto nulla al riguardo.

[3] Il SEAE aveva trasmesso la richiesta di assistenza del denunciante alla Commissione affinché quest'ultima la gestisse.

[4] Articolo 17.2 delle condizioni generali per i contratti di servizi per azioni esterne finanziati dal

L'Unione europea o dal Fondo europeo di sviluppo prevede che "... nel corso dell'esecuzione,

e sulla base di una richiesta scritta e motivata alla quale il contraente fornirà la propria e la

osservazioni del personale concordato, l'amministrazione aggiudicatrice può ordinare che un personale concordato sia

sostituito”.

[5] Il punto 3.4.13 del PRAG così recita: "... Il contraente deve essere invitato a fornire la propria e

le osservazioni dell’agente su [una] richiesta [di sostituzione di un esperto]”.

[6] La denunciante ha fornito elementi di prova di un messaggio di posta elettronica inviato il 24 novembre 2018, contenente la relazione finale riveduta. Tuttavia, i destinatari del messaggio di posta elettronica erano i suoi colleghi dell’équipe del contraente. Nessun membro del personale della delegazione era in copia di questa versione della relazione.