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Decisione nel caso 1234/2018/TM sul modo in cui una delegazione dell'UE in un paese terzo ha trattato una persona che ha sollevato preoccupazioni in merito a un progetto finanziato dall'UE
Decisione
Caso 1234/2018/TM - Aperto(a) il Mercoledì | 22 agosto 2018 - Decisione del Giovedì | 27 giugno 2019 - Istituzione coinvolta Servizio europeo per l’azione esterna ( Risoluzione da parte dell’istituzione ) - Paese Regno Unito
Il caso riguardava il modo in cui una delegazione dell'UE in un paese terzo ha risposto a una persona che ha presentato accuse di irregolarità e cattiva condotta da parte di un membro del personale della delegazione. Il denunciante voleva sapere come segnalare formalmente tali questioni e ricevere la protezione degli informatori.
Nel corso dell'indagine, il Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE), responsabile delle delegazioni dell'UE, ha fornito una risposta migliore sulle opzioni a disposizione del denunciante. Il SEAE ha pertanto risolto la questione. Per evitare problemi analoghi in futuro, il SEAE dovrebbe pubblicare sul proprio sito web le norme che applica in questo settore e le opzioni a disposizione delle persone che potrebbero voler segnalare illeciti. Il SEAE potrebbe anche prendere in considerazione l'adozione di un approccio analogo a quello applicato per le missioni dell'UE, che ha introdotto a seguito di un'indagine di propria iniziativa del Mediatore.
Contesto
1. Il denunciante è un consulente esterno [1] che ha lavorato a un progetto per una delegazione dell'UE in un paese terzo («delegazione»)[2]. Il 1o giugno 2018 il denunciante ha scritto al capo della delegazione dichiarando di voler presentare una "reclamo di informatore". Il denunciante ha sostenuto che vi era stata una "ripetuta serie di episodi di abuso di potere" da parte di un membro del personale della delegazione in violazione dello statuto dei funzionari dell'UE [3] e del codice europeo di buona condotta amministrativa [4] (ECGAB). Il denunciante ha dichiarato di voler esercitare il suo diritto alla protezione in qualità di informatore ai sensi delle pertinenti norme dell'UE e nazionali.
2. Il 13 giugno 2018 la delegazione ha risposto al denunciante che la sua lettera non conteneva informazioni che le consentissero di "valutare la via da seguire appropriata". La delegazione ha inoltre affermato che un'accusa infondata nei confronti di una persona potrebbe autorizzarla a citare in giudizio per diffamazione. La delegazione ha aggiunto che le norme pertinenti in materia di denunce di irregolarità si applicano solo ai membri del personale dell'UE [5] e non al denunciante. Ha aggiunto che, se il denunciante potesse fornire prove più sostanziali della presunta irregolarità, dovrebbe inviarle alla Commissione europea [6] e/o alla delegazione. In quest'ultimo caso, il capo delegazione valuterà la questione, determinerà la linea d'azione appropriata e risponderà al denunciante.
3. Insoddisfatto della risposta, il denunciante si è rivolto al Mediatore.
L'indagine
4. La Mediatrice ha chiesto al Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) di approfondire la risposta della delegazione al denunciante e di fornire informazioni più chiare su come segnalare le irregolarità e i comportamenti scorretti dei membri del personale. In particolare, il Mediatore ha chiesto al SEAE di spiegare le fasi procedurali che normalmente segue nel trattamento delle denunce presentate contro i membri del suo personale. Ciò dovrebbe includere una descrizione delle misure adottate per tutelare i diritti delle persone che non sono membri del personale e che desiderano effettuare una divulgazione nell'interesse pubblico.
Argomenti presentati al Mediatore
5. Il denunciante ha sostenuto che la delegazione non gli ha fornito orientamenti adeguati su come presentare una "reclamo di informatore" e lo ha pertanto messo in una situazione difficile. Afferma che il SEAE non ha pubblicato alcuna informazione su come segnalare le irregolarità e sulla protezione offerta a coloro che effettuano una divulgazione nell'interesse pubblico. Il denunciante ha osservato che il Mediatore aveva esortato le istituzioni, gli organi e le agenzie dell'UE ad adottare norme interne sulla protezione degli informatori [7] e a rendere pubbliche le misure di cui dispongono per proteggere le persone che non sono membri del personale ma che divulgano informazioni nell'interesse pubblico. Il denunciante ha inoltre osservato che il SEAE non ha dato seguito al suo impegno, nel contesto dell'indagine del Mediatore, di adottare norme sulla protezione degli informatori.
6. Il SEAE ha risposto che prende molto sul serio qualsiasi segnalazione di irregolarità. Afferma che la delegazione ha constatato che non era stato possibile fornire orientamenti o consigli precisi sulle azioni appropriate da intraprendere, in quanto il denunciante non aveva fornito alcuna informazione a sostegno delle sue affermazioni.
7. Il SEAE ha inoltre chiarito di applicare gli orientamenti della Commissione europea in materia di denunce di irregolarità [8], che stabiliscono norme interne sulla protezione degli informatori, conformemente allo statuto dei funzionari. Le norme non si applicano al denunciante, in quanto non è un membro del personale. Tuttavia, la delegazione aveva "risposto [al denunciante] e trattato [la sua] domanda su base ad hoc nello stesso modo in cui avrebbe risposto a un membro del personale che presentava una domanda di natura simile". Ha aggiunto che chiunque sollevi un problema di irregolarità o di comportamento scorretto del personale dell'UE può presentare una denuncia anonima all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).
8. Il denunciante ha sostenuto che il SEAE non gli aveva ancora fornito informazioni chiare su come segnalare le questioni sollevate e che non aveva messo in atto norme chiare per proteggere coloro che, al di fuori dell'organizzazione, segnalano irregolarità.
Valutazione del Mediatore
9. Nel corso dell'indagine, il SEAE ha fornito informazioni sulle norme in vigore per proteggere gli informatori. Il SEAE ha inoltre informato il denunciante della possibilità di presentare una denuncia anonima all'OLAF in merito a irregolarità commesse da membri del personale dell'UE. Il Mediatore osserva inoltre che, nel frattempo, il denunciante ha presentato una denuncia al direttore delle risorse umane del SEAE. Il SEAE ha confermato di aver ricevuto tale denuncia e ha fornito i recapiti della persona che si occupa delle preoccupazioni del denunciante.
10. Il Mediatore ritiene pertanto che il SEAE abbia fornito al denunciante una risposta ragionevole su come segnalare eventuali illeciti da parte di un membro del personale dell'UE e abbia adottato misure per risolvere la questione sollevata in questo caso.
11. Per evitare problemi analoghi in futuro, potrebbe essere utile che il SEAE pubblichi sul suo sito web gli orientamenti in materia di denunce di irregolarità che applica [9]. Inoltre, data la misura in cui il SEAE e le delegazioni dell'UE collaborano con contraenti e beneficiari di progetti, che potrebbero venire a conoscenza di questioni che destano preoccupazione, il SEAE dovrebbe menzionare le possibilità per coloro che non sono membri del personale di segnalare irregolarità, ad esempio presentando una denuncia all'OLAF.
12. Infine, nella sua indagine di propria iniziativa sulla denuncia di irregolarità [10], la Mediatrice ha chiesto alle istituzioni dell'UE di riflettere su come le persone che non sono membri del personale potrebbero essere incoraggiate a segnalare gravi irregolarità. Il Mediatore ha accolto con favore le norme in materia di denunce di irregolarità [11] per le missioni dell'UE [12] che il SEAE ha successivamente messo in atto. Sebbene il Mediatore apprezzi il ruolo e lo scopo distinti delle missioni e delle delegazioni dell'UE, il SEAE potrebbe prendere in considerazione l'adozione di un approccio analogo per le sue delegazioni.
Conclusione
Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:
Il Servizio europeo per l'azione esterna ha risolto le questioni sollevate nella presente denuncia.
Il denunciante e il SEAE saranno informati della presente decisione.
Emily O'Reilly
Mediatore europeo
Strasburgo, 27.6.2019
[1] Il denunciante non aveva un rapporto di lavoro con il SEAE, che è responsabile delle delegazioni dell'UE. È impiegato presso il Programma delle Nazioni Unite per lo sviluppo.
[2] L'UE è rappresentata nei paesi terzi di tutto il mondo da "delegazioni". Tali delegazioni gestiscono le relazioni tra l'UE e il paese ospitante, compresa la gestione dei progetti finanziati dall'UE.
[3] Statuto dei funzionari e regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.
[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510
[5] funzionari permanenti e agenti temporanei o contrattuali assunti da un'istituzione, un'agenzia o un organismo dell'UE; in particolare, gli articoli 22 bis e 22 ter dello Statuto.
[6] In particolare, al direttore generale della direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento della Commissione.
[7] Indagine di iniziativa OI/1/2014/PMC sulla denuncia di irregolarità https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/59114.
[8] Il SEAE applica le norme di controllo interno (ICS) della Commissione, che comprendono gli orientamenti della Commissione in materia di denunce di irregolarità (SEC (2012) 679 final).
[9] Questi sono attualmente disponibili sulla sua intranet.
[10] Cfr. OI/1/2014/PMC, disponibile all'indirizzo:
https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/59114
[11] Nel 2015 il SEAE ha adottato la procedura operativa standard (POS) in materia di denunce di irregolarità.
[12] Le missioni dell'UE sono istituite nell'ambito della politica di sicurezza e di difesa comune con decisione del Consiglio dell'UE con mandato e mandato specifici. Un elenco delle missioni dell'UE è disponibile all'indirizzo: