Egregio signor F.,
il 25 agosto 1998 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome di IKESOL in merito alla mancata comunicazione da parte della Commissione europea di informazioni corrette in merito al bando di gara organizzato dalla DG XIII e pubblicato nella GU 98 S 117/36 del 19 giugno 1998.
Il 17 settembre 1998 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. Il 9 novembre 1998 Lei mi ha inviato una lettera con la quale mi informava che desiderava chiedere un risarcimento finanziario alla Commissione europea. La Commissione ha inviato il suo parere il 13 novembre 1998 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Lei non ha formulato osservazioni sul parere della Commissione. Tuttavia, il 30 aprile 1999 ho trasmesso alla Commissione la Sua richiesta di compensazione finanziaria. Il 28 giugno 1999 la Commissione ha trasmesso il suo parere sulla domanda di compensazione finanziaria. Il 25 novembre 1999 Lei mi ha scritto per informarmi in merito alla Sua denuncia. Il 1° dicembre 1999 i miei servizi l'hanno informata telefonicamente della situazione dell'indagine.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte. Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti erano i seguenti:
Il denunciante desiderava partecipare al bando di gara « per la selezione di organismi e centri di ricerca per sostenere la Commissione europea nello svolgimento di attività di diffusione e ottimizzazione dei risultati della ricerca e dello sviluppo » (GU 98 S117/36 del 19 giugno 1998) organizzato dalla DG XIII della Commissione. Per richiedere la documentazione di gara, il 16 luglio 1998 egli ha contattato via fax la sig.ra VANWERT presso il Centro comune di ricerca di Bruxelles, in quanto responsabile secondo l'annuncio dell'offerta da lui reperito su Internet. Il termine per la richiesta della documentazione di gara era fissato al 29 luglio 1998 e il termine per la ricezione delle offerte al 13 agosto 1998. Il 17 luglio 1998 il denunciante ha ricevuto una risposta dalla sig.ra VANWERT, secondo la quale il responsabile del fascicolo era la sig.ra SPINOLA presso la DG XIII. La lettera indicava il suo numero di telefono e di fax a Bruxelles. Il 17 luglio 1998 il denunciante ha inviato la richiesta di documentazione di gara alla sig.ra SPINOLA. Tuttavia, il 30 luglio 1998 la sig.ra CUNHA della DG XIII di Bruxelles ha informato il denunciante che il responsabile era la sig.ra LUCA nella parte lussemburghese della DG XIII. Tra il 30 luglio e il 7 agosto 1998, il denunciante ha fatto diversi sforzi per contattare la sig.ra LUCA per telefono (linea costantemente impegnata), fax ed e-mail, ma non ha ricevuto risposta. Infine, l'11 agosto 1998 il denunciante ha inviato un fax chiedendo una proroga del termine per la richiesta della documentazione di gara, dato che la sua richiesta iniziale era ben oltre il termine. Tuttavia, non è pervenuta alcuna risposta.
Il denunciante ha quindi presentato una denuncia al Mediatore europeo sostenendo che 1) nonostante tutte le ragionevoli richieste da lui presentate alla Commissione al fine di ottenere informazioni sul bando di gara, la Commissione non è stata in grado di inviargli le informazioni richieste e 2) è stata colpa della Commissione il mancato rispetto del termine per la presentazione delle offerte.

L'INCHIESTA

Nel
suo parere,la Commissione ha sottolineato che il denunciante non ha utilizzato il sito web ufficiale della Commissione come fonte di informazioni. La Commissione ha dichiarato di non poter garantire l'affidabilità del contenuto di fonti di informazione esterne non ufficiali, come il sito web non specificato utilizzato dal denunciante. La Commissione ha inoltre sottolineato che l'unica fonte ufficiale di informazioni per eventuali inviti o gare d'appalto da parte della Commissione europea è il testo pubblicato nella Gazzetta ufficiale e che ulteriori informazioni sono reperibili anche nei servizi della Commissione su Internet attraverso "CORDIS" (servizi comunitari di informazione in materia di ricerca e sviluppo). La Commissione ha dichiarato di non poter essere ritenuta responsabile per eventuali danni causati da informazioni errate o incomplete su altri siti Internet sui quali essa non ha alcun controllo.
La Commissione ha inoltre osservato che il sito Internet utilizzato dal denunciante si riferiva a due indirizzi: la prima era corretta e menzionava la DG XIII, la DG effettivamente incaricata della procedura di gara, mentre la seconda, quella utilizzata dal denunciante, si riferiva al Centro comune di ricerca di Bruxelles, che non era responsabile del bando di gara. La Commissione ha sostenuto che il denunciante avrebbe dovuto respingere immediatamente l'indirizzo relativo al Centro comune di ricerca, in quanto dal testo di Internet risultava chiaramente che non era il Centro, bensì la DG XIII a pubblicare il bando di gara.
La Commissione ha sostenuto che l'offerta era sconosciuta alla sig.ra VANWERT presso il Centro comune di ricerca, in quanto la sua direzione generale non era coinvolta nel fascicolo. Il 17 luglio 1998 ha quindi informato il denunciante via fax che la sua richiesta era stata trasmessa alla sig.ra SPINOLA, capo dell'unità "Informazione e comunicazioni" della direzione generale XIII, responsabile del bando di gara. La Commissione ha sottolineato che il fax inviato al denunciante non si riferiva ad alcuna unità specifica incaricata del bando di gara, ma solo alla DG XIII in quanto DG responsabile.
Tuttavia, l'unità della sig.ra SPINOLA non era il servizio responsabile della gara d'appalto e non disponeva quindi di ulteriori informazioni rispetto a quelle contenute nel fax inviato dal denunciante. Inoltre, i collaboratori della sig.ra SPINOLA che non conoscevano l'argomento non potevano essere a conoscenza della particolare urgenza della richiesta e del termine del 29 luglio 1998 per la richiesta del fascicolo informativo.
Il 30 luglio 1998 la sig.ra CUNHA, dell'unità della sig.ra SPINOLA, ha informato via fax il denunciante del fatto che l'unità della sig.ra SPINOLA non era responsabile del bando di gara e gli ha fornito il nome e l'indirizzo della persona di contatto appropriata, vale a dire la sig.ra LUCA presso la DG XIII-D a Lussemburgo. La Commissione ha tuttavia osservato che il numero di telefono comunicato al denunciante, pur non essendo la linea diretta della sig.ra LUCA, era collegato al centralino della Commissione a Lussemburgo, il che dovrebbe consentire al denunciante di contattare la sig.ra LUCA o qualsiasi altra persona della DG XIII-D incaricata della questione.
La Commissione ha inoltre osservato che il numero di fax comunicato al denunciante era errato, ma che, poiché i fax producono un "messaggio di errore" quando viene utilizzato un numero errato, il denunciante avrebbe dovuto immediatamente notare che era necessaria un'ulteriore indagine se voleva inviare la richiesta via fax.
La Commissione ha inoltre affermato che non vi erano prove del fatto che il denunciante avesse cercato di mettersi in contatto con la sig.ra LUCA o con qualsiasi altra persona della DG XIII-D. La Commissione ha inoltre ritenuto altamente improbabile l'affermazione del denunciante secondo cui il numero di telefono era costantemente inserito, sostenendo che il centralino a cui il numero si collega avrebbe potuto inoltrare la chiamata del denunciante a un altro funzionario del servizio pertinente.
Inoltre, la Commissione ha sottolineato che il fax che il denunciante sosteneva di aver inviato alla sig.ra LUCA l'11 agosto 1998 chiedendo una proroga del termine per la presentazione dell'offerta (copia del quale era allegata alla lettera al Mediatore europeo) non era stato firmato e presentava due date diverse: 3 e 11 agosto 1998. Tuttavia, il denunciante non ha fornito alcuna prova del fatto che tale fax sia stato inviato, né il 3 agosto né l'11 agosto 1998, e non vi è alcuna traccia nella DG XIII-D a Lussemburgo che il fax sia mai stato ricevuto.
La Commissione ha inoltre osservato che era deplorevole notare che dopo tale data del 3 agosto e fino al termine per la presentazione delle offerte il 13 agosto 1998, il denunciante non aveva preso alcuna iniziativa per chiamare la sig.ra LUCA o qualsiasi altra persona a Lussemburgo o a Bruxelles incaricata della questione. Inoltre, dato che la DG XIII-D ha risposto alle richieste di pacchetti di documentazione fino all'11 agosto 1998, il denunciante avrebbe comunque potuto presentare domanda per l'invito (in considerazione del termine per la presentazione fissato al 13 agosto 1998).
In conclusione, la Commissione ha dichiarato che la richiesta di documentazione del denunciante non è pervenuta in tempo al servizio competente della Commissione, in quanto non è stata utilizzata la fonte ufficiale di informazioni. Essa ha osservato che devono essere invocate solo fonti ufficiali della Commissione europea. La Commissione ha sottolineato che, secondo le norme in materia di appalti pubblici, non poteva essere concessa alcuna proroga del termine per la presentazione delle offerte. Essa ha aggiunto che, non potendo essere ritenuta responsabile del fatto che la società non abbia partecipato al suddetto bando di gara, non vi era motivo di riaprire la procedura.
Osservazioni del denunciante Il
denunciante non ha formulato osservazioni sul parere della Commissione. Tuttavia, il 9 novembre 1998 egli ha inviato una lettera al Mediatore affermando che, poiché la Commissione non avrebbe certamente accettato di concedere una proroga del termine iniziale, intendeva chiedere alla Commissione un risarcimento finanziario per il danno subito a causa della colpa della Commissione.

ULTERIORI RICHIESTE

Il 30 aprile 1999 il Mediatore ha trasmesso alla Commissione la richiesta del denunciante di ottenere una compensazione finanziaria.
Il secondo parere della Commissione
La Commissione ha ribadito le osservazioni iniziali contenute nel suo parere e ha affermato che non vi era alcuna colpa dei suoi servizi che potesse rendere la Commissione responsabile di eventuali danni. La Commissione ha fatto nuovamente riferimento alla Gazzetta ufficiale quale unica fonte ufficiale del bando di gara contenente informazioni corrette e sufficienti per ogni potenziale offerente. Ha osservato che la richiesta del denunciante relativa alla documentazione di gara non era precisa e non faceva riferimento all'urgenza della questione, il che avrebbe consentito ai servizi della Commissione che non erano responsabili della questione di reagire in modo più efficiente. Anche il termine di cui al punto 8, lettera b), del bando di gara (29 luglio 1998) era un termine amministrativo e non un termine di preclusione. Poiché la Commissione ha risposto alle richieste di documentazione di gara fino all'11 agosto 1998, una reazione ragionevolmente rapida del denunciante gli avrebbe consentito di partecipare all'offerta.
Per i motivi di cui sopra, la Commissione ha concluso che non vi era alcuna base per concedere una compensazione finanziaria.
In
una conversazione telefonica con iservizi del Mediatore, il denunciante ha osservato di non avere osservazioni particolari sul rifiuto della Commissione di concedergli una compensazione finanziaria.

LA DECISIONE

1 L'asserita omissione da parte della Commissione di fornire al denunciante informazioni dettagliate sulla gara d'appalto 1.1
Il denunciante sosteneva che, nonostante tutte le ragionevoli richieste da lui presentate alla Commissione per ottenere informazioni sulla gara d'appalto, la Commissione non era in grado di inviargli le informazioni richieste, e ciò perché i suoi servizi non gli fornivano l'indirizzo corretto per chiedere la documentazione di gara. La Commissione ha osservato che il denunciante aveva utilizzato informazioni errate ottenute da un sito web esterno non ufficiale su cui non aveva alcun controllo. La Commissione ha aggiunto che il 30 luglio 1998 i suoi servizi hanno indicato al denunciante l'indirizzo corretto in cui ottenere la documentazione di gara.
1.2 Il Mediatore osserva che, come indicato dalla Commissione nel suo parere, il denunciante non ha utilizzato il sito web ufficiale della Commissione, ma un sito web non ufficiale di cui la Commissione non era responsabile. Egli ha quindi ottenuto informazioni errate e si è rivolto a un funzionario della Commissione che non era responsabile del fascicolo.
1.3 Il Mediatore osserva che il denunciante avrebbe potuto trovare il testo del bando di gara anche nella Gazzetta ufficiale, che è l'unica fonte ufficiale di informazioni. Inoltre, il sito web utilizzato dal denunciante si riferiva a due indirizzi, il primo dei quali era l'indirizzo corretto in quanto menzionava la DG XIII responsabile della procedura di gara.
1.4 Da quanto precede risulta pertanto che nulla impediva al denunciante di ottenere l'indirizzo giusto per ottenere la documentazione di gara. Il Mediatore ritiene che la Commissione non possa essere ritenuta responsabile del fatto che il denunciante abbia utilizzato un sito web non ufficiale contenente informazioni errate. Egli non ha pertanto riscontrato alcuna cattiva amministrazione in relazione a tale aspetto del caso.
2 L'affermazione secondo cui il denunciante non avrebbe rispettato il termine per la presentazione delle offerte a causa della Commissione
2.1 Il denunciante sosteneva che era per colpa della Commissione che non aveva rispettato il termine per la presentazione delle offerte (13 agosto 1998). La Commissione ha osservato che il denunciante non ha utilizzato la fonte ufficiale di informazioni per ottenere la documentazione. Essa ha aggiunto che il termine per la richiesta dei documenti, menzionato al punto 8, lettera b), del bando di gara (29 luglio 1998), era un termine amministrativo e non un termine di preclusione. Poiché la Commissione ha risposto alle richieste di documentazione di gara fino all’11 agosto 1998, una reazione ragionevolmente rapida del denunciante gli avrebbe consentito di partecipare all’offerta. Pertanto, la Commissione non poteva essere ritenuta responsabile del fatto che il denunciante non potesse partecipare all'offerta.
2.2 Il Mediatore osserva innanzitutto che, dal precedente punto 1.4, risulta che la Commissione non era responsabile del fatto che il denunciante utilizzasse un sito web non ufficiale contenente informazioni errate. Inoltre, il denunciante non ha fornito alcuna prova del fatto che dopo la data del 3 agosto 1998 abbia telefonato al funzionario responsabile o inviato un fax alla DG XIII. Il fax dell’11 agosto 1998, allegato alla denuncia, non conteneva una scheda di trasmissione che dimostrasse che tale fax era stato effettivamente inviato.
2.3 Da quanto precede risulta quindi che la Commissione non può essere ritenuta responsabile del mancato rispetto del termine da parte del denunciante. Il Mediatore non ha pertanto riscontrato casi di cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.
2.4 Il Mediatore desidera soltanto rilevare che è deplorevole che la Commissione, nella sua lettera del 30 luglio 1998, abbia comunicato al denunciante un numero di fax errato. La Commissione ha tuttavia riconosciuto questo errore nel suo parere. In futuro la Commissione dovrebbe assicurarsi di comunicare numeri di fax corretti ai cittadini che richiedono informazioni.
3 La domanda di compensazione finanziaria
3.1 Nel novembre 1998 il denunciante, osservando che la Commissione non avrebbe certamente accettato di concedere una proroga del termine iniziale, ha chiesto alla Commissione una compensazione finanziaria per il danno subito a causa della colpa della Commissione. Nelle sue osservazioni supplementari, la Commissione ha osservato che non vi era alcuna colpa per conto dei suoi servizi che potesse renderla responsabile nei confronti del denunciante. Non vi era pertanto alcuna base per la concessione di una compensazione finanziaria.
3.2 Il Mediatore ritiene che, non essendo stato accertato un caso di cattiva amministrazione in questo caso, la domanda di risarcimento finanziario del danno non sia fondata.
4 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN