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Decisione nel caso 1336/2017/PB sul modo in cui la Commissione europea ha gestito una richiesta di accesso pubblico al catalogo dei nanomateriali utilizzati nei prodotti cosmetici e alle relative notifiche dei fabbricanti di cosmetici
Decisione
Caso 1336/2017/PB - Aperto(a) il Martedì | 03 ottobre 2017 - Raccomandazione su Mercoledì | 14 marzo 2018 - Decisione del Mercoledì | 12 dicembre 2018 - Istituzione coinvolta Commissione europea ( Riscontrati estremi di cattiva amministrazione ) - Paese Belgio
Il caso riguardava una richiesta di accesso pubblico a un catalogo dei nanomateriali utilizzati nei prodotti cosmetici e alle relative notifiche dei fabbricanti di cosmetici. La Commissione europea, che non aveva completato il catalogo in tempo, ha sostenuto che tale documento fosse inesistente quando il denunciante, una ONG ambientalista, ha presentato la sua richiesta. La Commissione ha inoltre affermato di non disporre degli strumenti di ricerca necessari per estrarre le notifiche richieste dalla sua banca dati.
La Mediatrice ha riscontrato che, se da un lato la versione definitiva del catalogo non era stata pubblicata quando il denunciante ha presentato la sua richiesta di accesso, dall’altro la Commissione non aveva consultato il denunciante in merito all’eventualità di accesso alle versioni in bozza esistenti, ravvisando pertanto gli estremi di cattiva amministrazione.
La Mediatrice ha inoltre rilevato che alcune delle notifiche di fatto avrebbero potuto essere estratte dalla banca dati della Commissione. Per quanto riguarda le altre notifiche, la Commissione non ha cercato una soluzione in consultazione con il denunciante. Anche queste carenze costituivano esempi di cattiva amministrazione.
La Mediatrice ha pertanto raccomandato alla Commissione di concedere al denunciante l’accesso alle notifiche estraibili dalla sua banca dati e di cercare una soluzione per le altre. Poiché nel frattempo il catalogo dei nanomateriali è stato pubblicato, la Mediatrice non ha ritenuto necessario raccomandare la divulgazione delle versioni in bozza.
La Commissione ha respinto le constatazioni della Mediatrice in merito alla cattiva amministrazione e la sua raccomandazione. La Mediatrice ha esaminato la risposta della Commissione e ha confermato le sue constatazioni di cattiva amministrazione.
Mancata consultazione del denunciante
Le conclusioni della Mediatrice nella sua raccomandazione[1]
1. La Commissione aveva risposto alla richiesta iniziale del denunciante[2] di accesso del pubblico al catalogo dei nanomateriali [3] affermando che l’accesso al catalogo avrebbe gravemente compromesso i suoi processi decisionali, in quanto la divulgazione avrebbe rivelato pareri preliminari e opzioni strategiche all’epoca all’esame.
2. Quando il denunciante ha contestato tale opinione, la Commissione, nella sua decisione sulla domanda di riesame, ha dichiarato che il documento in questione non esisteva ancora (poiché il catalogo non era stato completato). Sostanzialmente ha sostenuto che, poiché il catalogo non era ancora stato completato al momento della richiesta di accesso del denunciante, non esisteva ancora un "catalogo", ma solo bozze interne. Essa ha ritenuto che le bozze del catalogo non potessero rientrare nell’ambito di applicazione della domanda.
3. Il Mediatore non è stato convinto da questa argomentazione, che non è favorevole ai cittadini né in linea con le norme dell'UE in materia di accesso del pubblico. Se il catalogo fosse stato compilato e pubblicato, il denunciante non avrebbe ovviamente dovuto richiederlo. Il denunciante aveva chiare indicazioni del fatto che la Commissione aveva "finalizzato" le versioni del catalogo. Inoltre, il servizio della Commissione che si occupava della richiesta iniziale del denunciante non ha avuto problemi a individuare una versione del catalogo oggetto della richiesta del denunciante. Tali circostanze avrebbero dovuto almeno suscitare dubbi sufficienti per avvertire la Commissione della necessità di consultare il denunciante in merito ai documenti di cui disponeva e che avrebbero potuto essere oggetto della richiesta. Tale consultazione non ha avuto luogo. La Commissione ha semplicemente respinto la richiesta in quanto non esisteva un catalogo. Si trattava di cattiva amministrazione.
4. La valutazione del Mediatore si è limitata a questa constatazione. Il catalogo richiesto dal denunciante era stato nel frattempo pubblicato (giugno 2017, poco prima della denuncia al Mediatore) e pertanto non era necessario che il Mediatore raccomandasse la divulgazione di eventuali progetti.
La risposta della Commissione
5. Nella sua risposta, la Commissione ha innanzitutto osservato che il Mediatore non le aveva concesso l'opportunità di affrontare specificamente la questione di un'eventuale mancata consultazione del denunciante. La Commissione ha ritenuto che il Mediatore avrebbe dovuto concederle questa possibilità prima di formulare la sua raccomandazione.
6. Nel merito, la Commissione ha ritenuto di non aver agito con cattiva amministrazione. Ha ricordato che il denunciante aveva chiesto l'accesso al "catalogo" per i nanomateriali e non a qualsiasi bozza di esso e che il denunciante aveva persino espressamente formulato una richiesta alternativa nel caso in cui il catalogo non esistesse ancora. Ha concluso che "laformulazione del contesto non ha lasciato alcun dubbio alla Commissione sul fatto che il denunciante chiedesse l'accesso al catalogo definitivo dei nanomateriali. Poiché la richiesta era sufficientemente precisa, la Commissione non aveva motivo di rivolgersi nuovamente al denunciante per chiedere chiarimenti."
Valutazione finale del Mediatore
7. Il Mediatore non accetta le argomentazioni della Commissione. Il documento al quale il denunciante ha chiesto l'accesso avrebbe dovuto essere pubblicato dalla Commissione molto tempo prima della presentazione della domanda di accesso. È stata la mancata finalizzazione e pubblicazione del documento da parte della Commissione in tempo utile a motivare la richiesta di accesso del denunciante. In tali circostanze, era evidente che il denunciante chiedeva l’accesso all’ultima versione del documento. Se la Commissione avesse avuto dubbi al riguardo, avrebbe dovuto consultare il denunciante.
8. Il Mediatore conferma pertanto la sua constatazione di cattiva amministrazione[4].
Accesso alle notifiche
Le conclusioni della Mediatrice nella sua raccomandazione
9. Per quanto riguarda l'accesso alle cosiddette notifiche a norma dell'articolo 13 - sulla base delle quali la Commissione crea il catalogo dei nanomateriali - il Mediatore ha rilevato che, quando ha ritenuto che non esistesse un catalogo a cui dare accesso, la Commissione avrebbe dovuto consultare il denunciante su come trovare una soluzione equa per l'accesso a un campione del numero apparentemente elevato di notifiche ricevute a norma dell'articolo 13 del regolamento (CE) n. 1223/2009. Il Mediatore ha inoltre rilevato che la Commissione avrebbe dovuto concedere l'accesso alle cosiddette notifiche ai sensi dell'articolo 16. Ha formulato tali conclusioni a seguito di un'ispezione in loco in cui i suoi responsabili del caso hanno ricevuto una dimostrazione del sistema di notifiche[5]. Il Mediatore ha formulato una corrispondente raccomandazione alla Commissione.
La risposta della Commissione
10. La Commissione ha dichiarato che la richiesta di notifica del denunciante era stata un'alternativa alla sua richiesta principale di accesso al catalogo dei nanomateriali. Essa ha concluso che “[i]nseguito alla pubblicazione del 15 giugno 2017 [del catalogo], questa parte alternativa della richiesta del denunciante non ha più alcuno scopo.” Non era pertanto necessario dare seguito alla raccomandazione.
Valutazione finale del Mediatore
11. Il Mediatore comprende il parere della Commissione sulla raccomandazione formulata. Il punto di vista della Commissione, tuttavia, non inficia la constatazione sottostante di cattiva amministrazione che il Mediatore sostiene.
12. Nelle sue osservazioni sul punto di vista della Commissione, il denunciante ha affermato che, sebbene il catalogo fosse stato pubblicato, era ancora interessato ad ottenere l'accesso alle notifiche in questione.
13. Il Mediatore ritiene che l'interesse del denunciante sia meglio tutelato dalla presentazione di una nuova richiesta di accesso da parte del denunciante, piuttosto che dal Mediatore che persegue la questione nell'ambito della presente indagine.
Conclusion
La Mediatrice conclude la sua indagine con la seguente constatazione:
Si è verificato un caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.
Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.
Emily O'Reilly
Mediatore europeo
Strasburgo, 12.12.2018
[1] Paragrafi 11-20, https://www.ombudsman.europa.eu/it/recommendation/it/91138
[2] Realizzato conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).
[3] La creazione del presente catalogo è prevista dall’articolo 10 del regolamento (CE) n. 1223/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 novembre 2009, sui prodotti cosmetici (GU 2009, L 342, pag. 59), versione consolidata disponibile all’indirizzo: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1516965777619&uri=CELEX:02009R1223-20171225
[4] Paragrafi 28-36: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/91138
[5] La sua valutazione dettagliata può essere consultata online https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/91138