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Decisione nel caso 1336/2017/PB sul modo in cui la Commissione europea ha gestito una richiesta di accesso del pubblico al suo catalogo di nanomateriali utilizzati nei cosmetici e alle relative notifiche presentate dai fabbricanti di cosmetici
Decisione
Caso 1336/2017/PB - Aperto(a) il Martedì | 03 ottobre 2017 - Raccomandazione su Mercoledì | 14 marzo 2018 - Decisione del Mercoledì | 12 dicembre 2018 - Istituzione coinvolta Commissione europea ( Riscontrati estremi di cattiva amministrazione ) - Paese Belgio
Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a un catalogo di nanomateriali utilizzati nei prodotti cosmetici e alle relative notifiche effettuate dai fabbricanti di cosmetici. La Commissione europea, che non aveva completato il catalogo in tempo, ha sostenuto che tale documento non esisteva quando il denunciante, una ONG ambientalista, ha presentato la sua richiesta. La Commissione ha inoltre sostenuto di non disporre di strumenti di ricerca esistenti per estrarre le notifiche richieste dalla sua banca dati.
Il Mediatore ha rilevato che, sebbene la versione definitiva del catalogo non fosse stata pubblicata quando il denunciante ha presentato la sua richiesta di accesso, la Commissione non aveva consultato il denunciante in merito alla sua intenzione di accedere a una qualsiasi delle versioni esistenti del progetto. Si trattava di cattiva amministrazione.
La Mediatrice ha inoltre rilevato che alcune delle notifiche avrebbero potuto effettivamente essere estratte dalla banca dati della Commissione. Per quanto riguarda le altre notifiche, la Commissione non ha cercato una soluzione in consultazione con il denunciante. Questi fallimenti costituivano anche cattiva amministrazione.
Il Mediatore ha pertanto raccomandato alla Commissione di concedere al denunciante l'accesso alle notifiche che possono essere estratte dalla sua banca dati e di cercare di trovare una soluzione per quanto riguarda le altre. Poiché nel frattempo era stato pubblicato il catalogo dei nanomateriali, il Mediatore non ha ritenuto necessario raccomandare la divulgazione di eventuali progetti.
La Commissione ha respinto le risultanze della Mediatrice in materia di cattiva amministrazione e la sua raccomandazione. La Mediatrice ha esaminato la risposta della Commissione e ha confermato le sue constatazioni di cattiva amministrazione.
Mancata consultazione del denunciante
Conclusioni della Mediatrice nella sua raccomandazione [1]
1. La Commissione aveva risposto alla richiesta iniziale del denunciante [2] di accesso del pubblico al catalogo dei nanomateriali [3] affermando che l'accesso al catalogo avrebbe gravemente compromesso i suoi processi decisionali, in quanto la divulgazione avrebbe rivelato pareri preliminari e opzioni strategiche all'epoca in esame.
2. Quando il denunciante ha contestato tale punto di vista, la Commissione, nella sua decisione sulla domanda di riesame, ha dichiarato che il documento in questione non esisteva ancora (poiché il catalogo non era stato completato). In sostanza, ha sostenuto che, poiché il catalogo non era ancora stato completato al momento della richiesta di accesso del denunciante, non esisteva ancora un "catalogo", ma solo una bozza di versione interna. Essa ha ritenuto che i progetti di versioni del catalogo non potessero eventualmente rientrare nell’ambito di applicazione della domanda.
3. Il Mediatore non è stato convinto da questa argomentazione, che non è né favorevole ai cittadini né in linea con le norme dell'UE in materia di accesso del pubblico. Se il catalogo fosse stato completato e pubblicato, il denunciante non avrebbe ovviamente dovuto richiederlo. Il denunciante aveva chiare indicazioni del fatto che la Commissione aveva "finalizzato" le versioni del catalogo. Inoltre, il servizio della Commissione incaricato della richiesta iniziale del denunciante non ha avuto problemi a individuare una versione del catalogo oggetto della richiesta del denunciante. Tali circostanze avrebbero dovuto almeno sollevare dubbi sufficienti per avvertire la Commissione della necessità di consultare il denunciante in merito ai documenti di cui disponeva e che avrebbero potuto essere oggetto della richiesta. Tale consultazione non ha avuto luogo. La Commissione ha semplicemente respinto la richiesta in quanto non esisteva alcun catalogo. Si trattava di cattiva amministrazione.
4. La valutazione del Mediatore si è limitata a tale constatazione. Il catalogo richiesto dal denunciante era stato nel frattempo pubblicato (giugno 2017, poco prima della denuncia al Mediatore) e pertanto non era necessario che il Mediatore raccomandasse la divulgazione di eventuali progetti.
Risposta della Commissione
5. Nella sua risposta, la Commissione ha innanzitutto osservato che il Mediatore non le aveva concesso l'opportunità di affrontare specificamente la questione di un'eventuale mancata consultazione del denunciante. La Commissione ha ritenuto che il Mediatore avrebbe dovuto concederle questa opportunità prima di formulare la sua raccomandazione.
6. Nel merito, la Commissione ha ritenuto di non aver agito con cattiva amministrazione. Ha ricordato che il denunciante aveva chiesto l'accesso al "catalogo" dei nanomateriali e non a una sua bozza, e che il denunciante aveva persino formulato espressamente una richiesta alternativa nel caso in cui il catalogo non esistesse ancora. Ha concluso che "la formulazione del contesto non lasciava dubbi alla Commissione sul fatto che il denunciante chiedesse l'accesso al catalogo definitivo dei nanomateriali. Poiché la richiesta era sufficientemente precisa, la Commissione non aveva motivo di rivolgersi nuovamente al denunciante per chiedere chiarimenti."
Valutazione finale del Mediatore
7. Il Mediatore non accetta le argomentazioni della Commissione. Il documento al quale il denunciante ha chiesto l'accesso avrebbe dovuto essere pubblicato dalla Commissione molto tempo prima della presentazione della richiesta di accesso. La mancata messa a punto e pubblicazione tempestiva del documento da parte della Commissione ha indotto il denunciante a chiedere l'accesso. In tali circostanze era evidente che il denunciante chiedeva l’accesso all’ultima versione del documento. Se la Commissione avesse avuto dubbi al riguardo, avrebbe dovuto consultare il denunciante.
8. Pertanto, il Mediatore conferma la sua constatazione di cattiva amministrazione [4].
Accesso alle notifiche
Conclusioni della Mediatrice nella sua raccomandazione
9. A proposito dell'accesso alle cosiddette notifiche di cui all'articolo 13, in base alle quali la Commissione crea il catalogo dei nanomateriali, il Mediatore ha rilevato che, quando la Commissione ha ritenuto che non esistesse un catalogo a cui dare accesso, avrebbe dovuto consultarsi con il denunciante su come trovare una soluzione equa per l'accesso a un campione del numero apparentemente elevato di notifiche ricevute a norma dell'articolo 13 del regolamento (CE) n. 1223/2009. Il Mediatore ha inoltre rilevato che la Commissione avrebbe dovuto concedere l'accesso alle cosiddette notifiche di cui all'articolo 16. Ha effettuato tali risultanze a seguito di un'ispezione in loco in cui ai suoi responsabili del caso è stata fornita una dimostrazione del sistema di notifiche [5]. Il Mediatore ha formulato una raccomandazione corrispondente alla Commissione.
Risposta della Commissione
10. La Commissione ha dichiarato che la richiesta di notifiche del denunciante era stata un'alternativa alla sua principale richiesta di accesso al catalogo dei nanomateriali. Essa ha concluso che "[c]on la pubblicazione del 15 giugno 2017 [del catalogo], questa parte alternativa della richiesta del denunciante non ha più alcuno scopo."Non era pertanto necessario dare seguito alla raccomandazione.
Valutazione finale del Mediatore
11. La Mediatrice comprende il parere della Commissione sulla raccomandazione formulata. Il parere della Commissione, tuttavia, non sminuisce la constatazione di base di cattiva amministrazione sostenuta dal Mediatore.
12. Nelle sue osservazioni sul punto di vista della Commissione, il denunciante ha affermato che, sebbene il catalogo fosse stato pubblicato, era comunque interessato ad accedere alle notifiche controverse.
13. Il Mediatore ritiene che l'interesse del denunciante sia meglio tutelato dal denunciante che presenta una nuova richiesta di accesso, piuttosto che dal Mediatore che persegue la questione nell'ambito della presente indagine.
Conclusione
Il Mediatore chiude la sua indagine con la seguente constatazione:
C'è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.
Il denunciante e la Commissione europea saranno informati di tale decisione.
Emily O'Reilly
Mediatore europeo
Strasburgo, 12/12/2018
[1] Paragrafi 11-20, https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/91138
[2] Realizzato conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).
[3] La creazione di tale catalogo è prevista dall’articolo 10 del regolamento (CE) n. 1223/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 novembre 2009, sui prodotti cosmetici (GU 2009, L 342, pag. 59, versione consolidata disponibile all’indirizzo: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1516965777619&uri=CELEX:02009R1223-20171225
[4] Punti 28-36: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/91138
[5] La sua valutazione dettagliata può essere consultata online all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/91138.