Contesto della denuncia

1. La denuncia riguarda una procedura di assunzione svolta dalla Commissione europea per la posizione di direttore esecutivo dell'Agenzia europea per le sostanze chimiche ("ECHA"). L'ECHA è stata istituita dal regolamento 1907/2006 (noto come regolamento "REACH")[1] Il 9 febbraio 2007 è stato pubblicato un avviso di posto vacante relativo alla posizione di direttore esecutivo dell'ECHA [2]. Con decisione del 12 settembre 2007, la Commissione europea ha adottato un elenco ristretto di due candidati da proporre al consiglio di amministrazione dell’ECHA. Il 17 dicembre 2007 il consiglio di amministrazione ha nominato il sig. D. direttore esecutivo dell’ECHA.

2. Il denunciante è una federazione di organizzazioni ambientaliste nota come Ufficio europeo dell'ambiente. Essa ha ritenuto che il numero limitato di candidati proposti dalla Commissione al consiglio di amministrazione dell’ECHA non offrisse al consiglio di amministrazione una scelta sufficiente. Con lettera del 21 settembre 2007 indirizzata al presidente della Commissione, il denunciante ha presentato una richiesta formale, ai sensi dell'articolo 10 del regolamento (CE) n. 1367/2006 [3], di riesame interno della decisione della Commissione del 12 settembre 2007. Il 12 dicembre 2007 i direttori generali della DG ENV e della direzione generale Imprese e industria ("DG ENTR") hanno informato il denunciante che dalla lettura combinata dell'articolo 10 e della definizione di "atto amministrativo" di cui all'articolo 2, paragrafo 1, lettera g), del regolamento (CE) n. 1367/2006 risultava che la sua richiesta di riesame interno era irricevibile, in quanto la decisione della Commissione del 12 settembre 2007 che stabilisce l'elenco ristretto di candidati non aveva effetti esterni ai sensi delle suddette disposizioni e non poteva, di conseguenza, essere considerata un "atto amministrativo".

3. Il 10 ottobre 2007 Ouzký, presidente della commissione per l'ambiente, la sanità pubblica e la sicurezza alimentare del Parlamento europeo, ha scritto a Verheugen, vicepresidente della Commissione, e al commissario Dimas, sottolineando che il comitato riteneva che l'elenco ristretto proposto dalla Commissione al consiglio di amministrazione fosse "piuttosto breve". Nelle sue lettere Ouzký chiede inoltre se vi siano stati candidati più qualificati e, in caso affermativo, perché non siano stati inseriti nell'elenco ristretto. Fa inoltre riferimento a quella che ritiene essere la mancanza di trasparenza del processo e chiede alla Commissione in che modo la procedura possa essere resa più trasparente e come si possa garantire che i poteri del consiglio di amministrazione non siano limitati.

4. Con lettera del 19 novembre 2007, il vicepresidente Verheugen e il commissario Dimas hanno risposto sottolineando che la procedura di selezione era conforme alle norme e agli orientamenti in vigore presso la Commissione per la selezione dei capi delle agenzie comunitarie. Hanno confermato che i due candidati elencati dalla Commissione erano quelli più adatti ad esercitare i compiti e le responsabilità del direttore esecutivo dell'ECHA.

Oggetto dell'indagine

5. Il Mediatore ha inteso che il denunciante sosteneva, in sintesi, che la Commissione aveva:

1) limitare indebitamente e arbitrariamente la gamma di candidati per il posto di direttore esecutivo dell'ECHA presentati al consiglio di amministrazione dell'Agenzia;

(2) non ha motivato la sua decisione del 12 settembre 2007 relativa ai candidati preselezionati;

(3) non ha agito in modo trasparente, in particolare non rendendo pubblico l'elenco ristretto dei candidati selezionati nonostante l'annuncio contrario; e

4) abusato della sua discrezionalità in materia.

6. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe impegnarsi a garantire che le sue future decisioni relative all'elenco ristretto dei candidati a posizioni in seno all'ECHA e ad altri organismi analoghi siano adottate in modo trasparente e obiettivo al fine di garantire la legittimità e la fiducia del pubblico nel processo di nomina.

7. Poiché il denunciante non aveva preventivamente interpellato la Commissione in merito alla sua seconda affermazione, il Mediatore l'ha informata, in una lettera inviata il 23 aprile 2008, che tale affermazione era irricevibile sulla base dell'articolo 2, paragrafo 4, del suo statuto. Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di presentare un parere sulle accuse di cui ai punti 1, 3 e 4 e sulla denuncia.

L'indagine

8. Il 5 marzo 2008 la denuncia è stata presentata al Mediatore. Essa è stata trasmessa alla Commissione per parere, che ha trasmesso il 23 luglio 2008. Nel suo parere la Commissione non ha risposto all'argomentazione del denunciante. Il 28 agosto 2008 il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di presentare un ulteriore parere su tale richiesta, che ha inviato l'11 novembre 2008. Sia il parere originale che il parere complementare sono stati trasmessi al denunciante per eventuali osservazioni. Tuttavia, non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

9. Il 5 febbraio 2009 il Mediatore ha scritto per informare il denunciante che il caso era stato trasferito a un altro avvocato. La lettera del Mediatore è stata segnalata all'attenzione della sig.ra G. (la persona che ha inizialmente presentato la denuncia a nome del denunciante). Nella sua lettera, il Mediatore ha sottolineato di non aver ricevuto alcuna osservazione dal denunciante e che, a meno che tali osservazioni non dovessero ancora essere presentate, avrebbe deciso in merito alla denuncia sulla base delle informazioni già contenute nel fascicolo. Il 13 marzo 2009 la lettera del Mediatore gli è stata restituita per posta con un messaggio scritto a mano in cui si affermava che la sig.ra G. non lavorava più per il denunciante. Il 16 marzo 2009 l'ufficio del Mediatore ha tentato senza successo di contattare la sig.ra G. per posta elettronica. Il 14 settembre 2009 l'ufficio del Mediatore è riuscito a contattare la sig.ra G. al suo nuovo indirizzo professionale. Ha spiegato che personalmente non era più interessata a dare seguito alla denuncia, ma ha suggerito che il Mediatore potesse contattare due dei suoi ex colleghi (sig.ra F. e sig. S.) che lavoravano ancora per il denunciante.

10. Il 14 settembre 2009 l'ufficio del Mediatore ha contattato la sig.ra F. e il sig. S. per verificare se il denunciante intendesse ancora dare seguito alla denuncia. Hanno risposto affermativamente. Con messaggio di posta elettronica del 15 settembre 2009, l'Ufficio del Mediatore ha quindi trasmesso alla sig.ra F. e al sig. S. tutte le lettere che il Mediatore aveva inviato alla sig.ra G. Inoltre, il 30 settembre 2009, il Mediatore ha scritto al denunciante, invitandolo a presentare osservazioni. Il 31 ottobre 2009 il denunciante ha presentato le sue osservazioni al Mediatore.

11. Il 28 maggio 2010 l'Ufficio del Mediatore ha effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione relativo alla procedura di selezione. Il 24 giugno 2010 il Mediatore ha inviato una copia della relazione di ispezione al denunciante, invitandolo a presentare osservazioni entro il 31 luglio 2010. Non sono pervenute osservazioni dal denunciante entro tale data. Tuttavia, in una conversazione telefonica con l'ufficio del Mediatore il 21 ottobre 2010, il denunciante ha formulato alcune osservazioni sulla relazione di ispezione. Il denunciante ha avuto un'ulteriore conversazione telefonica con l'ufficio del Mediatore l'8 novembre 2010.

12. Con lettera del 10 novembre 2010, il Mediatore ha informato la Commissione e il denunciante che riteneva necessario effettuare una seconda ispezione del fascicolo. In una risposta via e-mail dello stesso giorno, il denunciante ha presentato ulteriori osservazioni. Essa ha inoltre ribadito che riteneva importante che la seconda censura, vale a dire che la Commissione non aveva motivato la sua decisione del 12 settembre 2007 relativa ai candidati preselezionati, fosse sottoposta a indagine, ma ha aggiunto che, se avesse capito correttamente, doveva sollevare tale censura innanzi tutto presso la Commissione prima che il Mediatore potesse indagare sulla questione.

13. La seconda ispezione è stata effettuata l’11 novembre 2010. Il 16 novembre 2010 il Mediatore ha inviato una copia della relazione di ispezione al denunciante, invitandolo a presentare osservazioni entro il 15 dicembre 2010. In una conversazione telefonica con l'ufficio del Mediatore il 6 dicembre 2010, il denunciante ha indicato che avrebbe inviato una breve reazione al rapporto di ispezione. Tuttavia, tale reazione non è stata ricevuta. Il 16 dicembre 2010 l'ufficio del Mediatore ha nuovamente contattato il denunciante, sottolineando che, a meno che il denunciante non avesse ancora inviato osservazioni, avrebbe archiviato il caso sulla base delle informazioni disponibili. Non sono pervenute osservazioni.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Osservazioni preliminari

14. Dopo aver esaminato attentamente le argomentazioni presentate dalla Commissione e dal denunciante nel corso dell'indagine, il Mediatore ritiene che la prima e la quarta censura, vale a dire l'asserzione secondo cui la Commissione avrebbe indebitamente e arbitrariamente limitato la gamma dei candidati e l'asserzione secondo cui essa avrebbe abusato del suo potere discrezionale, siano strettamente collegate tra loro. È pertanto opportuno trattare congiuntamente la prima e la quarta argomentazione. È altresì emerso, sulla base dell’indagine, che la seconda censura, vale a dire che la Commissione non avrebbe motivato la sua decisione relativa alla preselezione dei candidati, è intrinsecamente connessa alla prima e alla quarta censura. In sintesi, si potrebbe solo sostenere in modo convincente che la Commissione non ha limitato indebitamente e arbitrariamente la gamma dei candidati e che non ha abusato del suo potere discrezionale, se la Commissione potesse dimostrare come è giunta alla decisione di proporre i due candidati proposti al consiglio di amministrazione dell’ECHA. Il Mediatore osserva inoltre che, nel quadro delle ispezioni, i rappresentanti del Mediatore hanno specificamente posto domande ai rappresentanti della Commissione in merito all'esistenza di documenti che spiegavano - e quindi contenevano motivazioni - la transizione dall'elenco ristretto di tre a due candidati. I rappresentanti della Commissione hanno risposto a queste domande chiarendo che tali documenti non esistevano, ma che altri documenti registravano semplicemente il fatto che un elenco ristretto di due candidati era stato proposto dai commissari di portafoglio. Pertanto, sebbene il Mediatore non abbia specificamente chiesto alla Commissione di fornire un parere su tale affermazione nella lettera di apertura dell'indagine, la Commissione ha espresso il proprio parere sulla questione relativa all'insufficiente documentazione del suo ragionamento. Il Mediatore ritiene pertanto opportuno, nella misura necessaria per trattare la prima e la quarta affermazione, esaminare nella sua analisi che segue la questione della mancanza di motivazione [4].

B. Presunta cattiva amministrazione nel processo di selezione dei candidati

Argomenti presentati al Mediatore

15. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva indebitamente e arbitrariamente limitato la gamma di candidati per il posto di direttore esecutivo dell'ECHA presentati al consiglio di amministrazione dell'Agenzia e che aveva abusato del suo potere discrezionale in materia.

16. Secondo il denunciante, un elenco ristretto di soli due candidati non offriva al consiglio di amministrazione una gamma ragionevole di scelte per esercitare pienamente il suo potere di selezione e nomina. Il denunciante ha dichiarato di essere venuto a conoscenza del fatto che i candidati idonei, che soddisfacevano i criteri di ammissibilità e la cui inclusione nell'elenco ristretto avrebbe fornito una gamma più equilibrata di scelte per il consiglio di amministrazione, sono stati arbitrariamente eliminati dalla Commissione nel corso della procedura di preselezione. La procedura di preselezione è stata condotta dai servizi della Commissione con l'aiuto di consulenti esterni. Il denunciante ha inoltre affermato che, nonostante le riserve espresse da diversi membri del consiglio di amministrazione dell'ECHA in merito alla procedura di preselezione e al numero minimo di candidati proposti dalla Commissione, quest'ultima aveva scelto un candidato dall'elenco ristretto della Commissione, che è stato poi formalmente nominato a seguito della sua audizione da parte del Parlamento europeo. Il denunciante ha sottolineato di non ritenere utile contestare tale decisione del consiglio di amministrazione in quanto non intendeva ostacolare il funzionamento dell'Agenzia in un momento critico delle sue attività. Essa ha tuttavia dichiarato di contestare la decisione della Commissione di stabilire un elenco ristretto di soli due candidati. Secondo il denunciante, tale decisione aveva chiaramente effetti esterni vincolanti in quanto determinava la gamma di scelta del consiglio di amministrazione e limitava indebitamente l'esercizio della sua discrezionalità nella selezione del candidato più qualificato.

17. Nel suo parere la Commissione ha affermato che, a norma dell'articolo 84 del regolamento REACH, il direttore esecutivo dell'Agenzia è nominato dal consiglio di amministrazione sulla base di un elenco di candidati proposto dalla Commissione a seguito di un invito a manifestare interesse. La Commissione ha sottolineato che, ai fini della compilazione dell'elenco, aveva condotto una procedura di selezione in conformità degli orientamenti della Commissione del 13 maggio 2005 per la nomina dei capi delle agenzie comunitarie [5] ("gli orientamenti"). La procedura di selezione prevede quattro fasi: i) una preselezione a livello di DG, ii) un esame da parte del comitato consultivo per le nomine (CCA) assistito da un centro di valutazione, iii) un colloquio dei commissari interessati e iv) l'adozione dell'elenco ristretto di candidati da parte della Commissione. Queste fasi di selezione sono identiche a quelle seguite per la selezione dei direttori nei servizi della Commissione. La molteplicità delle fasi e degli attori coinvolti ha garantito una selezione equa e rigorosa, conformemente ai criteri stabiliti nell'avviso di posto vacante. Di conseguenza, l'elenco comprendeva solo i candidati ritenuti più qualificati per esercitare efficacemente le responsabilità pertinenti al posto in questione. La Commissione ha concluso di aver svolto il processo di selezione conformemente alle norme in vigore.

18. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che, ai sensi del punto 3.6 degli orientamenti, "il comitato di preselezione dovrebbe, come orientamento generale, sostenere un colloquio tra 10 e 15 candidati sulla base delle candidature presentategli". Secondo il denunciante, non era chiaro se ciò fosse avvenuto. Il denunciante ha inoltre fatto riferimento al punto 3.7.1 degli orientamenti, secondo il quale "la Commissione dovrebbe presentare un elenco di candidati". Essa ha sostenuto che ciò comportava l'inserimento nell'elenco di più di due persone. Secondo il denunciante, ciò è stato confermato dal calendario indicativo per la procedura di selezione (allegato II degli orientamenti), che prevedeva quattro settimane per i colloqui e la definizione di un primo progetto di elenco ristretto e due settimane per ciascuna fase procedurale successiva. Questo non sembrava ragionevole quando c'erano solo due candidati. Il denunciante ha inoltre ricordato che l'elenco ristretto dovrebbe contenere da due a quattro nominativi "a seconda del numero e delle qualifiche dei candidati che si candidano per il posto". Dal parere della Commissione non era chiaro se il numero e le qualifiche degli altri candidati giustificassero un elenco ristretto di candidati. Il denunciante ha aggiunto che la Commissione non ha nemmeno indicato se fossero state sollevate obiezioni nel corso della procedura scritta che ha portato all'adozione dell'elenco ristretto.

La prima ispezione

19. Il 28 maggio 2010 i rappresentanti del Mediatore hanno effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione relativo alla procedura di selezione. Hanno osservato che gli orientamenti prevedevano che il progetto di elenco ristretto di candidati fosse stabilito "dal comitato di preselezione sulla base dei colloqui con i candidati", con l'eventuale aiuto di un consulente esterno, ma che il parere della Commissione indicava che era l'ACC, assistita da un centro di valutazione, ad esaminare le candidature. I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che la procedura seguita era la seguente. Una volta conclusa la valutazione, il comitato di preselezione ha inviato il suo progetto di elenco ristretto all'ACC. L'ACC, assistita dal centro di valutazione, ha quindi espresso il suo parere sul progetto di elenco ristretto. Successivamente, il passo successivo sono stati i colloqui con i commissari di portafoglio, seguiti dalla decisione della Commissione. I rappresentanti della Commissione hanno inoltre sottolineato che vi erano stati in totale 34 candidati per il posto, 32 dei quali erano stati considerati ammissibili.

20. Dall'esame dei documenti è emerso che il comitato di preselezione aveva proposto un elenco ristretto di tre candidati e che l'ACC aveva confermato tale elenco ristretto. È inoltre emerso che, dopo i colloqui con i commissari Verheugen e Dimas, era stato proposto un elenco ristretto di due candidati. I rappresentanti del Mediatore hanno chiesto se vi fosse un documento nel fascicolo che spiegasse la transizione dall'elenco ristretto di tre candidati proposto dall'ACC all'elenco ristretto di due candidati proposto dai commissari. I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che tale documento non esisteva.

21. Su loro richiesta, i rappresentanti del Mediatore hanno ricevuto una copia a) dei verbali della prima, della seconda e della terza riunione del comitato di preselezione, svoltesi rispettivamente il 26 aprile, il 1o e il 19 giugno 2007; b) la relazione del comitato di preselezione del 20 giugno 2007 e c) il parere dell'ACC del 19 luglio 2007. I rappresentanti della Commissione hanno sottolineato che tali documenti erano riservati.

Ulteriori argomenti presentati al Mediatore

22. Nella sua conversazione telefonica del 21 ottobre 2010 con l'Ufficio del Mediatore, il denunciante ha indicato che la relazione di ispezione non conteneva in realtà ulteriori informazioni sul funzionamento del comitato di preselezione e non spiegava come, tenuto conto del fatto che vi erano stati 32 candidati ammissibili, fosse stato redatto l'elenco ristretto di tre candidati.

23. Nella sua e-mail del 10 novembre 2010, il denunciante ha ribadito di voler sapere perché l'elenco ristretto iniziale comprendeva solo i nomi di tre candidati e perché era stato ulteriormente ridotto a due candidati dalla decisione della Commissione del 12 settembre 2007. Il denunciante ha inoltre sottolineato che il ruolo e il processo decisionale del comitato di preselezione e dell'ACC non erano molto chiari.

La seconda ispezione

24. In occasione della seconda ispezione, i rappresentanti del Mediatore hanno sottolineato che il verbale della riunione della Commissione del 12 settembre 2007 indicava, al punto 6.4, che la Commissione aveva deciso di approvare l'elenco ristretto di due richiedenti "di cui al punto 4 del PERS(2007)91/2". Nel corso dell'ispezione è stata fornita una copia di tale documento, unitamente a una copia del documento dal titolo "ENTR - Adozione di un elenco ristretto per la nomina del direttore esecutivo dell'Agenzia europea per le sostanze chimiche di grado AD 15" (91/1). Il presente documento era una nota interna della DG ENTR contenente la proposta al collegio di approvare l'elenco ristretto di due candidati raccomandato dai commissari di portafoglio. Quando è stato chiesto loro di spiegare la loro precedente dichiarazione, secondo cui non esisteva alcun documento che spiegasse la transizione da un elenco ristretto di tre candidati a un elenco ristretto di due candidati, i rappresentanti della Commissione hanno spiegato che i documenti summenzionati registravano semplicemente il fatto che, dopo i colloqui con i commissari di portafoglio, era stato raccomandato un elenco ristretto di due candidati.

Valutazione del Mediatore

25. L'articolo 84 del regolamento REACH stabilisce che "[i]l direttore esecutivo dell'Agenzia è nominato dal consiglio di amministrazione sulla base di un elenco di candidati proposto dalla Commissione a seguito di un invito a manifestare interesse pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e in altri periodici o su siti Internet.

Il direttore esecutivo è nominato sulla base del merito e delle documentate capacità amministrative e gestionali, nonché della sua pertinente esperienza nei settori della sicurezza chimica o della regolamentazione. Il consiglio di amministrazione adotta la sua decisione a maggioranza dei due terzi di tutti i membri aventi diritto di voto. ...".

26. Gli orientamenti prevedono al punto 3.7.1 che "[l]a Commissione non dovrebbe di norma limitarsi a proporre un solo candidato se intende garantire che l'autorità che ha il potere di nomina disponga di una scelta sufficiente ... Vi è, pertanto, un consenso generale sul principio secondo cui la Commissione dovrebbe presentare un elenco di candidati tra i quali l’organo competente può scegliere la persona che ritiene più adatta alla nomina. Tale elenco dovrebbe essere composto da due a quattro nomi a seconda del numero e delle qualifiche dei candidati che si candidano per il posto" (il corsivo è mio).

27. Risulta quindi sia dal regolamento REACH sia dalle linee direttrici che la nomina del direttore esecutivo dell’ECHA doveva essere effettuata dal consiglio di amministrazione dell’ECHA sulla base di un elenco di candidati proposto dalla Commissione e che tale elenco doveva di norma contenere da due a quattro nomi.

28. Nel caso di specie, dall'esame del fascicolo della Commissione è emerso che, dei 32 candidati ammissibili, il consulente esterno per le risorse umane (a suo parere, la Commissione si è riferita a tale consulente esterno come al "centro di valutazione") aveva raccomandato 10 candidati per un ulteriore esame. Il comitato di preselezione ha pertanto deciso che il consulente esterno proceda alle prove attitudinali e ai colloqui preliminari con questi 10 candidati. Sulla base delle informazioni fornite dal consulente esterno e della propria analisi delle qualifiche e dell'esperienza dei candidati, il comitato di preselezione ha poi tenuto colloqui con i cinque candidati che ha giudicato più idonei. Sulla base di tali colloqui e dei voti ottenuti dai candidati, il comitato di preselezione ha adottato, il 20 giugno 2007, un elenco ristretto di tre candidati con il punteggio più elevato. La persona che è stata infine nominata direttore esecutivo dell'ECHA è stata inclusa in questo elenco ristretto. Il 19 luglio 2007 l'ACC ha quindi confermato l'elenco ristretto di tre candidati proposto dal comitato di preselezione. Gli sviluppi di cui sopra sono conformi alla procedura prevista negli orientamenti [6]. È vero che tale comitato di preselezione ha avuto colloqui solo con cinque candidati e non con dieci. Gli orientamenti, tuttavia, prevedono solo che "come orientamento generale", il comitato di preselezione debba sostenere un colloquio tra 10 e 15 candidati. D'altro canto, il consulente esterno che ha assistito il comitato di preselezione ha condotto colloqui preliminari con 10 candidati.

29. Il Mediatore osserva che, al punto 3.6, gli orientamenti stabiliscono che "[dovrebbe essere prestata] particolare attenzione per garantire che ogni fase della procedura di selezione sia pienamente documentata" (il corsivo è mio)[7]. Il Mediatore osserva che, dopo i colloqui con i commissari Verheugen e Dimas, la Commissione ha deciso di ridurre ulteriormente l'elenco ristretto da tre a due candidati. In sintesi, la decisione di ridurre il numero di candidati da tre a due si è basata sui colloqui dei tre candidati con i due commissari. È quindi chiaro che i colloqui con i commissari di portafoglio sono stati una "fase" della procedura di selezione [8].

30. Il Mediatore osserva che i commissari disponevano di un ampio margine di discrezionalità per quanto riguarda la valutazione dei candidati. I commissari avrebbero certamente potuto basare la loro valutazione su elementi fattuali già stabiliti durante il processo di selezione (il Mediatore osserva che era disponibile una griglia di valutazione completata dal comitato di preselezione e una sintesi delle sue conclusioni) o su altri fattori a seguito dei colloqui con i candidati. Tuttavia, l’esistenza di un ampio margine di discrezionalità non implica che i Commissioners non fossero obbligati a descrivere il modo in cui lo esercitavano.

31. Il Mediatore osserva che la Commissione dispone anche di un margine di discrezionalità per quanto riguarda il modo preciso e la misura precisa in cui documenta il ragionamento dei commissari a seguito dei colloqui [9]. Tuttavia, la motivazione documentata dovrebbe almeno rendere evidente il modo in cui i Commissioners sono giunti alla decisione di proporre i due candidati proposti al consiglio di amministrazione dell’ECHA.

32. In sintesi, quando i Commissioners hanno adottato la decisione di ridurre il numero di candidati da tre a due, la loro motivazione di tale decisione avrebbe dovuto essere esposta in un documento appropriato, come una nota al fascicolo. L'importanza di tale documento non deve essere sottovalutata. In sua assenza, il Mediatore non può confermare che la Commissione non abbia limitato indebitamente e arbitrariamente la gamma dei candidati e che non abbia abusato del suo potere discrezionale. Parimenti, i candidati non selezionati e il pubblico non possono confermare che la Commissione non abbia limitato indebitamente e arbitrariamente la gamma dei candidati e che non abbia abusato del suo potere discrezionale.

33. Non vi è, tuttavia, alcuna indicazione nel fascicolo per quanto riguarda il modo in cui i Commissari sono giunti alla loro decisione. Il parere della Commissione si limitava a menzionare che i commissari avevano confermato, in una lettera del 17 novembre 2007 al deputato al Parlamento europeo Ouzký, che i due candidati prescelti erano i più idonei ad esercitare il posto [10]. Tale affermazione si limita a confermare la conclusione secondo cui i due migliori candidati sono stati selezionati, ma non spiega il motivo per cui si è giunti a tale conclusione. Il Mediatore sottolinea che, in assenza di informazioni che dimostrino come i Commissari siano giunti alla decisione di ridurre il numero di candidati da tre a due, non è possibile stabilire in che modo tale parte della valutazione sia stata effettuata. In sintesi, il Mediatore non può confermare che la Commissione non abbia limitato indebitamente e arbitrariamente la gamma dei candidati e non abbia abusato del suo potere discrezionale.

34. Poiché non vi sono documenti nel fascicolo che spieghino il passaggio da tre a due candidati, e i due commissari in questione hanno ormai lasciato la Commissione, non è più possibile rimediare a tale errore. Il Mediatore farà quindi un'osservazione critica.

35. La Mediatrice sottolinea che se la Commissione fosse stata in grado di fornire le motivazioni per la riduzione dell'elenco ristretto da tre a due candidati, avrebbe rispettato le norme previste sia dal regolamento REACH che dalle linee guida. In effetti, tali norme prevedono che l'elenco presentato dalla Commissione al consiglio di amministrazione dell'ECHA sia composto da due a quattro candidati. In sintesi, era del tutto ragionevole che la Commissione presentasse solo due nomi al consiglio di amministrazione dell’ECHA, a condizione tuttavia di poter dimostrare come essa fosse giunta a tali due candidati.

C. Presunta mancanza di trasparenza e relativa rivendicazione

Argomenti presentati al Mediatore

36. Il denunciante ha affermato che la Commissione non ha agito in modo trasparente. In particolare, nonostante l'annuncio contrario, non ha reso pubblico l'elenco ristretto dei candidati selezionati. In relazione a ciò, il denunciante ha anche sostenuto che la Commissione dovrebbe assumere un impegno volto a garantire che le sue future decisioni relative all'elenco ristretto dei candidati per le posizioni in seno all'ECHA e ad altri organismi analoghi dell'UE siano adottate in modo trasparente e obiettivo e al fine di garantire la legittimità e la fiducia del pubblico nel processo di nomina.

37. Nell'affrontare l'asserzione, la Commissione ha dichiarato che l'avviso di posto vacante indicava che "[c]andidates should note that, from [the moment of] its adoption by the Commission, the shortlist will be public available". Essa ha spiegato che ciò non significava che la Commissione si fosse impegnata a pubblicare l’elenco. Al contrario, i candidati erano stati informati che, dopo una certa fase del processo di selezione, l'elenco poteva essere divulgato su richiesta. D'altro canto, poiché l'elenco è stato trasmesso all'ECHA (vale a dire a un organismo esterno alla Commissione), al fine di completare il processo di nomina, è rientrato in una certa misura nel pubblico dominio e i candidati hanno quindi dovuto essere informati che "dalla sua adozione da parte della Commissione, l'elenco ristretto sarà disponibile al pubblico ".

38. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante, la Commissione ha sostenuto di condurre procedure di selezione per i posti di alto livello nelle agenzie in conformità degli orientamenti, che sono a loro volta concepiti per garantire l'obiettività e rispettare la legittimità e la fiducia del pubblico nel processo di nomina. Ha sottolineato che tali orientamenti non prevedono la pubblicazione degli elenchi ristretti adottati dalla Commissione. La Commissione ha inoltre affermato che, quando un elenco ristretto di candidati è adottato nel corso di una procedura di selezione interna alla Commissione, i nomi dei candidati preselezionati non sono mai divulgati, da un lato per rispettare la vita privata dei candidati e, dall'altro, per garantire l'indipendenza della commissione giudicatrice che, in linea con l'articolo 6 dell'allegato III dello statuto [11], adotta la decisione finale di nomina sulla base di tale elenco ristretto. In tale contesto, la Commissione non intende pubblicare i nomi dei candidati preselezionati durante l'intera procedura di selezione per un posto di alto livello in un'agenzia. La Commissione ritiene che la pubblicazione dei nomi dei candidati non aggiunga legittimità né fiducia del pubblico al processo di nomina.

Valutazione del Mediatore

39. Le persone nominate ai posti di più alto livello nelle istituzioni e negli organi dell'UE hanno un livello di responsabilità molto elevato. La loro influenza sulla formulazione e l'applicazione delle politiche pubbliche è significativa. Il Mediatore sottolinea che, per motivi di responsabilità, legittimità e fiducia del pubblico nell'UE, nelle sue istituzioni e nei suoi organi e nelle persone nominate a capo di tali istituzioni e organi, è importante che le procedure di selezione per tali posti siano condotte nel modo più trasparente possibile.

40. Il Mediatore osserva che l'avviso di posto vacante per il direttore esecutivo dell'ECHA pubblicato nella Gazzetta ufficiale, alla voce "Selezione, nomina e condizioni di impiego", ha indicato che "[c] andidates dovrebbe notare che, dalla sua adozione da parte della Commissione, l'elenco ristretto sarà disponibile al pubblico" (il corsivo è mio). Nel suo parere e nel parere complementare, la Commissione ha fatto esplicito riferimento a tale dichiarazione. Il Mediatore non è tuttavia convinto dell'interpretazione restrittiva data dalla Commissione a questa frase, secondo la quale l'elenco ristretto non doveva essere pubblicato. L’avviso di posto vacante non indicava, come sostenuto dalla Commissione, che l’elenco ristretto sarebbe stato disponibile solo su richiesta. Se questa fosse stata l'intenzione della Commissione, non sarebbe stato difficile indicarla come tale nell'avviso di posto vacante.

41. Il Mediatore osserva che, in una conversazione telefonica con l'Ufficio del Mediatore dell'8 novembre 2010 e in un'e-mail di follow-up del 10 novembre 2010, i denuncianti hanno indicato che avrebbero presentato una richiesta di accesso del pubblico all'elenco ristretto e avrebbero tenuto il Mediatore aggiornato sugli sviluppi. Il denunciante, tuttavia, non ha informato il Mediatore in merito all'esito della sua richiesta, se effettivamente è stata presentata. Il Mediatore ritiene pertanto che il denunciante non abbia più interesse a che il Mediatore persegua ulteriormente la sua affermazione secondo cui, nonostante il suo annuncio contrario, la Commissione non ha reso pubblico l'elenco ristretto dei candidati selezionati. Non sono pertanto giustificate ulteriori indagini sull'asserzione del denunciante.

42. Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante, e come questione di buona amministrazione nei casi futuri, il Mediatore ritiene che migliorerebbe la trasparenza delle procedure di selezione per tutti i posti di alto livello nella Commissione e nelle agenzie, se la Commissione rendesse pubblico l'elenco ristretto di candidati su richiesta, conformemente alle norme stabilite nel regolamento (CE) n. 1049/2001. In questo contesto, farà l'ulteriore osservazione qui di seguito.

D. Conclusioni

Sulla base della sua indagine sulle accuse 1) e 4) di questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente osservazione critica:

La Commissione non ha documentato il ragionamento alla base della compilazione dell’elenco ristretto dei candidati. Ciò rendeva impossibile verificare che la Commissione non limitasse indebitamente e arbitrariamente la gamma dei candidati al posto di direttore esecutivo dell’ECHA e non abusasse del suo potere discrezionale in materia. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

Non sono necessarie ulteriori indagini per quanto riguarda l'asserzione 3) e l'asserzione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Ulteriore osservazione

In futuro la Commissione dovrebbe rendere pubblici, su richiesta e in conformità del regolamento (CE) n. 1049/2001, gli elenchi ristretti di candidati proposti nelle procedure di selezione per i posti di alto livello presso la Commissione e le agenzie. I candidati devono essere informati di questa politica nell'avviso di posto vacante per questi posti.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 21 luglio 2011

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[1] Regolamento n. 1907/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, concernente la registrazione, la valutazione, l’autorizzazione e la restrizione delle sostanze chimiche, che istituisce un’Agenzia europea per le sostanze chimiche, che modifica la direttiva 1999/45/CE e che abroga il regolamento (CEE) n. 793/93 del Consiglio e il regolamento (CE) n. 1488/94 della Commissione, nonché la direttiva 76/769/CEE del Consiglio e le direttive della Commissione 91/155/CEE, 93/67/CEE, 93/105/CE e 2000/21/CE (GU 2006, L 396, pag. 1).

[2] GU 2007, C 29 A, pag. 1.

[3] Regolamento (CE) n. 1367/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 settembre 2006, sull’applicazione alle istituzioni e agli organi comunitari delle disposizioni della convenzione di Aarhus sull’accesso alle informazioni, la partecipazione del pubblico ai processi decisionali e l’accesso alla giustizia in materia ambientale (GU 2006, L 264, pag. 13).

[4] Infatti, nella sua denuncia del 5 marzo 2008, il denunciante menziona queste tre affermazioni in un'unica frase. L'ultima frase della sezione 4 del modulo di denuncia ("Cosa ritiene che l'istituzione o l'organo dell'UE abbia commesso un errore?") recita: "Riteniamo che la Commissione abbia abusato del suo potere discrezionale di proporre candidati, abbia limitato indebitamente e arbitrariamente la gamma di candidati presentati al consiglio di amministrazione e non abbia motivato la sua decisione".

[5] COM(2005) 190 def.

[6] A suo parere, l'affermazione della Commissione secondo cui tale procedura si compone di quattro fasi non è del tutto corretta e in linea con quanto stabilito negli orientamenti.

[7] Il Mediatore osserva che l'ispezione ha dimostrato che ciò è stato fatto per le fasi della selezione effettuata dal comitato di preselezione.

[8] Gli orientamenti precisano che "sulla base di tali colloqui [il commissario responsabile] propone quindi al collegio l'elenco dei candidati" (il corsivo è mio).

[9] Al contrario, i colloqui con il comitato di preselezione devono essere documentati utilizzando una griglia di valutazione contenente i criteri di selezione contenuti nell'avviso di posto vacante. Occorre inoltre riassumere le conclusioni generali raggiunte dal comitato di preselezione su ciascun candidato.

[10] A questo proposito, il Mediatore rileva nuovamente che l'articolo 84 del regolamento REACH stabilisce che "Il direttore esecutivo è nominato sulla base del merito e delle documentate capacità amministrative e gestionali, nonché della sua esperienza pertinente nei settori della sicurezza o della regolamentazione delle sostanze chimiche". Questa regola generale avrebbe dovuto essere alla base di tutte le fasi del processo di selezione, compresa la fase che ha coinvolto i commissari.

[11] "I lavori della commissione giudicatrice sono segreti".