Strasburgo, 01/10/2020

Reclami congiunti 1261/2020/MAS e 1361/2020/MAS

Oggetto: Riunione sul modo in cui l'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) tratta le richieste di accesso del pubblico ai documenti

Egregio signor Leggeri,  

 Negli ultimi mesi ho ricevuto diverse denunce sul trattamento da parte di Frontex delle richieste di accesso del pubblico ai documenti e, più specificamente, sul portale di accesso del pubblico ai documenti di Frontex (in prosieguo: il «portale»). Ho deciso di aprire un'inchiesta sulle denunce.

La denuncia 1261/2020/MAS è stata presentata da [...] e la denuncia 1361/2020/MAS da [...].

Tali denunce si riferiscono al fatto che Frontex risponde alle richieste di accesso ai documenti solo attraverso il portale ed esclude altri mezzi, ad esempio la posta elettronica e portali esterni come AskTheEU.org e FragDenStaat.de.

I denuncianti nel caso 1261/2020/MAS hanno sollevato le seguenti questioni aggiuntive:

• Il contenuto del portale è accessibile solo per 15 giorni lavorativi.
• Non vi è alcuna possibilità di ulteriori comunicazioni con Frontex dopo la chiusura del caso.
• Tutti i documenti divulgati contengono una dichiarazione che rivendica il diritto d'autore di Frontex su tali documenti.

In tale contesto, mi riferisco anche alla denuncia 948/2020/MIG ^[1], in cui il denunciante ha sollevato il fatto che Frontex impone ai richiedenti di presentare una copia della loro carta d'identità e non fornisce un modo sicuro per farlo.

Ai fini della mia indagine, è necessario incontrare i rappresentanti competenti di Frontex per chiarire le questioni sollevate dai denuncianti. Al fine di agevolare la discussione, si prega di allegare alla presente un elenco degli argomenti da discutere nel corso della riunione.

Le sarei grato se il Suo ufficio potesse contattare il sig. Markus Spoerer, responsabile della presente inchiesta, per concordare le modalità per lo svolgimento della riunione entro il 30 ottobre 2020.

Le informazioni o i documenti che la Sua istituzione ritiene riservati non saranno divulgati ai denuncianti o a qualsiasi altra persona senza il previo accordo di Frontex. Informazioni e documenti di questo tipo saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore europeo poco dopo la conclusione dell'indagine ^[2].

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Allegati:

- Elenco degli argomenti della riunione

- Denuncia 948/2020/MIG

- Denuncia 1261/2020/MAS

- Denuncia 1271/2020/MAS

Allegato: Elenco degli argomenti da discutere nel corso della riunione

1. Contesto e processo di creazione del portale (motivo dello sviluppo, processo di sviluppo, consultazione delle parti interessate, contesto giuridico e tecnico)

2. Funzionalità e funzionamento del portale (compresa una dimostrazione delle funzionalità front-end e back-end)

3. Questioni sollevate nelle denunce

• Uso esclusivo del portale/limitazione della possibilità di inviare e ricevere documenti via e-mail.
• Possibilità di inviare in modo sicuro documenti (come carte d'identità) al di fuori del portale
• Accessibilità a lungo termine dei documenti e della corrispondenza ricevuti attraverso il portale
• Comunicazione dopo la chiusura di un caso, comprese le domande di conferma
• Diritto d'autore dei documenti Frontex e uso di un marchio d'autore

4. Seguito dato alla decisione del Mediatore nel caso 104/2020/EWM sul rifiuto di Frontex di trattare una richiesta di accesso del pubblico a documenti per motivi procedurali ^[3]

5. Consapevolezza delle pratiche attuali e dei piani futuri in altre istituzioni, compreso il progetto della Commissione europea relativo a un portale per l'accesso del pubblico ai documenti previsto per il 2021

[1] Cfr. la lettera del mio Ufficio del 15 settembre 2020.

[2] Conformemente agli articoli 4.8 e 9.4 delle modalità di esecuzione del Mediatore europeo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces  

[3] https://europa.eu/!nD63Pd