Strasburgo, 17.6.2015

Indagine di iniziativa OI/10/2015/NF sulla procedura dell'EPSO per il trattamento delle domande di riesame presentate dai candidati ai concorsi generali

Egregio signor Bearfield,

A norma dell'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea, il Mediatore europeo ha il potere di condurre indagini di propria iniziativa. Tali indagini sono destinate ad essere utili alle istituzioni interessate promuovendo le buone pratiche amministrative.

Ho deciso di avviare un'indagine di propria iniziativa sulla procedura dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) per trattare le domande di riesame presentate dai candidati ai concorsi generali [1]. Si tratta di una questione che è venuta alla mia attenzione attraverso una serie di denunce che mi sono state presentate nel 2014 e nella prima metà del 2015. Tali denunce suggeriscono che l'EPSO si trova ad affrontare gravi difficoltà nel trattare le richieste di riesame entro un periodo di tempo ragionevole. Tali difficoltà sembrano derivare da problemi potenzialmente sistemici nella procedura di domanda di riesame. La mia indagine mira pertanto ad assistere l'EPSO nell'individuare e apportare possibili miglioramenti sistemici nella procedura di richiesta di riesame e nella sua applicazione, al fine di ridurre il numero di denunce e richieste di informazioni all'EPSO e al Mediatore e, soprattutto, di migliorare il servizio ai candidati [2].

L'indagine riguarda l'elaborazione dell'attuale procedura di richiesta di riesame dell'EPSO e la sua applicazione. Le seguenti questioni specifiche, raggruppate in tre categorie, mi preoccupano:

1. L'aspetto del tempo

a. Ritardi nella risposta alle richieste di riesame

Sembrano esserci ritardi eccessivamente lunghi nel fornire risposte alle richieste di riesame da parte dell'EPSO. In alcuni casi, l'EPSO ha impiegato fino a otto o nove mesi per fornire risposte ai candidati. Ciò contrasta con l'affermazione dell'EPSO, contenuta nelle norme generali, secondo cui la procedura "può richiedere diverse settimane".

Nel gennaio 2015 il Tribunale della funzione pubblica ha ritenuto che un lasso di tempo superiore a quattro mesi per rispondere a una domanda di riesame fosse tale da mettere il candidato in uno stato di notevole incertezza [3].

b. Risposte alle richieste di riesame dopo la pubblicazione degli elenchi di riserva

Mi è stato comunicato che gli elenchi di riserva dei vincitori sono stati pubblicati prima che l'EPSO rispondesse a tutte le richieste di riesame relative ai concorsi generali in questione. Non è chiaro in che modo l'EPSO sarebbe in grado di conciliare questo fatto con il suo impegno, in caso di risposta positiva a una richiesta di riesame, a reintegrare il candidato nel concorso nella fase in cui è stato escluso al fine di salvaguardare i suoi diritti. In ogni caso, i candidati che non hanno ancora ricevuto, al momento della pubblicazione degli elenchi di riserva, una risposta alla loro domanda di riesame si trovano in uno stato di incertezza ancora maggiore di quello riconosciuto dal Tribunale della funzione pubblica.

2. Informazioni ai candidati

a. Informazioni sulla procedura di richiesta di riesame

L'EPSO sembra ricevere molte richieste di informazioni da parte dei candidati che hanno presentato richieste di riesame e desiderano informarsi sullo stato delle loro richieste. Le informazioni pertinenti sulla procedura di ricorso sono contenute nelle norme generali e sono pertanto generalmente a disposizione dei candidati. Tuttavia, i candidati che presentano una domanda di riesame non sembrano sempre essere a conoscenza di tali informazioni. Al fine di liberare il più possibile le risorse dell'EPSO per l'effettivo trattamento delle richieste di riesame, appare utile, a prima vista, che l'EPSO includa le informazioni previste dalle norme generali, o una loro sintesi con un link alle informazioni complete, anche nell'avviso di ricevimento inviato ai candidati che richiedono un riesame.

b. Contenuto delle risposte in attesa di risposta

L'EPSO, nelle sue risposte alle domande di riesame, fornisce spesso ai candidati un calendario approssimativo entro il quale è comunicato loro che possono aspettarsi una risposta. Tuttavia, questi tempi sono spesso persi, a volte di diverse settimane o addirittura mesi. Il mancato rispetto da parte dell'EPSO dei termini indicati comporta ulteriori richieste di informazioni da parte dei candidati e rende quindi più onerosa l'applicazione della procedura di richiesta di riesame.

c. Informazioni sulle possibilità di ricorso dopo il riesame

L'EPSO non indica esplicitamente le possibilità di ricorso nelle sue risposte alle richieste di riesame. Tuttavia, l'articolo 19 del codice europeo di buona condotta amministrativa prevede che una decisione che possa ledere i diritti o gli interessi di un privato contenga un'indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la decisione.

3. Norme e procedure

Una piena comprensione delle questioni di cui sopra, che sono state portate alla mia attenzione attraverso reclami, non può essere acquisita senza ulteriori informazioni sulle norme e procedure applicabili. Mi risulta che l'EPSO abbia apportato modifiche alle sue norme sulla procedura di richiesta di riesame. In particolare, mi è stato comunicato che l'EPSO ha riorganizzato il suo flusso di lavoro per la gestione delle richieste di riesame. Desidero ottenere ulteriori informazioni su questa nuova serie di norme.

Inoltre, ritengo utile saperne di più sul modo in cui le commissioni giudicatrici svolgono i loro compiti nella procedura di richiesta di riesame. Questioni di natura organizzativa relative alle modalità di lavoro delle commissioni giudicatrici potrebbero costituire un fattore nella lotta dell'EPSO per fornire risposte tempestive alle richieste di riesame.

Sulla base di quanto precede, e come primo passo nell'indagine, invito l'EPSO a organizzare una riunione con i miei servizi, conformemente all'articolo 3, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore europeo, per consentire loro di effettuare un'ispezione dei seguenti documenti:

• Versione attuale delle norme interne dell'EPSO sul trattamento delle richieste di riesame, comprese le informazioni sulle recenti modifiche a tali norme.
• I progetti standard di lettere su cui si basano le risposte dell'EPSO alle richieste di riesame.
• Nuova guida per le commissioni giudicatrici.
• Informazioni e documenti eventualmente redatti dal "gruppo di lavoro sulle richieste di riesame" dell'EPSO.

Si assicura che, a norma dell'articolo 5, paragrafo 2, dell'articolo 13, paragrafo 3, e dell'articolo 14, paragrafo 2, delle disposizioni di attuazione del Mediatore europeo, l'ispezione del Mediatore non consentirà a terzi o a qualsiasi altra persona di accedere a documenti che l'EPSO identifica come riservati durante l'ispezione o a qualsiasi informazione contenuta in tali documenti.

La riunione dovrebbe inoltre offrire l'opportunità di scambiare opinioni e fornire chiarimenti in questa fase iniziale. A seconda della disponibilità dell'EPSO, prevedo che la riunione si svolga nella prima settimana di luglio.

Le sarei grato se potesse preparare le seguenti informazioni da fornire ai miei servizi durante la riunione:

• il numero di candidati che, dopo aver utilizzato la procedura di domanda di riesame, decidono di presentare un reclamo amministrativo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto per gli stessi motivi; il numero di tali reclami amministrativi nel 2014 e nel primo trimestre del 2015 rispetto al 2013 [4].
• Il tempo medio impiegato dall'EPSO per trattare le richieste di riesame nel 2014 e nel primo trimestre del 2015.
• Quanti (e quali) procedimenti giudiziari sono stati avviati nei confronti dell'EPSO, in relazione alla gestione delle richieste di riesame nel 2014 e nel primo trimestre del 2015, rispetto al 2013.

Le sarei grato se i Suoi servizi potessero contattare la sig.ra Nastasja Fuxa (tel. + 32 (0)2 283 07 84 ), responsabile della presente inchiesta, al fine di concordare una data conveniente per la riunione.

Stabilirò il mio prossimo passo nell'indagine sulla base delle informazioni e dei documenti ottenuti durante la riunione. Pertanto, in questa fase, non chiedo all'EPSO di fornire un parere in merito.

La informo che non intendo avviare alcuna indagine basata su denunce sulle questioni affrontate nella presente indagine di propria iniziativa, fintanto che tale indagine è in corso. Posso decidere di fare eccezioni a questo approccio in casi eccezionali.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

[1] Punto 3.4.3. "Procedura di riesame interno" delle norme generali dell'EPSO che disciplinano i concorsi generali, GU 2014, C 60 A, pag. 1.

[2] Nell'allegato della sua relazione "Putting it Right?" per il 2013, la Mediatrice ha constatato, per quanto riguarda il seguito dato al caso 2518/2011/MHZ, che la richiesta di procedura di riesame dell'EPSO, avviata nel 2012, sembrava essere ben concepita per garantire che i candidati che presentano una richiesta di riesame ricevano una risposta tempestiva e motivata. La valutazione del Mediatore si è basata sull'impostazione della procedura di riesame richiesta dall'EPSO in quel momento, con il 2013 come anno di riferimento. La presente indagine di propria iniziativa si basa su sviluppi fattuali e procedurali, che sembrano essere sorti nel 2014.

[3] Sentenza del Tribunale della funzione pubblica del 22 gennaio 2015, Kakol/Commissione, F-1/14 e F-48/14, EU:F:2015:3, punto 86.

[4] L'EPSO ha fornito dati pertinenti - per l'anno 2013 rispetto al 2012 - nel seguito dato all'indagine del Mediatore sul caso 2518/2011/MHZ.