L'indagine di propria iniziativa del 2015 riguardava la gestione da parte dell'EPSO delle domande di riesame presentate dai candidati non selezionati nei concorsi di selezione. In particolare, l'indagine si è concentrata sui ritardi dell'EPSO nel rispondere alle richieste di riesame dei candidati. Scopo dell'indagine era stabilire se vi fossero problemi sistemici all'origine dei ritardi e, in caso affermativo, aiutare l'EPSO a migliorare la procedura. Il Mediatore ha chiuso la sua indagine con sei suggerimenti di miglioramento: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

L'EPSO ha riferito al Mediatore, nel 2017 e nel 2018, in merito alle azioni intraprese per attuare i suggerimenti del Mediatore. L'EPSO ha informato il Mediatore che il tempo medio di trattamento delle richieste di riesame si è stabilizzato a 1 mese nel 2017 e nel 2018 (dati del primo semestre). Ciò rappresenta un notevole miglioramento rispetto alla media di 5,75 mesi nel 2014 e 4,75 mesi nel 2015 ed è dovuto principalmente alle modifiche procedurali introdotte dall'EPSO, comprese quelle basate sui suggerimenti del Mediatore.

Per quanto riguarda le proposte specifiche di miglioramento del Mediatore, l'EPSO ha intrapreso le seguenti azioni principali:

Per quanto riguarda il suggerimento che l'EPSO fornisca un migliore sostegno alle commissioni giudicatrici affinché possano motivare in modo più dettagliato le loro decisioni sulle richieste di riesame, l'EPSO ha introdotto nuovi modelli per registrare le decisioni delle commissioni giudicatrici nelle diverse fasi di un concorso e ha migliorato il suo programma di formazione per i membri della commissione giudicatrice. L'EPSO ha inoltre introdotto controlli di qualità delle decisioni della commissione giudicatrice, prima che siano comunicate ai candidati, al fine di evitare errori materiali.

L'EPSO ha messo in atto un nuovo sistema informatico, che ha avuto un impatto positivo sull'efficienza del trattamento delle richieste di riesame, e ora utilizza la tecnologia delle teleconferenze per condurre riunioni di riesame della commissione giudicatrice.

Come suggerito dal Mediatore, l'EPSO ora stima sistematicamente il numero di richieste di riesame che prevede di ricevere nei concorsi in corso, al fine di poter destinare risorse sufficienti alla loro gestione.

Il quarto e il quinto suggerimento riguardavano la garanzia che ai candidati fossero fornite informazioni chiare e accurate sulla procedura di richiesta di riesame. L'EPSO informa ora i candidati se prevede ritardi nel processo di revisione e del fatto che dà priorità all'invio di risposte in caso di esito positivo per il richiedente. L'EPSO ha inoltre aggiornato e ampliato la sua pagina web delle FAQ online con maggiori informazioni sulle procedure di reclamo. Presto aggiungerà altre 20 domande relative alla gestione dei reclami, molto probabilmente nella seconda metà del 2018.

La Mediatrice accoglie con favore la serie di azioni intraprese dall'EPSO al fine di dare seguito ai suoi suggerimenti di miglioramento.