The case concerned a request for public access to documents in relation to disciplinary proceedings following an investigation and recommendation by the European Anti-Fraud Office (OLAF) to the Commission. The Commission identified 23 documents as falling within the scope of the request and refused access to all documents in their entirety. In doing so, the Commission relied on the need to protect personal data.

When the complainant asked the Commission to review its decision, the Commission confirmed the refused access, invoking a general presumption of confidentiality arising from the protection of the purpose of investigations. The Commission also argued that public access cannot be granted to protect the personal data contained in the documents.

The Ombudsman found that the Commission’s application of a general presumption of confidentiality, after the disciplinary proceedings in question were closed, was not reasonable. Based on an inspection of the documents at issue, the Ombudsman considered that, while parts of the documents might need to be redacted to prevent the identification of individuals or to protect the purpose of future investigations, the documents do not contain sensitive information throughout. The Ombudsman thus proposed as a solution that the Commission re-consider its position on the access request with a view to providing meaningful partial access to the requested documents.

In reply, the Commission confirmed its reliance on a general presumption of confidentiality and considered that, in any event, meaningful partial access was not possible without disclosing personal data and putting at risk the protection of the purpose of the Commission’s disciplinary investigations.

The Ombudsman regretted that the Commission did not grant partial access following her proposal for a solution. The Ombudsman found that the Commission’s handling of this access request constituted maladministration.

As the Commission had reassessed its position on the complainant’s access request following the Ombudsman’s proposal for a solution and had come to the same conclusion as in its confirmatory decision, the Ombudsman saw no useful purpose in continuing this inquiry with a formal recommendation on the matter. She therefore closed the case.

Az ügy az Európai Bizottság azon határozatára vonatkozott, amely megtagadta a nyilvánosság hozzáférését a Bizottság alkalmazottaival szembeni fegyelmi eljárást lezáró jogerős szankciós határozatokhoz. A Bizottság a bizalmas jelleg általános vélelmét alkalmazta valamennyi vitatott dokumentumra a vizsgálatok célja védelmének szükségessége alapján. A Bizottság azzal is érvelt, hogy mindenesetre a határozatokhoz való nyilvános hozzáférés nem biztosítható a személyes adatok felfedése nélkül.

Az ombudsman megállapította, hogy a Bizottság nem hivatkozhat megalapozottan a bizalmas jelleg általános vélelmére, amely azon alapul, hogy meg kell védeni a vizsgálatok célját a végleges szankciós határozatokhoz való hozzáférés megtagadása érdekében. Az ombudsman vizsgálócsoportja ezért megvizsgálta a szóban forgó dokumentumokat. A vizsgálat alapján az ombudsman úgy ítélte meg, hogy bár egyes végleges szankciós határozatok a többinél szélesebb körű kitakarást tehetnek szükségessé az egyének azonosításának megakadályozása, és ezáltal magánéletük és feddhetetlenségük védelme érdekében, a Bizottság azon álláspontja, hogy nem lehet hozzáférést biztosítani, ésszerűtlen volt. Az ombudsman úgy vélte továbbá, hogy a dokumentumok csak korlátozott információkat tartalmaznak, amelyeket a vizsgálatok céljának védelme érdekében vissza kell tartani.

Erre tekintettel az ombudsman megállapította, hogy a kért dokumentumokhoz való teljes körű nyilvános hozzáférés Bizottság általi megtagadása hivatali visszásságnak minősül.

Az ombudsman már kifejtette fenti álláspontját a hasonló dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó párhuzamos vizsgálat megoldási javaslatában. Mivel a Bizottság e megoldási javaslatot követően újraértékelte álláspontját, és ugyanarra a következtetésre jutott, mint megerősítő határozatában, az ombudsman nem látta hasznosnak a vizsgálat folytatását azzal, hogy hivatalos ajánlást tett az ügyben. Ezért lezárta az ügyet.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Parlament megtagadta a nyilvánosság hozzáférését az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által személyzeti kötelességszegéssel kapcsolatban folytatott vizsgálathoz kapcsolódó dokumentumokhoz. A hozzáférés megtagadásakor a Parlament a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós jogszabályok szerinti két kivételre hivatkozott, azzal érvelve, hogy a közzététel sértené az OLAF vizsgálata és döntéshozatali eljárása által érintett személyek magánéletét és feddhetetlenségét.

Az ombudsman megállapította, hogy a panaszos nem állapította meg a személyes adatok közérdekből történő közzétételének szükségességét, amint azt az uniós adatvédelmi jogszabályok előírják. A Parlament tehát megalapozottan tagadta meg a vitatott dokumentumokban szereplő személyes adatok közlését. A dokumentumok vizsgálata azonban azt is kimutatta, hogy azok nem tartalmaznak teljes egészében személyes adatokat, és hogy a dokumentumok bizonyos részei az érintett személyek magánéletének és sérthetetlenségének védelme mellett közzétehetők. Az ombudsman ezért azt javasolta, hogy a Parlament vizsgálja felül azon álláspontját, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférést teljes egészében meg kell tagadni.

Válaszul a Parlament fenntartotta azon álláspontját, hogy nem lehet nyilvános hozzáférést biztosítani, mivel úgy ítélte meg, hogy nem lehet minden személyes adatot kitakarni, miközben érdemi tartalmat hagynak. Az ombudsman sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a Parlament továbbra is megtagadja a kért dokumentumokhoz való hozzáférés minden formáját. Tekintettel arra, hogy a Parlament megerősítette álláspontját a megoldási javaslatára adott válaszában, az ombudsman úgy vélte, hogy az ügynek a jelen üggyel összefüggésben történő kivizsgálása nem szolgálná a célját. Az ombudsman azonban elvárja, hogy a Parlament figyelembe vegye az értékelését, amikor a hasonló dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti jövőbeli kérelmekkel foglalkozik.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) megtagadta, hogy kellően széles körű nyilvános hozzáférést biztosítson az OLAF zárójelentéseihez és ajánlásaihoz, amelyek az uniós alkalmazottak kötelességszegésével kapcsolatos két vizsgálatra vonatkoztak. Az OLAF az e dokumentumok egyes részeihez való hozzáférés megtagadásakor a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós szabályozás szerinti két kivételre hivatkozott, azzal érvelve, hogy a hozzáférhetővé tétel sértené a dokumentumokban említett személyek – köztük az OLAF vizsgálatai által érintett személyek – magánélete és sérthetetlensége védelmének szükségességét, valamint az e dokumentumokban megnevezett társaságok és jogi személyek kereskedelmi érdekei védelmének szükségességét.

Az ombudsman megállapította, hogy a panaszos nem bizonyította a szóban forgó személyes adatok közérdekből történő közzétételének szükségességét, amint azt az uniós adatvédelmi jogszabályok előírják. A szóban forgó dokumentumok vizsgálatát követően az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a kereskedelmi információk kitakarása észszerű, és e tekintetben nem áll fenn a közzétételhez fűződő nyomós közérdek. Az ombudsman ezért arra a következtetésre jutott, hogy az OLAF azon döntése, hogy megtagadja a szóban forgó dokumentumok egyes részeihez való nyilvános hozzáférést, indokolt volt. Üdvözölve az OLAF azon döntését, hogy jelentős részleteket közöl a két érintett vizsgálatról, az ombudsman lezárta a vizsgálatot, és megállapította, hogy nem történt hivatali visszásság.

Az ügy az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) azon döntésére vonatkozott, hogy 44 vizsgálat esetében megtagadta a nyilvános hozzáférést a zárójelentésekhez és a kapcsolódó ajánlásokhoz, valamint egy konkrét lezárt fegyelmi ügy aktájához. Az OLAF a hozzáférhetővé tétel megtagadásának általános vélelmét alkalmazta valamennyi vitatott dokumentumra, ami azt jelenti, hogy egyedi értékelés nélkül tagadta meg a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférést.

Az ombudsman megállapította, hogy az OLAF nem hivatkozhat megalapozottan a nyilvánosságra hozatal megtagadásának azon általános vélelmére, amely vizsgálatainak célja védelmének szükségességén alapul, és nem tagadhatja meg a hozzáférést ahhoz a 37 zárójelentéshez és ajánláshoz, amelyekkel kapcsolatban a vizsgálatokat és a nyomonkövetési tevékenységeket lezárták. Azon zárójelentéseket és ajánlásokat illetően, amelyek esetében az OLAF úgy ítélte meg, hogy a nyomonkövetési tevékenységek még folyamatban vannak, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy nem egyértelmű, hogy az OLAF a közzététel megtagadására vonatkozó általános vélelem alkalmazása előtt észszerűnek ítélte-e meg ezt a nyomonkövetési időszakot, és ha igen, hogyan.

Ezért az ombudsman megoldásként azt javasolta, hogy az OLAF i. végezze el az azon vizsgálatokhoz kapcsolódó zárójelentések és ajánlások egyedi értékelését, amelyek esetében a nyomonkövetési tevékenységeket lezárták, szükség esetén kitakarva a személyes adatokat a lehető legszélesebb körű nyilvános hozzáférés biztosítása érdekében; és ii. magyarázattal szolgál arra vonatkozóan, hogy adott esetben miért véli úgy, hogy a nyomonkövetési tevékenységek befejezésére rendelkezésre álló észszerű időszak még nem telt el.

Válaszul az OLAF 41 zárójelentést és ajánlást értékelt egyedileg valamennyi olyan vizsgálattal kapcsolatban, amelyek esetében megerősítést nyert, hogy a nyomon követés lezárult. Az OLAF részleges hozzáférést biztosított mindezekhez a dokumentumokhoz. Az OLAF azt is ismertette, hogy általánosságban hogyan értékeli, hogy észszerű idő telt-e el ahhoz, hogy az illetékes hatóság döntsön az ajánlásainak megfelelő nyomon követéséről.

Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az OLAF elfogadta a 41 zárójelentéshez és a kapcsolódó ajánlásokhoz széles körű részleges nyilvános hozzáférést biztosító megoldásra irányuló javaslatát. Üdvözölte továbbá a folyamatban lévő nyomonkövetési eljárásokkal kapcsolatban nyújtott pontosításokat. Mindemellett megjegyezte, hogy a szóban forgó vizsgálatok során a nyomonkövetési tevékenységek jóval hosszabb ideje folytak, mint amit az uniós bíróságok észszerűnek ismertek el. Ezért javítási javaslatokat tett az OLAF-nak ezzel a kérdéssel kapcsolatban.

Ami az OLAF szóban forgó vizsgálati aktájában szereplő többi dokumentumhoz való hozzáférés megtagadását illeti, az ombudsman arról sem volt meggyőződve, hogy az OLAF hivatkozhat a hozzáférhetővé tétel megtagadásának általános vélelmére, tekintettel arra, hogy mind a vizsgálati, mind a nyomonkövetési eljárása lezárult. A dokumentumok vizsgálatát követően az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a részleges hozzáférés lehetségesnek tűnik, különösen a személyes adatok szerkesztésekor. Mindemellett az ombudsman megjegyezte, hogy az ügyiratban szereplő dokumentumok száma jelentős, hogy a panaszos most már érdemi részleges hozzáférést kapott a vizsgálattal kapcsolatos zárójelentéshez, és nem egyértelmű, hogy a fennmaradó dokumentumok, amelyekhez részleges hozzáférés lehetséges, tartalmaznak-e további, a panaszos érdeklődésére számot tartó információkat. Ezért az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban további vizsgálat nem indokolt. E tekintetben utalt arra a javításra irányuló javaslatra, amelyet az OLAF-nak tett egy közelmúltbeli vizsgálat során, amely a teljes ügyiratokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére vonatkozott.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Külügyi Szolgálat (EKSZ) megtagadta a teljes körű nyilvános hozzáférést az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által az uniós alkalmazottak kötelességszegésével kapcsolatban folytatott vizsgálatokkal kapcsolatos dokumentumokhoz. A hozzáférés megtagadásakor az EKSZ a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós jogszabályok szerinti kivételre hivatkozott, azzal érvelve, hogy a hozzáférhetővé tétel sértené a dokumentumokban említett személyek – köztük az OLAF vizsgálatai által érintett személyek – magánélete és feddhetetlensége védelmének szükségességét. Emellett az EKSZ hírnevük védelme érdekében kitakarta a dokumentumokban említett jogi személyek nevét.

Az ombudsman megállapította, hogy a panaszos nem állapította meg a személyes adatok közérdekből történő közzétételének szükségességét, amint azt az uniós adatvédelmi jogszabályok előírják. A szóban forgó dokumentumok vizsgálatát követően az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a kereskedelmi információk korlátozott kitakarása észszerű, és e tekintetben nem állapított meg nyomós közérdeket. Az ombudsman ezért arra a következtetésre jutott, hogy indokolt volt az EKSZ azon döntése, hogy megtagadja a szóban forgó dokumentumok teljes körű hozzáférhetővé tételét. Az ombudsman így lezárta a vizsgálatot, és megállapította, hogy nem történt hivatali visszásság.

Az ügy egy tanácsadó céget érintett, amelyet az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) uniós finanszírozású projektekkel kapcsolatos feltételezett szabálytalanságok miatt vizsgált. Az OLAF tájékoztatta a céget, hogy lezárta a vizsgálatot, és pénzügyi és igazgatási ajánlásokat nyújtott be a Bizottságnak. Bár az OLAF arról tájékoztatta a céget, hogy az eljárási garanciák tekintetében fordulhat az OLAF ellenőréhez, az OLAF nem nyújtott egyértelmű tájékoztatást a panasz benyújtására alkalmazandó határidőről. Ez azt jelentette, hogy a cég a határidőn túl nyújtotta be a panaszt, és az ellenőr elutasította a panaszt.

Az ombudsman megállapította, hogy az OLAF hivatali visszásságot követett el azáltal, hogy nem adott egyértelmű tájékoztatást a panaszosnak, különösen a vizsgálat lezárásának időpontját illetően. Az ombudsman azonban úgy ítélte meg, hogy a panaszos számára nem kell megfelelő ajánlást tenni ennek kezelésére. Mindazonáltal javaslatot tett arra, hogy a jövőben hasonló esetekben ne fordulhasson elő ilyen probléma.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.