A titkársági csoport személyesen az ombudsmannak tartozik felelősséggel, és munkáját az ő közvetlen utasításai alapján végzi. Tanácsokat ad és segít az ombudsmannak abban, hogy megvalósulhassanak az elképzelései, a stratégiája és a célkitűzései.
Kívánság szerint a titkárság bármely tagja elkísérheti az ombudsmant hivatalos útjain, valamint megbízástól függően segíthet megírni beszédeit, elkészíteni prezentációit vagy jelentéseit.

A Kommunikációs csoport feladata, hogy tájékoztassa a nyilvánosságot, a legfontosabb célközönséget és más érdekelteket az ombudsman vizsgálatairól és stratégiai munkájáról, valamint az uniós vitákban és politikai fejleményekben való részvételéről.
A csoport felelős az olyan általános stratégiai kommunikációs munkáért, mint például az Ombudsmanok Európai Hálózatának koordinálása.

Az 1. csoport vizsgálatokat folytat a lehetséges hivatali visszásságok ügyében azzal a céllal, hogy az ombudsman által meghatározott stratégiai célokkal és prioritásokkal összhangban álló megoldásokat találjon.
Szintén az 1. csoport irányítja az ombudsman hivatalának IKT támogatását és megoldásait, felelősségi körébe tartozik az Ombudsmanok Európai Hálózata, és együttműködik más nemzetközi szervezetekkel.

A vizsgálatokkal foglalkozó 2. csoport fő feladata, hogy vizsgálatokat folytasson a lehetséges hivatali visszásságok ügyében azzal a céllal, hogy az ombudsman által meghatározott stratégiai célokkal és prioritásokkal összhangban álló megoldásokat találjon.

A vizsgálatokkal foglalkozó 3. csoport fő feladata, hogy vizsgálatokat folytasson a lehetséges hivatali visszásságok ügyében azzal a céllal, hogy az ombudsman által meghatározott stratégiai célokkal és prioritásokkal összhangban álló megoldásokat találjon.

A vizsgálatokkal foglalkozó 4. csoport fő feladata, hogy vizsgálatokat folytasson a lehetséges hivatali visszásságok ügyében azzal a céllal, hogy az ombudsman által meghatározott stratégiai célokkal és prioritásokkal összhangban álló megoldásokat találjon.

A stratégiai vizsgálatok csoportjának feladata, hogy támogassa az uniós igazgatás szisztematikus fejlesztését, elsősorban azáltal, hogy hivatalból indított vizsgálatokat folytat és felügyel, továbbá az ombudsman „2019 irányában” című stratégiájában kijelölt célkitűzésekkel és az éves gazdálkodási tervben meghatározott prioritásokkal összhangban együttműködik az intézményekkel, szervekkel, hivatalokkal és ügynökségekkel.

A Személyzeti, ügyviteli és költségvetési csoport felel az intézmény épületeivel és felszereléseivel, személyzetével, költségvetésével és pénzügyeivel kapcsolatos adminisztrációs ügyekért. Feladata, hogy segítse az ombudsmant azzal, hogy magas színvonalú személyzetet és kiváló munkakörülményeket biztosít az intézménynél, emellett garantálja a közpénzek felhasználásának lehető legmagasabb szintű hatékonyságát és feddhetetlenségét.