Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés okát, azt, hogy az európai ombudsman hogyan gyűjti, kezeli és biztosítja az összes megadott személyes adat védelmét, az információk felhasználásának módját, valamint azt, hogy az érintettek milyen jogokat gyakorolhatnak adataikkal kapcsolatban.

Az adatkezelő az európai ombudsman. A közös adatkezelő az Európai Bizottság (az ABAC esetében: a Bizottság által a költségvetés végrehajtásának nyomon követésére és a beszámolók elkészítésére létrehozott pénzügyi és számviteli alkalmazás).

1. Milyen személyes adatokat dolgoz fel az európai ombudsman?

Az ajánlattevők, vállalkozók és részvételre jelentkezők, valamint személyzetük vagy alvállalkozóik személyes adatai, amelyek a következőket foglalhatják magukban:

• Azonosító adatok: Név, vezetéknév, útlevélszám vagy személyi azonosító szám;
• Tisztség;
• Kapcsolattartási adatok (e-mail cím, üzleti telefonszám, mobiltelefonszám, faxszám, postai cím, vállalat és szervezeti egység, lakóhely szerinti ország, weboldal címe);
• társadalombiztosítási járulékokra és befizetett adókra vonatkozó igazolások, hatósági erkölcsi bizonyítvány kivonata;
• Pénzügyi adatok: bankszámlaszám (IBAN- és BIC-kódok), héaszám;
• Nyilatkozat arról, hogy az ajánlattevők nincsenek a költségvetési rendelet 136. és 141. cikkében említett kizárást indokoló helyzetek egyikében sem
• Formanyomtatvány az uniós intézmények vagy szervek személyzetének tagjai, valamint a kiválasztási folyamatban részt vevő szakértők összeférhetetlenségének hiányára vonatkozóan.

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

A személyes adatok gyűjtése és további feldolgozása a közbeszerzési eljárások európai ombudsman általi irányítása és igazgatása céljából történik.

3. Mik az adatkezelés jogalapjai és szükségessége?

A személyes adatokkal kapcsolatos adatkezelési műveletek jogalapja az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2018. július 18-i (EU, Euratom) 2018/1046 európai parlamenti és tanácsi rendelet [1] és különösen annak 160–179. cikke.

Az adatkezelés az (EU) 1725/2018 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a), b) és c) pontja alapján szükséges.

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az európai ombudsman felelős az adatok kezeléséért. Az adatokat konkrétabban a Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály (PAB) dolgozza fel.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

Az európai ombudsman, a főtitkár, az értékelő bizottság tagjai (adott esetben); az érintett osztályon belül a szerződések kezeléséért felelős személyzet; a PAB osztályon az ajánlatok és szerződések kezeléséért felelős személyzet. A személyes adatok harmadik országokba vagy nemzetközi szervezetek részére történő továbbítása lehetséges.

6. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

A pályázati eljárásokkal kapcsolatos aktákat, beleértve a személyes adatokat is, az eljárásért felelős szolgálat őrzi meg az eljárás véglegesítéséig, valamint a szerződés aláírását követő 7 évig az alapszintű fizetési számlákkal foglalkozó osztályon. A bírósági nyilvántartásból származó kivonatokat a vonatkozó eljárás befejezését követően két évig őrzik meg. A sikertelen ajánlattevők ajánlatait azonban a szerződés aláírását követően öt évig megőrzik.

7. Hogyan védjük az érintett adatait?

A papírfájlokat a felelős egységek zárt szekrényben tárolják. Az elektronikus fájlokat olyan szervereken tárolják, amelyek hozzáférési jogosultsága az eljárásban részt vevő egységek (nevezetesen a PAB egység és a szerződést ténylegesen igénybe vevő egység) érintett személyzetére korlátozódik.

Az értékelő bizottság tagjai az értékelés céljából hozzáférhetnek az aktákhoz, és tájékoztatást kapnak arról, hogy az értékelési folyamat befejezése után nem őrizhetnek meg másolatokat.

A szerződéses záradékok biztosítják, hogy a szerződő fél kizárólag az ombudsman utasításai alapján dolgozza fel a gazdasági szereplő személyzetének személyes adatait (a szolgáltatási/bútorozási szerződéshez és a kapcsolatfelvétel általános feltételeihez hozzáadott adatvédelmi záradékok).

A személyes adatok harmadik országokba vagy nemzetközi szervezetek részére történő továbbítása esetén az ombudsman és a sikeres ajánlattevő között létrejött szerződés általános szerződési feltételeket ír elő, amelyek biztosítják, hogy a személyes adatokat az uniós intézményekre nézve kötelező szabályoknak megfelelően dolgozzák fel.

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

Önnek joga van hozzáférést kérni saját személyes adataihoz. Önnek joga van arra is, hogy haladéktalanul kérje az Önre vonatkozó hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését. Az adatok helyesbítéséhez való jog csak az adott közbeszerzési eljárás keretében feldolgozott tényszerű adatokra vonatkozhat. Ez a jog csak az ajánlatok benyújtási határidejéig gyakorolható. A pontatlan azonosító adatok azonban a közbeszerzési eljárás során és azt követően bármikor helyesbíthetők az eoprocurement@ombudsman.europa.eu e-mail-címre küldött e-mailben.

Az európai ombudsman a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol a kéréseire.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

A közbeszerzési eljárással kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor elküldheti az európai ombudsmannak a következő címre: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Európai Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Az európai ombudsman adatvédelmi tisztviselőjével is felveheti a kapcsolatot a következő címen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz a következő e-mail-címen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] HL L 193., 2018.7.30., 1. o.