A panasz előzményei

1. A panaszos, aki német állampolgár, részt vett az Európai Parlament egységvezetői posztjára kiírt versenyvizsgán. 2011. április 15-én sikeresen teljesítette az írásbeli vizsgát, és 2011. május 13-án meghívást kapott egy május 30-án Brüsszelben tartandó interjúra. A panaszos akkoriban Olaszországban nyaralt, ezért rövid időn belül repülőjáratot kellett foglalnia Rómából.

2. E járat költségeinek, azaz 559,60 eurónak a megtérítését kérte. A Parlament azonban elutasította ezt a kérelmet, megjegyezve, hogy csak a jelölt lakóhelyéről az interjú helyszínére történő utazás költségeit térítheti meg.

3. 2011. július 22-én a panaszos panaszt nyújtott be az Európai Parlament főtitkárához. Ezt a panaszt az Európai Unió tisztviselői személyzeti szabályzata 90. cikkének (2) bekezdése alapján panaszként vették nyilvántartásba. 2011. augusztus 18-án a panaszos választ kapott a Versenyvizsgák és Kiválasztási Eljárások Osztályának vezetőjétől, amely elutasította panaszát. 2011. november 17-én a Parlament Főtitkársága hivatalos határozatot adott ki, amelyben i. kijelentette, hogy a panaszos 90. cikk (2) bekezdése szerinti panaszát úgy kezelte, mint amely a 2011. augusztus 18-i határozat ellen irányult, és ii. elutasította ezt a panaszt.

A vizsgálat tárgya

4. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos a következő állítást és állítást terjesztette elő.

Állítás:

Az Európai Parlament tévesen és méltánytalanul utasította el a panaszos arra irányuló kérelmét, hogy térítsék meg a felvételi interjúra való utazás költségeit arról a helyről, ahol a panaszos a szabadságát töltötte.

Ezen érv alátámasztására a Németországban élő panaszos azzal érvelt, hogy rövid időn belül Brüsszelbe kellett repülnie olaszországi üdülőhelyéről, mivel az interjúra a jelzettnél korábban került sor.

Igénypont:

A Parlamentnek teljes egészében meg kell térítenie a panaszos utazási költségeit.

A vizsgálat

5. A panaszt 2011. október 29-én nyújtották be. 2011. november 29-én az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és kikérte az Európai Parlament véleményét. A Parlament 2012. március 13-án nyújtotta be véleményét.

6. 2012. március 26-án az ombudsman továbbította ezt a véleményt a panaszosnak. Ezzel egyidejűleg további tájékoztatást kért a Parlamenttől. A Parlament 2012. április 27-én kelt levelében válaszolt erre a kérésre, amelyet az észrevételek benyújtására való felhívással együtt továbbítottak a panaszosnak. A panaszos 2012. május 23-án nyújtotta be észrevételeit.

7. 2012. szeptember 7-én az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatot tett, amelyet a Parlament 2012. október 11-én kelt levelében elfogadott. Ezt a levelet továbbították a panaszosnak azzal a felhívással, hogy nyújtsa be észrevételeit, amit a panaszos 2012. november 7-én meg is tett.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A panaszos utazási költségeinek visszatérítése iránti kérelmének és a kapcsolódó kérelemnek a téves és tisztességtelen elutasítására vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

8. A panaszos azzal érvelt, hogy a 2011 áprilisában tartott írásbeli vizsgát követően közölték vele, hogy a vizsga eredményei június közepén lesznek elérhetők, és ezt követően meghívást kap egy interjúra. Megkérte a nyilatkozatot tevő tisztviselőt, hogy erősítse meg a nyilatkozatot, mivel május közepétől június első hetéig tartó nyaralást foglalt le. A panaszos azt állította, hogy szóban kapta meg ezt a megerősítést, és így a terveknek megfelelően szabadságra ment. Május 13-án azonban meghívást kapott egy május 30-i interjúra. Amikor a panaszos május 26-án ellenőrizte e-mailjeit, és látta a meghívást, felhívta az illetékes osztályt, és közölték vele, hogy továbbra is részt vehet az interjún. Rövid időn belül repülőjegyet foglalt Rómából, és tájékoztatta a Parlamentet utazási terveiről. Június 22-én arra kérte a Parlamentet, hogy térítse meg az utazási költségeket.

9. A Parlament elutasította ezt a kérelmet, megjegyezve, hogy „A nyílt versenyvizsgákkal vagy felvételi felhívásokkal, interjúkkal vagy orvosi vizsgálatokkal kapcsolatos szóbeli vizsgákra meghívott személyek utazási és tartózkodási költségeinek részleges kifizetésére vonatkozó rendelkezések”(a továbbiakban: a rendelkezések) 3. cikke szerint csak a jelölt lakóhelyéről az interjú helyére történő utazás költségeit térítheti meg. A panaszos tehát csak 25 EUR napidíjra volt jogosult. A panaszos e határozattal szembeni első kifogását elutasították.

10. 2011. augusztus 18-án a Versenyvizsgák és Kiválasztási Eljárások Osztályának vezetője felülvizsgálta ezt a határozatot. Utal a rendelkezésekre és az Európai Parlament által szervezett kiválasztási eljárásokban részt vevő pályázóknak szóló útmutatóra (a versenyvizsga-felhívással együtt közzétett útmutató), és kijelenti, hogy csak a Brüsszel és a pályázó lakóhelye közötti utazásnak a jelentkezési lapon feltüntetett költségei téríthetők meg. A meghívók elküldését követően nincs lehetőség a cím megváltoztatására,„kivéve vis maior vagy előre nem látható körülmények esetén, amelyeket Önnek írásban megfelelően meg kell jelölnie, és amelyeket a Parlament igazgatása teljesen kivételesnek fogad el”.

11. A pályázókat tájékoztatták arról, hogy az eredmények valószínűleg júniusban lesznek ismertek. A vizsgabizottság azonban úgy döntött, hogy felgyorsítja a kiválasztási folyamatot. Ezért május 13-án megküldték a meghallgatásra szóló meghívókat, valamint az utazási költségek visszatérítésére vonatkozó szabályokat. A Parlament szerint a panaszos 2012. május 24-én elektronikus úton betekintett ezekbe a dokumentumokba.

12. Bár a panaszos kérte a Rómából Brüsszelbe történő utazása költségeinek megtérítését, megadta németországi címét. A szabályokban előírtaknak megfelelően nem fejtette ki írásban, hogy miért kell a címét az üdülési címére változtatni. Mindazonáltal, tekintettel az írásbeli vizsgát követően tett bejelentésre, valamint a panaszos állítása szerint telefonon közölt információkra és az ebből eredő esetleges zavarra, az egységvezető úgy döntött, hogy pénzt biztosít a panaszosnak a németországi és brüsszeli lakóhelye közötti feltételezett utazási költségek fedezésére.

13. A panaszos úgy ítélte meg, hogy ez a részleges kifizetésre vonatkozó ajánlat indokolatlanul alacsony, és arra kérte az ombudsmant, hogy segítsen neki a teljes visszatérítésben.

14. Véleményében a Parlament először a vonatkozó rendelkezésre, az útmutató 5. pontjára hivatkozott, amely a következőképpen szól:

„A vizsgákra behívott pályázók utazási és tartózkodási költségeihez hozzájárulás jár. … A jelentkezési lapon megadott cím az a hely, ahonnan elindult, hogy a legközelebbi vizsgaközpontban vizsgázzon. Szervezési okokból a vizsgákra szóló meghívók kiküldését követően nem fogadunk el címváltoztatást, kivéve vis maior vagy előre nem látható körülmények esetén, amelyeket Önnek írásban megfelelően ismertetnie kell, és amelyeket a Parlament igazgatása teljes mértékben kivételesnek fogad el. Az ilyen változtatás semmi esetre sem engedélyezhető a vizsgálatok elvégzését megelőző 15 naptól kezdődően.”

Kifejtette, hogy mivel a panaszos Berlinhez közeli lakóhelye több mint 500 km-re van Brüsszeltől, a rendelkezések 2. cikkének (5) bekezdése értelmében főszabály szerint jogosult a turista repülőjegy árának visszatérítésére a jegy és a beszállókártya bemutatása ellenében. Azoknak a pályázóknak, akik nem nyújtottak be vonat- vagy repülőjegyet, a lakóhelyük és az interjú helyszíne között kilométerenként 0,12 EUR összeget térítenek meg.

15. Amikor azonban a panaszos, aki ismerte az alkalmazandó szabályokat, rájött, hogy Rómából a meghallgatás helyére kell utaznia, csak felhívta a Parlament illetékes igazgatási egységét. Nem nyújtotta be írásban a Rómából Brüsszelbe történő utazása költségeinek megtérítésére irányuló kérelmét. A Parlament hangsúlyozta, hogy elegendő lett volna egy e-mail, és hogy az illetékes osztály bevett gyakorlata az, hogy megpróbálja befogadni azokat a jelölteket, akik előzetesen és írásban tájékoztatták az ilyen ügyekről.

16. A Parlament megjegyezte, hogy engedélyezésre jogosult tisztviselői csak akkor hagyhatják jóvá a kiadásokat, ha biztosak abban, hogy a vonatkozó szabályokat betartották. Ezt követően a Bíróság Burban kontra Európai Parlament ítéletére [1] hivatkozott, amelyben a felperes azt állította, hogy félrevezették olyan információk, amelyeket egy magas rangú tisztviselő adott át neki egy telefonbeszélgetés során. A Törvényszék megállapította, hogy ezek az információk nem mentesítik a pályázókat a versenyvizsga-felhívás elolvasására vonatkozó kötelezettségük alól, és hogy egyértelmű szabályok fennállása esetén a tisztviselő (aki nem változtathatta meg a versenyvizsga-felhívást) által adott téves információk „a megfelelő ügyintézés elvére tekintettel nem tehetik lehetővé vagy még inkább nem kötelezhetik a versenyvizsga-bizottságot vagy a kinevezésre jogosult hatóságot arra, hogy e versenyvizsga-felhívással ellentétesen járjon el”.

17. Következésképpen a Parlament úgy ítélte meg, hogy tisztviselői hűen alkalmazták a vonatkozó szabályokat. A panaszosnak a lakóhelyétől eltérő helyszínről történő utazás költségeinek megtérítésére irányuló írásbeli kérelme nélkül a panaszos nem tudta megtéríteni a panaszos által igényelt utazási költségeket (a Róma–Brüsszel járat légi viteldíját). Ezért úgy ítélte meg, hogy nem követett el hivatali visszásságot.

18. Az ombudsman úgy vélte, hogy az ügy értékeléséhez több információra van szüksége a Parlamenttől. A Parlamenthez intézett levelében ezért a következőképpen fejtette ki a releváns tényekre vonatkozó értelmezését: i. a versenyvizsga valamennyi pályázóját tájékoztatták arról, hogy az első forduló eredményei valószínűleg júniusban válnak ismertté; ii. a panaszos kérte és megkapta ennek az ütemtervnek a megerősítését; (iii) ahhoz, hogy megfeleljen a 15 napos lakcímváltozási értesítési szabálynak, meg kellett volna nyitnia a május 13-án neki küldött e-mailt május 15-én, amikor szabadságon volt. Az ombudsman felkérte a Parlamentet, hogy a panaszos ügyének sajátos tényeit figyelembe véve foglalkozzon a panaszban felvetett méltányosság kérdésével is.

19. E kérdésre válaszolva a Parlament kijelentette, hogy véleménye szerint tisztességesen bánt a panaszossal, és hangsúlyozta, hogy 221,08 euró összeget térített vissza számára. Úgy értelmezte az ombudsman levelét, hogy az arra utal, hogy azért utasította el a kifizetést, mert a panaszos a teszt előtt 15 nappal nem tájékoztatta arról, hogy címe megváltozott. A valóságban a Parlamentet „nem zavarta indokolatlanul az, hogy a panaszos nem tartotta be ezt a 15 napos felmondási időt”. Inkább azért nem volt hajlandó kifizetni az összeget, mert nem kapott írásbeli értesítést a panaszostól, amint azt a szabályok megkövetelik, még akkor sem, ha elegendő lett volna egy e-mail. Így helyesen alkalmazta ezeket a szabályokat, amelyek hasonlóak voltak a többi intézmény által követett szabályokhoz. Részleges kifizetést teljesített azonban, és ezért tisztességesen bánt a panaszossal.

20. Észrevételeiben a panaszos megjegyezte, hogy a Parlament ismét csak az alkalmazandó szabályokra hivatkozott, anélkül, hogy kellően figyelembe vette volna ügyének rendkívüli körülményeit. Ismételten hangsúlyozza, hogy a Parlament egyik alkalmazottja által adott téves tájékoztatás miatt nem tudott szülővárosából a tesztre utazni. Valójában, ha a tisztviselő nem adta volna meg ezt az információt, akkor soha nem ment volna szabadságra. A Parlament figyelmen kívül hagyta ezt a félretájékoztatást, amely a probléma gyökerét képezte. Ezért fenntartotta a kifogását.

Az ombudsman előzetes értékelése, amely békés megoldási javaslathoz vezet

21. A Parlament által alapul vett kiválasztási eljárásban részt vevő pályázók utazási költségeinek megtérítésére vonatkozó szabályok előírják, hogy amennyiben a pályázónak meg kell változtatnia azt a helyet, ahonnan a kiválasztási vizsga helyszínére utazik, három feltételnek kell teljesülnie: először is, hogy a körülményeknek kivételesnek kell lenniük; másodszor, hogy a vonatkozó vizsgálatot megelőző 15 napos határidő lejárta után nem lehet változtatni; harmadszor pedig, hogy a jelöltnek írásban kell benyújtania kérelmét.

22. Az ombudsman örömmel vette tudomásul, hogy a Parlament elfogadta, hogy az első feltétel teljesült, és hogy ennek következtében rugalmasságot mutatott a panaszos felé azáltal, hogy költségeit részben a lakóhelye és Brüsszel közötti távolság alapján térítette meg. Ennek során a Parlament úgy határozott, hogy ebben a konkrét esetben nem ragaszkodik ahhoz a szabályhoz, hogy a meghallgatást megelőző 15 napos határidő lejárta után nem megengedett a lakcím megváltoztatása. Ugyanakkor továbbra is azt állította, hogy nem térítheti meg a panaszos által ténylegesen viselt költségeket, mivel nem teljesítette a harmadik követelményt, amely szerint a címváltozást írásban kell közölni.

23. Az ombudsman úgy ítélte meg, hogy ez az álláspont indokolatlanul formalista. Úgy tűnik, hogy a panaszos az interjúra való utazás előtt a Parlament illetékes szolgálataival folytatott telefonbeszélgetés során tájékoztatta a Parlamentet utazási terveiről. Ráadásul mind a 2011. június 22-i panaszában, mind a jelen vizsgálat során egyértelműen kifejtette ezt a kérdést, valamint azt, hogy miért kellett a római interjúra utaznia. E tekintetben az ombudsman megjegyezte, hogy az a szabály, amelyre a Parlament támaszkodott, a jelek szerint nem határozott meg konkrét határidőt a vonatkozó információknak a Parlament rendelkezésére bocsátására. Az biztos, hogy kizárta a 15 nappal az interjú előtt bekövetkező címváltozásokat. A fent említettek szerint azonban a Parlament úgy vélte, hogy ez a szabály nem akadályozta meg a panaszost abban, hogy a Rómából induló járatának visszatérítését kérje. A Parlament hangsúlyozta, hogy egy egyszerű e-mail elegendő lett volna. Mivel a panaszos csak 2011. május 26-án tudta meg, hogy a meghallgatás időpontját előrehozták (a panaszos szerint vagy a Parlament szerint 2011. május 24-én), minden ilyen e-mailt szükségszerűen kevesebb mint 15 nappal a meghallgatás előtt küldtek volna el.

24. A fentiek fényében az ombudsman arra az előzetes megállapításra jutott, hogy a Parlament nem vette kellőképpen figyelembe azt a sajátos helyzetet, amelyben a panaszos ebben az ügyben volt, amikor az utazási költségeinek visszatérítése iránti kérelmével foglalkozott. Úgy véli, hogy ez hivatali visszásságnak minősülhet. Az ombudsman ezért azt javasolta, hogy a békés megoldás megtalálása érdekében a Parlament vizsgálja felül a panaszos utazási költségeinek teljes visszatérítésére irányuló kérelmét.

A békés megoldásra irányuló javaslatát követően az ombudsman elé terjesztett érvek

25. Válaszában a Parlament fenntartotta azon álláspontját, hogy helyesen járt el. Mindazonáltal úgy határozott, hogy elfogadja az ombudsman arra irányuló javaslatát, hogy vizsgálják felül a panaszos utazási költségeinek teljes visszatérítésére irányuló kérelmét, és ezért utasította az illetékes szolgálatokat, hogy fizessék meg a panaszosnak a már kapott hozzájárulás (amely a németországi és brüsszeli lakóhelye közötti távolságon alapult) és a Róma–Brüsszel oda-vissza járat költsége közötti különbséget.

26. Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy örömmel fogadja a Parlament határozatát, és köszönetet mondott az ombudsmannak erőfeszítéseiért.

Az ombudsman értékelése a békés megoldásra irányuló javaslatát követően

27. Az ombudsman örömmel veszi tudomásul, hogy a Parlament elfogadta a békés megoldásra irányuló javaslatát, és a panaszos megelégedésére rendezte az ügyet.

C. Következtetés

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

A Parlament elfogadta az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatát.

A panaszost és a Parlamentet tájékoztatják erről a döntésről.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. április 9-én.

[1] A C-255/90. P. sz., Burban kontra Európai Parlament ügyben hozott ítélet (EBHT 1992., I-2253. o.).