A vizsgálat háttere

1. A vizsgálat tárgya a Bizottság és egy libanoni egyetem közötti támogatási megállapodás, amelynek célja az ország környezetvédelmi jogszabályainak megerősítését célzó projekt végrehajtása (hivatkozás: Life 02/TCY/RL/032-SELDAS – „A környezetvédelmi jogszabályok kidolgozási és alkalmazási rendszerének megerősítése Libanonban”– a „SELDAS-projekt”). A Bizottság 2002 szeptemberében kötött megállapodást az egyetemmel.

2. Az egyetem alelnöke, aki projektkoordinátorként járt el, panaszt tett az európai ombudsmannál, hogy bár a SELDAS-projekt sikeresen lezárult, a Bizottság megtagadta a panaszosnál felmerült költségek kifizetését, mivel nem nyújtott be munkaidő-kimutatási lapokat vagy más bizonyítékot azon idő alátámasztására, amelyet állítása szerint a projektre fordított. A panaszos azzal érvelt, hogy az általa igényelt költségeknek elfogadhatónak kellett volna lenniük vagy a már benyújtott dokumentáció, vagy a „visszamenőleges munkaidő-kimutatási lapok” alapján (a munkaidő-kimutatási lapok a libanoni hagyományban ismeretlen fogalom).

3. Az ombudsman elfogadhatatlannak nyilvánította a panaszt, mivel a panaszos nem uniós polgár vagy nem uniós lakos. Mindazonáltal az ombudsman úgy határozott, hogy a panaszos fent ismertetett érvei alapján hivatalból vizsgálatot indít (OI/1/2008/(VIK)JMA).

4. Miután áttekintette az összes bizonyítékot, beleértve a vonatkozó szerződéses kikötéseket, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a Bizottság jogszerűen kérheti az egyetemtől, hogy a projekt részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottai (például a panaszos) által végzett munkával kapcsolatban igényelt költségeket munkaidő-kimutatásokkal igazolja, amelyek az ilyen kiadásokat alátámasztó bizonyítéknak tekinthetők. Az egyetem ugyanis soha nem készített ilyen munkaidő-kimutatást, amikor a Bizottság erre vonatkozó konkrét kéréseire válaszolt. Az Ombudsman mindazonáltal úgy találta, hogy a panaszos azon érve, miszerint a munkaidő-kimutatási lapok mint a költségek igazolásának eszközei idegen fogalomnak tűntek a helyi jogi kultúra összefüggésében (amely a bizalmon alapul), ésszerű volt. Hasonlóképpen ésszerű volt az az érv is, hogy a munkaidő-kimutatások nem képezték sem az egyetem, sem partnerei ellenőrzési eljárásainak részét.

5. Az ombudsman fent említett saját kezdeményezésű vizsgálata során a Bizottság elfogadta, hogy továbbra is fontolóra vehet olyan alátámasztó bizonyítékokat, amelyek bizonyíthatják, hogy a vitatott költségek ténylegesen a SELDAS-projektre fordított munkának felelnek meg. A Bizottság kifejezetten a személyzet személyes napirendjére hivatkozott. A Bizottság fent vázolt álláspontjának időpontjáig azonban a panaszos még nem tudott olyan dokumentumot benyújtani, amely bemutatta volna a SELDAS-projektre fordított tényleges időt, vagy amely lehetővé tette volna a Bizottság számára, hogy ezt az időt megfelelő bizonyossággal elfogadja. Az ombudsman ezért lezárta az OI/1/2008/(VIK)JMA hivatalból indított vizsgálatot, felhívva a Bizottság figyelmét arra, hogy a méltányosság és a méltányos szerződéses kapcsolatok érdekében fontolóra veheti, hogy utasítsa az európai jogi kultúrát nem ismerő többi szerződő felet a szerződésben foglalt egyes potenciálisan vitatott jogi feltételek (például a munkaidő-kimutatás követelménye) jelentésére. Egy ilyen gyakorlat segítene elkerülni a hasonló problémákat a jövőben.

6. 2009. július 23-án a panaszos elismerését fejezte ki az ombudsman vizsgálatával kapcsolatban. Kérte továbbá az ombudsman támogatását ahhoz, hogy a Bizottság rendezze az ügyet a leveléhez csatolt új bizonyítékok alapján; nevezetesen a 2004. évi személyes napirendje és az abban rögzített felvételek. Ebben a napirendben a panaszos rögzítette azokat az órákat, amelyeket a SELDAS projekten dolgozott.

7. Mivel a fenti napirendet korábban soha nem hozták nyilvánosságra, az ombudsman továbbította azt a Bizottságnak, hogy az felülvizsgálhassa annak tartalmát, és megállapíthassa, hogy el tudja-e fogadni azt a panaszos SELDAS projekttel kapcsolatos munkájának bizonyítékaként, és végül kifizethesse-e neki. Ennek során az ombudsman azt is elmagyarázta a panaszosnak, hogy amennyiben úgy ítéli meg, hogy a Bizottság jövőbeli válasza nem megfelelő, új panaszt nyújthat be az ombudsmanhoz.

8. 2009. november 3-án a Bizottság válaszolt a panaszosnak, kifejtve, hogy a személyes napirend vizsgálatát követően arra a következtetésre jutott, hogy a napirend nem tartalmaz olyan megbízható információt, amely lehetővé tenné számára korábbi értékelésének felülvizsgálatát. Először is, nem volt utalás arra, hogy ki volt a napirend tulajdonosa. Másodszor, a SELDAS-projektre szánt napi óraszámokat ceruzával egészítették ki, ami a Bizottság véleménye szerint „azt jelentette, hogy a kiegészítések nyilvánvalóan nem egyeztek a napirendben szereplő többi információval”, és nem lehetett azokat közvetlenül összekapcsolni a napirendben leírt tevékenységek listáival. Végül a napirend nem mindig tartalmazott információt az egyes felsorolt tevékenységek időzítéséről, és igen kevés esetben ez az információ nem egyezett meg a bejelentett órák számával. A Bizottság ezért arra a következtetésre jutott, hogy a napirendben szereplő bejegyzések nem fogadhatók el a munkaidő-kimutatási lapok helyettesítéseként vagy a SELDAS-projektre fordított idő bizonyítékaként.

9. 2010. március 3-án a panaszos azt válaszolta a Bizottságnak, hogy elfogadta egy másik libanoni projekt, nevezetesen a Life00 TCY/INT/021 SEA – „Stratégiai környezeti vizsgálat és hatásvizsgálat; libanoni földhasználat-tervezés”(a továbbiakban: SEA-projekt) hivatkozási szám alatt felsorolt projekt személyes napirendjének másolatát. A panaszos csatolta a SEA-projekttel kapcsolatos személyes napirendek egy-egy példányát [1]. A panaszos szerint ezek a napirendek nem utaltak arra, hogy: i. tulajdonosaik; ii. az eltöltött órák száma; iii. a felsorolt tevékenységek; vagy iv. az időzítésre vonatkozó információk. A Bizottság azonban elfogadta a SEA-projekttel kapcsolatos dokumentációt, ugyanakkor elutasította a panaszosnak a SELDAS-projekttel kapcsolatos menetrendjét. A panaszos arra kérte a Bizottságot, hogy fejtse ki, mit ért az alatt, amikor azt állítja, hogy a napirendjében szereplő bejegyzések nincsenek összhangban a napirendben szereplő többi információval. Azt szeretné, ha a Bizottság iránymutatást adna arra vonatkozóan, hogy miként lehet méltányosan megoldani az ügyet. Levelében azt is hangsúlyozta, hogy a Bizottság saját értékelése szerint sikeresen befejezte a SELDAS-projektet. Az elmúlt négy évben a panaszos sok időt és erőfeszítést fordított a SELDAS projekt megfelelő befejezésének biztosítására. Bízik abban, hogy a Bizottság segíteni fog neki az általa elszenvedett kapcsolódó kiadásokban és veszteségekben.

10. A Bizottság 2010. június 30-án válaszolt, utalva a panaszosnak 2007. április 24-én küldött korábbi levelére. Ebben a szakaszban a SELDAS projekt már befejeződött. Ebben a levélben a Bizottság kijelentette, hogy a SELDAS-projektet már nem lehet újraértékelni, mivel azt számviteli rendszerében véglegesnek tekintették („visszavont kötelezettségvállalás”). A SELDAS-projekttel ellentétben azonban az SKV-projekt még nem fejeződött be, és újraértékelés tárgyát képezheti. Következésképpen a panaszos nem tudta összehasonlítani a SELDAS-projektet és a SEA-projektet. Mindazonáltal a Bizottság elfogadta a panaszos személyes értékelési programját. A panaszosnak 2009. november 3-án már kifejtett okok miatt azonban a Bizottság megerősítette, hogy a panaszos személyzeti költségei nem támogathatók.

11. 2010. október 1-jén a panaszos ismét az ombudsmanhoz fordult (2219/2010/JF sz. panasz). Tekintettel arra, hogy a panaszos nem uniós polgár vagy nem uniós lakos, az ombudsman e panaszt az Európai Unió működéséről szóló szerződés 228. cikkének megfelelően elfogadhatatlannak nyilvánította. Mindazonáltal az ombudsman azt is megállapította, hogy a panaszos által szolgáltatott információk alapos megfontolást igényelnek, és 2010. november 29-én megindította a jelenlegi saját kezdeményezésű vizsgálatot azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság a fent említett módon megtagadta a panaszos személyes napirendjének a SELDAS projekten végzett munkával töltött idő bizonyítékaként való elfogadását.

A vizsgálat tárgya

12. Az ombudsman vizsgálata a panaszos azon állítására vonatkozott, hogy tisztességtelen és következetlen az, hogy a Bizottság nem fogadta el személyes napirendjét a SELDAS-projektre fordított idő bizonyítékaként.

13. A vizsgálat megvizsgálta a panaszos azon állítását is, hogy a Bizottságnak el kell fogadnia napirendjét, és felül kell vizsgálnia a SELDAS-projekt keretében felmerült személyzeti költségeit.

A vizsgálat

14. 2010. november 29-én az ombudsman kikérte a Bizottság elnökének véleményét a fenti állításról és állításról.

15. 2011. február 10-én az ombudsman megkapta a Bizottság véleményét, amelyet észrevételezésre való felhívással együtt továbbított a panaszosnak. Az ombudsman 2011. március 21-én kapta meg a panaszos észrevételeit.

16. 2011. október 31-én az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatot intézett a Bizottsághoz. A Bizottság 2012. február 2-án válaszolt. A panaszos 2012. március 1-jén küldte meg a válaszra vonatkozó észrevételeit.

17. A Bizottság válaszának és a panaszos e válaszra vonatkozó észrevételeinek gondos mérlegelését követően az ombudsman nem volt meggyőződve arról, hogy a Bizottság megfelelően reagált a békés megoldásra irányuló javaslatára. Ezért az alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban ajánlástervezetet nyújtott be a Bizottsághoz.

18. 2012. november 20-án az ombudsman megkapta a Bizottság ajánlástervezetre adott válaszát, amelyet észrevételezésre való felhívással együtt továbbított a panaszosnak. A panaszos 2012. december 26-án nyújtotta be észrevételeit.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. Méltánytalanságra és következetlenségre vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

19. A panaszos azt állította, hogy tisztességtelen és következetlen volt, hogy a Bizottság nem fogadta el személyes napirendjét a SELDAS-projektre fordított idő bizonyítékaként.

20. Ezen állítás alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy: a) a napirendjén szereplő információk részletesebbek voltak, mint az SKV-menetrendben szereplő információk, amelyeket a Bizottság az adott projektre fordított idő bizonyítékaként elfogadott; és b) a Bizottság segítette a hasonló libanoni projektek kedvezményezettjeit.

21. A panaszos azt állította, hogy a Bizottságnak el kell fogadnia napirendjét, és felül kell vizsgálnia a SELDAS-projekt keretében felmerülő személyzeti költségeit.

22. A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy a LIFE általános igazgatási rendelkezései (a továbbiakban: a LIFE-rendelkezések) szerint a Bizottság a projekt befejezését vagy a zárókifizetést követően legfeljebb öt évig végezhet ellenőrzéseket és látogatásokat [2]. Ezért a SELDAS-projekt még nem tekinthető teljes mértékben befejezettnek.

23. Véleményében a Bizottság vitatta a panaszos érveit. Először is a panaszosnak 2007. április 24-én és 2009. november 3-án küldött leveleiben nyújtott magyarázatokra hivatkozott. Másodszor, hangsúlyozta, hogy a panaszos napirendjén nem szerepelt név. Ismételten rámutatott arra is, hogy a SELDAS-projekttel töltött órákra vonatkozó információkat ceruzával egészítették ki. Ezek a ceruzával kiegészített bejegyzések nem voltak összhangban a napirendben szereplő többi információval (a Bizottság hozott fel néhány példát). A Bizottság véleménye szerint ezért lehetetlen volt ezeket a bejegyzéseket a napirendben leírt tevékenységekkel összekapcsolni.

24. A Bizottság elismerte, hogy az SKV-projekt kedvezményezettje személyes napirendet biztosított számára, amelyben megemlítette, hogy mennyi időt dolgozott a különböző projekteken. A Bizottság ezt követően elemezte ezt a napirendet. A kedvezményezett nyilvántartásai egyeztek a zárójelentésben bejelentett idővel és az SKV-projekt eredményeivel. Ezért a Bizottság elfogadta a kedvezményezett személyi költségeinek egy részét.

25. Végezetül a Bizottság hangsúlyozta, hogy két másik libanoni projekt értékeléséhez ugyanazokat a kritériumokat használta. „Az erzonális menetrendeknek elegendő bizonyítékot kell szolgáltatniuk arra vonatkozóan, hogy a részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak által ledolgozott munkaórák valósak, felmerültek és ellenőrizhetők voltak, és nem becsléseken alapultak.” A Bizottság támogatta az összes libanoni LIFE projektet, egyenlően kezelte a különböző projekteket, valamint gondosan azonosította és értékelte az időközi és zárójelentéseket. A LIFE-rendelkezések szerint a projekteken eltöltött időt munkaidő-nyilvántartásban kell rögzíteni [3].

26. Észrevételeiben a panaszos ismételten hangsúlyozta, hogy az SKV-projekttel kapcsolatos napirend – a napirendjéhez hasonlóan – nem tartalmaz utalást annak tulajdonosára vonatkozóan.

27. A panaszos ezt követően kifejtette, hogy a napirendjében ceruzával írt órák összefoglalása annak, amit tollal írtak. Míg a panaszos tollal felsorolta az egyes napok részletes tevékenységeit, ceruzával összefoglalta az egyes projektekhez kapcsolódó tevékenységek teljes óráját. A panaszos hivatkozott azokra a példákra, amelyekre a Bizottság a véleményében rámutatott, és kifejtette, hogy hány óra felel meg az egyes tevékenységeknek.

28. A panaszos vitatta a Bizottság azon véleményét, hogy ceruzával írt bejegyzései „kiegészítések”. E tekintetben úgy vélte, hogy könnyebb lett volna számára az SKV-projektben használthoz hasonló Outlook-naptárakat kinyomtatni, a vonatkozó információkat beilleszteni, és az adatlapokat megküldeni a Bizottságnak. Az eredeti napirend benyújtásával a panaszos teljesen átlátható módon járt el.

29. Végezetül a panaszos hangsúlyozta, hogy a Bizottság a SELDAS-projektet „a környezetvédelmi jogszabályok műszaki sikerének [és] zászlóshajójának” tekintette. Azt állította, hogy a Bizottság által a SEA-projektnek nyújtott bánásmóddal azonos bánásmódban részesül, hangsúlyozta jelentős pénzügyi veszteségét, és kérte személyi költségeinek felülvizsgálatát.

Az ombudsman előzetes értékelése, amely békés megoldási javaslathoz vezet

30. Az ombudsman kezdettől fogva elégedett volt azzal, hogy a Bizottság kellően figyelembe vette a szóban forgó földrajzi terület jogi és társadalmi hátterét, és beleegyezett abba, hogy a helyi kedvezményezettek személyes napirendjét, és így az abban rögzített személyes felvételeket olyan lehetséges eszköznek tekinti, amely bizonyítja, hogy e kedvezményezettek mennyi időt fordítottak a Bizottság által támogatott projektekre. E tekintetben az ombudsman megjegyezte, hogy a Bizottság mind a panaszos, mind más kedvezményezettek napirendjét megvizsgálta. Ez összhangban volt a Bizottság 2008. április 22-i véleményével, amelyet az ombudsman OI/1/2008/(VIK)JMA hivatalból indított vizsgálatában fogalmazott meg, és amelyet a vizsgálatról szóló határozatában a következőképpen fogalmazott meg:

„[t] a Bizottság kinyilvánította hajlandóságát arra, hogy munkaidő-kimutatások helyett más alátámasztó bizonyítékokat vegyen figyelembe, amelyek bizonyíthatják, hogy a szóban forgó költségek ténylegesen megfeleltek a projektre fordított tényleges munkának. Ebben az összefüggésben különösen olyan bizonyító erejű eszközökre hivatkozott, mint a személyzet személyes napirendjei, projekt-/személyes naplók és/vagy teljesítmény-nyilvántartások...”[4]

31. Az ombudsman így megértette, hogy végső soron a kedvezményezettek személyes napirendjükben szereplő felvételeinek elemzése és esetleges elfogadása nem függ attól, hogy a szóban forgó projekteket már lezárták-e vagy sem. Az ombudsman a fentieket biztatónak találta.

32. Az ombudsman tudomásul vette a Bizottság véleményében szereplő érveket is, amelyek alátámasztják, hogy miért nem tudta elfogadni a panaszos napirendjét a SELDAS-projektre fordított idő bizonyítékaként. Ennek során a Bizottság megindokolta, hogy miért fogadta el az SKV-projekthez kapcsolódó személyi költségeket, miután elemezte a projekt kedvezményezettjének személyes napirendjét. Az ombudsman részletesen megvizsgálta ezeket az okokat, az alábbiak szerint.

A napirendek tulajdonosai és a felvételek készítése

33. Először is a Bizottság ismételten hangsúlyozta, hogy a panaszos által benyújtott napirend nem utalt a panaszos tulajdonviszonyaira. Arra is rámutatott, hogy a SELDAS projektnek szentelt órákat minden nap ceruzával írták. A Bizottság úgy találta, hogy ezek az írások „kiegészítések”, amelyek nincsenek összhangban a napirendben szereplő többi információval. Így ismét hivatkozott 2009. november 3-i levelére, amelyben arra az álláspontra helyezkedett, hogy „ezek a kiegészítések nyilvánvalóan nem egyeznek meg a napirendben szereplő többi információval”, amely értékelés abból a tényből ered, hogy „a [SELDAS] projektnek szentelt órák számát minden nap ceruzával tüntették fel [...]”.

34. Az ombudsman hangsúlyozta, hogy a panaszos egyértelművé tette, hogy a napirend az övé. Úgy tűnt, hogy a Bizottságnak az ombudsmanhoz intézett saját véleménye is azt jelzi, hogy a Bizottság elfogadta, hogy a napirend valóban a panaszosé [5]. Az ombudsman megjegyezte továbbá, hogy a Bizottság a múltban már számos alkalommal együttműködött a panaszossal egy jól ismert libanoni egyetem professzoraként és alelnökeként. Ebben az összefüggésben az ombudsman nem értette, hogy a napirend milyen további bizonyító erővel bírna, ha a panaszos ráírná a nevét.

35. Ezenkívül az ombudsman nem értette, hogy az a tény, hogy a panaszos ceruzával adta meg a SELDAS-projekttel töltött órákat, miért bizonyítja azt, hogy az ilyen bejegyzések „nem kortárs kiegészítést” jelentenek a tollal írt napirendben szereplő információkhoz képest. Az ombudsman véleménye szerint abból, hogy a panaszos bizonyos bejegyzéseket ceruzával írt, csak az a következtetés vonható le teljes bizonyossággal, hogy az ilyen bejegyzéseket egyértelműen meg kívánta különböztetni a tollal írt bejegyzésektől.

A projektekre fordított idő, valamint a zárójelentések és az eredmények értékelése

36. A Bizottság véleményében kijelentette, hogy a SEA-projekt kedvezményezettje „megjegyezte, hogy mennyi időt dolgozott különböző projekteknél”. Az alábbiakban kifejtett okok miatt az ombudsman nem értette, hogy a Bizottság miért vélte úgy, hogy a panaszos nem így tett.

37. Az ombudsman elemezte a panaszos napirendi pontjainak másolatait, amelyeket a Bizottság véleményéhez csatolt. Ott a panaszos számos, 2004. január 19-én, 23-án és 29-én végzett tevékenységet említett, és számos projektre, nevezetesen az „Oltero”, a „LIBNOR” és a SELDAS projektre fordított órák számát jelezte. A fenti három nap során a panaszos összesen 20 órát töltött a SELDAS-projekttel. Észrevételeiben a panaszos észszerű és részletesebb magyarázatot adott a fent említett különböző projektek – köztük a SELDAS-projekt – keretében az egyes napokon töltött órák és az általa végzett tevékenységek listája közötti megfelelésre vonatkozóan. Ebből következik, hogy a SEA-projekt kedvezményezettjéhez hasonlóan a panaszos is rögzítette napirendjén a különböző projekteken végzett munkájával töltött időt [6].

38. E tekintetben az ombudsman megjegyezte, hogy a Bizottság e vizsgálatban megfogalmazott véleménye szerint a kedvezményezett által az SKV-projekt keretében szolgáltatott információk megfeleltek a következőknek: i. az SKV zárójelentésében bejelentett idő, és ii. az SKV-projekt eredményei. Következésképpen a Bizottság elfogadta, hogy a kedvezményezett napirendje „elegendő bizonyíték arra, hogy a részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak által ledolgozott munkaórák valósak, felmerültek és ellenőrizhetők voltak, és nem becsléseken alapultak”.

39. Az ombudsman megjegyezte, hogy a Bizottság az SKV-projektmenedzser napirendjét a projekt eredményei és zárójelentése alapján értékelte. Ez azzal a hatással járt, hogy a Bizottság elfogadta ezt a napirendet, mint elegendő bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az SKV-kedvezményezett mennyi időt fordított erre a projektre.

40. A Bizottság szerint két másik libanoni projektet is hasonló értékelésnek vetettek alá [7]. A Bizottság azonban véleményében nem állította, hogy ugyanezt az eljárást alkalmazta volna a SELDAS-projektre is, vagy hogy más projektekhez hasonlóan a panaszos SELDAS-menetrendjét is értékelte volna a projekt (sikeres) eredményei és zárójelentése alapján [8].

41. A fentiekből az következik, hogy a Bizottság nem bizonyította, hogy nem tudta elfogadni a panaszos napirendjét a személyzeti költségeit alátámasztó bizonyítékként, sem azt, hogy e tekintetben a panaszost ugyanúgy kezelte, mint a libanoni projektjeinek más kedvezményezettjeit. Az ombudsman ezért az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (5) bekezdésével összhangban békés megoldásra tett javaslatot. A javaslat a következő volt:

„Az ombudsman megállapításainak figyelembevételével a Bizottság újraértékelheti a panaszos napirendjének bizonyító erejét a SELDAS-projektre fordított idő tekintetében, és ennek megfelelően felülvizsgálhatja személyzeti költségeit.”

E javaslat megtételekor az ombudsman figyelembe vette a panaszos és a Bizottság között a Libanonban sikeresen befejezett projektekben folytatott korábbi együttműködést, amelynek minden bizonnyal javítania kell a kölcsönösen kielégítő megoldás elérésének lehetőségét ebben az ügyben.

A békés megoldásra irányuló javaslatát követően az ombudsman elé terjesztett érvek

42. A békés megoldásra irányuló javaslatra adott válaszában a Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy nem tudta elfogadni az ombudsman javaslatát. Hangsúlyozta, hogy bár elegendő lehetőséget kapott erre, a panaszos nem nyújtott be megfelelő időben alternatív bizonyítékot a személyzeti költségeire vonatkozóan. A panaszos csak az OI/1/2008/(VIK)JMA hivatalból indított vizsgálat lezárását követően továbbította személyes napirendjét az ombudsmannak. Ez a menetrend nem nyújt kellően megbízható és részletes információt ahhoz, hogy a Bizottság megfelelően értékelhesse azt a SELDAS-projekt eredményei és zárójelentése alapján. Következésképpen nem lehet azt a következtetést levonni, hogy az e projektre fordított órák valósak, felmerültek és ellenőrizhetők voltak. Az a tény, hogy a napirendet négy évvel a projekt befejezése után nyújtották be, szintén nem könnyítette meg a helyzetet.

43. Észrevételeiben a panaszos többek között hangsúlyozta, hogy a vonatkozó időpontban egyetlen libanoni LIFE-projekt kedvezményezettje sem nyújtott be munkaidő-nyilvántartást. A Bizottság csak 2007 elején és közepén azonosította és fogadta el a munkaidő-kimutatás megfelelő alternatíváját e projektek részmunkaidős személyzete számára. Ezt a Bizottság is elismerte az ombudsmannak küldött véleményében [9].

44. A panaszos ismételten hangsúlyozta, hogy eredeti napirendjének benyújtásával teljes mértékben átlátható módon járt el, és hogy az általa szolgáltatott bizonyítékok érdemibbek voltak, mint az SKV-projektre vonatkozóan benyújtott bizonyítékok, amelyeket azonban a Bizottság megfelelő alternatív bizonyítékként elfogadott. A panaszos kijelentette, hogy jelentős pénzügyi veszteséget szenvedett el, és a Bizottságnak legalább részben kártalanítania kell őt.

Az ombudsman ajánlástervezethez vezető értékelése

45. Elöljáróban az ombudsman megjegyezte, hogy a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában a Bizottság kijelentette, hogy „az a tény, hogy [a napirendet] négy évvel a projekt befejezése után nyújtották be, szintén nem könnyíti meg az ügyeket”(utólagos kiemelés). Az ombudsmant meglepte ez a nyilatkozat, mivel úgy tűnt, hogy ellentmond a Bizottság korábban kinyilvánított azon szándékának, hogy megvizsgálja a panaszos napirendjének bizonyító erejét, annak ellenére, hogy a napirendet csak azt követően nyújtották be, hogy az ombudsman lezárta saját kezdeményezésű vizsgálatát, az OI/1/2008/(VIK)JMA-t.

46. Ezenkívül a Bizottság nem fejtette ki, hogy az a tény, hogy a panaszos 2009-ben nyújtotta be napirendjét, miért gyakorolna negatív hatást az abban foglalt információk értékelésére. A Bizottság azt sem fejtette ki, hogy a napirend 2007-es előterjesztése [10] hogyan könnyíthette volna meg az ilyen információk értékelését.

47. Ezenkívül úgy tűnik, hogy a Bizottság nem vette figyelembe a panaszossal régóta fennálló bizalmi kapcsolatát, annak ellenére, hogy az ombudsman ezt javasolta. Az ombudsman e tekintetben hangsúlyozta, hogy miután a Bizottság elfogadta (amit nem vitattak) azt az elvet, hogy a személyes napirendek bizonyítékforrásként alternatívát nyújthatnak a munkaidő-kimutatásokhoz képest, észszerűen nem hagyhatja figyelmen kívül azt a tényt, hogy személyes jellegük miatt az ilyen napirendeket valószínűleg informális módon fogalmazzák meg.

48. A fentiek fényében az ombudsman nem volt meggyőződve arról, hogy a Bizottságnak a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában kifejtett álláspontja

„A panaszos személyes napirendje nem nyújt kellően megbízható és részletes információt ahhoz, hogy azt a [SELDAS] projekt eredményeivel és zárójelentésével összevetve megfelelően értékelni lehessen annak megállapításához, hogy a ledolgozott munkaórák valósak, felmerültek és ellenőrizhetők voltak.”

a napirend bizonyító erejének – mint a munkaidő-kimutatások alternatívájának – valódi értékelésén alapult.

49. Az ombudsman sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a Bizottságnak a békés megoldásra irányuló javaslatra adott válasza lényegében egyszerűen megismételte a véleményében már kifejtett álláspontját, anélkül, hogy új érveket terjesztett volna elő. Az ombudsman egyértelműen felhívta a Bizottság figyelmét arra, hogy ez az álláspont miért nem tekinthető kielégítőnek [11]. A Bizottság azonban még csak észrevételt sem tett az ombudsman elemzésével kapcsolatban, még kevésbé vitatta azt.

50. Az ombudsman ezért ismét megállapította, hogy a Bizottság nem tudta bizonyítani, hogy nem tudja elfogadni a panaszos napirendjét bizonyítékként a személyzeti költségtérítési kérelmei alátámasztására. E tekintetben azt sem bizonyította, hogy a panaszost ugyanúgy kezelte, mint a libanoni projektjeinek más kedvezményezettjeit. Ez hivatali visszásságnak minősült. Az ombudsman ezért az alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban ajánlástervezetet készített, amely szerint

„A Bizottságnak újra kell értékelnie a panaszos napirendjének bizonyító erejét a SELDAS-projektre fordított idő tekintetében, és ennek megfelelően felül kell vizsgálnia személyzeti költségeit.”

51. Ezen ajánlástervezet elkészítésekor az ombudsman ismét figyelembe vette a panaszos és a Bizottság között a Libanonban sikeresen befejezett projektekben folytatott korábbi együttműködést, és felkérte a Bizottságot, hogy komolyan vegye figyelembe ezt a történetet annak érdekében, hogy a jelen ügyben javuljon a kielégítő megoldás elérésének lehetősége.

52. Az ombudsman arra ösztönözte a Bizottságot, hogy az ajánlástervezetre vonatkozó részletes véleményének elkészítése során olyan kiegyensúlyozott megközelítést fogadjon el, amely nemcsak a pénzügyi kockázatokat veszi figyelembe, hanem azt is, hogy a Bizottság megítélése szerint tisztességtelenül jár el az Európai Unió jó hírnevét illetően. Az ombudsman e tekintetben hangsúlyozta, hogy az ajánlástervezet elfogadása ebben az esetben azt bizonyítaná, hogy a Bizottság hajlandó meghallgatni, ésszerűen eljárni és együttműködni az ombudsmannal.

Az ombudsmanhoz az ajánlástervezetét követően benyújtott érvek

53. Összefoglalva, a Bizottság megismételte a korábbi beadványaiban kifejtett érveit. Ismételten úgy ítélte meg, hogy a napirend nem mutat egyértelmű kapcsolatot az abban felsorolt különböző egyedi tevékenységek és a SELDAS-projekt között. Hangsúlyozta továbbá, hogy az a kérdés, hogy a tintával és ceruzával írt annotációk egyidejűek voltak-e, azért releváns, mert ha nem, vagyis abban az esetben, ha a SELDAS-projektre fordított időre vonatkozó információkat később adták hozzá, nem valószínű, hogy a panaszos pontosan emlékszik arra, hogy „melyik levélre vagy az eredeti annotációk mely tájékoztatójára hivatkoztak”.

54. A Bizottság hozzátette, hogy a panaszos által a napirendjében megjelölt órák száma

"[t] ceruza jegyzetek ... összeadja ... 1723 óra a 2004. évben. Ez 216 napnak felel meg (még mindig a panaszos saját számítása szerint, ami nagyjából 9,8 hónapnak felel meg).”

A Bizottság azonban végső jelentésében rámutatott arra, hogy a panaszos 2004-ben összesen 5,4 hónapnyi munkát jelentett be a SELDAS-projekttel kapcsolatban. A panaszos napirendje ezért nem adott megbízható beszámolót a SELDAS-projekttel kapcsolatban felmerült költségekről, és ezért nem szolgálhatott pénzügyi követelése alapjául.

55. A Bizottság hozzátette továbbá, hogy a panaszossal ellentétben

„[a SEA-projekt] kedvezményezettje olyan munkaidő-nyilvántartásokat nyújt be, amelyek megfelelnek a pénzügyi jelentésben bejelentett időnek. [T] azt válaszolta, hogy mivel ezek a munkaidő-nyilvántartások nyilvánvalóan a projekt befejezése után készültek, nem tekinthetők megbízható és pontos képnek a projektre fordított tényleges időről.

A kedvezményezett [...] elismeri, hogy a munkaidő-nyilvántartásokat a projekt befejezése után készítették el, de ragaszkodik ahhoz, hogy az abban foglalt információk pontosak legyenek, mivel azok a személyes napirendeken és a személyzet teljesítményére vonatkozó feljegyzéseken alapultak. Ezeket a kiegészítő elemeket a Bizottság benyújtotta és értékelte.

A személyzet teljesítményére vonatkozó feljegyzések minden évre vonatkozóan tartalmazzák a személyzet tagja által végzett tevékenységek listáját, és ezért egyenértékűnek tekinthetők a panaszos által a SELDAS-projekttel kapcsolatban benyújtott információkkal.

A személyes napirendek másolatai – amint azt a panaszos megállapította – komoly formai problémákat vetettek fel, mint például tulajdonosuk nevének hiánya vagy az egyes napokon végzett egyes tevékenységekre vonatkozó részletes információk hiánya. A napirendi pontokhoz fűzött, pontatlan megjegyzések azonban mindig megemlítették a projekt nevét (SEA).

A Bizottság azonban ellenőrizte, hogy azok a napok, amelyeken a SEA-projekt szerepelt a napirenden, megfelelnek-e azoknak a napoknak, amelyeken a korábban benyújtott munkaidő-nyilvántartások feltüntették az időpontot. [T] a munkaidő-nyilvántartásban bejelentett idő megfelelt a pénzügyi beszámolóban bejelentett időnek.

Mivel a különböző információk [...] koherensek voltak, a Bizottság [...] elfogadta a benyújtott bizonyítékokat, és ezért a [SEA] projekt által bejelentett személyi költségeket támogathatónak tekintette.”

56. A fentiek fényében a Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy elegendő bizonyítékkal rendelkezik annak bizonyítására, hogy a panaszos nem olyan munkaidő-nyilvántartási módszerre alapozta személyzeti költségeit, amely a kötelező munkaidő-nyilvántartások elfogadható alternatívájának tekinthető, és amely azonos szintű bizonyosságot nyújtott. Ezért megismételte azon álláspontját, hogy egyenlő bánásmódban részesítette a libanoni LIFE-projektek valamennyi kedvezményezettjét, és hogy a panaszos volt az, aki nem jelentette be pontosan személyzeti költségeit.

57. Észrevételeiben a panaszos összességében megismételte a korábbi beadványaiban kifejtett érveit. Többek között hangsúlyozta, hogy napirendjén nem szerepeltek „kiegészítések”. Vitatta továbbá a Bizottság számításait, azzal érvelve, hogy azok csak akkor lehetnek helyesek, ha napi nyolc órát dolgozik. Az egyetem alelnökeként azonban a panaszos naponta sokkal hosszabb órákat dolgozott. Mindenesetre semmi sem akadályozta meg abban, hogy a zárójelentésben kevesebb órát jelentsen be, mint amennyit ténylegesen ledolgozott [12].

58. Végezetül a panaszos arra az álláspontra helyezkedett, hogy összességében nincs jelentős különbség az általa szolgáltatott bizonyítékok és a SEA-projekt kedvezményezettje által benyújtott bizonyítékok között. Azokban a helyzetekben, amikor különbségek álltak fenn, a panaszos valójában több információt szolgáltatott, mint a SEA-projekt kedvezményezettje.

Az ombudsman értékelése az ajánlástervezetét követően

59. Az ombudsman nem tehet mást, mint hogy sajnálatát fejezi ki a Bizottság azon döntése miatt, hogy nem követi ajánlástervezetét. Ez a döntés annál is inkább kiábrándító, mivel olyan feltételezéseken alapul, amelyeket tagadhatatlan tények nem támasztanak alá, a tisztességes bánásmód észszerűtlen megértését bizonyítja, és sérti a Bizottság saját imázsát a világ érzékeny régióiban élő megbízható kedvezményezettek szemében.

60. Bár igaz, hogy ha a ceruzával írt bejegyzések „kiegészítések” lennének, kétségek merülnének fel azzal kapcsolatban, hogy a panaszos helyesen idézte-e fel a SELDAS-projektre fordított időt, továbbra is tény, hogy a Bizottság nem szolgáltatott bizonyítékot ilyen téves visszaemlékezésekre, és a panaszos folyamatosan tagadta, hogy ilyen „kiegészítéseket” tett volna. A Bizottság álláspontját tehát egyértelműen nem támasztják alá vitathatatlan tények.

61. Ehhez kapcsolódóan a Bizottság az ombudsman ajánlástervezetére adott válaszában összességében elismerte, hogy a panaszos és az SKV-projekt kedvezményezettjének napirendje lényegében ugyanazokat az információkat szolgáltatta. A két napirend közötti egyetlen különbség az volt, hogy a kedvezményezett által az SKV-projektre fordított idő megegyezett a munkaidő-nyilvántartásában (amelyet a Bizottság nem fogadott el) és az SKV-projekt zárójelentésében rögzített idővel. A panaszos azonban több időt vett fel napirendjére, mint amennyit a SELDAS projekt zárójelentésében bejelentett.

62. Ebből következik, hogy ha a panaszos ugyanannyi időt jelentett volna be a napirendjén és a SELDAS-projekt zárójelentésében, a Bizottságnak az egyenlő bánásmód elvére tekintettel nem lett volna oka arra, hogy ne fogadja el ugyanúgy a személyzeti költségeit, mint ahogyan a SEA-projekt kedvezményezettjének költségeit elfogadta. Ez észszerűen ellentétes azzal a helyzettel, amikor a kedvezményezett a záróbeszámolóban ténylegesen kevesebb órát jelentett be, mint amennyit a személyes napirendjében rögzítettek szerint megjelölt. Ebből következik, hogy a tisztességes bánásmód Bizottság általi értelmezése minden, csak nem tisztességes.

63. Végezetül a Bizottság azzal, hogy nem vette figyelembe a panaszossal más, Libanonban sikeresen befejezett projektekben folytatott együttműködésének történetét, és figyelmen kívül hagyta az ombudsman azon javaslatát, hogy vegye figyelembe a Bizottság hírnevével kapcsolatos azon kockázatokat, amelyeket az Európai Unióra nézve tisztességtelennek ítélnek, a világ érzékeny régióiban a megbízható kedvezményezettek szemében ártott a saját képének.

64. Mindezek arra utalnak, hogy a Bizottság hivatali visszásságot követett el. Amennyiben egy intézmény nem tesz eleget az ombudsman ajánlástervezetének, az ombudsman rendelkezésére álló egyetlen további lépés az, hogy az ombudsman alapokmánya 3. cikkének (7) bekezdésére hivatkozik, és különjelentést nyújt be az Európai Parlamentnek. Ebben az esetben azonban az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság fent vázolt mulasztása nem általános jellegű, és nem jár olyan következményekkel, amelyek indokolnák különjelentés benyújtását az Európai Parlamenthez [13]. Ezért az ügyet az alábbi kritikai megjegyzéssel zárja le.

C. Következtetés

Saját kezdeményezésű vizsgálata alapján az ombudsman a következő kritikai észrevétellel zárja le a vizsgálatot:

A Bizottság álláspontját olyan feltételezésekre alapozta, amelyeket tagadhatatlan tények nem támasztanak alá, a tisztességes bánásmód észszerűtlen megértéséről tett tanúbizonyságot, és ezzel ártott saját megítélésének a világ érzékeny régióiban élő megbízható kedvezményezettek szemében.

Ez hivatali visszásságnak minősül.

A panaszost és a Bizottság elnökét tájékoztatják erről a döntésről.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. február 13-án.

---

[1] Az ombudsmannak küldött levél másolata nem tartalmazott mellékleteket.

[2] A Bizottság véleményével együtt benyújtotta a LIFE-rendelkezések egy példányát. A LIFE-rendelkezések 29. cikkének (2) bekezdése úgy rendelkezik, hogy „[c] bevezetéseket a projekt befejezését vagy az utolsó kifizetést követő öt éven belül lehet kezdeményezni [...]”.

[3] A LIFE-rendelkezések 21. cikkének (2) bekezdése: „Az ersonnel-költségeket a projektre fordított tényleges idő alapján kell felszámítani... Az egyes alkalmazottak projektmunkaidejét [...] a kedvezményezett és esetleges partnerei által létrehozott és hitelesített munkaidő-kimutatási lapok felhasználásával kell nyilvántartásba venni.”

[4] Az ombudsman OI/1/2008/(VIK)JMA-ról szóló határozatának 31. pontja, amely elérhető az ombudsman honlapján (http://www.ombudsman.europa.eu).

[5] A Bizottság véleménye a következő nyilatkozatokat tartalmazza: „Ebben a későbbi szakaszban [a panaszos] megküldte az ombudsmannak a 2004. évre vonatkozó személyes napirendjét... [A panaszos] személyes napirendje, amelyet 2009-ben megküldtek az európai ombudsmannak... A fent említett okok miatt a Bizottságnak el kellett utasítania [a panaszos] személyes napirendjét [...]. A Bizottság kifejezte együttműködési szándékát, amikor 2009-ben elfogadta [a panaszos] személyes napirendjét értékelésre... A megadott okok miatt... a Bizottság nem tudja elfogadni a panaszos személyes napirendjét...” (utólagos kiemelés)

[6] 2004.1.19.: 7h30 - 17h00 HK [Gazdasági Minisztérium] (azaz a teljes óraszám körülbelül 9 óra)

- "Libnor, Libnor, Libnor, levelek, víz levelek, Éves jelentés és telefon" a részletes tevékenységek

- Az OLTERO (az OGERO) 3 óra, a LIBNOR 3 óra és a SELDAS 3 óra az egyes projektek teljes összege; azaz Libnor, Libnor, Libnor összefoglalása: LIBNOR (3 óra); levelek, víz levelek, Éves jelentés összefoglalva SELDAS (3 óra) és telefon OGERO (a telefon segédprogram Libanonban) (3 óra) - összesen 9 óra, mint egy időszak mellett látható MoE (7h30 - 17h00)

23.01.2004: MoE 7h30 - 16h00 (összesen körülbelül 9 óra), a különböző tevékenységek (munkaterv, eligazítás, DEA stb.) mind a SELDAS projekthez tartoznak, így 9 óra a SELDAS-hoz tartozik

29.01.2004: MoE 7h30 - 15h20 (összesen körülbelül 8 óra), a különböző tevékenységek (1. tervezete pres., fizetés, e-mailek, TVA kérdés, stb) mind a SELDAS projekt, így 9 óra elszámolt SELDAS".

[7] "Két másik libanoni projekt, amely a SEA projekt után nyújtotta be zárójelentését (TARGET és SISPAM), szintén személyes napirendeket mutatott be, amelyeket a SEA projektre alkalmazott kritériumok alapján értékeltek..."

[8] A Bizottság véleménye szerint „2006-ban az SKV-projekt zárójelentésének értékelésekor az értékelés többek között nem támogatható személyzeti költségeket eredményezett, mivel a Bizottság nem fogadott el munkaidő-nyilvántartásokat, és visszamenőlegesen sem töltötte ki azokat. Ez alapvetően ugyanaz a probléma és ugyanaz az értékelés volt, mint a SELDAS projekt esetében. Levélváltást követően azonban a kedvezményezett arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy rendelkezik egy személyes napirenddel, amelyben megemlítette a különböző projekteknél töltött munkaidejét. Ezt a személyes napirendet a Bizottság ellenőrizte, és a részmunkaidős alkalmazottak személyi költségeinek részleges elismerését eredményezte, mivel a nyilvántartás megfelelt a zárójelentésben bejelentett időnek és a projekt eredményeinek. Két másik libanoni projekt, amely a SEA projekt után nyújtotta be zárójelentését (TARGET és SISPAM), szintén személyes napirendeket mutatott be, amelyeket a SEA projektre alkalmazott kritériumok alapján értékeltek. Mindezekben az értékelésekben a Bizottság azt az alapelvet alkalmazta, hogy a személyes napirendeknek elegendő bizonyítékot kell szolgáltatniuk arra vonatkozóan, hogy a részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak által ledolgozott munkaórák valósak, felmerültek és ellenőrizhetők voltak, és nem becsléseken alapultak”(utólagos kiemelés).

[9] "[T] a személyes napirendek létezésére csak 2007 elején, a SEA-projekt zárójelentésének értékelését követően hívták fel a Bizottság figyelmét, és következésképpen ugyanezt a megközelítést alkalmazták a TARGET-re és a SISPAM-projektre is. A Bizottság kifejezte együttműködési szándékát, amikor 2009-ben elfogadta [a panaszos] személyes napirendjét értékelésre...”

[10] Lásd a fenti 10. lábjegyzetet.

[11] Lásd e határozat 33-41. pontját.

[12] E tekintetben a panaszos a következőkre hivatkozott: "[a] közte és az egyetem elnöke között folytatott kommunikáció (a Bizottság levelében említettek szerint) arról, hogy idejének 45%-át a SELDAS-projektre fogja fordítani - ami 5,4 hónapnak [és] a projekt finanszírozási feltételeinek felel meg -, ahol az EK-hozzájárulás a teljes támogatható költség 68%-át tette ki, 450 500 EUR felső határral; Vagyis nincs értelme a túlszámlázásnak.

[13] Az ombudsman 1998-as éves jelentésében rámutatott arra, hogy munkája szempontjából felbecsülhetetlen értékű az a lehetőség, hogy különjelentést nyújthat be az Európai Parlamentnek. Az ombudsman hozzátette, hogy a különjelentéseket ezért nem szabad túl gyakran benyújtani, hanem csak fontos általános érdekű ügyekkel kapcsolatban, és ott, ahol a Parlament lépéseket tehet az ombudsman támogatása érdekében. Az 1998-ra vonatkozó éves jelentést benyújtották az Európai Parlamentnek, és azt az Európai Parlament jóváhagyta.