A PANASZ HÁTTERE

1. A jelen ügy egy német újságíró (a továbbiakban: panaszos) által az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet [1] (a továbbiakban: 1049/2001/EK rendelet) alapján a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáféréssel kapcsolatban benyújtott panaszra vonatkozik. Az említett rendelet 2. cikkének (1) bekezdése a következőképpen rendelkezik:

„Az e rendeletben meghatározott elvekre, feltételekre és korlátozásokra is figyelemmel bármely uniós polgár, valamint valamely tagállamban lakóhellyel, illetve létesítő okirat szerinti székhellyel rendelkező természetes vagy jogi személy jogosult az intézmények dokumentumaihoz hozzáférni.”

2. Az így biztosított hozzáférési jog alóli kivételeket az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke határozza meg, és azok a következőket foglalják magukban.

„(1) Az intézmények megtagadják a dokumentumokhoz való hozzáférést, ha a közzététel hátrányosan befolyásolná a következők védelmét:

a) a közérdek a következők tekintetében:

– [...]

nemzetközi kapcsolatok,

– [...];

...

(4) A harmadik felek dokumentumait illetően az intézmény konzultál a harmadik féllel annak értékelése céljából, hogy az (1) vagy a (2) bekezdésben foglalt valamely kivétel alkalmazandó-e, kivéve, ha egyértelmű, hogy a dokumentum közzétehető vagy nem tehető közzé.”

3. Az 1049/2001/EK rendelet 6. cikke általános elveket határoz meg arra vonatkozóan, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket hogyan kell benyújtani, és hogy az intézményeknek hogyan kell kezelniük az ilyen kérelmeket:

"(1) A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket írásban kell benyújtani, beleértve az elektronikus formát is, az EK-Szerződés 314. cikkében említett nyelvek egyikén, kellően pontosan ahhoz, hogy az intézmény azonosítani tudja a dokumentumot. A felperes nem köteles megindokolni a kérelmet.

(2) Ha a kérelem nem elég pontos, az intézmény felkéri a kérelmezőt, hogy pontosítsa a kérelmet, és ebben segítséget nyújt a kérelmezőnek, például azáltal, hogy tájékoztatást nyújt a nyilvános dokumentum-nyilvántartások használatáról.

...

(4) Az intézmények tájékoztatást és segítséget nyújtanak a polgároknak arról, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket hogyan és hol lehet benyújtani.”

4. A megerősítő kérelmek feldolgozására vonatkozó szabályokat a rendelet 8. cikke határozza meg:

"(1) A megerősítő kérelmet haladéktalanul el kell bírálni. Az ilyen kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül az intézmény vagy megadja a kért dokumentumhoz való hozzáférést, és a 10. cikkel összhangban ezen időszakon belül biztosítja a hozzáférést, vagy írásbeli válaszban megindokolja a teljes vagy részleges elutasítást. ...

(2) Kivételes esetekben, például ha a kérelem nagy terjedelmű vagy nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt erről előzetesen értesítik, és a kérelmet részletesen megindokolják.

...”

5. 2007. július 23-án a panaszos felvette a kapcsolatot Frattini biztos szóvivőjével, és kérte az Európai Közösség és az Orosz Föderáció közötti, az Európai Unió és az Orosz Föderáció állampolgárai számára a vízumok kiadásának megkönnyítéséről szóló megállapodás végrehajtására vonatkozó iránymutatások (a továbbiakban: iránymutatások) egy példányát. Azt is megkérdezte, hogy lehetséges-e bizonyos statisztikai információk beszerzése, amelyeket véleménye szerint a tagállamoknak 2007. augusztus végéig kellett megküldeniük a Bizottságnak.

6. Frattini biztos szóvivője rövid választ küldött erre a kérésre, amelyben részletesen tájékoztatta a panaszost a Bizottság moszkvai küldöttségének honlapjáról. A szóvivő szerint a panaszos ezen a honlapon találhatja meg a vonatkozó dokumentumokat. A panaszos ezt követően felvette a kapcsolatot a szóvivővel, hogy tájékoztassa arról, hogy nem ez a helyzet. 2007. július 31-én, mivel Frattini biztos szóvivője nem adott választ, a panaszos személyesen fordult a Bizottság elnökének szóvivőjéhez. Ezt követően Frattini biztos szóvivője részletesebb választ adott a panaszosnak, amely információkat tartalmazott arról, hogy hol találhatja az Európai Közösség és az Orosz Föderáció közötti, az Európai Unió és az Orosz Föderáció állampolgárai számára a vízumok kiadásának megkönnyítéséről szóló megállapodást [2] (a továbbiakban: a megállapodás) megerősítő tanácsi határozatot. A statisztikákkal kapcsolatban a szóvivő elmondta, hogy felkérte a külkapcsolatokkal foglalkozó kollégáit, hogy továbbítsák a vonatkozó információkat a panaszosnak. Amikor a panaszos azt válaszolta, hogy az iránymutatások érdeklik, nem pedig a megállapodás, a szóvivő kifejtette, hogy a Bizottság abban az időpontban nem tudta elküldeni a kért dokumentumot, mivel az iránymutatásokat a megállapodást nyomon követő vegyes bizottságnak (a továbbiakban: a vegyes bizottság) még véglegesítenie és elfogadnia kell. A szóvivő kifejtette, hogy a Bizottság örömmel elküldi az iránymutatásokat a panaszosnak, amint a vegyes bizottság úgy határozott, hogy azokat nyilvánosságra lehet hozni.

7. 2007. augusztus 10-én a panaszos ismét felvette a kapcsolatot Frattini biztos szóvivőjével, és kijelentette, hogy kérelmét az 1049/2001/EK rendelettel összhangban kellett volna elbírálni. Kéri, hogy kövessék az 1049/2001/EK rendelet szerinti vonatkozó eljárásokat, és kérését továbbítsák az illetékes szervezeti egységnek. Kérte továbbá a szóvivőt, hogy tájékoztassa arról a szervezeti egységről, amelyhez a kérelmét továbbították.

8. 2007. augusztus 24-én a panaszos segítségért fordult a Bizottság németországi képviseletének médiakapcsolatokért felelős vezetőjéhez. 2007. szeptember 13-i válaszában ez a tisztviselő úgy vélte, hogy Frattini biztos szóvivője helyesen kezelte a panaszos kérését. Rámutat arra, hogy szolgálatának az a feladata, hogy tájékoztassa a sajtót, és hogy eleget tett kötelezettségének azáltal, hogy kimerítő válaszokat adott a panaszosnak. Tájékoztatta továbbá a panaszost, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket a Bizottság Főtitkárságához kell benyújtani.

9. 2007. szeptember 27-én a panaszos hivatalos kérelmet nyújtott be a Bizottság Főtitkárságához az iránymutatásokhoz és a statisztikákhoz való hozzáférés iránt. A kérelmet 2007. szeptember 28-án vették nyilvántartásba. 2007. november 5-én kelt levelében a Bizottság elutasította a kérelmet. Kifejtette, hogy az iránymutatásokra az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott számos kivétel alkalmazandó, beleértve a nemzetközi kapcsolatokról szóló 4. cikk (1) bekezdésének a) pontjában előírt kivételt is. A Bizottság hozzátette, hogy a panaszost érdeklő statisztikák egyikét sem kapta meg, de amint azok rendelkezésre állnak, tájékoztatni fogja őt. 2007. november 7-én a panaszos megerősítő kérelmet nyújtott be, amelyet 2007. november 16-án vettek nyilvántartásba. 2007. december 7-én kelt levelében a panaszost arról tájékoztatták, hogy kérelmének vizsgálata még folyamatban van, és hogy más bizottsági szolgálatokkal is folyamatban vannak a konzultációk. A válaszadás határidejét ezért az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdésével összhangban 15 munkanappal, 2008. január 9-ig meg kellene hosszabbítani.

10. 2007. december 8-án a panaszos az európai ombudsmanhoz fordult, hogy nyújtsa be a jelen panaszt.

11. 2008. január 4-én a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy további késedelem várható. 2008. január 16-án a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy jelenleg konzultál az orosz hatóságokkal annak érdekében, hogy (részleges) hozzáférést biztosítson „az Ön által kért iránymutatás-tervezethez”. Ez a konzultáció némi időt venne igénybe, és ezért tovább késleltetné a panaszos kérelmének feldolgozását.

12. 2007. szeptember 27-én a panaszos hozzáférést kért a Bizottság és a piaci szereplők közötti levelezéshez a COMP/38577 sz. ügyben (a Bizottság versenyjogi vizsgálata). Ezt a kérelmet a Bizottság elutasította. 2007. október 29-én a panaszos megerősítő kérelmet nyújtott be az említett dokumentumokhoz való hozzáférés iránt.

13. 2007. szeptember 30-án a panaszos hozzáférést kért a Bizottság és a Németországi Szövetségi Köztársaság közötti, az uniós polgárok családtagjaival szemben vízumügyekben alkalmazott bánásmóddal kapcsolatos levelezéshez is. Ez a hozzáférés iránti kérelem olyan korábbi levelezéshez kapcsolódott, amely anyósával, egy orosz állampolgárral való bánásmódra vonatkozott. 2006. január 19-én kelt levelében a Bizottság bejelentette, hogy folyamatosan tájékoztatja a panaszost a német kormánnyal fennálló kapcsolatairól.

A VIZSGÁLAT TÁRGYA

14. Az európai ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos a következő állításokat tette:

1. A Bizottság nem tett eleget az 1049/2001/EK rendeletnek azáltal, hogy az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül nem biztosított számára hozzáférést az iránymutatásokhoz, valamint a tagállamok diplomáciai képviseletei számára a megállapodás végrehajtásával kapcsolatos bizonyos statisztikai információkhoz.
2. A Bizottság jogellenesen hosszabbította meg a megerősítő kérelméről való határozathozatal határidejét a fent említett dokumentumokra.
3. Azzal, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti eredeti kérelmét nem továbbította a Bizottság Főtitkárságának, és nem közölte vele a vonatkozó elérhetőségi adatokat, a Bizottság nem a helyes hivatali magatartás és az átláthatóság elvével összhangban járt el, és nem vette figyelembe az 1049/2001/EK rendelet szellemét. A Bizottság nem válaszolt a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmének a Főtitkárság elé terjesztése iránti kérelmére sem.
4. A Bizottság – a 2006. január 19‐i levelében tett bejelentésével ellentétben – nem tájékoztatta őt a Németországi Szövetségi Köztársasággal az uniós polgárok családtagjaival szemben vízumügyekben alkalmazott bánásmódról folytatott levelezéséről.
5. A Bizottság megsértette az 1049/2001/EK rendeletet azáltal, hogy a COMP/38577. sz. ügyben nem biztosított hozzáférést a levelezéshez.
6. A Bizottság jogellenesen hosszabbította meg a COMP/38577. sz. ügyben a levelezéshez való hozzáférés iránti megerősítő kérelmére vonatkozó határozathozatali határidőt.

15. A panaszos azt kérte, hogy biztosítsanak számára hozzáférést a kért dokumentumokhoz.

16. 2008. június 26-án a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy ejteni kívánja a COMP/38577. sz. üggyel kapcsolatos (5) és (6) állítást. 2008. október 6-án a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy megkapta a Bizottság Németországgal folytatott levelezését az uniós polgárok családtagjaival vízumügyekben való bánásmóddal kapcsolatban. A panaszos ezért arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy az állítást is el kívánja vetni (4).

17. Következésképpen ez a határozat csak a panaszos 1., 2. és 3. állítására, valamint a kapcsolódó állításra vonatkozik.

A VIZSGÁLAT

18. A panaszt 2007. december 8-án nyújtották be. 2008. január 17-én az ombudsman vizsgálatot indított, és kikérte a Bizottság véleményét a panasszal kapcsolatban.

19. A Bizottság 2008. június 30-án nyilvánított véleményt. A Bizottság válaszát 2008. július 7-én észrevételezésre továbbították a panaszosnak, aki azt 2008. július 18-án nyújtotta be.

20. 2008. november 25-én az ombudsman további tájékoztatást kért a Bizottságtól az üggyel kapcsolatban.

21. 2009. március 10-én a Bizottság megküldte a kiegészítő információkérésre adott válaszát. Ezt a választ 2009. március 13-án továbbították a panaszosnak, aki 2009. március 17-én észrevételeket tett azzal kapcsolatban.

22. Észrevételeiben a panaszos számos új pontot vetett fel. Először is rámutatott arra, hogy sem a vegyes bizottság, sem a Bizottság nem rendelkezik hatáskörrel a megállapodás tárgyának megváltoztatására. Egyes jelentések azonban arról számoltak be, hogy egyes tagállamok számos, a megállapodással ellentétes korlátozást vezettek be. A panaszos annak biztosítására kérte az ombudsmant és a Bizottságot, hogy a megállapodás által előidézett javulást ne ássák alá sem az iránymutatások, sem a tagállamok egyoldalú fellépései. Másodszor, kijelentette, hogy nem ért egyet a Bizottság azon álláspontjával, hogy az uniós polgárok hozzátartozóitól megkövetelhető, hogy a megállapodásban említett „írásbeli kérelemtől” eltérő módon bizonyítsák, hogy milyen kapcsolatban állnak egy uniós polgárral. Más dokumentumok megkövetelése, amint azt az iránymutatás láthatóan előirányozza, növelné a bürokráciát az érintett személyek számára. Ezért azt állította, hogy a Bizottságnak biztosítania kell, hogy a tagállamok polgárbarát módon értelmezzék a megállapodást. Harmadszor, a panaszos kétségeit fejezte ki a megállapodás helyes alkalmazásával kapcsolatban, különösen a vízumokért felszámított díjak tekintetében. Javasolja, hogy a Bizottság emlékeztesse Németországot különösen az ezzel kapcsolatos kötelezettségeire. Negyedszer, a panaszos kijelentette, hogy tapasztalatai azt mutatják, hogy az utazási korlátozások csak akkor enyhülnek, ha az érintett személyek ragaszkodnak ahhoz, hogy a megállapodás szerinti intézkedéseket ténylegesen végrehajtsák. Ötödször és végezetül a panaszos azt állította, hogy nagyon nem kielégítő, hogy egyes tagállamok továbbították a Bizottság által számukra adott iránymutatás-tervezetet a harmadik országokban található képviseleteiknek, és hogy ez utóbbiak már alkalmazták azokat anélkül, hogy az érintett polgároknak lehetőségük lett volna annak ellenőrzésére, hogy az iránymutatás-tervezetet tiszteletben tartották-e, és hogy azok megfelelnek-e a megállapodásnak. Ezért arra kérte az ombudsmant, hogy hatáskörén belül segítsen neki ebben az ügyben.

23. Úgy tűnik, hogy a panaszos így új állításokat és állításokat kívánt előterjeszteni. Az ombudsman alapokmánya 2. cikkének (4) bekezdése szerint minden állítást és követelést meg kell előznie az érintett intézménnyel szembeni megfelelő előzetes igazgatási eljárásoknak. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy úgy tűnik, a panaszos a Bizottsággal folytatott levelezésében nem vetette fel ezeket az állításokat és állításokat. Ezek tehát jelenleg elfogadhatatlanok. A panaszos azonban szabadon megújíthatja állításait és állításait, miután megtette a megfelelő előzetes lépéseket a Bizottság felé. Megjegyzendő azonban, hogy az ombudsman csak az Európai Unió intézményeinek, szerveinek vagy hivatalainak hivatali visszásságaival kapcsolatos panaszokat vizsgálhatja meg. Következésképpen semmiképpen sem lenne képes foglalkozni a tagállamok magatartása ellen irányuló állításokkal és állításokkal.

AZ OMBUDSMAN ELEMZÉSE ÉS KÖVETKEZTETÉSEI

A. Az iránymutatáshoz és a statisztikákhoz való hozzáférés elmulasztására vonatkozó állítás és a kapcsolódó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

24. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság azon döntése, hogy nem biztosít számára hozzáférést a vonatkozó dokumentumokhoz, nem felel meg az 1049/2001/EK rendeletnek. Kérte, hogy biztosítsanak számára hozzáférést a kért dokumentumokhoz.

Az iránymutatás tekintetében

25. Véleményében a Bizottság rámutatott arra, hogy a hozzáférés iránti kérelmet elutasító 2007. november 5-i határozatában arról tájékoztatta a panaszost, hogy az iránymutatás egy még megvitatás alatt álló dokumentumtervezet, amelyet az Orosz Föderációból, a tagállamokból és magából a vegyes bizottságból álló vegyes bizottság még nem fogadott el. Kifejtette továbbá, hogy mivel az iránymutatásokat harmadik fél közösen készítette, a Bizottság az 1049/2001 rendelet 4. cikkének (4) bekezdése értelmében köteles volt konzultálni az Orosz Föderációval, mielőtt a hozzáférés iránti kérelemre vonatkozó határozatot meghozta volna.

26. A Bizottság rámutatott, hogy a vegyes bizottság 2008. januári ülésén felvetette az iránymutatás-tervezethez való hozzáférés biztosításának kérdését. Az orosz küldöttség azonban azon a véleményen van, hogy az iránymutatásokat nem tervezet formájában kellene nyilvánosságra hozni, hanem elfogadásukat követően a kérdést felül lehetne vizsgálni.

27. A Bizottság ezért 2008. március 3-án megerősítette az iránymutatás-tervezethez való hozzáférést megtagadó eredeti határozatát. Azzal érvelt, hogy az 1049/2001 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában előírt kivétel alkalmazandó. Az iránymutatásoknak az Oroszországi Föderáció kifejezett akarata ellenére történő közzététele negatív hatással lenne a közérdekre az Európai Unió és az Oroszországi Föderáció közötti kapcsolatok tekintetében.

28. Észrevételeiben a panaszos azt állította, hogy a német külügyminisztérium szerint az iránymutatás végleges változata már 2008. január 2-án rendelkezésre állt.

29. Az ombudsman ezért felkérte a Bizottságot, hogy tegye meg észrevételeit e nyilatkozattal kapcsolatban.

30. Válaszában a Bizottság rámutatott, hogy az iránymutatást 2008. január 2-ig nem véglegesítették. Az iránymutatás szövegéről ugyanis csak 2008. június 10-én született végleges és hivatalos megállapodás. Az iránymutatásokat ezért a vegyes bizottság következő, 2009 februárjára tervezett ülésén kellett elfogadni. Megállapodás született továbbá arról, hogy az iránymutatásokat elfogadásukat követően azonnal közzéteszik.

31. Az ombudsman hivatalával 2009. november 30-án folytatott telefonbeszélgetés alkalmával a panaszos megerősítette, hogy időközben megkapta az iránymutatások másolatát.

Ami a statisztikákat illeti

32. Véleményében a Bizottság megjegyezte, hogy a vegyes bizottság 2008. januári üléséig csak néhány tagállam nyújtott be statisztikákat, és megállapodás született arról, hogy a vegyes bizottság következő, 2008. júniusi ülésére törekednek a statisztikák előállítására.

33. Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy nem érti, hogy a Bizottság legalább a rendelkezésére álló statisztikákat miért nem bocsátotta rendelkezésére, ahogyan azt az 1049/2001/EK rendelet értelmében köteles volt megtenni.

34. Az ombudsman ezért felkérte a Bizottságot, hogy tegye meg észrevételeit ezzel az érvvel kapcsolatban, és erősítse meg, hogy a teljes statisztika már rendelkezésre áll-e.

35. Válaszában a Bizottság megjegyezte, hogy néhány tagállamtól csak részleges negyedéves statisztikákat kapott. A Bizottság véleménye szerint ezek az adatok nem voltak egyértelmű mutatói a megállapodás végrehajtásának. A Bizottság megjegyezte, hogy felkéri a tagállamokat, hogy készítsék el a vonatkozó statisztikákat annak érdekében, hogy azok a vegyes bizottság következő, 2009 februárjára tervezett ülésén rendelkezésre álljanak.

36. Az ombudsman hivatalával 2009. november 30-án folytatott, fent említett telefonbeszélgetés alkalmával a panaszos megerősítette, hogy időközben megkapta a kívánt statisztikákat.

Az ombudsman értékelése

37. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos hozzáférést kért az iránymutatásokhoz. A Bizottság ezt véleményében elismerte. 2007 nyarán azonban, amikor a panaszos először próbált hozzáférni ehhez a dokumentumhoz, Frattini biztos szóvivője arról tájékoztatta, hogy a Bizottság akkor nem tudta rendelkezésére bocsátani a kért dokumentumot, mivel az iránymutatásokat még véglegesíteni kell és a vegyes bizottságnak el kell fogadnia. A Bizottság által e vizsgálat során szolgáltatott információk alapján úgy tűnik, hogy az iránymutatást hivatalosan csak 2009 elején fogadták el. Tekintettel arra, hogy a panaszos az iránymutatáshoz, nem pedig az iránymutatás-tervezethez kért hozzáférést, a Bizottságnak el kellett volna utasítania a panaszos hozzáférés iránti kérelmét pusztán azon az alapon, hogy az a dokumentum, amelyhez a panaszos hozzáférést kért, abban az időben nem létezett.

38. Az ombudsman nagyra értékeli azt a tényt, hogy úgy tűnik, a Bizottság megpróbálta megállapítani, hogy engedélyezhető-e az iránymutatás-tervezethez való hozzáférés. Kísérletei között szerepelt az orosz hatóságokkal való konzultáció is. Amennyire azonban az ombudsman látja, a panaszos soha nem jelezte, hogy érdeklődne az iránymutatás-tervezet iránt. Ha a Bizottság bizonytalan lett volna a panaszos kérelmének értelmezését illetően, felkérhette volna a panaszost, hogy az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésével összhangban tisztázza ezt a kérdést. Az ombudsman véleménye szerint a Bizottság így nemcsak sok erőfeszítést takarított volna meg magának, hanem elkerülte volna egy olyan polgár további ellenségeskedését is, akinek – amint azt az alábbiakban látni fogjuk – már oka volt arra, hogy elégedetlen legyen a Bizottsággal.

39. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos megerősítette, hogy időközben hozzáférést kapott mind az iránymutatásokhoz, mind az általa kért statisztikákhoz. Úgy tűnik, hogy a Bizottság némileg lassan biztosította a statisztikákhoz való hozzáférést, mivel kezdetben nem biztosított hozzáférést az egyes tagállamok által benyújtott statisztikákhoz. A jelen ügy azonban a hozzáférés megtagadására, nem pedig az érintett dokumentumokhoz való hozzáférés esetleges késedelmére vonatkozik.

40. A fentiekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a vonatkozó állítással és állítással kapcsolatban nincs szükség további vizsgálatokra.

B. Az az állítás, hogy a Bizottság jogellenesen hosszabbította meg a panaszos dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmére adandó válasz határidejét

Az ombudsman elé terjesztett érvek

41. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság jogellenesen hosszabbította meg a megerősítő kérelmére adandó válasz határidejét. Kifejtette, hogy az a benyomása, hogy a Bizottság úgy járt el, ahogyan azt tette, hogy időt nyerjen, és mivel nem akart számára hozzáférést biztosítani az érintett dokumentumokhoz.

42. Véleményében a Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy nem tartotta be az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott határidőket. Az intézmény azonban azt is előadta, hogy a késedelem annak az erőfeszítésnek az eredménye, hogy olyan megoldást találjon, amely lehetővé teszi a panaszos számára, hogy a lehető legszélesebb körű hozzáférést kapja. Rámutatott továbbá arra, hogy az 1049/2001 rendelet 4. cikkének (4) bekezdése értelmében köteles konzultálni az orosz hatóságokkal.

43. A panaszos észrevételeiben nem tett észrevételt ezzel a kérdéssel kapcsolatban.

Az ombudsman értékelése

44. Az ombudsman rámutat arra, hogy az 1049/001 rendelet 8. cikkének (2) bekezdése szerint a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmeket „haladéktalanul” kell kezelni, a 15 munkanapos határidő csak „kivételes esetekben” hosszabbítható meg, és csak „a kérelmező értesítése és részletes indokolása esetén”.

45. Vitathatatlan, hogy a Bizottság nem foglalkozott a panaszos megerősítő kérelmével a vonatkozó 15 munkanapos határidőn belül.

46. A Bizottság valójában arról tájékoztatta a panaszost, hogy a megerősítő kérelem megválaszolására rendelkezésre álló határidőt további 15 munkanappal meg kell hosszabbítani. Ez a határozat azonban azon alapult, hogy a Bizottság még mindig vizsgálja a kérelmet, és konzultál más bizottsági szolgálatokkal. Az ombudsman nem érti, hogy ezek a körülmények hogyan tekinthetők az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében vett „kivételes esetnek”. Mindenesetre a más bizottsági szolgálatokkal való konzultáció szükségességére való egyszerű, általános megfogalmazású hivatkozás nem felelhet meg az ugyanezen cikkben előírt „részletes indokolás” követelményének.

47. Az ügy kezeléséhez szükséges idő igazolása érdekében a Bizottság később utalt arra is, hogy konzultálni kell az orosz hatóságokkal. Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (4) bekezdése rendelkezik a hozzáférés iránti kérelem tárgyát képező dokumentum harmadik fél szerzőjével (vagy társszerzőjével) való konzultációról. Ezért aligha tekinthető az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében vett "kivételes esetnek". Mindenesetre az ombudsman megjegyzi, hogy amikor a Bizottság az orosz hatóságokkal való konzultáció szükségességére hivatkozott, az eredeti határidő már régen lejárt.

48. A fentieken túl, még ha feltételezzük is, hogy a Bizottság ebben az esetben jogosult volt további 15 munkanapot engedélyezni magának, ez nem változtat azon a következtetésen, hogy az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőket nem tartották be. Az sem vitatott, hogy a Bizottság nem foglalkozott a panaszos megerősítő kérelmével a további 15 munkanapos határidőn belül.

49. A Bizottság tehát nem tett eleget a vonatkozó jogszabályi követelménynek. Ez hivatali visszásságnak minősül.

50. Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság sajnálatát fejezte ki az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott határidők be nem tartása miatt. Az ombudsman véleménye szerint általában nincs szükség további lépésekre, ha egy intézmény elnézést kér az 1049/2001/EK rendelet szerinti hozzáférés iránti kérelem kezelésével kapcsolatos késedelemért. A jelen ügyben azonban a Bizottság nem kért elnézést, és nem is ismerte el, hogy ő a felelős ezért a késedelemért. Éppen ellenkezőleg, úgy ítélte meg, hogy mivel köteles volt konzultálni az orosz hatóságokkal, a panaszos megerősítő kérelmének kezelésével kapcsolatos késedelem kívül esett az ellenőrzésén és felelősségén. Az ombudsman ezért szükségesnek tartja, hogy az alábbiakban kritikai észrevételt tegyen.

51. Tekintettel arra, hogy a Bizottság a határidő 2007. decemberi meghosszabbításakor nem tartotta be az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott eljárási szabályokat, nem szükséges megvizsgálni a 2008. január 4-i és 16-i további "meghosszabbításokat".

C. A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti eredeti kérelemnek a Főtitkársághoz való továbbításának állítólagos elmulasztása

Az ombudsman elé terjesztett érvek

52. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság két esetben követett el hivatali visszásságot. Az elsőre akkor került sor, amikor a 2007. július 23-án benyújtott eredeti hozzáférés iránti kérelmét nem továbbította a Főtitkársághoz, és amikor nem tett eleget a 2007. augusztus 10-én benyújtott áttétel iránti kérelmének.

53. Véleményében a Bizottság megismételte a panaszossal folytatott korábbi kommunikációja során kifejtett álláspontját, nevezetesen azt, hogy a szóvivői szolgálat szerepe, amelyhez a panaszos 2007. július 23-án fordult, az volt, hogy a Bizottság nevében információkat, politikai értékeléseket és nyilatkozatokat szolgáltasson. A Bizottság azzal érvelt, hogy ésszerű volt, hogy a szóvivő a panaszos kérelmét információkérésként, nem pedig dokumentumokhoz való hozzáférésként kezelje. Ezen álláspont alátámasztása érdekében a Bizottság három tényre támaszkodott. Először is a Bizottság megjegyezte, hogy a panaszos hivatásos újságíróként mutatkozott be. Másodszor, a Bizottság előadta, hogy 2007. július 23‐i elektronikus levelének szövege azt sugallja, hogy vannak bizonyos kérdések, amelyeket fel kíván tenni, nem pedig azt, hogy dokumentumokhoz való hozzáférést kíván kérni. Véleménye szerint az e-mail szövegében semmi más nem utal arra, hogy a panaszos hivatalos kérelmet kívánt volna benyújtani a dokumentumokhoz való hozzáférés iránt. Harmadszor, a Bizottság megjegyezte, hogy a panaszos nem hivatkozott az 1049/2001/EK rendeletre.

54. A Bizottság elfogadta, hogy 2007. augusztus 10-i e-mailjében a panaszos kifejezetten kérte, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmét terjesszék a Főtitkárság elé. Bocsánatot kért azért, hogy ezt az e-mailt nem megfelelően kezelték. A Bizottság hozzátette, hogy folyamatban van egy olyan rendszer bevezetése, amely biztosítja, hogy az ilyen kérelmeket a jövőben szisztematikusabban kezeljék.

55. Észrevételeiben a panaszos meglepetését fejezte ki a Bizottság azon nézetével kapcsolatban, hogy a polgároknak meg kell említeniük az 1049/2001/EK rendeletet annak biztosítása érdekében, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmüket az említett rendelet alapján bírálják el. Kijelenti, hogy az érintett dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmének benyújtásakor soha nem hallott az 1049/2001/EK rendeletről, és biztos benne, hogy sok más uniós polgár esetében is ez lesz a helyzet. Véleménye szerint azonban ennek nem kellett volna számítania, mivel a közigazgatásnak ismernie kell a törvényt, és a polgárok kérelmeit a törvénynek megfelelően kell kezelnie. Rámutatott arra is, hogy az 1049/2001/EK rendelet kifejezetten előírja, hogy az adminisztrációnak segítenie kell a polgárokat a teljes és helyes kérelem benyújtásában. A panaszos véleménye szerint továbbá az, hogy a kérelmet benyújtó személy újságíró vagy egyszerű polgár-e, nem befolyásolhatja az információkérés vagy a dokumentumok iránti kérelem minősítésének módját.

Az ombudsman értékelése

56. Bevált igazgatási gyakorlat, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott rendelkezésekkel összhangban kezelik (lásd a helyes hivatali magatartás európai kódexének 23. cikkét [3]). Bevált közigazgatási gyakorlat továbbá, ha egy tisztviselő, aki nem illetékes egy polgár által benyújtott kérelem elbírálására, az adott polgárt az üggyel foglalkozó tisztviselőhöz vagy szolgálathoz irányítja (lásd a helyes hivatali magatartás európai kódexe 12. cikkének (2) bekezdését). Azt is meg kell jegyezni, hogy az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (4) bekezdése előírja az igazgatás számára, hogy „tájékoztatást és segítséget nyújtson a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek benyújtásának módjáról és helyéről”. A fentiekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy ha egy polgár dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmet nyújt be egy olyan szolgálathoz, amely nem illetékes a kérelem elbírálására, a kérelmet továbbítani kell az illetékes szolgálathoz, vagy legalább a polgárt tájékoztatni kell arról a szolgálatról, amelyhez a kérelmét továbbítania kell.

57. A jelen ügyben F. Frattini szóvivője nem továbbította a 2007. július 23-án benyújtott hozzáférés iránti kérelmet a Főtitkárságnak, és nem is tájékoztatta a panaszost arról, hogy kérelmét e szervhez kell benyújtania.

58. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság által annak igazolására felhozott érvek, hogy hogyan kezelte az említett kérelmet, nem meggyőzőek.

59. Először is meg kell jegyezni, hogy az 1049/2001 rendelet alkalmazását nem befolyásolja, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférést kérelmező személy újságíró-e vagy sem. E tekintetben az ombudsman megjegyzi, hogy 2007. július 23-i kérelmében a panaszos nem hivatkozott arra a tényre, hogy újságíró. Valójában úgy tűnik, hogy csak akkor említette ezt a tényt, amikor a Bizottság elnökének szóvivőjéhez fordult, hogy panaszt tegyen a 2007. július 23-i e-mailje kezelésének módjával kapcsolatban. Másodszor, az ombudsman megjegyzi, hogy amikor a panaszos elküldte 2007. július 23-i, német nyelvű e-mailjét, kiegészítette azt egy angol nyelvű fordítással. Ami a statisztikákat illeti, az ombudsman úgy véli, hogy az e-mail német változata bizonytalanságot okozhatott azzal kapcsolatban, hogy a panaszos az érintett dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmet kívánt-e benyújtani, vagy csak az azokra vonatkozó információkat kívánta megkapni. Az iránymutatásokat illetően azonban az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos egyértelműen kérte e dokumentum másolatát. Az érintett tisztviselőnek nem lehetett kétsége afelől, hogy a panaszos hozzáférést kíván kapni ehhez a dokumentumhoz. Harmadszor, az a tény, hogy a panaszos 2007. július 23-i e-mailjében nem hivatkozott az 1049/2001 rendeletre, nyilvánvalóan irreleváns. Amint azt fentebb megjegyeztük, helyes igazgatási gyakorlat a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeknek az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott rendelkezésekkel összhangban történő kezelése. Nem várható el a polgároktól, hogy teljes mértékben ismerjék az uniós közigazgatás feladatait szabályozó jogi szabályokat.

60. Az ombudsman megjegyzi, hogy Frattini biztos szóvivője rendkívül gyorsan válaszolt a panaszos 2007. július 23-i e-mailjére. A panaszost egy olyan weboldalra irányította, amelyen tudomása szerint megtalálhatók a vonatkozó dokumentumok. Ha a tisztviselő feltételezése helyes volt, az ombudsman nem habozott dicséretet mondani az érintett tisztviselőnek egy olyan megközelítésért, amely egyértelműen hasznos és szolgálatkész volt. Ha ugyanis az érintett tisztviselő továbbította volna a 2007. július 23-i kérelmet a Főtitkárságnak, vagy tájékoztatta volna a panaszost arról, hogy kérelmét e szolgálathoz kell intéznie, kérelmét először a Főtitkárságnak nyilvántartásba kellett volna vennie, majd a válaszadásért felelős szolgálathoz kellett volna rendelnie. Amint azt fentebb megjegyeztük, a Bizottságnak 15 munkanapja volt erre. Ha a vonatkozó dokumentumok mindenesetre elérhetők lettek volna az interneten, a Frattini biztos szóvivője által elfogadott megközelítés lehetővé tette volna a panaszos számára, hogy sokkal gyorsabban hozzáférjen ezekhez a dokumentumokhoz, mint ha a 2007. július 23-i kérelmet az 1049/2001/EK rendeletnek megfelelően kezelték volna. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a vonatkozó dokumentumok nem voltak elérhetők azon a weboldalon, amelyre a panaszost utalták. A panaszos erről haladéktalanul tájékoztatta az érintett tisztviselőt. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy az érintett tisztviselőnek, amint tájékoztatták arról, hogy az általa adott tanács helytelen volt, továbbítania kellett volna a 2007. július 23-i kérelmet a Főtitkárságnak, vagy legalábbis tájékoztatnia kellett volna a panaszost arról, hogy hol nyújtsa be kérelmét.

61. A 2007. augusztus 10-i e-maillel kapcsolatban az ombudsman a következőket jegyzi meg. A panaszos kifejezetten hivatkozott az 1049/2001/EK rendeletre, kérte, hogy kérelmét e rendelettel összhangban bírálják el, és azt az ilyen kérelmekkel foglalkozó szolgálathoz utalják. Az ombudsman úgy véli, hogy az, hogy a Bizottság nem válaszolt erre az e-mailre, és nem tett eleget a panaszos kéréseinek, súlyos udvariatlanságnak minősül. A hivatali visszásság súlyosságát súlyosbítja az a tény, hogy a Bizottság egy másik tisztviselője, akihez a panaszos segítségért fordult, tartózkodott attól, hogy bármilyen intézkedést tegyen a helyzet orvoslására. Ehelyett a panaszosnak azt mondták, hogy a hozzáférés iránti kérelme kezelésének módja „teljesen helyes”.

62. Az ombudsman megjegyzi azonban, hogy a Bizottság elfogadta, hogy a panaszos 2008. augusztus 10-i kérelmét nem kezelték kielégítő módon. Megjegyzi továbbá, hogy elnézést kért ezért a tényért, és jelezte, hogy olyan rendszert vezet be, amely biztosítja, hogy az ilyen kérelmeket a jövőben megfelelően kezeljék. A panaszos az ügy e vonatkozásával kapcsolatos észrevételeiben nem tett konkrét észrevételeket.

63. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a 2007. augusztus 10-i e-mail kezelését illetően nincs szükség további vizsgálatokra.

64. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a fent említett bocsánatkérés nem terjed ki arra, ahogyan a Bizottság a panaszos 2008. július 23-i e-mailjét kezelte. Éppen ellenkezőleg, a vélemény azt mutatja, hogy a Bizottság továbbra is úgy véli, hogy ezt az e-mailt megfelelően kezelték. A fent kifejtett okok miatt az ombudsman nem tud egyetérteni ezzel az állásponttal. Az ombudsman ezért az alábbiakban ennek megfelelő kritikai észrevételt tesz.

D. Következtetések

A panasszal kapcsolatos vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetésekkel és kritikai észrevételekkel zárja le a panaszt:

1. Az 1049/001 rendelet 8. cikkének (2) bekezdése szerint a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmek kezelésére előírt 15 munkanapos határidő „kivételes esetekben” és „részletes indokolás” esetén további 15 munkanappal meghosszabbítható. A jelen ügyben a Bizottság arról tájékoztatta a panaszost, hogy a vonatkozó határidőt meg kell hosszabbítani, mivel a Bizottság még vizsgálja a kérelmet, és más szolgáltatásokkal is konzultál. Az ombudsman nem érti, hogy ezek a körülmények hogyan minősülhetnek az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében vett „kivételes esetnek”. Mindenesetre a más bizottsági szolgálatokkal való konzultáció szükségességére való egyszerű, általános megfogalmazású hivatkozás nem felelhet meg az ugyanezen cikkben előírt „részletes indokolás” követelményének. A Bizottság tehát nem foglalkozott a panaszos megerősítő kérelmével az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül. Ez hivatali visszásságnak minősül.
2. Bevált igazgatási gyakorlat, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott rendelkezésekkel összhangban kezelik (lásd a helyes hivatali magatartás európai kódexének 23. cikkét). Bevált igazgatási gyakorlatnak számít az is, ha a tisztviselő nem rendelkezik hatáskörrel a polgár által benyújtott azon kérelem elbírálására, hogy a polgárt az üggyel foglalkozó tisztviselőhöz vagy szolgálathoz irányítsa (lásd a helyes hivatali magatartás európai kódexe 12. cikkének (2) bekezdését). Jelen esetben a Bizottság nem továbbította Főtitkárságának a panaszos 2007. július 23-i, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmét. Legalábbis a panaszost tájékoztatni kellett volna arról, hogy hol nyújtsa be kérelmét, amint tájékoztatta a Bizottságot arról, hogy a kérelmére adott eredeti válasz helytelen volt. Ez újabb hivatali visszásságnak minősül.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Kelt Strasbourgban, 2010. január 5-én.

---

[1] HL 2001. L 145., 43. o.

[2] Az Európai Közösség és az Orosz Föderáció közötti, a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumok kiadásának megkönnyítéséről szóló megállapodás megkötéséről szóló, 2007. április 19-i tanácsi határozat (HL 2007. L 129., 27. o.).

[3] A kódex elérhető az ombudsman honlapján (http://www.ombudsman.europa.eu).