A PANASZ HÁTTERE

1. A jelen panasz a NEWEMMSEC EK-projektre (az IST 1999-11922 kísérő intézkedésekre, a továbbiakban: a projekt) vonatkozik. A projektet egy öt partnerből (a panaszos, C. partner, Q. partner, A. partner és M. partner) álló konzorcium irányította. A panaszos, egy angol vállalat volt a projekt koordinátora. A jelen panaszt saját maga és „A” partnere [1] nevében nyújtotta be. A projektet a) a kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs tevékenységekre vonatkozó ötödik keretprogram (a továbbiakban: 5. KP) kísérő intézkedésekről szóló szerződése (a továbbiakban: a szerződés), valamint b) annak három melléklete szabályozta, beleértve az I. mellékletet (A munka leírása) és a II. mellékletet, amely az általános feltételeket tartalmazza.

2. A szerződés I. mellékletében foglaltak szerint a projekt „koncepciós projekt” volt, amelynek célja a) egy stratégiai elektronikus üzleti munkacsoport létrehozása és irányítása; b) három éves munkaértekezlet (konferenciák) szervezése; c) a munkaértekezletek eredményeinek közzététele; d) weboldal üzemeltetése; e) a munkaértekezletek népszerűsítése és f) az iparral való kapcsolatok előmozdítása. A három konferenciára a 2000 januárjától 2002 decemberéig tartó hároméves időszakban került sor.

3. A projekt teljes becsült elszámolható költsége 800 000 EUR volt; a Közösségnek legfeljebb ezen összeg erejéig kellett hozzájárulást nyújtania. A projektfinanszírozás célja a konferenciákhoz szükséges tervezés és promóció támogatása volt (I. melléklet, 9.1. pont, Módszer szakasz, vége). A projekt a konferenciák szervezésére is kiterjedt (I. melléklet, 13. pont). A Bizottságnak kellett finanszíroznia a létrehozást (szervezés és promóció), az ipari partnereknek pedig a tényleges eseményeket (konferenciák) kellett finanszírozniuk, és vállalniuk kellett azt a kereskedelmi kockázatot, hogy a bevétel fedezi az említett események költségeit.

4. A szerződés időtartama alatt két partner lépett ki a konzorciumból, nevezetesen C. és Q. partner, utóbbi a vállalat csődje miatt. A végső kifizetést mindkét szervezet esetében a Bizottság dolgozta fel annak érdekében, hogy megszüntesse a projektben való szerződéses részvételüket. A Szerződésnek megfelelően a végső kifizetéseket a panaszos bankszámlájára utalták át, aki a C. partnernek járó összeget utalta át, a Q. partnernek járó összeget azonban nem.

5. A bizalmasan szerzett információk alapján a Bizottság tudomására jutott, hogy a konferenciák pénzügyi többletet eredményeztek. Tizenöt hónappal a projekt befejezése után a Bizottság ezért kérte a konferencia elszámolásainak ellenőrzését. A konzorciumi partnerek kifogásolták ezt a kérést, azzal érvelve, hogy ez az "ellenőrzés" nem tartozik a projekt hatálya alá. A Bizottság úgy vélte, hogy a pénzügyi többlet összegét le kell vonni a projektfinanszírozásból. Egy 2004. november 26-án tartott találkozón a konzorcium (bár nagy vonakodással) elfogadta, hogy megadja a szükséges számadatokat ahhoz, hogy a Bizottság kiszámíthassa a projekt tényleges költségeit. A partnerek ezt követően 2005. január 15-én újabb jelentést nyújtottak be, amely megerősítette a projekt zárójelentéseit. A benyújtott számadatok alapján a Bizottság 62 361 EUR nyereséget állapított meg. 2005. február közepén a Bizottság további információkat kért, amelyeket 2005. március végéig nyújtott be. Úgy tűnik, hogy a Bizottság mindeddig nem teljesített végső kifizetést.

6. A panaszos hat költségelszámolást (1–6. sz.) nyújtott be a Bizottsághoz, amelyek 2000 januárja és 2002 decembere között egymást követő hat hónapos időszakokra vonatkoztak. Az igényelt összegek 109 654 EUR (1. költségkimutatás), 30 259 EUR (2. költségkimutatás), 116 826,73 EUR (3. költségkimutatás), 91 599,31 EUR (4. költségkimutatás) és 10 321,15 EUR (mind az 5., mind a 6. költségkimutatás) voltak.

A VIZSGÁLAT TÁRGYA

7. 2005. május 6-án a panaszos panaszt tett az ombudsmannál, hogy a Bizottság helytelenül járt el a projekt időtartama alatt és azt követően, és három állítást tett:

(1) A Bizottság nem teljesítette a konfliktusrendezéssel kapcsolatos szerződéses kötelezettségeit.

E tekintetben a panaszos egy olyan konfliktusra hivatkozott, amely 2001 februárjában merült fel a projekt egyik partnere (C. partner) és a fennmaradó négy partner között. Ennek eredményeként az említett négy partner megpróbálta eltávolítani C. partnert a projektből. A panaszos ezzel kapcsolatban 2001 februárjában, a többi partner pedig 2001 áprilisában írt a Bizottságnak. A Bizottság további információkat kért, amelyeket a partnerek 2001 júliusában nyújtottak be. A panaszos szerint ezt követően többször is kérték, hogy intézkedjenek ebben az ügyben. A Bizottság azonban csak 2002. október 22-én, röviddel a szerződés lejárta előtt adott ki felülvizsgált szerződést, amelyben eltávolította a szóban forgó partnert. A panaszos azonban azt állította, hogy a Bizottság egyik szakaszban sem kísérelt meg választottbírósági eljárást kezdeményezni. A panaszos továbbá azt állította, hogy az érintett partner visszatartotta a négy másik partnertől a projekt folytatásához elengedhetetlen információkat. A panaszos azt állította, hogy amikor a többi partner arra kérte a Bizottságot, hogy szerezze be ezeket az információkat a jogsértő partnertől, nem történt semmi. A konzorciumnak ezért sürgősségi többletmunkát kellett végeznie, és többletköltségeket kellett viselnie.

(2) A Bizottság kifizetései késedelmet szenvedtek.

A panaszos hivatkozott a szerződéses rendelkezésekre, amelyek szerint a kifizetéseket a vonatkozó projekteredmények vagy -dokumentumok Bizottság általi kifejezett vagy hallgatólagos jóváhagyásától számított legfeljebb 60 napon (2 hónapon) belül kellett teljesíteni. A panaszos szerint azonban a teljesített kifizetéseket 7–14 hónapos késéssel teljesítették; a panaszban szereplő részletes táblázat bemutatta az állítólagos késedelmeket. Azt állította továbbá, hogy a (15 %-os visszatartásból álló) végső kifizetés még mindig függőben van, 24 hónappal a végleges eredmények benyújtását és 28 hónappal a projekt végét követően. E tekintetben azt állította, hogy a fennmaradó összeget ki kell fizetni.

(3) A Bizottság visszaélt hatáskörével.

2004 februárjában a Bizottság kérte a konferencia bevételeinek és kiadásainak ellenőrzését, annak ellenére, hogy a szerződés kizárta a konferenciák lebonyolítását a projektből, és csak a tervezésre és az előkészítésre terjedt ki. A panaszos szerint ezért a Bizottságnak a Szerződés értelmében nem volt joga e beszámolók "ellenőrzésére". A panaszos hozzátette, hogy ez a kérelem nem a projekt három éve alatt merült fel, hanem csak tizenöt hónappal a projektmunka befejezése után.

8. 2005. június 13-i levelében az ombudsman tájékoztatta a panaszost, hogy alapokmánya 2. cikkének (4) bekezdése alapján elfogadhatatlan az első kifogás, amely szerint a Bizottság nem teljesítette a konfliktusrendezéssel kapcsolatos szerződéses kötelezettségeit. Ez a cikk úgy rendelkezik, hogy „[] a panaszt attól a naptól számított két éven belül kell benyújtani, amikor a panaszt benyújtó személy tudomást szerzett az annak alapjául szolgáló tényekről.”

9. Az ombudsman azonban felkérte a Bizottságot, hogy nyújtson be véleményt a másik két állításról és az állításról, amelyeket a következőképpen foglalt össze:

1. A panaszos azt állítja, hogy valamennyi kifizetés (7–14 hónap közötti) késedelmet szenvedett, és hogy az utolsó kifizetés a projekt befejezése után 28 hónappal még mindig esedékes. A panaszos követeli a fennmaradó összeg kifizetését.
2. A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság visszaélt hatáskörével, mivel kérte a konferencia bevételeinek és kiadásainak, azaz a szerződésből kizárt tételeknek az ellenőrzését.

A VIZSGÁLAT

10. A panaszt és a panaszos által 2005. augusztus 26-án megküldött további igazoló dokumentumokat 2005. szeptember 30-ig véleményezésre továbbították a Bizottságnak. 2005. szeptember 28-án a panaszos azt kérte, hogy az ombudsman ügyére vonatkozó végleges határozatát továbbítsák az általa megkeresett ügyvédnek. Ezt a határozatot tehát továbbítják az említett ügyvédnek.

11. 2005. október 7-én a Bizottság a véleménynyilvánítási határidő meghosszabbítását kérte azzal az indokkal, hogy több időre van szüksége a panaszos által hozzá eljuttatott igazoló dokumentumok figyelembevételéhez. Az ombudsman 2005. október 20-án elfogadta ezt a kérést, és felkérte a Bizottságot, hogy sürgősen nyilvánítson véleményt. 2005. november 10-én a Bizottság tájékoztatta az ombudsmant, hogy véleménye késni fog. Válaszul az ombudsman felkérte a Bizottságot, hogy legkésőbb 2005. november végéig küldje meg véleményét. 2005. december 12-én a Bizottság tájékoztatta az ombudsman hivatalát, hogy véleménye megküldése további késedelmet szenved. A Bizottság végül 2006. január 5-én küldte meg véleményét. A panaszos 2006. április 28-án küldte meg észrevételeit.

12. 2007. június 14-én az ombudsman további tájékoztatást kért a Bizottságtól. Ez a kérelem a kifizetések állítólagos késedelmeinek konkrét okaira vonatkozott. Az ombudsman 2007. július 31-ig kért választ. 2007. július 16-án a Bizottság a válaszadási határidő 2007. szeptember 30-ig történő meghosszabbítását kérte. A meghosszabbítást az ombudsman engedélyezte. 2007. szeptember 11-én a Bizottság 2007. október 31-ig történő további meghosszabbítást kért. Ezt a hosszabbítást az ombudsman ismét engedélyezte. 2007. november 13-án a Bizottság ismét kérte a határidő 2007. december 15-ig történő meghosszabbítását, amelyet szintén engedélyeztek. A Bizottság végül 2007. december 13-án küldte meg a kiegészítő információkérésre adott válaszát, a panaszos pedig 2008. február 9-én küldte meg kiegészítő észrevételeit.

AZ OMBUDSMAN ELEMZÉSE ÉS KÖVETKEZTETÉSEI

A vizsgálat terjedelmére vonatkozó előzetes észrevételek

13. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy az EK-Szerződés 195. cikke értelmében jogosult panaszokat fogadni „a közösségi intézmények vagy szervek tevékenysége során felmerülő hivatali visszásságokkal kapcsolatban”. Úgy véli, hogy hivatali visszásság akkor fordul elő, ha egy közjogi szerv nem a rá nézve kötelező szabálynak vagy elvnek megfelelően jár el [2]. Így hivatali visszásság állapítható meg a Közösségek intézményei vagy szervei által kötött szerződésekből eredő kötelezettségek teljesítésével összefüggésben is.

14. Ugyanakkor az ilyen esetekben elvégezhető felülvizsgálat terjedelme szükségszerűen korlátozott. Különösen úgy véli, hogy ha az ügy vita tárgyát képezi, nem kellene annak megállapítására törekednie, hogy valamelyik fél megszegte-e a szerződést. Ezt a kérdést csak az illetékes bíróság tudná hatékonyan kezelni, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a felek vonatkozó nemzeti joggal kapcsolatos érveit, és értékelni az egymásnak ellentmondó bizonyítékokat bármely vitatott ténybeli kérdésben.

15. Szerződéses jogvitákkal kapcsolatos ügyekben megalapozottan korlátozza vizsgálatát annak vizsgálatára, hogy valamely közösségi intézmény vagy szerv koherens és ésszerű módon ismertette-e vele a keresetének jogalapját, és hogy miért véli úgy, hogy a szerződéses helyzetre vonatkozó álláspontja indokolt. Amennyiben az intézmény vagy szerv szerződéses helyzete valóban indokolt, az ombudsman megállapítja, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot. Ez a következtetés nem érinti a felek azon jogát, hogy szerződéses vitájukat az illetékes bíróság vizsgálja meg és hitelesen rendezze. Az ombudsman megjegyzi, hogy a jelen ügyben a szerződés 5. cikkének (2) bekezdése a következőképpen rendelkezett:

„Az Európai Közösségek Elsőfokú Bírósága és fellebbezés esetén az Európai Közösségek Bírósága kizárólagos hatáskörrel rendelkezik az egyrészről a Közösség, másrészről a fővállalkozók között e szerződés érvényességével, alkalmazásával vagy értelmezésével kapcsolatban felmerülő jogviták elbírálására.”

16. Ami a panaszosnak a hat költségkimutatás késedelmes kifizetésére és a fennmaradó kifizetésre vonatkozó első állítását illeti, az európai ombudsman alapokmánya 2. cikkének (4) bekezdése úgy rendelkezik, hogy „[] a panaszt attól az időponttól számított két éven belül kell benyújtani, amikor az annak alapjául szolgáló tények a panaszt benyújtó személy tudomására jutottak.” A jelen ügyben és e kétéves határidőre tekintettel nem lenne helyénvaló az állítólagos késedelmek közül az első kettőt megvizsgálni, mivel az 1. és 2. költségkimutatásra vonatkozó kifizetésekre 2001 februárjában, illetve decemberében került sor, azaz több mint négy, illetve három és fél évvel a jelen panasz benyújtása előtt. A panaszost tájékoztatni kellett volna az ombudsman 2005. június 13-i levelében szereplő állítás e részének elfogadhatatlanságáról, amely levél ugyanezen az alapon elutasította a panaszos első állítását is. Az ombudsman elnézést kér a panaszostól ezért a felügyeletért.

17. A Bizottság további vizsgálatokra adott válaszával kapcsolatos észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy nem kér kamatot a késedelmes kifizetések után. Ezért úgy tűnik, hogy a panaszos egyetlen fennálló követelése e panasz keretében az, hogy megkapja az utolsó kifizetést és az utolsó kifizetés fennmaradó kamatait, amelyek a panaszos szerint a Szerződésnek megfelelően 2003. július 18. óta esedékesek. Ez a kamatigény új, mivel nem az eredeti panaszban, hanem a panaszos 2006. április 28-i észrevételeiben merült fel. Úgy tűnik, hogy a panaszos a szerződésnek megfelelően nem nyújtott be kamatigényt a Bizottsághoz. Ezért úgy tűnik, hogy ezzel az állítással kapcsolatban nem került sor előzetes közigazgatási megközelítésre. Az ombudsman ezért a jelen vizsgálat keretében nem foglalkozik ezzel a kamatköveteléssel.

18. A Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben, valamint a Bizottságnak az ombudsman további vizsgálataira adott válaszával kapcsolatos észrevételeiben a panaszos rámutatott arra, hogy a Bizottság intézkedései következetlenek voltak. Ennek oka az volt, hogy két partner (C. és Q.) esetében jóváhagyta az utolsó kifizetéseket, a másik három esetében azonban nem. A panaszos ezt a kérdést már az eredeti panaszában is felvetette, nem külön állításként, hanem a második állítása keretében tett észrevételként. Erre tekintettel az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a vonatkozó pontot nem szabad külön állításnak tekinteni. A jelen vizsgálatot megindító levél tehát csak arra kérte a Bizottságot, hogy a panaszos által megfogalmazott három állítás közül kettőről nyújtson be véleményt. Az ombudsman ezért ebben a határozatban nem foglalkozik az említett kérdéssel. A panaszosnak azonban lehetősége van arra, hogy az üggyel kapcsolatban további panaszt nyújtson be az ombudsmanhoz, miután először megfelelő előzetes közigazgatási lépéseket tett a Bizottságnál.

19. Észrevételeiben és további észrevételeiben a panaszos észrevételeket tett az ombudsman leveleire adott bizottsági válaszok késedelmével kapcsolatban. Rámutatott, hogy a Bizottságnak hat hónapra van szüksége ahhoz, hogy válaszoljon az ombudsman további vizsgálatokat tartalmazó levelében szereplő négy kérdésre, és további hat hétre a táblázat elkészítéséhez. Hangsúlyozta továbbá, hogy a Bizottság ebben az összefüggésben „kis késésre” hivatkozott. Kétségtelen, hogy a Bizottságnak jelentős időre volt szüksége ahhoz, hogy megküldje a panaszra vonatkozó véleményét és a további vizsgálatokra adott válaszát. A véleményt több mint 3 hónappal az ombudsman által eredetileg kitűzött határidő után nyújtották be; a további vizsgálatokra adott választ több mint 4 hónappal az ombudsman által eredetileg kitűzött határidő után küldték meg. Az ombudsman sajnálatát fejezi ki amiatt, hogy ilyen súlyos késedelmek történtek. Nagyon jól megérti a panaszos ezzel kapcsolatos frusztrációját, ráadásul azért is, mert a jelen vizsgálat tárgya éppen a kifizetések állítólagos késedelme volt. Az ombudsman azonban fel kívánja hívni a figyelmet arra, hogy a Bizottság megfelelően kérte e határidők meghosszabbítását, és hogy ezeket a meghosszabbításokat ő engedélyezte. Igaz, hogy további késedelem történt a vélemény benyújtásával kapcsolatban, amelyet csak 2006. január 5-én küldtek meg, azaz több mint egy hónappal a 2005. november 30-i meghosszabbított határidő után. Meg kell azonban jegyezni, hogy ez a késedelem viszonylag csekély volt, hogy a Bizottság 2005. december 12-én tájékoztatta az ombudsmant, hogy további késedelem várható, és hogy a Bizottság egyértelművé tette, hogy sajnálja ezt a késedelmet. Az ombudsman meg fogja vizsgálni, hogy a jövőben milyen további lépéseket lehet tenni annak elkerülése érdekében, hogy az intézmények az ombudsman vizsgálataira adott válaszaik során ismételten ilyen késedelmeket okozzanak.

A. Késedelmes fizetésre és fizetési felszólításra vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

20. A panaszos azt állította, hogy a 3., 4., 5. és 6. sz. költségelszámolás kifizetései 14 hónapos késedelmet szenvedtek, és hogy az utolsó kifizetés még mindig nem történt meg, 28 hónappal a projekt befejezése után. A fennmaradó összeg kifizetését is követelte.

A Bizottság által előterjesztett érvek

21. Véleményében a Bizottság kijelentette, hogy a panaszos állítása megalapozatlan, és ezzel összefüggésben utalt a közösségi pénzügyi hozzájárulás kifizetésére vonatkozó szabályokra, nevezetesen az általános feltételek 3. és 4. cikkére:

A projekt eredményeinek benyújtása és jóváhagyása (az általános feltételek 4. cikke):

22. Minden időszakos jelentést és a kapcsolódó költségkimutatást (beleértve az integrált költségkimutatásokat), valamint minden kiegészítő jelentést a jelentés által lefedett időszak végétől számított két hónapon belül kell benyújtani a Bizottságnak (az általános feltételek 4. cikke (3) bekezdésének 1. pontja). A zárójelentés(eke)t és a végső időszakra vonatkozó költségkimutatásokat, beleértve az integrált költségkimutatást is, a projekt befejezésétől számított két hónapon belül kell benyújtani a Bizottságnak (4. cikk (3) bekezdés, (2) bekezdés). Ha a Bizottság a jelentések kézhezvételétől számított két hónapon belül nem nyújt be észrevételeket a jelentésekkel kapcsolatban, a projekt eredményeit jóváhagyottnak kell tekinteni (4. cikk (3) bekezdés, (4) bekezdés).

A közösségi pénzügyi hozzájárulás kifizetése (az általános feltételek 3. cikke):

23. A kifizetéseket attól a naptól számított legfeljebb 60 napon belül kell teljesíteni, amikor a Bizottság jóváhagyja vagy jóváhagyottnak tekinti az időszakos jelentéseket és a kapcsolódó költségelszámolásokat vagy a projekt egyéb eredményeit (3. cikk (1) bekezdés b) pont). A 60 napos időszakot a Bizottság bármikor felfüggesztheti azáltal, hogy értesíti az érintett szerződő feleket arról, hogy további ellenőrzésekre van szükség. Ez az időszak akkor folytatódik, amikor a Bizottság befejezte a kiegészítő ellenőrzéseket (3. cikk (1) bekezdés, (3) bekezdés). A kifizetések felfüggeszthetők, ha a Bizottság a szerződő fél részéről csalást vagy súlyos pénzügyi szabálytalanságot gyanít (3. cikk (2) bekezdés).

24. Az előírt határidő lejártakor és azon lehetőség sérelme nélkül, hogy a Bizottság felfüggessze a kifizetéseket, az érintett szerződő fél legkésőbb a késedelmes kifizetés kézhezvételétől számított két hónapon belül kamatot követelhet. Ez a fizetési határidőt követő naptól a tényleges kifizetés napjáig tartó időszakra vonatkozik (a 3. cikk (1) bekezdésének 5. pontja).

25. A fenti szabályok alapján a Bizottság hangsúlyozta, hogy a panaszos által jelzett késedelemre vonatkozó számadat nem volt helyes, mivel nem vette figyelembe az általános feltételek valamennyi vonatkozó rendelkezését. A projekteredmények jóváhagyására rendelkezésre álló 60 napos időtartamot attól a naptól kell számítani, amikor a Bizottság megkapja az összes szükséges dokumentumot, a kifizetésekre rendelkezésre álló 60 napos időtartamot pedig attól a naptól kell számítani, amikor a Bizottság jóváhagyja vagy úgy kell tekinteni, hogy jóváhagyta az összes dokumentumot.

26. Más szóval a szerződés összesen négy hónapos időszakot írt elő a Bizottság általi kifizetésekre, amely attól az időponttól kezdődik, amikor a Bizottság megkapta az összes szükséges dokumentumot (és nem attól az időponttól, amikor a szerződő fél benyújtotta azokat). A Bizottságnak két hónap áll rendelkezésére a projekt eredményeinek jóváhagyására, és további két hónap a kifizetések teljesítésére. Ezeket az időszakokat a Bizottság további ellenőrzések vagy kiegészítő dokumentumok bekérése esetén felfüggesztheti. Ezért a panaszos állításával ellentétben nem tekinthető úgy, hogy a Bizottság megszegte szerződéses kötelezettségeit pusztán azért, mert a kifizetést több mint négy hónappal azt követően teljesítette, hogy a szerződő fél benyújtotta a megfelelő költségkimutatást.

27. A Bizottság rámutatott arra, hogy az általános feltételek 4. cikkének (4) bekezdésével összhangban a következő költségkimutatás által lefedett időszakig jogosult visszatartani a közösségi pénzügyi hozzájárulás kifizetésének egy részét, vagy kivételes esetben az összes kifizetést, amennyiben a szerződő fél az általános feltételek 4. cikkének (3) bekezdésében (vagy adott esetben az I. mellékletben) említett határidőn belül nem nyújtja be a költségkimutatást, az időszakos jelentést vagy a projekt bármely más eredményét.

28. A Bizottság a következő öt indokkal indokolta, hogy mennyi időt vett igénybe a költségelszámolások és a projekteredmények elemzése és feldolgozása.

1. A panaszos késedelmesen nyújtotta be az összes beszámolási időszakra, különösen a 3., 4., 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat. Ez sérti az általános feltételek 3. és 4. cikkét. A fentiekben kifejtettek szerint a költségnyilatkozatok panaszos általi továbbításának késedelme közvetlen hatással volt arra az időpontra, amikor a Bizottság teljesíteni tudta a kifizetéseket. Ezekért a fizetési késedelmekért csak a panaszos vonható felelősségre.
2. A partnerek a Bizottság kérésére késve küldték meg az igényelt költségek megfelelő értékeléséhez szükséges további információkat.
3. A szerződésmódosítások szükségessége, amelyek lehetővé teszik a Bizottság számára, hogy mind az új, mind a kilépő partnereket kifizesse. Ez a folyamatban lévő kifizetések lelassulását okozta a szerződés megfelelő módosításáig.
4. A pénzügyi szabálytalanságokra és szerződésszegésre vonatkozó állítások értékelése. A Bizottság belső vizsgálatot indított ezen állításokkal kapcsolatban. E vizsgálatot követően a Bizottság nem talált bizonyítékot az állítólagos „szabálytalanságokra és szerződésszegésre”. Ez a vizsgálat azonban lelassította a panaszosnak, majd ezt követően a konzorciumi partnereknek történő kifizetéseket.
5. A panaszos vonakodott az együttműködéstől, amikor a Bizottság megvizsgálta, hogy – amint arról a projekt egyes partnerei beszámoltak – a projekt valóban nyereséget termelt-e.

29. Következésképpen a Bizottság kijelentette, hogy nem késleltette indokolatlanul a kifizetéseket, amint azt a panaszos állította. A panaszos panaszához csatolt táblázatban említett késedelmek nem vették figyelembe a Bizottság azon jogát, hogy az összes kért információ rendelkezésre bocsátásáig felfüggessze a kifizetéseket. A Bizottság azt is megjegyezte, hogy a panaszos soha nem kért késedelmi kamatot.

30. Ami az utolsó kifizetést illeti, a Bizottság 2005. május 3-án levelet küldött a panaszosnak, amelyben azt kérdezte, hogy a konzorcium által a konferenciákon elért 62 361 EUR nyereséget hogyan osztanák el a partnerek között. Ezen információk hiányában a Bizottság nem tudta a bevételeket a tényleges kedvezményezettekhez rendelni annak érdekében, hogy kiszámítsa az egyes partnereknek járó egyenleget, és feldolgozza az utolsó kifizetést. 2005. július 28-án a Bizottság emlékeztetőt küldött a panaszosnak, amelyben azt kérte, hogy a projekt partnereinek beleegyezését követően tájékoztassa szolgálatait a 62 361 EUR partnerek közötti elosztásának módjáról. A levél a Q. felszámolójára történő 7473,07 EUR összegű átruházás bizonyítékát is kérte, amelyet a panaszos (a Bizottság véleménye szerint visszaélésszerűen) 2004 augusztusa óta megtartott. A kért számadatok közlése helyett a panaszos 2005. augusztus 26-i válaszában ismét vitatta „a Bizottság jogát a konferencia költségeinek ellenőrzésére”, és így visszatért a 2004. november 26-i találkozó előtt képviselt álláspontjához. A panaszos kiemelte azokat a többletköltségeket is, amelyekkel a konzorcium a konferenciák lebonyolítása során szembesült, és három projektpartnertől új költségadatokat nyújtott be.

A panaszos által előadott érvek

31. Észrevételeiben a panaszos azt állította, hogy a Bizottság több érvvel is megpróbálta megindokolni a késedelmeket. Fő érve azonban az volt, hogy a szerződés az összes szükséges információ kézhezvételét követően összesen négy hónapos határidőt írt elő a kifizetésekre. Ez valóban így volt, de nem mentség az ezen időtartamot meghaladó késedelmekre. Ezenkívül a panaszos rámutatott, hogy eddig 37 hónapot várt az utolsó kifizetésre, annak ellenére, hogy a Bizottság 2003. március 18-án megkapta a zárónyilatkozatokat. Ez azt jelentette, hogy a szerződés szerint azokat 2003. május 18-ig jóvá kellett volna hagyni, és 2003. július 18-án vagy azt megelőzően ki kellett volna fizetni.

32. Az ombudsman hivatalával 2007. április 13-án folytatott telefonbeszélgetés során a panaszos jelezte, hogy a fennmaradó kifizetés még mindig nem történt meg.

További érvek, amelyeket az ombudsman elé terjesztettek a további információkérést követően

A Bizottság által előterjesztett érvek

33. Az ombudsman első kérdésére adott válaszában, amelyben részletesebb információkat kért a különböző költségelszámolásokkal kapcsolatos kifizetések állítólagos késedelméről és a fennmaradó végső kifizetésről, a Bizottság kijelentette, hogy panaszában a panaszos benyújtott egy táblázatot, amely csak az állítólagos "benyújtási" időpontokat és a "kifizetett" időpontokat tüntette fel, de nem szolgáltatott bizonyítékot ezen állítólagos időpontok alátámasztására. Sok esetben a "beadott" dátumok is tévesek voltak, mivel a panaszos csak a saját költségkimutatásai aláírásának időpontját tekintette relevánsnak, figyelmen kívül hagyva azt a tényt, hogy jelentős ideig kellett várnia a többi partner költségkimutatásaira. A benyújtási határidő csak akkor tekinthető érvényesnek, ha a benyújtott dokumentumcsomag első látásra hiánytalan volt, azaz valamennyi partner költségkimutatását, valamint az időszakos jelentéseket is tartalmazta.

34. A Bizottság válaszához csatolta saját táblázatát, amely tartalmazza az egyes kifizetések időpontjait és az érintett időszakokat. Csatolt továbbá dokumentumokat annak bizonyítására, hogy szolgálatainak gyakran fel kellett függeszteniük a kifizetéseket, mivel hiányoztak a dokumentumok. A panaszosnak tudomása volt az ilyen információk iránti kérelmekről, mivel felkérték, hogy maga adja meg az információkat, vagy másolatban tájékoztatta a közvetlenül a partnernek küldött kérelemről. A panaszos azt is tudta, hogy ennek következtében ezek a kérelmek de facto késleltették a kifizetési folyamatot.

35. Amennyiben a dokumentumok hiányosak voltak, vagy a szerződés módosítása volt folyamatban, a Bizottság nem tudta kifizetni a költségelszámolásokat. Ennek eredményeként késedelmek jelentkeztek a hiányzó információk benyújtásáig vagy a módosítások aláírásáig.

36. Ami a panaszosnak történő utolsó kifizetést illeti, azt a panaszos által 2005 augusztusában elfogadott új álláspont miatt zárolták. A 2004. november 26-i találkozót követően a felek között megállapodás jött létre, amelynek alapján a panaszosnak további információkat kellett szolgáltatnia. A Bizottság szolgálatai részletes számítást végeztek, amelyet 2005. május 3-án megküldtek a panaszosnak. A Bizottság várakozásaival ellentétben a panaszos nem reagált a Bizottság levelére. A Bizottsághoz intézett 2005. augusztus 26-i levelében a panaszos – korábbi megállapodásával ellentétben – lényegében újraindította a vitát, azt állítva, hogy figyelembe kell venni az új költségeket. Ezért az ügy tisztázásáig a végső kifizetést nem lehetett feldolgozni.

37. Az ombudsman második kérdésére adott válaszában – nevezetesen, hogy a panaszost tájékoztatták-e a pénzügyi szabálytalanságokra és szerződésszegésre vonatkozó állítások kivizsgálása által okozott késedelmekről – a Bizottság kijelentette, hogy a panaszos késedelmes benyújtása miatt a 3. és 4. időszakra vonatkozó költségkimutatásokat a panaszos kérésének megfelelően egyidejűleg dolgozták fel. E költségelszámolások feldolgozását késleltette a panaszos és a többi partner arra irányuló kérelme, hogy C. partnert a projektből annak előzetes hozzájárulása nélkül távolítsák el. A tisztességes eljárás biztosítása érdekében a Bizottságnak meg kellett vizsgálnia ezt az eljárást. Ebben a kérdésben több levélváltásra került sor a panaszos és a Bizottság között. A panaszost megfelelően tájékoztatták a megbeszélés során felmerült késedelmekről. A módosítást 2002. december 3-án írták alá, és csak ettől az időponttól kezdve lehetett feldolgozni a 3. és 4. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat.

38. Továbbá az egyik partnertől kapott információk alapján 2003 elején vizsgálatot indítottak egy állítólagos pénzügyi szabálytalansággal kapcsolatban. Ez magában foglalta az ügy belső elemzését a Bizottság birtokában lévő dokumentumok alapján. Az említett partner által jogosan elvárható szükséges titoktartás biztosítása érdekében a Bizottság nem tájékoztatta a panaszost a vizsgálatról. A panaszos mindazonáltal tudatában volt annak a ténynek, hogy a Bizottságtól már kapott források partnerek közötti szétosztásának elmaradása megakadályozta a Bizottságot abban, hogy további kifizetéseket teljesítsen. Miután a partner 2003. június 26-án megismételte az említett állításokat az OLAF-nak, az OLAF vizsgálatot indított. 2003. december 11-én azonban az OLAF úgy határozott, hogy nem folytatja a vizsgálatot. Ezt követően a Bizottság szolgálatainak belső elemzést kellett végezniük az 5. és 6. időszakra vonatkozó kifizetés jogszerűségének értékeléséhez. Ez magyarázza a további késedelmet. A kifizetést 2003. november 5-én dolgozták fel, és készen állt az átutalásra, de 2004. április 21-ig felfüggesztették. A panaszost teljes körűen tájékoztatták erről a további vizsgálatról, mivel 2004. március 22-én további információkat kértek tőle e tekintetben.

39. A Bizottság megjegyezte továbbá, hogy ahhoz, hogy időt nyerjen a kifizetésekre, a panaszosnak időben be kellett volna nyújtania a 3. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat. Ennek elmulasztása 9 hónapos késedelmet okozott. A Bizottság soha nem kifogásolta azokat az okokat, amelyekre a panaszos a késedelmes benyújtás magyarázataként hivatkozott, és minden tőle telhetőt megtett az ügy feldolgozása érdekében.

40. Az ombudsmannak a pénzügyi többlet partnerek közötti elosztására vonatkozó bizottsági információkéréssel kapcsolatos harmadik kérdésére válaszolva a Bizottság kijelentette, hogy ezt a kérdést a 2004. november 26-i találkozón említették, amelyen a panaszos jelen volt. Ezen az ülésen a Bizottság jelezte, hogy olyan összeget határozott meg, amely többletnek tekinthető, és hogy ezt az összeget le kívánja vonni a közösségi finanszírozásból. A Bizottság ezt követően megkérdezte a panaszost, hogy a nyereség hogyan oszlik meg a partnerek között. Ehelyett a panaszos a megbeszélést a Bizottság azon jogára összpontosította, hogy értékelje a konferencia beszámolóját. A panaszos és a többi partner megállapodott abban, hogy új számadatokat szolgáltatnak a többlet kiszámításához szükséges kiadásokról. A találkozó során hangsúlyozták, hogy e kiegészítő információk benyújtása az utolsó részlet kifizetésének előzetes feltétele. A panaszos ezért tisztában volt azzal, hogy amennyiben többletet állapítanának meg, e többlet partnerek közötti elosztására vonatkozó információkra lenne szükség az egyes partnerek pontos költségeinek kiszámításához. Ahelyett, hogy a 2005. augusztus 26-i levelében megadta volna a kért információkat, ezzel megnyitva az utat a végső kifizetéshez, a panaszos újra megnyitotta az egész vitát, és ezért megakadályozott minden előrelépést a végső kifizetés felé. Ennek során a panaszos ténylegesen felmondta a konzorcium és a Bizottság között létrejött megállapodást.

41. Q. partnerrel kapcsolatban a Bizottság kijelentette, hogy a szerződés előírja, hogy a koordinátor haladéktalanul utalja át a partnereknek a Bizottságtól kapott összegeket. 2004. május 20-i e-mailjében a panaszos elismerte, hogy Q. partner tekintetében az 5. és 6. időszakra vonatkozóan még mindig rendelkezik egy összeggel, és jelezte, hogy „az átutalásra néhány napon belül sor kerül”. Ezt az átruházást azonban soha nem hajtották végre. 2004. július 15-én és 2005. február 24-én a Bizottság felkérte a panaszost, hogy utalja át az általa jogtalanul visszatartott összeget a Q felszámolójának. A panaszos levélben válaszolt, amelyet a Bizottság 2005. április 4-én kapott meg. Ebben a levélben a panaszos megkísérelte további feltételekhez és követelményekhez kötni a Bizottságot, mielőtt átutalta volna az esedékes összeget a partnernek. Az ilyen feltételek elfogadhatatlanok voltak a Bizottság számára, mivel ellentétesek voltak a Szerződéssel. A panaszos nem szabhatott új feltételeket a Q partnernek járó összeg átutalása előtt. 2005. július 28-i levelében a Bizottság emlékeztette a panaszost a szerződésből eredő azon kötelezettségére, hogy fizesse ki a felszámolót. Az álláspont tisztázása érdekében ez a levél egyesítette a két fennmaradó kérdést, amelyek mindegyike megakadályozta a Bizottságot abban, hogy folytassa az utolsó kifizetést. A Bizottság azt is jelezte, hogy ez a 2005. július 28-i levél volt az a levél, amelynek elküldését 2005. május 3-i levelében bejelentette.

42. A panaszos 2005. augusztus 26-i válaszát követően a Bizottság úgy ítélte meg, hogy már nem hasznos új levelet küldeni a panaszosnak, amely ugyanebben a kérdésben a negyedik lett volna, mivel a panaszos felmondta azt a megállapodást, amely lehetővé tette volna az utolsó kifizetés teljesítését. A panaszostól kért információk hiányában a Bizottság nem tudta kiszámítani az egyes partnerekre vonatkozó végleges számadatokat, és nem tudott javaslatot tenni a végső kifizetésre. Mivel a panaszos fenntartotta álláspontját, a kérdéssel kapcsolatos előrelépés hiányában nem lett volna hasznos további leveleket cserélni.

43. A Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy valamennyi kifizetését időben feldolgozták. Megállapítása során figyelembe vette a konzorcium által szolgáltatott valamennyi információt és a projekt során bekövetkezett különböző eseményeket, különösen a szerződés módosítását és a pénzügyi csalás gyanúját. A Bizottság kijelentette, hogy amennyiben az utolsó részlet kifizetése még függőben van, ez annak a ténynek tudható be, hogy a panaszos elutasította a Bizottság 2005. május 3-i javaslatát.

44. A Bizottság arra is rámutatott, hogy 2007. szeptember 19-én a panaszos ügyvédje és a Bizottság találkozót tartott annak feltárására, hogy miként lehetne lezárni az ügyet. Megállapodás született arról, hogy a konzorciumi partnerek további, költségeket igazoló információkat nyújtanak be annak érdekében, hogy a Bizottság felülvizsgálhassa a projekt támogatható összegét. E vita rendezése megnyitná az utat a végső kifizetés előtt.

A panaszos által előadott érvek

45. Kiegészítő észrevételeiben a panaszos tisztázott egy lehetséges félreértést, rámutatva, hogy két költségvetés létezik. Az első a projekt költségvetése volt, amelyet teljes egészében a Közösség finanszírozott. E költségvetés keretében a partnerek költségelszámolások benyújtásával igényeltek visszatérítést. E projekt üzleti terve kimondta, hogy közösségi finanszírozást csak a létesítmény számára biztosítanak; a konferenciákat kereskedelmi kockázat alapján kellett lebonyolítani. A második költségvetés (konferenciánként egy) a partnerek kizárólagos felelőssége volt, akiknek meg kellett becsülniük a megkeresett jövedelmet a lehetséges költségekkel szemben.

46. Az ombudsman első kérdésének megválaszolása helyett a Bizottság a panaszos által megjelölt időpontokat kérdőjelezte meg. E tekintetben a panaszos rámutatott, hogy a Bizottság eredeti véleményében nem kérdőjelezte meg az említett időpontokat. A Bizottság válaszához csatolt mellékletek közül csak nyolc kapcsolódott a költségelszámolásokkal kapcsolatos további információkérésekhez. Egyikük sem jelzett komolyabb problémát. Ezek aligha indokolhatják a Bizottság azon észrevételét, hogy rendszeresen történtek hibák és mulasztások. A panaszos arra is rámutatott, hogy a Bizottság hivatkozott az előrehaladási vagy időszakos jelentések kézhezvételére. Ezek a jelentések azonban, amelyeket megküldtek a Bizottság projektfelelősének, nem képezték a szerződés részét, és semmi közük nem volt a költségelszámolásokhoz. Helytelen volt a Bizottság részéről azt sugallni, hogy e jelentések kézhezvétele megváltoztathatja a benyújtás időpontját.

47. A panaszos azt állította, hogy helytelen volt, hogy a Bizottság azt javasolta, hogy a panaszos az összes partner nyilatkozata nélkül nyújtsa be a költségelszámolásokat. Egyetlen partner nyilatkozatának hiánya miatt nem lehetett benyújtani a 3. és az 5. időszakra vonatkozó költségkimutatásokat, amelyeket a Bizottság engedélyével és ösztönzésével a 4., illetve a 6. időszakra vonatkozó költségkimutatásokkal együtt nyújtottak be. A 3. időszakra vonatkozó késedelmet főként a Bizottság okozta, mivel Q. partner a felülvizsgált személyzeti arányokról szóló határozatra várt. Az 5. időszakra vonatkozó késedelem a projekt hibája volt, mivel az egyik partnernek, akinek át kellett vennie a feladatokat a C. partnertől, miután ez utóbbit partnerként eltávolították, az adminisztratív feladatok helyett a munkával kapcsolatos feladatokat kellett előnyben részesítenie. Ezek a késedelmes beadványok azonban nem akadályozhatták meg későbbi feldolgozásukat.

48. Ami a 3., 4., 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat illeti, a Bizottság nem válaszolt az ombudsman kérdésére, hanem megismételte a késedelmek általános okait, nevezetesen i. a konzorcium azon kérését, hogy C. partnert távolítsák el a projektből, ii. a panaszossal szembeni állítólagos pénzügyi szabálytalanságokat, iii. a panaszos vonakodását attól, hogy az 1. időszakra vonatkozó kifizetést átutalja C. partnernek, valamint iv. a panaszos vonakodását attól, hogy az utolsó kifizetést átutalja Q. partnernek. Az utolsó kérdéstől eltekintve a Bizottság soha nem tájékoztatta a panaszost ezekről az okokról a késedelmek igazolása érdekében. Ezért ezeket az érveket nem használhatta fel a kifizetések elmaradásának indokaként. A C. partner eltávolítására irányuló kérelemmel kapcsolatban a panaszos rámutatott, hogy ezt a kérelmet először 2001 májusában nyújtották be a Bizottság tanácsára, a többi konzorciumi partner külön leveleiben. A módosítást végül 2002 decemberében írták alá, így maga a Bizottság volt felelős a C. partner projektből való eltávolításának késedelméért. Továbbá, mivel ebben az időszakban (2001 decemberében a 2. időszak kifizetése) engedélyezte a kifizetéseket, a Bizottság nem hivatkozhatott arra, hogy ez volt az oka annak, hogy nem teljesített kifizetéseket. Ami a pénzügyi szabálytalanságokra vonatkozó állítást illeti, a panaszos azt állította, hogy a Bizottság szerint ezt az állítást először 2001 szeptemberében fogalmazták meg; azonban az OLAF 2003. december 11-én elutasította. Ezen időszak alatt a Bizottság a 2. időszakra (2001 decemberében), valamint a 3. és 4. időszakra (2003 júniusában kombinálva) fizetett. A Bizottság tehát felelős volt a díj késedelmes vizsgálatáért, és mivel ebben az időszakban engedélyezte a kifizetéseket, a vizsgálatot nem használhatta fel a kifizetések elmaradásának okaként.

49. Ami a Bizottságnak az ombudsman második kérdésére adott válaszát illeti, a panaszos rámutatott, hogy az említett válasz egy másik kérdéssel foglalkozott. A Bizottság soha nem javasolta a panaszosnak, hogy a konzorcium C. partner eltávolítására irányuló kérelme késleltetné a kifizetéseket. A panaszos természetesen tisztában volt azzal, hogy a Bizottság lassan teljesíti a partner eltávolítására irányuló kérelmet, de nem tájékoztatták arról, hogy ez a kifizetést is késleltetné.

50. Ami a pénzügyi szabálytalanságokra vonatkozó állítást illeti, a Bizottság válaszában elismerte, hogy a panaszost soha nem tájékoztatták arról, hogy ez az állítás késlelteti a kifizetéseket. Az OLAF ugyanis 2003. december 11-én lezárta a vizsgálatot. Ez több mint két évvel az állítás első, 2001. szeptemberi megtétele (a Bizottság válaszához csatolt mellékletek azt mutatták, hogy a Bizottságot 2001. szeptember 14-én tájékoztatták az állításról) és egy évvel a projekt befejezése után történt. A panaszost nem hivatalosan tájékoztatták arról a tényről, hogy állítást tettek, valamint annak forrásáról. A Bizottság jelezte, hogy nagyra értékeli, hogy az állítást az a partner tette, akinek a szerződését felmondták. Ez egy 2002 szeptemberi beszélgetés során történt. Ezt azonban nem adták meg a kifizetések késleltetésének okaként. A Bizottság csak 2003 elején indított vizsgálatot. Ezért a Bizottságnak 2001 szeptemberétől számítva 15 hónapra volt szüksége ahhoz, hogy vizsgálatot indítson.

51. Ami a Bizottságnak az ombudsman harmadik kérdésére adott válaszát illeti, a panaszos kijelentette, hogy a 2004. november 26-i találkozón a többlet elosztásával vagy annak szükségességével kapcsolatos kérdés soha nem merült fel. A Bizottság 2005. július 28-i levele tehát új információkérést vezetett be a 62 361 EUR felosztásával kapcsolatban, amelyet a Bizottság nyereségként értékelt. A panaszos azt is kijelentette, hogy az ombudsmanra bízza annak megítélését, hogy ésszerű-e a 2005. március 17-i levelében szereplő azon megállapítás, miszerint a panaszosnak jogilag nem tanácsolták a Q. felszámolójának történő átadást.

Az ombudsman értékelése

52. Amint arra a fenti 16. bekezdésben rámutattunk, az ombudsman úgy véli, hogy nem lenne helyénvaló kivizsgálni az 1. és 2. költségelszámolással kapcsolatos állítólagos késedelmeket. Az alábbiakban azonban ki fogja vizsgálni a 3., 4., 5. és 6. költségelszámolás kifizetéseivel, valamint a fennmaradó kifizetésekkel kapcsolatos állítólagos késedelmeket.

53. A Bizottság nem értett egyet a panaszos által jelzett késedelmek hosszával. Eredeti panaszának 4. oldalán a panaszos csatolt egy táblázatot, amely áttekintést nyújt az állítólagos késedelmekről. Úgy tűnik azonban, hogy az e táblázatban említett késedelmeket a költségelszámolások eredeti benyújtása és a vonatkozó kifizetés között eltelt idő alapján számították ki. E számítás alapján a panaszos arra a következtetésre jutott, hogy a teljesített kifizetések 14 hónapos késedelmet szenvedtek, és az utolsó kifizetés tekintetében még súlyosabb késedelem következett be. Úgy tűnik azonban, hogy a panaszos számításai nem veszik figyelembe az általános szerződési feltételek 3. és 4. cikkében előírt fizetési szabályokat. Az ombudsman további vizsgálataira adott válaszában a Bizottság csatolta saját, részletesebb táblázatát, amely bemutatta i. a költségkimutatások eredeti benyújtásának időpontját, ii. azt az időpontot, amikor a Bizottság úgy ítélte meg, hogy megkapta a költségkimutatások hiánytalan benyújtását, iii. a kifizetési határidőt (a kitöltött benyújtás napjától számított négy hónap) és iv. a kifizetés időpontját. Míg a panaszos táblázata hónapokra hivatkozott, a Bizottság táblázata pontos időpontokra hivatkozott.

54. Ami a késedelmek lehetséges indokolását illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy eredeti véleményében a Bizottság öt általános indokra hivatkozott, nevezetesen i. a költségelszámolások panaszos általi késedelmes továbbítására valamennyi jelentéstételi időszakra vonatkozóan, ii. a kért kiegészítő információk partnerek általi késedelmes továbbítására, iii. a szerződés módosításának szükségességére annak érdekében, hogy a Bizottság mind az új, mind a kilépő partnereket kifizethesse, iv. a pénzügyi szabálytalanságokra és szerződésszegésre vonatkozó állítások értékelésének szükségességére, valamint v. a panaszos vonakodására az együttműködéstől, amikor a Bizottság megvizsgálta, hogy keletkezett-e nyereség. A Bizottság kezdetben ezeket az indokolásokat általános jelleggel nyújtotta be, anélkül, hogy meghatározta volna, melyiket tekinti alkalmazhatónak a konkrét késedelmek közül melyikre. Az ombudsman további vizsgálatait követően azonban a Bizottság részletesebb információkkal szolgált ezekről az okokról, és részletes táblázatában azt is megjelölte, hogy mely okok mely kifizetésekhez kapcsolódnak.

55. Ezért annak vizsgálata érdekében, hogy a Bizottság hivatali visszásságot követett-e el, az ombudsmannak meg kell állapítania, hogy i. történt-e késedelem, nevezetesen hogy a kifizetéseket a szerződésben előírt határidőkön belül teljesítették-e, és ii. késedelmek esetén indokoltak voltak-e az ilyen késedelmek.

56. A kifizetés szabályait a szerződés általános feltételeinek (II. melléklet) 3. és 4. cikke határozza meg. A 3. cikk (1) bekezdésének b) pontja úgy rendelkezik, hogy „az időközi kifizetéseket attól a naptól számított legfeljebb 60 napon belül kell teljesíteni, amelyen a Bizottság jóváhagyja, vagy e melléklet 4. cikke (3) bekezdésének negyedik albekezdésével összhangban úgy tekintik, hogy jóváhagyta az időszakos jelentéseket és a kapcsolódó költségelszámolásokat, illetve a projekt egyéb eredményeit”(utólagos kiemelés). A 4. cikk (3) bekezdésének negyedik albekezdése úgy rendelkezik, hogy „[h]a a Bizottság nem tesz észrevételt, a projekt eredményeit a kézhezvételüktől számított két hónapon belül jóváhagyottnak kell tekinteni”(utólagos kiemelés). A fenti két cikk együttes olvasata alapján az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy rendes körülmények között a Bizottságnak legfeljebb négy hónap állt rendelkezésére az időszakos jelentések és a kifizetések teljesítésére vonatkozó megfelelő költségkimutatások kézhezvétele között. Ezért csak akkor lehet késedelem, ha a kifizetéseket nem teljesítették, akár az időszakos jelentések és költségkimutatások jóváhagyásától számított két hónapon belül, akár a panaszos és a többi partner általi benyújtásuktól számított négy hónapon belül. Kiegészítő észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy az előrehaladási vagy időszakos jelentések benyújtása nem képezte a szerződés részét, és azt a Bizottság nem tudta érvként felhasználni a késedelmek magyarázatára. Meg kell azonban jegyezni, hogy – amint azt az általános feltételek 3. cikke (1) bekezdésének b) pontja egyértelműen megemlíti – a Bizottság által teljesítendő kifizetések az „időszakos jelentések és a kapcsolódó költségelszámolások, illetve a projekt egyéb benyújtandó anyagainak” benyújtásától függtek (utólagos kiemelés). Ezért el kell utasítani a panaszos azon érvét, amely szerint az előrehaladási jelentések vagy időszakos jelentések benyújtása nem képezte a szerződés részét. A 4. időszakra vonatkozó előrehaladási jelentést, valamint az 5. és 6. időszakra vonatkozó előrehaladási jelentéseket két héttel, illetve másfél hónappal a költségelszámolások eredeti benyújtása után nyújtották be. A Bizottság táblázatából azonban kitűnik, hogy a Bizottság által a kifizetések teljesítésére fordított idő nem az előrehaladási jelentések állítólagos késedelmes benyújtásának, hanem az alábbiakban megvizsgálandó egyéb okoknak tudható be.

57. Ebben az esetben úgy tűnik, hogy a szerződés 4. cikkének (2) bekezdése szerint „[a]z időszakos és zárójelentés(ek), a megfelelő költségkimutatások, beleértve az egyes integrált költségkimutatásokat, valamint a koordinátor által a fővállalkozóknak átutalt összegekre vonatkozó összesítő kimutatásokat, a projekt megkezdésének időpontjától számított egymást követő hat hónapos időszakokra vonatkoznak”(utólagos kiemelés). Ezért, mivel a szerződés 2. cikkének (1) bekezdése szerint a projekt 2000. január 1-jén kezdődött és 36 hónappal később, 2002. december 31-én fejeződött be, az ombudsman megjegyzi, hogy a 3. és 4. időszak 2001. január–júniusra, illetve 2001. július–decemberre vonatkozott, míg az 5. és 6. időszak 2002. január–júniusra, illetve 2002. július–decemberre. Az általános feltételek 4. cikkének (3) bekezdése szerint „[a]z egyes időszaki jelentéseket és a kapcsolódó költségkimutatásokat, beleértve az integrált költségkimutatást (...), a jelentés által lefedett időszak végétől számított két hónapon belül kell benyújtani”(utólagos kiemelés).

58. E rendelkezések alapján az ombudsman megállapítja, hogy a 3. és 4. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat 2001. augusztus 31-ig, illetve 2002. február 28-ig, az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat pedig 2002. augusztus 31-ig, illetve 2003. február 28-ig kellett benyújtani. Az általános feltételekben említett fizetési szabályoknak megfelelően a kifizetéseket rendes körülmények között legkésőbb négy hónappal a költségelszámolások benyújtását követően, azaz 2001. december 31-ig, 2002. június 30-ig, 2002. december 31-ig és 2003. június 30-ig kellett teljesíteni.

59. Az ombudsman ezért az alábbiakban értékeli, hogy a kifizetésekre a határidőkön belül került-e sor. Rá kíván mutatni arra, hogy a Bizottság állítólagos késedelmei kiszámításának kiindulópontja nyilvánvalóan nem előzheti meg azt az időpontot, amikor a panaszos az összes vonatkozó információt benyújtotta.

A 3. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetése

60. A panaszos 2002. április 10-én nyújtotta be a 3. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat a 4. időszakra vonatkozó költségelszámolásokkal együtt. Ezeket rendszerint 2001. augusztus 31-ig, illetve 2002. február 28-ig kellett benyújtani. 2002. április 10-i levelében a panaszos elnézést kért a Bizottságtól a költségelszámolások késedelmes megküldéséért. A panaszos a költségelszámolások késedelmes megküldését a konzorciumon belüli problémákra hivatkozva indokolta. A panaszos különösen a következőket állította:

„Csatolom a konzorcium harmadik és negyedik időszakra vonatkozó költségelszámolásait, és elnézést kérek azok késedelme miatt. Amint azt Önök is tudják, a három követelésre vonatkozó határidő elhalasztásának fő oka az volt, hogy [Q.]-nak problémái voltak a személyi állománnyal, és csak decemberben nyújtotta be követeléseit. Ezt követően [M.] kihasználta az ismételt benyújtás késedelmét annak érdekében, hogy a második időszakra vonatkozó elutasított kérelmeiket kijavítsa (...) Nem kaptam meg [M.] felülvizsgált három- vagy négyidőszakos költségkimutatásának eredeti példányát, és tudomásom szerint azokat közvetlenül Önnek küldték meg. Kérésem ellenére [C.]-tól/-től nem kaptam három időszakra vonatkozó költségkimutatást (...) Remélem, hogy a harmadik és a negyedik időszakra vonatkozó költségkimutatásokat rendben találja.”

E levélből kitűnik, hogy a 3. és 4. időszakra vonatkozó költségelszámolások benyújtása hiányos volt, és a következő információk hiányoztak: i. az M. partner által a 3. és 4. időszakra vonatkozóan benyújtott (közvetlenül a partner által megküldendő) felülvizsgált költségkimutatások, valamint ii. a C. partner által a 3. időszakra vonatkozóan benyújtott költségkimutatás. Az ombudsman azonban elemzését a Bizottság által felhozott érvre korlátozza, amely csak a Q. partnertől kért kiegészítő információkra vonatkozott.

61. A 3. és 4. időszakra vonatkozó kifizetéseket a Bizottság 2003. június 5-én teljesítette, több mint egy évvel a költségelszámolások 2002. április 10-i benyújtása után. A 3. időszakra vonatkozó költségkimutatás állítólagos késedelmes kifizetésének indokolásaként a Bizottság részletes táblázatában először azzal érvelt, hogy a szerződésnek a C. partner visszavonásához szükséges módosítását 2002. december 3-án írták alá. A 3. és 4. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat csak ettől az időponttól kezdve lehetett feldolgozni. A Bizottság a költségkimutatás benyújtásához szükséges kiegészítő információkra is hivatkozott, amelyeket Q. partner 2003. április 2-án küldött meg. Úgy tűnik tehát, hogy a Bizottság számításai szerint a négy hónapos fizetési határidő 2003. augusztus 2. volt, míg a kifizetésre 2003. június 5-én került sor.

62. Ami a Bizottságnak az állítólagos késedelemre vonatkozó első okát, nevezetesen a C. partner eltávolításához vezető eljárást illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy ezt az eljárást hivatalosan 2001 áprilisában indították meg, amikor a négy másik partner külön levelet küldött a Bizottságnak, amelyben a C. partner eltávolítását kérte [3]. 2002. október 22-én a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy hamarosan elküldi a négy fennmaradó partner által aláírandó módosítást. A módosítást végül 2002. december 3-án írták alá. Panaszában a panaszos kifogásolta az eljárás hosszát, amely több mint másfél évig tartott. A panaszos szerint annak ellenére, hogy a Bizottsághoz többször is fordultak intézkedés iránti kérelemmel, a Bizottság csak 2002. október 22-én, röviddel a szerződés lejárta előtt módosította a szerződést, amely megszüntette a jogsértő partnert. Amint azt korábban említettük, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy az alapokmánya 2. cikkének (4) bekezdésére tekintettel nem tudta kivizsgálni ezt az állítást.

63. Mindenesetre, bár a C. partner eltávolítására irányuló kérelem és a szerződés ebből következő módosítása bizonyosan bonyolult kérdéseket vetett fel, a Bizottság semmiképpen sem fizethette volna ki a 3. időszakra vonatkozó költségkimutatást a költségkimutatások teljes körű benyújtása, és így a partnerek költségeire vonatkozó valamennyi információ megküldése előtt.

64. Ami a Bizottságnak az állítólagos késedelemre vonatkozó második okát illeti, úgy tűnik, hogy a Q. partnertől származó kiegészítő pénzügyi információkat 2003. április 2-án, illetve 8-án nyújtották be a Bizottságnak, illetve vették nyilvántartásba, közel egy teljes évvel azután, hogy a panaszos eredetileg 2002 áprilisában benyújtotta a költségkimutatást. Konkrétabban, 2003. április 2-i levelében Q. partner a következőket írta: „[a] kért, mellékelten megküldöm a fent említett projekt 3. költségkimutatásához szükséges, a személyzetre és a költségekre vonatkozó információkat. Mellékeljük a [sic ] kapcsolódó számlák másolatát.” Bár ez a levél egy kérelemre hivatkozik („a kérésnek megfelelően”), az aktában nincs bizonyíték arra vonatkozóan, hogy a Bizottság a panaszos 2002. április 10-i levelét követően mikor és hogyan nyújtotta be a kiegészítő információkérést. Az ombudsman további vizsgálataira adott válaszában a Bizottság egyszerűen megemlítette, hogy a panaszos általában tudott a kiegészítő információk iránti kérelmekről, de nem jelezte, hogy mikor és hogyan nyújtott be ilyen kérelmeket a panaszoshoz vagy a többi partnerhez.

65. E körülményekre tekintettel az ombudsman a következő következtetésre jut: Amennyiben az eredeti költségkimutatás 2002. április 10‐i benyújtása nem volt teljes, a Bizottság feladata volt, hogy az általános feltételek 4. cikke (3) bekezdésének negyedik albekezdésével összhangban két hónapon belül észrevételeket tegyen, és kiegészítő információkat kérjen. Bár az ombudsman részletesebb információkat kért a Bizottságtól arra vonatkozóan, hogy mikor kérte a kiegészítő információkat, a Bizottság nem jelezte, hogy mikor és hogyan nyújtott be ilyen kérelmet. Márpedig a 2003. április 2‐i levél szövegéből kitűnik, hogy valójában ilyen kérelmet nyújtottak be. További információk hiányában az ombudsman nem tudja megállapítani, hogy a Bizottság nem kérte kellő időben ezeket a kiegészítő információkat. Tekintettel arra, hogy a Bizottság 2003. április 8-án megkapta a kiegészítő információkat Q. partnertől, úgy tűnik, hogy 2003. augusztus 8-ig kellett teljesítenie a kifizetést. Úgy tűnik tehát, hogy a 2003. június 5-én teljesített kifizetésre az alkalmazandó határidőn belül került sor. E tények és a rendelkezésére álló bizonyítékok alapján az ombudsman nem tudja megállapítani, hogy a Bizottság hivatali visszásságot követett volna el a 3. időszakra vonatkozó költségkimutatás kifizetésének állítólagos késedelmével kapcsolatban.

A 4. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetése

66. Amint arra fentebb rámutattunk, a Bizottság 2003. június 5-én teljesítette a 4. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetését, több mint egy évvel azután, hogy a panaszos eredetileg 2002. április 10-én benyújtotta a költségelszámolást. A Bizottság három indokra támaszkodott annak magyarázata érdekében, hogy mennyi időt vett igénybe a vonatkozó kifizetés teljesítése. Először is egy állítólagos pénzügyi szabálytalansággal kapcsolatos vizsgálatra hivatkozott. Másodszor a 2003. április 8‐án benyújtott költségkimutatás kiegészítéséhez szükséges további információkra hivatkozott. Úgy tűnik, hogy ez utóbbi időpont alapján a Bizottság úgy számította ki, hogy a négy hónapos fizetési határidő 2003. augusztus 8. volt, míg a kifizetésre 2003. június 5-én került sor. Harmadszor, utalt arra, hogy módosítani kell a szerződést annak érdekében, hogy C. partnert vissza lehessen vonni a projektből.

67. Ami a Bizottság második indokát illeti, amelyet az ombudsman először elemez, az ombudsman nem talált olyan dokumentumokat az aktában, amelyek bemutatnák, hogy a 4. időszakra vonatkozó költségkimutatások első benyújtását követően a Bizottság mikor és hogyan kért további információkat. A Bizottság azonban igen rövid, 2003. április 25-i keltezésű levelet küldött a panaszosnak, amely igazolja, hogy 2003. április 8-án megkapta „az alvállalkozói költségekre vonatkozó hiányzó információkat, valamint a 2001. július 4. és 2001. december 31. közötti időszakra vonatkozó három számlát”(utólagos kiemelés). Másrészt meg kell jegyezni, hogy a Bizottságnak a panaszoshoz intézett, 2003. június 13-án kelt, „4. sz. költségelszámolás a 2001. július 1. és 2001. december 31. közötti időszakra” című ajánlott levele arról tájékoztatta a panaszost, hogy „a fent említett szerződésre és időszakra vonatkozóan a Bizottsághoz 2002. április 26-án benyújtott időszakos előrehaladási jelentést megvizsgálták és e szerződés I. mellékletével összhangban lévőnek találták. A 2002. április 26-án beérkezett megfelelő költségelszámolások feldolgozásra kerültek”(utólagos kiemelés). Bár ez a levél nem hivatkozik a 2002. április 26. után benyújtott kiegészítő információkra, a 2003. április 25-i levélből úgy tűnik, hogy a költségelszámolások benyújtását csak 2003. április 8-ig tekintették teljesnek. Ilyen körülmények között tehát úgy tűnik, hogy a költségelszámolások kifizetésének a Bizottság által kiszámított négy hónapos határideje 2003. augusztus 8-án lejárt. Úgy tűnik tehát, hogy a 2003. június 5-én teljesített kifizetésre az alkalmazandó határidőn belül került sor. Az ombudsman ezért nem talál késedelmet a 4. időszakra vonatkozó költségkimutatás kifizetésében. A panasz e vonatkozását illetően tehát nem állapítható meg hivatali visszásság.

68. E következtetésre tekintettel az ombudsman nem tartja szükségesnek a Bizottság által felhozott másik két érv elemzését.

Az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetése

69. Ami az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat illeti, amelyeket 2002. augusztus 31-ig, illetve 2003. február 28-ig kellett benyújtani, az Ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos azokat 2003. március 14-én együtt nyújtotta be. Ezeket a Bizottság 2003. március 18-án vette nyilvántartásba. 2003. március 14-i levelében a panaszos elnézést kért a költségelszámolások késedelmes megküldéséért, és ismét a konzorciumon belüli problémákra hivatkozott. A panaszos különösen a következőket állította:

„Elnézést kérek, hogy mindkét időszak tekintetében késnek a nyilatkozatok. Az ötödik időszak [2002.] augusztus 31-én vagy azt megelőzően volt esedékes, de amint azt korábban kifejtettem Önöknek, nem tudtuk benyújtani a nyilatkozatokat, mivel [A.] partner nem tudta elkészíteni azokat, mivel ebben a szakaszban nagymértékben részt vett a konferencia végső előkészítésében. Ezért úgy döntöttem, hogy megtartom az ötödik időszak benyújtását, és azt ugyanúgy kombinálom a hatodik időszakkal, mint tavaly a harmadik és a negyedik időszakot. A hatodik időszakra vonatkozó nyilatkozatok [2003.] február 28-án vagy azt megelőzően voltak esedékesek, ezért kérjük, hagyja figyelmen kívül az ezekkel kapcsolatos csekély késedelmet. A fő bűnös ismét [A. partner] volt, aki más projektekben is jelentős mértékben részt vett, de mind [A. partnerrel], mind [Q. partnerrel ] megbeszélésekre és pontosításra volt szükség. [Q. partner] állítását két tényező bonyolítja: 1) Szerintük a Bizottság most elfogadta a felülvizsgált személyzeti rátákat. 2) Átcsoportosították a módosított költségvetést a kategóriák között. Utóbbi kérdésről már írtak nektek, így azt itt nem fejtjük ki részletesebben. Az első tényező problémát okozott az E2 formanyomtatványok kitöltésében, mivel az "A" sorok számadatai a "Bizottság által elfogadott költségekre" vonatkoznak. Ezért két változatot nyújtottunk be: az egyik a ténylegesen elfogadott költségekkel, a másik pedig azokkal a költségekkel, amelyeket az újonnan jóváhagyott személyi ráták mellett el kell fogadni (...)”.

70. A Bizottság az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat 2004. április 21-én fizette ki, egy évvel és egy hónappal azután, hogy a panaszos benyújtotta azokat. Annak igazolására, hogy mennyi időt vett igénybe e kifizetés teljesítése, a Bizottság részletes táblázatában először a költségelszámolások eredeti benyújtásához szükséges kiegészítő információkra hivatkozott, nevezetesen az előrehaladási jelentés 2003. május 2-i benyújtására, valamint a Bizottság által 2003. október 23-án kért kiegészítő információkra. A Bizottság továbbá olyan dokumentumokra hivatkozott, amelyek szerinte azt mutatták, hogy a panaszosnak tudomása volt a további információkérésekről, valamint arról, hogy bizonyítania kell a Bizottság felé, hogy kifizette a partnereket, mielőtt további kifizetéseket kaphatott volna a Bizottságtól. Másodszor, a Bizottság utalt az OLAF által a pénzügyi szabálytalanságokra vonatkozó állítással kapcsolatban folytatott vizsgálatra, miután ezt az állítást egy partner 2003. június 26-án megismételte. Kifejtette, hogy 2003. december 11-én az OLAF lezárta a vizsgálatot, de hozzátette, hogy ezt követően a Bizottság belső elemzésére van szükség az 5. és 6. időszakra vonatkozó kifizetések jogszerűségének értékeléséhez. A Bizottság jelezte, hogy a kifizetést 2003. november 5-én dolgozták fel, és készen állt az átutalásra, de ezt követően 2004. április 21-ig felfüggesztették. A Bizottság további kiegészítő információkra hivatkozott, amelyeket 2004. március 22-én kért. A Bizottság számításai szerint az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetésének határideje 2004. május 22. volt.

71. Ami a Bizottság által felhozott első érvet illeti, úgy tűnik, hogy a költségelszámolások 2003. április 14-i első benyújtását követően másfél hónappal később, azaz 2003. május 2-án kapta meg a panaszos előrehaladási jelentését. Továbbá 2003. május 8-án a panaszos további pénzügyi információkat küldött a Q partnerre vonatkozóan, nevezetesen az „ötödik időszakra vonatkozó költségkimutatásuk eredeti összefoglalóját”. Ezt a levelet a Bizottság 2003. május 26-án kapta meg. Ezért úgy tűnik, hogy a kifizetés ideiglenes határidejének 2003. szeptember 26-nak kellett volna lennie. Az ügy irataiból azonban kitűnik, hogy mindössze egy hónappal azt követően, hogy a Bizottság megkapta a kiegészítő információkat Q. partnertől (2003. június 26-án), az egyik partner pénzügyi szabálytalanságokra vonatkozó állítását megismételték. Ennek eredményeként az OLAF vizsgálatot indított, amely végül 2003. december 11-én zárult le. Úgy tűnik továbbá, hogy ugyanebben az időben, 2003. szeptember 15-én és 19-én a Bizottság további két levelet küldött a panaszosnak, amelyekben további információkat kért. Az első levélben a Bizottság bizonyítékot kért arra vonatkozóan, hogy a panaszos átutalta a kifizetést a C. partnernek, valamint kérte, hogy az 5. időszakra vonatkozó költségkimutatásokhoz csatolják a frissített E-3 formanyomtatványt, amely részletezi a partnereknek történő pénzátutalást, beleértve a 3. és 4. időszakra vonatkozó költségkimutatásokat is. 2003. szeptember 19-i levelében a Bizottság ismét felkérte a panaszost, hogy szolgáltasson bizonyítékot a kifizetés C partner részére történő átutalásáról. 2003. október 23-án a Bizottság e-mailben további pénzügyi információkat kért. Ebben az e-mailben a Bizottság kijelentette, hogy „a CS 5 és a CS 6 időszak véglegesítése előtt a következő pontosításokra van szükségünk: [A. partner](2. időszak): Az utazási költségeket ideiglenesen elfogadták, feltéve, hogy részletes bontású táblázatot kapnak, amely tartalmazza a Madridba utazó valamennyi személy nevét és az utazások dátumát. Az aktában nincsenek olyan dokumentumok, amelyek bemutatnák, hogy a panaszos benyújtotta-e, és ha igen, mikor nyújtotta be a fent kért kiegészítő információkat. A Bizottság azonban a további vizsgálatokra adott válaszában jelezte, hogy „a 2003. november 5-én feldolgozott és átutalásra kész kifizetést ezért 2004. április 21-ig felfüggesztették”(utólagos kiemelés). Úgy tűnik tehát, hogy 2003. november 5-én jóváhagyták az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat. 2003. december 11-én az OLAF is lezárta vizsgálatát. Az általános feltételek szerint tehát a kifizetést a jóváhagyástól számított 60 napon belül, azaz 2004. január 5‐ig kellett volna teljesíteni. 2004. január 5-én a panaszos levelet küldött a Bizottságnak, amelyben többek között az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetésének késedelméről érdeklődött. 2004. március 22-i válaszában a Bizottság tájékoztatta a panaszost a költségelszámolások részletes vizsgálatáról, és a következőket állapította meg: „Tájékoztatásul a Bizottság szolgálatai részletesen megvizsgálták a projekt 5. és 6. időszakához kapcsolódó, 2002. január–december közötti időszakra vonatkozó költségigényléseket. A kifizetendő/visszafizettetendő összegekre vonatkozó végső következtetés levonásához azonban további információkra van szükségünk, különösen a projektből származó közvetlen jövedelemre vonatkozóan.” A Bizottság levelezése ezen a ponton nemcsak az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat érintette, hanem a projekt által termelt nyereség kérdését és e nyereségnek a végleges/fennmaradó kifizetésre gyakorolt hatását is, amellyel az alábbi bekezdések foglalkoznak. Úgy tűnik, hogy bár a Bizottság még nem kapta meg a 2004. március 22-i levelében kért pénzügyi információkat, 2004. április 21-én, mindössze egy hónappal később mégis kifizette az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolásokat. Úgy tűnik, ez azt jelzi, hogy a Bizottság által az említett levélben kért információk szükségesek voltak a végső kifizetés kezelése tekintetében, de nem voltak szükségesek az 5. és 6. időszakra vonatkozó költségelszámolások kifizetéséhez. A fentiek alapján az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a Bizottság nem indokolta meg az 5. és 6. költségelszámolás kifizetésének 2004. január 5. és 2004. április 21. közötti további késedelmét. Ez hivatali visszásságnak minősül, és az ombudsman az alábbiakban ennek megfelelő kritikai észrevételt tesz.

A hátralékos kifizetés

72. Ami a kifizetetlen összegeket illeti [4], az ombudsman megjegyzi, hogy 2004. március 22-i levelében a Bizottság tájékoztatta a panaszost (valamint a konzorciumi partnereket, akiknek e levél egy példányát megküldték), hogy a kifizetendő/visszafizettetendő összegekre vonatkozó végleges következtetés levonásához további információkra van szüksége a projekt által generált közvetlen bevételekkel kapcsolatban, és rámutatott, hogy „a projektből közvetlenül generált bármely bevételt vissza kell juttatni a Bizottságnak”. Konkrétabban, a Bizottság e levélben kijelentette, hogy „az Ön által [] a Bizottság szolgálatainak rendelkezésére bocsátott dokumentumok, jelentések és költségkimutatások nem adnak pontos tájékoztatást e bevételek pontos összegéről, az összköltségről vagy a teljes többletbevétel hollétéről”. A Bizottság ezért felkérte a panaszost, hogy három kérdéssel kapcsolatban szolgáltasson további információkat. A panaszos ügyvédjének címzett 2004. június 21-i és a panaszosnak címzett 2004. augusztus 9-i levelében a Bizottság kijelentette, hogy még mindig nem kapta meg a panaszostól a 2004. március 22-i levelében kért pénzügyi információkat, és megismételte kérését. Ezenkívül 2004. november 26-án találkozóra került sor a panaszossal a lezáratlan kérdésekről, amelyet követően a panaszos vállalta, hogy pénzügyi jelentést készít, amelyet 2005. január 15-én nyújtott be a Bizottságnak. A panaszoshoz intézett 2005. május 3-i levelében a Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy a konferenciák pénzügyi többletet hoztak létre, és hogy „a projektért felelős operatív szolgálatoknak azt fogja ajánlani, hogy a fent említett projekttöbblet figyelembevételével folytassák a fennmaradó egyenleg kifizetését”. A panaszoshoz intézett 2005. július 28-i levelében a Bizottság hivatkozott korábbi, 2005. május 3-i levelére és arra a kifizetésre, amelyre sor fog kerülni, de kijelentette, hogy „ [u]sajnos úgy tűnik, hogy mostanáig nem jelezte, hogy ezt a többletet hogyan kellene felosztani a partnerek között. Továbbá Ön még mindig visszatartja azt a 7473,07 EUR összeget, amelyet 2004 augusztusa óta át kellett volna utalnia a [Q.]-nak, vagy jelenleg annak felszámolójának. Ezek az elemek megakadályozzák, hogy a végső kifizetést a terveknek megfelelően feldolgozzam. A Bizottság ezért megállapította, hogy: „A NEWEMMSEC projekt kifizetésének véglegesítése érdekében arra kérem Önöket, hogy tegyék meg a megfelelő lépéseket a konzorciummal, és a lehető leghamarabb küldjék meg nekem a következőket: i) a 7 473,07 euró összegnek a [Q.] felszámolója részére történő kifizetéséről szóló igazolást, amint azt legutóbb 2005. február 24-i levelemben kértem (másolat mellékelve); és ii) a 62 361 EUR összegű többlet felosztása a partnerek között a megállapodásuk beszedését követően.” A Bizottság tisztviselője hozzátette, hogy „[a]mihelyt megkapom ezeket a dokumentumokat, az utolsó kifizetést haladéktalanul feldolgozzák”. A Bizottság 2005. július 28-i levelére adott 2005. augusztus 26-i válaszában a panaszos megkérdőjelezte a Bizottság azon kérését, hogy küldje meg a kért pénzügyi információkat, és rámutatott, hogy a Bizottság korábbi, 2005. május 3-i levele nem kért információt a többlet felosztásáról, és hogy ez a kérés nem volt egyértelmű. A panaszos megismételte azt az álláspontját is, hogy a Bizottság korábbi, 2004. március 22-i kérése, amely a konferenciák által generált többletekre vonatkozó kiegészítő pénzügyi információk szolgáltatására irányult, nem tartozott a szerződés hatálya alá.

73. Az ombudsman a Bizottságnak a panaszoshoz intézett 2005. július 28-i leveléből azt a következtetést vonja le, hogy a Bizottság két okot adott meg, amelyek megakadályozták a végső kifizetés teljesítésében, nevezetesen azt, hogy a panaszos i. nem utalta át a 7473,07 EUR összeget Q. partner felszámolójának, és ii. nem nyújtott tájékoztatást a többlet partnerek közötti felosztásáról.

74. Az ombudsman fel kívánja hívni a figyelmet arra, hogy ebben a vizsgálatban csak azokat az indokokat fogja megvizsgálni, amelyeket a Bizottság annak alátámasztására hozott fel, hogy álláspontja szerint az utolsó részlet kifizetésére eddig nem kerülhetett sor. Nem fogja megvizsgálni, hogy indokolt volt-e a Bizottság azon álláspontja, hogy 62 361 EUR-t le kell vonni az utolsó kifizetésből. A panaszos továbbra is szabadon tehet további panaszt ezzel az érdemi kérdéssel kapcsolatban.

75. Az ombudsman az alábbiakban elemzi, hogy a Bizottság jogosult volt-e tájékoztatást kérni a panaszostól i. a 7473,07 EUR összeg Q. felszámolójára történő átutalásáról és ii. a többlet partnerek közötti felosztásáról.

A Bizottság 7473,07 EUR Q. felszámolójára történő átruházására irányuló kérelme

76. Először is, ami a Bizottságnak a Q. felszámolójához intézett, 7 473,07 EUR összeg kifizetésének igazolására irányuló kérelmét illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság már a panaszoshoz intézett, 2003. június 13-i levelében jelezte, hogy „[a]miután Ön megkapja ezeket a pénzeszközöket, továbbítania kell a költségkimutatások kifizetésére vonatkozó információkat az érintett vállalkozóknak, és gondoskodnia kell arról, hogy a pénzeszközöket a szerződés II. melléklete 2. cikke (1) bekezdésének e) pontjában foglalt feltételekkel [nevezetesen az általános feltételekkel] összhangban megfelelően és haladéktalanul átutalják.„A Bizottsághoz intézett, 2004. május 20-i e-mailben a panaszos jelezte, hogy megkapta az 5. és 6. időszakra vonatkozó kifizetést, és hogy a Q. felszámolójához történő átutalásra néhány napon belül sor kerül.” Megerősítem azonban Önnel, hogy az átutalást a bankunk engedélyezi. 2004. július 15-i levelében a Bizottság ismét arra kérte a panaszost, hogy utalja át a 7 473,07 EUR összeget a Q. felszámolójának. A Bizottsághoz intézett 2005. február 7-i levelében azonban Q. felszámolója arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy az összeget még mindig nem fizették ki Q.-nak, és semmilyen ok nem indokolja ezt a késedelmet. A Bizottság ezért 2005. február 24-én újabb levelet küldött a panaszosnak, amelyben hivatkozott korábbi, 2004. július 15-i levelére és Q. felszámolójának 2005. február 7-i levelére. A Bizottság arra is felkérte a panaszost, hogy a Q. felszámolójára ruházza át az átruházást, utalva a panaszosnak az általános feltételek 2. cikke (1) bekezdésének e) pontja szerinti erre vonatkozó kötelezettségére. 2005. március 17-én kelt levelében [5] a panaszos kijelentette, hogy szándékában áll az összeget Q. felszámolójának átutalni, de várja a konzorcium és a Bizottság közötti vita kimenetelét, és jogilag azt tanácsolták neki, hogy az ügy rendezéséig nem lenne bölcs dolog ezt a kifizetést teljesíteni. A panaszosnak adott 2005. május 3-i válaszában a Bizottság kijelentette, hogy hamarosan külön levelet küld erről a kérdésről. A további vizsgálatokra adott válaszában a Bizottság jelezte, hogy 2008. július 28-i levele volt az a levél, amelyet 2005. május 3-i válaszában bejelentett. Az ombudsman megjegyzi, hogy 2005. július 28-i levelében a Bizottság nem részletezte a kérdést, csupán emlékeztette a panaszost, hogy szolgáltasson bizonyítékot a Q. felszámolójának történő átadásról. Az ombudsman rendelkezésére álló információk szerint a panaszos még mindig nem nyújtott be bizonyítékot a Bizottságnak az átcsoportosítás megtörténtéről, bár már 2004 májusában jelezte, hogy megkapta az 5. és 6. költségelszámolás kifizetéseit, amelyeket a Bizottság 2004. április 21-én teljesített.

77. A szerződés 3. cikkének (3) bekezdése szerint a projekthez nyújtott közösségi pénzügyi hozzájárulást a koordinátornak fizetik ki, akinek ezt követően el kell osztania azt a fővállalkozók között. Az általános feltételek 2. cikke (1) bekezdésének e) pontja különösen úgy rendelkezik, hogy „mivel [a koordinátor] nem kedvezményezettje az e szerződés alapján más fővállalkozóknak szánt kifizetéseknek, a Bizottság által kifizetett pénzeszközök kézhezvételétől számított 30 napon belül átutalja számukra a nekik járó összeget az e szerződés 3. cikke (3) bekezdésének harmadik albekezdésében meghatározott maximális összeg erejéig.” Az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság azáltal, hogy felkérte a panaszost e kifizetés igazolására, a szerződésnek megfelelően járt el. Bár az ombudsman megérti, hogy a panaszos vonakodik pénzt továbbítani Q. felszámolójának anélkül, hogy a Bizottságtól biztosítékot kapott volna arra vonatkozóan, hogy nem követeli vissza a pénzt, ez nem változtat azon, hogy a panaszos nem hivatkozott a Szerződés egyetlen olyan rendelkezésére sem, amely indokolhatná a vonatkozó összeg visszatartását. Mindazonáltal az a tény, hogy a panaszos nem hajtotta végre az átruházást, nem felelt meg a Szerződés szabályainak. Az ombudsman ezért nem talált a Bizottság részéről hivatali visszásságot az ügy e vonatkozásával kapcsolatban.

A Bizottság információkérése a többlet felosztásáról

78. Mivel az előző bekezdésben bizonyítást nyert, hogy a Bizottság jogosult volt tájékoztatást kérni a panaszostól a 7473,07 EUR összeg Q. felszámolója részére történő átutalásával kapcsolatban, és hogy a Bizottság szintén jogosult volt úgy tekinteni, hogy a panaszos mulasztása megakadályozta őt az utolsó kifizetés teljesítésében, az ombudsmannak a továbbiakban nem kell megvizsgálnia a Bizottság által hivatkozott második indokot arra vonatkozóan, hogy nem tudta teljesíteni az utolsó kifizetést.

79. Az ombudsman ezért nem talált a Bizottság részéről hivatali visszásságot a fennálló kifizetés állítólagos késedelme tekintetében.

B. Hatalommal való visszaélésre vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

80. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság visszaélt hatáskörével, mivel kérte a konferenciák bevételeinek és kiadásainak ellenőrzését, annak ellenére, hogy a szerződés nem tartalmazott ilyen hatáskört.

A Bizottság által előterjesztett érvek

81. Válaszul a panaszos azon állítására, hogy a Bizottság visszaélt hatáskörével, amikor kérte a konferenciák bevételeinek és kiadásainak ellenőrzését, és hogy a szerződés hatálya a konferenciák tervezésére és előkészítésére korlátozódott, de nem érintette e konferenciák lebonyolítását, a Bizottság a következő észrevételeket tette:

A konferenciák lebonyolítása a projekt része

82. A szerződés általános feltételei A. része 1. cikkének 8. pontjában foglaltak szerint „a»tárgy«az e szerződés I. mellékletében említett valamennyi munkát jelenti”. A szerződés I. melléklete egyértelművé teszi, hogy a projekt célja három munkaértekezlet előkészítése és lebonyolítása volt. A munkaértekezletek lebonyolítását önfinanszírozónak javasolták, anélkül, hogy arra utaltak volna, hogy az nem része a projektnek, amint azt a panaszos tévesen megállapította.

83. A Szerződés kizárólag a finanszírozás céljából elkülönítette egyrészt a Közösség által finanszírozandó „rendezvények” (műhelyek) tervezését és népszerűsítését, másrészt pedig a „helyszíni működési költségeket (vendéglátás, étkezés és frissítők, könyvek nyomtatása és CD-ROM-gyártás stb.)”, amelyeket a küldöttek díjaiból önfinanszíroztak. Ez nem jelenti azt, hogy a rendezvények lebonyolításának költségei nem tartoztak a Szerződés hatálya alá. A kétértelműség elkerülése érdekében a Szerződés egyértelművé tette, hogy „[f]mellékesen a projekt jó értékű szolgáltatásokról tárgyal, meghatározza a díjszintet és a struktúrát, beszedi a megbízottaktól származó bevételeket, kifizeti a számlákat és pénzügyi nyilvántartást vezet”(utólagos kiemelés) – (a Szerződés I. mellékletének 9.1. pontja, Munkaterv/Általános leírás, Módszer szakasz).

Az elszámolható költségek nem tartalmaznak haszonkulcsot

84. A Szerződés általános feltételei 13. cikke („Elszámolható költségek – általános elvek”) kimondja, hogy az elszámolható költségek „nem tartalmazhatnak haszonkulcsot”. A konzorcium jól ismerte azt a "nonprofit alapot", amelyre a projekt épült. E tekintetben a Bizottság a NEWEMMSEC javaslatra hivatkozott annak érdekében, hogy kiemelje a szerződés megkötésének körülményeit, és néhány pontosítást nyújtson a finanszírozás elosztásával kapcsolatban. A Bizottság véleménye szerint ez a kontextus közösségi finanszírozást irányzott elő a munkaértekezletek előkészítéséhez, valamint önfinanszírozást azok működtetéséhez. Ezt a következő rendelkezés is alátámasztja: „Ez a javaslat a tervezéshez igényel pénzügyi támogatást, a tényleges konferenciákhoz azonban nem. Ezeket nonprofit alapon szervezik, azzal a céllal, hogy a konferencia költségvetését úgy kezeljék, hogy a küldöttektől származó bevételek megfeleljenek a konferencia kiadásainak”(utólagos kiemelés) – (NEWEMMSEC javaslat – B3 célkitűzések, utolsó bekezdés, 4. oldal).

85. Ezt ismét részletesebben jelzi a NEWEMMSEC „B6 projekt munkaterv” című javaslata (9. oldal):

„A projektfinanszírozás támogatja a konferenciák tervezését és népszerűsítését. Nem támogatja a helyszíni működési költségeket (helyszíni és hangos vizuális bérlet, étkezések és frissítők [sic], eljárások nyomtatása és CD-ROM-gyártás stb.), mivel a konferenciák a küldöttek díjaiból önfinanszírozóak (...). Pénzügyi szempontból a projekt jó értékű szolgáltatásokról tárgyal, meghatározza a díjszintet és a struktúrát, összegyűjti a küldöttektől származó bevételeket, kifizeti a számlákat és pénzügyi nyilvántartásokat vezet" (utólagos kiemelés).

86. Ezenkívül a javaslat ugyanezen szakaszának „Projektkockázatok” című része a 7. pontban a következőképpen rendelkezik:

„Többlet: A NEWEMMSEC konferenciát nonprofit alapon szervezik. A többletet minimalizálja a konferencia költségvetésének folyamatos kiigazítása, hogy jobb létesítményeket biztosítson a küldöttek számára, amint azt a jövedelem lehetővé teszi (például jobb minőségű menük ebédre). Az esetleges többletet átviszik a jövőbeli konferenciák támogatására. Például az 1996-os konferencia többletét arra használták fel, hogy az 1996-os konferencia kiadványából további példányokat vásároljanak, amelyeket aztán az 1997-es konferencián adtak át a küldötteknek"(utólagos kiemelés).

87. A javaslat szövege egyértelműen azt mutatja, hogy a panaszos tisztában volt az ilyen projekttel kapcsolatos pénzügyi kérdésekkel. Az is egyértelmű, hogy a projekt pénzügyi kérdései magukban foglalják a finanszírozási részt, valamint a javaslatban meghatározott önfinanszírozási részt.

Az elvégzett pénzügyi értékelés a Szerződéssel összhangban történt.

88. 2004. március 22-én a Bizottság kiegészítő számviteli információkat kért a 2003 októberében tett és 2004 januárjában megerősített nyereségre vonatkozó állításokat követően. Erre a szerződés általános feltételei 3. cikke (1) bekezdésének 3. pontjával összhangban került sor. A Bizottságnak biztosítania kellett, hogy a Közösség e szerződésre vonatkozó pénzügyi szabályait helyesen hajtsák végre, és különösen azt, hogy a partnerek ne realizáljanak nyereséget a projekt működtetéséből (az általános feltételek 13. cikke).

89. Ezenkívül a projekt végrehajtása során a panaszost mint projektkoordinátort több alkalommal emlékeztették arra, hogy a költségek további ellenőrzés és esetleges kiigazítás tárgyát képezik, hogy a kifizetéseket előlegként kezelik, hogy a projektben részt vevő szervezetek ellenőrzésének eredményei kiigazításokat tehetnek szükségessé, és hogy a tényleges költségeket minden egyes időszakra vonatkozóan be kell jelenteni a benyújtott költségelszámolásban.

90. Végül a konzorcium tisztában volt azzal, hogy semmilyen nyereségre nem jogosult, amint azt a Bizottság tisztviselőjének a panaszoshoz intézett 2002. október 2-i levele is megismételte: „(...) Ezért szeretném felhívni az Önök és a konzorcium figyelmét arra a tényre, hogy a NEWEMMSEC projektből származó esetleges haszonkulcsot újra be kell fektetni ugyanabba a projektbe, vagy a fennmaradó projektkifizetésekkel kell kompenzálni”(utólagos kiemelés). Tekintettel arra, hogy a konzorcium zárójelentése megemlítette, hogy „a Bizottságnak a tervezéshez való hozzájárulása nem volt elegendő az összes érintett munka kifizetéséhez”, a konferenciák által generált haszonkulcsot újra be kellett fektetni a projektbe (vagy kompenzálni kellett a fennmaradó projektkifizetésekkel). Következésképpen a Bizottságnak elemeznie kellett a konferenciák pénzügyi nyilvántartásait annak érdekében, hogy nyomon lehessen követni a konzorcium által a projektbe eszközölt újrabefektetéseket.

91. A Bizottság rámutatott, hogy a panaszos megerősítette, hogy a konzorcium ismeri a nonprofit szabályt, és 2004. január 5-i levelében egyértelműen elfogadta ezt a tényt: „a partnerek tudták, hogy a három konferenciának önfinanszírozónak kell lennie a delegáltak díjaiból. (...) A többletet újra befektették a funkciók garantálása, valamint több és jobb létesítmény biztosítása érdekében.” A Bizottság által javasolt konzorciummal 2004. november 26-án tartott találkozó során a panaszos beleegyezett abba, hogy megadja a Bizottság által kért információkat a három konferencia elszámolásairól, amelyek fedezik a költségeket és a bevételeket. A konzorciumot csak ezen az ülésen győzték meg, és fogadták el az együttműködést, valamint azt, hogy egy hónapon belül benyújtsák a kért számadatokat. A kért információ 2005. január 15-én érkezett meg, és 2005. április 4-én frissítették. 2005. május 3-i levelében a Bizottság a még függőben lévő pénzügyi kérdések lezárását javasolta. A Bizottság végső értékelése a konzorcium által szolgáltatott adatok alapján 62 361 EUR többletet állapított meg, amelyet le kell vonni a még fennálló végső kifizetésből. Miután a Bizottság 2005. július 28-án felkérte a panaszost, hogy jelezze, hogyan osztja el a többletet a partnerek között, a panaszos a várt számadatok közlése helyett 2005. augusztus 26-án újraindította a vitát, és vitatta „a Bizottság jogát a konferencia költségeinek ellenőrzésére”. A panaszos blokkoló álláspontja megakadályozta a Bizottságot abban, hogy végrehajtsa az utolsó kifizetést.

92. Következésképpen a Bizottság kijelentette, hogy a projekt irányítása során nem élt vissza hatáskörével. Éppen ellenkezőleg, a hatályos jogi és szerződéses keretek, valamint a közpénzekkel való hatékony és eredményes gazdálkodásnak a Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletben rögzített elvei alapján mindig arányos és megfelelő intézkedéseket hozott.

A panaszos által előadott érvek

93. Észrevételeiben a panaszos fenntartotta azt az állítását, hogy a Bizottság visszaélt hatáskörével. A panaszos azt állította, hogy szerződéses kötelezettségeinek késedelmes teljesítése (és a mai napig megtagadása) érdekében a Bizottság az utolsó kifizetés visszatartásával zaklatta a konzorciumot. A Bizottság azzal is fenyegetőzött, hogy valamennyi projekttámogatás visszafizetését követeli, hacsak a konzorcium nem biztosít számára hozzáférést olyan kiegészítő információkhoz, amelyek szerződéses szempontból irrelevánsak, és amelyeket a Bizottság most arra próbál felhasználni, hogy indokolatlanul csökkentse az őt megillető szerződéses összegeket.

94. A panaszos azt állította, hogy a partnerek kénytelenek voltak jelentést benyújtani, amelynek elkészítése többletmunkát eredményezett. Rámutatott, hogy a partnerek kényszer hatására készítették el és nyújtották be ezt a jelentést. Az alternatíva az volt, hogy a függőben lévő kifizetéseket a bíróságokon keresztül kérjék, de a partnerek természetesen vonakodtak megtenni ezt a lépést. Összességében a Bizottság négy alapvető pontot utasított el:

A projekt filozófiája az volt, hogy a konferenciákat nem finanszírozták.

95. A panaszos kijelentette, hogy a javaslatában szereplő üzleti modell előirányozza, hogy a Bizottság kezdeti pénzügyi támogatást nyújt, és a partnerek vállalják a kereskedelmi kockázatot. Ezt az üzleti tervet független értékelők hagyták jóvá, a Bizottság pedig jóváhagyta. Csak akkor vizsgálhatta volna meg a számlákat, ha a Bizottság hajlandó lett volna finanszírozni a konferenciákat (és viselni azok gazdasági kockázatait). Ez azonban nem történt meg.

Egyértelmű bizonyíték van arra, hogy a többleteket hatékonyan használták fel

96. A független felülvizsgálók és a Bizottság által 2003 áprilisában jóváhagyott zárójelentés megerősítette, hogy az összes többletet 61 további funkció biztosítására, valamint a partner kilépéséből eredő többletmunka és finanszírozási hiány fedezésére használták fel.

A Bizottság nem alkalmazhatja az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokat a megkeresett jövedelem nyomon követésére

97. A panaszos azt állította, hogy a konferencia elszámolásainak ellenőrzése érdekében a Bizottság az általános feltételek D. részére (Ellenőrzés) hivatkozott, amely véleménye szerint csak egy cikket (17. cikk) tartalmazott, két záradékkal [6]. A 17. cikk (1) bekezdése „A Közösség pénzügyi hozzájárulása” című 3. cikkre hivatkozik. A 17. cikk (2) bekezdése „a 16. cikkben említett dokumentációra”, a 16. cikk pedig „az elszámolható költségekre” és „a költségelszámolásaiban feltüntetett költségekre és időre” hivatkozik. Ezek a cikkek ezért kizárólag a C. rész (Költségek visszatérítése) szerinti költségelszámolásokban benyújtott költségekkel foglalkoznak, és nem terjednek ki a projekt bevételeire.

98. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság azt állította, hogy a konferencia beszámolóinak a projekt éves jelentéseinek részét kellett volna képezniük. Ugyanakkor:

• nem szerepeltek az I. mellékletben szereplő teljesítési listán, és a Bizottság nem kérte, hogy a szerződésről folytatott tárgyalások során vagy a projekt végrehajtása során bármikor felvegyék őket a listára;
• a Bizottság által 2002 októberében (a projekt vége előtt két hónappal) kiadott szerződésmódosítás nem hivatkozott a konferencia elszámolásaira; és
• a Bizottság és a független felülvizsgálók három (2000-es, 2001-es és 2002-es) éves jelentést hagytak jóvá, és akkoriban nem javasolták, hogy ezek tartalmazzák a konferencia beszámolóját.

99. Valójában a Bizottság 2004 márciusáig várt a számlák bekérésével. Ez 15 hónappal a projekt lezárása után (2002. december 31-én), 11 hónappal azután, hogy a független bírálók jóváhagyták a zárójelentést, 11 hónappal azután, hogy a Bizottság úgy ítélte meg, hogy jóváhagyta a zárójelentést és a költségnyilatkozatokat, valamint kilenc hónappal az utolsó kifizetés esedékessége után történt.

Következetlenség: a záró kifizetéseket két partner esetében hagyták jóvá, a másik három esetében azonban nem

100. A Bizottság következetlen volt a többletmunkát illetően, mivel a zárókifizetéseket C. és Q. partnereknek teljesítette, a másik három partnernek azonban nem.

101. A panaszos végül rámutatott arra, hogy az általános feltételek 3. cikke (1) bekezdése c) pontjának (2) bekezdése kimondja, hogy „az utolsó kifizetés a Bizottság által jóváhagyott elszámolható költségek teljes összege, valamint az eredeti előleg és az időszakos kifizetések összege közötti különbségnek felel meg.” Nem történt említés a konferenciák bevételeinek kiigazításáról. A Bizottság elfogadta, hogy a partnerek elvégezték a szerződésben meghatározott munkát. Ezért teljesítenie kell saját kötelezettségeit, és rendeznie kell az utolsó részletet, valamint a 2003. július 18. óta esedékes kamatokat.

További érvek, amelyeket az ombudsman elé terjesztettek a további információkérést követően

A Bizottság által előterjesztett érvek

102. Az ombudsman felkérte a Bizottságot, hogy tegye meg észrevételeit a panaszos azon észrevételével kapcsolatban, hogy a konferencia beszámolóját tizenkét korábbi konferencián soha nem kérdőjelezték meg. Válaszában a Bizottság kifejtette, hogy ebben a konkrét esetben a konzorcium által egy közösségi projekt irányítása során elért állítólagos nyereségről volt szó. Egy ilyen helyzet, amennyiben megerősítést nyer, sértené a pénzügyi szabályokat. Ezért a Bizottság köteles volt további vizsgálatot folytatni, és a vizsgálat során a kifizetéseket a pontosítások elvégzéséig visszatartani. A panaszosnak a korábbi konferenciákra vonatkozó érve nem volt releváns, mivel az egyes projektek függetlenek voltak, és azokat eltérően irányították. Nem lett volna ésszerű, hogy a Bizottság a partnerek jó hírnevére támaszkodjon annak érdekében, hogy ítéletét a korábbi magatartásra alapozza, és előzetesen úgy döntsön, hogy nincs szükség vizsgálatra. A Bizottság ismét elutasította a hatáskörrel való visszaélésre vonatkozó állítást. Biztosítania kellett, hogy a konzorcium által elért nyereséget az utolsó finanszírozási kérelemmel együtt bejelentsék, és hogy a panaszos minden további kifizetés előtt befejezze az összes korábbi bizottsági kifizetés átutalását.

A panaszos által előadott érvek

103. Kiegészítő észrevételeiben a panaszos azt állította, hogy három korábbi konferenciát (1997-ben, 1998-ban és 1999-ben) tartott ugyanannak a bizottsági szervezeti egységnek, de különböző bizottsági tisztviselőkkel. E tekintetben nem voltak problémái. A Bizottság elismerte, hogy az OLAF 2003 decemberében arra a következtetésre jutott, hogy az (először 2001 szeptemberében tett) állítás „nem eset”. A Bizottság tisztviselői azonban úgy döntöttek, hogy figyelmen kívül hagyják az OLAF megállapításait, és saját vizsgálatot folytattak. A Bizottság azonban nem hivatkozhatott nyereségre vonatkozó állításra, mivel ezt az állítást az OLAF elutasította.

104. A panaszos továbbá azt állította, hogy a konferenciák lebonyolítása kifejezetten kimaradt a szerződésből, ami egyértelművé tette, hogy a konferenciákat külön kereskedelmi alapon kell lebonyolítani. A konferencia költségvetése nem képezte a szerződés részét; ha a Bizottság azt akarta volna, hogy bekerüljön, 1999-ben, a projekt megkezdése előtt meg kellett volna tennie a megfelelő lépéseket. A Bizottság soha nem mutatott érdeklődést a konferenciák pénzügyi vonatkozásai iránt, amíg 2004-ben, 15 hónappal a projekt befejezése után részletes ellenőrzést nem kért. Ez a magatartás teljesen ésszerűtlen volt, és hatalommal való visszaélésnek minősült.

Az ombudsman értékelése

105. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos állítása szerint hatáskörrel való visszaélés történt, mivel a Bizottság kérte a konferencia bevételeinek és kiadásainak ellenőrzését, amelyeket állítólag kizártak a szerződésből. A könyvvizsgálatra vonatkozó rendelkezéseket az általános feltételek D. része tartalmazza. Az általános feltételek 17. cikkének (1) bekezdése úgy rendelkezik, hogy „[a] Bizottság vagy az általa felhatalmazott bármely képviselő a szerződés időtartama alatt és az e melléklet 3. cikke (1) bekezdésének első albekezdésében említett közösségi hozzájárulás minden egyes kifizetését követő öt éven belül bármikor ellenőrzést kezdeményezhet”. A 17. cikk (3) bekezdése úgy rendelkezik, hogy „az ellenőrzés következtetései alapján a Bizottság minden általa szükségesnek ítélt megfelelő intézkedést megtesz, beleértve az általa teljesített kifizetések egészére vagy egy részére vonatkozó visszafizetési felszólítás kibocsátását is.”

106. Az ombudsman azonban fel kívánja hívni a figyelmet arra, hogy úgy tűnik, a Bizottság soha nem végzett az általános feltételek 17. cikkének (1) bekezdése értelmében vett ellenőrzést. Úgy tűnik, hogy az aktában egyetlen levelezés sem utal ilyen ellenőrzésre, és a Bizottság sem említette véleményében vagy a további vizsgálatokra adott válaszában, hogy ellenőrzést indítottak volna [7]. A Bizottság ehelyett a szervezeti egységei és az OLAF által a nyereségre és a pénzügyi szabálytalanságokra vonatkozó állítással kapcsolatban végzett vizsgálatra (vagy belső elemzésre) hivatkozott. Azt a tényt, hogy úgy tűnik, hogy a Bizottság nem kezdeményezett hivatalos ellenőrzést, megerősíti a 2004. november 26-i ülés jegyzőkönyvében szereplő „lehetséges ellenőrzésre” való hivatkozás, valamint a Bizottság 2005. május 3-i levelében szereplő nyilatkozat, amely utal egy jövőbeli ellenőrzés lehetőségére, tájékoztatva a panaszost arról, hogy „ez a pénzügyi értékelés nem áll ellentétben a Bizottságnak a NEWEMMSEC projekt teljes pénzügyi ellenőrzésére vonatkozó jogával a szerződésben meghatározott keretek között”. Úgy tűnik, hogy az általános feltételek értelmében vett hivatalos ellenőrzés helyett a Bizottság 2004. március 22-i levelében felkérte a panaszost, hogy szolgáltasson további információkat a konferenciák által termelt nyereségről. Úgy tűnik továbbá, hogy a panaszos volt az, aki úgy ítélte meg, hogy a Bizottság kiegészítő pénzügyi információk benyújtására vonatkozó kérése "ellenőrzésnek" minősül.

107. Ezért a panaszos második állításának kezelése érdekében az ombudsman ellenőrzi, hogy a Bizottság visszaélt-e hatáskörével azáltal, hogy felkérte a panaszost a konferenciák által termelt nyereségre vonatkozó kiegészítő pénzügyi információk benyújtására.

108. A szerződés 1. cikke („Hatály”) előírja, hogy a szerződő felek elvégzik a szerződés I. mellékletében meghatározott munkát. A „Munka leírása” című I. melléklet 3. és 4. oldalán szerepel, hogy a projekt „három éves egyeztető workshopot fog szervezni (...)” A „Munka leírása” című 13. oldalon szerepel, hogy „a projektfinanszírozás támogatja a rendezvények tervezését és népszerűsítését. Nem támogatja a helyszíni működési költségeket (...), mivel a rendezvényeket a megbízotti díjakból önfinanszírozó módon kezelik. Az általános feltételek 13. cikkének (1) bekezdése („Elszámolható költségek – általános elvek”) úgy rendelkezik, hogy az elszámolható költségek „nem tartalmazhatnak haszonkulcsot”(utólagos kiemelés). Maga a NEWEMMSEC-javaslat (1999. június) a 4. oldalon azt is jelezte, hogy „javaslata pénzügyi támogatást kér a tervezéshez, de nem a tényleges konferenciákhoz. Ezeket nonprofit alapon szervezik meg azzal a céllal, hogy a konferencia költségvetését úgy kezeljék, hogy a küldöttektől származó bevételek megfeleljenek a konferencia kiadásainak”(utólagos kiemelés).

109. A Közösség pénzügyi hozzájárulására vonatkozó általános feltételek 3. cikke (1) bekezdésének harmadik albekezdése lehetővé teszi a Bizottság számára, hogy további ellenőrzéseket végezzen, az általános feltételek 17. cikkének (2) bekezdése pedig úgy rendelkezik, hogy a Bizottság „kérheti az adatok megfelelő formában történő átadását, például a költségek támogathatóságának megállapítása céljából”.

110. Az Ombudsman úgy véli, hogy a Szerződés rendelkezéseinek megfogalmazása önmagában nem teljesen meggyőző az itt vizsgált kérdés tekintetében. Nyilvánvaló azonban, hogy a szerződő felek megállapodtak abban, hogy a konzorciumnak nem kell nyereséget elérnie a projektből. Egyértelmű továbbá, hogy a közösségi finanszírozásnak fedeznie kellett a konferenciák előkészítésének költségeit, és hogy maguknak a konferenciáknak a költségeit a résztvevők díjaiból kell fedezni. Nehéz azonban belátni, hogy a Bizottság hogyan győződhetne meg arról, hogy a konzorcium semmilyen nyereségre nem tett szert a projektből, ha azt feltételeznénk, hogy nem volt joga tájékoztatást kérni a panaszostól (és a konzorcium egészétől) a konferenciák költségeiről és bevételeiről. Ami a panaszos azon érvét illeti, hogy a többletet újra befektették a projektbe, és hogy erre bizonyíték van, az ombudsman megjegyzi, hogy ez az érv (még ha bizonyított is lenne) nem változtatna azon az elven, hogy nem lehet nyereséget elérni. Mivel azonban ez az érv relevánsnak tűnik az állítólagosan elért nyereség kiszámítása szempontjából, a Bizottság figyelembe vehette azt a panaszossal az utolsó kifizetésről folytatott jövőbeli megbeszélései keretében.

111. Amint arra a Bizottság rámutatott, úgy tűnik, hogy a panaszos azon érve, miszerint tizenkét korábbi konferenciabeszámolót nem kérdőjeleztek meg, csak ezekre a korábbi konferenciákra vonatkozott (amelyekre 1997 és 1999 között került sor). A Bizottság e konferenciákra vonatkozó ítélete ezért nem ültethető át egyszerűen a NEWEMMSEC projekt konferenciáira. A panaszos érve ezért nem használható fel érvényesen annak állítására, hogy a NEWEMMSEC projekt konferencia beszámolóit ki lehetett vagy nem kellett volna vizsgálni.

112. Észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság visszaélt hatáskörével, amikor megfélemlítette a konzorciumot. A panaszos véleménye szerint a Bizottság ezt úgy tette, hogy visszatartotta a végső kifizetést, és azzal fenyegetett, hogy visszaköveteli az összes projekttámogatást, kivéve, ha a konzorcium hozzáférést biztosít szolgálatai számára az általa keresett kiegészítő információkhoz. A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy kényszer hatására eleget tett ennek a kérésnek. Azt is előadta, hogy a 2004. november 26-i találkozón a Bizottság tisztviselője, aki a találkozó elnöke volt, „elvesztette a türelmét és kiabált”, és hogy a találkozóról szóló jelentés ezt nem rögzítette. Ezen érvekkel kapcsolatban az ombudsman először is rá kíván mutatni arra, hogy az előző bekezdésben jelzettek szerint a Bizottság többlettel kapcsolatos kiegészítő pénzügyi információkra vonatkozó kérése indokoltnak tűnik. Az állítólagos megfélemlítéssel kapcsolatban az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos különösen a Bizottság 2004. augusztus 9-i levelében tett nyilatkozataira hivatkozott: „a Bizottság komolyan fontolóra veszi a szerződés felmondását (...) A szerződés ilyen alapon történő felmondása a közösségi pénzügyi hozzájárulás egészének vagy egy részének visszafizetésére irányuló kérelmet vonhat maga után”.

113. Az Ombudsman hangsúlyozni kívánja, hogy a panaszos által idézett mondat közvetlenül a levél azon mondata után következett, amelyben a Bizottság megismételte a panaszoshoz intézett azon kérését, hogy a 2004. szeptember 15-i határidőig nyújtsa be a konferenciák pénzügyi kimutatásait. E megismételt kérés oka az volt, hogy a Bizottság nem kapott választ a panaszoshoz intézett 2004. március 22-i levelében és a panaszos ügyvédjéhez intézett 2004. június 21-i kiegészítő levelében megfogalmazott korábbi kiegészítő információkérésére. E körülményekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság hivatkozása arra a lehetőségre, hogy kérheti a Közösség pénzügyi hozzájárulásának visszafizetését, nem tekinthető megfélemlítésnek vagy fenyegetésnek. Ami a jelentés benyújtásával kapcsolatos állítólagos kényszert illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a szóban forgó jelentés az a 18 oldalas jelentés, amelyet a panaszos 2005. január 15-én nyújtott be a Bizottságnak, válaszul a Bizottság 2004. március 22-i, a konferenciák által generált többletre vonatkozó kiegészítő pénzügyi információk iránti kérésére. Ez a 2004. november 26-i találkozón megvitatottakon alapult. E jelentés 2. oldalán a panaszos megismételte azon véleményét, hogy a Bizottság kérése kívül esik a szerződéses feltételek hatályán, de „a jó szándék és a megértés érdekében a konzorcium kész eleget tenni a Bizottság kérésének”. A kényszerre vonatkozó további bizonyítékok hiányában az ombudsman úgy véli, hogy e tekintetben nem állapítottak meg hatáskörrel való visszaélést. Ami a panaszos azon állítását illeti, hogy a Bizottság tisztviselője elvesztette az önuralmát és kiabált, az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos ezt nem bizonyította. Ilyen bizonyíték hiányában, és figyelembe véve, hogy nem bizonyított a Bizottság hatáskörrel való visszaélése, az ombudsman úgy véli, hogy nincs szükség további vizsgálatokra ebben a kérdésben.

114. A fenti megfontolások alapján az ombudsman nem talált hivatali visszásságot a panaszos második állításával kapcsolatban.

C. Következtetések

Az ombudsman nem talált a Bizottság részéről hivatali visszásságot a 3. és 4. költségelszámolás kifizetésének és az utolsó kifizetésnek az állítólagos késedelme, valamint a hatáskörrel való visszaélésre vonatkozó második állítás tekintetében.

Az első állítással kapcsolatos vizsgálatai alapján, amennyiben az az 5. és 6. költségelszámolás kifizetésének állítólagos késedelmére vonatkozik, az ombudsman a következő kritikai észrevételt teszi:

A Bizottság nem szolgáltatott olyan meggyőző indokokat, amelyek igazolhatnák az 5. és 6. költségelszámolás kifizetésének 2004. január 5. és 2004. április 21. közötti késedelmét. Ez hivatali visszásságnak minősül.

Tekintettel arra, hogy a panaszos a Bizottság válaszával kapcsolatos észrevételeiben jelezte, hogy nem kér kamatot a késedelmes kifizetések után, az ombudsman e tekintetben nem fog békés megoldást keresni.

A panaszost, a panaszos ügyvédjét és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Kelt Strasbourgban, 2008. december 16-án.

---

[1] 2008. február 9-i észrevételeiben azonban a panaszos azt állította, hogy a panaszt három konzorciumi partner, köztük Q partner nevében nyújtották be.

[2] Lásd az 1997. évi éves jelentést, 22. o.

[3] Az ügyirat tartalmazza a Bizottság 2001. június 4‐i levelének másolatát, amely a másik négy partnernek a Bizottsághoz 2001. április 3‐a és 9‐e között eljuttatott négy levelére hivatkozik.

[4] Az általános feltételek 3. cikke (1) bekezdésének c) pontja úgy rendelkezik, hogy „az utolsó kifizetés a Bizottság által jóváhagyott támogatható költségek teljes összege, valamint a kezdeti előleg és az időszakos kifizetések összege közötti különbségnek felel meg.” A 3. cikkben előírt szerződés szerint a projekt teljes támogatható költsége 800 000 EUR, és hogy „a biztosíték visszatartása a közösségi pénzügyi hozzájárulás maximális összegének 15 %-a”. Az utolsó kifizetés erre a 15 %-os biztosíték-visszatartásra vonatkozik.

[5] A panaszos észrevételeihez csatolt levél 2005. március 17-én kelt. Ugyanezen levél azonban, amelyet a Bizottságnak az ombudsman további vizsgálataira adott válaszához csatoltak, nem tartalmaz dátumot. Tartalmazza azonban a Bizottság általi nyilvántartásba vétel időpontját, azaz 2005. április 4-ét.

[6] Az ombudsman felhívja a figyelmet arra, hogy az „Ellenőrzés” című D. rész egy második, 18. cikket is tartalmaz.

[7] Ebben az összefüggésben meg kell jegyezni, hogy az általános feltételek 17. cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy „az ellenőrzési eljárást a Bizottság által küldött, tértivevényes ajánlott levél kézhezvételének napján kell megkezdettnek tekinteni”.