Strasbourg, 2007. december 17.

Tisztelt S. Úr!

2004. november 17-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az OLAF-hoz benyújtott, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmének elutasítása miatt.

2004. december 13‐án továbbítottam a panaszt az OLAF‐nak.

2005. január 26-án Ön további állításokat nyújtott be, amelyeket úgy döntöttem, hogy belefoglalok a jelen vizsgálatba.

Az OLAF 2005. március 22-én küldte meg első véleményét. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2005. április 13-án nyújtott be.

2005. április 18-án az OLAF megküldte második véleményét. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2005. május 23-án nyújtott be.

2006. május 29-én javaslatot tettem az Ön ügyének békés megoldására, és ennek megfelelően tájékoztattam Önt.

2006. augusztus 24-én megkaptam az OLAF véleményét a békés megoldásra irányuló javaslatomról. Az OLAF véleményéhez csatolt mellékletek hibája miatt ezt a véleményt és mellékleteit vissza kellett küldenem az OLAF általi helyesbítés céljából. A helyesbített választ az OLAF 2006. november 17-én nyújtotta be. Ezt továbbítottam Önnek észrevételezésre, amelyet 2006. december 4-én küldött meg.

Az Ön által benyújtott jelenlegi és egyéb panaszokkal kapcsolatos különleges körülmények miatt a vizsgálatot 2007. május 14. és szeptember 6. között megszüntették.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

Szeretnék elnézést kérni a panaszának kezelése során a részünkről bekövetkezett késedelmekért.

A PANASZ

A panaszt az ombudsmanhoz 2004. november 17-én nyújtotta be egy német állampolgárságú közösségi tisztviselő.

2004. május 19-én a panaszos hozzáférést kért az OLAF OF/2002/0356. sz. vizsgálatának teljes aktájához, valamint minden olyan dokumentumhoz, amely nem szerepelt az aktában, de közvetlenül érintette azt. Az OF/2002/0356. sz. ügyirat a panaszos által a más közösségi tisztviselők által elkövetett csalások vagy szabálytalanságok bizonyítására szolgáltatott információkon alapul („visszaélést bejelentő személy” panasza). A panaszos a hozzáférés iránti kérelmét az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet(1) (a továbbiakban: 1049/2001/EK rendelet), valamint az igazgatásnak a tisztviselői „támogatására” vonatkozó általános kötelezettsége (Fürsorgepflicht) alapján nyújtotta be.

Az OLAF 2004. június 11-én válaszolt, és tájékoztatta a panaszost, hogy az érintett dokumentumok közül több már a birtokában van, és hogy az ügy egyéb részeit illetően a dokumentumok iránti kérelem nem kellően pontos. Az OLAF az 1049/2001/EK rendelet(2) 6. cikkének (2) bekezdésére hivatkozott, és azt javasolta, hogy a panaszos pontosíthatná kérelmét a dokumentumok szerzőjére, időpontjára vagy címzettjére való hivatkozással.

A panaszos 2004. június 22-én válaszolt, vitatva az OLAF azon véleményét, hogy kérelme nem volt kellően pontos. Összefoglalva kifejtette, hogy mivel hozzáférést kért egy meghatározott akta valamennyi dokumentumához, nem lehet kétséges, hogy milyen dokumentumokat kért. Ami azokat a dokumentumokat illeti, amelyek másolataival már rendelkezett, kijelentette, hogy továbbra is hozzá kíván férni ezekhez a dokumentumokhoz, mivel azok az aktában szerepelnek, mivel ez utóbbi változat tartalmazhat megjegyzéseket vagy más kézzel írott információkat. A panaszos azt is kijelentette, hogy még ha az OLAF álláspontja helyes is volt, és kérelme nem volt kellően pontos, a dokumentumok azonosításában való „segítségnyújtási kötelezettségnek” nem tettek eleget (az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdése). Kijelentette, hogy az OLAF azon javaslata, hogy hivatkozhat az érintett dokumentumok szerzőire, dátumaira és címzettjeire, értelmetlen, mivel az ilyen részletes információkat általában csak azok ismerik, akik ténylegesen birtokában vannak a dokumentumoknak. Javasolja, hogy az OLAF bocsássa rendelkezésére az aktában szereplő dokumentumok listáját. A panaszos egy lábjegyzetben 12 konkrét dokumentumra hivatkozott, amelyeket a már birtokában lévő dokumentumok alapján tudott azonosítani. Ezek között olyan dokumentumok szerepeltek, mint a telefonbeszélgetések, az érintett OLAF-vizsgálat megindításáról szóló határozat, jegyzőkönyvek és vitaindító feljegyzések.

Az OLAF 2004. július 9-én válaszolt, megerősítve korábbi válaszát. Lényegében megjegyezte, hogy a panaszos feladata, hogy azonosítsa azokat a pontos dokumentumokat, amelyekhez hozzá kíván férni. Közelebbről, az OLAF nem vélte úgy, hogy köteles lenne benyújtani az OF/2002/0356. sz. vizsgálatának aktájában szereplő dokumentumok listáját. Véleménye szerint egy ilyen lista összeállítása, az összes dokumentum megvizsgálása, annak eldöntése, hogy mely dokumentumokat lehet a panaszosnak átadni, valamint a dokumentumokban szereplő valamennyi személyes adat törlése túlzott adminisztratív terhet jelentene. Az OLAF szerint az 1049/2001/EK rendelet nem irányozta elő, hogy aránytalanul sok időt kell fordítania arra, hogy a dokumentumokat kérelmező személyek számára nagyszámú dokumentum másolatát bocsássa rendelkezésre.

Az OLAF azt is megállapította, hogy pusztán az a tény, hogy a panaszos közösségi tisztviselő, nem kötelezi arra, hogy szorosabban együttműködjön vele, mint bármely más polgárral. Az OLAF válaszában arról tájékoztatta a panaszost, hogy megerősítő kérelmet nyújthat be a főigazgatóhoz.

A panaszos 2004. július 11-én megerősítő kérelmet nyújtott be az OLAF főigazgatójához, megismételve korábbi kérelmét.

A panaszos továbbá azt állította, hogy az OLAF megszegte a tisztviselőként való segítségnyújtásra vonatkozó kötelezettségét.

Mivel nem kapott választ, a panaszos emlékeztetőt küldött az OLAF-nak. Az OLAF 2004. augusztus 6‐án arról tájékoztatta, hogy kérelmét a lehető legrövidebb időn belül elbírálja. A felelős személy azonban szabadságon volt, ezért az OLAF válaszának határidejét 15 nappal meg kellett hosszabbítani. Az OLAF elnézést kért a késedelemért.

2004. szeptember 2-án az OLAF válaszolt a panaszosnak, és elutasította megerősítő kérelmét.

2004. október 12-én a panaszos további részletes kérelmet nyújtott be az OLAF-hoz a dokumentumokhoz való hozzáférés iránt. 2004. november 3-án kelt levelében az OLAF tájékoztatta a panaszost, hogy kérelmének három részét továbbította az OPOCE-nek, a Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának, és hogy külön választ küldenek neki kérelme vonatkozó részeire. A szóban forgó hozzáférés iránti kérelem három része i. egy olyan szerződés szövege volt, amely a panaszost az OF/2002/0356 számú OLAF-vizsgálat alapjául szolgáló „visszaélést bejelentő” panasz benyújtására sarkallta; ii. a Bizottság főtitkárának feljegyzése az OLAF igazgatójához az OF/2002/0356 számú vizsgálattal kapcsolatban; iii. az OLAF Felügyelő Bizottságának OF/2002/0356 sz. jelentése, valamint azon ülések jegyzőkönyveinek másolatai, amelyek során a Felügyelő Bizottság megvitatta az OF/2002/0356 sz. vizsgálatot. 2004. november 26-án kelt e-mailjében a panaszos tájékoztatta az OLAF-ot a hozzáférés iránti 2004. október 12-i kérelmére adott válaszok késedelmeiről. Az OLAF 2004. december 2-án válaszolt, lényegében azzal érvelve, hogy 15 napon belül válaszolt neki, és így betartotta a vonatkozó határidőket.

Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy:

1. Az 1049/2001 rendelet alapján benyújtott 2004. május 19‐i kérelmére válaszul az OLAF tévesen tagadta meg tőle az OF/2002/0356. sz. ügy teljes iratanyagához, valamint az ezen iratanyagban nem szereplő, de az említett iratanyagot közvetlenül érintő dokumentumokhoz való hozzáférést.
2. Az OLAF tévesen késleltette a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeinek kezelését.
3. Az OLAF tévesen tagadta meg tőle az OF/2002/0356. sz. ügyirathoz való hozzáférést a tisztviselőknek járó „segítségnyújtási kötelezettség” alapján (Fürsorgepflicht).

További állítások

2005. január 26-án a panaszos további állításokat nyújtott be. Azt állította, hogy i. az OLAF-nak az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelmére adott válaszát tévesen angol nyelven fogalmazták meg, annak ellenére, hogy megerősítő kérelmét német nyelven fogalmazták meg; és ii. az OLAF tévesen tagadta meg tőle az NT/ls D (2004-AC-4577) feljegyzésben törölt nevekhez való hozzáférést, amelyek másolatát időközben megkapta. 2004. december 8-án a panaszos „megerősítő kérelem az 1049/2001/EK rendelet alapján” címmel e-mailt küldött, amelyben hozzáférést kért a fent említett dokumentumban törölt nevekhez. 2005. január 14-i válaszában az OLAF a panaszos megerősítő kérelmére a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 45/2001/EK rendelet(3) (a továbbiakban: 45/2001/EK rendelet) 8. cikke szerinti személyesadat-továbbítás iránti kérelemként válaszolt. Az említett rendelet 8. cikkének b) pontja, amely a személyes adatoknak a közösségi intézményektől és szervektől eltérő címzettek részére történő továbbítását szabályozza, úgy rendelkezik, hogy személyes adatok csak akkor továbbíthatók ilyen címzettek részére, ha a címzett igazolja az adatok továbbításának szükségességét, és nincs ok azt feltételezni, hogy az érintett jogos érdekei sérülhetnek. Az OLAF arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos nem bizonyította ennek szükségességét, és ezért megtagadta tőle a nevekhez való hozzáférést. 2005. január 23-i e-mailjében a panaszos megkérdőjelezte az OLAF azon döntését, hogy az elutasítást a 45/2001/EK rendeletre alapozza, továbbá azzal érvelt, hogy még ha a 45/2001/EK rendelet lenne is az OLAF válaszának megfelelő jogalapja, a törölt nevekhez való hozzáférést közérdekből meg kellett volna adni. 2005. február 1-jén kelt levelében az OLAF ismét megtagadta a hozzáférést, és megerősítette, hogy a panaszos helyesen értelmezte, hogy 2005. január 14-i levele nem adott választ az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelemre. Az OLAF kijelentette, hogy az eredetileg az 1049/2001/EK rendelet (4) 4. cikke (1) bekezdésének b) pontja alapján elutasított információkéréstszükségszerűen a 45/2001/EK rendelet szerinti, személyes adatokhoz való hozzáférés iránti kérelemnek kell tekinteni. Az OLAF kijelentette, hogy a panaszos fent említett, 2004. december 8-i e-mailje nem tekinthető az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (2) bekezdése értelmében vett "megerősítő kérelemnek".

2005. február 17-én az ombudsman felkérte az OLAF-ot, hogy nyújtson be véleményt a fent említett két további állításról.

A VIZSGÁLAT

Az OLAF véleménye

Az OLAF röviddel azelőtt küldte meg véleményét az ombudsmannak, hogy megkapta volna az ombudsman 2005. január 26-i, a panaszos további állításaira vonatkozó véleményét. Első véleménye ezért csak az eredeti állításokkal foglalkozott.

Első véleményében az OLAF összefoglalva a következő észrevételeket tette.

A panaszos első állítását illetően az OLAF lényegében megerősítette, hogy elutasítja a panaszos fent összefoglalt kérelmeit (a továbbiakban: a panasz).

Ami a második állítást illeti, vagyis azt, hogy az OLAF tévesen késleltette a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmének kezelését, az OLAF a következőképpen vázolta fel a kérelmek kezelését.

Az OLAF 2004. június 11-én kelt levelében válaszolt a panaszos dokumentumokhoz való hozzáférés iránti (2004. május 19-én kelt) első kérelmére, és felvilágosítást kért arról, hogy pontosan milyen dokumentumokat kér. E levélben az szerepelt, hogy a panaszos már számos, az aktában szereplő dokumentum birtokában van, beleértve az OLAF-nak átadott valamennyi dokumentumot, az OLAF egyik tisztviselőjével folytatott megbeszéléséről készült jegyzőkönyvet, valamint az OLAF által egy korábbi, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelemre adott válaszként rendelkezésére bocsátott zárójelentés szerkesztett változatát. A levél azonban pontosította, hogy az ügy iratainak többi dokumentumát illetően kérelme nem volt kellően pontos, és hogy az 1049/2001 rendelet 6. cikke (2) bekezdésének és a 2001/937 bizottsági határozat 2. cikke harmadik bekezdésének megfelelően az OLAF-nak további információkra van szüksége ahhoz, hogy azonosítani tudja az általa kért pontos dokumentumokat (például a dátumot, a szerzőt, a címzettet stb.).

A panaszos 2004. június 22-én kelt e-mailjében (amelyet az OLAF 2004. június 30-án vett nyilvántartásba, ami azt jelenti, hogy az intézmény válaszának határideje 2004. július 22. volt) válaszolt a felvilágosításkérésre. Megismétli, hogy hozzáférést szeretne az aktában szereplő valamennyi dokumentumhoz és az összes kapcsolódó dokumentumhoz. Egy lábjegyzetben olyan dokumentumokra való hivatkozások listáját is feltüntette, amelyeket a birtokában lévő más dokumentumokból gyűjtött össze, de ragaszkodott ahhoz, hogy az aktában szereplő valamennyi dokumentumhoz hozzáférést kérjen.

2004. július 9-én kelt levelében az OLAF elutasította a panaszos eredeti kérelmét azzal az indokkal, hogy a kérelem pontatlan. Megjegyezte, hogy az akta iránti kérelem nagyszámú dokumentumra vonatkozik, és indokolatlan adminisztratív terhet jelentene az egyes dokumentumok átvizsgálása annak megállapítása érdekében, hogy azok valóban relevánsak-e a panaszos kérelme szempontjából, alkalmaznak-e kivételeket, valamint a dokumentum azon részeinek törlése, amelyek kivétel hatálya alá tartozhatnak.

2004. augusztus 6-án kelt levelében az OLAF az 1049/2001/EK rendelet 8. cikke (2) bekezdésének megfelelően 15 munkanappal meghosszabbította a válaszadási határidőt. 2004. szeptember 2-án kelt levelében az OLAF válaszolt a megerősítő kérelemre, teljes vagy részleges hozzáférést biztosítva a panaszos számára az általa benyújtott listán szereplő számos dokumentumhoz.

Amint azt a fentiekben bemutattuk, az OLAF betartotta a szabályozási keretben meghatározott határidőket, kivéve a megerősítő kérelemre adott választ, amely több napot késett.

Ami konkrétan a panaszos 2004. október 12-i kérelmével kapcsolatos késedelmeket illeti, az OLAF kijelentette, hogy az 1049/2001/EK rendelet alkalmazására vonatkozó részletes bizottsági szabályok(5) 3. cikkével összhangban kérelmének három részét helyesen továbbította az OPOCE-nak, a Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának.

Ami a harmadik állítástilleti, vagyis azt, hogy az OLAF tévesen tagadta meg a panaszostól az OF/2002/0356. sz. ügyirathoz való hozzáférést a tisztviselőket megillető „segítségnyújtási kötelezettségnek” megfelelően ( Fürsorgepflicht ), az OLAF lényegében azzal érvelt,hogy a jelen ügyben a tisztviselőinek „segítségnyújtási kötelezettsége” nem biztosított a panaszos számára az 1049/2001/EK rendelet alapján őt megillető jogon felül további dokumentumokhoz való hozzáférési jogot.

A panaszos észrevételei

Az OLAF véleményét továbbították a panaszosnak, aki fenntartotta panaszát. Az állítólagos késedelmeket illetően a panaszos azzal érvelt, hogy a hozzáférési kérelem Bizottságon belüli továbbításának szükségessége nem vezethet az arra adott válaszok késedelméhez.

Az OLAF véleménye a további állításokról

2005. március 29-én az OLAF benyújtotta véleményét a panaszos azon további állításairól, amelyek szerint i. az OLAF-nak az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelmére adott válaszát tévesen angol nyelven fogalmazták meg, annak ellenére, hogy megerősítő kérelmét német nyelven fogalmazták meg; és ii. az OLAF tévesen tagadta meg tőle az NT/ls D (2004-AC-4577) feljegyzésben törölt nevekhez való hozzáférést, amelyek másolatát időközben megkapta.

Összefoglalva, az OLAF a következő észrevételeket tette.

Az első kiegészítő állítással kapcsolatban az OLAF elismerte, hogy a Bizottság helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexének (4) bekezdése és a helyes hivatali magatartásra vonatkozó európai kódex 13. cikke megköveteli, hogy a nyilvánosság azon tagja, aki a Közösség valamely hivatalos nyelvén ír valamely intézménynek, ugyanazon a nyelven kapjon választ. A panaszos azonban nemcsak a nyilvánosság tagja volt, hanem a Bizottság tisztviselője is. Az intézmények olyan nyelven kötelesek közölni a tisztviselővel az őt személyében érintő határozatot, amelyet a tisztviselő elsajátított (T-197/98. R. sz., Bizottság kontra Bizottság ügy(6)). A panaszos bőségesen bizonyította angol nyelvtudását; számos alkalommal írt angol nyelven a Bizottságnak és az ombudsmannak; szóban, angolul kommunikált az OLAF tisztviselőivel; és korábban kifogás nélkül elfogadta az OLAF hivatalos levelezését az angol nyelvű dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeivel kapcsolatban. Így nem volt kétséges, hogy a panaszos teljes mértékben képes volt olvasni, beszélni és megérteni az angol nyelvet. Mivel korábban soha nem tiltakozott az angol nyelvű kommunikáció ellen, az erre vonatkozó állítása komolytalan. Mindazonáltal a helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexek formai követelményeinek való megfelelés érdekében az OLAF benyújtotta az érintett levelezés német fordítását.

A második kiegészítő állítást illetően az OLAF megjegyezte, hogy az 1049/2001 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontja alapján részleges hozzáférést biztosított a panaszosnak a szóban forgó dokumentumhoz, miután törölte az abban szereplő neveket. Ez a kivétel előírja, hogy az intézmények megtagadják a dokumentumokhoz való hozzáférést, ha a közzététel veszélyeztetné „a magánélet és az egyén becsületének védelmét, különösen a személyes adatok védelmére vonatkozó közösségi jogszabályokkal összhangban”.

A panaszos további kérelmet nyújtott be a törölt nevekre vonatkozóan. Mivel kérelme egyértelműen és kizárólag a szóban forgó dokumentumban megjelölt személyek nevének hozzáférhetővé tételére vonatkozott, az OLAF azt a 45/2001 rendelet 8. cikke szerinti személyes adatok továbbítása iránti kérelemnek tekintette. Az említett rendelet 8. cikkének b) pontja, amely a személyes adatoknak a 95/46/EK irányelv hatálya alá tartozó, a közösségi intézményektől és szervektől eltérő címzettek részére történő továbbítását szabályozza, úgy rendelkezik, hogy személyes adatok csak akkor továbbíthatók ilyen címzettek részére, ha a címzett igazolja az adatok továbbításának szükségességét, és nincs ok azt feltételezni, hogy az érintett jogos érdekei sérülhetnek.

Az OLAF-nak küldött 2005. január 23-i e-mailjében a panaszos azt állította, hogy az EK-Szerződés 255. cikke és az 1049/2001/EK rendelet megállapította, hogy ezeket a személyes adatokat továbbítani kell számára. 2005. február 2‐i levelében az OLAF kifejtette, hogy ez az érv téves, mivel e rendelkezések rögzítik a dokumentumokhoz való hozzáférés jogának elveit, feltételeit és korlátait. Az egyik feltétel a 4. cikk (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott kivételek (beleértve a magánélet védelmére vonatkozó kivételt is) voltak.

A panaszos azzal is érvelt, hogy a 45/2001/EK rendelet 8. cikkének a) pontja értelmében meg kell kapnia az adatokat, mivel azok szükségesek annak ellenőrzéséhez, hogy az OLAF függetlenül járt-e el a vizsgálata során. Az OLAF kifejtette, hogy amint azt az adatkezelés jogszerűségéről szóló 5. cikk a) pontja előírja (amely a 8. cikk a) pontjában foglalt szükségességi követelményhez kapcsolódik), a 8. cikk a) pontja csak azokra a közintézményekre alkalmazandó, amelyek „az Európai Közösségeket létrehozó szerződések vagy az azok alapján elfogadott egyéb jogi eszközök alapján közérdekű feladatokat látnak el”. Az OLAF azt is kifejtette, hogy a panaszos által a 8. cikk a) pontja alapján felhozott, az adatok megszerzésének szükségességére vonatkozó érv nem értelmezhető úgy, hogy megfelel a 8. cikk b) pontja szerinti szükségességi követelménynek. Ennek az volt az oka, hogy sem a Szerződések, sem más közösségi jogi eszköz nem tartalmazott olyan rendelkezést, amely megállapította volna, hogy az OLAF-nak információt szolgáltató európai polgár vagy bizottsági tisztviselő jogosult volt arra, hogy személyes adatokat kapjon annak ellenőrzése érdekében, hogy az OLAF függetlenül járt-e el a vizsgálat lefolytatása során. A jogalkotó ezt a feladatot az OLAF Felügyelő Bizottságára bízta.

Így a 45/2001 rendelet 8. cikkének b) pontjában foglalt első feltétel nem teljesült, és ezért az OLAF az adatvédelmi rendelet értelmében nem adhatta ki a neveket a panaszosnak.

A panaszos észrevételei

Az OLAF véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos összefoglalva a következő észrevételeket tette.

Az első állítással kapcsolatban a panaszos kijelentette, hogy az OLAF-nak döntenie kell arról, hogy az 1049/2001/EK rendelet szerinti nyilvános hozzáférés iránti kérelme tekintetében ugyanúgy kell-e kezelni, mint bármely más polgárt. Hozzátette, hogy az OLAF által hivatkozott levelezések és közlemények különböző ügyekre vonatkoztak, és ezért irrelevánsak. Kérte, hogy az OLAF kérjen bocsánatot amiatt, hogy állítólag nem válaszolt német nyelven megerősítő kérelmére.

A második állítással kapcsolatban a panaszos időközben panaszt nyújtott be az európai adatvédelmi biztoshoz. 2005. május 19‐én az európai adatvédelmi biztos a panaszt mint elfogadhatatlant elutasította azzal az indokkal, hogy a 45/2001 rendelet nem alkalmazandó. Egyértelmű volt tehát, hogy az OLAF irreleváns jogalapot alkalmazott az érintett információk közlésének megtagadására vonatkozó határozatához.

A panaszos panaszának elfogadhatóságáról szóló 2005. május 19-i határozatában az európai adatvédelmi biztos megjegyezte, hogy a panaszos panaszt nyújtott be „a David O'Sullivan úrnak címzett, Bruener úr által 2004. április 13-án küldöttfeljegyzéssel” kapcsolatban. Ön az 1049/2001/EK rendeletre hivatkozva korlátlan hozzáférést kért a feljegyzéshez, és vitatja azt a tényt, hogy az OLAF csak részleges hozzáférést engedélyezett, a nevek elsötétítésével.”Az európai adatvédelmi biztos rámutatott, hogy „tudomásaszerint a 45/2001/EK rendelet hatályát a 3. cikk határozza meg, amely két feltételt határoz meg, amelyeknek mindkettőnek meg kell felelni. A cikk a következőképpen szól:

"1. Ezt a rendeletet kell alkalmazni a személyes adatok valamennyi közösségi intézmény és szerv általi feldolgozására, amennyiben az ilyen feldolgozás olyan tevékenységek gyakorlása során történik, amelyek részben vagy egészben a közösségi jog hatálya alá tartoznak.

2. Ezt a rendeletet a személyes adatok részben vagy egészben automatizált módon történő kezelésére, valamint azoknak a személyes adatoknak a nem automatizált módon történő kezelésére kell alkalmazni, amelyek valamely nyilvántartási rendszer részét képezik, vagy amelyeket egy nyilvántartási rendszer részévé kívánnak tenni.”

A 3. cikk (2) bekezdése tekintetében meg kell különböztetni a nyilvántartási rendszerben szereplő vagy annak részét képező személyes adatokat azoktól a személyes adatoktól, amelyek csak egy papíralapú dokumentum szövegének részét képezik. Panaszai egyike sem felel meg a 3. cikk (2) bekezdésében foglalt kritériumoknak. A 45/2001/EK rendelet ezért nem alkalmazandó, és a panaszok az európai adatvédelmi biztos hatáskörén kívül esnek.”

AZ OMBUDSMAN ERŐKIFEJTÉSE A BARÁT MEGOLDÁS MEGVALÓSÍTÁSÁRA

A felek érveinek alapos vizsgálatát követően az ombudsman 2006. május 12-én békés megoldást javasolt az OLAF-nak a panaszos első és második állításával kapcsolatban. A vonatkozó kérdések elemzése alapján az ombudsman a következő javaslatot (7) terjesztette az OLAF elé:

1. Az OLAF fontolóra vehetné annak újbóli vizsgálatát, hogy megtagadta-e a panaszostól az OF/2002/0356. sz. aktában szereplő dokumentumokhoz való hozzáférést.
2. Az OLAF fontolóra vehetné az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében előírt lépések megtételét a panaszosnak az összes többi olyan dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelme tekintetében, amelyek ugyan nem szerepelnek az OF/2002/0356. sz. vizsgálat aktájában, de közvetlenül érintik ezt az aktát.
3. Az OLAF fontolóra vehetné, hogy az 1049/2001/EK rendelet értelmében megerősítő kérelemként megvizsgálja a panaszos 2004. december 8-i e-mailjét, és hozzáférést biztosít a panaszos számára a dokumentum érintett részeihez, kivéve, ha e rendelettel összhangban érvényes és megfelelő indokokra hivatkozik, amelyek alapján ezt nem teszi meg.
4. Az OLAF fontolóra vehetné, hogy elnézést kérjen a panaszostól, amiért nem kezelte azonnal a 2004. május 19-i nyilvános hozzáférés iránti kérelmét.
5. Az OLAF fontolóra vehetné, hogy elnézést kérjen a panaszostól a 2004. október 12-i nyilvános hozzáférés iránti kérelmének késedelmes kezeléséért, kivéve, ha érvényes és megfelelő indokokat szolgáltat számára azon döntéséhez, hogy kérelmének három részét átadja az OPOCE-nek, a Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának.

Az OLAF 2006. július 21-én nyújtotta be a békés megoldásra irányuló javaslatról szóló véleményét, amelyhez számos olyan dokumentumot csatolt, amelyekhez különböző információk kitakarásával részleges hozzáférést biztosított. A kitakarást azonban úgy végezték el, hogy a fekete tintának el kellett volna rejtenie az információ nagy részét. Az ombudsman ezért visszaküldte ezeket a dokumentumokat az OLAF-nak, és kérte, hogy javítsa ki ezt a hibát. 2006. november 13‐án az OLAF újból benyújtotta a dokumentumokat, ezúttal oly módon kitakarva azokat, hogy a fekete tintával jelölt információk már nem voltak láthatók.

Az ombudsman 2006. május 12-i levelében tett konkrét javaslatokkal kapcsolatban az OLAF összefoglalva a) arra a következtetésre jutott, hogy valójában szélesebb körű hozzáférést lehetne biztosítani, b) kijelentette, hogy a magában az aktában szereplő dokumentumokon kívül nincsenek más releváns dokumentumok, c) elismerte, hogy a panaszos megerősítő kérelmét valójában az 1049/2001/EK rendelet, nem pedig az adatvédelemről szóló 45/2001/EK rendelet alapján kellett volna megválaszolni, de az adatvédelmi aggályok továbbra is megakadályozzák a közzétételt, d) elismerte, hogy késedelem történt, és bocsánatot kért ezért, e) fenntartotta, hogy jogszerűen járt el, amikor a panaszos fent említett három hozzáférési kérelmét más bizottsági szolgálatokhoz továbbította. 2006. december 4-i észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy az OLAF válasza nem volt megfelelő, és nem felelt meg az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatában említett ítélkezési gyakorlatnak.

A HATÁROZAT

1 Az OLAF OF/2002/0356. sz. belső vizsgálatának teljes iratanyagához való hozzáférés téves megtagadására vonatkozó állítás

1.1 A panaszos azt állította, hogy az OLAF tévesen tagadta meg tőle az OF/2002/0356. sz. OLAF belső vizsgálat teljes aktájához való hozzáférést, amely a panaszos által benyújtott "visszaélésszerű fújásra" vonatkozó panaszon alapult. A panaszos hozzáférési kérelmét a Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet szerinti kérelem formájában nyújtotta be.

1.2 Az OLAF lényegében azzal érvelt, hogy a panaszosnak kell meghatároznia azokat a pontos dokumentumokat, amelyekhez hozzá kíván férni, és hogy az 1049/2001 rendelet nem írja elő, hogy az OLAF-nak aránytalanul sok időt kellene fordítania arra, hogy nagyszámú dokumentum másolatát bocsássa a kérelmező rendelkezésére.

1.3 A békés megoldásra irányuló javaslatának vonatkozó részében az ombudsman nem fogadta el az OLAF fenti érveit. Úgy vélte, hogy a) az OLAF egyértelműen tudta, hogy a panaszos melyik vizsgálati aktára hivatkozott, és ezért a panaszos kérelmét az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (1) bekezdése értelmében „kellően pontosan” nyújtotta be; b) a túlzott „adminisztratív teher” bizonyításának az Elsőfokú Bíróság VIK-ítéletében (8) meghatározott feltételei nem teljesültek. E megfontolások fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az OLAF szóban forgó elutasítása nem volt megalapozott. Javasolja, hogy az OLAF fontolja meg annak újbóli vizsgálatát, hogy megtagadta-e a panaszostól az OF/2002/0356. sz. aktában szereplő dokumentumokhoz való hozzáférést.

1.4 Válaszbeadványában az OLAF az alábbiakban ismertetett módon felülvizsgálta megtámadott határozatát.

Először is, az OLAF az OF/2002/0356. sz. aktában (összesen 256 oldal) a következő dokumentumkategóriákat azonosította:

1. Megjegyzések az aktához: 39
2. Belső levelezés (Bizottság/OLAF vagy OLAF) 147
3. Az OLAF és a 27. panaszos közötti külső levelezés
4. Az OLAF és az ombudsman közötti külső levelezés 14
5. Egyéb külső levelezés 17
6. Hivatalos ügyiratok(9) 8
7. Az ügyiratok tervezetei 1
8. Az 1. panaszossal készített interjúk kazettái
9. Bírósági határozat 1
10. CCAM-dokumentáció 1

Ezt követően az OLAF az alábbi következtetésekre jutott a hozzáférés biztosításának lehetőségével kapcsolatban:

A panaszos nyilvánvalóan birtokában volt a 3. kategóriába tartozó valamennyi dokumentumnak (amelyeket vagy az OLAF-nak küldött, vagy az OLAF-tól kapott). Az OLAF megvizsgálta az összes többi kategóriába tartozó dokumentumokat, és megállapította, hogy a panaszos már birtokában volt számos ilyen dokumentumnak, többek között az alábbiaknak:

• az 1. kategóriába tartozó megjegyzések közül három (amelyeket az OLAF nyújtott be a panaszos 2004. július 11-i megerősítő kérelmére válaszul),
• a 4. kategóriába tartozó (az ombudsman által az ügy során benyújtott) dokumentumok egy része vagy mindegyike, valamint
• a 6. kategóriába tartozó dokumentumok közül négy (beleértve a kezdeti információk értékelését, a belső vizsgálat megindításáról szóló határozatot, a vizsgáló kinevezését, valamint az OLAF által a panaszos 2004. július 11-i megerősítő kérelmére adott zárójelentés szerkesztett változatát).

Az OLAF arra a következtetésre jutott, hogy az 1049/2001/EK rendelet alapján hozzáférést biztosíthat az 5. és 9. kategóriába tartozó valamennyi dokumentumhoz, valamint a 4. és 6. kategóriába tartozó többi dokumentumhoz. Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdése b) pontjának, illetve 4. cikke (2) bekezdése első francia bekezdésének megfelelően azonban az egyének és a vállalatok nevét törölni kell.

Továbbá a békés megoldás érdekében az OLAF hajlandó lenne a panaszos rendelkezésére bocsátani a 8. kategóriába tartozó kazetták magáncélú használatát. Mivel az OLAF nem rendelkezett a kazetták reprodukálásához szükséges technikai eszközökkel, a panaszos az OLAF helyiségeiben hallgathatta a kazettákat.

Az OLAF azonban arra a következtetésre jutott, hogy az 1., 2. és 7. kategóriába tartozó dokumentumok mindegyike az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében szereplő egy vagy több kivétel hatálya alá tartozik. Különösen:

• Az 1. kategóriába tartozó dokumentumok az OF/2002/0356 vizsgálatért felelős vizsgáló által készített aktához fűzött feljegyzések. Ezeket a dokumentumokat nem lehetett nyilvánosságra hozni, mivel az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének második albekezdésében meghatározott kivétel hatálya alá tartoznak. E dokumentumok közzététele feltárná a vizsgálónak és más felelős tisztviselőknek a vizsgálat alakulásával és irányával kapcsolatos gondolkodási folyamatait és döntéseit, mind anyagi, mind adminisztratív szempontból. Ez súlyosan aláásná az OLAF döntéshozatali eljárását. A panaszos nem jelölte meg az ilyen dokumentumok közzétételéhez fűződő nyomós közérdeket, és az OLAF-nak nem volt tudomása ilyen érdekről.
• A 2. kategóriába tartozó dokumentumok az OLAF személyzete közötti vagy az OLAF személyzete közötti, illetve az OLAF és a Bizottság közötti, az OF/2002/0356. sz. vizsgálattal kapcsolatos levelezést jelentik. Ezeket a dokumentumokat nem lehetett nyilvánosságra hozni, mert az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének második albekezdésében meghatározott kivétel hatálya alá tartoztak. E dokumentumok nyilvánosságra hozatala feltárná az OLAF és az érintett bizottsági szolgálatok e vizsgálattal kapcsolatos észrevételeit, ami a vizsgálattal kapcsolatban hozott belső határozatokhoz vezetne. Ez súlyosan aláásná az OLAF döntéshozatali eljárását. A panaszos nem jelölte meg az ilyen dokumentumok közzétételéhez fűződő nyomós közérdeket, és az OLAF-nak nem volt tudomása ilyen érdekről.
• A 7. kategóriába tartozó dokumentum a zárójelentés tervezete volt. Ez a dokumentum nem tehető közzé, mivel az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének második albekezdésében meghatározott kivétel hatálya alá tartozik. E dokumentum közzététele felfedné az OLAF azon megállapításaival és következtetéseivel kapcsolatos belső észrevételeit, amelyeket e dokumentum végleges változatának tükröznie kell. Ez súlyosan aláásná az OLAF döntéshozatali eljárását. A panaszos nem jelölt meg e dokumentum közzétételéhez fűződő nyomós közérdeket, és az OLAF-nak nem volt tudomása ilyen érdekről.

Ezen túlmenően az e három kategória mindegyikébe tartozó dokumentumok egy része vagy mindegyike, illetve az ilyen dokumentumok egyes részei az alábbiakra vonatkozó kivételek hatálya alá tartoztak:

• a magánélet és az egyén becsületének védelme a személyes adatok védelmére vonatkozó közösségi jogszabályokkal összhangban (4. cikk (1) bekezdés b) pont);
• Természetes vagy jogi személyek kereskedelmi érdekei (a 4. cikk (2) bekezdésének első francia bekezdése).

1.5 Észrevételeiben a panaszos lényegében azzal érvelt, hogy a) az OLAF válasza nem felelt meg az ítélkezési gyakorlatban meghatározott indokolási követelményeknek; b) irreleváns az a tény, hogy már birtokában volt egyes dokumentumok változatának, mivel az OLAF birtokában lévő változatok további információkat, például kézzel írott feljegyzéseket tartalmazhatnak; c) a szélesebb körű hozzáféréshez fűződő nyomós közérdek fennállt-e, és az annak megismeréséhez fűződő érdekből állt-e, hogy az OLAF megfelelően folytatta-e le vizsgálatát, és hogy az OLAF a Bizottságtól teljes mértékben függetlenül járt-e el; d) az OLAF azon megjegyzése, hogy technikailag nem képes másolni egy kazettát, egyáltalán nem hiteles; és e) az OLAF által rendelkezésre bocsátott dokumentumokban a kitakarás nagyrészt teljesen következetlen és érthetetlen volt.

1.6 Az ombudsman először is megjegyzi, hogy az OLAF lényegében elfogadta a békés megoldásra irányuló releváns javaslatát, mivel felülvizsgálta az OF/2002/0356. sz. ügy irataihoz való hozzáférésnek a panaszostól való megtagadását, és jelentős számú, ezen ügy irataiban szereplő dokumentumhoz biztosított hozzáférést.

A megtámadott határozat felülvizsgálatát követően az OLAF azonban új indokok alapján úgy határozott, hogy megtagadja a hozzáférést több dokumentumhoz vagy dokumentumrészhez. E tekintetben az OLAF tehát megkísérelte orvosolni a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában a vitatott elutasítás indokolásában feltárt hiányosságokat. Az ombudsman megvizsgálja, hogy ez a kísérlet sikeres volt-e.

1.7 Az állandó ítélkezési gyakorlat szerint a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem feldolgozásához szükséges vizsgálatnak egyedi jellegűnek kell lennie. Először is önmagában az a tény, hogy valamely dokumentum kivétellel védett érdeket érint, nem igazolhatja e kivétel alkalmazását. Az ilyen alkalmazás főszabály szerint csak akkor igazolható, ha az intézmény előzetesen értékelte egyrészt azt, hogy a dokumentumhoz való hozzáférés konkrétan és ténylegesen sértené-e a védett érdeket, másrészt pedig az 1049/2001 rendelet 4. cikkének (2) és (3) bekezdésében említett körülmények között azt, hogy nem állt-e fenn a hozzáférhetővé tételhez fűződő nyomós közérdek. Ezenkívül a védett érdek sérelmének kockázatát észszerűen előre kell látni, és annak nem pusztán hipotetikusnak kell lennie. Következésképpen azt a vizsgálatot, amelyet az intézménynek a kivétel alkalmazásához el kell végeznie, konkrétan kell elvégezni, és annak a határozat indokolásából ki kell tűnnie(10). A dokumentumok kategóriák szerinti, nem pedig az e dokumentumokban szereplő konkrét információk alapján történő értékelése főszabály szerint nem elegendő, mivel az intézménytől megkövetelt vizsgálatnak lehetővé kell tennie számára annak konkrét értékelését, hogy a hivatkozott kivétel ténylegesen alkalmazandó-e az e dokumentumokban szereplő valamennyi információra(11).

Ezenkívül az 1049/2001 rendelet 4. cikkében előírt kivételeket szigorúan kell értelmezni és alkalmazni(12).

A panaszos birtokában vannak bizonyos dokumentumok

1.8 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában az OLAF megjegyezte, hogy a panaszos már birtokában volt bizonyos, az OF/2002/0356. sz. aktában található dokumentumoknak. Ezért a vonatkozó részben nem adott helyt a panaszos hozzáférési kérelmének. Az OLAF ezért köteles volt érvényesen és megfelelően megindokolni az elutasítást, beleértve a vonatkozó jogalapra való hivatkozást is. Az OLAF azonban csak a fenti ténybeli körülményre hivatkozott (ahogy látta), azaz arra, hogy a panaszos birtokában voltak ezeknek a dokumentumoknak. Nem hivatkozott a fenti elutasítás jogalapjára, és a rendelet 4. cikke nem tartalmaz az OLAF megközelítése által javasolt kivételt. Ezenkívül a panaszos, aki nem volt köteles bizonyítani, hogy különösebb érdeke fűződik a kért dokumentumokhoz való hozzáféréshez(13), észrevételeiben vitatta az OLAF fenti megközelítését, és kijelentette, hogy továbbra is hozzá kíván férni ezekhez a dokumentumokhoz. A fentiek fényében az Ombudsman megállapítja, hogy az OLAF azon kísérlete, hogy a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában orvosolja a kifogásolt elutasítás indokolásának hiányosságait, nem volt sikeres, amennyiben azon a tényen alapult, hogy a panaszos nyilvánvalóan már birtokában volt az OF/2002/0356 ügyiratban szereplő bizonyos dokumentumoknak.

Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdése b) pontjának és (2) bekezdése első francia bekezdésének alkalmazása (adatvédelem)

1.9 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában az OLAF kijelentette, hogy az OF/2002/0356. sz. aktában azonosított három dokumentumkategóriába tartozó dokumentumok egy része vagy mindegyike, vagy e dokumentumok egy része az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában vagy (2) bekezdésének első francia bekezdésében meghatározott kivétel hatálya alá tartozik. Kijelentette továbbá, hogy a fenti rendelkezéseknek megfelelően törölte azoknak a magánszemélyeknek és társaságoknak a nevét, amelyek más kategóriákba tartozó bizonyos dokumentumokban szerepeltek, és amelyekhez hozzáférést biztosított.

Ehhez kapcsolódóan elegendő megjegyezni, hogy ezek az állítások nyilvánvalóan nem felelnek meg a fenti 1.7. pontban említett, indokolással ellátott vizsgálat követelményének. Emlékeztetni kell arra is, hogy pusztán az a tény, hogy egy dokumentum személyes adatokat, például személyek nevét tartalmazza, nem jelenti azt, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában foglalt rendelkezés alkalmazandólenne (14). Az ombudsman ezért arra a következtetésre jut, hogy az OLAF a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában sikertelenül próbálta orvosolni a kifogásolt elutasítás indokolásának hiányosságait, amennyiben az az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontján és (2) bekezdésének első francia bekezdésén alapult.

Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdése második albekezdésének alkalmazása

1.10 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában az OLAF kijelentette, hogy az OF/2002/0356. sz. aktában azonosított három dokumentumkategóriába tartozó dokumentumok mindegyike (a) a vizsgáló által készített aktához fűzött feljegyzések, b) az OLAF személyzete közötti vagy az OLAF és a Bizottság közötti levelezés, valamint c) a zárójelentés tervezete) az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének második albekezdésében meghatározott kivétel hatálya alá tartozik. Ezen álláspont alátámasztására az OLAF azzal érvelt, hogy a nyilvánosságra hozatal felfedné a vizsgáló és más felelős tisztviselők gondolkodási folyamatát és döntéseit, valamint az OLAF belső reflexióit vagy az érintett bizottsági szolgálatok reflexióit, és hogy az ilyen feltárás súlyosan aláásná a vonatkozó döntéshozatali folyamatokat.

1.11 Függetlenül attól a kérdéstől, hogy az érintett dokumentumok tartalmaznak-e az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének második albekezdése értelmében vett "véleményeket", valamint az Európai Bizottság ezzel kapcsolatos érvelésének elégtelenségétől, az Európai Bizottság fenti érve nem felel meg a fenti 1.7. pontban említett, indokolással ellátott vizsgálat követelményének. Egy ilyen széles körű érv fenntartása ténylegesen ahhoz a következtetéshez vezetne, hogy az adminisztráció általában elutasíthatja a belső használatra szánt véleményeket tartalmazó dokumentumok hozzáférhetővé tételét, még a vonatkozó határozat meghozatalát követően is, azzal az indokkal, hogy a hozzáférhetővé tétel hátrányosan érintené az ahhoz fűződő érdekét, hogy ne fedje fel „belső gondolatait” és „gondolkodási folyamatait”. Ez a megközelítés nyilvánvalóan nem egyeztethető össze a 4. cikk (3) bekezdésének második albekezdésében meghatározott kivétel szigorú értelmezésének elvével, és figyelmen kívül hagyja az 1049/2001/EK rendeletet elfogadó közösségi jogalkotó szándékát. Az ombudsman ezért megállapítja, hogy az OLAF-nak a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában tett azon kísérlete, hogy orvosolja a kifogásolt elutasítás indokolásának hiányosságait, nem volt sikeres, amennyiben az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének második albekezdésén alapult.

1.12 A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az OLAF nem szolgáltatott érvényes és megfelelő indokokat arra vonatkozóan, hogy miért tagadta meg a panaszostól az OF/2002/0356. sz. ügyiratban szereplő bizonyos dokumentumokhoz vagy dokumentumrészekhez való hozzáférést. Ez hivatali visszásság.

2 Az iratanyagban nem szereplő, de ezen iratanyagot közvetlenül érintő valamennyi dokumentumhoz való hozzáférés állítólagos téves megtagadása

2.1 A panaszos azt állította, hogy az OLAF tévesen tagadta meg tőle az OF/2002/0356. sz. ügy teljes iratanyagához, valamint minden olyan dokumentumhoz való hozzáférést, amely nem szerepelt az iratanyagban, de közvetlenül érintette az említett iratanyagot.

2.2 A békés megoldásra irányuló javaslatában az ombudsman úgy ítélte meg, hogy az OLAF ésszerűen arra a következtetésre jutott, hogy a hozzáférés iránti kérelem e része nem volt kellően pontos, tekintettel arra, hogy az említett aktát közvetlenül érintő valamennyi dokumentum feltehetően ugyanabban az aktában található. Az ombudsman azonban úgy vélte, hogy az OLAF-nak ezt követően fel kellett volna kérnie a panaszost, hogy pontosítsa kérelmét e tekintetben, és az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésével összhangban segítenie kellett volna a panaszost ebben. Egy ilyen eljárás lehetőséget adott volna a panaszosnak arra, hogy tisztázza, mit ért az aktát „közvetlenül érintő” dokumentumok alatt, és lehetővé tette volna az OLAF számára, hogy segítséget nyújtson a panaszosnak ebben azáltal, hogy tájékoztatja őt az OF/2002/0356 vizsgálat szempontjából releváns, de e vizsgálat aktájában nem szereplő dokumentumok létezéséről. Az ombudsman ennek megfelelően megállapította, hogy hivatali visszásságnak minősülhet, ha az OLAF nem teszi meg az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében előírt lépéseket a panaszos minden egyéb olyan dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelme tekintetében, amely ugyan nem szerepel az OF/2002/0356. sz. vizsgálat aktájában, de közvetlenül érintette azt. Ezért azt javasolta, hogy az OLAF fontolja meg az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében előírt lépések megtételét a panaszosnak az összes többi olyan dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelme tekintetében, amelyek ugyan nem szerepelnek az OF/2002/0356. sz. vizsgálat aktájában, de közvetlenül érintik ezt az aktát.

2.3 Válaszában az OLAF megjegyezte, hogy e tekintetben az egyetlen segítség, amelyet a panaszosnak nyújthatna, az lenne, ha közölné vele, hogy az OLAF politikája az, hogy a vizsgálattal kapcsolatos valamennyi dokumentumot belefoglalja a vizsgálati aktába, amint azt az OLAF-kézikönyv 3.1.4. és 4.2. szakasza kifejti. Így az OLAF-nak nem volt tudomása az OF/2002/0356. sz. vizsgálattal kapcsolatos, az e vizsgálat aktájában szereplő dokumentumokon kívüli dokumentumokról.

2.4 Észrevételeiben a panaszos vitatta az OLAF fenti érveit. Kijelenti, hogy konkrét bizonyítékok és bizonyos események arra utalnak, hogy az aktában szereplő dokumentumokon kívül más dokumentumoknak is rendelkezésre kell állniuk. Tudott például az OLAF és a Bizottság között a szóban forgó OLAF-vizsgálattal kapcsolatban folytatott egyéb levelezésről (amely nyilvánvalóan nem szerepel az aktában), valamint arról a tényről, hogy az OLAF igazgatóját az Európai Parlament e vizsgálattal kapcsolatban meghallgatásra hívta, ami feltehetően dokumentumok létrehozását eredményezte. Hasonló észrevétel vonatkozott például az európai parlamenti képviselők által feltett kérdésekre is.

2.5 Az ombudsman megismétli, hogy a panaszos hozzáférési kérelmében használt OF/2002/0356. sz. aktát közvetlenül érintő [dokumentumok] kifejezés nem volt kellően pontos. Ezért a békés megoldásra irányuló javaslatában azt javasolta az OLAF-nak, hogy vegye fel a kapcsolatot a panaszossal, és tegyen eleget az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdése szerinti kötelezettségeinek. Ahelyett, hogy megtette volna ezeket a lépéseket, az OLAF azt válaszolta, hogy nincs tudomása az OF/2002/0356 vizsgálattal kapcsolatos, az e vizsgálat aktájában szereplő dokumentumokon kívüli egyéb dokumentumokról. Észrevételeiben a panaszos pontosította, hogy ilyen dokumentumok többek között az OLAF igazgatójának a szóban forgó vizsgálattal kapcsolatban az Európai Parlament által tartott meghallgatására vonatkozó dokumentumok. A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy hivatali visszásságnak minősül, ha az OLAF elmulasztja megtenni az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében előírt lépéseket a panaszosnak az összes többi dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelme tekintetében, amelyek ugyan nem szerepelnek az OF/2002/0356. sz. vizsgálat aktájában, de közvetlenül érintik ezt az aktát.

3 Az OLAF azon állítása, hogy tévesen tagadta meg az NT/ls D (2004-AC-4577) feljegyzésben törölt nevekhez való hozzáférést

3.1 Az 1049/2001/EK rendelet értelmében az OLAF részleges hozzáférést biztosított a panaszosnak az NT/ls D (2004-AC-4577) című feljegyzéshez, miután bizonyos neveket kihúzott a feljegyzésből. 2004. december 8-án a panaszos „megerősítő kérelem az 1049/2001/EK rendelet alapján” címmel e-mailt küldött, amelyben hozzáférést kért a fent említett dokumentumban törölt nevekhez. Az OLAF úgy határozott, hogy az adatvédelemről szóló 45/2001/EK rendelet alapján foglalkozik a kérelemmel. Az OLAF azzal érvelt, hogy mivel az érintett dokumentumot részben közzétették, és mivel a kitakart részek egyének nevei voltak, az e kérdésre vonatkozó megerősítő kérelem lényegében személyes adatok iránti kérelem volt, és ezért az adatvédelemről szóló 45/2001/EK rendeletet kellett alkalmazni.

3.2 A békés megoldásra irányuló javaslatában az ombudsman nem fogadta el az OLAF által alkalmazott fenti megközelítést. Először is megjegyzi, hogy az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (2) bekezdésével összhangban megerősítő kérelem nyújtható be abban az esetben, ha az érintett intézmény csak részleges hozzáférést biztosított a kért dokumentumhoz. Ezenkívül hangsúlyozni kell, hogy az 1049/2001/EK rendelet sehol nem írja elő, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmet vagy a vonatkozó megerősítő kérelmet a személyes adatokhoz való hozzáférés iránti egyszerű kérelemként kell (vagy lehet) kezelni, amennyiben az ilyen adatokat tartalmazó dokumentumokra vonatkozik, és ezért azt nem az 1049/2001/EK rendelet alapján, hanem a 45/2001/EK rendelet fényében kell vizsgálni. Ehhez kapcsolódóan az EK-Szerződés 286. cikke alapján elfogadott 45/2001/EK rendelet egyértelművé teszi, hogy „[a]dokumentumokhoz való hozzáférést, beleértve a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférés feltételeit is, az EK-Szerződés 255. cikke alapján elfogadott szabályok szabályozzák [...]”(15), nevezetesen a dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó szabályok, különösen az 1049/2001/EK rendelet alapján. A fentiek fényében az 1049/2001/EK rendeletet a 45/2001/EK rendelethez képest lex specialisnak kell tekinteni az utóbbi rendelet 2. cikkének a) pontja értelmében vett „személyes adatokra” vonatkozó dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek tekintetében. Ebből következik, hogy a panaszos fent említett, 2004. december 8-i, „Az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelem” című e-mailjét ekként kellett volna kezelni, és azt az OLAF-nak az 1049/2001/EK rendelet alapján meg kellett volna vizsgálnia. Ezért hivatali visszásságnak tűnt, hogy az OLAF elmulasztotta megerősítő kérelemként kezelni ezt az e-mailt, valamint érdemeit az 1049/2001/EK rendelet alapján értékelni. Ezért megfelelő javaslatot tettek a békés megoldásra. Az ombudsman konkrétan azt javasolta, hogy az OLAF mérlegelhesse a panaszos 2004. december 8-i e-mailjének az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelemként történő vizsgálatát, valamint a panaszos számára a dokumentum érintett részeihez való hozzáférés biztosítását, kivéve, ha e rendelettel összhangban érvényes és megfelelő indokokra hivatkozva nem teszi ezt meg.

3.3 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában az OLAF elismerte, hogy a panaszos megerősítő kérelmét valójában az 1049/2001/EK rendelet, nem pedig a 45/2001/EK rendelet alapján kellett volna elbírálni. Bocsánatot kért ezért a hibáért.

3.4 Az OLAF azonban megtagadta a kért hozzáférést, amely az érintett dokumentumhoz való teljes körű hozzáférésre vonatkozott, beleértve az abban említett személyek nevét is. Kijelentette, hogy nem ért egyet az ombudsman azon véleményével, hogy „az 1049/2001/EK rendeletet a 45/2001/EK rendelethez képest lex specialisnak kell tekinteni az utóbbi rendelet 2. cikkének a) pontja értelmében vett „személyes adatokra” vonatkozó dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek tekintetében.” Megjegyezte továbbá, hogy éppen ellenkezőleg, a dokumentumokhoz való hozzáférés joga, valamint a magánélethez és az adatvédelemhez való jog ugyanolyan jellegű, fontos és mértékű, és ezért azokat együttesen kell alkalmazni; minden egyes esetben meg kell találni az egyensúlyt a személyes adatokat tartalmazó közokirathoz való hozzáférés iránti kérelem tekintetében. Egyrészt a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés 1049/2001/EK rendelet szerinti joga általában korlátlan és automatikus, és nem függ a hozzáférést kérő személy különleges érdekének bizonyításától. A kérelmet benyújtó személy általában nem köteles megindokolni a kérelmet. Másrészt a személyes adatok csak a magánélet tiszteletben tartásához való jogra irányadó alapelveknek és a személyes adatok kezelésére vonatkozó különös rendelkezéseknek megfelelően közölhetők jogszerűen és jogosan. A 45/2001/EK rendelet rendelkezései előírják, hogy a személyes adatokat kérő személynek bizonyítania kell az ilyen adatok közlésének szükségességét, és az OLAF-nak meg kell győződnie arról, hogy az érintett személy érdekei nem sérülnek. A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés joga, valamint a magánélethez és az adatvédelemhez való jog összeegyeztetésének konkrét eszközeit az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontja tartalmazza, amelyet az említett rendelet (11) preambulumbekezdésének fényében kell értelmezni, amely szerint „a kivételek értékelésekor az intézményeknek az uniós tevékenységek valamennyi területén figyelembe kell venniük a személyes adatok védelmére vonatkozó közösségi jogszabályokban foglalt elveket”. A 45/2001/EK rendelet 8. cikkének b) pontja két feltételt határoz meg a személyes adatok továbbítására vonatkozóan: a) „acímzett megállapítja, hogy szükség van az adatok továbbítására”,és b) „nincsok azt feltételezni, hogy az érintett jogos érdekei sérülhetnek”.Az OLAF hangsúlyozta, hogy a panaszos nem bizonyította, hogy szükség van az adatok fogadására. Továbbá, még ha a panaszos bizonyítani is tudná a szükségességet, az OLAF úgy vélte, hogy ebben az esetben az adattovábbítás sértheti az érintett jogos érdekeit. Így az OLAF köteles lenne megtagadni a hozzáférést ezen az alapon. Ezeknek a szakmai összefüggésben megjelenő személyes adatoknak a nyilvánosságra hozatala veszélyeztetheti az érintett személy magánéletének védelmét. Ehhez kapcsolódóan az OLAF megjegyezte, hogy az Elsőfokú Bíróság előtt folyamatban lévő három ügyben (köztük a T-194/04. sz., The Bavarian Lager Co. Ltd. kontra Bizottságügyben) a 45/2001/EK rendelet és az 1049/2001/EK rendelet közötti kölcsönhatás forog kockán, és felkérte az ombudsmant, hogy várja meg a vonatkozó ítéleteket, mielőtt végleges határozatot hozna azokról.

Észrevételeiben a panaszos elutasította az OLAF fenti érveit.

3.5 Az ombudsman megjegyzi, hogy az Elsőfokú Bíróságnak a The Bavarian Lager ügyben(16) hozott ítélete számos olyan megállapítást tartalmaz, amelyek egyrészt megerősítik a békés megoldásra irányuló javaslatában szereplő vonatkozó elemzésének helyességét, másrészt az OLAF fent ismertetett érvelése központi elemeinek elutasításához vezetnek. Konkrétabban az Elsőfokú Bíróság többek között a következőket állapította meg: a) a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférést az 1049/2001/EK rendelet szabályozza, ami azt jelenti, hogy amennyiben a személyes adatokat e rendeletnek az Unió valamennyi polgára számára a dokumentumokhoz való hozzáférés jogát megállapító 2. cikke végrehajtása érdekében továbbítják, a helyzet az említett rendelet hatálya alá tartozik, és ezért a kérelmezőnek nem kell bizonyítania a 45/2001/EK rendelet(17)8. cikke b) pontjának alkalmazásában a közzététel szükségességét; b) az említett rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott kivétel csak a személyes adatok olyan közzétételére vonatkozik, amely aláásná az egyén magánéletének és sérthetetlenségének védelmét(18); c) az a tény, hogy az Emberi Jogok Európai Bíróságának ítélkezési gyakorlatával összhangban a "magánélet" fogalma tág, és hogy a személyes adatok védelméhez való jog a magánélet tiszteletben tartásához való jog egyik aspektusát képezheti, nem jelenti azt, hogy minden személyes adat szükségszerűen a "magánélet" fogalmába tartozik(19); d) a fortiori a személyes adatok nem minden közlése alkalmas arra, hogy veszélyeztesse az érintett személy magánéletét(20); e) pusztán az a tény, hogy egy dokumentum személyes adatokat tartalmaz, nem feltétlenül jelenti azt, hogy az érintené az érintett személyek magánéletét vagy sérthetetlenségét(21); f) annak meghatározásához, hogy az 1049/2001 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontja szerinti kivétel alkalmazható-e a konkrét esetben, amely személyek nevének a Bizottság tisztviselői, az Egyesült Királyság tisztviselői és a Conseil des Brasseurs du Marche Commun képviselői közötti találkozó jegyzőkönyvéből való törlésére vonatkozott, meg kellett vizsgálni, hogy az e találkozó résztvevőinek nevéhez való nyilvános hozzáférés ténylegesen és konkrétan sértheti-e az érintett személyek magánéletének és becsületének védelmét(22); g) nem minden szakmai tevékenység tartozik teljes mértékben és szükségszerűen a magánélet tiszteletben tartásához való jog (23) védelme alá; h) a szóban forgó nevek nyilvánosságra hozatala nem vezetett a találkozón részt vevő személyek magánéletébe való beavatkozáshoz, és nem veszélyeztette magánéletük és személyük becsületének védelmét(24).

3.6 Tekintettel a fenti 3.2. pontban leírtakra, és figyelembe véve az Elsőfokú Bíróság fenti megállapításait, valamint a fenti 1.7. pontban említett, indokolással ellátott értékelés általános követelményeit, az ombudsman nyilvánvalónak tartja, hogy az OLAF nem szolgáltatott érvényes és megfelelő indokot az érintett dokumentumhoz való teljes körű hozzáférés megtagadására. Ez hivatali visszásságnak minősül.

4 A "tisztviselők érdekeinek/jólétének tiszteletben tartására vonatkozó kötelezettség" állítólagos megsértéséről

4.1 A panaszos azt állította, hogy az OLAF azzal, hogy megtagadta a dokumentumokhoz való hozzáférést, megsértette a tisztviselőként fennálló érdekeinek figyelembevételére vonatkozó kötelezettségét is ("a kötelezettség"/"az érintett kötelezettség").

4.2 Az ombudsman megjegyzi, hogy ez a kötelezettség, ahogyan azt az ítélkezési gyakorlat értelmezi, a "személyzeti szabályzat által a hatóság és a köztisztviselők közötti viszonyban megállapított kölcsönös jogok és kötelezettségek egyensúlyára" vonatkozik.(25) A jelen ügy a panaszos dokumentumokhoz való hozzáféréshez való jogára vonatkozik, amint azt az 1049/2001/EK rendelet előírja, nem pedig a személyzeti szabályzat. Úgy tűnik, hogy ez a kötelezettség a jelen ügyhöz hasonló körülmények között nem ró további kötelezettségeket az adminisztrációra a dokumentumokhoz való hozzáférés biztosítása tekintetében. Az ombudsman ezért megállapítja, hogy nem történt a panaszos fenti állításának megfelelő hivatali visszásság.

5 Arra vonatkozó állítás, hogy a válasz helytelenül angol nyelven készült

5.1 A panaszos azt állította, hogy az OLAF hivatali visszásságot követett el azzal, hogy megerősítő kérelmére angol nyelven válaszolt, noha a kérelmet német nyelven nyújtotta be.

5.2 Az ombudsman úgy értelmezi az OLAF véleményét, hogy elismeri, hogy az 1049/2001/EK rendelet értelmében jogi kötelezettség állt fenn arra vonatkozóan, hogy a panaszosnak német nyelvű választ kell adni. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az OLAF a panaszos állítására adott válaszában végül rendelkezésre bocsátotta a vonatkozó válaszának német fordítását. A fentiekre tekintettel az ügy e része lényegében befejeződött, így azt nem szükséges tovább vizsgálni.

6 A hozzáférési kérelmek kezelésének állítólagos késedelme

6.1 Az ombudsman a békés megoldásra irányuló javaslatában két késedelmes kérdést vizsgált meg: (1) a panaszos 2004. május 19-i hozzáférési kérelmének OLAF általi kezelése; (2) A panaszos hozzáférési kérelmének három részét az OLAF továbbította más bizottsági szolgálatoknak.

Késedelem a 2004. május 19-i hozzáférési kérelem kezelésében

6.2 A jelen ügyben a panaszos 2004. május 19-én faxon elküldte az OLAF-nak címzett (az OLAF által 2004. május 26-án nyilvántartásba vett) hozzáférés iránti első kérelmét.

2004. június 11-én, azaz a kérelem nyilvántartásba vételét követő 12 munkanapon belül az OLAF az 1049/2001/EK rendelet(26) 6. cikkének (2) bekezdésére hivatkozva felkérte a panaszost, hogy pontosítsa kérelmét a magában az aktában szereplő dokumentumok tekintetében,

A panaszos erre a kérésre 2004. június 22-én reggel válaszolt (az OLAF 2004. június 30-án vette nyilvántartásba).

Az OLAF 2004. július 9-én, azaz 13 munkanappal a panaszos fent említett válaszát követően elutasította a panaszos 2004. május 19-i kérelmét.

6.3 A békés megoldásra irányuló javaslatához vezető elemzésben az ombudsman először is megjegyezte, hogy e rendelet 7. cikkének (1) bekezdése úgy rendelkezik,hogy "[a] kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül az intézmény vagy hozzáférést biztosít a kért dokumentumhoz [...], vagy írásbeli válaszban megindokolja a teljes vagy részleges elutasítást, és tájékoztatja a kérelmezőt arról a jogáról, hogy e cikk (2) bekezdésével összhangban megerősítő kérelmet nyújthat be."

Az ombudsman ennek megfelelően megállapította, hogy a rendelet 6. cikkének (2) bekezdése szerinti kérelem pontosítása iránti kérelem lényegében az intézmény azon döntésének minősül, hogy a kérelem nem fogadható el, mivel azt nem „kellőenpontosan” nyújtották be ahhoz, hogy az intézmény azonosítani tudja a dokumentumot,amint azt a rendelet 6. cikkének (1) bekezdése előírja. Az ilyen kérelem tehát szükségszerűen maga után vonja az eredetileg megfogalmazott kérelem elutasítását. Ezért az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésével összhangban (és az intézmény azon kötelezettségével összhangban, hogy segítséget nyújtson a kérelmezőnek kérelme tisztázásában) megfogalmazott pontosítás iránti kérelmet elvben a kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül, azaz a rendelet 7. cikkének (1) bekezdésében előírt határidőn belül kell benyújtani.

Ezenkívül az ilyen kérelemnek a rendelet 7. cikke (1) bekezdésének fent említett rendelkezéseivel összhangban tájékoztatnia kell a kérelmezőt azokról a konkrét okokról, amelyek miatt kérelme nem „kellően pontos”, valamint arról a jogáról, hogy megerősítő kérelmet nyújthat be az intézménynek a kérelem elbírálására vonatkozó határozata ellen. Ha a kérelmező a Bizottság (vagy az OLAF) ilyen kérelmére válaszul a kérelmének tisztázása céljából információkat szolgáltat az intézménynek, az intézménynek a 2001. december 5-i bizottsági határozat(27) melléklete 2. cikkének fent említett rendelkezésével összhangban a kiegészítő információk kézhezvételétől számított 15 munkanapon belül határozatot kell hoznia a kérelemről (amelyet lényegében a benyújtott információk alapján átfogalmaztak).

A jelen ügyben az OLAF 2004. június 11-én, azaz a panaszos nyilvános hozzáférés iránti kérelmének nyilvántartásba vételét követő 12 munkanapon belül, tehát a fent említett 15 munkanapos határidőn belül nyújtotta be felvilágosítás iránti kérelmét. Ez a kérelem azonban az OF/2002/0356. sz. aktában szereplő dokumentumok tekintetében nem volt indokolt (lásd a fenti 1.3. pontot). Ezenkívül az OLAF nem tájékoztatta a panaszost arról a jogáról, hogy megerősítő kérelmet nyújthat be azon határozata ellen, amelyben úgy ítélte meg, hogy kérelme nem kellően pontos. Ezt követően a panaszos 2004. június 22-i válaszát, amely kifejezetten vitatta e határozat helytállóságát, az OLAF nem tekintette megerősítő kérelemnek. Végül az OLAF 2004. július 9-én, azaz több mint 30 munkanappal a panaszos kérelmének nyilvántartásba vétele után, annak homályossága miatt kifejezetten elutasította a panaszos hozzáférés iránti kérelmét. Ilyen körülmények között úgy tűnt, hogy az OLAF nem tett eleget az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (1) bekezdésében előírt azon kötelezettségének, hogy haladéktalanul kezelje a panaszos 2004. május 19-i hozzáférési kérelmét. Ez hivatali visszásságnak minősült. Az ombudsman ezért azt a javaslatot tette, hogy az OLAF fontolja meg, hogy elnézést kér a panaszostól, amiért nem kezelte azonnal a 2004. május 19-i hozzáférési kérelmét.

6.4 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában az OLAF fenntartotta, hogy tiszteletben tartotta az 1049/2001/EK rendelet vonatkozó rendelkezéseit, azzal a kivétellel, hogy a panaszos megerősítő kérelmére adott válasz négy napot késett. Az OLAF elnézést kért a négynapos késésért.

6.5 Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy az OLAF bocsánatkérése elfogadható a fent említett négynapos késedelem tekintetében, de azt is megjegyezte, hogy az ombudsman valójában más késedelmeket is azonosított. Továbbá, tekintettel az OLAF vele szemben tanúsított magatartására, a panaszos kijelentette, hogy kételkedik az OLAF bocsánatkérésének őszinteségében.

6.6 Az ombudsman tudomásul veszi az OLAF azon álláspontját, hogy fenntartja azon álláspontját, miszerint tiszteletben tartotta az 1049/2001/EK rendelet vonatkozó rendelkezéseit. Sajnálatát fejezi ki azonban amiatt, hogy az OLAF teljes mértékben tartózkodott attól, hogy ténylegesen orvosolja az ombudsman által azonosított konkrét és konkrét késedelmeket (lásd a fenti 6.3. pontot).

6.7 A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy az OLAF nem tett eleget az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (1) bekezdésében előírt azon kötelezettségének, hogy haladéktalanul kezelje a panaszos 2004. május 19-i hozzáférési kérelmét. Ez hivatali visszásságnak minősül. Az ombudsman az alábbiakban releváns kritikai észrevételt tesz.

A panaszos hozzáférési kérelme három részének OLAF általi átadása

6.8 A panaszos 2004. október 12-i hozzáférési kérelmét illetően az OLAF kijelentette, hogy az 1049/2001/EK rendeletalkalmazására vonatkozó bizottsági részletes szabályok (28) 3. cikkével összhangban helyesen döntött úgy, hogy kérelmének három részét továbbítja az OPOCE-nak, az Európai Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának. A panaszos vitatja ezt a határozatot, ami késedelmet okozott kérelmének kezelésében.

6.9 A békés megoldásra irányuló javaslatához vezető vizsgálat során az ombudsman a következőket jegyezte meg.

Az 1049/2001/EK rendelet három közösségi intézményre, azaz a Parlamentre, a Tanácsra és a Bizottságra alkalmazandó. Az OLAF a Bizottság része, de vizsgálati feladatait teljes függetlenségben kell ellátnia(29). A Bizottságnak az 1049/2001/EK rendelet alkalmazására vonatkozó részletes szabályai tehát konkrét szabályokat határoznak meg az OLAF tevékenységeivel kapcsolatos hozzáférési kérelmek kezelésére vonatkozóan. Az OLAF által hivatkozott rendelkezés, a 2001/937 bizottsági határozat 3. cikke a következőképpen rendelkezik (utólagos kiemelés):

„Akérelmezőt az OLAF-ot létrehozó 1999/352/EK, ESZAK, Euratom bizottsági határozat 2. cikkének (1) és (2) bekezdésében említett OLAF-tevékenységekkel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozó kérelem esetén a főigazgató vagy az érintett szervezeti egység vezetője, vagy a Főtitkárságon erre a célra kijelölt igazgató, vagy az OLAF-ban erre a célra kijelölt igazgató, vagy az általuk erre a célra kijelölt alkalmazott tájékoztatja a kérelemre adott válaszról.”

Az 1999/352 bizottsági határozat 2. cikkének (1) és (2) bekezdése a következőképpen rendelkezik:

„2.cikk

A Hivatal [azaz az OLAF] feladatai

1. A Hivatal gyakorolja a Bizottság azon hatáskörét, hogy külső igazgatási vizsgálatokat végezzen a csalás, a korrupció és a Közösség pénzügyi érdekeit sértő bármely más jogellenes tevékenység, valamint a gazdasági szereplők közösségi rendelkezéseket sértő bármely egyéb cselekménye vagy tevékenysége elleni küzdelem megerősítése céljából.

A Hivatal felelős az alábbiakra irányuló belső igazgatási vizsgálatok elvégzéséért:

a) a csalás, a korrupció és a Közösség pénzügyi érdekeit sértő bármely más jogellenes tevékenység elleni küzdelem,

b) kivizsgálja a szakmai tevékenységek végzésével kapcsolatos olyan súlyos tényeket, amelyek a Közösségek tisztviselői és alkalmazottai részéről olyan kötelezettségszegésnek minősülhetnek, amely fegyelmi és adott esetben büntetőeljáráshoz vezethet, vagy hasonló kötelezettségszegést eredményezhet az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az Európai Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek hatálya alá nem tartozó intézmények és szervek tagjai, valamint az intézmények és szervek szerveinek vezetői vagy személyzetének tagjai részéről.

A Hivatal gyakorolja a Bizottságnak a Szerződések keretében megállapított rendelkezésekben meghatározott hatásköreit, az ott megállapított korlátozásokkal és feltételekkel.

A Hivatalt a Bizottság vagy más intézmények vagy szervek más területeken is megbízhatják vizsgálatokkal.

2. A Hivatal felelős azért, hogy a Bizottság támogatást nyújtson a tagállamokkal a csalás elleni küzdelem terén folytatott együttműködéshez.”

Az OLAF által továbbított hozzáférés iránti kérelem három része i. egy olyan szerződés szövegére vonatkozott, amely a panaszost az OF/2002/0356. sz. OLAF-vizsgálat alapjául szolgáló „visszaélést bejelentő” panasz benyújtására sarkallta; ii. a Bizottság főtitkárának feljegyzése az OLAF igazgatójához az OF/2002/0356 számú vizsgálattal kapcsolatban; és iii. az OLAF Felügyelő Bizottságának OF/2002/0356 sz. jelentéséről, valamint azon ülések jegyzőkönyveinek másolatairól, amelyek során a Felügyelő Bizottság megvitatta az OF/2002/0356 sz. vizsgálatot. Nem vitatottnak tűnik, hogy ezek a dokumentumok az 1999/352 bizottsági határozat 2. cikkének (1) bekezdésében említett tevékenységek egyikére, nevezetesen a "belső igazgatási vizsgálatokra" vonatkoztak. Tekintettel a 2001/937 bizottsági határozat tág megfogalmazására – „amennyibena kérelem az OLAF 2. cikk (1) és (2) bekezdésében említett tevékenységeivel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik” –, az ombudsman ezért arra az álláspontra helyezkedett, hogy az OLAF-nak a 2001/937 bizottsági határozat 3. cikkére való puszta hivatkozása önmagában nem magyarázza megfelelően az OLAF-nak a szóban forgó adattovábbításra vonatkozó döntését. Ezért ez a határozat, amely nem tűnt megfelelően indokoltnak, hivatali visszásságot tartalmazott. Az ombudsman ezért azt javasolta az OLAF-nak, hogy fontolja meg, hogy elnézést kér a panaszostól a 2004. október 12-i nyilvános hozzáférés iránti kérelmének késedelmes kezeléséért, kivéve, ha ez érvényes és megfelelő indokot szolgáltatna számára arra a döntésére, hogy kérelmének három részét átadja az OPOCE-nak, a Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának.

6.10 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában az OLAF fenntartotta, hogy tiszteletben tartotta a vonatkozó rendelkezéseket, anélkül azonban, hogy foglalkozott volna az ombudsman fenti elemzésének konkrét pontjaival.

6.11 Az ombudsman tudomásul veszi az OLAF azon álláspontját, hogy fenntartja azon álláspontját, miszerint tiszteletben tartotta a vonatkozó rendelkezéseket. Sajnálatát fejezi ki azonban amiatt, hogy az OLAF tartózkodott attól, hogy ténylegesen foglalkozzon a fenti elemzésében szereplő konkrét pontokkal.

6.12 A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az OLAF azon döntése, hogy a panaszos hozzáférési kérelmének három részét átadja az OPOCE-nak, a Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának, nem volt kellően indokolt, és ezért hivatali visszásságnak minősült. Az ombudsman az alábbiakban releváns kritikai észrevételt tesz.

7 Következtetések

A panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján és az OLAF-nak a vonatkozó békés megoldási javaslatára adott válaszát követően az ombudsman megállapítja, hogy

1. a panaszos negyedik állításának megfelelő hivatali visszásság nem fordult elő;
2. az ügyet a panaszos ötödik állításával kapcsolatban rendezték;
3. a panaszos első állítását illetően az ügy rendeződött, amennyiben az OLAF hozzáférést biztosított a panaszos számára az OF/2002/0356 ügyiratban szereplő számos dokumentumhoz;
4. az e határozat 1.12., 2.5., 3.6., 6.7. és 6.12. pontjában azonosított hivatali visszásságok.

Az ombudsman nem tartja helyénvalónak, hogy az ügyet a hivatali visszásságokra vonatkozó ajánlástervezettel folytassa. Megjegyzi, hogy a panaszos által a Bizottság ellen benyújtott számos panasszal foglalkozott (beleértve a Bizottság részét képező OLAF-ot is). Ezek az ügyek általánosabb és intenzívebb vitát mutatnak közöttük, amelynek keretében az intézmény az esetek többségében határozottan kiállt és ragaszkodott (gyakran elvi) álláspontjaihoz, még akkor is, ha az ombudsman indokolással ellátott elemzés alapján azokat nem tartotta indokoltnak. Emlékeztet arra, hogy a fenti hivatali visszásságokkal kapcsolatban már tett indokolással ellátott, békés megoldási javaslatot, amely nem járt pozitív eredménnyel, főként azért, mert az OLAF hajlamos ragaszkodni az álláspontjaihoz, ahelyett, hogy megfelelően reagált volna az ombudsman által tett pontokra és megállapításokra, és megfelelt volna az 1049/2001/EK rendelet vonatkozó követelményeinek, ahogyan azokat a közösségi bíróságok értelmezték. Ezenkívül a jelen vizsgálat során jelentős fejlemények történtek, tekintettel az Elsőfokú Bíróságnak a The Bavarian Lager ügyben hozott határozatában tett megállapításaira, amelyek a szóban forgó ügy lényeges elemei szempontjából relevánsak. Ehhez kapcsolódóan az OLAF-hoz való hozzáférés iránti, az 1049/2001/EK rendelet szerinti megújított kérelem eljárási szempontból valószínűleg jóval gazdaságosabb lenne, mint az ombudsman ajánlástervezete. Megjegyzendő továbbá, hogy Kallas biztos a közelmúltban felkérte az európai ombudsmant, hogy küldje meg számára az OLAF-fal folytatott valamennyi levelezésének másolatát, amely e határozatra is vonatkozik.

A fentiek fényében az ombudsman az alábbi kritikai észrevételekkel zárja le az ügyet (5):

1. Az OLAF nem szolgált érvényes és megfelelő indokokkal arra vonatkozóan, hogy miért tagadta meg a panaszostól az OF/2002/0356. sz. aktában szereplő bizonyos dokumentumokhoz vagy dokumentumrészekhez való hozzáférést. Ez hivatali visszásság.
2. Az, hogy az OLAF nem tette meg az 1049/2001 rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében előírt lépéseket a panaszosnak az összes többi dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmét illetően, amelyek ugyan nem szerepelnek az OF/2002/0356. sz. vizsgálat aktájában, de közvetlenül érintik ezt az aktát, hivatali visszásságnak minősül.
3. Az OLAF nem szolgáltatott érvényes és megfelelő indokokat az NT/ls D (2004-AC-4577) feljegyzéshez való teljes körű hozzáférés megtagadására. Ez hivatali visszásságnak minősül.
4. Az OLAF nem tett eleget az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (1) bekezdésében előírt azon kötelezettségének, hogy haladéktalanul kezelje a panaszos 2004. május 19-i hozzáférés iránti kérelmét. Ez hivatali visszásságnak minősül.
5. Az OLAF azon döntése, hogy a panaszos hozzáférési kérelmének három részét átadja az OPOCE-nak, a Bizottság Főtitkárságának, illetve az OLAF Felügyelő Bizottságának, nem volt kellően indokolt, és ezért hivatali visszásságnak minősült.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) HL 2001. L 145., 43. o.

(2) "Haa kérelem nem elég pontos, az intézmény felkéri a kérelmezőt, hogy pontosítsa a kérelmet, és ebben segítséget nyújt a kérelmezőnek, például a nyilvános dokumentum-nyilvántartások használatára vonatkozó tájékoztatással."

(3) HL 2001. L 8., 1. o.

(4) "1. Az intézmények megtagadják a dokumentumokhoz való hozzáférést, ha a közzététel hátrányosan befolyásolná a következők védelmét:
(...) b)
az egyén magánéletének és becsületének védelme, különösen a személyes adatok védelmére vonatkozó közösségi jogszabályokkal összhangban.”

(5) 2001/937/EK, ESZAK, Euratom: Az eljárási szabályzatának módosításáról szóló, 2001. december 5-i bizottsági határozat (az értesítés a C(2001) 3714. számú dokumentummal történt), HL L 345., 94. o.

(6) A T-197/98. R. sz., Bizottság kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 2000., I-A-55. o. és II-241. o.) 46. pontja.

(7) Ezenkívül az ombudsman rámutatott arra, hogy az ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 6. cikkével összhangban a békés megoldásra irányuló javaslat nem érinti a panaszos harmadik eredeti állítását (a „segítségnyújtási kötelezettség” állítólagos megsértésére vonatkozóan) és az első kiegészítő állítást (a panaszos megerősítő kérelmére adott válasz nyelvére vonatkozóan), amelynek értékelését a jelen vizsgálatot lezáró határozatában ismerteti.

(8) A T-2/03. sz. Verein für Konsumenteninformation ügyben hozott ítélet (EBHT 2005., II-1121. o.) 112–115. pontja. Az ítéletet 2005. április 13-án tették közzé, vagyis az OLAF vitatott határozatát és a jelen ügyre vonatkozó véleményét követően.

(9) Az OLAF-kézikönyv 3.4. szakasza meghatározza azokat a hivatalos dokumentumokat, amelyeket a vizsgálat során el kell készíteni a kézikönyvben szereplő formanyomtatványok alapján, beleértve a vizsgálat megindítását, a vizsgálatot végző hatóságot, a zárójelentést és az ügy lezárásáról szóló feljegyzést.

(10) Lásd a T-36/04. sz., API kontra Bizottság ügyben 2007. szeptember 12-én hozott ítélet (az EBHT-ban még nem tették közzé) 54. pontját (hivatkozási ügyek). A hozzáférés megtagadásának alapjául szolgáló indokolás általános jellege, valamint annak rövidsége vagy képletes jellege csak akkor utalhat a konkrét vizsgálat elmaradására, ha objektíve lehetséges az egyes dokumentumokhoz való hozzáférés megtagadását igazoló indokok kifejtése anélkül, hogy a dokumentum tartalmát vagy lényeges elemét hozzáférhetővé tennék, és ezáltal megfosztanák a kivételt annak céljától. Lásd a fent hivatkozott T-36/04. sz. ügyben hozott ítélet 67. pontját.

(11) Lásd a T-36/04. sz. ügyben hozott ítélet 56. pontját.

(12) Lásd a T-36/04. sz., API kontra Bizottság ügyben 2007. szeptember 12-én hozott ítélet (az EBHT-ban még nem tették közzé) 54. pontját (hivatkozási ügyek).

(13) Vö. a T-110/03. sz., Sison kontra Tanács ügyben hozott ítélet (EBHT 2005., II-1429. o.) 51. és 53. pontjával.

(14) A T-194/04. sz., Bavaria Lager kontra Bizottság ügyben 2007. november 8-án hozott ítélet (az EBHT-ban még nem tették közzé) 123. pontja.

(15) Lásd a (15) preambulumbekezdést.

(16) A T-194/04. sz., Bavaria Lager kontra Bizottság ügyben 2007. november 8-án hozott ítélet (az EBHT-ban még nem tették közzé).

(17) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 100., 107. és 138. pontját.

(18) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 128. pontját.

(19) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 118. pontját.

(20) Vö. a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 119. pontjával.

(21) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 123. pontját.

(22) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 120. pontját.

(23) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 131. pontját.

(24) Lásd a fent hivatkozott T-194/04. sz., Bavarian Lager kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 131. pontját.

(25) Lásd például a 298/93 P. sz. K kontra Bíróság ügyben hozott ítélet (EBHT 1994., I-3009. o.) 38. pontját: „Azadminisztráció gondoskodási kötelezettsége [...] tükrözi a személyzeti szabályzat által a közhatalom és a köztisztviselők közötti viszonyban megállapított kölcsönös jogok és kötelezettségek egyensúlyát. Ennek az egyensúlynak különösen az a következménye, hogy amikor a hatóság a tisztviselő helyzetére vonatkozó határozatot hoz, figyelembe kell vennie minden olyan tényezőt, amely befolyásolhatja a határozatát, és ennek során nemcsak a szolgálati érdeket, hanem az érintett személy érdekeit is figyelembe kell vennie.”

(26) "1. A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket írásban kell benyújtani, beleértve az elektronikus formát is, az EK-Szerződés 314. cikkében említett nyelvek egyikén, kellően pontosan ahhoz, hogy az intézmény azonosítani tudja a dokumentumot. A felperes nem köteles megindokolni a kérelmet.

2. Ha a kérelem nem elég pontos, az intézmény felkéri a kérelmezőt, hogy pontosítsa a kérelmet, és ebben segítséget nyújt a kérelmezőnek, például azáltal, hogy tájékoztatást nyújt a nyilvános dokumentum-nyilvántartások használatáról.

3. „Amennyiben a kérelem nagy terjedelmű vagy nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az érintett intézmény a méltányos megoldás megtalálása érdekében informális megbeszélést folytathat a kérelmezővel.”

(27) Lásd az 5. lábjegyzetet.

(28) 2001/937/EK, ESZAK, Euratom: Az eljárási szabályzatának módosításáról szóló, 2001. december 5-i bizottsági határozat (az értesítés a C(2001) 3714. számú dokumentummal történt), HL L 345., 94. o.

(29) Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) létrehozásáról szóló, 1999. április 28-i 1999/352 bizottsági határozat (HL L 136., 20. o.) 3. cikke.