A panasz előzményei

1. Az Európai Unió ghánai küldöttsége (a továbbiakban: küldöttség) szerződést írt alá egy vállalattal, a „konzorciumvezetővel” a ghánai kommunikációs és láthatósági tevékenységek és rendezvények támogatására.^[1] A szerződést végrehajtó konzorcium részét képező tanácsadó vállalat (a továbbiakban: külső vállalkozó) felvette a panaszost, hogy szakértőként dolgozzon a 2019 és 2021 közötti időszakban.

2. 2020 januárjában a panaszos arról számolt be a küldöttségnek, hogy sem ő, sem a többi szakértő nem kapott elegendő kifizetést a külső vállalkozóval kötött szerződésük kezdete óta.

3. A küldöttség azt válaszolta, hogy hasonló panaszokat kapott más szakértőktől is, és tájékoztatni fogja az Európai Bizottság illetékes szervezeti egységét. A küldöttség azt is elmondta, hogy 2019 decembere óta felfüggesztette a konzorciumnak történő kifizetéseket, mivel a konzorcium nem nyújtott be pénzügyi igazoló dokumentumokat.

4. A küldöttség, a konzorciumvezető, a külső vállalkozó és a panaszos között kiterjedt levélváltásra került sor. A panaszos számos állítást fogalmazott meg a külső vállalkozó pénzügyi és igazgatási megállapodásaival kapcsolatban. Utóbbi minden állítást tagadott.

5. Mivel még mindig nem kapott elegendő kifizetést, a panaszos 2020 áprilisában az ombudsmanhoz fordult. A panaszos úgy vélte, hogy bár a mögöttes probléma a külső vállalkozóval volt, a küldöttség nem tett semmit, ami arra ösztönözte volna, hogy fizesse ki a szakértőket, és nyújtsa be a helyes pénzügyi dokumentumokat.

A vizsgálat

6. Az ombudsman vizsgálatot indított a következőkkel kapcsolatban:

1) hogyan biztosítja az Európai Bizottság ^[2], hogy a szerződő fél fizesse ki a szakértőknek a szerződés alapján ledolgozott napokat;

2) hogyan követi nyomon az Európai Bizottság keretszerződéseinek végrehajtását.

7. Az ombudsman tájékoztatást kért a Bizottságtól az adott kifizetés állapotáról és arról, hogy milyen típusú intézkedést hozott az ügyben. Az ombudsman megkapta a Bizottság válaszát, majd a panaszos e válaszra vonatkozó észrevételeit. A benyújtott információk gondos elemzését követően az ombudsman vizsgálócsoportja felkérte a Bizottságot, hogy szolgáltasson további információkat a konzorciumnak történő kifizetések felfüggesztéséről és arról, hogy általánosságban hogyan követi nyomon a keretszerződéseket. A Bizottság megadta ezeket az információkat.

8. A panaszos a vizsgálat során rendszeresen tájékoztatta az ombudsmant a helyzetéről.

A szakértők kifizetése

Az ombudsman elé terjesztett érvek

A panaszos érvei

9. A panaszos azt állította, hogy a szerződése alapján ledolgozott napok közül többen fizetés nélkül maradt. A külső vállalkozó azzal érvelt, hogy azért nem tud neki fizetni, mert a küldöttség felfüggesztette a szerződés szerinti kifizetéseket. A panaszos úgy vélte, hogy a feladatok kiosztása, valamint a szakértők valamennyi munkaidő-nyilvántartásának és jelentésének jóváhagyása során a küldöttségnek kell viselnie a felelősséget a szakértők díjazásáért. Bár a küldöttség tisztában volt azzal, hogy a külső vállalkozó nem fizette ki időben a szakértőket, továbbra is több munkát követelt meg tőle, és folytatta a vállalattal való együttműködést.

A Bizottság érveiről

10. A Bizottság azt állította, hogy nem áll szerződéses kapcsolatban a panaszossal, csak a konzorciummal. A konzorciumvezető az egyetlen olyan fél, aki felelős a szerződéssel kapcsolatos valamennyi adminisztrációért, például a szakértőkkel kötött szerződések aláírásáért és azok kifizetéséért.^[3] A Bizottság nem köteles vagy nem köteles ellenőrizni a szakértők díjazását.

11. Mindazonáltal a Bizottság elismerte, hogy köti a „hatékony és eredményes pénzgazdálkodás” elve, és ezért biztosítania kell, hogy az uniós forrásokat a tervezett célra használják fel. Következésképpen számos intézkedést hozott annak biztosítására, hogy a konzorciumvezető és a külső vállalkozó tiszteletben tartsa a szakértőkkel szembeni pénzügyi kötelezettségeket:

1) 2019 decemberében a küldöttség tájékoztatta a konzorcium vezetőjét, hogy bizonyos szabálytalanságokat észlelt a panaszos és egy másik szakértő munkaidő-nyilvántartásában, valamint a „járulékos kiadásokkal” kapcsolatban, összesen 36 910 EUR összegben. A munkaidő-nyilvántartásokat a Bizottság nem hagyta jóvá a „kiadás-ellenőrzési jelentésben”^[4] történő ellenőrzésük előtt, ahogyan azt a szerződés előírta.^[5] A küldöttség ezért felkérte a konzorcium vezetőjét, hogy nyújtson be pontosításokat és alátámasztó pénzügyi dokumentumokat. Eközben a küldöttségnek meg kell tartania a vitatott összeget.

2) 2020 márciusában a küldöttség vitatta a kiadások ellenőrzéséről szóló jelentést, mivel az nem szolgáltatott elegendő alátámasztó bizonyítékot ^[6]. A küldöttség felkérte a konzorcium vezetőjét, hogy szolgáltasson bizonyítékot a szakértők kifizetéséről ^[7].

3) Az ombudsmanhoz benyújtott panaszt követően 2020 júniusában a szerződésért felelős bizottsági szervezeti egységek további igazoló dokumentumokat, például a szakértők kifizetésének igazolását kérték a konzorcium vezetőjétől.

12. A Bizottság ezért azzal érvelt, hogy szerződéses kötelezettségeivel összhangban minden eszközt megvizsgált annak biztosítására, hogy a külső vállalkozó tiszteletben tartsa a szakértőkkel szembeni kötelezettségeit. Mivel a konzorciumtól még nem kapta meg az igazoló dokumentumokat, nem tudta kifizetni a vitatott 36 910 euró összeget.

Az ombudsman értékelése

13.  Bár a Bizottságnak nincsenek szerződéses kötelezettségei a külső vállalkozó által alkalmazott szakértőkkel szemben, és így nem felelős azért, hogy a vállalkozó fizeti-e őket vagy sem ^[8], a küldöttség és a Bizottság ebben az esetben intézkedett a panaszos aggályainak nyomon követése érdekében. Ez fontos és üdvözlendő.

14. Az alkalmazandó szabályok és az igazoló dokumentumok vizsgálatát követően az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság jogi kötelezettségeivel összhangban járt el, amikor a munkaidő-nyilvántartásokban szereplő szabálytalanságok alapján járt el, vitatta a kiadások ellenőrzéséről szóló jelentést ^[9], és felfüggesztette a konzorciumvezetőnek történő kifizetéseket ^[10]. A felfüggesztett kifizetések egy része a panaszos munkaidő-nyilvántartásához kapcsolódik. Bár a helyzet hatással van a panaszosra, a Bizottság valóban köteles biztosítani az uniós forrásokkal való hatékony és eredményes pénzgazdálkodást.  

15. Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság lépéseket tett annak érdekében, hogy folytatni tudja a felfüggesztett kifizetéseket. A Bizottság több alkalommal emlékeztette a konzorciumot arra, hogy a következő számlájának költségellenőrzési jelentésében megfelelő (a projektmenedzser által aláírt és megfelelően érvényesített) munkaidő-nyilvántartásokat nyújtson be.^[11] Mivel azonban a Bizottság nem kapta meg a szóban forgó számlát a kért munkaidő-nyilvántartásokkal együtt, indokolt a vitatott összeg visszatartása.

16. Az ombudsman úgy véli továbbá, hogy a küldöttség megfelelően tájékoztatta a panaszost, és megfelelően járt el azáltal, hogy nyomon követés céljából jelentést tett az ügyről a Bizottság illetékes szervezeti egységének.

17.  A fentiek alapján az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot a panaszosnak a kifizetés elmaradásával kapcsolatos aggályainak nyomon követése során.

A keretszerződések nyomon követése

Az ombudsman elé terjesztett érvek

A panaszos érvei

18. A panaszos számos kérdést vetett fel a külső vállalkozó pénzügyi és igazgatási megállapodásaival kapcsolatban. Véleménye szerint a Bizottságnak általánosabb vizsgálatot kellene végeznie arról, hogy a külső vállalkozó hogyan járt el a különböző keretszerződésekben az elmúlt években. A panaszos úgy vélte, hogy helyzete a keretszerződésekkel kapcsolatos szisztematikus problémára utal, nevezetesen a vállalkozókkal kapcsolatos nyomonkövetési mechanizmus hiányára. A külső szakértőknek kevés vagy semmilyen jogi lehetőségük nincs arra, hogy problémák esetén megtámadják ezeket a vállalatokat.

A Bizottság érveiről

19. A Bizottság azzal érvelt, hogy a panaszos állításai megalapozatlanok voltak. Mindazonáltal további lépéseket tett, például felkérte a keretszerződések más konzorciumvezetőit, hogy járuljanak hozzá a kérdéshez. A Bizottság kijelentette továbbá, hogy az egyedi szerződések nyomon követése során az alkalmazandó szabályok előírják, hogy a konzorciumnak jelentést kell tennie a szerződés végrehajtásának előrehaladásáról, ami a kifizetés szükséges feltétele ^[12].

20. Általánosabban fogalmazva a Bizottság kijelentette, hogy rendelkezik bizonyos mechanizmusokkal a keretszerződések nyomon követésére. Például a „költségvetési rendelet”^[13] és a „Bizottság gyakorlati útmutatója az EU külső fellépéseire vonatkozó közbeszerzési és támogatás-odaítélési eljárásokról”^[14] megfelelő szabályokat tartalmaz a foglalkoztatási kérdésekkel kapcsolatos kérdések, például a szakértők kifizetési arányának ellenőrzésére.

Az ombudsman értékelése

21. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság megfelelő lépéseket tett a panaszos aggályaira válaszul, és általánosságban megfelelő mechanizmusokat írt le a keretszerződések nyomon követésére. Az ombudsman bízik abban, hogy a Bizottság figyelemmel kíséri a helyzetet, és szükség esetén saját hatáskörén belül intézkedik.

22. Következésképpen az ombudsman nem állapít meg hivatali visszásságot a Bizottság részéről a panasz e vonatkozásával kapcsolatban.

Következtetés

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetésekkel zárja le az ügyet ^[15]:

Az Európai Bizottság nem követett el hivatali visszásságot.

A panaszost és az Európai Bizottságot tájékoztatni fogják erről a határozatról.

Tina Nilsson az ügykezelési osztály
vezetője

Strasbourg, 2021. 19.

[1] A szerződést a EuropeAid/137211/DH/SER/Multi keretszerződés (FWC COMM 2015) 2. tétele alapján írták alá. További információk a következő címen érhetők el: https://ec.europa.eu/international-partnerships/framework-contracts_nl.

[2] A vizsgálat hivatalosan az Európai Bizottság ellen irányul, amely a következők finanszírozásáért volt felelős:

a projekt.

[3] Az általános feladatmeghatározás 3. cikkének (2) bekezdése EuropeAid/137211/DH/SER/Multi Framework Contract COM 2015, 2. tétel: Kommunikáció.

[4] Díjalapú keretszerződések esetében a konzorciumvezetőnek költségellenőrzési jelentést kell benyújtania az ajánlatkérő szervhez. A jelentést külső könyvvizsgáló készíti, aki a szolgáltatási szerződések általános feltételei 28. cikkének (2) bekezdésével összhangban megvizsgálja és ellenőrzi a vállalat számláit és pénzügyi beszámolóit. Az ellenőr ellenőrzi a szakértők munkaidő-nyilvántartását is.

[5] A szolgáltatási szerződések általános feltételei 24. cikkének (2) bekezdésével összhangban.

[6] Nem felelt meg a szolgáltatási szerződések általános feltételei 28. cikke (3) bekezdésének, amely előírja, hogy a könyvvizsgálónak meg kell győződnie arról, hogy a konzorciumvezető által benyújtott pénzügyi beszámoló releváns, megbízható és elegendő bizonyítékkal rendelkezik.

[7] A keretszerződésekre vonatkozó általános feltételek 25. cikkével összhangban.

[8] Az általános feladatmeghatározás 3. cikkének (2) bekezdésében foglaltak szerint EuropeAid/137211/DH/SER/Multi Framework Contract COM 2015, 2. tétel: Kommunikáció.

[9] A szolgáltatási szerződések általános feltételei 28. cikkének (3) bekezdésével összhangban.

[10] A szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések általános feltételei 29. cikkének (9) bekezdése szerinti jogához hasonlóan.

[11] A keretszerződések általános feltételei 9. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Bizottság által a szerződő félnek teljesített kifizetés a számlán alapul, amelyet időközi előrehaladási jelentés és költségellenőrzési jelentés kísér.

[12] A keretszerződésekre vonatkozó általános feltételek 26. cikkével összhangban.

[13] Az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló (EU, Euratom) 2018/1046 rendelet I. mellékletének 23. cikke, elérhető a következő internetcímen: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046, amely mechanizmusokat határoz meg a kirívóan alacsony összegű ajánlatok kezelésére. 

[14] Az Európai Unió külső fellépéseire vonatkozó gyakorlati útmutató 3.4.4. fejezete, elérhető a következő internetcímen: https://ufmsecretariat.org/wp-content/uploads/2012/09/ePrag-en-2019.0.pdf, kimondja: „Az ajánlattevő által benyújtott bizonyítékok alapján az ajánlatkérő szerv dönt arról, hogy az ajánlatot szabálytalannak kell-e tekinteni, és következésképpen el kell-e utasítani”.

[15] Ezt a panaszt az európai ombudsman végrehajtási rendelkezések elfogadásáról szóló határozatának 11. cikkével összhangban átruházott ügykezelés keretében kezelték.