Tisztelt K. Úr! 2000. március 22-én
Ön az IFHOH Europe nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság azon döntése ellen, hogy visszaköveteli a nagyothalló és siket felnőtteknek szóló projektre nyújtott támogatás egy részét.
2000. március 30‐án észrevételezésre továbbítottam a panaszt a Bizottságnak.
A Bizottság 2000. június 16-án küldte meg az Ön panaszával kapcsolatos véleményét, amelyet 2000. június 22-én továbbítottam Önnek azzal a felhívással, hogy amennyiben kívánja, tegye meg észrevételeit. 2000. július 3-án megkaptam a Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeit.
2000. július 5-én úgy döntöttem, hogy meg kell vizsgálnom a Bizottság aktáját. Erre az ellenőrzésre 2000. szeptember 14-én került sor.
Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

1997 júniusában/júliusában
a panaszos, az Európai Régió Nagyothalló Embereinek Nemzetközi Szövetsége (IFHOH Europe) támogatást kért egy szemináriumra és két tanfolyamra nagyothalló emberek számára (97/E3/II/047. sz. projekt). A panaszos által benyújtott költségvetés szerint a szeminárium költségei € 14 300, míg a két tanfolyam költségei € 50 560 voltak. A panaszos € 45 400, azaz az összes tervezett kiadás 70 %-ának megfelelő támogatást kért. A panaszos szerint a Bizottság helyt adott a kérelemnek.
1998 elején a panaszos € 22 700 összeget kapott, azaz a € 45 400 teljes támogatás felét. A panaszos ezt követően arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy a tényleges költségek a tervezettnél alacsonyabbak voltak, és csak € 36 323 összeget tettek ki. Következésképpen a panaszos arra számított, hogy a Bizottság kifizeti a € 2 726 végleges kifizetését (azaz a € 36 323 70 %-a mínusz a már kapott € 22 700). Ehelyett 1999 elején a panaszos egy dátum nélküli, francia nyelvű számlát kapott, amely nem tartalmazott hivatkozást a projektre. A számla a € 21 078,30 „tényleges részesedését” említette (ami a „tényleges költségek” 89,7943 %-át tette ki), és ezt az összeget levonta a Bizottság által már kifizetett összegből. A panaszost felkérték, hogy fizesse vissza a € 1621,69 egyenlegét.
Miután a panaszos megkérdőjelezte ezt a számlát, a Bizottság 1999. március 16-i levelében kifejtette, hogy a számítás helyes volt. A Bizottság szerint a szerződés aláírásakor megállapodtak abban, hogy figyelmen kívül hagyják a € 14 300-nak a szeminárium megszervezésével kapcsolatos költségeit. Ennek eredményeként a „montant rejeté” szavakat illesztették be erre a tételre, és a panaszos képviselője akkor aláírta a szerződés ezen oldalát.
A panaszos ezt követően visszafizette a vonatkozó összeget, de több alkalommal (nevezetesen 1999. június 15-i levelében) megkérdőjelezte, hogy miért használták a "Képzések és szeminárium nagyothalló emberek számára" leírást, miért alapult a támogatás első részlete a projekt teljes becsült költségén, és hogy a Bizottság később miért vetett fel kérdést a szemináriummal kapcsolatban, ha ez a szeminárium egyáltalán nem képezte a projekt részét. A panaszos a Bizottság 1999. március 16-i levelében említett oldal másolatát is kérte.
2000. január 11-én kelt rövid levelében a Bizottság megerősítette álláspontját, rámutatva, hogy csak a € 50 560 két tanfolyamának becsült költségeit fogadta el támogatásának kiszámításához.
Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos a következő állításokat tette:
1) A Bizottságnak további 2 726 € kifizetést kellett volna teljesítenie a panaszos részére ahelyett, hogy 1 621,69 € összeget követel vissza.
2) A Bizottság nem szolgált elegendő magyarázattal arra vonatkozóan, hogy miért követelte vissza a € 1621,69 összegét.

A VIZSGÁLAT

Véleményében
a Bizottság azt állította, hogy legfeljebb € 45 400 összegű támogatás nyújtásáról állapodott meg, ahol a projekt költségeit € 50 560-ra becsülték. Ennek az összegnek az első, 50 %-os részletét a megállapodás 4. cikkével összhangban fizették ki. A két fél által aláírt megállapodás az 1997. június 16. és 1998. május 16. közötti időszakra vonatkozott. A tényleges költségek összegének meghatározásakor csak az ezen időszak alatt felmerült kiadásokat vették figyelembe. A szemináriumot 1997. május 30–31-re, azaz az érintett időszakon kívülre tervezték. Következésképpen a szeminárium költségeit levonták a figyelembe veendő költségekből.
A Bizottság továbbá rámutatott arra, hogy a megállapodás II. mellékletében szereplő költségvetési becslések a megállapodás szerves részét képezik. A vonatkozó oldalon a „montant rejeté” kifejezés beillesztésével kizárták a szeminárium költségeit. A panaszos képviselője akkor aláírta a szerződésnek ezt az oldalát.
A Bizottság benyújtotta a megállapodás másolatát, és megemlítette, hogy az eredeti a birtokában van.
A Bizottság azt állította, hogy ezeket a tényeket több alkalommal elmagyarázta a panaszosnak.
A panaszos észrevételei
Észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát, és rámutatott arra, hogy a megállapodás Bizottság által benyújtott példánya nem bizonyítja, hogy azt képviselője aláírta.

TOVÁBBI KÉRDÉSEK

Tekintettel arra, hogy a megállapodás Bizottság által benyújtott példányán nem szerepelt a panaszos képviselőjének aláírása, az ombudsman betekintett az aktába. Ez alkalommal az ombudsman tisztviselőinek bemutatták a Bizottság által említett eredeti megállapodást.

A HATÁROZAT

1 A € 2 726 további kifizetésének Bizottság általi elmulasztása
1.1 A panaszos úgy véli, hogy a Bizottságnak a € 1 621,69 összeg visszakövetelése helyett további kifizetést kellett volna teljesítenie a € 2 726 részére.
1.2 Az Európai Bizottság azt állítja, hogy beleegyezett abba, hogy legfeljebb € 45 400 összegű támogatást nyújtson, ahol a projekt költségeit € 50 560-ra becsülték. A Bizottság szerint a szeminárium költségeit nem lehetett figyelembe venni, mivel e szemináriumot 1997. május 30–31-re tervezték, míg az 1997. június 16. és 1998. május 16. közötti időszakra vonatkozó megállapodás értelmében csak az ezen időszakban felmerült kiadásokat vették figyelembe. Végül a Bizottság azt állítja, hogy a szeminárium költségeit kizárták, mivel a szerződés megfelelő oldalán feltüntették a "montant rejeté" kifejezést, és mivel a panaszos képviselője aláírta ezt az oldalt.
1.3 A panaszos és az Európai Bizottság közötti eredeti megállapodás vizsgálata alapján az ombudsman arra a következtetésre jut, hogy az Európai Bizottság álláspontja helyesnek tűnik. Ezt a megállapodást 1997. november 27-én írta alá Christina Wahrolin a panaszos nevében. A megállapodás és mellékletei valamennyi oldalát parafálták, és úgy tűnik, hogy ezeken a monogramokon „CW” szerepel.
1.4 A megállapodás 3. cikke szerint a Bizottság beleegyezett, hogy legfeljebb € 45 400 összegű támogatást nyújt, míg a projekt költségeit € 50 560-ra becsülték. A támogatás összege arányos volt a projekt becsült költségeivel, és azt arányosan csökkenteni kellett volna, ha a tényleges költségek alacsonyabbak lettek volna a becsült költségeknél. A megállapodás 2. cikke előírja, hogy csak a megállapodás megkötésének időszakában (1997. június 16‐tól 1998. május 16‐ig) felmerült kiadásokat kell figyelembe venni a költségek meghatározásakor. A megállapodás I. mellékletében foglalt ütemterv szerint azonban a szemináriumra 1997. május 30–31-én került volna sor.
1.5 A költségvetési becsléseket a megállapodás II. melléklete tartalmazza, amely e megállapodás szerves részét képezi (vö. a megállapodás 3. cikkével). E melléklet második oldalán a két tanfolyamra vonatkozó € 50 560 összeg mellett az „éléments considérés”, a szemináriumra vonatkozó € 14 300 összeg mellett pedig az „éléments rejetés” szavak kerültek beillesztésre. A megállapodás ombudsman által megvizsgált példányának vonatkozó oldala fénymásolatnak tűnt. Ezt az oldalt (a megállapodás és mellékletei többi oldalához hasonlóan) biro parafálták. Egyértelműnek tűnik tehát, hogy a fent említett szavakat az oldal parafálása előtt illesztették be.
1.6 Ilyen körülmények között az ombudsman arra a következtetésre jut, hogy az Európai Bizottság által elfogadott álláspont megfelel a megállapodás feltételeinek.
1.7 A fentiek alapján úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság részéről nem történt hivatali visszásság a panaszos első állítását illetően.
2 Nem nyújtott elegendő magyarázatot 2.1
A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság nem nyújtott elegendő magyarázatot arra vonatkozóan, hogy miért követelte vissza az € 1621,69 összeget.
2.2 Az Európai Bizottság azt válaszolja, hogy a vonatkozó tényeket több alkalommal is elmagyarázta a panaszosnak.
2.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy az Európai Bizottság valóban megadta azt a fő okot, amely miatt 1999. március 16-i levelében felkérte a panaszost, hogy igényelje vissza a támogatás egy részét. Ez a levél rámutatott arra, hogy a szerződés aláírásakor megállapodtak abban, hogy figyelmen kívül hagyják a € 14 300-nak a szeminárium megszervezésével kapcsolatos költségeit, és hogy ennek eredményeként e napirendi pont esetében a „montant rejeté” kifejezés került beillesztésre. A Bizottság kifejtette továbbá, hogy a panaszos képviselője akkor aláírta a szerződésnek ezt az oldalát.
2.4 Meg kell azonban jegyezni, hogy a panaszos ezt követően 1999. június 15-i levelében több kérdést is feltett az Európai Bizottság határozatának indokaival kapcsolatban, és különösen azt kérte, hogy bocsássák rendelkezésére a megállapodás azon oldalának másolatát, amelyre az Európai Bizottság hivatkozott. Úgy tűnik, hogy az egyetlen írásbeli válasz erre a levélre egy 2000. január 11-én küldött rövid levél volt, amelyben a Bizottság egyszerűen megerősítette álláspontját. A panaszosnak az 1999. június 15-i levélben megfogalmazott kérdései közül egyikkel sem foglalkoztak. Úgy tűnik továbbá, hogy a panaszos soha nem kapta meg annak az oldalnak a másolatát, amelyet az említett levélben kért.
2.5 Bevált adminisztratív gyakorlat, hogy az adminisztráció ésszerű időn belül és megfelelő módon válaszol a hozzá beérkező levelekre. Az ombudsman véleménye szerint ez a követelmény ebben az esetben nem teljesült, mivel a Bizottság csak több mint hat hónappal a levél elküldése után válaszolt írásban a panaszos levelére, nem válaszolt az abban foglalt kérdésekre, és nem nyújtotta be a panaszos által kért dokumentumot.
2.6 Ilyen körülmények között az Ombudsman megállapítja, hogy az a mód, ahogyan a Bizottság a panaszos 1999. június 15-i levelét kezelte, hivatali visszásságnak minősül. Az ombudsman ezért szükségesnek tartja, hogy e tekintetben kritikai észrevételt tegyen.
3 Következtetés
Az európai ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni:

Helyes igazgatási gyakorlat, hogy az igazgatás ésszerű időn belül és megfelelő módon válaszol a hozzá beérkező levelekre. Az ombudsman véleménye szerint ez a követelmény ebben az esetben nem teljesült, mivel a Bizottság csak több mint hat hónappal a levél elküldése után válaszolt írásban a panaszos levelére, nem válaszolt az abban foglalt kérdésekre, és nem nyújtotta be a panaszos által kért dokumentumot.

Tekintettel arra, hogy az ügy ezen aspektusa a múltban bekövetkezett konkrét eseményekkel kapcsolatos eljárásokra vonatkozik, nem helyénvaló az ügy békés rendezésére törekedni. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.
Erről a döntésről az Európai Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.
Tisztelettel:
Jacob SÖDERMAN