A panasz előzményei

1. Ez az ügy a Bizottsághoz 2006 végén benyújtott információ- és dokumentumkérésre vonatkozik. A panaszos, aki nyugdíjas tisztviselő, arra kérte a Bizottságot, hogy bocsásson rendelkezésére részletes információkat a közös egészségbiztosítási rendszer munkájáról, vagy másodlagosan olyan dokumentumokat, amelyekből ő maga is kinyerheti ezeket az információkat. A Bizottság a panaszos rendelkezésére bocsátott bizonyos jelentéseket, amelyek megítélése szerint releváns információkat tartalmaztak a kérelmével kapcsolatban. Mindazonáltal úgy ítélte meg, hogy nem volt köteles teljes mértékben eleget tenni a kérelmének, mivel az túlzó volt.

2. A panaszos felvette a kapcsolatot az ombudsmannal, aki végül arra az ideiglenes következtetésre jutott, hogy a Bizottság összességében nem indokolta megfelelően az érintett információkhoz vagy dokumentumokhoz való hozzáférés megtagadását. Az ombudsman ezért békés megoldásra tett javaslatot, amelyet a Bizottság lényegében elutasított. Az ombudsman ezt követően ellenőrzést végzett a Bizottságnál, amely számos hiányosságot tárt fel az ügy Bizottság általi kezelésében. Az ombudsman ezt követően ajánlástervezetet nyújtott be a Bizottsághoz.

A vizsgálat tárgya

3. 2007. február 7-én az Ombudsman vizsgálatot indított a panaszos alábbi állításával és állításával kapcsolatban:

Állítás:

A Bizottság az 1049/2001/EK rendelettel [1] összhangban nem foglalkozott a 2006. november 22-i megerősítő kérelmével.

Igénypont:

A Bizottságnak 2006. szeptember 14-i és november 22-i kérelmére teljes vagy részleges hozzáférést kell biztosítania számára.

A vizsgálat

4. 2007. február 7-én az ombudsman kikérte a Bizottság véleményét a panasszal kapcsolatban. 2007. április 10-én a Bizottság megküldte véleményét, amelyet továbbított a panaszosnak. A panaszos 2007. április 21-én nyújtotta be a véleménnyel kapcsolatos észrevételeit. Mivel i. a panaszos megpróbált átfogó megoldást találni a Bizottsággal folytatott számos vitájára, és ii. az ombudsman támogatta ezt a kísérletet, az ombudsman 2007-ben több hónapra felfüggesztette a panaszos valamennyi panaszának kezelését. 2008. június 17-én az ombudsman békés megoldásra tett javaslatot. A Bizottság 2009. február 18-án küldte meg észrevételeit, amelyeket 2009. február 24-én továbbított a panaszosnak. A panaszos 2009. március 1-jén küldte meg észrevételeit a Bizottság észrevételeivel kapcsolatban. 2009. június 8-án az ombudsman szolgálatai vizsgálatot végeztek a Bizottságnál. Az ellenőrzési jelentést továbbították a panaszosnak, aki 2009. június 24-én nyújtotta be észrevételeit. Az ügy további vizsgálatát követően az ombudsman 2010. május 15-én ajánlástervezetet nyújtott be a Bizottsághoz. A Bizottság 2010. augusztus 11-én küldte meg válaszát. A választ továbbították a panaszosnak, aki 2010. szeptember 22-én nyújtotta be észrevételeit.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A panaszos által az 1049/2001/EK rendelet alapján benyújtott megerősítő kérelem Bizottság általi nem megfelelő elbírálására vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

5. 2006. szeptember 14-én a panaszos a következő kérelmeket nyújtotta be az Európai Bizottsághoz:

A. Hozzáférés a közös betegségbiztosítási rendszer előző öt évre vonatkozó valamennyi statisztikájához, és különösen a következőkhöz:

(1) a kérelmek száma;

2. az átlagos mennyiség (igényelt/fizetett);

(3) a kérelmek kezelésének minimális, maximális és átlagos időtartama, a nyilvántartásba vételtől a határozathozatalig és a kifizetésig, valamint az ügykezelés időbeli alakulása;

(4) a korábbi jóváhagyást igénylő kérelmek száma és azok eredményei (kategóriánként);

(5) az előlegfizetéssel érintett kérelmek száma, azok eredményei és mennyisége;

(6) a balesetek elismerése iránti kérelmek (beleértve a feldolgozási időt és a határozatot);

(7) a rendelkezésre álló további statisztikai adatok áttekintése;

(8) a kérelmek kezeléséért felelős személyzet létszáma;

(9) amennyiben ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, az előző évre vonatkozó valamennyi kérelemhez és határozathoz való hozzáférés.

B. Hozzáférés a foglalkozási megbetegedés elismerésére irányuló, a megelőző 15 évre vonatkozó kérelmekkel kapcsolatos valamennyi statisztikához, különösen az alábbiak tekintetében:

(1) a kérelmek száma;

b) a mennyiséget;

(3) a kezelésük ideje;

(4) a sikeres pályázatok és a teljesített kifizetések aránya;

(5) az orvosi bizottság által hozott panaszok vagy határozatok száma;

(6) a betegség típusa szerint lebontva;

(7) amennyiben ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, az előző öt évre vonatkozó valamennyi aktához (kérelemhez és határozathoz) való hozzáférés.

6. A panaszos kijelentette, hogy a CD-ken/DVD-ken szeretné megkapni a fenti adatokat.

7. A Bizottság 2006. október 17-én válaszolt. E válasz másolatát nem csatolták a panaszhoz, hanem a panaszos „megerősítő kérelmére” adott bizottsági válaszban foglalták össze. A Bizottság Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatala [2] arról tájékoztatta a panaszost, hogy a) az általa kért statisztikai információ nem létezik, és b) kérelmét ezért nem az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet [3] (a továbbiakban: 1049/2001/EK rendelet) szerinti, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelemként, hanem információkérésként kezelték. A PMO megküldte a panaszosnak a 2001–2004 közötti időszakra vonatkozó éves jelentéseket, és jelezte, hogy a 2005-ös évre vonatkozó éves jelentést a jelentés véglegesítését követően fogja megküldeni a panaszosnak. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal „az elmúlt évek áttekintését” is megküldte a panaszosnak. Végezetül a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal megjegyezte, hogy a panaszos hozzáférést kért valamennyi kérelemhez és határozathoz, amennyiben a kért adatok nem léteznek. Ezt a hozzáférést a személyes adatok védelme érdekében elutasították.

8. 2006. november 22-én a panaszos „megerősítő kérelmet nyújtott be az 1049/2001/EK rendelet szerinti iratokhoz és/vagy dokumentumokhoz való hozzáférés iránt”. A panaszos a következő észrevételeket tette.

9. Először is megjegyzi, hogy a fent említett kérésére válaszul kapott néhány dokumentumot, de az elektronikus másolatok iránti kifejezett kérelmével ellentétben (i) ezek nyomtatott formátumúak voltak, és (ii) a dokumentumok semmilyen módon nem feleltek meg a kéréseinek.

10. A panaszos továbbá a Bizottság 2006. szeptember 14-i levelére adott október 17-i válaszára válaszul az alábbiakat vetette fel:

(1) Válaszában a Bizottság felkérte a panaszost, hogy csak a PMO-val folytatott konzultációt követően terjessze/továbbítsa a benyújtott dokumentumokat. A Bizottság azzal érvelt, hogy ez a kérelem összhangban van a személyzeti szabályzat [4] 19. cikkével. A panaszos úgy vélte, hogy ilyen korlátozás nem kérhető, mivel kérelmét a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet alapján nyújtotta be.

(2) A panaszos megjegyezte, hogy a Bizottság arról is tájékoztatta, hogy nem állnak rendelkezésre szisztematikusan strukturált adatok a foglalkozási megbetegedésekkel kapcsolatos kérelmekre vonatkozóan, hanem a megelőző tíz évre vonatkozó áttekintést küldtek neki. A panaszos úgy ítélte meg, hogy az utóbbiban szereplő információk teljes mértékben elégtelenek voltak, mivel francia nyelvűek voltak, és csupán ügyszámokból álltak.

11. A panaszos azt is megjegyezte, hogy kérelmének célja nem az említett aktákhoz való hozzáférés, hanem a statisztikai információkhoz való hozzáférés (amennyiben a fent említett információk önmagukban nem léteznek). Megjegyzi továbbá, hogy az iratokhoz való hozzáférés iránti kérelmét elutasították. Azzal érvelt, hogy az általa kért információk valójában olyan adatbázisokban találhatók, amelyekből a Bizottság könnyen lehívhatta volna ezeket a releváns információkat dokumentumok formájában, és hogy ennek elmulasztása sérti az 1049/2001 rendeletet. Megjegyzi, hogy az általa lehívni kívánt információk nyilvánvalóan nem érdeklik a Bizottságot, de ez az 1049/2001/EK rendelet értelmében irreleváns.

12. A már kapott információkra hivatkozva a panaszos megjegyezte, hogy a foglalkozási megbetegedésekkel kapcsolatos esetek száma körülbelül 235 volt. Azzal érvelt, hogy nem járna aránytalan munkateherrel a Bizottság számára, ha részleges hozzáférést biztosítana a vonatkozó aktákhoz.

13. Panaszának az ombudsmanhoz történő benyújtásakor a panaszos még nem kapott választ a Bizottságtól „megerősítő kérelmére”. 2007. január 10-én azonban a panaszos továbbította az ombudsmannak a Bizottság azon a napon kelt válaszát. A panaszos rámutatott, hogy e válasz ellenére fenntartotta panaszát. A panaszos 2007. január 10-i e-mailjét és annak mellékleteit ezért a panasz részeként csatolták az aktához.

14. A Bizottság főtitkára megküldte a panaszosnak a Bizottság 2007. január 10-i válaszát, amely félkövér betűtípussal a következő szöveget tartalmazta: „Az 1049/2001/EK rendelet szerinti dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelem”. Tartalmazta „Az Ön kérelmének hatálya” című első részt, amelyben összefoglalták a panaszos kérelmének különböző pontjait. A kérelmet ezt követően a levél 2. és 3. pontja az alábbiak szerint tárgyalja.

15. Az első kérelem kezelése:

16. A panaszos által kért statisztikai adatok önmagukban nem léteztek. A statisztikai adatok előállítása jelentős munkát igényelne a keresés és a feldolgozás tekintetében. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal ezért az első kérelmet nem az 1049/2001/EK rendelet szerinti első kérelemként, hanem tájékoztatási kérelemként kezelte. A PMO megküldte a panaszosnak a 2001–2004 közötti időszakra vonatkozó éves jelentéseket, és a 2005-ös évre vonatkozó éves jelentést annak véglegesítését követően megküldte a panaszosnak. Ezenkívül a PMO megküldte számára az elmúlt 15 évre vonatkozó kérelmek áttekintését.

17. A panaszos feltételes kérelmet is megfogalmazott azzal a céllal, hogy amennyiben ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, az előző öt év valamennyi aktájához (kérelméhez és határozatához) szeretne hozzáférni. A kérelmet a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal a személyes adatok védelme érdekében elutasította.

18. A panaszos első kérelmének vizsgálata:

19. 2006. november 22-i e-mailjében a panaszos fenntartotta 2006. szeptember 14-i első kérelmét. A kérelmekhez és határozatokhoz való hozzáférést illetően kifejtette, hogy nem az említett iratokhoz, hanem az adatbázisban található vagy abból lehívható statisztikai információkhoz kíván hozzáférni. A főtitkár ezért „feltételezi [d], hogy [a panaszos] elutasította [az első kérelmében] kért, »valamennyi kérelemhez és határozathoz« való hozzáférés iránti kérelmét”.

20. A panaszos kérelmének hatálya és a kért adatok jellege messze túlmutatott az 1049/2001/EK rendelet alkalmazási körén. Felhívták a figyelmet az 1049/2001/EK rendelet 10. cikkének (3) bekezdésére, amely szerint „a dokumentumokat meglévő változatban és formátumban kell benyújtani”.

21. A panaszos által kért adatok önmagukban nem álltak rendelkezésre, és meglévő dokumentumokban sem szerepeltek. Ugyanez volt a helyzet a kérelmekből és a határozatokból levonható statisztikai adatok esetében is. A panaszos azzal érvelt, hogy a „dokumentum” 1049/2001/EK rendelet 3. cikkének a) pontjában szereplő fogalommeghatározása elektronikus dokumentumokat is magában foglal, ezért a kért információk a rendelet hatálya alá tartoznak.

22. A Bizottság nem értett egyet ezzel az állásponttal. Az 1049/2001/EK rendelet 3. cikkének b) pontja csak azt írja elő, hogy az adathordozó nem fontos a dokumentum meghatározásához. Az elektronikus dokumentum, például a PDF-fájl vagy a Word-dokumentum a rendelet értelmében vett dokumentumnak minősül. Az adatbázis ezzel szemben nem dokumentum, hanem dokumentumok és adatok gyűjteménye. A panaszos a betegbiztosítás minden egyes tagjára vonatkozóan kérte az adatok kivonatát. Egyértelmű, hogy az ilyen kérelem teljesítéséhez az adatokat meg kell keresni, ki kell választani és fel kell dolgozni. A kérelem ezért nem tekinthető az 1049/2001/EK rendelet 10. cikkének (3) bekezdése értelmében meglévő formátumú dokumentumok iránti kérelemnek, hanem a panaszos statisztikai információkkal való ellátása céljából történő adatfeldolgozás iránti kérelemnek tekinthető. Az ilyen kérelem nem tartozik az 1049/2001/EK rendelet hatálya alá.

23. A PMO helyesen járt el, amikor a Bizottság helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexe [5] (a továbbiakban: kódex) alapján válaszolt a panaszosnak. 2006. november 22-i e-mailjét ezért nem lehetett az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelemként figyelembe venni és megválaszolni.

24. A panaszos azzal érvelt, hogy a PMO jogellenesen járt el, amikor arra kérte, hogy a fent említett éves jelentések továbbítása előtt kérje az engedélyét. További vizsgálat tárgyát képezheti, hogy a személyzeti szabályzat 19. cikke konkrétan alkalmazandó-e. Továbbra is igaz azonban, hogy az éves jelentéseket a panaszosnak mint a Bizottság tisztviselőjének adták át, nem pedig az 1049/2001/EK rendelet alapján. Ezeket tehát kizárólag a személyes adatai miatt kapta, és ezért nem nyilvánosak. A jelentések bizalmas kezelése iránti kérelem tehát elfogadható volt.

25. A „Panaszok” című utolsó külön pontban a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy a Vámkódex értelmében panaszt tehet a PMO 2006. október 17-i határozata ellen. A petíció benyújtóját a Bizottság panaszbejelentő űrlapokat tartalmazó honlapjára irányították.

26. 2007. január 10-én kelt rövid e-mailjében a panaszos válaszolt a Bizottság fenti válaszára. Válaszában a panaszos:

i) megismételte azon véleményét, hogy 2006. szeptember 14-i kérelme az 1049/2001/EK rendelet hatálya alá tartozik; és

iii. azzal érvelt, hogy a Bizottság egyértelműen „értelmezési hibát” követett el, amikor abból a feltételezésből indult ki, hogy már nem tartja fenn „valamennyi kérelemhez és határozathoz” való hozzáférés iránti kérelmét (vö. fent).

27. Véleményében a Bizottság először az alábbi háttér-információkat nyújtotta be, majd kifejtette álláspontját a panaszos panaszával kapcsolatban.

28. Háttér-információk:

29. A panaszos 2006. szeptember 14-én nyújtotta be kérelmét (a Bizottság visszaállította a panaszos kérelmének hátterét, amint azt a „Panasz” cím alatt a fentiekben összefoglaltuk).

30. A PMO 2006. október 17-én válaszolt. E levél másolatát csatolták a Bizottság véleményéhez. Megerősítette, hogy a panaszos által kért statisztikai adatok önmagukban nem léteznek. A PMO azonban a panaszos rendelkezésére bocsátotta a 2001–2004 közötti időszakra vonatkozó éves jelentéseket, és bejelentette, hogy a 2005-ös évre vonatkozó éves jelentést annak véglegesítését követően megküldi a panaszosnak. Ezenkívül a PMO megküldte a panaszosnak a balesetek, a foglalkozási megbetegedések és a természetes halálesetek előző tíz évre vonatkozó számának áttekintését, amelynek másolatát csatolták. Az egyéni kérelmekhez és határozatokhoz való hozzáférést azzal az indokkal tagadták meg, hogy ezek a dokumentumok olyan személyes adatokat tartalmaznak, amelyek hozzáférhetővé tétele sértené az érintett személyek magánéletét. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal úgy ítélte meg, hogy e kérelmekről és határozatokról nem lehet névtelen másolatot benyújtani.

31. A panaszos 2006. november 22-én e-mailben megerősítő kérelmet nyújtott be. Panaszt tesz amiatt, hogy a dokumentumokat papíron, nem pedig elektronikus formában nyújtották be, és hogy azok messze nem felelnek meg a kérésének. A panaszos megismételte a fent említett kérését. A kérelmekhez és határozatokhoz való hozzáférést illetően tisztázza, hogy nem az összes leányvállalat teljes betegségi aktájához kér hozzáférést, hanem anonimizált statisztikai adatok megszerzésére törekszik, amelyek feltehetően rendelkezésre állnak egy adatbázisban, vagy abból lehívhatók.

32. 2007. január 10-én a főtitkár megerősítette, hogy a panaszos kérelme nem tartozik az 1049/2001/EK rendelet hatálya alá, és úgy ítélte meg, hogy a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal megfelelően kezelte információkérését a kódexszel összhangban.

33. Ugyanezen a napon a panaszos kijelentette, hogy véleménye szerint az 1049/2001/EK rendelet alkalmazandó a kérelmére. Tájékoztatja a főtitkárt, hogy időközben panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz. A Bizottság ezt tudomásul vette, és nem folytatott további levelezést a panaszossal.

34. A Bizottság álláspontja:

35. A panaszos nagyon széles körű statisztikai adatokat kért a közös betegségbiztosítási rendszerről. Ilyen statisztikák önmagukban nem léteztek. A panaszos kérésének csak az adatoknak a kért statisztikák számára történő rendelkezésre bocsátása céljából történő lehívásával és feldolgozásával lehetett eleget tenni. Mivel kérelme nem létező formátumú meglévő dokumentumra vonatkozott, nem tartozott az 1049/2001/EK rendelet hatálya alá.

36. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal igyekezett eleget tenni a panaszos információkérésének azáltal, hogy megküldte számára a közös betegségbiztosítási rendszerről szóló meglévő éves jelentéseket. Ezenkívül áttekintést készített a szakmai betegség elismerése iránt az elmúlt 15 évben benyújtott kérelmekről.

37. A PMO a Vámkódex rendelkezéseivel teljes összhangban járt el.

38. A Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos összefoglalva a következő észrevételeket tette:

39. (1) A Bizottság által említett tények nagyrészt pontosak voltak, eltekintve attól, hogy a panaszos 2006. november 22-i e-mailjében visszavonta az e pontban említett valamennyi kérelemre és határozatra vonatkozó kérelmét. Ez egyáltalán nem volt így, és egyszerűen nem lehetett levezetni az említett e-mailből. Ezenkívül a Bizottság nem említette, hogy a panaszos 2007. január 10-i e-mailjében kifejezetten kijelentette, hogy valamennyi feltételes kérelmét teljes egészében fenntartja.

40. (2) A Bizottság véleménye a következő kérdéseket veti fel, de azokat csak kezdetleges módon tárgyalja:

a) Vannak-e olyan dokumentumok, amelyek tartalmazzák a panaszos által kért statisztikai adatokat, amelyekhez nem biztosítottak számára hozzáférést?

b) Az 1049/2001/EK rendelet értelmében vett „dokumentumnak” minősülnek-e az elektronikus adatok?

c) Teljesítette-e a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet 6. cikke szerinti kötelezettségeit?

d) Megfelelően kezelte-e a Bizottság a feltételes kérelmeket?

e) A Bizottság a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzatának megfelelően járt-e el?

41. A panaszos úgy vélte, hogy az e kérdésekre adott válaszok a következők:

42. a) Magától értetődőnek kell tekinteni, hogy a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet értelmében vett „dokumentumokkal” rendelkezik, amelyek tartalmazzák a kért adatokat. Ez többek között abból a tényből vezethető le, hogy Kallas biztos egy európai parlamenti képviselő kérdésére adott válaszában (P-5444/06) az orvosi ellátási rendszerre vonatkozóan sokkal részletesebb információkat szolgáltatott, mint a panaszosnak nyújtott információk. Amennyiben ezek a számadatok külsőleg közölhetők, vélelmezni kell, hogy a Bizottság belsőleg sokkal részletesebb információkkal rendelkezik.

43. Általában nem lehet elképzelni, hogy a Bizottság hogyan ellenőrizné belsőleg az egészségügyi ellátási rendszerét, ha csak az ebben az ügyben a panaszos rendelkezésére bocsátott „dokumentumok” lennének a birtokában.

44. b) Az 1049/2001 rendelet 3. cikkének b) pontja a következőképpen rendelkezik:

„a) „dokumentum”: az adathordozótól (papír, elektronikus forma vagy hang-, kép- vagy audiovizuális felvétel) függetlenül minden olyan tartalom, amely az intézmény felelősségi körébe tartozó politikákkal, tevékenységekkel és döntésekkel kapcsolatos.”

45. A panaszos véleménye szerint ezt a tág meghatározást úgy kell értelmezni, hogy az magában foglalja az adatbázisokat és azok adattartalmát is.

46. c) A Bizottság nem tett eleget az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkében előírt azon kötelezettségének, hogy „méltányos megoldást” találjon. Segítenie kellett volna a panaszost azáltal, hogy aktívan lehívja a releváns adatokat az érintett adatbázisokból.

47. d) A panaszos „feltételes kérelmei” klasszikus papíralapú dokumentumokra hivatkoztak. Így, még ha a Bizottságnak igaza is lehet az adatbázisokban szereplő adatokhoz való hozzáférés tekintetében, ez nem változtat azon, hogy a panaszos az 1049/2001 rendelet alapján megfelelő kérelmet nyújtott be a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránt.

48. Ezenkívül úgy tűnt, hogy a Bizottság a dokumentumok elsötétítésének – azaz a dokumentumokhoz való részleges hozzáférés biztosításának – lehetetlenségére hivatkozik. Ez azonban nem felel meg a közösségi bíróságok ítélkezési gyakorlatának, amely még nagyon nagyszámú dokumentum esetében is előírja a részleges hozzáférés biztosítását.

49. Még ha (tévesen) el is fogadnánk a Bizottság azon álláspontját, hogy az 1049/2001/EK rendelet ebben az esetben nem alkalmazandó, a Bizottság nyilvánvalóan akkor sem tartotta volna tiszteletben kódexét. Különösen nem ajánlotta fel a panaszosnak azt a segítséget, amelyet neki kellett volna nyújtania.

Az ombudsman előzetes értékelése, amely békés megoldási javaslathoz vezet

50. Az ombudsman békés megoldásra tett javaslatot az alábbi megállapítások alapján:

51. A panaszos 2006. november 22-i megerősítő kérelmére adott válaszában a Bizottság először is megjegyezte, hogy a panaszos által kért statisztikai adatok önmagukban nem léteznek, és hogy ezen adatok előállítása jelentős munkát igényelne a keresés és a feldolgozás tekintetében. E tekintetben a panaszos lényegében azzal érvelt, hogy a "dokumentumoknak" az 1049/2001/EK rendelet [6] 3. cikkének a) pontjában szereplő tág meghatározása magában foglalja az adatbázisokat és azok adattartalmát. Arra is rámutatott, hogy a Bizottság könnyen lehívhatta volna adatbázisából az általa kért információkat. A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság lényegében a megerősítő kérelemre vonatkozó határozatában foglalt álláspontra hivatkozott.

52. Az ombudsman emlékeztetett arra, hogy egy másik, a bizottsági adatbázisban szereplő dokumentumokhoz vagy adatokhoz való hozzáférésre vonatkozó vizsgálatban (1693/2005/PB sz. panasz) a Bizottság konkrétan kijelentette, hogy általános gyakorlatot fogadott el, amely szerint az adatbázisban végzett szokásos keresés eredménye („rutinműveletek”) az 1049/2001/EK rendelet értelmében dokumentumnak minősül. A Bizottság azonban nem módosítja az adatbázis meglévő keresési paramétereit annak érdekében, hogy lehívhassa a kért információkat.” Ebben az esetben az ombudsman megjegyezte, hogy a megfelelő ügyintézés elvei szerint a Bizottság köteles érvényes és megfelelő indokokkal alátámasztani a panaszos hozzáférési kérelmének elutasítását. A Bizottság azonban lényegében úgy ítélte meg, hogy a panaszos által kért adatok „szokásos kereséssel” vagy „rutinműveletekkel” nem szerezhetők vissza az érintett adatbázisból. Kijelentette továbbá, hogy a panaszos által kért adatok megadása szükségessé tenné az adatbázisban meglévő keresési paraméterek módosítását, és jelentős új programozást tenne szükségessé, ami nem szükséges a Bizottság feladatainak ellátásához. Az ombudsman (záró határozatának 1.5. pontjában) megállapította, hogy a Bizottság e nyilatkozatok megtételével nem teljesítette megfelelően a fent említett kötelezettségét. A szóban forgó nyilatkozatok jogos indoknak tekinthetők, amennyiben a panaszos által kért rendelkezés által az intézményre rótt adminisztratív teher indokolatlanságára vonatkoznak [7]. A Bizottság azonban nem terjesztett elő kellően konkrét és kellően megalapozott érveket arra vonatkozóan, hogy a panaszos által kért információk visszakeresése észszerűtlen adminisztratív terhet rótt volna rá.

53. A jelen ügyben az ombudsman arra az előzetes következtetésre jutott, hogy hasonló hivatali visszásság történt, mivel a Bizottság nem terjesztett elő kellően konkrét és kellően megalapozott érveket arra vonatkozóan, hogy a panaszos által kért információk visszakeresése indokolatlan adminisztratív terhet róna rá. A Bizottság „a keresés és a feldolgozás terén végzett jelentős munkára” való hivatkozásait általánosságban fogalmazták meg, így azok nem képeztek ilyen érveket. Az ombudsman ezért azt az előzetes megállapítást tette, hogy a Bizottság fent említett, kellően konkrét és kellően megalapozott érvek előterjesztésének elmulasztása hivatali visszásságnak minősül.

54. Másodszor, a panaszos hozzáférést kért „valamennyi kérelemhez és határozathoz/aktához”, amennyiben a kért konkrét adatok nem álltak rendelkezésre (a kérelem A.9. és B.7. pontja). A Bizottság a személyes adatok védelme érdekében elutasította ezt a kérelmet. Megerősítő kérelmében a panaszos e tekintetben megjegyezte, hogy kérelmének nem az említett iratokhoz való hozzáférés, hanem a kívánt statisztikai információk megszerzése volt a célja. A megerősítő kérelemről szóló határozatában a Bizottság e megjegyzésre támaszkodva jutott arra a következtetésre, hogy a panaszos lényegében visszavonta a fent említett kérelmét. Ebben a panaszban a panaszos határozottan vitatta a fent említett nyilatkozatának Bizottság általi értelmezését. A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság lényegében a megerősítő kérelemre vonatkozó határozatában foglalt álláspontra hivatkozott.

55. Az ombudsman megjegyezte, hogy a panaszos megerősítő kérelmében szereplő fenti nyilatkozat nem tartalmazta a szóban forgó kérelem kifejezett visszavonását. Ezenkívül ebből a kijelentésből nem lehetett észszerűen arra következtetni, hogy a kérelemtől való elállásról lenne szó. Úgy tűnik, hogy a panaszos a fenti nyilatkozatot annak jelzésére tette, hogy nem személyes adatokat, hanem statisztikai adatokat kért, amelyeket a kérelmében említett „kérelmek és határozatok/akták” vizsgálatából lehetett gyűjteni. Előzetes megállapításában az ombudsman ennek megfelelően megállapította, hogy a Bizottság újabb hivatali visszásságot követett el azáltal, hogy nem kezelte megfelelően a panaszos megerősítő kérelmét, amennyiben úgy ítélte meg, hogy a panaszos lényegében elutasította a fent említett kérelmét.

56. 2006. október 17-i első válaszában, amelyhez csatolta a fent említett éves jelentések (2001–2004) másolatát, a Bizottság felkérte a panaszost, hogy előzetes konzultáció nélkül ne terjessze/továbbítsa az említett jelentéseket. Kérelmét a személyzeti szabályzat [8] 19. cikkére alapozta. Megerősítő kérelmében a panaszos vitatta ezt a korlátozást, megjegyezve, hogy a jelentéseket az 1049/2001/EK rendelet szerinti, dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmére válaszul kapta meg. A panaszos megerősítő kérelméről szóló határozatában a Bizottság kijelentette, hogy annak kérdése, hogy a személyzeti szabályzat 19. cikke kifejezetten alkalmazandó-e, további vizsgálat tárgyát képezheti. Ugyanakkor úgy ítélte meg, hogy az éves jelentéseket a panaszosnak mint a Bizottság tisztviselőjének adták át, nem pedig az 1049/2001/EK rendelet alapján. Ezeket tehát kizárólag a személyes adatai miatt kapta meg, tehát nem nyilvánosak, és következésképpen a jelentések bizalmas kezelése iránti kérelem elfogadható volt. A panaszos vitatta a Bizottság e megközelítését. A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság lényegében a megerősítő kérelemre vonatkozó határozatában foglalt álláspontra hivatkozott.

57. Az ombudsman megjegyezte, hogy a Bizottság egyszerűen nem adott konkrét, meggyőző indokokat arra vonatkozóan, hogy miért kell úgy tekinteni, hogy a panaszos az itt érintett éves jelentéseket tisztviselőként, nem pedig a nyilvánosság tagjaként kapta meg. Figyelembe véve azt is, hogy a panaszos nem aktív, hanem nyugdíjas közösségi tisztviselő, az ombudsman azt az előzetes megállapítást tette, hogy a Bizottság hivatali visszásságot követett el azáltal, hogy nem adott érvényes és megfelelő indokot a panaszos megerősítő kérelmének a fent említett korlátozást vitató részének elutasítására.

58. E megállapítások fényében az ombudsman a következő javaslatokat tette:

1. Ami a hivatali visszásság [e határozat 53. pontjában] szereplő előzetes megállapítását illeti, a Bizottság mérlegelheti a kért hozzáférés biztosítását, vagy kellően konkrét és kellően alátámasztott érvek benyújtását annak érdekében, hogy ezt ne tegye meg.

2. A [jelen határozat 55. pontjában] szereplő, a hivatali visszásságra vonatkozó előzetes megállapítás tekintetében a Bizottság fontolóra vehetné, hogy felülvizsgálja a panaszos megerősítő kérelmében szereplő vonatkozó nyilatkozatának értelmezését, és megvizsgálja a panaszos érintett kérelmét.

3. A [jelen határozat 57. pontjában] szereplő, a hivatali visszásságra vonatkozó előzetes megállapítás tekintetében a Bizottság felülvizsgálhatja a panaszos megerősítő kérelmének a fenti 25. pont elején jelzett korlátozást vitató részét.

A békés megoldásra irányuló javaslatát követően az ombudsman elé terjesztett érvek

59. A békés megoldásra irányuló javaslatról szóló véleményében a Bizottság összefoglalva a következő pontokat fogalmazta meg:

60. A személyzeti szabályzat 72. cikkével összhangban az uniós adminisztráció tisztviselői számára garantálják orvosi költségeik megtérítését. A személyes adatok kezelése során kellően figyelembe kell venni a személyzeti szabályzat 26a. cikkét, amely megerősíti, hogy minden tisztviselőnek joga van hozzáférni az egészségügyi dokumentációjához, valamint a személyes adatok védelméről szóló 45/2001/EK rendeletet.

61. A közös betegbiztosítási rendszer igazgatása az „ASSMAL” adatfeldolgozó rendszeren keresztül történik. Ezt a rendszert 1992-ben fejlesztették ki egy számítógépes program alapján, amely egy Oracle adatbázis platformon alapult. Az ebben a rendszerben szereplő adatok csak korlátozott számú, az éves jelentés elkészítését célzó lehetőség révén hívhatók le. A panaszos által kért statisztikák nem állíthatók elő e rendszer alapján.

62. A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet 10. cikkének (3) bekezdésével összhangban a dokumentumokat „meglévő változatban és formátumban kell rendelkezésre bocsátani”. Az intézmények nem kötelesek új dokumentumokat vagy meglévők új változatait készíteni.

63. Ennek megfelelően a Bizottság nem köteles statisztikákat készíteni a panaszos által közölt kritériumok alapján. A panaszos által benyújtott kérelem ezért nem az 1049/2001/EK rendelet, hanem kizárólag a Bizottság helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexének hatálya alá tartozik.

64. Így, mivel a Bizottság először is nem volt köteles bemutatni a panaszos által kért statisztikákat. Nem volt köteles az elutasítást azzal az aránytalan munkateherrel indokolni, amellyel a statisztikák előállítása járna.

65. Annak ellenére, hogy ilyen kötelezettség nem állt fenn, a Bizottság megjegyezte, hogy a panaszos által kért statisztikák előállítása valójában aránytalan adminisztratív terhet jelentene. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy a panaszos kérésének teljesítése ellentétes lenne a megfelelő ügyintézéssel. A kérelem teljesítése, amelyet egyetlen személy egy meghatározott területen fennálló személyes érdekei miatt nyújtott be, és amelyben nem áll fenn általános közérdek, jelentős személyzeti erőforrások befektetését vonná maga után. A statisztikák egy részét még kézzel is elő kellett volna állítani.

66. Ami a békés megoldásra irányuló javaslat 2. részében említett kérdéseket illeti (lásd e határozat fenti 58. pontját), a Bizottság elismerte, hogy valójában félreértés történt, és hogy a panaszos nem vonta vissza az 1049/2001/EK rendelet szerinti dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti (feltételes) kérelmét. E kérelem érdemét illetően a Bizottság megállapította, hogy a nyilvános hozzáférés nem biztosítható. A panaszos kérelmének tárgya személyes adatokat tartalmazó dokumentumokra vonatkozott. E dokumentumok nyilvánosságra hozatala sértené az 1049/2001 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában előírt kivétel értelmében az egyének magánéletének és becsületének védelmét.

67. A békés megoldásra irányuló javaslat 3. részében említett kérdéssel kapcsolatban (lásd a jelen határozat fenti 58. pontját) a Bizottság azt állította, hogy a szóban forgó jelentéseket a panaszosnak mint tisztviselőnek küldték meg. A Bizottság azonban jelezte, hogy megszünteti a személyzeti szabályzat 19. cikkén alapuló korlátozást. Hangsúlyozta azonban, hogy a jelentéseket nem lehet kereskedelmi célokra felhasználni.

Az ombudsman további vizsgálatai

68. Az ombudsman úgy határozott, hogy az értékelés elvégzéséhez meg kell látogatni a Bizottságot, és meg kell vizsgálni az adatbázist, valamint a jelen ügyben érintett dokumentumokat/adatokat. 2009. június 8-án felelős jogi tisztviselője elvégezte a vizsgálatot a Bizottság helyiségeiben. A Bizottság jelen lévő munkatársai a Főtitkárságtól és a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivataltól (PMO) érkeztek. Az ombudsman jogi tisztviselője elmagyarázta a látogatás célját, és egyetértett a Bizottság személyzetével abban, hogy a látogatást a) a vonatkozó adat-visszanyerési eszközök rövid bemutatásával és b) a panaszos információ- és dokumentumkérésének pontról pontra történő vizsgálatával lehet elvégezni.

69. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal által használt releváns adat-visszanyerési rendszerek tekintetében a következő információkat szerezték be:

70. 1994-től a PMO.3 Accident & Occupational Disease (AMP) részlege minden egyes kérelemre és aktára vonatkozóan rögzíti a foglalkozási megbetegedésekkel és balesetekkel kapcsolatos adatait az "ASSMAL" elnevezésű rendszerben. Ez a rendszer számos mezőt tartalmaz szabványos adatokkal és számos mezőt szabad szöveggel (a megjegyzésekhez és így tovább). Az adatfeldolgozás és -lekérdezés javítása érdekében az AMP-szektor (körülbelül 2006 végén) új alkalmazást kezdett használni „Üzleti objektumok” néven. Ez a rendszer szabványos adatokat (de nem szabad szöveget) importál az "ASSMAL"-ból számos kategóriába. Ezek alapján a PMO hatékonyabban végezhet kereséseket. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal (PMO) a fent említett rendszerekből megfelelő nyomtatási nyomatokat bocsátott rendelkezésre.

71. A panaszos konkrét információ- és dokumentumkérésének vizsgálata tekintetében a következő (a kérelem minden egyes külön része után felsorolt) információkat szerezték be.

A. Hozzáférés a közös betegségbiztosítási rendszer elmúlt öt évre vonatkozó valamennyi statisztikájához, és különösen a következőkhöz:

(1) a kérelmek száma: A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal már megadta ezt az információt a panaszosnak.

2. az átlagos mennyiség (igényelt/fizetett): A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal nem volt teljesen egyértelmű azzal kapcsolatban, hogy a panaszos mit értett e kérelem alatt.

(3) a kérelmek feldolgozásának minimális, maximális és átlagos időtartama a nyilvántartásba vételtől a határozathozatalig és a kifizetésig, valamint az ügy feldolgozásának időbeli alakulása: A fent említett informatikai rendszereket nem úgy alakították ki, hogy ilyen információkat nyújtsanak, és a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal személyzetének ügykezelő tagjai e tekintetben nem tudnának érdemi és/vagy megbízható releváns adatokat lehívni. Az informatikai személyzet bevonása azonban lehetővé teheti az ilyen visszakeresést, de e tekintetben nem került sor értékelésre. Végül megjegyezték, hogy a PMO felkérte a magánbiztosítót, hogy 2007-től nyújtsa be az ügyfeldolgozási időre és az eredményekre vonatkozó releváns adatait. A PMO bemutatott egy példát az ilyen információk alapján általa előállított adatokra.

(4) a korábbi jóváhagyást igénylő kérelmek száma és azok eredménye (kategóriánként): A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal kijelentette, hogy az ellenőrzés során jelen lévő munkatársai nem szerezhetnek be ilyen információkat, mivel ez a tárgy kifejezetten az "Elszámolási Hivatal" hatáskörébe tartozik. Ez utóbbit nem kérték fel az ellenőrzésben való részvételre.

(5) az előlegfizetéssel érintett kérelmek száma, azok eredményei és mennyisége: Az előző ponthoz kapcsolódó megjegyzések alkalmazandók.

(6) a balesetek elismerésére irányuló kérelmek (beleértve a feldolgozási időt és a határozatot): A fenti 3. ponttal kapcsolatos megjegyzések alkalmazandók.

(7) a rendelkezésre álló további statisztikai adatok áttekintése: Ez a kérés nem volt teljesen egyértelmű. A PMO felhívta a figyelmet arra, hogy már több vonatkozó éves jelentést is benyújtott a panaszosnak. Készen áll arra, hogy a panaszos rendelkezésére bocsássa a 2007. és 2008. évre vonatkozó legfrissebb statisztikáit. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal azonban megjegyezte, hogy ezek az információk a 2007. január 1-je óta bejelentett balesetekre vonatkoznak, és olyan esetekre vonatkoznak, amelyeket még nem zártak le.

(8) a kérelmek kezeléséért felelős személyzet létszáma: Az AMP-szektor 17 alkalmazottból áll, akik az ügykezelésen (különösen a jogátruházáson) kívül más feladatokat is ellátnak.

(9) amennyiben ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, az előző évre vonatkozó valamennyi kérelemhez és határozathoz való hozzáférés: A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal (nyilvánvaló okokból) nem tudott észrevételeket tenni e kérelmek 1049/2001/EK rendelet szerinti hozzáférhetőségével kapcsolatban. A kérelmekhez való esetleges részleges hozzáférés kérdését illetően azonban a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal rendelkezésre bocsátotta a vonatkozó formanyomtatványok (nem bizalmas) másolatait, amelyeket a személyzetnek a kérelmek benyújtásakor ki kell töltenie.

B. Hozzáférés a panasz benyújtásának időpontjáig eltelt 15 évre vonatkozó, a foglalkozási megbetegedés elismerésére irányuló kérelmekkel kapcsolatos valamennyi statisztikához, különösen az alábbiak tekintetében:

(1) a kérelmek száma: A fenti A. 1. pontra vonatkozó megjegyzés alkalmazandó.

(2) térfogata: A fenti A. 2. pontra vonatkozó megjegyzés alkalmazandó.

(3) a kezelésük ideje: A fenti A. 3. pontra vonatkozó megjegyzések alkalmazandók.

(4) a sikeres pályázatok és a teljesített kifizetések aránya: A fenti A. 3. pontra vonatkozó megjegyzések alkalmazandók.

(5) az orvosi bizottság által hozott panaszok vagy határozatok száma: A PMO jelezte, hogy valószínűleg viszonylag könnyen le tudja hívni az információkat.

(6) A betegség típusa szerint lebontva: A PMO megállapította, hogy az eredetileg az "ASSMAL"-ba bevezetett kategóriák listája nem bizonyult hasznosnak, és hogy az e rendszerben szereplő információk e kérdést illetően egyáltalán nem megbízhatóak. 2007-től azonban a Bizottság magánbiztosítója a PMO rendelkezésére bocsátotta a betegségtípusok részletesebb lebontását.

(7) amennyiben ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, az előző öt évre vonatkozó valamennyi aktához (kérelemhez és határozathoz) való hozzáférés: A fenti A. 9. pontra vonatkozó megjegyzések alkalmazandók.

A panaszos észrevételei az ellenőrzési jelentés tartalmával kapcsolatban

72. A vizsgálati jelentést megküldték a panaszosnak, akinek észrevételei a következőképpen foglalhatók össze:

73. A helyszíni vizsgálat megszervezésével kapcsolatban a panaszos kifogásolta, hogy a Bizottság nem biztosította az informatikai személyzet jelenlétét, mivel az ügy egy adatbázishoz való hozzáférésre vonatkozik.

74. A fent felsorolt pontokat illetően a panaszos megjegyezte, hogy az A. 2. pont (átlagos mennyiség, kérelmezett/kifizetett) esetében a PMO nem tudta, mit értett e kérelem alatt. A panaszos kifogásolta, hogy a Bizottság korábban nem tájékoztatta arról, hogy nem érti kérelmének ezt a részét. Összefoglalva kifejtette, hogy a PMO-hoz benyújtott (a jelen ügyben érintett típusú) kérelmek átlagát és a ténylegesen kifizetett összegek átlagát kérte.

75. Az A. (7) ponttal kapcsolatban a panaszos ismét megjegyezte, hogy a PMO nyilvánvalóan nem tudta, mit ért e kérelem alatt. Javasolja, hogy tájékoztassák az adatbázisban használt mezőkről és az adatbázisban tárolt adatok jellegéről. Ennek alapján megtudhatná, hogy milyen további rendelkezésre álló statisztikai adatok nyerhetők ki.

76. Ami az A. pont (8) bekezdését illeti, a panaszos úgy vélte, hogy mostanra úgy tűnik, választ kapott a kérdésére, feltéve azonban, hogy a szám az összes érintett szolgálatra kiterjed, és a kérelmében említett ötéves időszak alatt állandó.

77. Az A. (9) pontot illetően a panaszos azt javasolta, hogy a Bizottság találjon módot az információknak az adatbázisából való kinyerésére.

78. A B. 5. ponttal (az orvosi bizottság által hozott panaszok vagy határozatok száma) kapcsolatban a panaszos megjegyezte, hogy az információk nyilvánvalóan „meglehetősen könnyen” lehívhatók. Összefoglalva meglepetését fejezte ki amiatt, hogy nem kapta meg ezt az információt, amelyet "meglehetősen könnyen"vissza lehetett szerezni.

79. A B. 6. ponttal kapcsolatban a panaszos kijelentette, hogy beleegyezik abba, hogy csak a 2007. évre vonatkozó adatokat kapja meg.

Az ombudsman értékelése a békés megoldásra irányuló javaslatát követően

80. Az ombudsman hangsúlyozta, hogy a jelen ügy fontos kérdéseket vet fel az 1049/2001/EK rendelet alkalmazásával és az információkérések kezelésével kapcsolatban. Úgy véli, hogy a legfontosabb kérdésekkel az alábbi három fejezet keretében kell a legmegfelelőbben foglalkozni: a) a dokumentumokhoz való hozzáférés a meglévő formátumukban; b) a "szokásosan"/"rutinszerűen" lekérdezett adatokhoz való hozzáférés; valamint c) az információkhoz való hozzáférés.

81. Hozzáférés a meglévő formátumú dokumentumokhoz:

82. A Bizottság megtagadta a panaszos 2006 végén benyújtott, a következő dokumentumokhoz való hozzáférés iránti feltételes kérelméhez való hozzáférést: a kérelem benyújtásának évét megelőző évre vonatkozó valamennyi kérelem és határozat a közös egészségbiztosítási rendszerben; valamint a szakmai betegség elismerésével kapcsolatos valamennyi kérelem és határozat a megelőző öt évre vonatkozóan.

83. A Bizottság a panaszos megerősítő kérelmére adott válaszában nem kezelte megfelelően ezt a feltételes kérelmet, de végül az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában megindokolta a tájékoztatás elmaradását. Ebben a válaszban kifejtette, hogy a fent említett dokumentumok nyilvános közzététele sértené az 1049/2001 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában előírt kivétel értelmében az egyének magánéletének és becsületének védelmét. Úgy tűnik továbbá, hogy a Bizottság arra az álláspontra helyezkedett, hogy a részleges hozzáférés biztosítása érdekében a szerkesztett dokumentumok tartalma olyan korlátozott lenne, hogy az semmilyen valós célt nem szolgálhatna.

84. Az 1049/2001/EK rendelet indokolási kötelezettségre vonatkozó követelményei különösen szigorúak a nyilvános hozzáférés alóli kivételekre való hivatkozás tekintetében. A szóban forgó dokumentumok azonban nyilvánvalóan orvosi és személyes jellegűek voltak, és ezért nyilvánvalóan a Bizottság által hivatkozott kivétel hatálya alá tartoztak. A kivételre való puszta hivatkozás tehát a jelen ügyben elegendő volt a dokumentumokhoz való teljes körű hozzáférés megtagadásához. Ami a dokumentumokhoz való részleges hozzáférés biztosításának mérlegelésére vonatkozó kötelezettséget illeti, a jelen ügyben ugyanez a megközelítés tűnik indokoltnak. Az ugyanazon intézmény egyes tisztviselőire vonatkozó rendkívül érzékeny orvosi dokumentumokhoz való – akár részleges – hozzáférés biztosítása vitathatatlanul sértené a fent hivatkozott érdekek "védelmét".

85. A fentiekre tekintettel az ombudsman nem állapíthatta meg, hogy az, hogy a Bizottság megtagadta a szóban forgó dokumentumokhoz való hozzáférést, ideértve a részleges hozzáférést is, hivatali visszásságnak minősül.

86. Hozzáférés a „szokásosan”/„rutinszerűen” lekérdezett adatokhoz:

87. A békés megoldásra irányuló javaslatában az ombudsman utalt a Bizottság azon gyakorlatára, hogy az 1049/2001/EK rendeletet egy adott adatbázisban végzett „szokásos”/„rutinszerű” keresés eredményeként kapott eredményekre alkalmazza.

88. Miután megvizsgálta a Bizottságnak a békés megoldásra irányuló javaslatra adott válaszát, az ombudsman egyetértett abban, hogy e gyakorlat alkalmazásának értékelése során először is azt a kérdést kell megvizsgálni, hogy egy adott kimenet "normál"/"rutin" keresésből ered-e (vagy eredne-e). Konkrétan tehát, ha a Bizottság meggyőzően bizonyíthatná vagy érvelhetne amellett, hogy az adatokat nem "szokásosan" vagy "rutinszerűen" nyerik ki, az adatok elvben ésszerűen úgy tekinthetők, hogy nem tartoznak a fent említett bizottsági gyakorlat hatálya alá.

89. Ebben az esetben a panaszos számos olyan információtípusra mutatott rá, amelyet kért, ésszerűen feltételezhető, hogy olyan információnak minősül, amelyet maga az adminisztráció is rendszeresen lehívna a "szokásos"/"rutinszerű" keresések révén.

90. A jelen vizsgálat azonban nem erősítette meg ezt a vélelmet. Éppen ellenkezőleg, úgy tűnik, hogy a Bizottság adatbázis-rendszerei, mint amilyenek a panaszos kérésének időpontjában voltak, nem voltak megfelelőek és kihasználatlanok. Ez ténylegesen olyan visszakeresési gyakorlatot eredményezett, amely az éves jelentésekben meghatározott statisztikákra összpontosított, amelyekről a panaszos másolatokat kapott.

91. Az, hogy a Bizottság adatbázisai a panaszos kérésének időpontjában nem megfelelőek, külön kérdés, és e vizsgálat keretében nem vizsgálható felül. Ez a hiányosság azonban meggyőzően alátámasztja a Bizottság azon ténybeli álláspontját, hogy az érintett információk visszakeresése nem tartozik a Bizottság fent említett gyakorlatának hatálya alá. Az ombudsman ezért elfogadja a Bizottság ezzel kapcsolatos álláspontját.

92. Az információkhoz való hozzáférés:

93. Miután a Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos kérelme elsősorban tájékoztatásra irányult, és hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti, kapcsolódó feltételes kérelmet el kell utasítani, köteles volt megvizsgálni, hogy a kérelem információhoz való hozzáférés iránti kérelemként teljesíthető-e. Ez a kötelezettség a megfelelő ügyintézés általános elvéből ered, amely megköveteli, hogy a köztisztviselők a lehető legnyilvánosabban járjanak el, konkrétabban pedig az alkalmazandó magatartási kódexekből [9].

94. Az írásbeli szabályok azonban nem határozták meg részletesebben az információkérésekre való válaszadás kötelezettségét (szemben a dokumentumokkal). A konkrét írásbeli szabályok hiánya hasznosnak tekinthető, amennyiben bizonyos fokú rugalmasságot tesz lehetővé az ilyen kérelmek kezelésében.

95. Félreértés azonban úgy tekinteni, hogy a konkrét írott szabályok hiánya olyan szabályhiányt képez, amely lehetővé teszi az önkényességet. Ezen általános tájékoztatási kötelezettség alkalmazása során legalább figyelembe kell venni a megfelelő ügyintézés egyéb, egyértelműen alkalmazandó kötelezettségeit, nevezetesen a nyitottság, a szorgalom, a szolgálatkészség és az objektivitás kötelezettségeit.

96. A Bizottság véleménye és az e vizsgálat során végzett vizsgálat során szerzett információk fényében az ombudsman sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy arra a következtetésre kellett jutnia, hogy a panaszos információkérésének kezelése nem felelt meg ezeknek a feladatoknak.

97. Mielőtt részletesen megvizsgálta volna ezeket a hiányosságokat, az ombudsman rámutatott, hogy a panaszos információkérése vitathatatlanul elég részletes és terjedelmes volt. Amennyiben az érintett információk még nem léteztek, az ezen információk összegyűjtésére és rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettség mellett kell állást foglalni.

98. E tekintetben a panaszos rámutatott, hogy a kért információk többsége olyan információ volt, amelyet rendes körülmények között elvárhatunk a Bizottságtól, hogy saját felhasználása szempontjából fontosnak tartson. A jelen ügyben ez a kérdés jelentős jelentőséggel bírt. A panaszostól például észszerűen nem lehetett elvárni, hogy tudja vagy egyértelmű magyarázat nélkül elfogadja, hogy a Bizottság betegség iránti kérelmeket kezelő illetékes szolgálatai ténylegesen képtelenek voltak kellően megbízható információkat lehívni a betegségtípusokról vagy a saját ügyfeldolgozási idejéről. Lehet, hogy a Bizottság kényelmetlenül érezte magát ezzel a helyzettel kapcsolatban. Helyénvaló lett volna azonban korán tájékoztatni a panaszost azokról a konkrét technikai nehézségekről, amelyekkel kérésének teljesítése során szembesülne. Ehelyett a Bizottság azt az üzenetet közvetítette számára, hogy egyszerűen túl sok munkát igényelne az érintett információk szolgáltatása. Válasza ezért nem volt kellően nyílt és őszinte. Ezenkívül ez a hiányosság segíthet megmagyarázni, hogy a panaszos – akivel a Bizottságnak több éve számos komoly vitája van – miért találta nehéznek nem elhinni, hogy a Bizottság szándékosan visszatartotta tőle személyesen az információkat.

99. A szolgálatkészség szintje sem volt meggyőző. Amint az az ombudsman által végzett vizsgálat során kiderült, a Bizottság szolgálatai nem voltak biztosak a panaszos információkérése egyes fontos részeinek jelentésében. Semmi nem utal azonban arra, hogy a Bizottság valaha is fontolóra vette volna a panaszossal való egyszerű – akár telefonon történő – kapcsolatfelvételt a vonatkozó pontosítások beszerzése érdekében.

100. Az információkérés Bizottság általi kezelése során tanúsított gondosság szintje szintén nem volt meggyőző. Ami a kérelem bizonyos, teljesen egyértelmű részeit illeti, az ombudsman vizsgálata feltárta, hogy ezek meglehetősen könnyen teljesíthetők lettek volna. Ismételten, semmi nem utalt arra, hogy e részekre miért terjedt ki végül az általános megtagadás, amit alátámasztott az az érv, amely szerint a kért információk rendelkezésre bocsátása túlzott munkaterhet jelentene. Ehhez kapcsolódóan az ombudsman megjegyezte, hogy nem minden érintett munkatársa volt jelen az e vizsgálat során végzett ellenőrzésen. Különösen hiányoztak az IT-személyzet és az „Elszámolási Hivatal” személyzete. Ez nyilvánvalóan nem segített azt a benyomást kelteni, hogy a Bizottság gondosan akarta kezelni az ügyet.

101. Végezetül a Bizottság nem meggyőző módon korlátozta azokat az információkat, amelyeket a biztosítási betegbiztosítási rendszer éves jelentéseiben [10] nyújtott be a panaszosnak. Az előírt korlátozás a személyzeti szabályzat 19. cikkén alapult, amely úgy rendelkezik, hogy (utólagos kiemelés) „[a] tisztviselő a kinevezésre jogosult hatóság engedélye nélkül semmilyen jogcímen, semmilyen bírósági eljárás során nem hozhat nyilvánosságra olyan információt, amelyről feladataiból adódóan tudomása van.” Még ha el is fogadnánk, hogy a „dokumentum à use interne” minősítésből (amelyet a jelentések első belső oldalán tüntettek fel) az következik, hogy az ilyen jelentések az 1049/2001/EK rendelet értelmében nem minősülnek „nyilvános” dokumentumoknak, a Bizottság a személyzeti szabályzat 19. cikkére hivatkozott, és nem az említett rendelet 17. cikkében foglalt általánosabb titoktartási rendelkezésre („1. A tisztviselő tartózkodik a feladatai ellátása során kapott információk jogosulatlan nyilvánosságra hozatalától, kivéve, ha az információt már nyilvánosságra hozták vagy az a nyilvánosság számára hozzáférhető.” Az érintett bizottsági szolgálatok feltehetően tudtak a panaszos ellen folyamatban lévő vagy tervezett bírósági ügyekről. Mivel a Bizottság nem tett valódi kísérletet arra, hogy megmagyarázza a 19. cikkre való fent említett hivatkozását, túl könnyen az a benyomás alakult ki, hogy a Bizottság korlátozni kívánta az éves jelentések panaszos általi felhasználását az intézménnyel szembeni esetleges jogi lépések alátámasztására. Ez nyilvánvalóan nem egyeztethető össze a fent említett objektivitási kötelezettséggel.

102. Ehhez kapcsolódóan, bár a Bizottság e vizsgálat során kijelentette, hogy a személyzeti szabályzat 19. cikkének alkalmazhatósága „további vizsgálat tárgyát képezheti”, az információkérés kezelése során az objektivitás benyomását nem erősítette meg a Bizottság későbbi megjegyzése, amely szerint a jelentések semmiképpen sem használhatók fel kereskedelmi célokra. Hacsak a Bizottság nem rendelkezett olyan információval, amely szerint a panaszos el kívánja adni az ezekben az éves jelentésekben szereplő információkat, a fenti megjegyzés relevanciája elkerülte az ombudsman figyelmét.

103. A 61. bekezdéstől kezdődően a fenti megállapítások fényében az ombudsman megállapította, hogy a Bizottság nem válaszolt megfelelően a panaszos információkérésére, és ez hivatali visszásságnak minősül. Ezért az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban az alábbiakban elkészítette a megfelelő ajánlástervezetet. Az ajánlástervezet figyelembe vette az ombudsman által a Bizottságnál végzett vizsgálat során szerzett információkat, amelyek a betegségi kérelmek és biztosítások terén a Bizottság információgyűjtési és -lekérdezési rendszereiben a közelmúltban végrehajtott, nyilvánvalóan jelentős fejlesztésekre vonatkoztak.

104. A panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján az ombudsman a következő ajánlástervezetet terjesztette az Európai Bizottság elé:

1. A Bizottságnak a panaszos rendelkezésére kell bocsátania azokat az információkat, amelyeket kifejezetten vagy hallgatólagosan könnyűnek és látszólag problémamentesnek talált. A Bizottság konkrétan úgy ítélte meg, hogy lehetséges információt szolgáltatni az érintett kérelmek kezeléséért felelős (jelenlegi) személyzet létszámáról (vö. a panaszos kérelmének A. 8. pontjával kapcsolatos észrevételeivel). A Bizottságnak a kérelem benyújtásának időpontjától kezdődően tájékoztatnia kell a panaszost. Emellett a Bizottságnak tájékoztatnia kell a panaszost az orvosi testület által hozott panaszok vagy határozatok számáról. A Bizottság az ombudsman vizsgálata során jelezte, hogy valószínűleg meglehetősen könnyen le tudja hívni ezeket az információkat (vö. a panaszos kérelmének B. 5. pontjával kapcsolatos észrevételeivel).

2. A Bizottságnak fel kell vennie a kapcsolatot a panaszossal annak érdekében, hogy felvilágosítást kapjon a tájékoztatás iránti kérelmében szereplő bármely olyan pontról, amelyet esetleg még mindig nem ért, különösen azokról a pontokról, amelyeket a Bizottság nem egyértelműnek minősített.

3. Amikor a Bizottság felveszi a kapcsolatot a panaszossal, meg kell vitatnia vele minden olyan változtatást, amely releváns lehet az eredeti kérelme óta eltelt idő, valamint a Bizottság betegbiztosítási kérelmekkel és biztosítással kapcsolatos információgyűjtési és -visszakeresési rendszereinek javítása fényében.

4. Ha a Bizottság arra a következtetésre jut, hogy bizonyos információk továbbra sem adhatók meg, mert túlzott munkaterhet jelentenének, vagy megváltoztatnák információ-visszanyerési rendszereit, az intézménynek gondoskodnia kell arról, hogy megfelelően megindokolja a vonatkozó elutasítást. A Bizottságnak különösen elegendő információt kell szolgáltatnia ahhoz, hogy az ilyen elutasítások felülvizsgálhatók legyenek, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy legalább hozzávetőleges becslést kell adnia az információ lehívásához szükséges időről és erőforrásokról.

5. A Bizottságnak egyértelmű és pontos tájékoztatást kell nyújtania arról, hogy miért hivatkozott kifejezetten a személyzeti szabályzat 19. cikkére annak érdekében, hogy korlátozza a panaszosnak a biztosítási betegbiztosítási rendszer éves jelentéseinek felhasználását, és egyértelműen ki kell fejtenie, hogy ez a rendelkezés miért alkalmazható potenciálisan, ha fenntartja, hogy ez a helyzet áll fenn. Ehhez kapcsolódóan a Bizottságnak tájékoztatást kell nyújtania arról, hogy miért tartotta fontosnak, hogy az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában tájékoztassa a panaszost arról, hogy a biztosítási betegbiztosítási rendszer éves jelentéseiben szereplő információkat nem használhatja fel kereskedelmi célokra.

Az ombudsmanhoz az ajánlástervezetét követően benyújtott érvek

105. Véleményében a Bizottság rámutatott arra, hogy a panaszos információkérései a személyzeti szabályzat két különböző rendelkezéséhez, nevezetesen a 72. és 73. cikkhez kapcsolódó adminisztratív tevékenységekre vonatkoztak. Az előbbi a közös egészségbiztosítási rendszerre, az utóbbi pedig a balesetekre és a foglalkozási megbetegedésekre vonatkozó szabályokra vonatkozik. A két kérdést különböző szolgálatok kezelik. A panaszos kérelmét ennek megfelelően kellett megválaszolni.

106. A személyzeti szabályzat 72. cikkével kapcsolatban a Bizottság a következőket állapította meg:

107. Az összes rendelkezésre álló statisztikai adatot a közös betegségbiztosítási rendszerről szóló éves jelentések tartalmazzák. A legutóbbi rendelkezésre álló éves jelentés (a Bizottság itt összefoglalt véleménye idején) a 2007-es évre vonatkozott. A következő évekre vonatkozó jelentések még nem kapták meg a közös betegségbiztosítási irányítóbizottság jóváhagyását.

108. Az éves jelentés egy belső dokumentum, amelyet csak más uniós intézmények és szervek kapnak meg. Ezért a Bizottság arra kérte a panaszost, hogy korlátozza az általa benyújtott jelentések felhasználását.

109. A személyzeti szabályzat 73. cikke tekintetében a Bizottság:

110. kijelentette, hogy elfogadja és végrehajtja az ombudsman ajánlástervezetének vonatkozó részét azáltal, hogy a panaszos számára a következő számadatokat biztosítja: először is az ezen a területen dolgozó személyzet létszáma (a Bizottság véleményének idején, itt összefoglalva); másodszor, az előző három évben létrehozott orvosi bizottságok száma; harmadszor, a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdése alapján a Bizottsághoz benyújtott panaszok száma.

111. Ösztönözte a panaszost, hogy amennyiben úgy kívánja, ismét vegye fel a kapcsolatot a balesetekkel és foglalkozási megbetegedésekkel foglalkozó szolgálatával.

112. tájékoztatta a panaszost, hogy biztosítója kijelentette, hogy hajlandó hozzáférést biztosítani a vonatkozó pénzügyi számláihoz. Csatolta ezeknek a számláknak a másolatát. A Bizottság véleménye szerint ezek a beszámolók tartalmazták a panaszos által kért információk többségét.

113. Megerősítette, hogy szolgálatai ezen a területen továbbra is ugyanazokat az informatikai rendszereket használják.

114. Következtetésében kijelentette, hogy a) az ombudsman kérésének megfelelően hozzáférést biztosított a panaszos számára azokhoz az információkhoz, amelyek könnyen lehívhatók, és b) a jóakarat és a nyitottság jeleként hozzáférést biztosított a panaszos számára az elmúlt években bekövetkezett balesetek és foglalkozási megbetegedések biztosítási fedezetével kapcsolatos pénzügyi számlákhoz.

115. Mellékeltem azt is, amit véleménye szerint "a panaszosnak adandó válasz tervezetének" nevezett. Ez a tervezet egy egyoldalas levél volt, amelyet a panaszosnak címeztek. Mellékleteket tartalmazott, amelyek a Bizottság fent összefoglalt véleményében említett információkat tartalmazták. A levél franciául íródott.

116. Az ombudsman a szokásos eljárásainak megfelelően továbbította a Bizottság véleményét és annak mellékleteit a panaszosnak észrevételei megtétele céljából. Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy értelmezése szerint a Bizottság nagyrészt figyelmen kívül hagyta az ombudsman ajánlástervezetét. Hivatkozott korábbi észrevételeire, amelyek releváns pontjait fenntartotta. A következő konkrét megjegyzéseket is tette.

117. Az ombudsman ajánlástervezetét követően a Bizottság nem vette fel a kapcsolatot a panaszossal (vö. az ajánlástervezet 2. és 3. pontjával). A panaszos megjegyezte, hogy a Bizottság véleménye egyáltalán nem foglalkozott ezzel a kérdéssel.

118. Ami azokat a korlátozásokat illeti, amelyeket a Bizottság szabott meg (vagy próbált meg bevezetni) a panaszos számára megküldött éves jelentéseknek a panaszos általi felhasználására vonatkozóan, a panaszos kijelentette, hogy a Bizottság még mindig nem adott meg érvényes indokokat. Rámutatott arra, hogy a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet nem tartalmaz kivételt a „belső” dokumentumok kategóriája tekintetében. Ezért úgy véli, hogy a Bizottságnak az éves jelentés „belső” jellegére való hivatkozása irreleváns.

119. A panaszos tudomásul vette a Bizottság megújított nyilatkozatát, amely szerint valamennyi rendelkezésre álló statisztika szerepel a fent említett éves jelentésekben. Úgy véli, hogy ez összeegyeztethetetlen azzal a ténnyel, hogy a Bizottság szolgálatai látszólag lehetségesnek találták, hogy Kallas biztos (aki korábban a DG ADMIN-ért volt felelős) rendelkezésére bocsássák azokat a statisztikai adatokat, amelyeket 2006-ban egy parlamenti kérdésre adott válaszában említett.

120. A panaszos felháborodását fejezte ki amiatt, hogy a Bizottság véleményében csatolta a fent említett, "a panaszosnak adandó válasz tervezetét".

121. A panaszos azt is zavarba ejtőnek találta, hogy a Bizottság véleménye nem tartalmazott semmilyen sajnálatot vagy bocsánatkérést a jelen vizsgálat során megállapított hivatali visszásság miatt.

122. Ami a fent említett "választervezet a panaszosnak" mellékleteinek tartalmát illeti, a panaszos kijelentette, hogy a tartalmat csak részben tartja érthetőnek.

123. A panaszos végül megjegyezte, hogy a Bizottság legutóbbi véleménye nem tartalmazott észrevételeket a megerősítő kérelmében említett végleges határozatok anonimizált változatához való hozzáférés lehetőségével kapcsolatban.

Az ombudsman értékelése az ajánlástervezetét követően

124. Mielőtt megkezdené az ajánlástervezetre adott bizottsági válasz értékelését, az ombudsman szükségesnek tartja egy eljárási kérdés kezelését. Az ombudsman ajánlástervezetet intézett a Bizottsághoz, amelyben felkérte, hogy tegyen konkrét lépéseket a panaszos információkérésének kezelése során felmerülő hivatali visszásságok orvoslására. A Bizottság véleményében csatolta "a panaszosnak adandó válasz tervezetét", amely tartalmazza azokat az információkat, amelyekről úgy határozott, hogy a panaszossal közli azokat. A Bizottság nem hívta fel e "tervezet" megvitatására. Az ombudsman ezért a véleményt és annak mellékleteit észrevételezésre továbbíthatja a panaszosnak. Az ombudsman ugyanakkor hálás lenne, ha a Bizottság tartózkodna attól, hogy azt a benyomást keltse, hogy az ajánlástervezetekre adott válaszai "tervezeteket" vagy javaslatokat tartalmaznak. Amennyiben a Bizottság úgy ítéli meg, hogy hasznos lenne bizonyos kérdéseket a végleges véleményének benyújtása előtt megvitatni, felkérjük, hogy vegye fontolóra ezt a lehetőséget az ombudsman arra irányuló kísérletei keretében, hogy békés megoldásokat találjon.

125. Az ombudsman előzetes megjegyzésként meg kívánja jegyezni a panaszosnak a megerősítő kérelmében említett végleges határozatok anonimizált változatához való hozzáférés lehetőségével kapcsolatos kérdését is. E tekintetben az ombudsman az ajánlástervezetében (a fenti 81–85. pont) szereplő releváns következtetéseire hivatkozik, amelyekben nem talált hivatali visszásságot a Bizottság részéről.

126. A Bizottság válaszának tartalmát illetően az ombudsman emlékeztet ajánlástervezete első részének szövegére:

„A Bizottságnak a panaszos rendelkezésére kell bocsátania azokat az információkat, amelyeket kifejezetten vagy hallgatólagosan könnyűnek és látszólag problémamentesnek talált. A Bizottság konkrétan úgy ítélte meg, hogy lehetséges információt szolgáltatni az érintett kérelmek kezeléséért felelős (jelenlegi) személyzet létszámáról (vö. a panaszos kérelmének A. 8. pontjával kapcsolatos észrevételeivel). A Bizottságnak a kérelem benyújtásának időpontjától kezdődően tájékoztatnia kell a panaszost. Emellett a Bizottságnak tájékoztatnia kell a panaszost az orvosi testület által hozott panaszok vagy határozatok számáról. A Bizottság az ombudsman vizsgálata során jelezte, hogy valószínűleg meglehetősen könnyen le tudja hívni ezeket az információkat (vö. a panaszos kérelmének B. 5. pontjával kapcsolatos észrevételeivel).”

127. A Bizottság a vonatkozó mellékleteiben a következő információkat adta meg:

A balesetekkel és foglalkozási megbetegedésekkel foglalkozó szolgálatára vonatkozó számadatok a 2007–2009-es évekre vonatkozóan: Szektorvezető: 1; Balesetek és foglalkozási megbetegedések kezelése: 10; A jogutódlás igazgatása: 5.

A létrehozott orvosi bizottságok számára vonatkozó számadatok: 2007-ben: 31; 2008-ban: 30; 2009-ben: 24.

A személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdése szerinti releváns panaszok számára vonatkozó számadatok: 2007-es év: 5; 2008-as év: 7; 2009-es év: 16.

Ezenkívül a Bizottság a Vanbreda International biztosítótól hat számviteli lapot („schema de comptes financiers”) bocsátott a panaszos rendelkezésére. Az ezeken az adatlapokon szereplő információkat nem módosították a panaszos információkérése céljából, ezért azok ugyanolyan formátumúak maradnak, mint az érintett biztosító belső célú számviteli adatlapjai. Ezek áttekintést nyújtanak a Bizottsággal kötött biztosítási szerződésre vonatkozó 2007–2009-es adatokról. Az adatok balesetekre, foglalkozási megbetegedésekre és természetes halálokokra vonatkoznak, és egyszerű dobozkiosztással kerülnek meghatározásra. Betekintést nyújtanak a biztosító teljes kötelezettségvállalásaiba, a balesetekre és a szakmai betegségekre. Tájékoztatást nyújtanak az orvosi költségekre vonatkozó kötelezettségvállalásokról is. A lapok nem tartalmazzák a betegségek vagy balesetek típusainak bontását.

128. A panaszos észrevételeiből egyértelműen kiderül, hogy nem elégedett a fenti információkkal. Az ombudsman egyetért azzal, hogy a Bizottság válasza minimalista, figyelmen kívül hagyva például az orvosi bizottságok jellegére és a 90. cikk (2) bekezdése alapján benyújtott panaszokra vonatkozó információkat. A Bizottság biztosítójának számviteli lapjait illetően meg kell jegyezni, hogy egy magánvállalkozástól származó ilyen dokumentumok nyilvánosságra hozatala nem tűnik általános gyakorlatnak. Azt a tényt tehát, hogy a Bizottság kérte és megszerezte biztosítójának hozzájárulását a dokumentumok közzétételéhez, az ombudsman ajánlástervezetére adott válaszának pozitív aspektusaként kell figyelembe venni.

129. Ami az információk hasznosságát illeti a panaszos információszerzéshez fűződő konkrét és személyes érdeke szempontjából, az ombudsman úgy véli, hogy nehéz végleges, releváns megállapítást tenni. Feltételezve, hogy a panaszos a Bizottsággal folyamatban lévő jogvitáiban konkrét ténybeli vagy jogi érvek alátámasztása érdekében kíván információkat szerezni, e célból valóban szükség lehet arra, hogy magyarázatot kapjon ezen adatok némelyikére.

130. Ez azonban önmagában nem teszi lehetővé annak megállapítását, hogy a Bizottság nem szerzett be és nem bocsátott a panaszos rendelkezésére további és – első ránézésre – releváns információkat. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy az intézmények által a jelenlegihez hasonló, igen széles körű információkérésekre adott válaszok megfelelősége végső soron egyensúlyi kérdés. E tekintetben az ombudsman emlékeztet arra, hogy a Bizottság szerint a rendelkezésre álló statisztikai információk azok, amelyek a panaszosnak adott éves jelentésekben szerepelnek. A jelen ügy tehát arra vonatkozik, hogy a Bizottságnak milyen mértékben kell új statisztikákat vagy információkat előállítania. E tekintetben meg kell jegyezni a panaszos azon érvét, hogy mivel egy biztos (Kallas biztos) 2006-ban részletesebb információkkal tudott szolgálni az Európai Parlamentnek az egészségügyi ellátási rendszerről, a Bizottságnak is képesnek kell lennie arra, hogy részletesebb információkkal szolgáljon számára. Az ombudsman ezzel nem ért egyet. Az igazgatási szolgálat a hierarchiájából szerzi be és bocsátja rendelkezésre az utasításokkal kapcsolatos információkat, és ez nagyon is olyan erőfeszítéseket vonhat maga után, amelyek jelentősen túlmutatnak azon, amit általában észszerűnek tekintenének az információt kérő nyilvánosság tagjainak történő információszolgáltatás tekintetében. Nincs ellentmondás ebben a megkülönböztetésben.

131. A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság válasza megfelelőnek tekinthető. E megállapításnak azonban az ajánlástervezet 4. részének Bizottság általi elfogadásán és végrehajtásán kell alapulnia, amely a következőket állapította meg:

"4. Ha a Bizottság arra a következtetésre jut, hogy bizonyos információk továbbra sem adhatók meg, mert túlzott munkaterhet jelentenének, vagy megváltoztatnák információ-visszanyerési rendszereit, az intézménynek gondoskodnia kell arról, hogy megfelelően megindokolja a vonatkozó elutasítást. A Bizottságnak különösen elegendő információt kell szolgáltatnia ahhoz, hogy az ilyen elutasítások felülvizsgálhatók legyenek, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy legalább hozzávetőleges becslést kell adnia az információ lehívásához szükséges időről és erőforrásokról.”

132. Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság valójában nem válaszolt ajánlástervezetének erre a részére. Nehéz ezt a kihagyást olyan implicit üzenetként értelmezni, amely szerint nem volt más olyan releváns potenciális információ, amelyet a fent említett okból még mindig nem lehetett megadni (vagy előállítani); vagy maga a Bizottság is úgy ítélte meg, hogy az ajánlástervezetre adott válaszában ténylegesen átadta a panaszosnak az általa kért információkat. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a szolgálata által a jelen vizsgálatban végzett vizsgálattal kapcsolatban a Bizottság elismerte, hogy a panaszos információkéréseinek voltak olyan vonatkozásai, amelyek nem voltak teljesen egyértelműek (például a kérelem A.2. pontja). Azt is elismerte, hogy eddig az időpontig egyetlen informatikai személyzet sem vett részt bizonyos információk lekérdezésében. Elismerte továbbá, hogy a panaszos kérelmének kezelésébe nem vonták be az illetékes közigazgatási szolgálatot. Ezen okok miatt az ombudsman ajánlástervezetébe a következő részeket foglalta bele:

"2. A Bizottságnak fel kell vennie a kapcsolatot a panaszossal annak érdekében, hogy felvilágosítást kapjon a tájékoztatás iránti kérelmében szereplő bármely olyan pontról, amelyet még mindig nem ért, különösen azokról a pontokról, amelyeket a Bizottság nem egyértelműnek minősített.

3. Amikor a Bizottság felveszi a kapcsolatot a panaszossal, meg kell vitatnia vele minden olyan változtatást, amely releváns lehet az eredeti kérelme óta eltelt idő, valamint a Bizottság betegbiztosítási kérelmekkel és biztosítással kapcsolatos információgyűjtési és -visszakeresési rendszereinek javítása fényében.”

133. Az ombudsman elvárta, hogy a Bizottság megértse ajánlástervezete e részeinek jellegét és célját, nevezetesen azt, hogy alapot biztosítson a jelen jogvita pragmatikus és naprakész megoldásához. A Bizottság úgy döntött, hogy nem veszi fel a kapcsolatot a panaszossal. Tekintettel a jelen ügy összefüggéseire – és figyelembe véve az ajánlástervezet 5. részével kapcsolatos alábbi megállapításokat is – az ombudsman azt a benyomást kelti, hogy ez a mulasztás a felek közötti bizalom és együttműködés folyamatos hiányának tudható be. A már 2007-ben közzétett korábbi határozataiban az ombudsman utalt a felek közötti kapcsolatok megbontására. Egyes esetekben ez arra késztette az ombudsmant, hogy lezárja a vizsgálatát, mivel nem volt kilátás a vita(k) tényleges rendezésére [11].

134. Az ombudsman hangsúlyozza, hogy e vizsgálat során soha nem javasolta, hogy a Bizottság köteles lenne pontról pontra eleget tenni a panaszos számos és tagadhatatlanul kiterjedt kérésének. Az ajánlástervezetben foglalt elemzésében azonban az ombudsman hangsúlyozta annak fontosságát, hogy az ilyen kérelmeket körültekintően kezeljék, és észszerű alapot biztosítsanak a felülvizsgálhatósághoz. A Bizottságnak általában hozzávetőleges becslést kellett volna adnia arról a munkáról, amelyet a panaszos kérésének teljesítése érdekében el kell végeznie. Magától értetődik, hogy ez nem matematikai kérdés. Összességében általában nem lehetséges pontos és megbízható becslést adni arról, hogy egy összetett és nagyon kiterjedt információkérésre adott teljes válasz mennyi időt jelenthet. Mindazonáltal teljes mértékben lehetséges röviden konzultálni az illetékes adminisztratív és műszaki személyzettel (ez utóbbi különösen adatbázisok esetében) egy hozzávetőleges becslés megfogalmazása érdekében, például „két teljes munkaidős alkalmazott két-négy hétig” vagy „legfeljebb két nap átprogramozás az adatok lehívása érdekében”. Nem fogadhatók el az olyan kifejezésekkel megfogalmazott válaszok, mint a „túl nagy terhet jelentő” vagy a „túlzott munka”, mivel ezek nélkülöznek minden objektív és felülvizsgálható becslést a szóban forgó munkáról. Az ombudsman emlékeztet a Bizottság korábbi véleményében tett pontos észrevételére, miszerint az 1049/2001/EK rendelet csak a "dokumentumokhoz" való hozzáférés jogát vezette be. A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmekre alkalmazandó igazgatási kötelezettségeket ezért fokozatosan, a Szerződés vonatkozó átfogó rendelkezéseinek és a megfelelő ügyintézés alkalmazandó kódexeinek alkalmazásával kell meghatározni. Az ombudsman csak akkor segítheti a Bizottságot a megfelelő egyensúly megtalálásában, ha megfelelően felülvizsgálható válaszokat ad neki az általa megfelelőnek ítélt elutasítandó információkérésekre. Ennek megfelelően az ombudsman az alábbiakban egy kapcsolódó további észrevételt tesz.

135. Emlékeztetőül, az ombudsman ajánlástervezetének 5. része a következőképpen rendelkezett:

"5. A Bizottságnak egyértelmű és pontos tájékoztatást kell nyújtania arról, hogy miért hivatkozott kifejezetten a személyzeti szabályzat 19. cikkére annak érdekében, hogy korlátozza a panaszosnak a biztosítási betegbiztosítási rendszer éves jelentéseinek felhasználását, és egyértelműen ki kell fejtenie, hogy ez a rendelkezés miért alkalmazható potenciálisan, ha fenntartja, hogy ez a helyzet áll fenn. Ehhez kapcsolódóan a Bizottságnak tájékoztatást kell nyújtania arról, hogy miért tartotta fontosnak, hogy az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszában tájékoztassa a panaszost arról, hogy a biztosítási betegbiztosítási rendszer éves jelentéseiben szereplő információkat nem használhatja fel kereskedelmi célokra.”

136. Véleményében a Bizottság egyszerűen azt állította, hogy az éves jelentések belső dokumentumok, és ezért korlátozta a panaszos általi felhasználásukat.

137. A Bizottság ennek megfelelően tartózkodott attól, hogy egyértelmű és pontos információkat szolgáltasson arra vonatkozóan, hogy miért hivatkozott kifejezetten a személyzeti szabályzat 19. cikkére az éves jelentések panaszos általi felhasználásának korlátozása érdekében. Tartózkodott továbbá annak kifejtésétől, hogy miért kérte a panaszost, hogy ne használja fel a jelentéseket "kereskedelmi célokra". E mulasztások révén a Bizottság sajnálatos módon nem tett lépéseket a fenti 101. pontban említett benyomás kezelésére, nevezetesen arra, hogy a fent említett rendelkezésre hivatkozott annak érdekében, hogy megpróbálja korlátozni a jelentések panaszos általi felhasználását a magával az intézménnyel szembeni bírósági ügyekben. Az ombudsman az alábbiakban ennek megfelelő kritikai észrevételt tesz.

C. Következtetések

A panasszal kapcsolatos vizsgálata alapján az ombudsman a következő kritikai észrevétellel zárja le a panaszt:

Bár a panaszos kiterjedt információkérésére válaszul tett néhány pozitív lépést, a Bizottság tartózkodott attól, hogy teljes mértékben tiszteletben tartsa az ilyen kérelmek kezelésére vonatkozó normákat, nevezetesen a szolgáltatásközpontúság, a gondosság és az objektivitás megfelelő szintjét. Ez hivatali visszásságnak minősült.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

További megjegyzés

A jelen ügy az összetett és kiterjedt információkérések Bizottság általi kezelésével kapcsolatos kérdéseket vetett fel. Az ombudsman arra ösztönzi a Bizottságot, hogy e tekintetben fogadjon el és bocsásson ki további iránymutatásokat szolgálatai számára. Az iránymutatásoknak annak biztosítására kell irányulniuk, hogy az összetett és/vagy kiterjedt és nem nyilvánvalóan visszaélésszerű információkérések teljes vagy részleges elutasítása tartalmazza annak hozzávetőleges becslését, hogy a szolgálatoknak egyébként mennyi időt vagy erőforrást kellene fordítaniuk az információkérés teljesítésére.

Az ombudsman emlékeztet arra, hogy 2008-ban tanulmányt tett közzé az adatbázisokban tárolt információkhoz való hozzáférés kérdéséről. Ez a tanulmány, amelyet akkoriban tájékoztatásul megküldtek a Bizottságnak, elérhető az ombudsman honlapján [12]. A Bizottság ihletet meríthet e tanulmány tartalmából.

Magától értetődik, hogy az ombudsman örömmel tenné meg észrevételeit a fent említett iránymutatásokkal kapcsolatban.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2011. február 9-én.

---

[1] Ezen a ponton meg kell jegyezni, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés és az információkhoz való hozzáférés kérdése szempontjából releváns, egymást átfedő jogok miatt, valamint az ilyen megerősítő kérelmek kezelése során a megfelelő ügyintézésre vonatkozó hallgatólagos kötelezettségek fényében ezen állítás hatályát szükségszerűen tágan értelmezték a vizsgálat során.

[2] A PMO a „Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal” rövidítése.

[3] HL 2001. L 145., 43. o.

[4] "A tisztviselő a kinevezésre jogosult hatóság engedélye nélkül semmilyen jogcímen, semmilyen jogi eljárás során nem hozhat nyilvánosságra olyan információt, amelyről feladataiból kifolyólag tudomása van. Az engedély csak akkor tagadható meg, ha a Közösségek érdekei úgy kívánják, és az engedély megtagadása a tisztviselő tekintetében nem jár büntetőjogi következményekkel. A tisztviselőt a szolgálati jogviszonyának megszűnését követően is köti ez a kötelezettség.”

[5] Az Európai Bizottság alkalmazottainak a nyilvánossággal való kapcsolattartás során tanúsított helyes hivatali magatartásáról szóló szabályzat, a Bizottság eljárási szabályzatának módosításáról szóló, 2000. október 17-i 2000/633/EK, ESZAK, Euratom bizottsági határozat (HL 2000. L 267., 63. o.).

[6] „»dokumentum«: az adathordozótól (papír, elektronikus forma vagy hang-, kép- vagy audiovizuális felvétel) függetlenül minden olyan tartalom, amely az intézmény felelősségi körébe tartozó politikára, tevékenységre és döntéshozatalra vonatkozik.”

[7] Ehhez kapcsolódóan az ombudsman emlékeztetett arra, hogy a meglévő keresési eszközökkel kinyerhető információkhoz való hozzáférés jogának korlátozása aláásná a hozzáférési jog hasznosságát, mivel az ilyen eszközöket általában csak a belső információkezelés igényeit szem előtt tartva fejlesztették ki.

[8] "A tisztviselő a kinevezésre jogosult hatóság engedélye nélkül semmilyen jogcímen, semmilyen jogi eljárás során nem hozhat nyilvánosságra olyan információt, amelyről feladataiból kifolyólag tudomása van. Az engedély csak akkor tagadható meg, ha a Közösségek érdekei úgy kívánják, és az engedély megtagadása a tisztviselő tekintetében nem jár büntetőjogi következményekkel. A tisztviselőt a szolgálati jogviszonyának megszűnését követően is köti ez a kötelezettség.”

[9] Az Európai Bizottság alkalmazottainak a nyilvánossággal való kapcsolattartás során tanúsított helyes hivatali magatartásáról szóló szabályzat, a Bizottság eljárási szabályzatának módosításáról szóló, 2000. október 17-i 2000/633/EK, ESZAK, Euratom bizottsági határozat (HL 2000. L 267., 63. o.). Lásd még a helyes hivatali magatartás európai kódexét, amely a következő címen érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces.

[10] Vita tárgyát képezheti, hogy a panaszos megkapta-e ezeket a jelentéseket az 1049/2001/EK rendelet alapján, tekintettel arra, hogy nem kért kifejezetten hozzáférést ezekhez a jelentésekhez. A Bizottság inkább információkat kívánt szolgáltatni azáltal, hogy az információkérésére adott részleges válaszként átadta neki a jelentéseket. A kérdés itt nem igényelt döntő megállapítást.

[11] Vö. az 1434/2005/PB panaszról szóló határozat 1.24. pontjával: „Az ombudsman emlékeztet arra, hogy ebben az ügyben már tett indokolással ellátott, békés megoldásra irányuló javaslatot. Megjegyzi továbbá, hogy jelentős számú, a panaszos által a Bizottság ellen benyújtott panasszal foglalkozott. Ezek az ügyek általánosabb és intenzívebb vitát mutatnak közöttük, amelynek keretében az intézmény határozottan kiállt és ragaszkodott (gyakran elvi) álláspontjaihoz, még akkor is, ha az ombudsman indokolással ellátott elemzés alapján azokat nem tartotta indokoltnak. Az ombudsman sajnálatát fejezi ki amiatt is, hogy a Bizottság és a panaszos közötti vita intenzitása, valamint a kommunikáció ebből következő megszakadása minden gyakorlati szempontból lehetetlenné tette, hogy e panasszal kapcsolatban ésszerű megoldás szülessen.”

[12] Honlap: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/4160/html.bookmark