A panaszos arra kérte az Európai Gyógyszerügynökséget (EMA), hogy biztosítson nyilvános hozzáférést a szarvasmarhák fertőző rhinotracheitise elleni vakcinával kapcsolatos dokumentumokhoz. A kérelem EMA általi feldolgozása során kiderült, hogy az EMA sorbanállási rendszert alkalmaz a kérelem feldolgozására, azaz a kérelemben azonosított különböző dokumentumok különböző szakaszokban történő feldolgozására. Az EMA továbbá kérésenként két dokumentumra korlátozta a panaszos által bekérhető dokumentumok számát.

Az ombudsman vizsgálatot indított, és megkérdezte az EMA-t a panaszos által felvetett, a nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére vonatkozó gyakorlatokról.

 Az ombudsman úgy vélte, hogy az EMA jelenlegi gyakorlata, amely szerint a nyilvános hozzáférés iránti kérelmek bizonyos kategóriáit automatikusan időrendi sorrendbe állítja, nem tekinthető megfelelő ügyintézésnek, és nincs összhangban a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós jogszabályokkal sem, különösen azzal a követelményével, hogy a hozzáférés iránti kérelmeket „haladéktalanul” kell kezelni. Az ombudsman továbbá megvizsgálta az EMA önkényes gyakorlatát, amely automatikusan és egyoldalúan korlátozza a nyilvános hozzáférés iránti kérelmek által lefedhető dokumentumok számát vagy az egyének által egy adott időpontban benyújtható kérelmek számát. Az ombudsman megállapította, hogy ez hivatali visszásságnak minősül.

 Mivel az EMA már proaktív lépéseket tesz az időrendi sorrend gyakorlatának fokozatos megszüntetése érdekében, az ombudsman tartózkodott attól, hogy ebben az ügyben ajánlást tegyen, és ehelyett felkérte az EMA-t, hogy tegyen jelentést. Az ombudsman ezt követően dönt arról, hogy szükség van-e további lépésekre.