Sastavljeno u skladu s člankom 3. stavkom 5. Statuta Europskog ombudsmana [1]

Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe u ovom predmetu [2] ima boravište u Njemačkoj.

2. Podnositelj pritužbe napisao je 25. svibnja 2013. pismo jednom od najviših dužnosnika Odbora regija. Podnositelj pritužbe u svojem je dopisu uputio na odluku Komisije da odustane od financijskog potraživanja prema udruženju (dalje u tekstu „udruženje”) jer nakon likvidacije udruženja Komisija nije mogla osigurati povrat dugovanog iznosa. Podnositelj pritužbe u svojem je dopisu naveo da je, prema njegovim informacijama, najviši dužnosnik u relevantnom trenutku bio predsjednik udruge. Podnositelj pritužbe naveo je i da je Komisija u svojoj odluci uzalud pokušala stupiti u kontakt s udruženjem. Podnositelj pritužbe stoga je pitao zašto najviši dužnosnik nije odgovorio. Nadalje, pitao je što se dogodilo s dodijeljenim sredstvima te je li u međuvremenu stupila u kontakt s OLAF-om u tom pogledu.

3. Komisija je 18. lipnja 2013. poslala dopis (vjerojatno najvišem dužnosniku [3]) u kojem je zatražila određene informacije o udruženju.

4. Podnositelj pritužbe pisao je 19. listopada 2013. Odboru regija i zatražio pristup sljedećim skupovima dokumenata: (i)

dopis(i) najvišeg dužnosnika koji je odgovorio na dopis Komisije od 18. lipnja 2013. u vezi s udruženjem; i ii.

interne dokumente koji su pripremljeni u vezi s dopisom podnositelja pritužbe od 25. svibnja 2013. upućenim najvišem dužnosniku, na koje nikad nije dobio odgovor.

5. Odbor je 25. listopada 2013. obavijestio podnositelja pritužbe da je njegov zahtjev proslijeđen kabinetu najvišeg dužnosnika i da će uskoro dobiti odgovor.

6. Podnositelj pritužbe podnio je 23. studenoga 2013. ponovni zahtjev za pristup.

7. Nakon što do tada nije zaprimio odgovor na ponovni zahtjev, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu 19. veljače 2014.

Istraga

8. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da Odbor regija nije odgovorio na njegov zahtjev za pristup dokumentima od 19. listopada 2013. Tvrdio je da bi Odbor trebao objaviti tražene dokumente.

9. Ombudsmanica je pokrenula istragu o navedenom navodu i zahtjevu. Tijekom istrage ombudsmanica je primila mišljenje Odbora o pritužbi, a zatim i primjedbe podnositelja pritužbe kao odgovor na mišljenje Odbora. Pri provođenju istrage Ombudsman je uzeo u obzir argumente i mišljenja obiju strana.

Navodni izostanak odgovora na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

10. Odbor je u svojem mišljenju naveo da je odobrio pristup traženim dokumentima, uz iznimku osobnih podataka koji su bili izbrisani. Odbor je stoga smatrao da je to pitanje riješeno na zadovoljstvo podnositelja pritužbe. Također je izrazio žaljenje zbog kašnjenja u odgovoru na zahtjev podnositelja pritužbe, koje je, prema njegovu mišljenju, posljedica složenosti procjene u pogledu primjene Uredbe 1049/2001 [4], posebno s obzirom na članak 4. stavak 1. točku (b) o zaštiti osobnih podataka i članak 4. stavak 2. treću alineju o zaštiti svrhe inspekcija, istraga i revizija.

11. Nadalje, Odbor je Ombudsmanu dostavio primjerak svoje odluke od 7. veljače 2014. o ponovnom zahtjevu podnositelja pritužbe kojim je odobrio pristup odgovoru najvišeg dužnosnika na dopis Komisije od 18. lipnja 2013. Odbor je naveo da je, u skladu s člankom 4. stavkom 1. točkom (b) Uredbe 1049/2001, iz otkrivenog dokumenta izbrisao osobne podatke kako bi zaštitio privatnost i integritet dotičnih osoba. Dodao je da bi podnositelj pritužbe, ako želi dobiti pristup izbrisanim imenima, morao potkrijepiti svoj zahtjev u skladu s člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001 [5] i dokazati da se ne dovode u pitanje interesi dotičnih osoba. Nadalje je obavijestio podnositelja pritužbe da, ako se ne slaže s Odborom u pogledu procjene da su podaci koji su izbrisani osobni podaci, može podnijeti „potvrdni zahtjev” u tom pogledu. Nadalje, u svojoj odluci o ponovnom zahtjevu podnositelja pritužbe Odbor je naveo da „ne postoji službena interna korespondencija” u pogledu dopisa podnositelja pritužbe od 25. svibnja 2013. Naposljetku, Odbor se svojim odgovorom ispričao zbog kašnjenja.

12. U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe naveo je, kao prvo, da bi, prema njegovu shvaćanju, bilo nemoguće i neprimjereno podnijeti ponovni zahtjev u pogledu izbrisanih podataka. Stoga je zatražio od Ombudsmana da se pozabavi tim pitanjem.

13. U tom je pogledu tvrdio da ima legitiman interes da mu se odobri pristup osobnim podacima, s obzirom na to da su dotične osobe, prema njegovu mišljenju, javne osobe s kojima bi želio stupiti u kontakt kako bi se raspitao je li ih OLAF ikada kontaktirao u vezi s temeljnim pitanjem ili bi bile voljne surađivati s njim. U protivnom je podnositelj pritužbe naveo da bi bilo prihvatljivo i da se Odbor izravno obrati dotičnim osobama kako bi ih pitao hoće li pristati na otkrivanje njihovih osobnih podataka.

14. Drugo, podnositelj pritužbe naglasio je da izjava Odbora da ne postoji službena interna korespondencija u vezi s njegovim dopisom od 25. svibnja 2013. ostavlja otvorenim pitanje postoje li drugi interni dokumenti. Naveo je da se njegov zahtjev za pristup odnosi na sve interne dokumente, a ne samo na službene.

15. Kao treće, podnositelj pritužbe uputio je na pismo Odbora od 25. listopada 2013. koje mu je upućeno, u kojem ga je Odbor obavijestio da je njegov zahtjev proslijeđen kabinetu najvišeg dužnosnika i da će uskoro dobiti odgovor. Podnositelj pritužbe u tom je pogledu tvrdio da dosad nije primio nikakav odgovor i zatražio od Ombudsmana da taj aspekt uključi u njezinu istragu.

Preliminarna procjena Europskog ombudsmana koja je dovela do prijedloga prijateljskog rješenja

16. U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe zatražio je od Ombudsmana da razmotri još jedan aspekt istrage, odnosno da Odbor navodno nikada nije odgovorio na njegov dopis od 25. svibnja 2013. upućen glavnom dužnosniku. To pitanje nije izravno povezano sa zahtjevom za pristup dokumentima koji je doveo do ove istrage. S obzirom na uznapredovalu fazu ove istrage, Ombudsmanica ne smatra korisnim uključiti taj dodatni aspekt u svoju sadašnju istragu. Međutim, zabilježit će primjedbe podnositelja pritužbe kao novu pritužbu u vezi s tim pitanjem.

17. Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe tvrdio da Odbor nije odgovorio na njegov zahtjev za pristup i da je tvrdio da bi trebao objaviti tražene dokumente.

18. Kad je riječ o navodima podnositelja pritužbe, ombudsmanica napominje da je Odbor u međuvremenu odgovorio na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup. Ombudsmanica stoga zaključuje da je nakon njezine intervencije taj aspekt pritužbe riješen.

19. Kad je riječ o tvrdnji podnositelja pritužbe, Ombudsmanica napominje da je Odbor (i) otkrio dopis najvišeg dužnosnika od 18. lipnja 2013., izbrisao osobne podatke i (ii) naveo da ne postoji službena interna korespondencija u vezi s njegovim zahtjevom za pristup. Ombudsman stoga u nastavku mora ocijeniti stajalište Odbora u pogledu i. potrebe za zaštitom osobnih podataka i ii. potpunosti otkrivanja.

20. Kad je riječ o osobnim podacima koji su isključeni iz dopisa najvišeg dužnosnika Komisiji, Odbor je pozvao podnositelja pritužbe da u drugom ponovnom zahtjevu navede potrebu za primanjem osobnih podataka. Nema sumnje da je podnositelj pritužbe već podnio ponovni zahtjev za pristup Odboru. Stoga je korištenje izraza „potvrdni zahtjev” od strane Odbora bilo neprimjereno. Međutim, očito je da je Odbor namjeravao prenijeti da bi podnositelj pritužbe, ako bi smatrao da ima pravo primiti osobne podatke koje je izbrisao iz dokumenata kojima je odobren pristup, morao podnijeti zahtjev u tom smislu, navodeći razloge za taj zahtjev. Čini se da je taj pristup u skladu s presudom Suda u predmetu Bavarian Lager [6] kojom se pristup takvim osobnim podacima uvjetuje utvrđivanjem potrebe za takvim otkrivanjem. Budući da se čini da podnositelj pritužbe u svojim kontaktima s Odborom još nije iznio razloge zbog kojih smatra da je otkrivanje relevantnih osobnih podataka nužno, ne postoje razlozi koji opravdavaju daljnje razmatranje tog aspekta.

21. Kad je riječ o izjavi Odbora da ne postoji službena interna korespondencija u vezi sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup, Ombudsmanica smatra da bi to doista moglo, kao što je istaknuo podnositelj pritužbe, značiti da postoje interni dokumenti koje Odbor ne smatra „službenima”. Zapravo, to se ne bi činilo malo vjerojatnim iz sljedeća tri razloga:

(1) Nije sporno da je Odbor primio dopis podnositelja pritužbe od 25. svibnja 2013. Stoga se čini vjerojatnim (i zasigurno bi bila dobra upravna praksa) da je zabilježila taj dopis i proslijedila ga nadležnim službama na daljnje postupanje, što je dovelo do interne korespondencije u okviru zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe.

(2) Odbor je tvrdio da je dugo kašnjenje u rješavanju zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe posljedica, među ostalim, potrebe za procjenom primjenjivosti članka 4. stavka 2. treće alineje Uredbe 1049/2001 (o zaštiti svrhe inspekcija, istraga i revizija). Međutim, dokument koji je Odbor djelomično objavio sadržava manje od četiri stranice. Stoga nije lako utvrditi zašto je rješavanje zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup trebalo toliko dugo trajati da je to doista bio jedini dokument koji je trebalo ocijeniti.

22. S obzirom na navedeno ombudsmanica smatra da je vjerojatno da postoje interni dokumenti obuhvaćeni zahtjevom za pristup podnositelja pritužbe. Stoga u skladu s člankom 3. stavkom 5. Statuta Europskog ombudsmana u nastavku iznosi odgovarajući prijedlog prijateljskog rješenja.

23. Ovisno o ishodu njezina prijateljskog prijedloga rješenja, ombudsmanica će razmotriti hoće li biti potrebno i primjereno pregledati spis Odbora.

Prijedlog prijateljskog rješenja

Uzimajući u obzir navedene nalaze, Ombudsman predlaže da u roku od 15 radnih dana od datuma ovog prijedloga, odnosno roka predviđenog Uredbom 1049/2001 za obradu ponovnih zahtjeva, Odbor regija pažljivo provjeri postoje li dodatni interni dokumenti obuhvaćeni zahtjevom za pristup podnositelja pritužbe i, ako postoje, odluči može li se odobriti pristup, u skladu s primjenjivim pravilima o pristupu dokumentima.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 30. srpnja 2014.

[1] Odluka Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o propisima i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana (94/262/EZUČ, EZ, Euratom), SL 1994., L 113, str. 15.

[2] Za informaciju, ovaj je predmet neizravno povezan s pritužbom 1697/2010/(BEH)JN, dostupnom na internetu na http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/49601/html.bookmark

[3] Ombudsmanica je od podnositelja pritužbe primila primjerak ovog dopisa u kojem su određeni dijelovi izbrisani, uključujući sva upućivanja na osobne podatke.

[4] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, SL 2001., L 145, str. 43.

[5] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL 2001 L 8, str. 1.

[6] Predmet C-28/08 P Komisija protiv Bavarian Lager [2010.] ECR I-6055