Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana [1]

Okolnosti pritužbe

1. Članak 45.a Pravilnika o osoblju odnosi se na takozvani postupak „potvrđivanja”. Njime se predviđa da se, pod određenim uvjetima, dužnosnici EU-a u funkcijskoj skupini AST mogu imenovati na radno mjesto u funkcijskoj skupini AD. U tu svrhu tijelo za imenovanje mora ukupno odabrati dotičnog dužnosnika za sudjelovanje u obveznom programu osposobljavanja koji je odredilo to tijelo, završiti program osposobljavanja i nakon toga položiti usmeni i pisani ispit kojim se dokazuje da je uspješno sudjelovao u njemu [2].

2. Prije pokretanja postupka certifikacije tijelo za imenovanje utvrđuje broj kandidata koji će imati pravo sudjelovati u programu osposobljavanja tijekom sljedeće godine. Izrada i organizacija međuinstitucijskog programa osposobljavanja delegira se Europskoj administrativnoj školi (EAS)[3]. Usmene i pismene ispite utvrđuju i organiziraju EAS i Europski ured za odabir osoblja („EPSO”).

3. Podnositelj pritužbe, koji je bio na položaju AST-a u Europskoj komisiji, sudjelovao je 2009. u postupku certificiranja [...] („postupak certificiranja”) koji je Komisija pokrenula za godinu [...]. Završio je program obuke i sjeo na potrebna četiri ispita.

4. EPSO je [...] obavijestio podnositelja pritužbe da je dobio „PASS” na dvama ispitima i „FAIL” na druga dvama ispitima (odnosno na ispitima [...] i [...]). Stoga njegovo ime nije bilo uvršteno na popis dužnosnika koji su položili ispite.

5. Podnositelj pritužbe obratio se [nekoliko datuma 2009. i 2010.] EPSO-u i zatražio „povratne informacije” o obrazloženju rezultata „FAIL-a”. Detaljno je tvrdio da su, prema njegovu mišljenju, ti rezultati posljedica pogreške u ocjeni i, eventualno, diskriminacije protiv njega.

6. EPSO je [nekoliko datuma] 2010. odgovorio na zabrinutost podnositelja pritužbe. Odbio je sumnje podnositelja pritužbe na diskriminaciju i pogreške u ocjeni te mu je dostavio i. evaluacijski list njegova certifikacijskog ispita, ii. presliku njegova pisma za pisani ispit [...] i iii. raščlambu njegovih rezultata na ispitima [...] i [...], koja odražava ukupne ocjene i ocjene koje je dodijelio odbor za ispitivanje za svaki kriterij evaluacije. EPSO mu nije dostavio rasprave odbora za ispitivanje i detaljno obrazloženje njegovih negativnih rezultata, navodeći da su „takve informacije sastavni dio internih rasprava odbora” i da su povjerljive.

7. Dana 12. [MONTH] 2010. podnositelj pritužbe podnio je pritužbu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju (u daljnjem tekstu: pritužba na temelju članka 90. stavka 2.) Komisijinoj Glavnoj upravi za ljudske resurse (u daljnjem tekstu: GU za ljudske resurse).

8. Dana 13. [MONTH+6] 2010. podnositelj pritužbe obratio se Glavnoj upravi za ljudske resurse kako bi se raspitao o ishodu svoje pritužbe i izjavio da je „u velikoj mjeri istekao rok za odgovor”. GU za ljudske resurse odgovorio je 15. [MONTH+6] 2010. i obavijestio podnositelja pritužbe da ga je, s obzirom na to da nije nadležan za rješavanje njegove pritužbe na temelju članka 90. stavka 2., proslijedio EPSO-u 12. [MONTH] 2010. Glavna uprava za ljudske resurse savjetovala je podnositelju pritužbe da se u tom pogledu obrati EPSO-u.

9. Podnositelj pritužbe obratio se EPSO-u 15. [MONTH+6] 2010. EPSO ga je sljedećeg dana obavijestio da će mu se javiti što je prije moguće.

10. EPSO je 27. [MONTH+6] 2010. obavijestio podnositelja pritužbe da ne može pronaći dopis GU-a za ljudske resurse kojim mu je proslijedio svoju pritužbu na temelju članka 90. stavka 2. EPSO je pritužbu na temelju članka 90. stavka 2. podnositelja pritužbe zaprimio tek 15. [MONTH+6] 2010., a kao datum registracije naveo je datum prvotnog podnošenja pritužbe GU-u za ljudske resurse, odnosno 12. [MONTH] 2010. Stoga je EPSO smatrao da pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. treba smatrati prešutno odbijenom od 13. [MONTH+4] 2010. jer je u trenutku kad ju je EPSO stvarno primio istekao rok od četiri mjeseca za odgovor na njegovu pritužbu.

11. EPSO je podnositelju pritužbe istaknuo da je stoga rok za podnošenje tužbe Službeničkom sudu protiv tog prešutnog odbijanja počeo teći 13. [MONTH+4] 2010. i da je bio bespredmetan. Zbog toga EPSO-ova izričita, zakašnjela odluka, koju je u svakom slučaju namjeravao poslati podnositelju pritužbe, nije mogla produljiti taj rok nakon što ga je podnositelj pritužbe pustio da istekne.

12. EPSO je 16. prosinca 2010. podnositelju pritužbe uputio dopis u kojem je zadržao stajalište izraženo u njegovoj prethodnoj korespondenciji o pritužbama podnositelja pritužbe. EPSO je naveo da, kako je najavljeno u njegovu dopisu od 27. [MONTH+6] 2010., njegov izostanak odgovora na pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. u zakonskom roku znači da je ona prešutno odbijena od 13. [MONTH+4] 2010. Stoga je njegov dopis od 16. prosinca 2010. bio samo potvrda odluke o prešutnom odbijanju njegove žalbe, protiv koje se nije mogla podnijeti tužba Službeničkom sudu. Također nije mogao produljiti rok za pokretanje sudskog postupka protiv prešutnog odbijanja. EPSO je podnositelju pritužbe odgovorio samo „radi dobrog upravljanja”.

13. Podnositelj pritužbe podnio je 4. ožujka 2011. pritužbu Europskom ombudsmanu [4].

Predmet istrage

14. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim navodima i tvrdnjama [5].

Tvrdnja:

EPSO je nepravilno obradio pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2.

Zahtjev:

EPSO bi trebao smatrati da je pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. podnesena na datum na koji ju je EPSO stvarno primio.

15. U svojim očitovanjima od 31. kolovoza 2011. podnositelj pritužbe naveo je da bi bilo korisno od EPSO-a zatražiti mišljenje o meritumu njegova predmeta, odnosno o odluci odbora za ispitivanje da podnositelja pritužbe proglasi neuspješnim u postupku certificiranja. Nadalje je uputio na navodnu diskriminaciju protiv njega i na druge materijalne aspekte postupka certificiranja. Budući da Ombudsman nije pronašao osnovu za uključivanje tih aspekata u svoju istragu [6], nije moguće ispuniti želju podnositelja pritužbe. Nadalje, njegovi argumenti koji se odnose na druga pitanja osim postupovnog rješavanja njegove pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. neće se razmatrati u trenutačnoj odluci.

Istraga

16. Ombudsman je 13. svibnja 2011. proslijedio pritužbu direktoru EPSO-a i pozvao to tijelo da podnese mišljenje o navedenoj tvrdnji i zahtjevu. Konkretno, ombudsmanica je od EPSO-a zatražila da detaljnije objasni i. razloge zbog kojih je Komisijinoj Glavnoj upravi za ljudske resurse trebalo toliko vremena da pritužbu proslijedi EPSO-u i ii. razloge zbog kojih je EPSO smatrao da je pritužba podnositelja pritužbe podnesena na datum njezina slanja navedenoj glavnoj upravi Komisije, a ne na datum stvarnog dolaska u EPSO.

17. Ombudsman je istog dana obavijestio Komisiju o svojoj istrazi i zatražio od nje da pojasni (i.) kada je EPSO-u proslijedio pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. i postoji li evidencija o tom prijenosu, (ii.) je li podnositelja pritužbe obavijestio o prijenosu i, ako jest, kada je i (iii.) je li se u prošlosti bavio pritužbama na temelju članka 90. stavka 2. protiv EPSO-a i, ako jest, kada se to dogodilo. Ombudsman je posebno obavijestio Komisiju da je podnositelj pritužbe podnio pritužbu samo protiv EPSO-a i da se njegova pritužba ne odnosi na postupanje posrednika u osoblju u njegovu predmetu. Također je o tome obavijestio Posrednika za osoblje.

18. EPSO je dostavio svoje mišljenje Europskom ombudsmanu 22. lipnja 2011. Komisija je 26. srpnja 2011. odgovorila na pitanja Europskog ombudsmana. Oba su dokumenta poslana podnositelju pritužbe s pozivom na podnošenje primjedbi Ombudsmanu. Podnositelj pritužbe to je učinio 31. kolovoza 2011.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

A. Tvrdnja o nepravilnom postupanju EPSO-a s pritužbom iz članka 90. stavka 2. podnositelja pritužbe i povezanom pritužbom

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

Argumenti podnositelja pritužbe

19. Podnositelj pritužbe podnio je Europskom ombudsmanu, zajedno sa svojom pritužbom od 4. ožujka 2011., presliku dopisa upućenog EPSO-u s istim datumom. Podnositelj pritužbe u tom je dopisu naglasio da je njegova pritužba na temelju članka 90. stavka 2. podnesena Komisijinoj Glavnoj upravi za ljudske resurse 12. [MONTH] 2010. i koju je ta glavna uprava istog dana poslala EPSO-u „izgubljena do 15. [MONTH+6] [2010.]” te je naposljetku registrirana 15. [MONTH+6] 2010., s datumom njezina podnošenja Komisiji, odnosno 12. [MONTH] 2010.

20. Podnositelj pritužbe nije se složio sa stajalištem EPSO-a, izraženim u njegovu dopisu od 27. [MONTH+6] 2010., da eventualna izričita odluka EPSO-a u vezi s njegovom pritužbom na temelju članka 90. stavka 2. neće produljiti rok za podnošenje žalbe. Podnositelj pritužbe pozvao se na članak 91. stavak 3. Pravilnika o osoblju, kojim se predviđa da izričita odluka o odbijanju žalbe donesena nakon prešutnog odbijanja, ali još uvijek u roku za podnošenje žalbe, ponovno teče. Između 27. [MONTH+6] 2010., datuma kada je EPSO pisao podnositelju pritužbe, i sredine [MONTH+7], kada je istekao rok za podnošenje žalbe Službeničkom sudu, izričita odluka EPSO-a dovela bi do novog razdoblja koje bi podnositelju pritužbe omogućilo da na odgovarajući način pripremi prijavu. Stoga je EPSO-ova izjava bila obmanjujuća i dovela je do toga da je propustio jednu od tri mogućnosti koje su mu bile na raspolaganju za polaganje neuspjelih ispita [7]. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je EPSO, time što je odgovorio izvan roka za podnošenje žalbe, povrijedio njegovo povjerenje.

Objašnjenja Komisije

21. Komisija je potvrdila da je 12. [MONTH] 2010. zaprimila pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. i istog mu dana poslala automatski ponovni primitak. Budući da nije bila nadležna za rješavanje pritužbe, Komisija ju je elektroničkim putem proslijedila EPSO-u. „Nažalost, nije čuvala nikakve tragove” prijenosa i nije se brinula o daljnjem postupanju EPSO-a s pritužbom.

22. Komisija je smatrala da će EPSO podnositelju pritužbe poslati potvrdu o primitku. Žali što nije primio nikakve vijesti o svom slučaju do 15 [MONTH+6] 2010.

23. Nakon što je EPSO osnovan kao neovisni ured Komisije, Komisija je već neko vrijeme rješavala pritužbe na odluke EPSO-a na temelju članka 90. stavka 2. To je učinjeno u suradnji s direktorom EPSO-a, koji je tijelo za imenovanje i kojem su službe Komisije dostavile nacrte odgovora na potpis. Međutim, sam EPSO počeo je rješavati te vrste pritužbi 15. listopada 2009. na temelju dogovora između direktora EPSO-a i glavnog direktora Komisije za ljudske resurse. Komisija je do 11. prosinca 2009. pružala logističku potporu, posebno u pogledu evidentiranja pritužbi na temelju članka 90. stavka 2. EPSO je na taj datum postao potpuno neovisan u rješavanju takvih pritužbi.

24. Komisija se ispričala podnositelju pritužbe jer ga nije odmah obavijestila da, s jedne strane, nije nadležan za rješavanje njegove pritužbe iz članka 90. stavka 2. i da je, s druge strane, proslijedila njegovu pritužbu EPSO-u, koji je nadležan za njezino rješavanje.

Mišljenje EPSO-a

25. EPSO je u svojem mišljenju Ombudsmanu naveo da unatoč pretraživanjima nije mogao pronaći nikakve tragove u vezi s pritužbom na temelju članka 90. stavka 2. koju mu je proslijedila Glavna uprava za ljudske resurse. EPSO je od Komisije (GU za ljudske resurse) zatražio da mu dostavi presliku obrasca za slanje, ali ga ona nije mogla dostaviti. Stoga je pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. stigla EPSO-u tek 15. [MONTH+6] 2010., kada se GU za ljudske resurse obratio EPSO-u kako bi se raspitao o njezinu ishodu i dostavio mu presliku pritužbe podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2.

26. Kad je riječ o datumu registracije pritužbe na temelju članka 90. stavka 2., EPSO je citirao odredbe članka 90. stavka 2. [8] i naglasio da se, u skladu s tim odredbama, takva pritužba mora podnijeti u roku od tri mjeseca od odluke koja negativno utječe na podnositelja pritužbe kako bi bila dopuštena. EPSO je istaknuo da bi ga, da je smatrao da je pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. podnesena u trenutku njezina stvarnog primitka, 15. [MONTH+6] 2010. morao proglasiti nedopuštenim jer je rok od tri mjeseca u velikoj mjeri istekao.

27. Osim toga, EPSO je smatrao da bi podnositelj pritužbe, da je pritužbu registrirao 15. svibnja 2010., mogao smatrati da bi rok za pokretanje sudskog postupka počeo teći tek nakon što je EPSO donio odluku o tom pitanju. Rokovi utvrđeni u člancima 90. i 91. Pravilnika o osoblju pitanja su javnog poretka koja su neovisna o volji stranaka i koja sud mora postaviti po službenoj dužnosti [9]. Stoga bi u takvom slučaju tužba podnositelja pritužbe pred Službeničkim sudom bila proglašena nedopuštenom jer se njegova pritužba na temelju članka 90. stavka 2. od 12. [MONTH] 2010. smatra prešutno odbijenom od 13. [MONTH+4] 2010. zbog činjenice da tijelo za imenovanje nije donijelo odluku o njoj u zakonskim granicama.

28. S obzirom na okolnosti slučaja podnositelja pritužbe EPSO je smatrao da ga je primjerenije upozoriti da: (i) izostanak odgovora na njegovu pritužbu na temelju članka 90. stavka 2. značio je da je prešutno odbijena; ii. rok za pokretanje sudskog postupka u smislu članka 91. Pravilnika o osoblju nije prekinut ni obustavljen; i iii. mogao bi se obratiti Službeničkom sudu. Time je EPSO pokušao zaštititi legitimne interese podnositelja pritužbe. Osim toga, EPSO je radi dobre uprave 16. prosinca 2010. naposljetku odgovorio na sva pitanja koja je podnositelj pritužbe istaknuo u svojoj pritužbi na temelju članka 90. stavka 2. i objasnio mu zašto ne može izmijeniti prešutnu odluku o odbijanju. EPSO je u tom pogledu istaknuo da je, u skladu sa sudskom praksom, odgovor poslan nakon isteka roka samo potvrda prethodnog prešutnog odbijanja, protiv kojeg žalba više nije moguća [10].

29. Zaključno, EPSO je smatrao da je, čim je saznao za pritužbu na temelju članka 90. stavka 2. koju je podnositelj pritužbe pogrešno uputio GU-u za ljudske resurse, pravilno postupio s njom i postupio u skladu s relevantnim zakonskim odredbama i sudskom praksom.

Primjedbe podnositelja pritužbe

30. U svojim očitovanjima od 31. kolovoza 2011. podnositelj pritužbe naveo je da nisu pojašnjeni razlozi zbog kojih je EPSO tako kasno zaprimio njegovu pritužbu.

31. Naveo je da je EPSO-ovo stajalište da mu njegova poruka elektroničke pošte od 27. [MONTH+6] 2010. omogućuje da podnese tužbu Službeničkom sudu u rokovima u suprotnosti s EPSO-ovom izjavom u toj istoj poruci elektroničke pošte da će podnositelju pritužbe poslati zaseban odgovor. Iako je EPSO naveo da se takvim odgovorom ne produljuju rokovi, njegov je sadržaj vjerojatno bitan element tužbe pred Službeničkim sudom. Osim toga, time što je podnositelju pritužbe odgovorio tek nakon isteka roka za podnošenje sudske žalbe, EPSO je propustio priliku ublažiti posljedice nepravilnog postupanja s njegovom pritužbom iz članka 90. stavka 2.

32. Nadalje, EPSO „prihvaća formalistički i legalistički pristup” predmetu i „skriva se iza kalendarskog ograničenja”, odnosno da bi registracija pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. 15. [MONTH+6] 2010. učinila tu pritužbu nedopuštenom. Međutim, ni EPSO ni GU za ljudske resurse nisu predložili ublažavanje učinaka nepravilnog postupanja s njegovom pritužbom na temelju članka 90. stavka 2.

Procjena Europskog ombudsmana

Uvodne napomene

33. Nakon stupanja na snagu Ugovora iz Lisabona, u UFEU-u se posebno upućuje na „europsku upravu” te se navodi da se ne očekuje samo da će ona biti neovisna, već i otvorena i učinkovita [11]. Nadalje, institucionalni okvir Europske unije izričito je povjeren, među ostalim, u interesu građana Unije [12]. U nekim slučajevima služenje građanima podrazumijeva znatne napore, pregovore na visokoj razini ili političke odluke. U drugima je to jednostavno pridržavanje jasnih postupovnih pravila koja postoje kako bi se osigurala neometana interakcija između građana i institucija u njihovoj službi.

34. Dva od tih jasnih, ali temeljnih postupovnih pravila sadržana su u člancima 15.[13.] i 24.[14.] Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja („ECGAB”), kojima se na razini EU-a kodificiraju slične odredbe koje se nalaze u nacionalnim upravnim zakonima, iako nisu obvezujuće. Člankom 15. ECGAB-a zahtijeva se da se pismo koje je primila služba koja nije nadležna za postupanje s njime bez odgode pošalje nadležnoj službi, uz obavješćivanje autora o tom premještaju i nadležnog službenika. U tom se članku ne pravi razlika u pogledu toga pripadaju li predmetne usluge istoj instituciji ili različitim institucijama, s obzirom na to da je, u svakom slučaju, čak i u potonjem slučaju ta odredba opravdana postojanjem međuinstitucijske suradnje. Člankom 24. ECGAB-a zahtijeva se da institucije vode odgovarajuću evidenciju dolazne i odlazne pošte, primljenih dokumenata i poduzetih mjera.

35. Ombudsmanica napominje da se u ovom slučaju ta pravila nisu poštovala. Čak i ako Komisija u svojim pojašnjenjima tvrdi da je pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. proslijedila EPSO-u, s obzirom na to da nije bila nadležna za njezino rješavanje, nema dokaza koji bi to dokazali. Naime, i EPSO i Komisija slažu se da, prema Komisijinim riječima, ne postoji evidencija o tom prijenosu, odnosno nema izlazne registracije pošte, nema informacija podnositelju pritužbe u tom pogledu i nema dokaza o tome da ju je EPSO primio. Ukratko, prema vlastitim riječima Komisije, nema „putovanja”.

36. U ovom slučaju taj propust nije bio samo običan upravni nadzor s ograničenim posljedicama koje se mogu ublažiti iskrenim isprikama. Naprotiv, prethodno utvrđeni administrativni nadzori omogućili su da se pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. „izgubi”, negdje između Komisije i EPSO-a, od 12 [MONTH] do 15 [MONTH+6] 2010. Ta situacija objektivno ne predstavlja dobru upravnu praksu. Zbog tog propusta pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. podnesena je samo EPSO-u, nadležnom tijelu za rješavanje tog problema, šest mjeseci kasnije. Ta činjenica, osim odluke EPSO-a da smatra da je pritužba zaprimljena na datum na koji je zapravo nije zaprimio, znatno je otežala pravo podnositelja pritužbe da učinkovito ospori akt kojim mu je nanesena šteta jer je skratila s tri mjeseca na manje od mjesec dana vrijeme koje mu je bilo na raspolaganju za pripremu njegova mogućeg zahtjeva Službeničkom sudu.

37. Što se tiče gubitka pritužbe podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. između 12. [MONTH] i 15. [MONTH+6] 2010., suprotno onomu što je prvotno proizlazilo iz pritužbe, za taj gubitak nije odgovoran EPSO, nego Komisija. Potonji je to priznao u svojim pojašnjenjima. Međutim, Ombudsman ne može preispitivati Komisijino postupanje u okviru ove istrage jer, u skladu sa željama podnositelja pritužbe, ona nije pokrenuta protiv te institucije, nego protiv EPSO-a. Ombudsman će stoga svoju procjenu usredotočiti na EPSO-ovo ponašanje nakon što od Komisije primi pritužbu podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2.

Ponašanje EPSO-a od 15. [MONTH+6] 2010.

38. Ustaljena je činjenica da je pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. podnesena EPSO-u 15. [MONTH+6] 2010. Od tog je datuma pritužba postala dokument koji se "administrativno obrađuje", dok je prije toga bila "administrativno nepostojeći". Naime, između 12 [MONTH] i 15 [MONTH+6] 2010., ni Komisija ni EPSO nisu se stvarno bavili tim pitanjem: Komisija je, s obzirom na to da za to nije bila nadležna, smatrala da ju je poslala EPSO-u i EPSO-u jer nije ni znala za njezino postojanje. Iz toga slijedi da je jedini datum na koji je pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. postala predmet odgovarajućeg upravnog postupka 15. [MONTH+6] 2010.

39. U tim se okolnostima Ombudsman ne može složiti s EPSO-om da je pritužba podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. prešutno odbijena 13. [MONTH+4] 2010. Ombudsmanu je zapravo teško razumjeti kako i tko bi mogao odbiti pritužbu, iako prešutno, da se nitko nije bavio njome. Svrha je „prešutne odluke” predviđene u članku 90. stavku 2. posljednjem podstavku zaštititi osoblje od prekomjernih kašnjenja tijela EU-a u rješavanju njihovih pritužbi jer im omogućuje da se obrate sudovima Unije nakon što se prekorači rok koji zakonodavac smatra razumnim. Međutim, to pretpostavlja postojanje tijela koje je obvezno donijeti odluku i koje iz bilo kojeg razloga to ne može ili ne smatra potrebnim. Očito je da je u ovom slučaju takvo tijelo stvarno postojalo tek 15. [MONTH+6] 2010.

40. Taj je zaključak potkrijepljen i ustaljenom sudskom praksom Suda EU-a, u kojoj je utvrđeno da se pritužba „podnosi” ne kada je poslana instituciji, nego kada je zaprimi [15]. Osim toga, Sud je u presudi Lacroix/Komisija [16] jasno utvrdio da je „datum na koji se uprava može upoznati s pritužbom jedini datum koji se može uzeti u obzir”[17], upravo zato što se od institucije ne može zatražiti da riješi pritužbu, a rok od četiri mjeseca za donošenje odluke ne može teći protiv nje dok ona stvarno ne stigne do nje. To jasno proizlazi i iz nedavne sudske prakse Službeničkog suda [18], u kojoj je utvrđeno da to tumačenje mora prevladati „jer je to jedini način na koji uprava može znati trenutak u kojem se određuje rok u kojem mora dostaviti svoju obrazloženu odluku kao odgovor na pritužbu.”

41. Iz toga slijedi da u ovom slučaju valja smatrati da je pritužba službeno podnesena 15. [MONTH+6] 2010. i da je rok od četiri mjeseca u kojem je EPSO morao donijeti odluku počeo teći od tog datuma.

42. Zauzimanje drugačijeg stajališta dovelo bi do dvaju apsurdnih i neprihvatljivih zaključaka. S jedne strane, institucija koja nije nadležna za rješavanje pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. mogla bi zapravo odlučiti o njezinu ishodu tako da ga pravodobno ne proslijedi nadležnoj instituciji [19]. S druge strane, administrativno neprimjereno ponašanje institucije Unije moglo bi osoblju uskratiti sva pravna sredstva protiv odluke koju žele pobijati. Naime, da se podnositelj pritužbe obratio Službeničkom sudu protiv navodne „prešutne odluke” od 13. [MONTH+4] 2010., kako je predložio EPSO, njegova bi tužba mogla biti odbijena zbog toga što nadležnom tijelu nije podnio predsudsku pritužbu.

43. Osim toga, Ombudsman se snažno ne slaže s EPSO-ovim stajalištem da bi, ako bi se smatralo da je pritužba podnesena 15. [MONTH+6] 2010., ona bila proglašena nedopuštenom jer je podnesena izvan primjenjivih rokova. Ne samo da taj zaključak nije utemeljen: krajnje je nepravedno prema podnositelju pritužbe.

44. Kao prvo, iako je EPSO saznao za pritužbu tek na taj datum, nesporno je da je podnositelj pritužbe ispunio svoje obveze i podnio je upravi Unije u roku za to, odnosno 12. [MONTH] 2010. (dok je rok istekao 16. [MONTH] 2010.). Podnositelj pritužbe nije imao razloga sumnjati da je njegova pritužba uspješno stigla do uprave jer je istog dana od Komisije primio potvrdu o čitanju.

45. Kao drugo, iako se može tvrditi da je podnositelj pritužbe trebao podnijeti svoju pritužbu EPSO-u, a ne Komisiji, njegovo je ponašanje razumljivo. S jedne strane, u to je vrijeme radio za Komisiju i ta ga je institucija odabrala za sudjelovanje u postupku certificiranja, u skladu s postupkom opisanim u točki 1. ove odluke. U toj bi instituciji također tražio radno mjesto AD da je bio uspješan u tom postupku certificiranja. S druge strane, iz Komisijinih pojašnjenja čini se da je u trenutku podnošenja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. EPSO bio neovisan o Komisiji u rješavanju tih pritužbi samo [...] mjeseci. Prethodna upravna praksa stoga je mogla doprinijeti ponašanju podnositelja pritužbe.

46. Međutim, bez obzira na razloge tog ponašanja, neosporno je i. da Komisija nikada nije obavijestila podnositelja pritužbe da nije nadležan za rješavanje njegove pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. i ii. da je njegova pritužba bila spriječena u dopiranju do nadležnog tijela zbog propusta Komisije u njezinu prijenosu. Kao što je to Opći sud presudio u predmetu Lacroix protiv Komisije, bilo bi apsolutno nepravedno da podnositelj pritužbe trpi „zbog čimbenika koji su izvan njegove kontrole, a koji mogu odgoditi slanje njegova dopisa o pritužbi. Posebno, on ne može biti odgovoran za bilo kakve nedostatke ili kašnjenja u prijenosu komunikacija iz jednog odjela u drugi..."[20]

47. Ombudsmanica stoga smatra da je EPSO u svojem dopisu od 27. [MONTH+6] 2010. pogrešno smatrao sljedeće: (i) rok za donošenje odluke o pritužbi podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. počeo je teći 12. [MONTH] 2010.; ii. pritužba je prešutno odbijena 13. [MONTH+4] 2010.; i iii. rok za podnošenje tužbe Službeničkom sudu počeo je teći od datuma te prešutne odluke.

48. Osim toga, Ombudsman napominje da je, čak i da je zauzeo prethodno navedeno stajalište, EPSO i dalje mogao ublažiti štetu koju su mu uzrokovale administrativne pogreške, jednostavnim donošenjem izričite odluke o njegovoj pritužbi na temelju članka 90. stavka 2. u navodno preostalom roku za podnošenje žalbe pred sudovima. U takvom bi slučaju podnositelj pritužbe u potpunosti ponovno stekao svoje legitimno pravo na osporavanje odluke koja negativno utječe na njega, s obzirom na to da se člankom 91. stavkom 3. Pravilnika o osoblju predviđa da zakašnjela izričita odluka donesena u roku za obraćanje sudu ponovno počinje teći rok za podnošenje žalbe. Ombudsmanica priznaje da bi EPSO-ov rok za donošenje odluke u tom scenariju bio kratak. Međutim, bilo je jednako tijesno za podnositelja pritužbe da je odlučio pokrenuti sudski postupak protiv navodnog prešutnog odbijanja, a izgledi za uspjeh takve tužbe, osobito u pogledu dopuštenosti, bili su nesigurni.

49. Postupajući na način sažet u točkama 47. i 48., EPSO nije postupao pošteno prema podnositelju pritužbe i nije nastojao ublažiti štetu koja je podnositelju pritužbe već nanesena administrativnim pogreškama u postupanju s njegovom pritužbom. To je bio slučaj nepravilnosti u postupanju.

50. EPSO više ne može ispraviti propuste utvrđene u prethodnoj točki i otkloniti zabrinutost podnositelja pritužbe jer je rok u kojem se podnositelj pritužbe mora obratiti Službeničkom sudu u svakom slučaju uvelike istekao. Stoga nije primjereno da Europski ombudsman podnese prijedlog prijateljskog rješenja u skladu s člankom 3. stavkom 5. Statuta Europskog ombudsmana.

51. Međutim, situacija opisana u ovom predmetu mogla bi se ponoviti u budućim predmetima jer EPSO, kao međuinstitucijsko tijelo, organizira natječaje i certifikacijske ispite za druga tijela Unije. Situacija stoga ima opće posljedice. Slijedom toga, Europski ombudsman izradit će nacrt preporuka naveden u nastavku, u skladu s člankom 3. stavkom 6. svojeg Statuta.

52. Međutim, Ombudsman želi istaknuti da se EPSO, time što je podnositelju pritužbe dostavio izričitu odluku o njegovoj pritužbi, iako je smatrao da je ona već prešutno odbijena, ponašao u skladu s ponovljenim stajalištem Ombudsmana da prešutne odluke, iako su zakonite, ne predstavljaju dobru upravnu praksu.

B. Zaključci

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Europski ombudsman sastavlja sljedeće nacrte preporuka:

1. U slučajevima kao što je onaj o kojem je riječ, u kojima je pritužba iz članka 90. stavka 2. koja je materijalno namijenjena EPSO-u u svojstvu tijela za imenovanje (i.) podnesena u roku predviđenom u članku 90. stavku 2. Pravilnika o osoblju (ii.) instituciji, tijelu, uredu ili agenciji koja nije nadležna za rješavanje tog pitanja, (iii.) tijelo primatelj nije bez odgode učinkovito prenijelo pritužbu EPSO-u u skladu s člankom 14. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja i (iv.) tijelo primatelj nije odmah obavijestilo podnositelja pritužbe da nije nadležno za rješavanje pritužbe, EPSO bi trebao smatrati da je pritužba podnesena na datum njezina stvarnog primitka, pri čemu bi trebao ocijeniti njezinu dopuštenost u pogledu poštovanja rokova na temelju datuma podnošenja nenadležnom tijelu.

2. EPSO bi trebao nastojati podići razinu osviještenosti među institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a o važnosti hitnog prosljeđivanja pritužbi na temelju članka 90. stavka 2., osiguravanja sljedivosti takvih prijenosa i obavješćivanja podnositelja pritužbi u skladu s time. Napori EPSO-a trebali bi se posebno usmjeriti na one institucije za koje organizira postupke certificiranja, u kojima postoji veći rizik od zabune među tijelima za imenovanje.

EPSO i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o tim nacrtima preporuka. Zbog bliske povezanosti s predmetom bit će obaviještena i Komisija. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana EPSO dostavlja detaljno mišljenje do 31. ožujka 2012. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja nacrta preporuka i opisa njihove provedbe.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 14. prosinca 2011.

---

[1] Odluka Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o propisima i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana (94/262/EZUČ, EZ, Euratom), SL 1994., L 113, str. 15.

[2] Članak 45.a Pravilnika o osoblju predviđa:

„1. Odstupajući od članka 5. stavka 3. točaka (b) i (c), dužnosnik u funkcijskoj skupini AST može se od razreda 5. imenovati na radno mjesto u funkcijskoj skupini AD pod sljedećim uvjetima:

(a) odabran je u skladu s postupkom utvrđenim u stavku 2. ovog članka za sudjelovanje u obveznom programu osposobljavanja kako je utvrđeno u točki (b) ovog stavka,

(b) da je završio program osposobljavanja koji je definiralo tijelo za imenovanje i koji se sastoji od skupa obveznih modula osposobljavanja, i

(c) nalazi se na popisu koji je sastavilo tijelo za imenovanje kandidata koji su položili usmeni i pisani ispit kojim se dokazuje da su uspješno sudjelovali u programu osposobljavanja iz točke (b) ovog stavka. Sadržaj tog pregleda određuje se u skladu s člankom 7. stavkom 2. točkom (c) Priloga III.

2. Tijelo za imenovanje sastavlja nacrt popisa dužnosnika AST-a odabranih za sudjelovanje u navedenom programu osposobljavanja na temelju njihovih periodičnih izvješća iz članka 43. i njihove razine obrazovanja i osposobljavanja te uzimajući u obzir potrebe službi. Taj se nacrt podnosi zajedničkom odboru na mišljenje.

Taj odbor može saslušati dužnosnike koji su se prijavili za sudjelovanje u navedenom programu osposobljavanja i predstavnike tijela za imenovanje. Većinom glasova daje obrazloženo mišljenje o nacrtu popisa koji je predložilo tijelo za imenovanje. Tijelo za imenovanje donosi popis dužnosnika koji imaju pravo sudjelovati u navedenom programu osposobljavanja.

3. Imenovanje na radno mjesto u funkcijskoj skupini AD ne utječe na razred i stupanj dužnosnika u trenutku imenovanja.

4. Broj imenovanja na radna mjesta u funkcijskoj skupini AD kako je utvrđeno u stavcima od 1. do 3. ovog članka ne smije premašiti 20 % ukupnog broja imenovanja godišnje u skladu s člankom 30. drugim stavkom.

5. Institucije donose opće odredbe za provedbu ovog članka u skladu s člankom 110.”

[3] EAS je administrativno povezan s Europskim uredom za odabir osoblja. Odluka glavnih tajnika Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Europskog gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija te predstavnika Europskog ombudsmana od 26. siječnja 2005. o organizaciji i vođenju Europske administrativne škole, SL L 37, 2005., str. 17.

[4] To je bila druga pritužba podnositelja pritužbe Ombudsmanu. Dana 13. listopada 2010. prvi se put obratio Ombudsmanu i podnio pritužbu pod referentnim brojem 2224/2010/AN. Ombudsman je 29. studenoga 2010. zaključio tu pritužbu smatrajući da nema razloga za pokretanje istrage o pitanju koje je rješavao Komisijin posrednik za osoblje. Posrednik u osoblju Europske komisije pisao je 21. siječnja 2011. Izvršnom nalogu i obavijestio ga da je zaključila predmet podnositelja pritužbe.

[5] U svojoj pritužbi podnositelj pritužbe tvrdio je i da je ispitno povjerenstvo pogrešno ocijenilo njegove ispite [...] i [...] te je tvrdio da bi mu (a) trebalo dostaviti propisno obrazloženje rezultata tih ispita, (b) ispitno povjerenstvo trebalo bi preispitati svoju ocjenu i (c) dodijeliti mu oznaku „PASS” na tim ispitima. Ombudsmanica nije pronašla razloge za provođenje istraga o navedenim tvrdnjama i tvrdnjama te je o tome obavijestila podnositelja pritužbe i EPSO. Naglasio je da ishod njegove istrage ne može dovesti u pitanje taj zaključak niti ponovno otvoriti rok u kojem podnositelj pritužbe može pokrenuti postupak pred sudovima.

[6] Vidjeti bilješku 5.

[7] Dužnosnici EU-a u funkcijskoj skupini AST smiju polagati svaki ispit iz postupka certificiranja samo tri puta tijekom cijele karijere. Svaki put moraju polagati samo one ispite na kojima su bili neuspješni na prethodnim sjednicama.

[8] "2. Svaka osoba na koju se primjenjuje ovaj Pravilnik o osoblju može tijelu za imenovanje podnijeti žalbu protiv akta koji na nju negativno utječe, ako je to tijelo donijelo odluku ili ako nije donijelo mjeru propisanu Pravilnikom o osoblju. Pritužba se mora podnijeti u roku od tri mjeseca. Razdoblje počinje teći:

— na datum objave akta ako je riječ o mjeri opće prirode,

— na dan kada je dotična osoba obaviještena o odluci, ali ni u kojem slučaju kasnije od datuma kada je ta osoba primila takvu obavijest, ako mjera utječe na određenu osobu; ako je, međutim, akt koji utječe na određenu osobu takav da negativno utječe na drugu osobu, rok počinje teći u odnosu na tu drugu osobu na datum na koji ona primi obavijest o tome, ali ni u kojem slučaju kasnije od datuma objave;

— na dan isteka roka za odgovor ako se pritužba odnosi na implicitnu odluku o odbijanju zahtjeva kako je predviđeno u stavku 1. Tijelo obavješćuje dotičnu osobu o svojoj obrazloženoj odluci u roku od četiri mjeseca od datuma podnošenja pritužbe. Ako na kraju tog razdoblja nije zaprimljen odgovor na pritužbu, to se smatra implicitnom odlukom o njezinu odbijanju, protiv koje se može podnijeti žalba u skladu s člankom 91.”

[9] Predmet F-13/09, presuda od 12. svibnja 2010., Peláez Jimeno protiv Parlamenta, točka 18.

[10] Predmet F-18/07, presuda od 4. studenoga 2008., Marcuccio protiv Komisije, točke od 24. do 28.

[11] Članak 298. stavak 1. UFEU-a: „U obavljanju svojih zadaća institucije, tijela, uredi i agencije Unije imaju potporu otvorene, učinkovite i neovisne europske uprave.”

[12] Članak 13. stavak 1. UEU-a: „Unija ima institucionalni okvir čiji je cilj promicanje njezinih vrijednosti, promicanje njezinih ciljeva, služenje njezinim interesima, interesima njezinih građana i interesima država članica [...]”

[13] Članak 15., naslovljen "Obveza prijenosa nadležnoj službi institucije": „1. Ako je pismo ili pritužba instituciji upućena ili proslijeđena glavnoj upravi, upravi ili odjelu koji nisu nadležni za postupanje s njom, njezine službe osiguravaju da se spis bez odgode proslijedi nadležnoj službi institucije. 2. Služba koja je prvotno primila pismo ili pritužbu obavješćuje autora o tom prijenosu i navodi ime i telefonski broj službenika kojem je spis proslijeđen. 3. Službenik obavješćuje javnost ili organizaciju o svim pogreškama ili propustima u dokumentima i pruža mogućnost njihova ispravljanja.”

[14] Člankom 24., naslovljenim "Čuvanje odgovarajuće evidencije", propisuje se da " odjeli institucije vode odgovarajuću evidenciju o svojoj dolaznoj i odlaznoj pošti, o dokumentima koje primaju i o mjerama koje poduzimaju. "

[15] Predmet F-73/06 Van Neyghem protiv Komisije, presuda od 13. prosinca 2007., još nije objavljena u ECR-u, točka 43.; Predmet T-50/09 Ifemy’s Holding GmbH protiv OHIM-a, presuda od 15. ožujka 2011., još nije objavljena u ECR-u, točka 68.

[16] Predmet T-54/90 Max Lacroix protiv Komisije ECR [1991.] II-749.

[17] Stavak 29.

[18] Rješenje Službeničkog suda od 24. svibnja 2007. u spojenim predmetima F-27/06 i F-75/06 Alessandro Lofaro protiv Komisije, točka 38.

[19] Valja napomenuti da, ako je Sud u presudi Lacroix/Komisija smatrao da je pritužba podnesena kada je stigla do odjela koji nije nadležan za njezino rješavanje, to je također zato što je navedeni odjel pripadao istoj instituciji kao i nadležni. Stoga bi, mutatis mutandis, moguće prešutno odbijanje u svakom slučaju dolazilo od nadležne institucije, zbog čega stajalište Suda o tom pitanju, prema mišljenju Ombudsmana, nije primjenjivo na ovaj predmet. Osim toga, prethodno navedeni zaključak Suda u svakom se slučaju temelji na pretpostavci da će nenadležni odjel proslijediti dopis o pritužbi nadležnom odjelu.

[20] Stavak 30.