Osobno (Berlaymont)

Prisutni

Europska komisija (Glavno tajništvo, odjel C1 i C2)

Zamjenik načelnika odjela za transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima

Službenik za politiku, koordinator za međuinstitucijske odnose – odnosi s Europskim ombudsmanom

Službenik za pravna pitanja i politiku, Pristup dokumentima

Dva voditelja predmeta, Pristup dokumentima

Pravni pomoćnik, pristup dokumentima

Europski ombudsman

Amandine Le Bellec, službenica za upite

Alice Bernard, službenica za upite

Tanja Ehnert, koordinatorica za upite

Jennifer King, pravna stručnjakinja

Kilian Frey, pripravnik za upite

Osnovne informacije

Predmet se odnosi na propust Europske komisije da odgovori na zahtjev za javni pristup dokumentima povezanima s praznikom predsjednika Komisije. Pri obradi zahtjeva za pristup u početnoj fazi Komisija nije utvrdila nijedan dokument obuhvaćen područjem primjene zahtjeva. Podnositelj pritužbe to je osporio u studenome 2023. i zatražio od Komisije da preispita svoju odluku. Budući da je ponovna odluka odgođena, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu u siječnju 2024.

Ombudsmanica je u veljači 2024. zatražila da Komisija odgovori na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je u travnju zatražila da se pregledaju svi privremeno utvrđeni dokumenti. U kolovozu, s obzirom na to da ponovna odluka nije donesena i da je Komisija obavijestila svoj Ured da nije utvrdila nikakve dokumente u vezi sa zahtjevom, ombudsmanica je iznijela svoje preliminarno stajalište o predmetu.[1] Osim toga, ombudsmanica je zatražila da se pregledaju interna savjetovanja i razmjene unutar Komisije u vezi sa zahtjevom za javni pristup. 

Svrha inspekcijskog sastanka

Sastanak je organiziran na inicijativu Komisije kako bi se istražnom timu Ombudsmana pružile zatražene unutarnje razmjene i riješila sva pitanja nakon te inspekcije.

Uvod i postupovne informacije

Istražni tim Ombudsmana potvrdio je da će se pripremiti izvješće i poslati Komisiji kako bi se osiguralo da je sadržaj činjenično točan i potpun. Povjerljive informacije ne bi bile uključene u izvješće ili na drugi način dostavljene podnositelju pritužbe ili bilo kojoj trećoj strani. Te se informacije bilježe u povjerljivom prilogu ovom izvješću sa sastanka.

Predstavnici Komisije dostavili su istražnom timu Ombudsmana kopije zatraženih internih razmjena i dokumenata za koje je privremeno utvrđeno da su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva. Nakon inspekcije istražni tim postavio je pitanja kako bi razjasnio određena pitanja iz pregledanih dokumenata.

Popis pregledanih dokumenata nalazi se u povjerljivom prilogu.

Razmijenjene informacije

Vremenski okvir za potvrdnu odluku

Predstavnici Komisije obavijestili su istražni tim Ombudsmana da je pripremljen nacrt potvrđujuće odluke, da ga je pregledala Pravna služba i da je proslijeđen na potvrđivanje u okviru relevantnih dijelova Komisije. Predstavnici Komisije naveli su da su interne rasprave još uvijek u tijeku. Stoga nije bilo moguće predvidjeti vremenski okvir za donošenje potvrđujuće odluke.

Kašnjenje u obradi zahtjeva za javni pristup

Istražni tim Ombudsmana postavio je pitanje o kašnjenju u obradi zahtjeva i u početnoj fazi i u fazi potvrđivanja.

Kad je riječ o početnoj fazi, predstavnici Komisije objasnili su da je, s obzirom na to da se zahtjev odnosio na Kabinet predsjednika Komisije, Glavno tajništvo služba odgovorna za obradu zahtjeva. Izjavili su da je kašnjenje u početku obrade zahtjeva vjerojatno povezano s radnim opterećenjem. Objasnili su da je voditelj predmeta zadužen za početni odgovor napustio Komisiju, tako da nije bilo moguće dobiti više informacija.

Kad je riječ o fazi potvrđivanja, istražni tim Ombudsmana primio je na znanje pravodobnu registraciju zahtjeva i početne razmjene unutar glavnog tajnika. Predstavnici Komisije objasnili su da je u fazi potvrđivanja, iako je glavni tajnik bila odgovorna služba za rješavanje zahtjeva, zahtjev za preispitivanje obradio drugi voditelj obrade predmeta kako bi se osiguralo neovisno preispitivanje. Ubrzo nakon početka postupka preispitivanja od Kabineta predsjednika ponovno je zatraženo da provede daljnje pretraživanje kako bi se utvrdili relevantni dokumenti obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva. Predstavnici Komisije objasnili su da su njezine službe uputile niz podsjetnika kabinetu predsjednika i potvrdili da do lipnja 2024. nije bilo drugih događaja u tom predmetu.

Pretraživanje i identifikacija dokumenata

Istražni tim Ombudsmana pitao je je li Glavno tajništvo pružilo smjernice kabinetu predsjednika o tome kako i gdje tražiti dokumente. Predstavnici Komisije naglasili su da SG nije sam posjedovao nikakve dokumente. Stoga je na relevantnim dijelovima Komisije, u ovom slučaju na Kabinetu, da provedu pretragu. Glavni tajnik ne može pružiti smjernice o tome kako provesti pretraživanje jer ne zna postoje li dokumenti ni gdje bi se nalazili ako bi to bio slučaj.

U odgovoru na pitanje istražnog tima Ombudsmana o tome traži li glavni tajnik od relevantnih službi da objasne zašto ne postoje dokumenti ako dokumenti nisu utvrđeni, predstavnici Komisije izjavili su da to nije njihova trenutačna praksa, ali da bi to mogli razmotriti u budućnosti.

Istražni tim Ombudsmana uputio je niz pitanja predstavnicima Komisije na temelju pregledanih dokumenata, posebno u pogledu dodatnih razmjena s drugim službama Komisije nakon preliminarnih stajališta Ombudsmana.

Budući da je donošenje potvrđujuće odluke još u tijeku, predstavnici Komisije izjavili su da u ovoj fazi nije moguće iznijeti daljnje primjedbe o identifikaciji dokumenata.

Zaključak sastanka

Istražni tim zahvalio je predstavnicima Komisije na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima te je sastanak završio.

Bruxelles, 30. listopada 2024.

Jennifer Kralj Amandine Le Bellec

Službenik za upite pravnih stručnjaka

[1] Pismo Europskog ombudsmana Europskoj komisiji o načinu postupanja sa zahtjevom za javni pristup dokumentima povezanima s praznikom predsjednika Komisije, dostupno na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/190963