Poštovani predsjedniče,

Vraćam vam se u vezi s ovom pritužbom, koja se odnosi na zahtjev za javni pristup podnesen 12. rujna 2023. svim dokumentima povezanima sa zabrinutošću podnositelja pritužbe i pitanjima iznesenima u dopisu o posjetu grčkom premijeru prošlog ljeta [1].

Komisija je u studenome 2023. odgovorila da nije utvrdila nijedan dokument obuhvaćen područjem primjene zahtjeva. Podnositelj pritužbe osporio je stajalište Komisije podnošenjem ponovnog zahtjeva. Komisija još nije donijela potvrdnu odluku o tom zahtjevu, iako je rok za to bio siječanj 2024.

U travnju 2024., s obzirom na kašnjenje koje je u tijeku, zatražio sam da se pregledaju svi dokumenti za koje je Komisija u fazi potvrđivanja privremeno utvrdila da su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva. Moj je ured 9. travnja zatražio uvid u sve takve dokumente te sam 27. svibnja podsjetio Komisiju na taj zahtjev. Komisija je 9. srpnja obavijestila moj ured da nije utvrdila nikakve dokumente u vezi s tim zahtjevom.

U svojem ponovnom zahtjevu podnositelj pritužbe tvrdio je da nije vjerojatno da Komisija ne posjeduje dokumente o posjetu svojeg predsjednika premijeru države članice. Navela je da je to posebno važno s obzirom na zaseban odgovor koji je primila na svoj dopis od 12. rujna 2023., u kojem je navedeno da je Uprava Komisije za sigurnost osigurala vašu sigurnost tijekom posjeta te da je posjet omogućio temeljite rasprave s grčkim premijerom. Podnositelj pritužbe smatra da to podrazumijeva da bi Komisija trebala čuvati dokumente koji se odnose na posjet, kao što su dokumenti koji služe kao priprema ili pozadina za detaljne rasprave s premijerom ili dokumenti koji se odnose na logistiku i sigurnost posjeta.

Moje je preliminarno stajalište i da bi organizacija posjeta predsjednika Komisije premijeru države članice zahtijevala prethodna savjetovanja i razmjene unutar Komisije, kao i između Komisije i trećih strana. Kao što sam to već naveo, nije odlučujuće je li dokument upisan u sustav institucije za upravljanje dokumentima kako bi se utvrdilo je li obuhvaćen zahtjevom za javni pristup.

Stoga pozivam Komisiju da to uzme u obzir pri dovršetku ponovnog pretraživanja dokumenata u fazi potvrđivanja i da bez daljnje odgode omogući najširi mogući pristup svim dokumentima koji bi bili obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva.

Ako Komisija ne utvrdi nijedan dokument koji se odnosi na ovaj posjet, pozivam Komisiju da objasni kako je to slučaj.

Osim toga, smatram da je potrebno da moj istražni tim pregleda unutarnja savjetovanja i razmjene unutar Komisije, kakva su dosad postojala, u vezi s tim zahtjevom za javni pristup, uključujući sve razmjene između Glavnog tajništva i drugih relevantnih dijelova Komisije s kojima se savjetovalo o zahtjevu za pristup.

Bio bih Vam zahvalan kad bi Komisija tu dokumentaciju, po mogućnosti u elektroničkom obliku putem šifrirane e-pošte, mogla dostaviti do 26. kolovoza 2024.

S dokumentima koji su predmet zahtjeva za javni pristup postupat će se povjerljivo, zajedno sa svim drugim materijalima koje Komisija odluči podijeliti s nama da su povjerljivi [2].  

Ako Komisija u odgovoru na ovaj dopis želi iznijeti dodatna stajališta, želio bih da se ona dostave istodobno s potvrdnom odlukom.

Naposljetku, bio bih zahvalan kad bi Komisija mogla potvrditi svojem uredu smatra li informacije sadržane u ovom dopisu povjerljivima, ako je moguće do 12. kolovoza 2024. Ako Komisija smatra da dopis ne sadržava povjerljive informacije, namjeravam ih podijeliti s podnositeljem pritužbe i objaviti na internetskoj stranici Ombudsmana.

Imajte na umu da je odgovorna službenica za upite gđa Amandine Le Bellec.

Tvoje iskreno,

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 2. kolovoza 2024.

[1] Zabrinutost i pitanja podnositelja pritužbe detaljno su opisani u njezinu dopisu predsjednici Komisije od 12. rujna 2023. i obuhvaćaju, među ostalim, usklađenost posjeta s primjenjivim etičkim standardima, percepciju javnosti o nepristranosti Komisije s obzirom na aktualne rasprave u Grčkoj, moguće procjene rizika i osjetljivosti koje su se mogle provesti, upotrebu sredstava Komisije za organizaciju putovanja i moguće sudjelovanje neovisnog etičkog odbora.

[2] Jasno označite takav materijal kao „povjerljiv”. Šifrirane poruke e-pošte mogu se poslati u naš namjenski poštanski sandučić.