Strasbourg, 13. lipnja 2017.

Re: Provedba članka 16. Pravilnika o osoblju EU-a

Poštovani g. Tranholm‐Mikkelsen,

Kao što možda znate, posljednjih sam se godina raspitivao o tome kako Europska komisija postupa u situacijama u kojima osoblje odlazi na posao u privatni sektor i u kojima se osoblje pridružuje Komisiji nakon što je radilo u privatnom sektoru (tzv. „rotirajuća vrata”). Istraga me navela da izdam prijedloge i smjernice za jačanje postupaka Komisije za provedbu relevantnih odredbi Pravilnika o osoblju EU-a [1].

Nedavno sam pokrenula istragu [2] kako bih Komisiji pružila priliku da me obavijesti o mjerama poduzetima kao odgovor na moje prijedloge i smjernice.

Među odredbama kojima se uređuju situacije „rotirajućih vrata”, člankom 16. stavkom 3. Pravilnika o osoblju predviđa se da tijelo za imenovanje u načelu bivšim višim dužnosnicima tijekom 12 mjeseci nakon odlaska iz službe zabranjuje lobiranje ili zagovaranje u odnosu na osoblje svoje bivše institucije u vezi s njihovim poslovanjem, klijentima ili poslodavcima u pitanjima za koja su bili odgovorni tijekom posljednje tri godine službe. Člankom 16. stavkom 4. zahtijeva se da svaka institucija svake godine objavljuje informacije o provedbi te obveze, uključujući popis ocijenjenih slučajeva.

Prošlo je više od tri godine od stupanja na snagu revidiranog Pravilnika o osoblju koji su dogovorili zakonodavci. Revidirane uredbe uključuju novu obvezu institucija, tijela, ureda i agencija EU-a da provedu jednogodišnju zabranu lobiranja/zagovaranja za više osoblje EU-a koje je napustilo javnu službu EU-a te da svake godine objavljuju informacije o predmetima koji su ocijenjeni u tu svrhu. Vjerujem da je ovo dobar trenutak da razmotrimo naše prakse u ispunjavanju tih obveza.

Do danas je moj ured objavio tri izvješća [3] o našoj provedbi članka 16. stavka 3. Pravilnika o osoblju. Tijekom moje istrage o Komisijinu postupanju u situacijama u kojima je osoblje prestalo raditi za privatni sektor i obrnuto, Komisija je objavila svoje prvo izvješće za 2014. Komisija je u međuvremenu objavila drugo izvješće. Iako sam kao daljnji napredak pozdravio Komisijinu prvu objavu informacija o profesionalnim djelatnostima višeg osoblja koje je napustilo službu, zadržao sam svoj prijedlog da bi Komisija trebala objaviti sve odluke što je prije moguće, s više pojedinosti, te da bi na popis trebala uključiti sve ocijenjene slučajeve, a ne samo one zahtjeve za koje je smatrala da bi mogli dovesti do lobiranja ili zagovaranja. Predložio sam i da me Komisija obavijesti o svakom slučaju u kojem zbog iznimnih i uvjerljivih razloga povezanih s privatnošću nije moguće objaviti pojedinačnu odluku.

Kao Europski ombudsman želim pomoći svim institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a u razvoju najviših standarda odgovornosti i transparentnosti te poduprijeti njihove napore pomažući u utvrđivanju najboljih praksi. Stoga pišem i institucijama i tijelima EU-a, osim Komisiji, koji primjenjuju Pravilnik o osoblju i zastupljeni su u Pripremnom odboru za pitanja koja se odnose na Pravilnik o osoblju (CPQS)[4], kao i na niz decentraliziranih agencija EU-a [5], s ciljem prikupljanja informacija o trenutačnoj praksi i mogućim izazovima povezanima s provedbom članka 16. stavaka 3. i 4. Pravilnika o osoblju.

Kako bi mi pomogli da utvrdim koje su trenutačne prakse, bilo bi mi drago da odgovorite na sljedeća pitanja:

(i) Objavljuje li vaša institucija već ili namjerava objaviti godišnje informacije propisane člankom 16. stavkom 4. Pravilnika o osoblju? Ako je odgovor potvrdan, možete li mi dostaviti primjerak posljednjeg izvješća ili preliminarni nacrt? Možete li mi dati internetsku adresu izvješća?

ii. Koji je stvarni ili predloženi oblik, opseg i sadržaj tih informacija? Konkretno, uključuje li popis ili će uključivati sve ocijenjene slučajeve ili samo one slučajeve za koje je vaša institucija smatrala da bi mogli uključivati lobiranje ili zagovaranje?

iii. Kako vaša institucija definira ili namjerava definirati „više dužnosnike”?  Navodi li vaša institucija ili namjerava navesti imena dotičnih dužnosnika u javno dostupnom izvješću?

iv. Kada i kako vaša institucija procjenjuje ili namjerava procijeniti pojmove „lobiranje” i „zagovaranje”?

v. Koje su pojedinosti i vrijeme potrebne objave? Je li bilo slučajeva u kojima su iznimni i uvjerljivi razlozi za zaštitu privatnosti onemogućili objavu pojedinačne odluke?

Molim Vas da mi dostavite svoj odgovor u roku od tri mjeseca od datuma ovog dopisa. U svojem odgovoru ne ustručavajte se navesti primjere najbolje prakse. Imajte na umu da mogu smatrati korisnim da vaš odgovor bude dostupan na mojoj internetskoj stranici.

Nakon što primim i analiziram sve odgovore, obratit ću se svim predmetnim institucijama, kao i mreži agencija EU-a, kako bih podijelio rezultate svojeg rada.

Radujem se konstruktivnoj suradnji s vama u tom području. Ako vaše osoblje zatraži dodatne informacije ili pojašnjenja, može se obratiti gđi Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) u mojem uredu.

Tvoje iskreno,

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

[1] Odluka o zatvaranju istrage na temelju pritužbi 2077/2012/TN i 1853/2013/TN o postupanju Europske komisije s fenomenom „rotirajućih vrata”. Dostupno na:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Moj dopis Komisiji o pokretanju naknadne istrage dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] Izvješća za 2014., 2015. i 2016. dostupna su na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ethics_ i_conduct/home.faces

[4] Europski parlament, Vijeće EU-a, Sud EU-a, Europski revizorski sud, Europska služba za vanjsko djelovanje, Gospodarski i socijalni odbor, Odbor regija i Europski nadzornik za zaštitu podataka.

[5] EMA, EFSA, ECHA, EASA, ESMA, EBA i EIOPA. Te su agencije odabrane u skladu s njihovom veličinom i/ili regulatornom ulogom.