Naknadna istraga OI/3/2017/AB-NF o upravljanju Europske komisije situacijama „rotirajućih vrata” koje se odnose na osoblje EU-a

Poštovani gospodine predsjedniče,

Dana 9. rujna 2016. zaključio sam svoju istragu na temelju pritužbi 2077/2012/TN i 1853/2013/TN u vezi s Komisijinim postupanjem u situacijama u kojima osoblje napušta institucije EU-a kako bi radilo za privatni sektor i obrnuto. Moja je istraga bila usmjerena na (a) rizik da bivši dužnosnici EU-a sa sobom donesu povjerljive informacije ili iskoriste svoje povlaštene kontakte za lobiranje svojih bivših kolega i (b) rizik od sukoba interesa kada novo osoblje radi na predmetima povezanima s njihovim prethodnim zaposlenjem.

Istraga me navela da izdam prijedloge i smjernice za jačanje postupaka Komisije za provedbu relevantnih odredbi Pravilnika o osoblju EU-a [1]. U odluci o zatvaranju istrage pozdravio sam pozitivne obveze koje je Komisija preuzela u pogledu mnogih aspekata istrage. Također sam rekao da ću pratiti napredak koji je Komisija ostvarila u vezi s mojim prijedlozima i smjernicama provođenjem istrage na vlastitu inicijativu, počevši s inspekcijom početkom 2017.

U tom kontekstu odlučio sam pokrenuti daljnju istragu.
Ova istraga, kao i moja prethodna istraga, ne odnosi se ni na jednog konkretnog pojedinca, već će se usredotočiti na sustavne probleme utvrđene u mojoj prethodnoj istrazi. Također bih želio pojasniti da se ova istraga neće odnositi na pitanja koja proizlaze iz profesionalnih djelatnosti bivših povjerenika.

Kao prvi korak, cijenio bih kad bi mi Komisija dostavila popis predmeta kojima se Komisija bavila u skladu s člancima 11., 12.b i 16. Pravilnika o osoblju tijekom posljednje dvije godine (2015. – 2016.). Popis bi trebao uključivati sve slučajeve i. dužnosnika EU-a, ii. privremenog osoblja i iii. ugovornog osoblja s pristupom „osjetljivim informacijama [2]” koji su napustili Komisiju kako bi započeli „profesionalnu djelatnost”[3] (članak 16.), uključujući dopust za osobne potrebe (članak 12.b). Popis bi trebao uključivati i sve slučajeve dolaznih dužnosnika i privremenog osoblja (članak 11.).

U popisu treba navesti i. ime dotične osobe, ii. vrstu službenika (stalni dužnosnik, privremeni djelatnik, ugovorni djelatnik), iii. naziv radnog mjesta (posebno ako je imao rukovodeću ulogu) i iv. prethodnu profesionalnu djelatnost (za dolazne djelatnike) ili novo radno mjesto u privatnom sektoru (za osobe koje su napustile službu).

Trebao bih biti zahvalan ako bi mi Komisija dostavila taj popis u roku od dva mjeseca od primitka ovog dopisa.

Moj će ured zatim odabrati uzorak datoteka s popisa i obratiti se Komisiji kako bi pronašao odgovarajući datum za inspekciju i sastanak. Sastanak će biti prilika da Komisija obavijesti moj ured o mjerama poduzetima u vezi s prijedlozima i smjernicama koje sam iznio tijekom svoje prethodne istrage (vidjeti prilog).

Ako vaše osoblje ima bilo kakvih pitanja, mogu se obratiti gđi Alice Bossière, službeniku za strateške istrage u mom uredu.

Tvoje iskreno,

Emily O' Reilly

Aneks

Prijedlozi Europskog ombudsmana u kontekstu njegove istrage na temelju pritužbi 2077/2012/TN i 1853/2013/TN

(i) Osigurati da ocjenjivanje zahtjeva dužnosnika koji napuštaju službu provodi osoblje koje nije bilo izravno profesionalno povezano s dotičnim dužnosnikom. Posebno je važno obratiti posebnu pozornost na taj zahtjev u slučaju viših dužnosnika;

ii. ako je primjenjivo, analizira zahtjeve za rad izvan Komisije na temelju etičkih kodeksa i kodeksa integriteta za pojedine glavne uprave;

iii. objaviti na internetu odluke o odobravanju zahtjeva viših dužnosnika za rad izvan Komisije, i. ime dotičnog višeg dužnosnika, ii. pojedinosti o dužnostima koje je taj visoki dužnosnik obavljao u Komisiji, iii. pojedinosti o dužnostima koje treba obavljati u novim aktivnostima te iv. detaljnu procjenu i zaključke Komisije. Komisija bi trebala objaviti sve takve odluke, a objava bi se trebala provesti što je prije moguće, unutar vremenskog okvira i učestalosti koji su primjereni važnosti tog pitanja;

iv. obavijestiti Europskog ombudsmana o svakom slučaju u kojem zbog iznimnih i uvjerljivih razloga povezanih s privatnošću objava iz prethodne točke iii. nije moguća. Ombudsman će zatim pregledati i ocijeniti spis o odluci donesenoj kako bi se tom višem dužnosniku omogućilo da radi izvan Komisije.

v. u potpunosti analizirati svaki pojedinačni zahtjev za rad izvan Komisije i utvrditi tu analizu u dobro obrazloženim i dobro dokumentiranim odlukama;

vi. pravilno zabilježila da je analizirala jesu li informacije koje je dužnosnik dostavio o predloženom vanjskom radu dovoljno detaljne kako bi Komisija mogla provesti potpunu analizu tog vanjskog rada;

vii. pravilno zabilježiti i analizirati primjedbe drugih službi Komisije, posebno ako konačno stajalište Komisije odstupa od tih primjedbi;

viii. poduzeti sve potrebne korake kako bi se osiguralo da Komisija dosljedno primjenjuje pravila o sukobu interesa u cijeloj Komisiji, među ostalim upozoravanjem glavnih uprava kad god se utvrde nedosljednosti u pogledu nametanja uvjeta;

(ix) poboljšati internetske stranice Komisije o etici i ponašanju;

x. objaviti internetske kodekse ili smjernice za pojedine glavne uprave;

xi. uspostaviti centralizirani registar prijava osoblja za rad izvan Komisije i za procjene sukoba interesa novog osoblja;

xii. koristiti se preporukama Europskog ombudsmana pri procjeni mogućih sukoba interesa novog osoblja i pri analizi poštuje li se zabrana sudjelovanja višeg osoblja u lobiranju ili zagovaranju u odnosu na Komisiju;

xiii. Poduzeti potrebne korake kako bi se osiguralo da svi budući slučajevi odražavaju politiku prema kojoj se obveze koje su dužnosnici ponudili, a čiji je cilj uklanjanje sukoba interesa, izričito navode i analiziraju u spisu.

[1] Odluka o zatvaranju istrage na temelju pritužbi 2077/2012/TN i 1853/2013/TN o postupanju Europske komisije s fenomenom „rotirajućih vrata”. Dostupno na:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Članak 22. Odluke Komisije o vanjskim aktivnostima i zadacima, 16. prosinca 2013., C(2013) 9037 final.

[3] Na popis neće biti potrebno uključiti osoblje koje se preselilo u drugo javno tijelo, na razini EU-a ili na razini država članica.