Institucije, tijela, uredi i agencije EU-a trebali bi:

• Uzmite u obzir, u pravilima i praksama upravljanja dokumentima, sve veću upotrebu teksta i trenutačnih poruka . Konkretno, to podrazumijeva da odluka o bilježenju određene informacije u sustav upravljanja dokumentima uprave ne bi trebala ovisiti o mediju, bilo da je riječ o pismu, e-poruci, tekstu ili trenutačnoj poruci, nego o njegovu sadržaju.
• Uspostaviti tehnološka rješenja kako bi se omogućilo jednostavno bilježenje tekstualnih i instant poruka u sustavima za upravljanje dokumentima. U međuvremenu, predvidjeti alternativne načine bilježenja takvih poruka.
• izdati jasne smjernice osoblju o tome kako izdvojiti, prenijeti i zabilježiti tekstualne i trenutačne poruke koje ispunjavaju kriterije za snimanje dokumenata. Sve osoblje koje upotrebljava elektroničke uređaje za rad trebalo bi moći razumjeti kako izdvojiti i prenijeti tekstualne i trenutačne poruke iz aplikacija ili platformi za razmjenu poruka u relevantni sustav za upravljanje dokumentima.
• Podizanje svijesti među osobljem o potrebi osiguravanja redovitog i rutinskog izdvajanja, prijenosa i bilježenja tekstualnih i trenutačnih poruka koje ispunjavaju kriterije za bilježenje. Osim standardnih internih komunikacijskih poruka, to bi se moglo postići pružanjem osposobljavanja postojećim članovima osoblja i, primjerice, u okviru uvodnih programa za nove članove osoblja.
• Pobrinite se da su razdoblja čuvanja tekstualnih i trenutačnih poruka na elektroničkim uređajima koji se upotrebljavaju za rad u skladu s politikom zadržavanja.
• uspostaviti postupak kojim se osigurava da se u trenutku odlaska člana osoblja zabilježe svi dokumenti koje član osoblja posjeduje, uključujući sve tekstualne i trenutačne poruke koje ispunjavaju kriterije za bilježenje.
• Prepoznati da su tekstualne i trenutačne poruke povezane s poslom „dokumenti” u smislu Uredbe 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima.
• Pri rješavanju zahtjeva za javni pristup dokumentima koji bi mogli obuhvaćati tekstualne i trenutačne poruke, razmotrite sve lokacije na kojima bi se takve poruke mogle pohraniti, uključujući elektroničke uređaje kojima se koristi osoblje, i pomognite osoblju koje potencijalno drži takve poruke u svojim pretragama, na primjer davanjem uputa.
• Osigurati da njihov standardni alat za pretraživanje omogućuje identifikaciju tekstualnih i trenutačnih poruka (kao takvih) nakon što su registrirane u njihovu sustavu za upravljanje dokumentima.