Poštovani predsjedniče,

obraćam Vam se, a istodobno i drugim institucijama, tijelima i agencijama EU-a, kako biste zatražili suradnju u vezi s važnim, ali potencijalno zanemarenim pitanjem: Snimanje tekstualnih i instant poruka.

Uprava EU-a, kao i svaka druga javna uprava, u svojem svakodnevnom radu sve više upotrebljava sredstva moderne elektroničke komunikacije. Kriza uzrokovana bolešću COVID-19 i povezani aranžmani za rad na daljinu dodatno su povećali njihovu upotrebu.

Uprava EU-a trebala bi uložiti sve napore kako bi u svojim pravilima i praksama upravljanja dokumentima odrazila stvarnost moderne komunikacije. Iako nije izvedivo ni poželjno da članovi osoblja zabilježe sve tekstualne i trenutačne poruke poslane ili primljene u profesionalnom svojstvu, uprava EU-a u skladu s pravom EU-a dužna je sastaviti i čuvati dokumentaciju koja se odnosi na njezine aktivnosti, koliko god je to moguće te na neproizvoljn i predvidljiv način.^[1] Odluka o evidentiranju određene informacije u sustavu upravljanja dokumentima uprave ne bi trebala, u skladu s pravom EU-a, ovisiti o mediju, bilo o pismu, e-poruci, tekstu ili trenutačnoj poruci, već o njezinu sadržaju.^[2]

Kao Europski ombudsman zalažem se za promicanje najviših mogućih standarda uprave u javnoj službi EU-a. Evidentiranjem informacija ispunjava se važna funkcija olakšavanja njihove razmjene, pružanja dokaza o poduzetim mjerama, ispunjavanja pravnih obveza institucija i očuvanja njihova pamćenja. To je i preduvjet da uprava EU-a ispuni svoje obveze u pogledu transparentnosti, posebno olakšavanjem javnog pristupa dokumentima i provedbom načela odgovornosti za javna djelovanja.

Snimanje tekstualnih i trenutačnih poruka te njihovo otkrivanje nedavno su bili predmet rasprave u nekoliko država članica EU-a.^[3] To mi je pitanje skrenulo pozornost i u listopadu 2020.^[4] kada je Europsko vijeće izjavilo da ne drži poruke na mobilnim telefonima koje je njegov tadašnji predsjednik 2018. poslao šefovima država i vlada kao odgovor na zahtjev za javni pristup.

Stoga smatram da je pravodobno započeti raspravu o odgovarajućim pravilima i praksama vođenja evidencije na razini uprave EU-a kad je riječ o elektroničkoj komunikaciji kao što su tekst i trenutačna komunikacija.

Kao početni korak želio bih prikupiti informacije o pravilima i praksama za bilježenje tekstualnih i trenutačnih poruka u cijeloj upravi EU-a. U tu bih svrhu želio da Komisija odgovori na pitanja iz Priloga ovom dopisu. Prikupljanjem tih informacija nadam se da ću moći utvrditi dobre prakse koje bi mogle usmjeravati upravu EU-a u rješavanju tog važnog pitanja u budućnosti.

Bio bih Vam zahvalan na odgovoru Komisije na moja pitanja do 15. studenoga 2021. Ako Komisija zatraži dodatne informacije ili pojašnjenja o ovoj inicijativi, obratite se nadležnoj službenici za istrage, gđi Tanji Ehnert.

Unaprijed Vam zahvaljujemo na suradnji na ovom važnom pitanju.

Tvoje iskreno,

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 30. lipnja 2021.

Aneks

1) O primjenjivim pravilima:

• Obuhvaća li Komisijina odluka o upravljanju evidencijom tekstualne i trenutačne poruke koje se šalju ili primaju putem profesionalnih i/ili osobnih uređaja?

• Utvrđuju li se u odluci Komisije o upravljanju evidencijom kriteriji/načela za bilježenje tekstualnih i trenutačnih poruka?

• Utvrđuje li se odlukom Komisije o upravljanju evidencijom način na koji članovi osoblja trebaju bilježiti tekstualne i trenutačne poruke?

Molimo Vas da nam dostavite odgovarajuće odredbe svoje odluke o vođenju evidencije.

2) O provedbi primjenjivih pravila:

• Kako se provodi odluka o upravljanju evidencijom u pogledu tekstualnih i trenutačnih poruka? Na primjer, je li Komisija izdala relevantne smjernice za osoblje ili osoblju pruža osposobljavanje o tom pitanju?

• Je li Komisija u praksi snimila tekstualne i trenutačne poruke? Ako je odgovor potvrdan, može li Komisija navesti primjere?

• Je li Komisija već zaprimila zahtjeve za javni pristup tekstualnim i/ili trenutačnim porukama u skladu s Uredbom 1049/2001 ili je utvrdila da su tekstualne i/ili trenutačne poruke obuhvaćene zahtjevom za pristup dokumentima? Ako je odgovor potvrdan, može li Komisija navesti primjere?

• Kako Komisija traži relevantne „dokumente” pri zaprimanju zahtjeva za javni pristup koji izričito ili implicitno obuhvaćaju tekstualne i/ili trenutačne poruke? Je li Komisija uspostavila mehanizme (na primjer, smjernice ili upute) za pomoć osoblju u potrazi za takvim „dokumentima”?

Molimo Vas da nam dostavite relevantne dokumente.

Isti je dopis poslan sljedećim institucijama i agencijama:

• Vijeća
• Europskog parlamenta
• Europske agencije za kemikalije
• Europske agencije za sigurnost hrane
• Europske agencije za lijekove
• Agencija za europsku graničnu i obalnu stražu
• Europske središnje banke

[1] Presuda Prvostupanjskog suda od 26. travnja 2007. u predmetu T-264/04, WWF European Policy Programme protiv Vijeća, točka 61.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] U skladu s definicijom „dokumenta” iz članka 3. točke (a) Uredbe 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Na primjer, u Nizozemskoj (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20. ožujka 2019.), Njemačkoj (Berlinski upravni sud (VG) 2 K 163/18, 26. kolovoza 2020.) i Irskoj (irski povjerenik za informiranje, broj predmeta: 180450, 15. svibnja 2019.).

[4] Odluka u predmetu 1219/2020/MIG o načinu na koji je Europsko vijeće postupilo sa zahtjevom za javni pristup porukama koje se temelje na mobilnim telefonima koje je tadašnji predsjednik navodno poslao šefovima država i vlada, 26. listopada 2020.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.