Osnovne informacije

1. Uprava EU-a, kao i svaka druga javna uprava, u svojem svakodnevnom radu upotrebljava sredstva moderne elektroničke komunikacije. Kriza uzrokovana bolešću COVID-19 i povezani aranžmani za rad na daljinu dodatno su povećali njihovu upotrebu.

2. Uprava EU-a trebala bi u svojim pravilima i praksama upravljanja dokumentima odražavati stvarnost moderne komunikacije.

3. Pošteno je pretpostaviti da članovi osoblja praktički ne mogu bilježiti sve tekstualne i trenutačne poruke koje su poslali ili primili u svojem profesionalnom svojstvu. Međutim, bilježenje određene informacije u administrativni sustav za upravljanje dokumentima ne bi trebalo ovisiti o mediju, bilo da je riječ o pismu, e-poruci, tekstu ili trenutačnoj poruci, nego o njezinu sadržaju.

4. Evidentiranjem informacija ispunjava se važna funkcija olakšavanja njihove razmjene, pružanja dokaza o poduzetim mjerama, ispunjavanja pravnih obveza institucija i očuvanja njihova pamćenja. To je i preduvjet da uprava EU-a ispuni svoje obveze u pogledu transparentnosti, posebno olakšavanjem javnog pristupa dokumentima i provedbom načela odgovornosti za javna djelovanja [1].

5. Snimanje teksta i trenutačnih poruka te njihovo otkrivanje posljednjih je godina bilo predmet rasprave u nekoliko država članica EU-a.[2] O tom je pitanju obaviješten i Ombudsman [3].

6. Ombudsmanica je stoga smatrala da je pravodobno započeti raspravu o odgovarajućim pravilima i praksama vođenja evidencije kad je riječ o elektroničkoj komunikaciji, kao što su tekst i trenutačna komunikacija, na razini uprave EU-a.

7. U tu je svrhu Ombudsmanica prikupila informacije o pravilima i praksama za bilježenje tekstualnih i trenutačnih poruka iz cijele uprave EU-a.[4] Ombudsmanica je također razmotrila relevantna pravila i prakse koji su razvijeni na nacionalnoj i međunarodnoj razini.[5]

Nalazi Europskog ombudsmana

8. Svih osam institucija, tijela, ureda i agencija EU-a s kojima je Ombudsman kontaktirao izjavilo je da su tekstualne i trenutačne poruke u načelu obuhvaćene općom definicijom dokumenta utvrđenom u njihovim odlukama o upravljanju evidencijom. Dva međuvladina sporazuma sadržavala su konkretnija pravila.

9. Nijedan IBAO svojem osoblju nije pružio posebne smjernice (ili osposobljavanje) o snimanju tekstualnih i trenutačnih poruka. Jedan je IBAO naveo da će ocijeniti potrebu za takvim smjernicama (ili osposobljavanjem) u kontekstu predstojećeg preispitivanja svoje odluke o upravljanju evidencijom.

10. Dva IBAO-a već su imala iskustva s bilježenjem tekstualnih i instant poruka u svojem sustavu za upravljanje dokumentima. Jedan od tih IBAO-ova otkrio je trenutačne poruke nakon primitka zahtjeva za javni pristup dokumentima.

11. Neki IBAO-ovi izjavili su da njihovo osoblje koje obrađuje zahtjeve za javni pristup dokumentima u skladu s Uredbom 1049/2001 ne pretražuje samo svoj sustav upravljanja dokumentima za registrirane dokumente kako bi utvrdilo dokumente kojima se traži javni pristup. Umjesto toga, stupaju u kontakt i sa svim relevantnim odjelima/osobljem koji bi mogli imati relevantne dokumente obuhvaćene zahtjevom za pristup.

Praktične preporuke

Na temelju prikupljenih informacija Ombudsman je utvrdio primjere dobre prakse koji bi upravi EU-a mogli poslužiti kao smjernice za rješavanje tog pitanja u budućnosti. One su navedene u „praktičnim preporukama” u nastavku:

IBAO-ovi bi trebali:

• Uzmite u obzir, u pravilima i praksama upravljanja dokumentima, sve veću upotrebu teksta i instant poruka. Konkretno, to podrazumijeva da odluka o bilježenju određene informacije u sustav upravljanja dokumentima uprave ne bi trebala ovisiti o mediju, bilo da je riječ o pismu, e-poruci, tekstu ili trenutačnoj poruci, nego o njegovu sadržaju.
• Uspostaviti tehnološka rješenja kako bi se omogućilo jednostavno bilježenje tekstualnih i instant poruka u sustavima za upravljanje dokumentima. U međuvremenu, predvidjeti alternativne načine bilježenja takvih poruka.
• izdati jasne smjernice osoblju o tome kako izdvojiti, prenijeti i zabilježiti tekstualne i trenutačne poruke koje ispunjavaju kriterije za snimanje dokumenata. Sve osoblje koje upotrebljava elektroničke uređaje za rad trebalo bi moći razumjeti kako izdvojiti i prenijeti tekstualne i trenutačne poruke iz aplikacija ili platformi za razmjenu poruka u relevantni sustav za upravljanje dokumentima.
• Podizanje svijesti među osobljem o potrebi osiguravanja redovitog i rutinskog izdvajanja, prijenosa i bilježenja tekstualnih i trenutačnih poruka koje ispunjavaju kriterije za bilježenje. Osim standardnih internih komunikacijskih poruka, to bi se moglo postići pružanjem osposobljavanja postojećim članovima osoblja i, primjerice, u okviru uvodnih programa za nove članove osoblja.
• Pobrinite se da su razdoblja čuvanja tekstualnih i trenutačnih poruka na elektroničkim uređajima koji se upotrebljavaju za rad u skladu s politikom zadržavanja.
• imati uspostavljen postupak kojim se osigurava da se pri odlasku člana osoblja zabilježe svi dokumenti koje član osoblja posjeduje, uključujući sve tekstualne i trenutačne poruke koje ispunjavaju kriterije za snimanje.
• Prepoznati da su tekstualne i trenutačne poruke povezane s poslom „dokumenti” u smislu Uredbe 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima.
• Pri rješavanju zahtjeva za javni pristup dokumentima koji bi mogli obuhvaćati tekstualne i trenutačne poruke, razmotrite sve lokacije na kojima bi se takve poruke mogle pohraniti, uključujući elektroničke uređaje kojima se koristi osoblje, i pomognite osoblju koje potencijalno drži takve poruke u svojim pretragama, na primjer davanjem uputa.
• Osigurati da njihov standardni alat za pretraživanje omogućuje identifikaciju tekstualnih i trenutačnih poruka (kao takvih) nakon što su registrirane u njihovu sustavu za upravljanje dokumentima.

Na temelju toga Ombudsman zaključuje tu stratešku inicijativu.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 13. srpnja 2022.

[1] Presuda Prvostupanjskog suda od 26. travnja 2007., WWF European Policy Programme protiv Vijeća, T-264/04, točka 61.: ... Kako bi se pravo na pristup dokumentima moglo učinkovito ostvariti, dotične institucije moraju, u mjeri u kojoj je to moguće te na neproizvoljn i predvidljiv način, sastaviti i čuvati dokumentaciju koja se odnosi na njihove aktivnosti.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Na primjer, u Nizozemskoj (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20. ožujka 2019.), Njemačkoj (Berlinski upravni sud (VG) 2 K 163/18, 26. kolovoza 2020.) i Irskoj (irski povjerenik za informiranje, broj predmeta: 180450, 15. svibnja 2019.).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (predmet 1219/2020/MIG) i https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (predmet 1316/2021/MIG).

[4] U kontekstu te strateške inicijative Ombudsman je stupio u kontakt s osam institucija, tijela, ureda i agencija EU-a, odnosno s Europskom komisijom, Europskim parlamentom, Vijećem EU-a, Europskom središnjom bankom (ESB), Europskom agencijom za kemikalije (ECHA), Europskom agencijom za sigurnost hrane (EFSA), Europskom agencijom za lijekove (EMA) i Agencijom za europsku graničnu i obalnu stražu (Frontex).

[5] Vidjeti, primjerice, Konvenciju Vijeća Europe o pristupu službenim dokumentima (CETS br. 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.