Poštovani gospodine X.,

Ombudsmanica je zaprimila pritužbu protiv Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) u pogledu javnog pristupa dokumentima koji se odnose na imenovanje veleposlanika EU-a.

ESVD je utvrdio da je šest kategorija dokumenata obuhvaćeno područjem primjene zahtjeva. Odbio je pristup tvrdeći da bi otkrivanje moglo ugroziti privatnost i integritet pojedinca ^[1].

Odlučili smo pokrenuti istragu o pritužbi protiv odluke ESVD-a o odbijanju pristupa dokumentima u skladu s Uredbom 1049/2001. Ova se istraga ni na koji način ne odnosi na osnovanost imenovanja.

U Uredbi 1049/2001 navodi se da bi se zahtjevi za pristup dokumentima trebali obrađivati brzo. U skladu s tim načelom Ombudsman također nastoji riješiti takve slučajeve što je prije moguće.

Kao prvi korak smatramo da je potrebno pregledati dokumente koji su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe. Bio bih zahvalan kad bi ESVD mogao dostaviti te dokumente, po mogućnosti u elektroničkom obliku putem šifrirane e-pošte ^[2] do 10. prosinca 2021.

S dokumentima koji su predmet zahtjeva za javni pristup postupat će se povjerljivo, kao i sa svim drugim materijalima koje ESVD odluči podijeliti s nama da su povjerljivi. Takvi će se dokumenti obrađivati i pohranjivati u skladu s tim povjerljivim statusom te će se brisati iz spisa Europskog ombudsmana ubrzo nakon završetka istrage.

Sud napominje da je stajalište ESVD-a izneseno u njegovu potvrdnom odgovoru. Iako ESVD upućuje na privatnost i integritet pojedinca (i povezano zakonodavstvo EU-a o zaštiti podataka ^[3]), kao i na Pravilnik o osoblju EU-a ^[4], ne razrađuje te odredbe. ESVD ne upućuje na sudsku praksu. ESVD se nije osvrnuo ni na argumente koje je podnositelj pritužbe iznio u svojem ponovnom zahtjevu u pogledu važnosti transparentnosti pri imenovanju osoblja na visokoj razini. Nepostojanje detaljnog obrazloženja koje je ESVD iznio u svojoj potvrđujućoj odluci podnositelju pritužbe otežava da u potpunosti razumije zašto je njegov zahtjev odbijen u cijelosti.

Stoga smatramo da bi bilo korisno zakazati sastanak između ESVD-a i istražnog tima Ombudsmana na kojem možemo raspravljati o tom predmetu. Taj bi se sastanak mogao održati zajedno sa sastankom u predmetu 2051/2021/MIG ako je to izvedivo.

Službenica za istrage zadužena za predmet, gđa Dorien Laermans, može se kontaktirati kako bi se dogovorili detalji tog sastanka, koji bi se u idealnom slučaju trebao održati najkasnije 14. siječnja 2022.

Tvoje iskreno,

Rosita Hickey
voditeljica istraga

Strasbourg, 2. prosinca 2021.

[1] Članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Šifrirane poruke e-pošte mogu se poslati u naš namjenski poštanski sandučić.

[3] Uredba 2018/1725 o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[4] Članak 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju EU-a.