COMPLAINT: 2038/2021/DL

Naslov predmeta: Odbijanje Europske službe za vanjsko djelovanje da omogući javni pristup dokumentima povezanima s imenovanjem veleposlanika EU-a

Datum: Četvrtak, 13. siječnja 2022.

Aranžmani za daljinski nadzor i fizička lokacija

Prisutni

Europska služba za vanjsko djelovanje

Vršitelj dužnosti načelnika odjela, ESVD SG.AFFGEN.2 – Parlamentarni poslovi

Koordinacija ombudsmana, SG.AFFGEN.2 – Parlamentarni poslovi

Pravni savjetnik, SG.AFFGEN.1 – Pravna pitanja

Službenik/Službenica za politiku, RM.HR.2.SEC1 – Osoblje zaduženo za upravljanje i privremeno osoblje

Službenik/Službenica za politiku, SG.2 – Parlamentarna pitanja

Europski ombudsman

g. O’REGAN Fergal, glavni pravni stručnjak, Uprava za istrage

gđa KING Jennifer, pravna stručnjakinja, Uprava za istrage

MS GEHRING Michaela, službenik za istrage, Uprava za istrage

gđa LAERMANS Dorien, službenica za istrage, Uprava za istrage

Svrha pregleda dokumenata i sastanka

Svrha sastanka bila je pregledati dokumente kako bi se provjerilo je li Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD) opravdano primijenila izuzeća na temelju pravila EU-a o javnom pristupu dokumentima ^[1] kako je navedeno u njezinoj „potvrdnoj odluci”.

Osim toga, istražni tim Ombudsmana želio je od ESVD-a dobiti dodatna pojašnjenja o tome zašto je odbio pristup predmetnim dokumentima jer se činilo da je nedostatak detaljnog obrazloženja koji je ESVD iznio u svojoj odluci otežao podnositelju pritužbe da razumije zašto je njegov zahtjev odbijen u cijelosti.

Uvod i postupovne informacije

Istražni tim Ombudsmana predstavio se, zahvalio predstavnicima ESVD-a na sastanku s njima i iznio svrhu sastanka. Istražni tim iznio je pravni okvir koji se primjenjuje na sastanke Europskog ombudsmana, a posebno da Europski ombudsman bez prethodne suglasnosti ESVD-a ne otkriva nikakve informacije koje je ESVD utvrdio kao povjerljive, ni podnositelju pritužbe ni bilo kojoj drugoj osobi izvan Ureda Europskog ombudsmana.

Istražni tim Ombudsmana objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o sastanku koji će se poslati ESVD-u kako bi se osiguralo da je on činjenično točan i potpun. Izvješće sa sastanka zatim će biti dovršeno, uključeno u spis i dostavljeno podnositelju pritužbe. U izvješće ne bi bile uključene povjerljive informacije.

Razmijenjene informacije i pregledani dokumenti

Dokumenti pregledani

Istražni tim Ombudsmana pregledao je izvješće o predodabiru, izvješće o intervjuu, izvješće centra za procjenu i završno izvješće. Predstavnici ESVD-a dostavili su i određene dokumente koji nisu obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva podnositelja pritužbe za javni pristup.

Informacije o odbijanju otkrivanja dokumenata

Predstavnici ESVD-a detaljno su objasnili kako funkcionira postupak odabira veleposlanika EU-a, od podnošenja prijava kandidata do službenog imenovanja Visokog predstavnika. Popis kandidata koji su ušli u uži izbor odobrava Kolegij povjerenika prije konačne odluke Visokog predstavnika u svojstvu tijela za imenovanje. Predstavnici su naglasili da postoji relativno visoka razina nadzora nad takvim imenovanjima u usporedbi s drugim osobljem zaposlenim u istom razredu. Na primjer, povjerenstva za odabir sastoje se od predstavnika ESVD-a, Komisije, Glavnog tajništva Vijeća i država članica. Nakon imenovanja slijedi priopćenje za medije i objava kratkog životopisa veleposlanika. Osim toga, Europski parlament može odlučiti razmijeniti mišljenja s uspješnim kandidatom prije njegova službenog preuzimanja dužnosti, čime se osigurava demokratski nadzor.

Predstavnici ESVD-a objasnili su da je njihova odluka o zahtjevu za javni pristup u ovom slučaju sažeta jer su pravna načela i sudska praksa jasni jer bi, u skladu s Uredbom 1049/2001, pristup trebalo odbiti ako bi se otkrivanjem naštetilo privatnosti i integritetu pojedinca.^[2] Nadalje, u skladu sa sudskom praksom ^[3], pravilo iz Pravilnika o osoblju da su postupci povjerenstava za odabir tajni ^[4] mora se uzeti u obzir pri utvrđivanju bi li, u skladu s Uredbom 1049/2001, pristup ugrozio donošenje odluka institucije ^[5]. Budući da dokumenti sadržavaju imena svih kandidata i kvalitativnu procjenu tih kandidata, morao je odbiti pristup.

Predstavnici ESVD-a smatrali su da argumenti podnositelja pritužbe nisu dokazali postojanje prevladavajućeg javnog interesa za otkrivanje ^[6] niti su sami mogli utvrditi prevladavajući javni interes za otkrivanje. Iako je imenovanje veleposlanika EU-a važno, smatra da nema javnog interesa za ocjenjivanje kandidata.

Predstavnici ESVD-a smatrali su i da se argumentima podnositelja pritužbe nije utvrdila potreba za prijenosom osobnih podataka podnositelju pritužbe u posebnu svrhu od javnog interesa. Također su tvrdili da postoji razuman i predvidljiv rizik da bi otkrivanje osobnih podataka kandidata ugrozilo legitimne interese kandidata ^[7].

Predstavnici ESVD-a nadalje su izjavili da bi otkrivanje dokumenata moglo otežati buduće postupke odabira jer bi se time otkrile vrste postavljenih pitanja i način na koji se procjene provode, čime bi se potencijalnim budućim kandidatima omogućilo da naruše učinkovitost postupka odabira.

Zaključak pregleda dokumenata i sastanka

Istražni tim zahvalio je predstavnicima ESVD-a na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima, a sastanak je završio.

Bruxelles, 19. siječnja 2022.

Fergal O’Regan Dorien Laermans

Glavni službenik za upite pravnih stručnjaka

[1] Uredba 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001.

[3] Vidjeti, primjerice, presudu Općeg suda od 23. rujna 2020., ZL protiv EUIPO-a, predmet T-596/18, točke 45.–48.: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Članak 6. Prilog III. Pravilniku o osoblju za dužnosnike i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika EU-a: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Članak 4. stavak 3. druga alineja Uredbe 1049/2001.

[6] U skladu s člankom 4. stavkom 3. drugom alinejom Uredbe 1049/2001.

[7] Člankom 4. stavkom 1. točkom (b) Uredbe 1049/2001 propisano je da „institucije T odbijaju pristup dokumentu ako bi njegovo otkrivanje ugrozilo zaštitu privatnosti i integriteta pojedinca, posebno u skladu sa zakonodavstvom Zajednice o zaštiti osobnih podataka”. Zakonodavstvo Zajednice na koje se upućuje je Uredba 2018/1725 o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. U skladu s člankom 9. stavkom 1. točkom (b) Uredbe 2018/1725 institucija mora provesti analizu u tri faze kako bi procijenila bi li prijenos osobnih podataka bio zakonit. Kao prvo, mora ispitati je li podnositelj zahtjeva dokazao potrebu za prijenosom osobnih podataka u određenu svrhu u javnom interesu. Ako je to slučaj, institucija mora utvrditi bi li prijenos mogao ugroziti legitimne interese ispitanika. Naposljetku, institucija mora provesti „postupak uravnoteženja” između interesa osobe koja traži pristup osobnim podacima i legitimnih interesa ispitanika.