Pozadina

1.  Podnositelju pritužbe, austrijskoj udruzi, 2005. dodijeljena su bespovratna sredstva EU-a za provedbu projekta usmjerenog na uključivanje mladih s invaliditetom u međunarodne volonterske projekte. Primio je oko 126 000 EUR u „plaćanjima pretfinanciranja”[1]. Međutim, nakon što je primila „završno izvješće” o bespovratnim sredstvima, Izvršna agencija EU-a za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu (EACEA) odlučila je u lipnju 2010. vratiti 56 225,34 EUR jer je tvrdila da podnositelj pritužbe nije dostavio popratnu dokumentaciju za povezane troškove. U siječnju 2014. Europska komisija donijela je službenu odluku u tu svrhu. U travnju 2014. podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu, koji je pokrenuo istragu o pritužbi da je EACEA pogrešno tražila povrat sredstava i da bi trebala ponovno ocijeniti završno izvješće koje je podnositelj pritužbe podnio. ^[2]

2. Tijekom istrage Ombudsman je primio mišljenje EACEA-e o pritužbi, a zatim i primjedbe podnositelja pritužbe kao odgovor na njegovo mišljenje. Ombudsmanica je također pregledala spis EACEA-e o projektu i naknadno predložila, kao rješenje, da EACEA ponovno razmotri svoju odluku o povratu sredstava koja se odnose na neke stavke troškova.

Prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

3. Ombudsmanica je utvrdila da je odluka EACEA-e o povratu većine stavki troškova bila razumna. Međutim, kad je riječ o nekim stavkama troškova, ostala su neka pitanja.

Nedovoljno obrazloženje

4. Podnositelj pritužbe istaknuo je određene razlike između ukupnog iznosa odbijenih troškova i tablice u kojoj su odbijeni troškovi navedeni po stavkama troškova. Tijekom istrage EACEA je dostavila zadovoljavajuće objašnjenje za dio te neusklađenosti. U preostalom dijelu priznala je da je odbila neke troškovne stavke, a da o tome nije jasno obavijestila podnositelja pritužbe.

5.  Ombudsmanica je stoga zatražila od EACEA-e da ponovno razmotri svoju odluku o odbijanju troškovnih stavki 83., 116., 224., 225. i 226. u računovodstvenim evidencijama.

Dokumenti podneseni tijekom istrage

6. Tijekom istrage podnositelj pritužbe Ombudsmanu je poslao niz dokumenata u kojima je tvrdio da oni potkrepljuju njegove zahtjeve za povrat troškova.

7. Ombudsmanica je primila na znanje činjenicu da je EACEA, prije nego što se podnositelj pritužbe obratio Ombudsmanu, više puta pokušala pojasniti tražene troškove te je od podnositelja pritužbe zatražila da dostavi popratnu dokumentaciju za te troškovne stavke. Međutim, smatrala je da bi EACEA očito bila primjerena i prilagođena građanima za plaćanje stvarno nastalih troškova podnositelja pritužbe, čak i ako su popratni dokumenti kojima se potvrđuju troškovi dostavljeni tek u kasnijoj fazi. Stoga je EACEA-i predložila da ponovno razmotri prihvatljivost tih troškovnih stavki, uzimajući u obzir popratne dokumente koje je podnositelj pritužbe dostavio u kontekstu istrage.

Reakcije na prijedlog rješenja

8. EACEA je na prijedlog rješenja odgovorila slanjem dvaju dopisa, jednog podnositelju pritužbe i jednog ombudsmanu.

9. Prihvatila je da nije pružila dostatna objašnjenja u vezi s određenim troškovnim stavkama. Stoga je podnositelju pritužbe pisala da se u popratnim dokumentima za stavku 83. (100 EUR), potvrdu o isplati u gotovini i za stavku 116. (360 EUR) bankovni prijenos s upućivanjem na „fotografske materijale” ne upućuje izričito na projekt. Stoga se ti dokumenti nisu mogli upotrijebiti kako bi se dokazalo da je predmetni novac potrošen na projekt. Slično tome, dokumentacija za stavke 224., 225. i 226. (ukupno oko 40 EUR) bili su primici od supermarketa, za koje je EACEA tvrdila da se ne mogu povezati s projektom. Budući da se traženi troškovi nisu mogli utvrditi i provjeriti, što je bio uvjet sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, EACEA je navela da ih mora odbiti. Pozvala je podnositelja pritužbe da dostavi primjedbe.

10. Kad je riječ o dodatnim dokumentima koje je podnositelj pritužbe dostavio, EACEA je naglasila da obično zahtijeva da se takvi dokazi dostave u utvrđenom roku. Međutim, u interesu administracije prilagođene građanima ocijenila je te nove informacije. U potpunosti je prihvatila troškovnu stavku 1. (2 000 EUR) i djelomično prihvaćenu troškovnu stavku 86. (oko 500 EUR). Kad je riječ o stavkama troškova 27. i 35. (ukupno oko 12 000 EUR), EACEA je napomenula da je podnositelj pritužbe dostavio dva računa koji nisu bili u skladu s kriterijima utvrđenima u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.

11. U svojem odgovoru Ombudsmanu i EACEA-i podnositelj pritužbe pozdravio je činjenicu da je EACEA pristala platiti dio troškova. Međutim, tvrdio je da EACEA nije pravilno provela rješenje koje je predložio Ombudsman. Konkretno, podnositelj pritužbe tvrdio je da EACEA nije stvarno uzela u obzir novodostavljene dokumente, već je jednostavno ponovila svoju prethodnu odluku. Podnositelj pritužbe tvrdio je da su predmetni troškovi u potpunosti dokumentirani i jasno povezani s projektom.

12. Prema navodima podnositelja pritužbe troškovna stavka 83. bila je potvrda o isplati u gotovini za trošak tehničke potpore za kazališnu predstavu koja je bila dio projekta. Točka 116. bila je račun latvijskog partnera u projektu koji je uvršten na popis na isti način kao i ostali računi koje je EACEA prihvatila; Postojao je i dokaz o plaćanju. Podnositelj pritužbe upotrijebio je navedene fotomaterijale za promicanje projekta.

13. Podnositelj pritužbe prihvatio je da su određeni primici za stavke 27., 35., 224., 225. i 226. bili primici od supermarketa. Podnositelj pritužbe objasnio je da je dio te svrhe bio uključiti sudionike, posebno one s invaliditetom, dajući im male financijske odgovornosti, kao što je kupnja. Primici koje je podnositelj pritužbe naveo u završnom izvješću odnosili su se na te troškove. Međutim, dodao je da je među popratnim dokumentima za troškovnu stavku 35. bio račun za izradu internetske stranice projekta, koji je jasno upućivao na projekt pod njegovim imenom.

14. Podnositelj pritužbe također je podsjetio EACEA-u da je inspekcija Ombudsmana pokazala razliku od 439,20 EUR između zbroja odbijenih stavki troškova i ukupnog povrata. Smatrala je da bi EACEA stoga trebala smanjiti svoj zahtjev za povrat za taj iznos.

15. Naposljetku, podnositelj pritužbe doveo je u pitanje koliko je pristup EACEA-e bio „prikladan za građane” jer je doveo do smanjenja njegova zahtjeva za povrat za tako mali iznos. Podnositelj pritužbe istaknuo je da je neprofitna organizacija za koju bi bilo „veliki izazov” pronaći iznos sredstava koji traži EACEA. Stoga je od EACEA-e zatražila da ponovno razmotri svoje stajalište o troškovnim stavkama 83., 116., 224.-226., 27. i 35.

16. U svojem odgovoru na dopis podnositelja pritužbe EACEA je tvrdila da, unatoč dodatnim informacijama koje je podnositelj pritužbe dostavio, i dalje ne može prihvatiti troškovne stavke 83. i od 224. do 226. jer popratni dokumenti nisu bili dostatni. Istaknula je i da činjenica da je prihvatila određene troškove hrane i smještaja, pri čemu je podnositelj pritužbe dostavio popis računa u kojima su jasno navedeni troškovi, ne znači da je mogla prihvatiti troškovnu stavku 116, za koju se u povezanim računima samo navodi „bankovni prijenos za fotomaterijale”. Nije bilo dodatnih popratnih dokumenata ni upućivanja na projekt.

17. Kad je riječ o stavkama troškova 27. i 35., EACEA je napomenula da je Ombudsman potvrdio analizu EACEA-e da se čini da je podnositelj pritužbe sastavio račune i da nije jasno kome su upućeni. Stoga nisu ispunjavale formalne kriterije za račun i EACEA nije mogla prihvatiti nijedan od tih troškova.

18. Naposljetku, EACEA se usprotivila argumentu podnositelja pritužbe da bi trebala smanjiti iznos koji je nastojala naplatiti za dodatnih 439,20 EUR.  Zaključno, EACEA je zadržala svoju odluku o smanjenju naloga za povrat za 2653,98 eura.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

19. EACEA je poduzela korake kako bi slijedila prijedlog Ombudsmana o rješenju. Prvo, kad je riječ o stavkama troškova koje je odbila, a da pritom podnositelju pritužbe nije dala priliku da iznese primjedbe (odnosno 83, 116 i 224-6), objasnila je zašto ih je odbila i podnositelju pritužbe dala priliku da dostavi primjedbe. Drugo, ponovno je razmotrio dvije troškovne stavke za koje je podnositelj pritužbe tijekom istrage Ombudsmana podnio nove dokaze: jedan je smatrao potpuno, a drugi djelomično prihvatljivim za financiranje te je u skladu s time smanjio svoj povrat (za 2 653,98 EUR). Treće, razmotrila je činjenicu da podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan odlukom o stavkama troškova 27. i 35., 83., 116. i 224. do 226.

20. Ombudsmanica smatra da je EACEA pružila dosljedno i razumno objašnjenje za svoju odluku o odbijanju troškovnih stavki 83., 116. i od 224. do 226. Ombudsmanica također smatra da je EACEA ispravno odbacila argument podnositelja pritužbe da bi trebala smanjiti traženi iznos povrata za 439,20 EUR.

21. Ombudsmanica je također zatražila od EACEA-e da podnositelju pritužbe pruži priliku da iznese primjedbe o relevantnim stavkama troškova (odnosno 116, 224, 225 i 226). Međutim, sada kada je EACEA to učinila, a očitovanja ne opravdavaju promjenu stajališta EACEA-e, više ne postoji osnova na temelju koje bi podnositelj pritužbe mogao osporiti povrat tog iznosa.

22. Istražni tim Ombudsmana stupio je u kontakt i s EACEA-om kako bi se osiguralo da nije bilo nesporazuma o stavkama troškova 27. i 35.

23. EACEA je u odgovoru navela da je podnositelju pritužbe dala više prilika da dostavi dokumente i da je već smanjila nalog za povrat. Kad je riječ o samim troškovnim stavkama, ponovila je da „račun” za stavku 27. ne ispunjava kriterije za račun (na primjer, nije bilo jasno kome je taj račun upućen). Podnositelj pritužbe nikada nije objasnio da je račun zbroj računa koji su mu priloženi. U svakom slučaju, ti su računi bili „jednostavni računi za supermarkete”. Zaključno, podnositelju pritužbe do sada je isplaćen smanjeni iznos povrata te je, sa stajališta EACEA-e, predmet sada zaključen. Ombudsmanica se slaže da su mnogi primici povezani s tim ukupnim računom bili samo primici od supermarketa. EACEA ispravno odbija te primitke.

24. Ombudsmanica prepoznaje napore EACEA-e da predmet riješi na pozitivan način smanjenjem naloga za povrat za 2 653,98 EUR. Ombudsmanica stoga zaključuje predmet nalazom da je njezin prijedlog za rješenje djelomično prihvaćen.

Zaključak

Na temelju istrage Europski ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom ^[3]:

EACEA je djelomično prihvatila prijedlog Ombudsmana za rješenje.

Podnositelj pritužbe i EACEA bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily OLYReilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 15.12.2017.

[1] Europska komisija dodijelila je podnositelju pritužbe bespovratna sredstva u području neformalnog obrazovanja (Poziv na podnošenje prijedloga GU EAC 85/04, objavljen 5. veljače 2005. u Službenom listu Europske unije C 30, str. 23.). Podnositelj pritužbe primio je dva plaćanja pretfinanciranja u ukupnom iznosu od 125 785,60 EUR. Komisija je upravljanje projektom kasnije predala EACEA-i.

[2] Dodatne informacije o pozadini pritužbe, argumentima stranaka i istrazi Europskog ombudsmana potražite u cjelovitom tekstu prijedloga Europskog ombudsmana za rješenje dostupnom na: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/87340/html.bookmark

[3] Informacije o postupku preispitivanja dostupne su na internetskoj stranici Europskog ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark