Okolnosti pritužbe

1. Pritužba koju je podnijela nevladina organizacija Friends of the Earth Europe odnosi se na točnost izjava iz Registra predstavnika interesnih skupina Europske komisije i postupanje Komisije sa zahtjevom za javni pristup povezanim dokumentima.

2. Nakon što je nevladina organizacija podnijela pritužbu Europskom ombudsmanu, Komisija i Europski parlament postigli su dogovor o uspostavi zajedničkog registra transparentnosti [1]. Iako ta činjenica očito utječe na eventualne prijedloge Ombudsmana u pogledu budućnosti, ona ne utječe na istragu Ombudsmana o mogućim nepravilnostima u postupanju Komisije. Stoga je ta istraga bila usmjerena samo na Komisiju.

3. Pritužba Ombudsmanu odnosila se na dvije pritužbe koje je nevladina organizacija podnijela Komisiji o uključivanju dvaju multinacionalnih državljana (dalje u tekstu „društvo X” i „društvo Y”) u registar transparentnosti. Podnositelj pritužbe smatrao je da Komisija nije osigurala da društva X i Y poštuju Kodeks ponašanja Komisije za predstavnike interesnih skupina, a posebno njegovu točku 4., prema kojoj podnositelji registracije moraju osigurati da su, prema njihovim saznanjima, informacije koje dostavljaju nepristrane, potpune, ažurirane i da ne dovode u zabludu. Podnositelj pritužbe tvrdio je da su ta dva društva u svojim izjavama Komisiji ozbiljno podcijenila svoju potrošnju na lobiranje u institucijama EU-a. Kako bi potkrijepio svoje stajalište, podnositelj pritužbe usporedio je iznose koje su prijavila ta dva društva s i. iznosima koje su prijavila ista dva društva u Sjedinjenim Američkim Državama i ii. iznosima koje su prijavila slična društva. Podnositelj pritužbe uputio je i na prihode ili prisutnost tih dvaju društava u Bruxellesu. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da društva nisu na odgovarajući način riješila pitanje troškova koje su imala u vezi s članstvom u utjecajnim strukovnim udruženjima i skupinama za strateško promišljanje te troškova povezanih s organizacijom zajedničkih događanja.

4. Komisija je 4. veljače 2011. odgovorila na pitanja koja je postavio podnositelj pritužbe. Navela je da je, nakon što je saslušala predstavnike društava, zaključila da društva nisu povrijedila Kodeks ponašanja. Konkretno, Komisija je smatrala da usporedbama koje je proveo podnositelj pritužbe i upućivanjima na prihode ili prisutnost društava u Bruxellesu nije utvrđeno da su informacije navedene u registru lažne. Društvo X i društvo Y dostavili su Komisiji metodologiju koju su upotrijebili za izračun procijenjenih troškova povezanih s aktivnostima obuhvaćenima područjem primjene registra. Ta je metodologija bila jasna i u skladu sa svim smjernicama. Komisija je zaključila da je već utvrdila potrebu za konkretnijim smjernicama kako bi se pojasnilo koje su aktivnosti obuhvaćene područjem primjene registra i kako se nositi s različitim aktivnostima, uključujući članstvo u strukovnim udruženjima. Zajednički registar transparentnosti, koji su u to vrijeme pripremali Komisija i Parlament, bit će na odgovarajući način ažuriran, navodi se u izvješću.

5. Podnositelj pritužbe pisao je 21. veljače 2011. Komisiji tvrdeći da nije opravdao svoje zaključke u vezi s objavljivanjem članarina strukovnih udruženja i skupina za strateško promišljanje, kao i iznosa novca namijenjenog suorganizaciji događaja s istaknutim medijima. Podnositelj pritužbe osporio je stajalište Komisije da je metodologija jasna. Pritom je naveo preliminarnu ocjenu Europskog ombudsmana u predmetu 3072/2009/MHZ [2].

6. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije i da objasni proračune društava za lobiranje i popratne dokumente koje su ta društva dostavila u vezi s njihovom registracijom.

7. Podnositelj pritužbe podnio je i zahtjev za javni pristup dokumentima, odnosno: „sve dokumente koji se odnose na razmjene između Europske komisije i [predmetnih trgovačkih društava] u vezi s izračunom [njihove] registracije lobista, uključujući svu korespondenciju koju Glavno tajništvo vodi s predstavnicima [društava], dnevne redove i zapisnike sa svakog sastanka između dviju stranaka te u vezi s izračunom registracije lobista [društava] i koji potkrepljuju argument da je registracija [društava] točna”. Taj je zahtjev evidentiran 13. svibnja 2011. kao početni zahtjev za pristup dokumentima u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima [3].

8. Porukom elektroničke pošte od 6. lipnja 2011. Komisija je produljila rok za odgovor na taj zahtjev za 15 radnih dana do 29. lipnja. Objasnila je da joj je potrebno dodatno vrijeme za savjetovanje s predmetnim društvima.

9. Komisija je 7. srpnja 2011. odgovorila na početni zahtjev za javni pristup dokumentima. U svojem je odgovoru utvrdila šest dokumenata:

(1) Zapisnik s informativnog sastanka s društvom Y održanog 28. listopada 2010.;

(2) internu bilješku koja sadržava analizu pritužbe koju je podnositelj pritužbe podnio u pogledu društva Y;

e-poruku društva Y od 5. studenoga 2011.;

Zapisnik s informativnog sastanka s društvom X od 21. listopada 2010.;

(5) internu bilješku koja sadržava analizu pritužbe koju je podnositelj pritužbe podnio u pogledu društva X; i

(6) e-poruku društva X od 25. listopada 2011.

10. Komisija je odobrila djelomičan pristup, ali samo onome što je nazivala „relevantnim” dijelovima tih dokumenata. Iz „relevantnih” dijelova redigirao je informacije o iznosima koje su ta dva poduzeća potrošila na lobiranje, kao i informacije o korisnicima plaćanja tih dvaju poduzeća. Komisija se pozvala na iznimke utvrđene u članku 4. stavku 2. prvoj i trećoj alineji Uredbe 1049/2001, odnosno na iznimku u pogledu zaštite komercijalnih interesa i iznimku u pogledu zaštite svrhe inspekcija, istraga i revizija. Stavljanje tih informacija u javnu domenu bilo bi štetno za komercijalne interese društava X i Y, navodi se u izvješću. Osobito bi ih stavila u nepovoljniji položaj od drugih organizacija upisanih u registar jer bi otkrila informacije koje organizacije nisu obvezne otkriti registracijom. Komisija je navela da je odvagnula javni interes za otkrivanje sa zaštićenim interesima i zaključila da moguća dodana vrijednost otkrivanja informacija ne nadmašuje zaštićene interese. Također je redigirao osobne podatke (imena osoblja).

11. Podnositelj pritužbe podnio je 27. srpnja 2011. ponovni zahtjev za pristup predmetnim dokumentima. Navela je da je Komisijin argument prema kojem bi se otkrivanjem određenih informacija o lobističkim aktivnostima društava one stavile u nepovoljan položaj istovjetan tvrdnji da se podnositeljima registracije stavlja u nepovoljan položaj cijeli napor povezan s registracijom. Ako se postotci koji se odnose na troškove lobiranja ne mogu objaviti, registar nije transparentan, rekao je podnositelj pritužbe. Nadalje, tvrdio je da je transparentnost pitanje od prevladavajućeg javnog interesa jer građani EU-a imaju pravo znati tko pokušava utjecati na njihove donositelje odluka.

12. Nadalje, tvrdio je podnositelj pritužbe, činjenica da Komisija nije objavila sve dokumente izaziva ozbiljne sumnje u Komisijinu istragu. Komisijina definicija lobiranja ne uključuje samo izravne sastanke i aktivnosti lobiranja, već i neizravne troškove lobiranja povezane s pripremom tih sastanaka, događanja i materijala. Potonje se ne uzimaju u obzir u trenutačnim izračunima troškova lobiranja za društva X i Y, no Komisija smatra da su njihovi argumenti valjani i da su njihovi iznosi točni. Osim toga, činilo se da se Komisija u potpunosti oslanja na tumačenja lobističkih aktivnosti društava, čak i ako ne odgovaraju njezinoj definiciji lobiranja. Podnositelj pritužbe osporio je i zaključak Komisije u pogledu načina na koji su se društva bavila članstvom u udruženjima. Ni društvo X ni društvo Y ne spominju nikakav sporazum s povezanim industrijskim udruženjima i skupinama za strateško promišljanje prema kojem odlučuju tko bi trebao objaviti koje troškove.

13. Dopisom od 22. kolovoza 2011. podnositelj pritužbe obaviješten je da zbog potrebe za internim savjetovanjima i s obzirom na to da službe Komisije rade sa smanjenim brojem osoblja tijekom ljetnih praznika, Komisija nije mogla pravodobno odgovoriti na njegov zahtjev za javni pristup i da je stoga rok za odgovor na njegov zahtjev produljen za 15 radnih dana, u skladu s člankom 8. stavkom 2. Uredbe 1049/2001. Dopisom od 12. rujna 2011. podnositelj pritužbe dodatno je obaviješten da mu Komisija još nije mogla dostaviti konačni odgovor jer su interna savjetovanja još bila u tijeku.

14. Komisija je 24. listopada 2011. odgovorila na ponovni zahtjev i odobrila opsežniji djelomični pristup „relevantnim” dijelovima predmetnih dokumenata. Konkretno, Komisija je odobrila pristup informacijama o članstvu dvaju poduzeća u određenim trgovinskim udruženjima i skupinama za strateško promišljanje. Međutim, Komisija je odbila objaviti podatke o proračunu i osobne podatke zaposlenika dvaju društava.

15. Što se tiče potonjeg, Komisija se pozvala na članak 4. stavak 1. točku (b) Uredbe 1049/2001 kojim se predviđa zaštita privatnosti i integriteta pojedinca. Komisija je objasnila da su imena i drugi podaci, kao što su adrese e-pošte i telefonski brojevi zaposlenika poduzeća i dužnosnika Komisije, osobni podaci. Upućuje na presudu Suda u predmetu Bavarian Lager [4] kako bi opravdala svoje odbijanje otkrivanja tih podataka.

16. Komisija se također pozvala na članak 4. stavak 2. prvu alineju Uredbe 1049/2001, prema kojem institucije odbijaju pristup dokumentu ako bi njegovo otkrivanje ugrozilo zaštitu komercijalnih interesa. Objasnila je da je u početnoj fazi odgovora provedeno savjetovanje s društvima X i Y o objavi dostavljenih informacija. Oba su se društva usprotivila objavljivanju određenih elemenata, posebno financijskih informacija, uključujući naknade za savjetovanje. Kad je riječ o iznosima koji se odnose na proračun i osoblje, društvo X naglasilo je da nije objavilo iznos potrošen na njegove aktivnosti zbog razloga povezanih s konkurentnošću i privatnošću. Taj iznos, koji uključuje isplatu najamnine i plaća, sadrži osjetljive informacije povjerljive komercijalne prirode, navodi se u izvješću.

17. Komisija je stoga tvrdila da bi se objavom ugrozili komercijalni interesi društava. Otkrivanjem točnog iznosa novca potrošenog na aktivnosti, kao i broja osoblja, uključujući raščlambu na različite funkcije, otkrile bi se komercijalno relevantne informacije. Isto vrijedi i za članstvo u industrijskim udruženjima i naknade koje se plaćaju udruženjima, kao i konzultantskim društvima. Otkrivanjem bi se društva stavila u nepovoljan položaj u odnosu na njihove konkurente, čime bi se ugrozili njihovi komercijalni interesi.

18. Kad je riječ o pitanju mogućeg prevladavajućeg javnog interesa, Komisija je tvrdila da smatra da se cilj osiguravanja transparentnosti u pogledu aktivnosti zastupanja interesa institucija EU-a najbolje ostvaruje poštovanjem zahtjeva društava za neotkrivanje njihovih poslovno osjetljivih informacija. Objasnila je da su trgovačka društva obvezna javno dostaviti samo informacije utvrđene u pravilima registra i da mogu očekivati od Komisije da poštuje povjerljivost svih drugih razmijenjenih podataka. U ovom slučaju, nakon dvaju prigovora, Komisija je provela istragu i zaključila da nije došlo do povrede pravila. Cilj je zahtjeva podnositelja pritužbe za javni pristup objava dodatnih informacija koje su društva dostavila tijekom ovog ispitnog postupka, a koje nisu dio informacija koje se moraju dostaviti na temelju pravila registra. Takvo bi otkrivanje, nakon neutemeljene pritužbe i suočeno s izričitim protivljenjem društava, neopravdano dovelo ta društva u nepovoljan položaj koji je, kako navodi Komisija, očito u suprotnosti s pravilima registra. Time Komisija ne bi promicala daljnju dobrovoljnu registraciju, već bi odvratila organizacije od registracije, čime bi se ugrozio interes transparentnosti, a ne njezina provedba. Zbog toga Komisija nije vidjela javni interes koji bi nadmašio interese društava X i Y u pogledu zaštite njihovih komercijalnih interesa i interesa zaštite svrhe Komisijinih ispitnih postupaka [5].

19. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Europskom ombudsmanu.

Predmet istrage

20. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija pogriješila:

(1) time što nije navela odgovarajuće razloge za odbijanje svojeg stajališta da su proračuni za lobiranje koje su podnijela dva poduzeća u vezi s Komisijinim registrom transparentnosti podcijenjeni;

(2) odbijanjem svojeg zahtjeva za potpuni javni pristup dokumentima povezanima s unosima dvaju trgovačkih društava u Komisijin registar transparentnosti;

(3) time što nije poštovala rokove utvrđene u Uredbi 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima.

21. Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala:

(1) pravilno rješavati pritužbe koje se odnose na zastupanje interesa;

(2) omogućiti pristup traženim dokumentima u cijelosti.

22. Kad je riječ o prvoj tvrdnji, Ombudsman je u svojem dopisu o pokretanju istrage obavijestio Komisiju da u načelu prihvaća njezino objašnjenje podnositelju pritužbe da usporedbe same po sebi nisu dovoljne da bi se impliciralo da su poduzeća podcijenila svoje proračune za lobiranje. Međutim, zatražio je od njega da komentira sljedeće pitanje. Ombudsmanica smatra da je primjereno da Komisija nastoji osigurati da se proračuni za lobiranje ne računaju dvaput. Stoga je primjereno da financijska sredstva koja se upotrebljavaju za financiranje strukovnih udruženja prijave ili poduzeća koja financiraju strukovna udruženja ili strukovna udruženja. Međutim, odluka o tome koji bi subjekt trebao prijaviti iznose ne bi trebala biti proizvoljna. U načelu, u skladu sa svrhom registra, odabir subjekta koji bi trebao prijaviti iznose trebao bi se temeljiti na posebnoj analizi aktivnosti strukovnih udruženja kako bi se te aktivnosti što točnije odrazile, čime bi se povećala njihova opća transparentnost. Ako trgovačko društvo daje novac strukovnoj udruzi kako bi zastupalo pojedinačne interese trgovačkog društva, taj bi novac u načelu trebalo prijaviti trgovačko društvo, a ne strukovna udruga ili skupina za strateško promišljanje.

23. Kad je riječ o drugoj tvrdnji, od Komisije je zatraženo da dostavi primjedbe o sljedećem pitanju. U svojim odgovorima na početne i ponovne zahtjeve Komisija je uputila na „relevantne” dijelove dokumenata i navela da su određeni dijelovi dokumenata „izvan područja primjene”. Ne spominju se iznimke iz Uredbe 1049/2001 koje se primjenjuju na te dijelove dokumenata. Ombudsmanica razumije da je moguće smatrati da je cijeli dokument izvan opsega zahtjeva podnositelja pritužbe i napominje da podnositelj zahtjeva ima obvezu podnijeti dovoljno precizan zahtjev kako bi institucija mogla identificirati dokumente. Međutim, dijelovi dokumenta mogu se redigirati samo ako su obuhvaćeni iznimkama iz članka 4. Uredbe 1049/2001. Komisiji je skrenuta pozornost na predmet 1633/2008/DK [6], posebno točku 2.2. daljnjeg postupanja Komisije u vezi s daljnjim napomenama u tom predmetu, u kojem je ispitano slično pitanje.

Istraga

24. Pritužba je podnesena Ombudsmanu 2. veljače 2012. Ombudsmanica je 29. veljače pokrenula istragu i poslala pritužbu Komisiji sa zahtjevom za mišljenje. Ta je korespondencija sadržavala i zahtjev za pregled relevantnih dokumenata. Ta je pretraga provedena 22. ožujka 2012. Komisija je 11. lipnja 2012. poslala svoje mišljenje, koje je proslijeđeno podnositelju pritužbe s pozivom na podnošenje očitovanja. Podnositelj pritužbe dostavio je primjedbe 16. srpnja 2012.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

Uvodne napomene

25. Kako je priznato člankom 11. Ugovora o Europskoj uniji, sudjelovanje predstavničkih udruga i civilnog društva u donošenju odluka u EU-u poboljšava kvalitetu demokracije na razini EU-a. Institucije EU-a trebale bi poduzeti mjere za promicanje takvog sudjelovanja.

26. Tim bi se mjerama trebali poticati najviši standardi transparentnosti i integriteta u sudjelovanju javnosti. Kako je prepoznato u Načelima OECD-a o transparentnosti i integritetu u lobiranju [7], dobar okvir za transparentnost u lobiranju ključan je za zaštitu javnog interesa, promicanje jednakih uvjeta i izbjegavanje privlačenja glasnih interesnih skupina.

27. U odjeljku IV. Načela OECD-a, naslovljenom "Mehanizmi za učinkovitu provedbu, usklađenost i preispitivanje", naglašava se važnost usklađenosti, praćenja i provedbe te je u tom pogledu od posebne važnosti za predmetni slučaj. Konkretno, devetim načelom predviđa se da, iako su potrebna jasna i provediva pravila i smjernice, oni nisu dovoljni. Ključno je podići svijest o pravilima i standardima, poboljšati vještine i razumijevanje njihove primjene te provjeriti objave o lobiranju i javnim pritužbama. Tim se načelom nadalje predviđa da bi trebalo osmisliti i primijeniti koherentan spektar strategija i mehanizama, uključujući praćenje i provedbu uz odgovarajuće resurse, kako bi se osigurala usklađenost te kako bi se odvratilo i otkrilo kršenja. Naposljetku, prema OECD-u, svi ključni akteri, a posebno javni dužnosnici, predstavnici lobističke industrije, civilnog društva i neovisni „čuvari”, trebali bi biti uključeni u utvrđivanje pravila i standarda te njihovu provedbu.

28. Ombudsmanica pozdravlja poboljšanja koja je Komisija već ostvarila u tom području. Sam čin uspostave registra transparentnosti, u kojem se predstavnici interesnih skupina mogu identificirati i pružiti informacije o resursima koje upotrebljavaju pri lobiranju u institucijama EU-a, važan je napredak u pogledu poboljšanja kvalitete demokracije na razini EU-a.

29. Ombudsmanica također pozdravlja izjavu Komisije da je svjesna potrebe za poboljšanjima u kontekstu zajedničkog registra transparentnosti (vidjeti prethodni stavak 4.). Pritužbe predstavničkih udruženja i drugih organizacija civilnog društva, kao što je ova pritužba, imaju važnu ulogu, kao što to priznaju načela OECD-a, u utvrđivanju područja u kojima se mogu ostvariti takva poboljšanja i osiguravanju učinkovite provedbe pravila i načela o transparentnosti lobiranja.

30. Ombudsmanica napominje da Komisija i Parlament trenutačno preispituju zajednički registar transparentnosti. Vjeruje da će se preispitivanjem u potpunosti uzeti u obzir prethodno navedena načela OECD-a. Ombudsmanica će Komisiji uputiti dodatnu primjedbu u tom pogledu. S obzirom na to da je samo Komisija imala priliku sudjelovati u ovoj istrazi, ombudsmanica poziva Komisiju da osigura da se njezinim daljnjim postupanjem u vezi s daljnjom primjedbom uzmu u obzir stajališta Europskog parlamenta. Ombudsman će ovu odluku proslijediti Europskom parlamentu radi obavijesti.

31. Naposljetku, trebalo bi naglasiti da je, kako je Ombudsman istaknuo u predmetu 3072/2009/MHZ, na Komisiji, a ne Ombudsmanu, da procijeni je li metoda izračuna koju primjenjuje lobistička skupina koja želi registrirati svoj povezani proračun primjerena [8]. Istraga Europskog ombudsmana u pogledu prve tvrdnje podnositelja pritužbe stoga se odnosi samo na Komisijinu istragu pritužbi podnositelja pritužbe i razloge koje je Komisija dala podnositelju pritužbe za odbijanje njegovih pritužbi.

A. Tvrdnja o nenavođenju odgovarajućih razloga za odbijanje pritužbi iz registra transparentnosti podnositelja pritužbe i povezane tvrdnje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

32. U prilog svojoj tvrdnji podnositelj pritužbe tvrdi da se u često postavljanim pitanjima [9] (bivšeg) registra Komisije navodi da djelatnosti obuhvaćene područjem primjene registra uključuju: stupanje u kontakt s članovima ili dužnosnicima institucija EU-a; pripremu, prosljeđivanje i priopćavanje pisama, informativnog materijala ili dokumenata o argumentaciji i stajalištu; te organiziranje događanja, sastanaka ili promotivnih aktivnosti kojima se podupire cilj zastupanja interesa. Međutim, iz informacija koje je objavila Komisija proizlazi da je društvo Y procijenilo postotak vremena i troškova povezanih samo s izravnim lobiranjem institucija EU-a, za koje podnositelj pritužbe smatra da uključuju sastanak s dužnosnicima EU-a. Ako je to točno, to bi bilo u suprotnosti sa smjernicama Komisije prema kojima bi aktivnosti lobiranja trebale uključivati i pripremu sastanaka i dopisa s lobistima. Osim toga, podnositelj pritužbe navodi da je društvo Y isključilo plaćanja trećim stranama, kao što su trgovinska udruženja, skupine za strateško promišljanje ili konzultantska društva, koja će, prema shvaćanju društva Y, obračunati predmetne organizacije. Međutim, čini se da upisi tih trećih strana u registar ne čine takva plaćanja, rekao je podnositelj pritužbe.

33. U slučaju društva X podnositelj pritužbe navodi da je društvo X od svojeg ukupnog proračuna ureda za vezu EU-a oduzelo naknade plaćene industrijskim udruženjima i skupinama za strateško promišljanje te naknade za savjetovanje plaćene konzultantskim društvima za usluge praćenja politika. Međutim, u najčešćim pitanjima Komisije navodi se da se, kako bi se izbjeglo dvostruko računanje, osobe koje se registriraju potiču da se slože sa svojim partnerima i klijentima koji izvješćuju o tome. Čini se da takav sporazum nije predviđen ni registracijom društva X ni registracijom bilo kojeg partnera s kojim društvo surađuje u aktivnostima lobiranja.

34. Podnositelj pritužbe smatra zbunjujućim da Komisija ne ulaže više napora u provjeru pouzdanosti informacija u registru. U konačnici, ako registar ne pruži vjerodostojne informacije i brojke, postoji rizik od štete za samu vjerodostojnost Komisije. Komisija bi trebala biti odgovorna za kvalitetu informacija koje se objavljuju u njezinu registru. Trenutačno su vanjske pritužbe glavni način provjere kvalitete i pouzdanosti podataka. Međutim, pristup Komisije pritužbama izaziva ozbiljnu zabrinutost.

35. Komisija je u svojem mišljenju ustrajala na tome da je pažljivo ispitala pritužbe podnositelja pritužbe i postupila u skladu sa svojim Kodeksom dobrog upravnog ponašanja. Istražila je činjenice s predmetnim društvima i podnositelju pritužbe dostavila detaljno obrazloženje zašto smatra da su pritužbe neutemeljene.

36. U svojim primjedbama na mišljenje Komisije podnositelj pritužbe naveo je da je upis društva X nedavno ažuriran u (novom) registru, zbog čega se njegov prijavljeni godišnji proračun za lobiranje povećao deset puta. Prema podnositelju pritužbe, takvo znatno povećanje otvara nova pitanja o tome kako je Komisija istražila njegove početne pritužbe i o primjerenosti razloga koje je Komisija navela za odbijanje pritužbi. Između trenutka podnošenja pritužbe u vezi s najnovijim ažuriranjem društva X i društva X čini se da se ni utjecaj društva X u Bruxellesu ni broj njegova osoblja uključenog u lobiranje u EU-u nisu razmjerno povećali. Prema podnositelju pritužbe, ažurirani podaci jasno pokazuju da racionalna metoda izračuna proračuna za lobiranje ne znači nužno da su prijavljeni iznosi točni.

37. Podnositelj pritužbe dalje navodi da, ako Komisija smatra da je proračun za lobiranje koji je prijavila organizacija točan, iznenađujuće je da se njime ne dovodi u pitanje deseterostruko povećanje tog iznosa preko noći, čak ni u kontekstu novog registra transparentnosti između Komisije i Parlamenta sa strožim smjernicama za izračun. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, Komisija nije pravilno istražila pritužbu podnositelja pritužbe i/ili nije pratila vjerodostojnost podataka navedenih u registru, čime je de facto ugrozila vjerodostojnost Komisije u njezinoj misiji promicanja otvorenosti.

Procjena Europskog ombudsmana

38. Ombudsmanica najprije izražava žaljenje zbog toga što Komisija u svojem mišljenju o toj pritužbi osporava da podnositelj pritužbe osporava opću politiku Komisije, posebno argumente podnositelja pritužbe koji se odnose na način uzimanja u obzir članarina. Komisija ustraje u tome da se argument podnositelja pritužbe ne može razmatrati u okviru ove istrage. Ombudsman pretpostavlja da se ta izjava odnosi na njegovo pitanje upućeno Komisiji u vezi s tim pitanjem, kako je navedeno u točki 22. ove presude. Ombudsmanica podsjeća da su pritužbe vrijedan resurs za poboljšanje sustava koji je Komisija uspostavila. Pojašnjavanjem pitanja članarina mogla bi se jasno postići poboljšanja. Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što se čini da se Komisija ne slaže s njezinim stajalištem o tom pitanju.

39. Ombudsmanica će sada ispitati kako je Komisija istražila predmetne pritužbe. Napominje da se Komisija sastala s predmetnim društvima, od njih dobila dodatna pojašnjenja e-poštom i ispitala sve dostavljene informacije. Komisija je zaključila da društva nisu povrijedila Kodeks ponašanja predstavnika interesnih skupina i obavijestila podnositelja pritužbe o svojem zaključku. S obzirom na dobrovoljnu prirodu registra i u nedostatku službenih istražnih ovlasti (na primjer, Komisija nema ovlasti za provođenje revizije financijskih izvještaja trgovačkog društva kako bi provjerila danu izjavu) ili bilo kakvih sankcija koje se mogu izreći trgovačkim društvima, Ombudsman se slaže da je Komisija učinila sve što je u njezinoj moći kako bi istražila pritužbe podnositelja pritužbe. Nadalje, službe Europskog ombudsmana ispitale su relevantne spise u ovom predmetu u kontekstu inspekcije. Europski ombudsman može potvrditi da se, s obzirom na pregledane spise, zaključci Komisije čine razumnima. Njegova unutarnja analiza pritužbi podnositelja pritužbe uvjerljivo se bavi svakom od točaka koje je istaknuo podnositelj pritužbe, posebno u pogledu usporedbi podnositelja pritužbe, članstva i plaćanja organizacijama trećih strana te aktivnosti kao što su sponzoriranje i suorganizacija događanja [10].

40. Međutim, Ombudsman podsjeća da se tvrdnja podnositelja pritužbe u ovom predmetu odnosi na razloge koje mu je Komisija dostavila za odbijanje njegovih pritužbi. U tom se pogledu Ombudsman ne može složiti s izjavom Komisije prema kojoj je podnositelju pritužbe dostavio „detaljno obrazloženje o tome zašto je pritužbe smatrao neutemeljenima”. U svojem odgovoru na pritužbe podnositelja pritužbe Komisija je samo navela sljedeće:

(i) usporedbama koje je proveo podnositelj pritužbe nije utvrđeno da su informacije koje su društva dostavila u registru netočne;

ii. predmetna trgovačka društva dostavila su Komisiji svoju metodologiju izračuna procijenjenih troškova koji su izravno povezani s aktivnostima obuhvaćenima područjem primjene registra – ta je metodologija jasna i u skladu sa svim smjernicama koje nudi Komisija; i

iii. Komisija je već utvrdila potrebu za poboljšanjima u pogledu konkretnijih smjernica kako bi se odredilo koje su aktivnosti obuhvaćene područjem primjene registra, kako postupati s različitim oblicima aktivnosti, uključujući postupanje s članstvom i plaćanjima drugim organizacijama – zajednički registar sadržavat će takve nove elemente.

41. Ombudsmanica napominje da je odgovor Komisije podnositelju pritužbe bio općenit i da se njime nisu uzeli u obzir konkretni argumenti podnositelja pritužbe. Budući da je Komisija te konkretne argumente uzela u obzir u svojoj internoj procjeni pritužbi, Ombudsmanica ne razumije zašto Komisija nije podijelila te razloge s podnositeljem pritužbe [11]. Ombudsmanica napominje da je, zbog nedostatnog obrazloženja koje je Komisija iznijela u svojem odgovoru podnositelju pritužbe, on bio prisiljen podnijeti zahtjev za javni pristup dokumentima kako bi sam provjerio jesu li razlozi koje su navela predmetna društva bili predmet nadzora. Da je sama Komisija podnositelju pritužbe dostavila detaljnije razloge, podnositelj pritužbe ne bi morao podnijeti taj zahtjev za javni pristup, s implikacijama za resurse koje takav zahtjev podrazumijeva.

42. S obzirom na tu analizu ombudsmanica zaključuje da je Komisija pogriješila jer nije navela odgovarajuće razloge za odbijanje stajališta podnositelja pritužbe da su proračuni za lobiranje koje su podnijela dva poduzeća u vezi s Komisijinim registrom transparentnosti podcijenjeni. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

43. S obzirom na taj nalaz ombudsmanica je razmotrila mogućnost predlaganja prijateljskog rješenja u ovom predmetu [12]. Međutim, s obzirom na to da Ombudsman može uvjeriti podnositelja pritužbe da je Komisija doista imala dobre razloge za odbijanje pritužbi, Ombudsman smatra da prijedlog prijateljskog rješenja ne bi imao nikakvu korisnu svrhu. Ombudsman će stoga iznijeti odgovarajuću kritičku napomenu.

44. Ombudsmanica predlaže da bi se trenutačnim preispitivanjem Zajedničkog registra transparentnosti mogao nastojati povećati doprinos registra transparentnosti lobiranja tako da se ispita bi li se, s obzirom na iskustvo, uključujući nalaze Ombudsmana u ovom slučaju, mogle pružiti smjernice o metodologiji kako bi se osigurala ne samo veća točnost nego i ostvariv stupanj usporedivosti izjava o registru.

45. Ombudsmanica naglašava, u skladu s načelima OECD-a, da pritužbe daju vrijedan doprinos učinkovitoj provedbi registra i da bi ih trebalo pozdraviti kao priliku za poboljšanje točnosti informacija koje sadržava. Takve bi pritužbe trebalo temeljito istražiti, a odgovori na njih trebali bi biti dovoljno detaljni s uvjerljivim i relevantnim argumentima koje su iznijeli podnositelji pritužbe.

46. Daljnja primjedba Europskog ombudsmana upućena Komisiji spomenuta u prethodnom odlomku 30. također će obuhvatiti te točke.

B. Tvrdnja o nepružanju potpunog javnog pristupa dokumentima i povezanom zahtjevu

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

47. Kad je riječ o drugoj tvrdnji, potrebno je razmotriti dva odvojena aspekta: s jedne strane, Komisijine izjave prema kojima određeni dijelovi predmetnih dokumenata nisu bili obuhvaćeni područjem primjene i, s druge strane, pitanje jesu li se valjano pozivala na izuzeća na koja se Komisija pozvala na temelju Uredbe 1049/2001.

48. Kad je riječ o dijelovima dokumenata za koje je Komisija smatrala da nisu obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva podnositelja pritužbe, Komisija navodi daljnje postupanje nakon dodatne napomene Ombudsmana u njegovoj odluci u predmetu 1633/2008/DK [13]. Objašnjava da često prima zahtjeve za pristup nedefiniranim dokumentima, koji su često formulirani kao „svi dokumenti” ili „svi dokumenti” povezani s određenom temom. U takvim slučajevima službe Komisije traže relevantne dokumente u arhivima ili bazama podataka. Dokumenti se mogu odnositi na niz različitih tema koje nisu povezane s područjem interesa koje je naveo podnositelj zahtjeva. S obzirom na vrlo široku definiciju „dokumenta” u Uredbi 1049/2001, mnogi od tih dokumenata neslužbene su prirode. Praksa je Komisije izdvojiti relevantne dijelove dokumenata i uzeti ih u obzir za objavu. Komisija smatra da je ta metoda povoljna za tužitelja jer omogućuje njegovim službama da dohvate informacije koje tužitelj traži, a da ga pritom ne obvezuje da utvrdi konkretne dokumente. Komisija smatra da je njezina praksa odabira relevantnih dijelova dokumenata kao odgovora na zahtjeve za pristup „svim dokumentima” koji se odnose na određenu temu zadovoljavajući način rješavanja te vrste zahtjeva.

49. Komisija smatra da je u ovom slučaju primijenila ta pravila. Podsjeća na zahtjev, kako ga je sastavio podnositelj pritužbe: „sve dokumente koji se odnose na razmjene između Europske komisije i [predmetnih trgovačkih društava] u vezi s izračunom [njihove] registracije lobista, uključujući svu korespondenciju koju Glavno tajništvo vodi s predstavnicima [društava], dnevne redove i zapisnike sa svakog sastanka između dviju strana te u vezi s izračunom registracije lobista [društava] i koji potkrepljuju argument da je registracija [društava] točna”(isticanje je dodala Komisija). Kako bi odgovorila na taj zahtjev, Komisija je ispitala sve dokumente koje posjeduje u vezi s pritužbama podnositelja pritužbe u vezi s upisima dvaju trgovačkih društava u registar i uzela u obzir one dijelove dokumenata koji su se odnosili na „razmjene između Europske komisije i [predmetnih trgovačkih društava] u vezi s izračunom”, uključujući „korespondencije, dnevne redove i zapisnike sa svakog sastanka”. Preostali dijelovi dokumenata bili su prazni i označeni kao „izvan područja primjene”.

50. Kad je riječ o drugom prethodno navedenom pitanju, odnosno o primjeni izuzeća utvrđenih u članku 4. Uredbe 1049/2001, podnositelj pritužbe tvrdi da su ključne informacije, osobito one koje se odnose na postotke i brojke povezane s aktivnostima lobiranja, ostale tajne. Zbog toga je bilo vrlo teško, ako ne i nemoguće, provjeriti i razumjeti Komisijino rasuđivanje u pogledu njezinih pritužbi i žalbi.

51. Kad je riječ o upućivanju Komisije na zaštitu komercijalnih interesa, podnositelj pritužbe tvrdi da transparentnost u pogledu izračuna proračuna za lobiranje nije u suprotnosti s poslovnom tajnom. Podnositelj pritužbe nije zatražio da se objave informacije o pojedinačnim naknadama ili ugovorima, navodi se u izvješću.

52. U svakom slučaju, argument Komisije o komercijalnoj povjerljivosti informacija proturječan je, tvrdi podnositelj pritužbe. S jedne strane, Komisija navodi da je svrha registra povećati transparentnost aktivnosti lobiranja u EU-u. S druge strane, čini se da Komisija nije voljna uznemiriti korporativne skupine kad god se pojavi zabrinutost u pogledu vjerodostojnosti proračuna koje objavljuju za lobiranje.

Procjena Europskog ombudsmana

53. Europski ombudsman najprije će se baviti pitanjem opsega zahtjeva podnositelja pritužbe.

54. Ombudsman podsjeća da Komisija u svojim odgovorima na početne i ponovne zahtjeve upućuje na „relevantne” dijelove dokumenata i navodi da su određeni dijelovi dokumenata „izvan područja primjene”. Ne spominju se iznimke iz Uredbe 1049/2001 koje se primjenjuju na te dijelove dokumenata. Komisija je u svojem mišljenju objasnila da često prima zahtjeve za pristup nedefiniranim dokumentima, koji su često formulirani kao „svi dokumenti” ili „svi dokumenti” povezani s određenom temom. U takvim slučajevima službe Komisije traže relevantne dokumente u arhivima ili bazama podataka. Nadalje, Komisija izvlači relevantne dijelove dokumenata i te dijelove razmatra za objavu.

55. Ombudsmanica napominje da Komisija može biti u pravu kada smatra da je, kada primi zahtjeve za pristup nedefiniranim dokumentima, njezin pristup traženju „relevantnih informacija” sadržanih u dijelovima različitih dokumenata povoljan za transparentnost. Međutim, pojam „relevantni dijelovi dokumenta” ne nalazi se u Uredbi 1049/2001, kojom se jasno predviđa da se pristup dijelu dokumenta može odbiti samo ako se primjenjuje jedno ili više izuzeća, kako je utvrđeno u članku 4. Uredbe. Nadalje, ako zahtjev za javni pristup dokumentima nije dovoljno precizan kako bi institucija mogla utvrditi koji su dokumenti u cijelosti relevantni za zahtjev [14], institucija bi se trebala savjetovati s podnositeljem zahtjeva o tom pitanju [15]. Stoga, s obzirom na to da bi se pristup Komisije mogao selektivno primjenjivati u slučajevima u kojima bi se njime moglo pomoći podnositeljima zahtjeva, Ombudsman smatra da je prihvatljiv. Međutim, Ombudsman općenito ne može prihvatiti pristup koji bi se mogao zloupotrijebiti kako bi se izbjegao zahtjev za obrazloženje iz Uredbe ako se traženi dokument ne otkrije u cijelosti. Ako pri podnošenju ponovnog zahtjeva podnositelj zahtjeva ustraje na posjedovanju dokumenta u cijelosti, trebalo bi mu ga dostaviti, osim ako se primjenjuje iznimka iz članka 4.

56. U ovom predmetu Ombudsmanica napominje da se Komisija obratila podnositelju pritužbe kako bi pojasnila njegov zahtjev. Kao rezultat tog pojašnjenja Komisija je utvrdila šest dokumenata.Ponovni zahtjev podnositelja pritužbe mogao se tumačiti samo kao zahtjev za potpuni pristup šest dokumenata koje je utvrdila Komisija. Komisija je stoga bila obvezna ili odobriti javni pristup tim dokumentima ili dati valjane i odgovarajuće razloge za odbijanje pristupa. Trebalo je obraditi zahtjev kao da se odnosi na dokumente u cijelosti, bez razmatranja jesu li određene informacije koje su u njemu sadržane obuhvaćene područjem primjene zahtjeva podnositelja pritužbe. U skladu s tim, činjenica da se dijelovi dokumenta mogu smatrati „nerelevantnima” u očima institucije ne predstavlja valjan razlog za odbijanje pristupa tim dijelovima. Ombudsmanica napominje da Komisija nije tvrdila da bi bilo kakva iznimka od pristupa bila primjenjiva na „nerelevantne” dijelove dokumenata o kojima je riječ u ovom predmetu. Stoga je odbijanje Komisije da omogući pristup „nerelevantnim” dijelovima dokumenata bilo pogrešno.

57. Ombudsmanica nadalje napominje da dijelovi dokumenata koje je Komisija smatrala nevažnima uglavnom sadržavaju: i. opis pritužbi podnositelja pritužbe koje se odnose na registar transparentnosti; ii. Komisijinu analizu pritužbi podnositelja pritužbe; iii. kotacije iz najčešćih pitanja Komisije, dokumenta koji je dostupan na internetskim stranicama Komisije; iv. opće informacije koje su predmetna trgovačka društva dostavila Komisiji u vezi s registrom transparentnosti; v. podatke za kontakt, među ostalim, podnositelja pritužbe; i vi. banalne izjave, na primjer, predmetna poduzeća koja su zahvalila Komisiji na mogućnosti pružanja detaljnijih informacija nakon sastanka. Ombudsman ne smatra opravdanim da Komisija redigira informacije sadržane u tim odjeljcima predmetnih dokumenata. Ombudsmanica također skreće pozornost Komisije na činjenicu da je Komisija redigirala određene informacije iz nekih dokumenata, a da pritom nije redigirala identične informacije iz drugih dokumenata.

58. S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsmanica smatra da je odluka Komisije da redigira određene dijelove dokumenata o kojima je riječ u ovom predmetu jer oni nisu obuhvaćeni zahtjevom podnositelja pritužbe predstavljala nepravilnost u postupanju.

59. Ombudsmanica je razmotrila mogućnost predlaganja prijateljskog rješenja za taj aspekt predmeta [16], posebno s obzirom na tvrdnju podnositelja pritužbe, navedenu u točki 21. ove presude, da bi Komisija trebala omogućiti pristup traženim dokumentima u cijelosti. Međutim, nije jasno želi li podnositelj pritužbe još uvijek pristup tim dijelovima dokumenata, a ne dijelovima dokumenata koji su obrađeni u točkama 60. do 66. u nastavku. U slučaju da to učini, podnositelj pritužbe mogao bi Komisiji podnijeti novi zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001, za koji Ombudsman vjeruje da će ga Komisija brzo obraditi i uzimajući u obzir njegovu analizu u ovoj odluci.

60. Kad je riječ o drugom dijelu te tvrdnje, odnosno navodnoj pogrešnoj primjeni izuzeća na temelju Uredbe 1049/2001, Ombudsman napominje da pravo na javni pristup dokumentima nije apsolutno. U Uredbi su predviđene posebne iznimke kojima se to pravo ograničava.

61. Ispitivanje potrebno za obradu zahtjeva za pristup dokumentima mora biti posebne prirode. Kao prvo, sama činjenica da se dokument odnosi na interes zaštićen izuzećem nije sama po sebi dovoljna da opravda primjenu tog izuzeća [17]. U načelu, primjena iznimke može se opravdati samo ako je institucija prethodno utvrdila da bi pristup dokumentu konkretno i stvarno ugrozio zaštićeni interes. Osim toga, rizik od ugrožavanja zaštićenog interesa mora biti razumno predvidljiv, a ne samo hipotetski [18]. Ispitivanje koje institucija provodi kako bi utvrdila da bi se javnim otkrivanjem traženog dokumenta ugrozio zaštićeni interes mora proizlaziti iz obrazloženja odluke o ograničavanju javnog pristupa [19].

62. U ovom predmetu Komisija objašnjava da ne može dati pristup konkretnim podacima o dvama društvima (kao što su najamnina koju su platili za poslovne prostore, iznos koji su platili u pogledu plaća, naknade koje su platili za usluge, uloga zaposlenika…) jer su ti podaci obuhvaćeni iznimkama iz Uredbe 1049/2001 koje se odnose na zaštitu osobnih podataka (članak 4. stavak 1. točka (b)) i zaštitu komercijalnih interesa (članak 4. stavak 2. prva alineja).

63. U skladu s ustaljenom sudskom praksom sudova Unije [20] Europski ombudsman slaže se da je razumno predvidljivo, a ne samo hipotetsko, da bi se objavljivanjem određenih informacija o troškovima poduzeća (kao što su troškovi najma, plaće i plaćene naknade) mogle ugroziti kamate utvrđene u članku 4. stavku 2. prvoj alineji Uredbe 1049/2001.

64. Kad je riječ o iznimci u pogledu osobnih podataka, Sud je u presudi Bavarian Lager utvrdio da, ako se zahtjevom koji se temelji na Uredbi 1049/2001 nastoji dobiti pristup dokumentima koji sadržavaju osobne podatke, odredbe Uredbe o zaštiti podataka (Uredba 45/2001 [21]) postaju u cijelosti primjenjive [22]. U tom je konkretnom slučaju Opći sud utvrdio da je Komisija pravilno provjerila jesu li osobe navedene u predmetnom dokumentu dale svoju suglasnost za otkrivanje osobnih podataka koji se na njih odnose. Opći sud je nadalje utvrdio da je Komisija postupila u skladu s člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001 [23] zahtijevajući da, u pogledu pet osoba koje nisu dale svoju izričitu suglasnost, tužitelj dokaže nužnost prijenosa osobnih podataka.

65. Ombudsmanica napominje da se u svojem odgovoru na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe u ovom predmetu Komisija ograničila na upućivanje na presudu Bavarian Lager kako bi izbrisala imena i podatke za kontakt vlastitog osoblja i predstavnika interesnih skupina navedenih u dokumentima. Međutim, za razliku od situacije u tom predmetu, Komisija nije navela je li pokušala provjeriti jesu li ispitanici (u ovom slučaju osobe navedene u predmetnim dokumentima, uključujući njihove adrese elektroničke pošte i telefonske brojeve) bili spremni dati svoj pristanak za otkrivanje osobnih podataka koji se na njih odnose. Nadalje, nije obavijestila podnositelja pritužbe da ima pravo iznijeti razloge zbog kojih bi bilo opravdano prenijeti mu podatke.

66. Ombudsmanica nije uvjerena da temeljno pravo na zaštitu osobnih podataka predstavlja sustavnu prepreku javnom nadzoru toga mogu li fizičke osobe uključene u aktivnosti lobiranja biti u sukobu interesa. Stoga napominje da bi, kao pitanje opće politike, bilo u interesu transparentnosti, a osobito u interesu promicanja participativne demokracije, da Komisija sustavno obavještava predstavnike interesnih skupina, prije sastanaka s članovima osoblja Komisije i u okviru pisane komunikacije između Komisije i predstavnika interesnih skupina, da namjerava objaviti imena predstavnika interesnih skupina [24], ako se to zatraži u okviru zahtjeva za pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001. Svaki predstavnik interesne skupine u tom bi kontekstu imao mogućnost ostvariti svoje pravo na prigovor na otkrivanje svojih osobnih podataka na temelju uvjerljivih legitimnih razloga koji se odnose na njegovu ili njezinu posebnu situaciju [25]. Ombudsmanica će u tom pogledu iznijeti dodatnu primjedbu.

C. Navod o nepoštovanju rokova utvrđenih u Uredbi 1049/2001

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

67. Komisija je u svojem mišljenju objasnila da je kašnjenje u pružanju odgovora podnositelju pritužbe na njegov početni zahtjev posljedica potrebe za savjetovanjem s predmetnim društvima, za što je bilo potrebno više vremena nego što se očekivalo za takva savjetovanja. Kad je riječ o fazi potvrđivanja, kašnjenje je djelomično posljedica činjenice da se obrada zahtjeva odvijala tijekom razdoblja ljetnih praznika, što je značilo da su interna savjetovanja bila teška zbog nedostatka mnogih zaposlenika Komisije. Komisija je potvrdila da početni i ponovni odgovori na zahtjev podnositelja pritužbe nisu izdani u rokovima predviđenima Uredbom 1049/2001. Komisija priznaje da se to može samo djelomično objasniti potrebom za savjetovanjem s predmetnim društvima i ispričati se zbog nepoštovanja tih rokova.

Procjena Europskog ombudsmana

68. Uredbom 1049/2001 zahtijeva se da se početni zahtjevi, kao i ponovni zahtjevi, obrađuju „odmah”. Uredbom 1049/2001 utvrđuju se i rokovi za obradu zahtjeva za pristup dokumentima: početni zahtjev i ponovni zahtjev moraju se obraditi u roku od 15 radnih dana; taj se rok u iznimnim okolnostima može produljiti za 15 radnih dana za početni zahtjev i ponovni zahtjev [26].

69. Ombudsmanica napominje da je prvotni zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima podnesen 12. svibnja 2011. Komisija je odgovorila 7. srpnja, odnosno deset radnih dana nakon isteka roka od 15 plus 15 radnih dana predviđenog Uredbom 1049/2001. Komisija se u ovoj fazi savjetovala s predmetnim društvima u skladu s člankom 4. stavkom 4. Uredbe. Komisija je na ponovni zahtjev od 27. srpnja odgovorila 24. listopada, odnosno 33 radna dana nakon isteka roka od 15 plus 15 radnih dana. U svojem odgovoru na ponovni zahtjev Komisija je uputila na dopis od 22. kolovoza u kojem je produljila rok. Uputila je i na dodatni dopis o zadržavanju u kojem je navela da su unutarnja savjetovanja još u tijeku i ispričala se zbog mogućih neugodnosti. Komisija je u svojem mišljenju objasnila kašnjenje i ponovno se ispričala zbog nepoštovanja tih rokova.

70. Ombudsmanica napominje da bi Komisija trebala uložiti sve napore kako bi pravodobno odgovorila na zahtjeve za pristup dokumentima. Ako je svjesna da neće poštovati relevantne rokove, trebala bi prije isteka roka obavijestiti podnositelja zahtjeva i objasniti zašto ne može poštovati rok. Osim toga, treba se ispričati tužitelju zbog eventualnih neugodnosti uzrokovanih kašnjenjem.

71. Kad je riječ o početnom zahtjevu podnositelja pritužbe, Komisija je objasnila da je za postupak savjetovanja s predmetnim društvima bilo potrebno više vremena nego što se očekivalo za takva savjetovanja. Ombudsmanica smatra da je to razumno objašnjenje za kašnjenje od deset radnih dana. Kad je riječ o ponovnom zahtjevu, Ombudsmanica napominje da je Komisija obavijestila podnositelja pritužbe o svojoj nemogućnosti poštovanja roka prije isteka tog roka. Nadalje, prima na znanje objašnjenja koja je dostavio za kašnjenje, kako tijekom obrade zahtjeva podnositelja pritužbe tako i tijekom ove istrage. Naposljetku, Ombudsmanica napominje da se Komisija ispričala podnositelju pritužbe zbog kašnjenja – to je učinila u okviru jednog od svojih odgovora podnositelju pritužbe i u okviru ove istrage. Ombudsman stoga ne vidi nikakvu korisnu svrhu u rješavanju tog pitanja u ovom predmetu i stoga smatra da daljnje istrage nisu opravdane u pogledu tog aspekta pritužbe.

D. Zaključci

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim kritičkim napomenama i zaključkom:

Ombudsman je na temelju uvida u spis svjestan da je Komisija imala dobre razloge za odbijanje pritužbi podnositelja pritužbe. Međutim, Komisija nije dostavila te razloge podnositelju pritužbe. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Kad je riječ o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija nije pravilno primijenila Uredbu 1049/2001 jer je redigirala informacije iz zatraženih dokumenata na temelju svojeg stajališta da takve informacije nisu relevantne. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Kad je riječ o trećoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Ombudsman smatra da daljnje istrage nisu opravdane.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Primjerak odluke također će se poslati Europskom parlamentu radi obavijesti o prvoj od sljedećih primjedbi u nastavku.

Dodatne napomene

1. Ombudsmanica vjeruje da će se u trenutačnoj reviziji zajedničkog registra transparentnosti u potpunosti uzeti u obzir načela OECD-a o transparentnosti i integritetu u lobiranju.

Preispitivanjem bi se mogao nastojati povećati doprinos registra transparentnosti lobiranja ispitivanjem mogu li se, s obzirom na iskustvo, uključujući nalaze Ombudsmana u ovom slučaju, pružiti smjernice o metodologiji kako bi se osigurala ne samo veća točnost nego i ostvariv stupanj usporedivosti izjava o registru.

Ombudsmanica naglašava, u skladu s načelima OECD-a, da pritužbe daju vrijedan doprinos učinkovitoj provedbi registra i da bi ih trebalo pozdraviti kao priliku za poboljšanje točnosti informacija koje sadržava. Takve bi pritužbe trebalo temeljito istražiti, a odgovori na njih trebali bi biti dovoljno detaljni s uvjerljivim i relevantnim argumentima koje su iznijeli podnositelji pritužbe.

(S obzirom na to da je samo Komisija imala priliku sudjelovati u ovoj istrazi, ombudsmanica poziva Komisiju da osigura da se njezinim daljnjim postupanjem u vezi s navedenom dodatnom napomenom uzmu u obzir stajališta Europskog parlamenta).

2. Komisija bi prije sastanaka s članovima osoblja Komisije i u kontekstu pisane komunikacije između Komisije i predstavnika interesnih skupina mogla sustavno obavješćivati predstavnike interesnih skupina da namjerava objaviti imena predstavnika interesnih skupina, ako se to zatraži u kontekstu zahtjeva za pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 2. srpnja 2013.

---

[1] Vidjeti Sporazum između Europskog parlamenta i Europske komisije o uspostavi registra transparentnosti za organizacije i samozaposlene osobe koje sudjeluju u oblikovanju i provedbi politika EU-a; SL 2011., L 191, str. 29. Vidjeti http://europa.eu/transparency-register/index_en.htm.

[2] Ta pritužba, koju je podnio isti podnositelj pritužbe (prijatelji organizacije Earth Europe), odnosila se i na Komisijino postupanje s pritužbom u vezi s registrom transparentnosti.

Izjava na koju se, čini se, poziva podnositelj pritužbe dio je Ombudsmanova obrazloženja njegova prijateljskog prijedloga rješenja. On glasi kako slijedi: „primjenom prihvatljive metodologije ne osigurava se nužno točnost ukupnog prijavljenog proračuna za lobiranje”. Vidjeti točku 30. odluke Europskog ombudsmana na: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10251/html.bookmark
Podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je nakon odluke Ombudsmana u predmetu 3072/2009/MHZ relevantni subjekt osmerostruko povećao svoj prijavljeni proračun za lobiranje u registru.

[3] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL 2001., L 145, str. 43.) (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 1., svezak 16., str. 70.)

[4] C-28/08 P Komisija protiv Bavarian Lager [2010.]ECR I-6055.

[5] Komisija upućuje na tu iznimku (članak 4. stavak 2. treća alineja Uredbe 1049/2001 o zaštiti inspekcija, istraga i revizija) u svojim odgovorima na početne i ponovne zahtjeve podnositelja pritužbe. Čini se da to proizlazi iz točke koju je društvo X iznijelo kao odgovor na savjetovanje Komisije o zahtjevu za javni pristup, prema kojoj potpuno otkrivanje detaljnih informacija može ugroziti položaj organizacija koje podupiru registar i odvratiti ih od suradnje u dobroj vjeri jer potonje ne zahtijeva javno otkrivanje detaljne metodologije, a dio tih informacija je poslovno osjetljiv. Budući da Komisija ne potkrepljuje svoje oslanjanje na tu iznimku i ne upućuje na nju u svojem mišljenju o toj pritužbi, ona se neće razmatrati u kontekstu trenutačne istrage.

[6] Dostupno na: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10577/html.bookmark

[7] Načela OECD-a o transparentnosti i integritetu u lobiranju dostupna su na: http://www.oecd.org/gov/ethics/Lobbying%20Brochure%202012.pdf
Ombudsmanica napominje da su Europski parlament i Komisija svjesni načela OECD-a te da se potpredsjednik Komisije Maros Šefčovič obratio Forumu OECD-a o transparentnosti i integritetu u lobiranju održanom u Parizu 27. i 28. lipnja 2013. Za dodatne informacije vidjeti: http://www.oecd.org/corruption/ethics/lobbying-forum.htm

[8] Vidjeti odluku Europskog ombudsmana u predmetu 3072/2009/MHZ, točka 30.

[9] http://ec.europa.eu/transparency/docs/reg/FAQ_en.pdf

[10] Kad je riječ o argumentu podnositelja pritužbe o izravnim i neizravnim troškovima lobiranja društva Y, podnositelj pritužbe to nije istaknuo u svojoj pritužbi Komisiji, nego u svojoj pritužbi Ombudsmanu. Ombudsmanica u tom pogledu napominje da Komisija upućuje na „troškove izravno povezane sa zastupanjem interesa institucija EU-a”.

[11] Na primjer, Komisija u svojoj internoj procjeni nekoliko puta upućuje na svoja često postavljana pitanja, javno dostupan dokument, pri čemu te informacije ne uzima u obzir u svojem odgovoru podnositelju pritužbe.

[12] U članku 3.5. Statuta Europskog ombudsmana navodi se da, u mjeri u kojoj je to moguće, Europski ombudsman traži rješenje s dotičnom institucijom ili tijelom kako bi se uklonio slučaj nepravilnosti u postupanju i zadovoljio podnositelj pritužbe.

[13] Vidjeti pitanje Ombudsmana upućeno Komisiji u njegovu dopisu kojim se pokreće ova istraga i na koje se upućuje u točki 23. ove presude.

[14] Članak 6. stavak 1. Uredbe 1049/2001.

[15] Članak 6. stavak 2. Uredbe 1049/2001.

[16] Vidjeti bilješku 12. ovog mišljenja.

[17] Predmet T-20/99 Denkavit Nederland protiv Komisije [2000.] ECR II-3011, stavak 45.

[18] Predmet T-211/00 Kuijer protiv Vijeća [2002.] ECR II-485, stavak 56.

[19] Predmet T-2/03 Verein für Konsumenteninformation protiv Komisije [2005.] ECR II-1121, stavak 69.; i spojeni predmeti T-391/03 i T-70/04 Franchet i Byk protiv Komisije, [2006.] ECR II-2023, stavak 115.

[20] Spojeni predmeti T-355/04 i T-446/04 Co-Frutta protiv Komisije [2010.] ECR II-1.

[21] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka; SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak

[22] C-28/08 P, Komisija protiv Bavarian Lager, [2010.] ECR I-6055, stavak 63.

[23] Idem, točke 75. i 77.

[24] Za dodatne informacije o takvom pristupu vidjeti dokument Europskog nadzornika za zaštitu podataka naslovljen "Javni pristup dokumentima koji sadržavaju osobne podatke nakon presude u predmetu Bavarian Lager" i, konkretnije, njegov odjeljak III. naslovljen "Proaktivni pristup".

[25] Članak 18. Uredbe 45/2001.

[26] Članak 7. stavci 1. i 3. te članak 8. stavci 1. i 2. Uredbe 1049/2001.