Strasbourg, 10. ožujka 2008.

Poštovani gospodine X.,

Dana 1. kolovoza 2006. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Odbora regija („Odbor”) u vezi s njegovom odlukom o prestanku prijenosa dijela primitaka od rada u inozemstvo. Dana 19. rujna 2006. poslali ste objašnjenje u kojem je sažeta vaša pritužba.

U skladu s Vašim zahtjevom, s Vašom pritužbom postupa se povjerljivo.

Dana 6. studenog 2006. proslijedio sam Vašu pritužbu glavnom tajniku Odbora i zatražio od Odbora da podnese mišljenje.

Istog sam dana zatražio Vašu suglasnost da obavijestim Europskog nadzornika za zaštitu podataka (EDPS) o Vašoj pritužbi i drugim dokumentima koji će se u budućnosti unijeti u spis. Obavijestili ste me o svojoj privoli dopisom od 10. studenoga 2006. O tome sam obavijestio EDPS dopisom od 30. siječnja 2007. Dopisom od 20. veljače 2007. Europski nadzornik za zaštitu podataka obavijestio me o svojim preliminarnim primjedbama o dvama aspektima Vaše pritužbe koji se odnose na pitanja zaštite podataka.

Odbor je 16. veljače 2007. poslao svoje mišljenje o Vašoj pritužbi. Dana 27. veljače 2007. proslijedio sam vam ga s pozivom na očitovanje. Porukom e-pošte od 30. ožujka 2007. zatražili ste produljenje roka za podnošenje primjedbi, što sam i odobrila. Svoje ste primjedbe poslali 16. travnja 2007.

Nakon Vaše poruke e-pošte od 23. svibnja 2007., u kojoj ste postavili pitanje o tijeku moje istrage o Vašoj pritužbi, moje su Vas službe elektroničkom poštom od 29. svibnja 2007. obavijestile da je spis koji se odnosi na Vašu pritužbu u postupku razmatranja i da ćete u najkraćem mogućem roku biti obaviješteni o ishodu tog ispitivanja.

Porukom elektroničke pošte od 26. srpnja 2007. obavijestili ste me da ste pred Službeničkim sudom Europske unije podnijeli tužbu za poništenje dviju odluka Odbora kojima se nalaže povrat neopravdano isplaćenih iznosa u skladu s člankom 85. Pravilnika o osoblju.

Dopisom od istog dana Odbor me obavijestio da je vaša tužba za poništenje registrirana pri Službeničkom sudu kao predmet X i da se temelji na činjenicama podnesenima na moje ispitivanje u okviru ove pritužbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe dužnosnik je u Odboru regija („Odbor”). Do svibnja 2005. ostvario je korist od prijenosa dijela primitaka od rada u Francusku na temelju članka 17. stavka 2. točke (b) Priloga VII. starom Pravilniku o osoblju (1) u vezi s člankom 2. drugim stavkom zadnjom alinejom Pravilnika o utvrđivanju postupka prijenosa dijela primitaka od rada dužnosnika ("Zajednička pravila")(2).

Obaviješću od 30. svibnja 2005. direktor uprave Odbora („direktor”) obavijestio je podnositelja pritužbe da se od lipnja 2005. prijenosi koje je izvršavao na temelju „ugovora o kućnoj štednji” ( contrat d'épargne logement) koji sadržava puku mogućnost (ali ne i obvezu) plaćanja više neće smatrati usklađenima s člankom 2. drugim stavkom Zajedničkih pravila. U tom se pogledu upućuje na temeljitije tumačenje (ne interprétation plus poussée) (francuske) riječi „naknade” u (francuskom) izrazu „naknade” u posljednjoj alineji te odredbe (3).

Porukom elektroničke pošte od 30. kolovoza 2005. upućenom direktoru podnositelj pritužbe tvrdio je da su njegovi prijenosi nezakonito prekinuti i da ih treba ponovno pokrenuti s retroaktivnim učinkom, odnosno kako bi se uključilo razdoblje od lipnja do kolovoza 2005. Podnositelj pritužbe naveo je da je prethodno navedenom bilješkom potvrđeno da je njegov spis uvijek bio uredan i da je savjesno poštovao primjenjiva pravila. Također je istaknuo da ih je, svaki put kada su nadležne službe zatražile dokumente potrebne za opravdanje transfera, dostavio u cijelosti, što je također objasnilo zašto transferi nikada nisu bili dovedeni u pitanje do isplate njegove plaće u lipnju 2005. Podnositelj pritužbe napomenuo je i da su tumačenje i primjena relevantnih pravila ujednačeni u drugim institucijama.

Porukom elektroničke pošte od 1. rujna 2005. direktor je odgovorio da, prema navodima unutarnjeg revizora, koji je proveo novu provjeru spisa podnositelja pritužbe, podnositelj pritužbe i dalje mora opravdati dio svojih prijenosa iz 2004.

Porukom elektroničke pošte od 1. rujna 2005. podnositelj pritužbe zatražio je od direktora da pojasni koji dokumenti nedostaju u njegovu spisu i pitao se zašto o tome nije ranije obaviješten. Također je pitao ima li uprava pravo zaustaviti svoje transfere zbog nedostajućih dokumenata koje nikada nije zatražila. Podnositelj pritužbe ponovio je navedeni zahtjev e-poštom od 22. rujna 2005.

Direktor je elektroničkom poštom od 26. rujna 2005. odgovorio da je služba za reviziju uz pomoć pravne službe provjerila spis podnositelja pritužbe i ponovno potvrdila da je nepotpun. Direktor je dodao da je naložio odjelu za osoblje da sastavi odgovor na pritužbu podnositelja pritužbe od 30. kolovoza 2005. koja će mu biti poslana što je prije moguće.

Porukom elektroničke pošte od 28. rujna 2005. upućenom direktoru podnositelj pritužbe zatražio je pristup svojem spisu kako bi provjerio sadržava li on određene dokumente. Direktor je istog dana elektroničkom poštom ovlastio podnositelja pritužbe da njegov spis pregleda u prisutnosti voditelja odjela za osoblje i unutarnjeg revizora. U drugoj poruci elektroničke pošte od istog dana podnositelj pritužbe izrazio je svoje iznenađenje da je njegovo pravo na uvid u spis uvjetovano prisutnošću voditelja odjela za osoblje i unutarnjeg revizora te je smatrao da je riječ o povredi članka 26. Pravilnika o osoblju (4) i sudske prakse u tom području.

U bilješci br. NI 1963/06 od 21. ožujka 2006.(5), upućenoj dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti (l'ordonnateur délégué), direktor je najavio svoju namjeru povrata preplaćenih iznosa od podnositelja pritužbe i dvaju drugih članova osoblja: „(...) conformément à vos instructions orales, nous allons déjà procéder à la répétition de l'indu à l'égard de MM. (…), [podnositelj pritužbe] et (…)”.

Tužitelj je 24. ožujka 2006. podnio žalbu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju protiv odluke o zahtjevu za povrat koja je, prema njegovu mišljenju, postala službena na temelju prethodno navedene bilješke Ref. NI 1963/06. Ta je pritužba ostala bez odgovora, baš kao i tri prethodne pritužbe podnositelja pritužbe protiv i. prestanka njegovih transfera (6), ii. ograničenja njegova prava na uvid u spis (7) i iii. moralnog uznemiravanja (8).

Dopisom od 1. lipnja 2006., koji je podnositelj pritužbe zaprimio 6. lipnja 2006., ravnatelj ga je obavijestio da „Analiza dosjea akrofondie de votre de transferts d'émoluments à l'étranger avec koeficijent correcteur conclut à l'absence d'obligation de versement (…) et donc à l'irrégularité de votre dossier.” Direktor je objasnio sljedeće:

„[s]elon les documents qui figurent dans votre dossier, le montant du plafond contractuel de votre CEL a été atteint étant donné qu'il a été régulièrement vidé vers un compte sur livret. Les justificatifs bancaires du maintien sur un compte de tous les montants versés depuis longtemps sont tout à fait incomplets et insuffisants et ne peuvent être pris en considération dès lors que la réglementation commune se réfère aux comptes épargne logement (…)”.

"(…) l'Institution est en droit au titre de l'article 85 du Statut - répétition de l'indu - de procéder au recouvrement des avantages indument perçus par l'application des coefficients correcteurs sur les montants qui ont été transférés bez opravdanja conforme à la réglementation."(9)

Podnositelj pritužbe u bilješci je pozvan da dostavi dodatna objašnjenja i popratne dokumente u vezi sa svojim transferima.

Podnositelj pritužbe odgovorio je dopisom od 7. srpnja 2006., poslanim internom poštom, u kojem je sažeo činjenice na kojima se temelji ovaj prigovor i kojem je priložio dokumente kojima potkrepljuje svoja objašnjenja. Do 31. lipnja 2006., kada je direktor otišao na godišnji odmor, tužitelju nije dostavio druge povratne informacije osim naznake da je proučavao isporučeni materijal.

Porukom elektroničke pošte od 31. srpnja 2006. kolega direktora obavijestio je podnositelja pritužbe da se povrat neopravdano isplaćenih iznosa zbog njegova godišnjeg odmora neće provesti prije rujna 2006. U svojem odgovoru e-poštom od istog dana podnositelj pritužbe pitao je kako kolega može govoriti o „povratima nepropisno isplaćenih iznosa” kad direktor još nije ispitao materijale koje je podnositelj pritužbe dostavio 7. srpnja 2006.

U svojoj pritužbi Europskom ombudsmanu podnositelj pritužbe naveo je da je uvijek dostavljao dokumente potrebne za opravdanje svojih premještaja te se pitao zašto ga Odbor, u slučaju da su dokumenti nedostajali, nije točno obavijestio koje dokumente treba dostaviti.

Što se tiče prijenosa, navedenih u obavijesti direktora od 1. lipnja 2006., s njegova stambenog štednog računa na njegov depozitni račun, podnositelj pritužbe naveo je da se ti prijenosi odnose na njegove privatne financije jer se odnose na novčana sredstva koja ne potječu iz prijenosa navedenih u članku 2. drugom stavku posljednjoj alineji Zajedničkih pravila.

Podnositelj pritužbe pozvao se i na praksu drugih institucija, kao što su Gospodarski i socijalni odbor, Revizorski sud i Sud, koje kao rashode prihvaćaju plaćanja izvršena na temelju ugovora o stambenoj štednji kako bi opravdale prijenose.

Naposljetku, podnositelj pritužbe uputio je na tekuću istragu Europskog ureda za borbu protiv prijevara („OLAF”) o određenim administrativnim i financijskim praksama u Odboru. U tom se pogledu pitao zašto je njegov spis, iako nije dio OLAF-ove istrage, podlijegao predviđenom povratu, dok spisi nekih drugih osoba, koji su bili dio OLAF-ove istrage, nisu bili predmet postupka povrata.

Stoga je podnositelj pritužbe tvrdio sljedeće:

1. odluka Odbora o zaustavljanju transfera u inozemstvo bila je nezakonita;
2. Odbor mu nije pružio točne i pravodobne informacije o statusu njegova spisa i o dokumentima koji su možda iz njega nedostajali;
3. Odbor je nezakonito obrađivao osobne podatke koji se odnose na njegove privatne financije; i
4. Odbor nije odgovorio na njegove četiri žalbe podnesene na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Odbor trebao:

1. ponovno pokrenuti prijenose s retroaktivnim učinkom;
2. pružiti mu točne i pravodobne informacije o statusu njegova spisa i o dokumentima koji su možda iz njega nedostajali;
3. omogućiti mu da pristupi svojem spisu kako bi mogao zatražiti brisanje osobnih podataka koje spis ne bi trebao sadržavati; i
4. odgovoriti na četiri žalbe podnesene na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

INQUIRY

Mišljenje Odbora
Stajalište Odbora o prvoj tvrdnji i povezanim tvrdnjama

U odgovoru na prvu tvrdnju da je njegova odluka o zaustavljanju prijenosa podnositelja pritužbe nezakonita i povezanu tvrdnju da bi trebao ponovno započeti s prijenosima, Odbor je iznio sljedeće primjedbe:

Odbor je najprije objasnio pravni okvir kojim se uređuju prijenosi dijela primitaka od rada dužnosnika u skladu sa starim Pravilnikom o osoblju, kako je sažeto u bilješkama 1. i 2.

Kad je riječ o plaćanjima povezanima s transakcijama nekretninama navedenima u članku 2. drugom stavku posljednjoj alineji Zajedničkih pravila, Odbor je napomenuo da su zajednička pravila dovela do pristupa koji nisu nužno istovjetni u svim institucijama, uglavnom u pogledu dokaza o redovito preuzetim obvezama (les charges régulières). Osim razlika u tumačenju povezanih s različitim jezičnim verzijama (10), Odbor je spomenuo i raznolikost ugovora o stambenoj štednji u državama članicama. Odbor smatra da u određenim državama članicama, uključujući Francusku, neki od tih ugovora ne zahtijevaju redovite prijenose. Institucije, uključujući Odbor, tako su se suočile s problemima pravnog tumačenja, a praksa je bila da se kao popratna dokumentacija za prijenose prihvate svi ugovori o stambenoj štednji ili slični ugovori, čak i ako nacionalno zakonodavstvo i bankarska praksa ne propisuju posebnu obvezu u pogledu redovnih plaćanja.

Odbor je zatim naveo da je nakon stupanja na snagu novog Pravilnika o osoblju, kojim su uvedene prijelazne mjere (11) za prijenose izvršene prije 1. svibnja 2004., proveo ex post kontrolu svih spisa koji se odnose na te prijenose. S obzirom na taj nadzor, njegov glavni tajnik odlučio je u obavijesti osoblju iz travnja 2005.(12) primijeniti restriktivniji pristup prijenosima opravdanima ugovorima o stambenoj štednji koji ne sadržavaju obvezu redovitih mjesečnih plaćanja. Predmet podnositelja pritužbe bio je obuhvaćen tom potonjom kategorijom.

Stoga je direktor 30. svibnja 2005. dotičnim osobama, uključujući podnositelja pritužbe, uputio obavijest kako bi ih obavijestio o navedenoj komunikaciji i obustavio prijenose koji više nisu bili u skladu s novim odredbama.

Odbor je nadalje uputio na e-poruku podnositelja pritužbe od 30. kolovoza 2005. upućenu direktoru, koja je bila prva pritužba podnositelja pritužbe u okviru ovog predmeta. U navedenoj poruci e-pošte podnositelj pritužbe osporio je navedenu odluku od 30. svibnja 2005. i tvrdio da bi prijenose trebalo ponovno pokrenuti s retroaktivnim učinkom (13).

Odbor je također naveo da, s obzirom na to da podnositelju pritužbe nije dostavio obrazloženi odgovor na navedenu pritužbu u zakonskom roku od četiri mjeseca, izostanak odgovora predstavlja prešutnu odluku o odbijanju te pritužbe.

Što se tiče prvog zahtjeva podnositelja pritužbe, Odbor je zauzeo stajalište da, s obzirom na to da podnositelj pritužbe nije smatrao korisnim iskoristiti svoje pravo obraćanja Službeničkom sudu u to vrijeme, on više nije bio u mogućnosti pokrenuti sudski postupak kako bi osigurao ponovno pokretanje svojih transfera.

Stajalište Odbora o drugoj tvrdnji i povezanom zahtjevu

U odgovoru na drugu tvrdnju da podnositelju pritužbe nije dostavio točne i pravodobne informacije o statusu njegova spisa i o dokumentima koji iz njega nedostaju te o povezanoj tvrdnji, Odbor je naveo sljedeće:

Prvo se osvrnulo na obavijest direktora od 30. svibnja 2005. u kojoj je podnositelj pritužbe obaviješten o namjeri Odbora da uspostavi strože tumačenje (francuskog) pojma „osnovne naknade” za prijenose izvršene u vezi s ugovorima o stambenoj štednji. Direktor je u istoj obavijesti također naveo da se od lipnja 2005. za plaćanja izvršena na temelju ugovora koji nisu sadržavali obvezu plaćanja više neće smatrati da ispunjavaju uvjete iz članka 2. drugog stavka Zajedničkih pravila i da stoga ne mogu opravdati nastavak prijenosa.

Odbor je napomenuo da je, unatoč objašnjenjima iz prethodno navedene bilješke, podnositelj pritužbe tvrdio da nije primio dovoljno informacija o svojem spisu. Međutim, osim bilješke, podnositelj pritužbe imao je brojne kontakte s upravom Odbora tijekom 2005. godine. To se može utvrditi na temelju korespondencije koju je priložio svojoj pritužbi. Odbor je priznao da njegova uprava nije otišla toliko daleko da bi podnositelju pritužbe dostavila popis dokumenata koji bi se mogli prihvatiti kao opravdanje za njegove prijenose, ali je smatrao da u ovom slučaju nije na upravi da to učini. Prema mišljenju Odbora, situacija se razlikovala ovisno o nacionalnom zakonodavstvu i uprava nije bila dužna poduzeti sve mjere kako bi dužnosnicima omogućila da iskoriste sve mogućnosti predviđene Pravilnikom o osoblju. Odbor je također podsjetio da je podnositelj pritužbe bivši […] i njegov bivši […], zbog čega nije mogao ne znati za popratne dokumente koji su bili potrebni kako bi se osiguralo da je njegov spis u skladu s novim tumačenjem pravnih odredbi.

Naposljetku, Odbor je naveo da je direktor u svojim bilješkama od 1. lipnja 2006. i 26. srpnja 2006. podnositelju pritužbe ponovno potvrdio razloge zbog kojih je uprava zaustavila njegove premještaje (14).

Stajalište Odbora o trećoj tvrdnji i povezanom zahtjevu

U odgovoru na treću tvrdnju da je nezakonito obrađivao osobne podatke u vezi s privatnim financijama podnositelja pritužbe i povezanom tvrdnjom da bi mu trebao omogućiti pristup njegovu spisu kako bi mogao zatražiti brisanje osobnih podataka koje spis ne bi trebao sadržavati, Odbor je iznio sljedeću primjedbu:

Odbor je naveo da mu, suprotno onomu što tvrdi podnositelj pritužbe, nikada nije uskratio pristup spisu koji sadržava njegove osobne podatke. Odbor smatra da je to dokazano činjenicom da ga je direktor, nakon zahtjeva podnositelja pritužbe od 28. rujna 2005., ovlastio da pregleda njegov spis u pratnji voditelja odjela za osoblje i unutarnjeg revizora.

Stajalište Odbora o četvrtoj tvrdnji i povezanom zahtjevu

U odgovoru na četvrtu tvrdnju da nije odgovorio na četiri pritužbe podnositelja pritužbe podnesene na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju i povezanu tvrdnju da na njih treba odgovoriti, Odbor je naveo sljedeće:

Kad je riječ o prvoj pritužbi podnositelja pritužbe od 30. kolovoza 2005.(15), Odbor je naveo da je uvijek nastojao dati obrazložene odgovore na zaprimljene pritužbe. Međutim, u ovom slučaju, uzimajući u obzir broj kontakata elektroničke pošte između uprave Odbora i podnositelja pritužbe, do kojih je došlo tijekom zakonskog roka za davanje odgovora, situacija je postala toliko zbunjujuća za upravu da je ona smatrala da je ispunila zahtjeve podnositelja pritužbe za pojašnjenje i da nije sastavila službeni odgovor na pritužbu. Odbor je izrazio žaljenje u tom pogledu. Odbor je također uputio na ponovljene e-poruke podnositelja pritužbe u kojima se traže informacije o napretku njegove pritužbe. Odbor je istaknuo da je podnositelj pritužbe u svojoj poruci elektroničke pošte od 22. rujna 2005. direktoru pisao: "D'ailleurs, bien que vous avez répondu positivement à ma réclamation (…)". Prema mišljenju Odbora, to je upućivalo na to da podnositelj pritužbe smatra da je primio odgovor na njegovu pritužbu. Podnositelj pritužbe stoga sada nije mogao tvrditi da nije primio odgovor na svoju pritužbu. Osim toga, odluka osporena u pritužbi već je objašnjena u obavijesti direktora od 30. svibnja 2005.

Odbor je zatim naveo da, što se tiče dviju dodatnih pritužbi, one nisu proslijeđene Odboru i da ih on nije službeno registrirao (transmises et enregistrées officiellement par le Comité) te stoga tijelo za imenovanje nije na njih odgovorilo.

Što se tiče četvrtog prigovora od 24. ožujka 2006.(16), Odbor je naveo da je tijelo za imenovanje odgovorilo na taj prigovor 17. srpnja 2006.(17).

Primjedbe podnositelja pritužbe na mišljenje Odbora

U svojim primjedbama podnositelj pritužbe ponovio je da je Odbor promijenio svoje tumačenje zakonskih odredbi „brutalno, jednostrano, restriktivno i retroaktivno” te da se njime krši nekoliko načela prava Zajednice o javnoj službi. Također je naglasio da je Odbor sada jedini među institucijama Zajednice koji je slijedio djelovanje koje ni u kojem slučaju nije uzelo u obzir ono što je usvojeno i primijenjeno na međuinstitucijskoj razini. Time je povrijeđeno načelo jedinstva Pravilnika o osoblju koje institucije Zajednice trebaju tumačiti i primjenjivati na isti način. Osim toga, podnositelj pritužbe iznio je sljedeća glavna opažanja:

Primjedbe Odbora o prvoj tvrdnji i povezanoj tvrdnji

Podnositelj pritužbe osvrnuo se na izjave Odbora da je njegov glavni tajnik odlučio usvojiti restriktivniji pristup prijenosima koji su opravdani ugovorima o stambenoj štednji te da su u obavijesti direktora od 30. svibnja 2005. dotične osobe obaviještene o suspenziji prijenosa koji više nisu u skladu s novim odredbama. Podnositelj pritužbe smatrao je da su te izjave proturječne te je istaknuo da se odredbe nisu promijenile za one koji su obavljali prijenose prije stupanja na snagu novog Pravilnika o osoblju. Prema podnositelju pritužbe, pravi razlog za promjenu pristupa Odbora bilo je njegovo novo tumačenje Zajedničkih pravila, a ne novih zakonskih odredbi.

Podnositelj pritužbe zatim je naveo da Odbor nije objasnio zašto su njegove službe u siječnju 2005. odobrile nastavak njegovih premještaja, a zatim ih je odlučio prekinuti u svibnju 2005. te mu je u lipnju 2006. počeo prijetiti postupkom povrata na temelju članka 85. Pravilnika o osoblju. Podnositelj pritužbe dodao je da je povrat izvršen tijekom desetomjesečnog razdoblja, počevši od njegove plaće iz prosinca 2006.

Podnositelj pritužbe uputio je i na poruku elektroničke pošte od 1. rujna 2005., u kojoj je direktor napisao da podnositelj pritužbe još uvijek mora opravdati dio svojih prijenosa iz 2004. Podnositelj pritužbe istaknuo je da to više nije isto objašnjenje kao ono sadržano u obavijesti direktora od 30. svibnja 2005. ili u odgovoru Odbora na zahtjev Ombudsmana za mišljenje.

Primjedbe Odbora o drugoj tvrdnji i povezanoj tvrdnji

U vezi s pozivanjem Odbora na obavijest direktora od 30. svibnja 2005. kojom ga se obavještava o namjeri da se utvrdi strože tumačenje pojma „prihodi” za prijenose opravdane ugovorima o stambenoj štednji i o suspenziji, od lipnja 2005., prijenosa izvršenih na temelju ugovora koji ne sadrže obvezu plaćanja, podnositelj pritužbe tvrdio je da ima obvezu izvršiti plaćanja te je uputio na izjavu svoje banke u tom pogledu, čiji je primjerak priložio.

Podnositelj pritužbe nadalje je naveo da su, s obzirom na to da su plaće dužnosnika isplaćene 15. dana svakog mjeseca za tekući mjesec, povezani izračuni zahtijevali kašnjenje od oko 10 do 15 radnih dana. Stoga je izrazio stajalište da je u vrijeme obavijesti direktora od 30. svibnja 2005. uputa za zaustavljanje prijenosa već bila dana te je stoga bilo doslovno nemoguće dostaviti dodatni dokument prije obrade plaća iz lipnja 2005. Prema podnositelju pritužbe, uprava je predmetnim službenicima mogla osigurati odgodu od mjesec ili dva kako bi im omogućila da dovrše svoje spise.

Podnositelj pritužbe također je izrazio svoje čuđenje izjavom Odbora da nije na njegovoj upravi da mu dostavi popis dokumenata koji bi se mogli prihvatiti kao popratni dokumenti kojima se opravdavaju njegovi premještaji. Istaknuo je da spis, koji je 7. srpnja 2006. poslao upravi internom poštom, sadržava 14 stranica pisanih objašnjenja i najmanje 60 stranica popratnih dokumenata, koje je uprava smatrala nedostatnima, ali mu nije dostavila zatražene informacije.

Naposljetku, podnositelj pritužbe naveo je da se, čak i nakon što je podnio pritužbu Ombudsmanu, nastavio obraćati Odboru kako bi saznao koje dokumente još treba dostaviti, a da nikad nije dobio odgovor.

Primjedbe Odbora o trećoj tvrdnji i povezanoj tvrdnji

Podnositelj pritužbe odbio je izjavu Odbora da mu nikada nije uskratio pristup spisu koji sadržava njegove osobne podatke. Prema podnositelju pritužbe, poruka elektroničke pošte direktora od 28. rujna 2005. kojom se podnositelju pritužbe odobrava uvid u njegov spis u pratnji voditelja odjela za osoblje i unutarnjeg revizora pokazala je suprotno.

Podnositelj pritužbe napomenuo je da mu nakon njegove poruke elektroničke pošte od istog dana, u kojoj je osporio to ograničenje svojeg prava na temelju članka 26. Pravilnika o osoblju, direktor nikada nije dao odgovor kojim bi mu se dopustio „uobičajen” pristup njegovu spisu.

Primjedbe Odbora o četvrtoj tvrdnji i povezanoj tvrdnji

Podnositelj pritužbe istaknuo je da na njegovu prvu pritužbu od 30. kolovoza 2005. nije odgovoreno unatoč činjenici da mu je direktor elektroničkom poštom od 26. rujna 2005. obećao dati odgovor.

Podnositelj pritužbe nadalje je uputio na izjavu Odbora da je situacija postala toliko zbunjujuća za njegovu upravu da je potonja smatrala da je ispunila zahtjeve podnositelja pritužbe za pojašnjenje. Podnositelj pritužbe tu je tvrdnju smatrao iznenađujućom s obzirom na brojne zahtjeve koje je uputio upravi te je istaknuo da navedena zabuna nije spriječila upravu da zaustavi njegove transfere, da ne odgovori na njegove različite dopise, zahtjeve i pritužbe te da pokrene postupak povrata s učinkom od prosinca 2006.

U pogledu izjave Odbora da je podnositelj pritužbe u svojoj poruci elektroničke pošte od 22. rujna 2005. pisao direktoru: „D'ailleurs, bien que vous avez répondu positivement à ma réclamation (…)”, podnositelj pritužbe pojasnio je da je ta izjava dana u pogledu pozitivnog odgovora direktora da će dobiti odgovor na pritužbu, koji nikad nije primio.

Kad je riječ o dvjema dodatnim pritužbama koje navodno nisu proslijeđene Odboru i koje je Odbor službeno registrirao, podnositelj pritužbe izjavio je da je spreman pokazati (18) svim zainteresiranim i ovlaštenim osobama sve e-poruke koje je poslao direktoru i njegovim najbližim suradnicima zaduženima za spis o prijenosima, zajedno s potvrdama o isporuci i čitanju.

U pogledu odgovora Odbora od 17. srpnja 2006.(19) na četvrti prigovor podnositelja pritužbe od 24. ožujka 2006.(20), podnositelj pritužbe priznao je da je primio taj odgovor, ali tek 14. rujna 2006.

Uvodne napomene Europskog nadzornika za zaštitu podataka

Europski nadzornik za zaštitu podataka iznio je sljedeće preliminarne napomene o aspektima ove pritužbe koji se odnose na zaštitu podataka:

Što se tiče navoda o nezakonitoj obradi osobnih podataka koji se odnose na privatne financije podnositelja pritužbe, Europski nadzornik za zaštitu podataka shvatio je da se odnosi na netočnu ili nepotpunu prirodu podataka, čime se krši članak 4. stavak 1. točka (d) Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (21) („Uredba 45/2001”). Europski nadzornik za zaštitu podataka napomenuo je da bi, ako se podaci na koje upućuje podnositelj pritužbe pokažu netočnima ili nepotpunima, trebao moći ishoditi njihov ispravak u skladu s člankom 14. Uredbe 45/2001.

Kad je riječ o odbijanju pristupa osobnom dosjeu podnositelja pritužbe, Europski nadzornik za zaštitu podataka napomenuo je da bi to moglo predstavljati povredu članka 13. Uredbe 45/2001, kojim se ispitaniku daje bezuvjetno pravo da na razumljiv način dobije obavijest o podacima koji se odnose na njega i koji se obrađuju te sve dostupne informacije o njihovu izvoru. Europski nadzornik za zaštitu podataka dodao je da bi svako ograničenje tog prava trebalo biti opravdano na temelju članka 20. Uredbe 45/2001.

Dodatne informacije o sudskim postupcima

U svojoj poruci elektroničke pošte od 26. srpnja 2007. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je DD.MM.YY. podnio tužbu Službeničkom sudu Europske unije za poništenje dviju odluka Odbora o povratu neosnovano isplaćenih iznosa na temelju članka 85. Pravilnika o osoblju. Međutim, istaknuo je da se tužba odnosila na pitanje koje se razlikovalo od, i nakon, njegove pritužbe Ombudsmanu, koja se odnosila na razdoblje prije 1. kolovoza 2006., točnije, na pitanja nepravilnosti u postupanju, uznemiravanja, zaštite podataka i zaustavljanja prijenosa podnositelja pritužbe. Suprotno tomu, tužba pred Službeničkim sudom odnosila se na razdoblje nakon 1. kolovoza 2006. i, konkretnije, na dvije odluke o povratu koje, prema žaliteljevu mišljenju, ni na koji način nisu bile povezane sa zaustavljanjem njegovih transfera.

U svojem dopisu od 26. srpnja 2007. Odbor je obavijestio Ombudsmana da je tužba podnositelja pritužbe za poništenje od DD.MM.YY. registrirana pri Službeničkom sudu kao predmet X i da se temelji na činjenicama dostavljenima na ispitivanje Ombudsmana u okviru ove pritužbe. U tom je pogledu Odbor napomenuo da se pritužba Ombudsmanu uglavnom odnosila na odluku Odbora o zaustavljanju prijenosa dijela naknade podnositelja pritužbe u inozemstvo te da se postupak pred Službeničkim sudom temeljio na činjenicama koje su Ombudsmanu podnesene na ispitivanje u okviru ove pritužbe.

ODLUKA

1 Navodna nezakonita odluka o prekidu prijenosa i povezano potraživanje

1.1 Podnositelj pritužbe, dužnosnik u Odboru regija ("Odbor"), ostvario je korist od prijenosa dijela primitaka od rada u inozemstvo u skladu s člankom 17. stavkom 2. točkom (b) Priloga VII. starom Pravilniku o osoblju (22) u vezi sa zadnjom alinejom članka 2. drugog stavka Pravilnika o utvrđivanju postupka prijenosa dijela primitaka od rada dužnosnika ("Zajednička pravila")(23).

Obaviješću od 30. svibnja 2005. direktor uprave Odbora („direktor”) obavijestio je podnositelja pritužbe da se od lipnja 2005. prijenosi koje je izvršavao na temelju „ugovora o stambenoj štednji” ( contrat d'épargne logement) koji ne sadržava obvezu plaćanja više neće smatrati u skladu s člankom 2. drugim stavkom Zajedničkih pravila. Upućeno je na temeljitije tumačenje (ne interprétation plus poussée)(francuske) riječi „naknade” u (francuskom) izrazu „naknade” u zadnjoj alineji te odredbe.

Porukom elektroničke pošte od 1. rujna 2005. direktor je obavijestio podnositelja pritužbe da, prema navodima unutarnjeg revizora, koji je proveo novu provjeru spisa podnositelja pritužbe, podnositelj pritužbe i dalje mora opravdati dio svojih prijenosa iz 2004.

à l'étranger avec koeficijent correcteur conclut à l'absence d'obligation de versement (…) et donc à l'irrégularité de votre dossier. " Direktor je objasnio da "[s]elon les documents qui figurent dans votre dossier, le montant du plafond contractuel de votre CEL a été atteint étant donné qu'il a été régulièrement vidé vers un compte sur livret (…)".

"(…) l'Institution est en droit au titre de l'article 85 du Statut - répétition de l'indu - de procéder au recouvrement des avantages indument perçus par l'application des coefficients correcteurs sur les montants qui ont été transférés sans justification conforme à la réglementation."(24)

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je odluka Odbora o zaustavljanju transfera u inozemstvo nezakonita.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Odbor trebao ponovno pokrenuti prijenose s retroaktivnim učinkom.

1.2 Odbor se u svojem mišljenju pozvao na ex post kontrolu spisa o prijenosima koja je provedena nakon stupanja na snagu novog Pravilnika o osoblju, kao i na komunikaciju glavnog tajnika osoblju iz travnja 2005., u kojoj je odlučio primijeniti restriktivniji pristup prijenosima koji su opravdani ugovorima o stambenoj štednji koji ne sadržavaju obvezu redovitog mjesečnog plaćanja. Taj se pristup temeljio na temeljitijem tumačenju (francuske) riječi „dužnica” u (francuskom) pojmu „dužnica” u članku 2. drugom stavku posljednjoj alineji Zajedničkih pravila. Odbor je zatim naveo da je podnositelj pritužbe obaviješten o odluci o suspenziji svojih transfera obavijesti direktora od 30. svibnja 2005., koju je pobijao žalbom od 30. kolovoza 2005. Smatralo se da je ta pritužba odbijena jer joj Odbor nije dostavio obrazloženi odgovor u zakonskom roku. Što se tiče prigovora podnositelja pritužbe, Odbor je naveo da, s obzirom na to da se u to vrijeme nije obratio Službeničkom sudu Europske unije, on više nije bio u mogućnosti pokrenuti sudski postupak kako bi osigurao ponovno pokretanje svojih transfera.

1.3 Tijekom ove istrage i podnositelj pritužbe i Odbor obavijestili su Ombudsmana o pravnom postupku koji je podnositelj pritužbe pokrenuo pred Službeničkim sudom Europske unije.

Prema mišljenju podnositelja pritužbe, sudski postupak odnosi se na aspekt koji se razlikuje od činjenica koje su dovele do njegove pritužbe Ombudsmanu i, konkretnije, na dvije odluke o povratu koje, prema njegovu mišljenju, ni na koji način nisu povezane s prestankom njegovih transfera.

Prema mišljenju Odbora, sudski postupak temelji se na činjenicama koje su podnesene Ombudsmanu na razmatranje u okviru ove pritužbe.

1.4 Ombudsman je pažljivo proučio sažetak zahtjeva koji je podnositelj pritužbe podnio Službeničkom sudu (25). Prema tom sažetku, zahtjevi uključuju sljedeće:

poništi odluku direktora uprave i glavnog tajnika [Odbora] od 26. srpnja 2006. o povratu iznosa isplaćenih tužitelju primjenom koeficijenta ispravka za dio njegovih primitaka od rada prenesenih u Francusku između ožujka 2003. i svibnja 2005.;

- poništi odluku direktora uprave [Odbora] od 4. prosinca 2006. kojom je taj iznos utvrđen na 3600,16 eura;

naloži [Odboru] da tužitelju vrati iznos od 3600,16 eura, uvećan za zatezne kamate po godišnjoj stopi od 8 % od dana povrata do isplate u cijelosti;

naloži [Odboru] da tužitelju isplati iznos koji mu je trebao biti isplaćen da je na dio njegove plaće koji je trebao biti prenesen u Francusku od lipnja 2005. primijenjen ispravan koeficijent ispravka , uvećan za zatezne kamate po godišnjoj stopi od 8 % od dana povrata do isplate u cijelosti;

naloži [Odboru] da od datuma buduće presude nastavi s prijenosom dijela tužiteljeve plaće u Francusku, s koeficijentom ispravka koji se primjenjuje na tu zemlju;

- naloži [Odboru] snošenje troškova." (moje isticanje).

1.5 Ombudsman nadalje napominje da su, prema istom sažetku, tužbeni razlozi i glavni argumenti koje je podnositelj pritužbe iznio pred Službeničkim sudom sljedeći:

„Prvi tužbeni razlog temelji se na povredi, s jedne strane, članka 85. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica (u daljnjem tekstu: Pravilnik o osoblju), s druge strane, članka 2. drugog stavka posljednje alineje Pravilnika o utvrđivanju postupka prijenosa dijela prihoda dužnosnika (u daljnjem tekstu: Zajednička pravila) i, s druge strane, stavaka 2. i 4. Zaključka br. 204/92 voditelja administracije od 3. prosinca 1992. Prema tužiteljevu mišljenju, [Odbor] nije mogao smatrati da na temelju članka 17. stavka 2. Priloga VII. Pravilniku o osoblju nije imao pravo na prijenos dijela svoje plaće na njegov [kućni] štedni račun u Francuskoj jer je prijenosom na depozitni račun ponovno doveo svoj [kućni] štedni račun ispod maksimalnog iznosa koji se može uštedjeti. Konkretno, tvrdi da, s jedne strane, zajednička pravila ne zahtijevaju da prijenosi odgovaraju obveznim plaćanjima i, s druge strane, da je na taj način stavljanje [kućnog] štednog računa ispod gornje granice ustaljena bankarska praksa koja je u skladu s francuskim pravom o [kućnim] štednim računima, kako je navedeno u Zaključku ravnatelja uprave.

Drugi tužbeni razlog temelji se na povredi članka 85. Pravilnika o osoblju jer je [Odbor] utvrdio da je nepravilnost predmetnih prijenosa toliko očita da je, s obzirom na njegove […] kvalifikacije, tužitelj bio ili barem trebao znati za njih. U tom pogledu tužitelj smatra da: (i) s obzirom na zaključak voditelja uprave, čini se da [kućni] štedni račun koji je otvorio odgovara pojmu „ugovor o [kućnoj] štednji” u smislu Zajedničkih pravila; ii. snižavanje [domaćeg] štednog računa ispod gornje granice na način na koji je postupio u skladu s tim pravilima; iii. nakon preispitivanja u prosincu 2003. i prosincu 2004. činilo se da je njegov osobni dosje potpun i uredan; (iv) budući da je imao samo ograničen pristup svojem osobnom dosjeu, nije mogao pregledati potrebne dokumente kako bi provjerio jesu li prijenosi bili ispravni." (naknadno istaknuto).

1.6 Stoga se čini da se prvi prigovor podnositelja pritužbe i povezani zahtjev temelje na činjenicama koje su sada predmet sudskog postupka pred Službeničkim sudom. Konkretno, iz točke 1.4. četvrte alineje ovog mišljenja proizlazi da se, suprotno stajalištu koje je podnositelj pritužbe iznio u svojoj poruci elektroničke pošte od 26. srpnja 2007., ti sudski postupci ne odnose samo na aspekte koji se razlikuju od činjenica na kojima se temelji ovaj prigovor i koji su uslijedili nakon njih.

1.7 Europski ombudsman podsjeća da ga članak 195. Ugovora o osnivanju Europske zajednice ovlašćuje za zaprimanje pritužbi "(...) koje se odnose na slučajeve nepravilnosti u postupanju institucija ili tijela Zajednice (...), osim ako su navodne činjenice predmet sudskog postupka ili su bile predmet sudskog postupka."

Nadalje, člankom 2. stavkom 7. Statuta Europskog ombudsmana predviđa se sljedeće: „Kada Europski ombudsman zbog sudskih postupaka koji su u tijeku ili su zaključeni u vezi s iznesenim činjenicama mora pritužbu proglasiti nedopuštenom ili prekinuti razmatranje pritužbe, ishod svih istraga koje je proveo do tog trenutka podnosi se bez poduzimanja daljnjih mjera.”

S obzirom na svoje utvrđenje iz točke 1.6. ovog mišljenja, Ombudsman stoga prekida razmatranje pritužbe u pogledu prve tvrdnje i povezane tvrdnje te bez poduzimanja daljnjih mjera podnosi ishod svojih dosadašnjih istraga.

2 Navodni propust da se podnositelja pritužbe obavijesti o dokumentima koji nedostaju i povezanoj tvrdnji

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Odbor nije pružio točne i pravodobne informacije o statusu njegova spisa i dokumentima koji su možda iz njega nedostajali te je tvrdio da mu takve informacije treba dati.

2.2 Odbor je priznao da njegova uprava podnositelju pritužbe nije dostavila popis dokumenata koji bi se mogli prihvatiti kao opravdanje za njegove prijenose, ali je smatrao da u ovom slučaju nije na upravi da to učini. Odbor je dodao da se situacija razlikuje ovisno o nacionalnom zakonodavstvu i da uprava nije odgovorna za poduzimanje svih koraka kako bi se dužnosnicima omogućilo da iskoriste sve mogućnosti predviđene Pravilnikom o osoblju. Odbor je napomenuo da podnositelj pritužbe, kao bivši […] i njegov bivši […], ne može ne znati za popratne dokumente potrebne za usklađivanje njegova spisa s novim tumačenjem pravnih odredbi.

2.3 Ombudsman ne smatra da su gore navedena stajališta Odbora u potpunosti uvjerljiva. Međutim, Ombudsmanica napominje i da sažetak iz točke 1.5. sadržava sljedeće tužbene razloge i glavne argumente koje je podnositelj pritužbe iznio pred Službeničkim sudom:

„Drugi tužbeni razlog temelji se na povredi članka 85. Pravilnika o osoblju jer je [Odbor] utvrdio da je nepravilnost predmetnih prijenosa bila toliko očita da je, s obzirom na njegove […] kvalifikacije, tužitelj bio ili barem trebao biti upoznat s njom. U tom pogledu tužitelj smatra da (…) s obzirom na to da je imao samo ograničen pristup svojem osobnom spisu, nije mogao pregledati potrebne dokumente kako bi provjerio jesu li prijenosi bili u redu.(moje isticanje).

2.4 Stoga se čini da se tvrdnja podnositelja pritužbe temelji na činjenicama koje su sada predmet sudskog postupka pred Službeničkim sudom.

Stoga, na temelju članka 195. Ugovora o osnivanju Europske zajednice i članka 2. stavka 7. svojeg Statuta, Europski ombudsman prekida razmatranje pritužbe u pogledu druge tvrdnje i bez daljnjeg djelovanja podnosi ishod svojih dosadašnjih istraga.

2.5 Ombudsmanica smatra da je, s obzirom na to da je povrat nepropisno isplaćenih iznosa već izvršen, zahtjev podnositelja pritužbe, koji mu je trebao omogućiti da spriječi Odbor da nastavi s tim povratom, zastario. Stoga se ta tvrdnja ne može podnijeti.

3 Navodna nezakonita obrada osobnih podataka i povezani zahtjevi

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Odbor nezakonito obrađivao osobne podatke koji se odnose na njegove privatne financije. Tvrdio je da bi mu Odbor trebao omogućiti pristup svojem dosjeu kako bi mogao zatražiti brisanje osobnih podataka koje spis ne bi trebao sadržavati.

3.2 Odbor se u svojem mišljenju nije očitovao o navedenoj tvrdnji. Kad je riječ o povezanoj tvrdnji, navela je da podnositelju pritužbe nikada nije uskratila pristup svojem spisu koji sadržava njegove osobne podatke. Odbor je istaknuo da ga je, nakon zahtjeva podnositelja pritužbe od 28. rujna 2005., direktor ovlastio da pregleda njegov spis u pratnji voditelja odjela za osoblje i unutarnjeg revizora.

3.3 Ombudsman žali što Odbor nije odgovorio na treću tvrdnju u svom mišljenju.

Međutim, prema shvaćanju Ombudsmana, pitanje navodne nezakonite obrade osobnih podataka i zahtjev za pristup spisu u tom pogledu činili su jedan od postupovnih i pripremnih aspekata povezanih s naporima podnositelja pritužbe da razjasni svoju situaciju u kontekstu odluke Odbora da zaustavi svoje prijenose u inozemstvo.

Navedena odluka o zaustavljanju prijenosa podnositelja pritužbe sada je predmet sudskog postupka pred Službeničkim sudom te je, kako je objašnjeno u točki 1.7. ovog mišljenja, Ombudsman odlučio prekinuti razmatranje pritužbe u tom pogledu.

Ombudsman stoga smatra da se iz istog razloga ne bi trebali rješavati svi postupovni aspekti povezani s navedenom odlukom.

4 Navodni izostanak odgovora na pritužbe iz članka 90. stavka 2. i povezane zahtjeve

4.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da Odbor nije odgovorio na njegove četiri pritužbe podnesene na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Zahtijevao je da Odbor odgovori na te pritužbe.

Predmetni prigovori bili su: (i) pritužbu od 30. kolovoza 2005. protiv prestanka prijenosa podnositelja pritužbe; ii. prigovor koji se odnosi na ograničenje njegova prava na pristup svojem spisu; iii. pritužbu u vezi s moralnim uznemiravanjem; i iv. pritužbu od 24. ožujka 2006. protiv odluke o povratu koja je, prema mišljenju podnositelja pritužbe, postala službena u obavijesti direktora br. NI 1963/06 od 21. ožujka 2006.

4.2 Odbor je naveo da nije sastavio službeni odgovor na prvu pritužbu podnositelja pritužbe od 30. kolovoza 2005. jer je, s obzirom na broj njegovih kontakata e-poštom s podnositeljem pritužbe, situacija postala toliko zbunjujuća da je smatrao da je ispunio svoje zahtjeve za pojašnjenje. Odbor je izrazio žaljenje zbog toga. Dodao je da nije odgovorio na druge dvije pritužbe jer nisu bile proslijeđene i službeno registrirane (transmises et enregistrées officiellement par le Comité). Što se tiče četvrtog prigovora od 24. ožujka 2006., Odbor je naveo da je na njega odgovorio 17. srpnja 2006. i dostavio presliku tog odgovora.

4.3 Ombudsman podsjeća da je u svojoj odluci o žalbi 2227/2004/MF(26) zauzeo stajalište da izostanak odgovora na žalbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju u roku predviđenom tom odredbom predstavlja nepravilnost u postupanju.

4.4 Međutim, Ombudsman primjećuje da je (i) Odbor izrazio žaljenje što nije odgovorio na prvu pritužbu od 30. kolovoza 2005.; ii. u svojim očitovanjima podnositelj pritužbe nije iznio nikakve dokaze kojima bi osporio izjavu Odbora da mu još dvije pritužbe na koje nije odgovorio nisu proslijeđene niti ih je službeno registrirao; i iii. Odbor je 17. srpnja 2006. odgovorio na četvrti prigovor od 24. ožujka 2006.

4.5 S obzirom na navedeno Ombudsmanica smatra da nije opravdana daljnja istraga u pogledu četvrte tvrdnje i povezane tvrdnje.

Zaključak

Ombudsman prekida razmatranje pritužbe i bez poduzimanja daljnjih mjera podnosi rezultate svojih dosadašnjih istraga.

Glavni tajnik Odbora i Europski nadzornik za zaštitu podataka bit će obaviješteni o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Pravilnik o osoblju prije njegove izmjene Uredbom Vijeća (EZ, Euratom) br. 723/2004 od 22. ožujka 2004. o izmjeni Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica .

U skladu s člankom 17. stavkom 2. prvim podstavkom Priloga VII. (starom) Pravilniku o osoblju, dužnosnik može, u skladu s pravilima koja su zajednički utvrdile institucije, redovito prenositi dio svojih prihoda preko institucije u kojoj je bio zaposlen, do najvišeg iznosa koji je jednak naknadi za život u inozemstvu ili boravak u stranoj državi.

U skladu s člankom 17. stavkom 2. točkom (b) Priloga VII. (starom) Pravilniku o osoblju, dužnosnik je mogao, u skladu s uvjetima utvrđenima pravilima koja su zajednički utvrdile institucije, obavljati redovite prijenose koji premašuju gornju gornju gornju granicu, pod uvjetom da su namijenjeni pokrivanju troškova koji osobito proizlaze iz obveza za koje se pokazalo da se redovito preuzimaju izvan zemlje u kojoj institucija ima sjedište ili izvan zemlje u kojoj je dužnosnik obavljao svoje dužnosti.

Članak 17. stavak 3. Priloga VII. (starom) Pravilniku o osoblju predviđao je da se prijenosi izvršavaju prema deviznom tečaju navedenom u članku 63. drugom stavku starog Pravilnika o osoblju i da se preneseni iznosi množe s koeficijentom koji predstavlja odnos između ponderiranja za državu u čijoj je valuti izvršen prijenos i ponderiranja za državu u kojoj je dužnosnik bio zaposlen.

(2) Zajednička pravila dostupna su na intranetu Europskog parlamenta (http://www.europarl.ep.ec/inside/Statut2004/commun_46_en.htm). U skladu s člankom 2. Zajedničkih pravila, dio primitaka koje dužnosnik redovito prenosi preko institucije u kojoj radi može biti veći od iznosa njegove naknade za život u inozemstvu ili za boravak u stranoj državi, pod uvjetom da su ti prijenosi namijenjeni pokrivanju troškova koji proizlaze iz obveza za koje je dokazano da ih je dužnosnik redovito izvršavao izvan države zaposlenja. Među izdacima za koje se smatra da opravdavaju takve prijenose, u posljednjoj alineji drugog stavka navodi se sljedeće:

"(…) nakon predstavljanja relevantnog ugovora, premija životnog i invalidskog osiguranja ili plaćanja građevinskog društva u vezi s transakcijama nekretninama (…)".

(3) Ombudsmanica napominje da se u engleskoj jezičnoj verziji Zajedničkih pravila upotrebljava izraz „plaćanja povezana s” kako bi se preveo francuski izraz „primici od rada”.

(4) "(…) Dužnosnik ima pravo, čak i nakon odlaska iz službe, upoznati se sa svim dokumentima iz svojeg spisa i uzeti njihove preslike. (…)"

(5) Tu je ponudu iz bilješke dostavio podnositelj pritužbe. Ombudsman nije primio primjerak same bilješke.

(6) Ombudsmanica razumije da podnositelj pritužbe upućuje na svoju poruku e-pošte od 30. kolovoza 2005. upućenu direktoru.

(7) Ombudsmanica razumije da podnositelj pritužbe upućuje na svoju poruku e-pošte od 28. rujna 2005. upućenu direktoru.

(8) Ombudsman nije primio presliku pritužbe ni naznaku datuma njezina podnošenja.

(9) Odbor je dostavio primjerak obavijesti kao prilog 5. svojem mišljenju.

(10) Ombudsman razumije da se Odbor poziva na različite jezične verzije Zajedničkih pravila.

(11) Vidjeti članak 17. Priloga VIII. novom Pravilniku o osoblju.

(12) Odbor je priložio primjerak priopćenja. Upućuje se na temeljitije tumačenje (francuske) riječi „dužnica” u (francuskom) izrazu „dužnica” sadržanom u posljednjoj alineji drugog stavka članka 2. Zajedničkih pravila. Na temelju tog novog tumačenja, ta odredba ne može služiti kao pravna osnova za prijenose u slučaju da se predmetnim ugovorima ne nameću obvezna plaćanja. U skladu s Komunikacijom, u mnogim ugovorima dužnosnika Odbora predviđena su neobvezna plaćanja . Stoga je dotično osoblje obaviješteno da se, s učinkom od lipnja 2005., plaćanja izvršena na temelju ugovora koji sadržavaju samo mogućnost (ali ne i obvezu) plaćanja više neće smatrati usklađenima s člankom 2. drugim stavkom Zajedničkih pravila i stoga ne mogu opravdati nastavak prijenosa.

(13) Poruka e-pošte podnositelja pritužbe od 30. kolovoza 2005. detaljnije je sažeta na stranici 3.

(14) Obavijest od 1. lipnja 2006. sažeta je na stranici 4. U obavijesti od 26. srpnja 2006. direktor je ponovno potvrdio da je dubinska analiza spisa podnositelja pritužbe pokazala da ne postoji obveza plaćanja. Također je obavijestio podnositelja pritužbe o razlici između ukupnog iznosa koji odgovara njegovim prijenosima i salda na njegovu kućnom štednom računu te iznosa koji treba vratiti od njega koji odgovara bonusu korektivnog koeficijenta.

(15) E-poruka podnositelja pritužbe od 30. kolovoza 2005. sažeta je na stranici 3.

(16) Ta je pritužba bila usmjerena protiv odluke o povratu, koja je, prema mišljenju podnositelja pritužbe, postala službena obaviješću direktora br. NI 1963/06 od 21. ožujka 2006. dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja.

(17) Odbor je dostavio presliku odgovora u kojem je tijelo za imenovanje osporilo postojanje akta kojim se nanosi šteta podnositelju pritužbe i zbog toga odbilo pritužbu.

(18) Podnositelj pritužbe svojim očitovanjima nije priložio relevantne primjerke.

(19) Odbor je dostavio presliku odgovora u kojem je tijelo za imenovanje osporilo postojanje akta kojim se nanosi šteta podnositelju pritužbe te je zbog toga odbilo pritužbu.

(20) Ta je pritužba bila usmjerena protiv odluke o traženju povrata koja je, prema mišljenju podnositelja pritužbe, postala službena bilješkom direktora br. NI 1963/06 od 21. ožujka 2006. dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja.

(21) SL 2001., L 8, str. 1.

(22) Vidjeti prethodnu napomenu 1.

(23) Vidjeti prethodnu napomenu 2.

(24) Odbor je dostavio primjerak obavijesti kao prilog 5. svojem mišljenju.

(25) [upućivanje na SL]

(26) Odluka je dostupna na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).