Strasbourg, 27. ožujka 2007.

Poštovani gospodine J.,

Dana 18. travnja 2005. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime Axel Film ApS-a u vezi s pokrivanjem troškova povezanih s produkcijom filma „NEWROPE – to je veselije” u kontekstu izvršenja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava sklopljenog između Europske komisije i Axel Film ApS-a.

Pritužbu sam 10. lipnja 2005. proslijedio predsjedniku Komisije.

Komisija je svoje mišljenje poslala 27. rujna 2005. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 30. prosinca 2005.

Sada pišem kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje sam proveo u vezi s vašom pritužbom.

COMPLAINT

Pritužbu je podnio odvjetnik, g. J., u ime društva Axel Film ApS („podnositelj pritužbe”), čiji je i član upravnog odbora.

Prema odvjetniku podnositelja pritužbe, a na temelju dokumentacije priložene pritužbi, relevantne činjenice u predmetu bile su sljedeće:

Podnositelj pritužbe odgovorio je na poziv Komisije na podnošenje prijedloga (1) tako što je 30. lipnja 2003. podnio zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava za produkciju filma "NEWROPE - the more the merrier". U pozivu na podnošenje prijedloga predviđeno je da će se „prihvatljivi troškovi uzeti u obzir samo ako su nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva”(2).

Glavna uprava Komisije za proširenje („GU za proširenje”) obavijestila je 30. srpnja 2003. podnositelja pritužbe da je njegov projekt odabran. Bespovratna sredstva dodjeljivala bi se podnositelju pritužbe pod uvjetom da su financijski i administrativni postupci uspješno završeni (3).

Podnositelj pritužbe potpisao je sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava (4) 22. prosinca 2003., a Komisija 29. prosinca 2003. Komisija je 7. siječnja 2004. podnositelju pritužbe poslala primjerak potpisanog sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. U popratnom dopisu Komisija je podnositelju pritužbe skrenula pozornost na strogu primjenu članka 1.2.2. sporazuma, kojim je predviđeno da „postupak traje sedam mjeseci od prvog dana nakon datuma kada posljednja od dviju stranaka potpiše sporazum.”(naglasak u izvorniku).

Međutim, podnositelj pritužbe smatrao je da bi bespovratna sredstva trebala obuhvaćati i time pokriti troškove povezane s proizvodnjom filma nastale od početka proizvodnog postupka. Stoga se dopisom od 13. svibnja 2004. odvjetnik podnositelja pritužbe obratio Komisiji u ime podnositelja pritužbe. Najprije se pozvao na dopis Komisije od 7. siječnja 2004. Zatim je iznio činjenice u predmetu, kako ih je razumio podnositelj pritužbe (5), i naveo da „[g]rant [bi trebao] teći od početka postupka podnošenja zahtjeva”. Odvjetnik podnositelja pritužbe uputio je i na sljedeće odredbe poziva na podnošenje prijedloga u prilog tom stajalištu:

1. Projekti su se morali "producirati i emitirati nakon objave ovog poziva na podnošenje prijedloga "(Dio III. - Opće informacije).
2. „Prihvatljivi troškovi (...) uzet će se u obzir samo ako su nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva”(dio V. – Kriteriji prihvatljivosti).
3. „Projekti koji su već započeli u trenutku podnošenja ne bi se zadržali za bespovratna sredstva (dio VI. – Kriteriji odabira).

U istom je dopisu odvjetnik podnositelja pritužbe naveo i da je Komisija dopisom od 30. srpnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da je projekt odabran i da će mu se dodijeliti bespovratna sredstva u skladu s pozivom na podnošenje prijedloga. Odvjetnik podnositelja pritužbe tvrdio je da se to pismo temeljilo na zahtjevu podnositelja pritužbe za bespovratna sredstva koji je sadržavao vremenski raspored projekta u kojem se navodilo da će produkcija filma započeti u rujnu 2003. i da će biti spremna za emitiranje u ožujku/svibnju 2004. Podnositelj pritužbe stoga je u ranoj fazi obavijestio Komisiju da je proizvodnja započela, ali Komisija nije reagirala na to. Odvjetnik podnositelja pritužbe zaključio je da bi trebalo pojasniti vrijeme od kojeg bi bespovratna sredstva trebala teći i utvrđivanje prihvatljivih troškova.

Voditelj projekta u Komisiji odgovorio je 20. rujna 2004. na e-poruku podnositelja pritužbe od 27. kolovoza 2004.(6). Najprije se ispričao zbog kašnjenja u odgovaranju i iznio nekoliko primjedbi na dokumente koje je dostavio podnositelj pritužbe, odnosno završno izvješće i računovodstvenu dokumentaciju projekta. Podnositelj pritužbe u biti je obaviješten da Komisija ne može prihvatiti završno izvješće i računovodstvenu dokumentaciju koje je dostavio podnositelj pritužbe zbog razloga koji se u biti odnose na trajanje razdoblja tijekom kojeg je procijenjeno da je projekt trajao, režijske troškove povezane s djelovanjem i prihvatljivost troškova prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

U dopisu Komisiji od 14. listopada 2004. odvjetnik podnositelja pritužbe potvrdio je primitak svojeg dopisa od 20. rujna 2004. Također je uputio na poruku elektroničke pošte koju je poslao Komisiji 5. srpnja 2004.(7) i na telefonski razgovor od 1. srpnja 2004. u kojem su sudjelovali podnositelj pritužbe, voditelj projekta i T. S. iz Komisije, kao i on sam. Odvjetnik podnositelja pritužbe ponovio je da je bio i još uvijek je bio mišljenje podnositelja pritužbe da bi „bespovratna sredstva trebala pokriti troškove [iz] poziva na podnošenje prijedloga.” Također je izjavio „da je g. [T.S.] tijekom telefonskog razgovora spomenuo prijedlog za uključivanje općih troškova od 7 % te da je stoga uključen u revidirani proračun.” Odvjetnik podnositelja pritužbe izjavio je da se raduje što će od Komisije primiti preostali iznos bespovratnih sredstava.

Odvjetnik podnositelja pritužbe 17. ožujka 2005. pisao je Komisiji o svojoj poruci elektroničke pošte od 14. listopada 2004. Zatražio je da Komisija odgovori na tu poruku elektroničke pošte i obavijesti ga o tome kada se može očekivati odluka.

U pritužbi pučkom pravobranitelju odvjetnik podnositelja pritužbe naveo je da su prihodi i troškovi projekta "NEWROPE - što je više veseliji" sljedeći:

Ukupni prihvatljivi troškovi projekta: 226 318 EUR

Ukupni prihodi, uključujući prvo plaćanje Komisije: 130 551 EUR

Nedostatak (razlika između ukupnih prihvatljivih troškova i ukupnih prihoda): 95 767 EUR

Podnositelj pritužbe tvrdio je da Glavna uprava za proširenje nije poštovala svoja legitimna i razumna očekivanja da će Komisija od početka proizvodnog postupka pokriti troškove povezane s proizvodnjom proizvoda „NEWROPE – to je više sretnija”.

Podnositelj pritužbe također je tvrdio da GU za proširenje nije na odgovarajući način odgovorio na dopis od 14. listopada 2004. koji je poslao njegov odvjetnik.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala platiti deficit u proračunu projekta, odnosno 95 767 EUR.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

Glavno tajništvo Komisije, Glavna uprava za tisak i komunikaciju te Glavna uprava za proširenje objavile su 8. svibnja 2003. zajednički poziv na podnošenje prijedloga namijenjen televizijskim i radijskim kućama te producentima iz država članica Europske unije. Navedeni zajednički poziv na podnošenje prijedloga objavljen je u okviru programa PRINCE s ciljem informiranja europskih građana (8). Dostavila je sve relevantne informacije za pripremu, podnošenje i odabir prijedloga te njihovu provedbu, kao i predložak sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s posebnim i općim uvjetima koji su mu priloženi. Prijedlog podnositelja pritužbe odabran je za financiranje.

Podnositelj pritužbe podnio je 30. lipnja 2003. prvi obrazac zahtjeva za bespovratna sredstva koji je sadržavao probleme povezane s proračunom projekta zbog nerazumijevanja poziva na podnošenje prijedloga.

Komisija je 30. srpnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da je njegov projekt odabran i da će se dodijeliti bespovratna sredstva, pod uvjetom da su financijski i administrativni postupci uspješno završeni. U dopisu je navedeno da u toj fazi postupka ne predstavlja pravnu obvezu u ime Komisije.

U elektroničkoj razmjeni poruka od 7. do 21. studenoga 2003. od podnositelja pritužbe zatraženo je da ispravi iznose i izračune proračuna te dostavi podatke o svojem bankovnom računu.

Porukom elektroničke pošte od 30. studenoga 2003. financijski voditelj obrade u okviru GU-a za proširenje (g. T. S.) odbio je projektni spis zbog razloga koji se odnose na, ukratko, i. trajanje aktivnosti i ii. specifikaciju ukupnih troškova projekta.

Porukom elektroničke pošte od 5. prosinca 2003. podnositelj pritužbe, prema navodima Komisije, „jasno i nedvosmisleno priznaje svoju pogrešku u izračunu i predstavljanju proračuna”(9).

Podnositelj pritužbe potvrdio je 16. prosinca 2003. slanje drugog obrasca za sudjelovanje s ispravljenim proračunom i zatražio dodjelu bespovratnih sredstava u ukupnom iznosu od 92 057 (10) EUR.

Podnositelj pritužbe potpisao je 22. prosinca 2003. ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava u iznosu od 92 057 EUR.

Odvjetnik podnositelja pritužbe pisao je 13. svibnja 2004. Komisiji u ime podnositelja pritužbe i izjavio, u biti, da „bespovratna sredstva [trebaju] teći od početka postupka podnošenja zahtjeva”. Zatražio je od Komisije i. da pojasni vrijeme od kojeg bi bespovratna sredstva trebala trajati i ii. da utvrdi prihvatljive troškove proizvodnje.

Komisija je 16. srpnja 2004. obavijestila odvjetnika podnositelja pritužbe da „Financijskom uredbom [nije] omogućeno [njegovo] uzimanje u obzir troškova nastalih između početka projekta i potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava između [podnositelja pritužbe] i Komisije 22. prosinca 2003.”

Porukom e-pošte od 27. srpnja 2004. podnositelj pritužbe prihvatio je odgovor Komisije od 16. srpnja 2004. i zatražio savjet Komisije o tome kako prihvatiti novi proračun koji uključuje 7 % općih troškova.

Porukom elektroničke pošte od 27. kolovoza 2004. podnositelj pritužbe dostavio je nacrte završnog izvješća i računovodstvene dokumentacije te je od Komisije zatražio da provjeri jesu li upotrijebljeni formati i ukupni dojam zadovoljavajuće kvalitete.

Voditelj projekta odgovorio je 20. rujna 2004. na izvješće i obavijestio podnositelja pritužbe o sljedećem:

• Završno izvješće i izrada proračuna utvrđeni su na temelju osmomjesečnog razdoblja. U skladu s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava projekt je trajao sedam mjeseci. Komisija nije primila nijedan službeni zahtjev za moguće produljenje trajanja projekta sa sedam na osam mjeseci. Stoga je njegovo ukupno trajanje ostalo nepromijenjeno i svi izračuni trebali bi odgovarati tom razdoblju.
• U prilogu pošti podnositelja pritužbe od 16. prosinca 2003. nije navedeno 7 % općih troškova povezanih s tužbom. U konačnom proračunu podnositelj pritužbe naveo je iznos od 7 % ukupnih prihoda koje Komisija nije mogla uzeti u obzir, u skladu s Posebnim uvjetima, člankom I.3.2. i Općim uvjetima, dijelom B, Financijske pričuve, člankom II.14.3.
• Komisija nije mogla prihvatiti ni povećanje neizravnih troškova pod stavkom „Pravno savjetovanje” za gotovo 5,5 puta veći iznos od prvotno predviđenog. Takvo povećanje tih neizravnih troškova, koje prethodno nije bilo priopćeno u pisanom obliku, nije se moglo prihvatiti (Posebni uvjeti, članak I.3.4.).
• Troškovi nastali prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava nisu bili prihvatljivi.
• Ukupni prihvatljivi troškovi prema procjeni podnositelja pritužbe iznosili su 123 736 EUR više od iznosa navedenog u konačnom proračunu. To bi moglo dovesti do daljnjeg smanjenja iznosa bespovratnih sredstava.
• Financijska služba Komisije ponovno bi izračunala raščlambu proračuna i preostali iznos bespovratnih sredstava koja dospijevaju na temelju sedmomjesečnog razdoblja te bi se preostali iznos koji Komisija duguje platio na toj osnovi.

U dopisu od 14. listopada 2004. odvjetnik podnositelja pritužbe ponovio je mišljenje koje je već iznio u svojem dopisu od 13. svibnja 2004. da bi bespovratna sredstva trebala pokrivati troškove nastale od početka postupka prijave te je podsjetio na pozadinu za uključivanje 7 % općih troškova u konačni proračun priložen svojoj poruci elektroničke pošte od 5. srpnja 2004.

Legitimna očekivanja podnositelja pritužbe

Odredbe o prihvatljivosti troškova projekata prvi su put objavljene u pozivu na podnošenje prijedloga koji je sadržavao i model potpunog standardnog sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. U skladu s pozivom na podnošenje prijedloga „prihvatljivi troškovi [u obzir bi se] uzeli samo ako su nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva”. U skladu s predloškom standardnog sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava koji je stavljen na raspolaganje uz poziv na podnošenje prijedloga i konačnim sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava koji je poslan na potpisivanje korisnicima „prihvatljivi troškovi moraju nastati tijekom trajanja aktivnosti kako je navedeno u članku I.2.2. sporazuma”, odnosno „djelovanje traje od prvog dana nakon datuma na koji posljednja od dviju strana potpiše sporazum.”

Odredbe poziva na podnošenje prijedloga bile su samo općenite i Komisija je dala detaljne informacije tijekom postupka koji je doveo do sklapanja sporazuma. Podnositelj pritužbe na vlastiti je rizik donio odluku o pokretanju projekta prije nego što su obje strane potpisale sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava. To nije podrazumijevalo nikakvu implicitnu ili izričitu obvezu Komisije da prihvati troškove nastale tijekom tog razdoblja.

Komisija je prepoznala da odredbe o troškovima prihvatljivosti objavljene u pozivu na podnošenje prijedloga nisu u potpunosti u skladu s odredbama konačnog sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava te je izrazila žaljenje zbog moguće zabune do koje je došlo zbog toga. Međutim, Komisija se nije obvezala do potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. To je posebno jasno iz dopisa od 30. srpnja 2003. u kojem je Komisija obavijestila podnositelja pritužbe da je projekt odabran i istaknula da „u ovoj fazi ne predstavlja pravnu obvezu u ime Komisije”(naglasak u izvorniku).

Podnositelj pritužbe potpisao je konačni sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava 22. prosinca 2003. bez zadrške, čime je odobrio završne odredbe koje se odnose na prihvatljivost troškova. Sporazum je stupio na snagu dan nakon potpisivanja Komisije, odnosno 30. prosinca 2003.

Nakon toga su primjenjiva pravila i stajalište Komisije u nekoliko navrata jasno priopćeni podnositelju pritužbe. Podnositelj pritužbe stoga nije mogao imati nikakvo razumno ili legitimno očekivanje da bi stajalište Komisije bilo drukčije od onoga što je u konačnici bilo i o čemu je podnositelj pritužbe bio svjestan.

Navodni propust da se na odgovarajući način odgovori na dopis od 14. listopada 2004.

U skladu s člankom 4. („Postupanje s istragama”) Komisijina Kodeksa dobrog administrativnog postupanja, iako Komisija ima obvezu odgovoriti na dopis koji joj je upućen u roku od 15 radnih dana, „ta se pravila ne primjenjuju na korespondenciju koja se razumno može smatrati neprimjerenom, na primjer zato što se ponavlja (...)”. Komisija je pitanja istaknuta u dopisu od 14. listopada 2004. već riješila u prethodnoj korespondenciji s podnositeljem pritužbe, odnosno u dopisu od 20. rujna 2004.

Zahtjev za plaćanje deficita projekta

Komisija nije namjeravala platiti 95 767 EUR koje je zatražio podnositelj pritužbe.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima iznio sljedeće primjedbe:

Na temelju mišljenja Komisije podnositelj pritužbe dostavio je kronologiju događaja. Vremenski raspored uključivao je događaje od svibnja 2003. do potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava 22. prosinca 2003. Navela je da se stvarna proizvodnja projekta "NEWROPE - Što je više veselija" odvijala tijekom osam mjeseci, od početka srpnja 2003. do kraja veljače 2004. godine.

Porukom elektroničke pošte od 16. rujna 2003. podnositelj pritužbe obavijestio je Komisiju da je „već započeo s proizvodnjom do 1. veljače sljedeće godine.”

Porukom e-pošte od 16. rujna 2003. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da bi „u pravilu trebali potpisati ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava i vratiti nam ga do kraja mjeseca, nakon čega bi se prvi dio bespovratnih sredstava mogao prenijeti na vaš bankovni račun.”

Porukom elektroničke pošte od 8. prosinca 2003. podnositelj pritužbe zatražio je od gđe D. u Glavnoj upravi za proširenje da „potvrđuje da je [ona] primila i pročitala [njegovu] poruku elektroničke pošte. [To] bi jako cijenio neposredan odgovor." Gospođa D. odgovorila je da je "primila sve informacije. Nadam se da će sve biti u redu za vaš projekt." Podnositelj pritužbe dodatno je odgovorio gđi D. zahvalivši joj na brzom odgovoru i navodeći sljedeće:

„Kad mislite da će biti daljnjeg napretka u tom slučaju? Je li vaš odjel čeka drugi odjel stav o tom pitanju? Gospodin [I.] spomenuo je ugovor ovaj tjedan. Bi li to bilo moguće? Drugim riječima, očajnički mi je potrebno pojašnjenje o tom pitanju kako bi se smanjila trajna šteta koju ta neizvjesnost stvara na projektu Newrope."

Porukom elektroničke pošte od 5. srpnja 2004. odvjetnik podnositelja pritužbe obavijestio je Komisiju da je revidirani proračun proslijeđen na zatraženi način. Podnositelj pritužbe i dalje je smatrao da bi se bespovratnim sredstvima trebali pokriti troškovi nastali u okviru poziva na podnošenje prijedloga te da proračun proslijeđen e-poštom nije bio prihvaćanje stajališta Komisije.

Navodna jasnoća koju je Komisija pripisala e-poruci podnositelja pritužbe od 5. prosinca 2003. nije bila točna i e-poruka nije jasno i nedvosmisleno priznala pogrešku. Upravo suprotno, poruka e-pošte bila je prva poruka e-pošte u kojoj je podnositelj pritužbe obavijestio Komisiju da je do 5. prosinca 2003. razumio „da će prihvatljivi troškovi od 1. srpnja 2003. biti uključeni u zahtjev kako ih je Komisija obavijestila do 5. prosinca 2003.”.

Komisija je posebno uputila na činjenicu da je podnositelj pritužbe potpisao sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava 22. prosinca 2003. bez ikakve rezerve. Podnositelj pritužbe nije imao drugog izbora nego potpisati sporazum. Da podnositelj pritužbe to nije učinio, proizvodnja bi se zaustavila. Umjesto toga, podnositelj pritužbe odlučio je potpisati sporazum i dovršiti proizvodnju u skladu sa zahtjevom. Podnositelj pritužbe ni u jednom trenutku nije prihvatio stajalište Komisije, ali je stalno obavještavao Komisiju da je dostavio netočne informacije.

ODLUKA

1 Navodno nepoštovanje legitimnih i razumnih očekivanja podnositelja pritužbe da će Komisija pokriti troškove povezane s proizvodnjom projekta od početka proizvodnog postupka

1.1 Europski ombudsman prima na znanje podneske podnositelja pritužbe i Europske komisije u ovoj istrazi. Iz tih podnesaka Ombudsman razumije podnositelja pritužbe da u biti tvrdi da Komisija nije poštovala svoja legitimna očekivanja da će se bespovratnim sredstvima pokriti ne samo troškovi za izradu projekta „NEWROPE - što je više sretniji”, koji su nastali nakon potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, nego i troškovi nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva (30. lipnja 2003.) i prije nego što su obje strane potpisale sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava (29. prosinca 2003.).

U prilog svojoj tvrdnji podnositelj pritužbe pozvao se na sljedeće:

1. Točkom 8.1. poziva na podnošenje prijedloga predviđeno je da se „prihvatljivi troškovi uzimaju u obzir samo ako su nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva”.
2. Komisija je dopisom od 30. srpnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da je projekt odabran.
3. E-poruka podnositelja pritužbe od 16. rujna 2003. Komisiji i odgovor Komisije od istog dana. U prvom je podnositelj pritužbe, među ostalim, obavijestio Komisiju da je „već započeo s proizvodnjom”. Komisija je odgovorila da bi podnositelj pritužbe „u pravilu trebao dobiti ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava koji ćete potpisati i poslati nam ga do kraja mjeseca, nakon čega bi se prvi dio bespovratnih sredstava mogao prenijeti na vaš bankovni račun.”
4. U razmjeni e-poruka od 7. do 21. studenoga 2003. od podnositelja pritužbe zatraženo je da izmijeni proračun projekta, ali nikad raspored.

1.2 Ombudsmanica napominje da je Komisija u biti tvrdila sljedeće:

1. Odredbe poziva na podnošenje prijedloga bile su samo općenite, a Komisija je tijekom postupka koji je doveo do sklapanja sporazuma dala jasne i detaljne informacije.
2. Komisija se nije obvezala do potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. To je posebno jasno iz dopisa od 30. srpnja 2003. u kojem je Komisija obavijestila podnositelja pritužbe da je projekt odabran i istaknula da „njegov dopis u ovoj fazi ne predstavlja pravnu obvezu u ime Komisije”(naglasak u izvorniku).
3. Podnositelj pritužbe na vlastiti je rizik donio odluku o pokretanju projekta prije nego što su obje strane potpisale sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava. To nije podrazumijevalo nikakvu implicitnu ili izričitu obvezu Komisije da troškove nastale tijekom tog razdoblja prihvati kao prihvatljive.
4. Podnositelj pritužbe potpisao je konačni sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava 22. prosinca 2003. bez ikakve rezerve, čime je odobrio završne odredbe koje se odnose na prihvatljivost troškova.

1.3 Ombudsmanica primjećuje da je načelo zaštite legitimnih očekivanja dio pravnog poretka Zajednice (11) te je također izričito priznato kao dio dobre uprave sadržane u članku 10. U skladu sa sudskom praksom sudova Zajednice i ranijim odlukama Europskog ombudsmana, za ostvarivanje prava na zaštitu legitimnih i razumnih očekivanja moraju biti ispunjena tri uvjeta. Prvo, tijela Zajednice moraju dotičnoj osobi dati precizna, bezuvjetna i dosljedna jamstva koja potječu iz ovlaštenih i pouzdanih izvora. Kao drugo, ta jamstva moraju biti takva da kod osobe kojoj su upućena mogu stvoriti legitimna očekivanja. Treće, dana jamstva moraju biti u skladu s primjenjivim pravilima (13).

1.4 U prilog svojim stajalištima podnositelj pritužbe prvenstveno se oslanja na odredbe relevantnog poziva na podnošenje prijedloga u skladu s kojima će se "(...) prihvatljivi troškovi uzeti u obzir samo ako su nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva" (točka 8.1. dijela V.) i "neće se zadržati (...) projekti koji su već započeli u trenutku njihova podnošenja" (točka B.1. dijela III.). U tom pogledu Ombudsman napominje da, iako bi se za te odredbe, koje su same po sebi, moglo smatrati da podupiru pristup podnositelja pritužbe, drugim primjenjivim pravilima poziva pojašnjava se značenje odredbi na koje se poziva na način kojim se diskreditira takvo tumačenje. Stoga su u točki 8.2. poziva na podnošenje prijedloga potencijalni predlagatelji izričito upozoreni na činjenicu da se „primjenjuju [g]eneralni uvjeti koji se primjenjuju na sporazume o bespovratnim sredstvima za poslovanje Europske zajednice” (vidjeti sljedeći dokument)”. Predložak sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava („sljedeći dokument”) sadržavao je „I-posebne uvjete” u kojima je navedeno sljedeće: „I.2.2. Aktivnost počinje (...) [prvi dan (...) nakon datuma na koji posljednja od dviju stranaka potpiše sporazum] (...) („datum početka djelovanja”)”. Predložak sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava sadržavao je i „II. opće uvjete”, od kojih je „Dio B – Financijske odredbe” sadržavao sljedeće: Kako bi se smatrali prihvatljivim izravnim (14) troškovima djelovanja, troškovi moraju (...) nastati tijekom trajanja djelovanja kako je navedeno u članku I.2.2. sporazuma.

Stoga se ne može razumno smatrati da se odredbama poziva na podnošenje prijedloga, tumačenima u cijelosti, podnositelju pritužbe daju precizna i bezuvjetna jamstva da će Komisija pokriti troškove proizvodnje nastale nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva, ali prije nego što obje strane potpišu sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava.

1.5 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je, na temelju dopisa Komisije od 30. srpnja 2003. u kojem ga je obavijestio da je njegov projekt odabran za dodjelu bespovratnih sredstava, imao legitimna očekivanja da će se troškovi nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva i prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava uzeti u obzir. U tom pogledu Ombudsman napominje da Komisija u svojem dopisu od 30. srpnja 2003. ni na koji način nije uputila na troškove koji će biti pokriveni. Komisija je u istom dopisu istaknula i da je „predviđeno da se [podnositelju pritužbe] dodijele bespovratna sredstva pod uvjetom da se financijski i administrativni postupci uspješno dovrše. To u ovoj fazi ne predstavlja pravnu obvezu u ime Komisije”(podcrtano, podebljano u izvorniku). Podnositelj pritužbe trebao je shvatiti da sklapanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava ovisi o uspješnom dovršetku financijskih i administrativnih postupaka i da stoga do sklapanja sporazuma nije bilo jamstva da će doista biti bespovratnih sredstava.

S obzirom na prethodno navedeno, ombudsmanica zaključuje da sadržaj dopisa Komisije od 30. srpnja 2003. podnositelju pritužbe nije mogao pružiti precizna i bezuvjetna jamstva o prihvatljivosti predmetnih troškova.

1.6 Podnositelj pritužbe tvrdio je da u elektroničkoj razmjeni poruka od 7. do 21. studenoga 2003. Komisija od podnositelja pritužbe nije zatražila reviziju rasporeda projekta. U vezi s tim argumentom ombudsmanica smatra da se sama činjenica da Komisija od podnositelja pritužbe nije zatražila reviziju rasporeda ne može smatrati pružanjem preciznog, bezuvjetnog i dosljednog jamstva Komisije da će troškovi nastali prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava biti pokriveni bespovratnim sredstvima.

1.7 U svojoj e-poruci od 16. rujna 2003. podnositelj pritužbe obavijestio je Komisiju da je "već započeo s proizvodnjom do 1. veljače sljedeće godine". Ombudsmanica napominje da je Komisija istog dana odgovorila na tu poruku e-pošte navodeći da bi podnositelj pritužbe „u pravilu trebao dobiti ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava koji ćete potpisati i poslati nam ga do kraja mjeseca, nakon čega bi se prvi dio bespovratnih sredstava mogao prenijeti na vaš bankovni račun.” Ombudsmanica smatra da taj odgovor Komisije nije sadržavao precizna i bezuvjetna jamstva podnositelju pritužbe da će Komisija uzeti u obzir troškove nastale prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

1.8 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da nije dokazano da je podnositelj pritužbe imao legitimno i razumno očekivanje da će se bespovratnim sredstvima Komisije pokriti troškovi nastali nakon podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva i prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (15). Ombudsman stoga ne smatra da postoje nepravilnosti u postupanju koje odgovaraju prvoj tvrdnji podnositelja pritužbe.

2 Navodni propust da se na odgovarajući način odgovori na dopis od 14. listopada 2004.

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije na odgovarajući način odgovorila na dopis od 14. listopada 2004. koji je poslao njegov odvjetnik J.

2.2 Komisija je u svojem mišljenju tvrdila da je pitanja istaknuta u dopisu od 14. listopada 2004. Komisija već riješila u prethodnoj korespondenciji s podnositeljem pritužbe te da se Komisija stoga može osloniti na mogućnost predviđenu u članku 4. Komisijina Kodeksa o dobrom ponašanju zaposlenih u upravi (16) ("Kodeks") da prekine razmjenu korespondencije. Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe o tom pitanju iz mišljenja Komisije.

2.3 Ombudsmanica napominje da je, u skladu s odjeljkom 4. Kodeksa Komisije ("Postupanje s upitima"), Komisija dužna poslati odgovor na dopis koji joj je upućen "u roku od 15 radnih dana od datuma primitka dopisa od strane nadležne službe Komisije ". U istom odjeljku navodi se i:

„Ova se pravila ne primjenjuju na korespondenciju koja se razumno može smatrati nepravilnom, primjerice zato što se ponavlja, uvredljiva je i/ili besmislena. Zatim Komisija zadržava pravo prekinuti svaku takvu razmjenu prepiske.”

2.4 Ombudsman primjećuje da je odvjetnik podnositelja pritužbe u svojem dopisu od 14. listopada 2004. upućenom voditelju projekta u Komisiji potvrdio primitak dopisa Komisije od 20. rujna 2004. Zatim je uputio na poruku elektroničke pošte od 5. srpnja 2004. koju je poslao Komisiji i na telefonski razgovor od 1. srpnja 2004. u kojem su sudjelovali podnositelj pritužbe, voditelj projekta i T. S. iz Komisije, kao i on sam, nakon čega je Komisiji proslijeđen revidirani proračun. Ponovio je mišljenje podnositelja pritužbe da bi se bespovratnim sredstvima trebali pokriti troškovi nastali nakon poziva na podnošenje prijedloga. Naposljetku, naveo je da je T. S. tijekom telefonskog razgovora od 1. srpnja 2004. spomenuo prijedlog za uvođenje općih troškova od 7 % te je stoga bio uključen u revidirani proračun.

2.5 Ombudsman nadalje napominje da Komisija tvrdi da se već u svojoj prethodnoj korespondenciji s podnositeljem pritužbe bavila pitanjima istaknutima u dopisu odvjetnika podnositelja pritužbe od 14. listopada 2004. Prva je stoga bila ponavljajuća i besmislena te je Komisija imala pravo prekinuti takvu korespondenciju.

Ombudsmanica napominje da je Komisija, prije nego što je podnositelju pritužbe odgovorila dopisom od 20. rujna 2004., od nje primila dvije poruke elektroničke pošte, odnosno 27. srpnja i 27. kolovoza 2004. U poruci elektroničke pošte od 27. srpnja 2004. podnositelj pritužbe naveo je da je na telefonskom sastanku s voditeljem projekta i g. T. S.-om naveo da bi podnositelj pritužbe trebao izraditi novi proračun koji uključuje 7 % općih troškova i stvarne iznose projekta. Porukom elektroničke pošte od 27. kolovoza 2004. podnositelj pritužbe poslao je Komisiji nacrt završnog izvješća i zatražene financijske izvještaje za projektno razdoblje. U istoj poruci e-pošte podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da provjeri jesu li upotrijebljeni formati i ukupni dojam zadovoljavajuće kvalitete.

Ombudsmanica također napominje da je Komisija dopisom od 20. rujna 2004. ukratko obavijestila podnositelja pritužbe da su i. b. završno izvješće i izrada proračuna utvrđeni na temelju osmomjesečnog razdoblja, dok je prema sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava trajanje projekta sedam mjeseci i da bi svi izračuni trebali odgovarati tom razdoblju; ii. u konačnom proračunu podnositelj pritužbe spomenuo je iznos od 7 % ukupnih prihoda koje Komisija nije mogla uzeti u obzir jer podnositelj pritužbe nije spomenuo taj iznos u trenutku potvrđivanja proračuna projekta; iii. Komisija također nije mogla prihvatiti povećanje određenih neizravnih troškova jer je o tome prethodno trebala biti obaviještena u pisanom obliku; iv. ukupni prihvatljivi troškovi navedeni u konačnom proračunu bili su manji od ukupnih prihvatljivih troškova koje je podnositelj pritužbe prvotno predvidio i da bi ta razlika mogla dovesti do daljnjeg smanjenja bespovratnih sredstava; v. financijska služba Komisije ponovno bi izračunala raščlambu proračuna i saldo bespovratnih sredstava tijekom sedmomjesečnog razdoblja. U dopisu od 20. rujna 2004. također je navedeno da troškovi nastali prije potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava nisu bili prihvatljivi, što je podnositelju pritužbe već pojašnjeno u prethodnoj korespondenciji Komisije.

Ombudsman podsjeća, ukratko, da je odvjetnik podnositelja pritužbe u svojem dopisu od 14. listopada 2004. iznio dvije točke. Prvi se odnosio na revidirani proračun, a drugi na pitanje prihvatljivosti. S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da je Komisija već razmotrila ta dva pitanja u svojem dopisu od 20. rujna 2004. i u prethodnoj korespondenciji.

2.6 S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsmanica smatra da se Komisija mogla razumno osloniti na odredbu svojeg Kodeksa navedenu u točki 2.3. kako ne bi odgovorila na dopis odvjetnika podnositelja pritužbe od 14. listopada 2004. Slijedom toga, Ombudsman ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju u pogledu druge tvrdnje.

3 Tvrdnja da bi Komisija trebala platiti deficit projekta

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala platiti deficit u proračunu projekta, odnosno 95 767 EUR.

3.2 U svjetlu nalaza i razmatranja iz točke 1., Ombudsman ne može prihvatiti tvrdnju podnositelja pritužbe da bi Komisija trebala platiti deficit projekta "NEWROPE - što je više veselija".

4 Zaključak

Na temelju njegove istrage u ovom predmetu, čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Predsjednik Komisije bit će obaviješten o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) GU ELARG 02/WdL D(2003) – 15387.

(2) Točka 8. („Prihvatljivi troškovi”) dijela V. („Kriteriji prihvatljivosti”) poziva na podnošenje prijedloga.

(3) Komisija je u dopisu navela i sljedeće: „To u ovoj fazi ne predstavlja pravnu obvezu u ime Komisije.”

(4) Ukupni troškovi djelovanja i ukupni prihvatljivi troškovi djelovanja procijenjeni su na 364 307 EUR. Doprinos Komisije djelovanju iznosio bi najviše 92 057 EUR, što iznosi 25,27 % procijenjenih ukupnih prihvatljivih troškova.

(5) Pod unosom "Svibanj 03" navodi se da "[od] početne stranice Europske komisije Axel Film ApS stječu dojam da mogu započeti s produkcijom nakon što je [njegova ] prijava podnesena" i "[d]odlučuje podnijeti [] prijavu [] EU-u, budući da Axel Film ApS može započeti s produkcijom kada [njegova] prijava (...) bude podnesena."

(6) Elektronička pošta podnositelja pritužbe od 27. kolovoza 2004. nije bila priložena njegovoj pritužbi Ombudsmanu.

(7) Elektronička pošta od 5. srpnja 2004., koju je odvjetnik podnositelja pritužbe poslao Komisiji, nije bila priložena njegovoj pritužbi Ombudsmanu.

(8) COM(2000) 57 final – Nije objavljeno u Službenom listu.

(9) U predmetnoj poruci elektroničke pošte podnositelj pritužbe podsjetio je da će se, u skladu sa zahtjevom za bespovratna sredstva, proizvodnja odvijati između srpnja 2003. i veljače 2004., odnosno tijekom razdoblja od osam mjeseci. Podnositelj pritužbe naveo je i sljedeće: „Nakon jučerašnjeg telefonskog sastanka (4. prosinca) sada shvaćam da mišljenje vaše financijske jedinice [jest] da svi troškovi prije primitka konačnog ugovora za Komisiju nisu prihvatljivi. Potpuno sam zadivljena i ne slažem se na najsnažniji mogući način s tim stajalištem o tom pitanju. U dobroj sam vjeri izradio program na način koji sam opisao u podnesku. To je svakako uključivalo i trošenje novca iz bespovratnih sredstava za koja sam vjerovao da su mi dodijeljena" (naknadno istaknuto). Podnositelj pritužbe istaknuo je određenu odredbu poziva na podnošenje prijedloga. Podnositelj pritužbe naveo je i da je „na temelju jasnih činjenica iz Poziva i uzajamne komunikacije s Komisijom [podnositelj pritužbe] u dobroj vjeri vjerovao da bi [on] mogao započeti s izradom programa u skladu s vremenskim rasporedom. I [Komisija] do jučer nije učinila ništa kako bi ispravila tu pretpostavku.

(10) U ranijoj e-poruci Komisije istog dana od podnositelja pritužbe zatraženo je da ispravi ukupne troškove proizvodnje na 364 307 EUR, a ukupna zatražena bespovratna sredstva na 92 057 EUR. Također je zatraženo da u svojoj e-poruci spomene da se trajanje akcije promijenilo u sedam moljaca. Podnositelj pritužbe postupio je u skladu sa zahtjevima elektroničkom poštom istog dana.

(11) Predmet 112/77 Töpfer protiv Komisije [1978.] ECR 1019, stavak 19.

(12) Članak 10. stavak 2. Zakonika o dobrom upravnom ponašanju predviđa: „Dužnosnik poštuje legitimna i razumna očekivanja javnosti s obzirom na dosadašnje djelovanje institucije.” Kodeks je dostupan na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(13) Vidjeti predmet T-203/97 Forvass protiv Komisije [1999.] ECR-SC I-A-129 i II-705, stavak 70.; Predmet T-199/01 G protiv Komisije [2002.] ECR-SC I-A-207 i II-1085, stavak 38.; Predmet T-347/03 Branco protiv Komisije [2005.] ECR II-2555, stavak 102. Vidjeti i odluku Europskog ombudsmana o pritužbi 1330/2004/PB, koja je dostupna na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(14) Točkom 8. ("Prihvatljivi troškovi") predviđeno je da, kako bi bili prihvatljivi, troškovi moraju biti izravni, tj. "izravno nastali kao dio projekta i neophodni za njegovu provedbu".

(15) Iz tog razloga Ombudsman smatra da nije potrebno odgovoriti na argument Komisije da je podnositelj pritužbe potpisao sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava bez zadrške.

(16) Kodeks je dostupan na internetskim stranicama Europa (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm).