Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe nevladina je organizacija koja je sudjelovala kao jedan od pet partnera u provedbi programa EU SHARE [1] za visoka učilišta i studente ASEAN-a. Delegacija EU-a u Indoneziji i Brunej Darussalam bili su odgovorni za nadzor programa u ime Europske komisije. Program je trajao od siječnja 2015. do lipnja 2020.

2. Komisija je potpisala ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s „koordinatorom bespovratnih sredstava” za financiranje programa. Koordinator za bespovratna sredstva služio je kao posrednik između Komisije i podnositelja pritužbe. Koordinator za bespovratna sredstva bio je odgovoran i za podnošenje svih relevantnih popratnih dokumenata te za provjeru i podnošenje zahtjeva za plaćanje.

3. U siječnju 2015. programski partneri počeli su provoditi program, a podnositelju pritužbe nadoknađeni su troškovi nastali za tu godinu.

4. Komisija je 2017. od podnositelja pritužbe zatražila dodatne informacije o troškovima koji su prijavljeni za jednog člana osoblja za 2016. Zatražio je raščlambu ukupnih troškova, dokaz o plaćanju za nekoliko mjeseci i pojašnjenje razlike između jedinične cijene i bruto plaće u ugovoru o radu člana osoblja. Podnositelj pritužbe je putem koordinatora za bespovratna sredstva odmah dostavio tražene informacije. Komisija je zatim izdala objašnjenje u kojem je navela da obustavlja plaćanje troškova osoblja dok podnositelj pritužbe ne dostavi „posljednju verziju” ugovora o radu dotičnog člana osoblja.

5. Komisija je 2018. zatražila dodatne informacije. Zatražila je evidencije radnog vremena i platne liste za cijelo izvještajno razdoblje te raščlambu troškova osoblja u iznosu od 9 668 EUR. Podnositelj pritužbe dostavio je tražene informacije i dokumentaciju preko koordinatora za bespovratna sredstva.

6. Tijekom 2019. provedena je revizija programa. U svojem nacrtu izvješća o reviziji revizori su napomenuli da podnositelj pritužbe nije uzeo u obzir „stopu dodjele” za proračunske troškove svojih članova osoblja te je stoga smatrao da neprihvatljivi troškovi osoblja iznose više od 14 000 EUR. Podnositelj pritužbe osporio je taj nalaz. Nakon nekoliko razmjena informacija u kojima je podnositelj pritužbe objasnio svoju metodu izračuna i dostavio popratnu dokumentaciju, revizori su 2020. zaključili da su troškovi osoblja bili razumni i da su dokazi koje je dostavio podnositelj pritužbe bili dostatni za dokazivanje da su troškovi nastali.

7. Koordinator za bespovratna sredstva prihvatio je 2021. financijsko stanje Komisije, uključujući sve neprihvatljive troškove. Podnositelj pritužbe nije se složio s izračunom završnog plaćanja te je zatražio pojašnjenja. Koordinator za bespovratna sredstva odgovorio je da Komisija nije prihvatila troškove zbog nepotpune ugovorne dokumentacije te da je Komisija ovlaštena prihvatiti ili odbiti troškove neovisno o nalazima revizora. Podnositelj pritužbe ponovno je izjavio da se ne slaže s tim nalazom.

8. Podnositelj pritužbe zatim je izravno pitao Komisiju zašto su troškovi odbijeni. Komisija je od koordinatora za bespovratna sredstva zatražila da odgovori podnositelju pritužbe i obavijesti ga da je ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava dovršen bez neriješenih pitanja ili iznosa. Nakon nekoliko razmjena mišljenja s Komisijom podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu u veljači 2022.

Prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

9. U istrazi Ombudsmana utvrđeno je da se Komisija nije protivila načinu na koji je podnositelj pritužbe izračunao predmetne troškove, nego je odbila troškove jer je smatrala da nedostaju potrebni popratni dokumenti. Konkretno, Komisija je smatrala da ugovor o radu na jednoj stranici koji je dostavio podnositelj pritužbe ne ispunjava minimalne zahtjeve za ugovore o radu jer Komisiji ne omogućuje provjeru predmetnih troškova.

10. Ombudsmanica se nije složila s tim obrazloženjem. Napomenula je da vanjski revizori predmetne troškove osoblja smatraju prihvatljivima. Zaključili su da je podnositelj pritužbe dostavio dostatne dokaze u prilog troškovima i da su troškovi razumni.

11. Ombudsmanica je potvrdila da Komisija nije vezana nalazima revizora. Međutim, smatrala je da bi institucija ili tijelo EU-a, ako odstupi od nalaza revizorskog izvješća, trebalo pružiti dostatna i uvjerljiva objašnjenja za to.

12. Ombudsmanica je utvrdila da Komisija to nije učinila u ovom predmetu. Komisija na početku programa nije pružila nikakve smjernice o minimalnim zahtjevima za ugovore o radu. Međutim, Komisija je u pitanjima odbila troškove osoblja samo zato što je smatrala da ugovor o radu ne ispunjava ono što je smatrala minimalnim zahtjevima za takve ugovore. Konkretno, Komisija je smatrala da je ugovor prekratak i da joj samo dulji ugovori omogućuju provjeru prijavljenih troškova.

13. Ombudsmanica je smatrala da je Komisija, time što je jednostrano zahtijevala da ugovor samo jednog člana osoblja ispunjava neodređene kriterije „ex post”, odnosno nakon što se program provodio neko vrijeme, povrijedila načelo pravne sigurnosti [2]. Komisija je nadoknadila troškove tog člana osoblja za ostale godine programa i troškove drugih članova osoblja sa sličnim ugovorima za cijeli program. Nadalje, podnositelj pritužbe koristio se sličnim ugovorima o radu u kontekstu različitih drugih programa financiranih sredstvima EU-a u kojima je sudjelovao i koje Komisija nije osporila. Ombudsmanica je smatrala da podnositelj pritužbe stoga može razumno očekivati da Komisija smatra da je vrsta ugovora o radu dovoljna. Ombudsmanica je također napomenula da je predmetni ugovor o radu obuhvaćen belgijskim radnim pravom. Komisija kao takva može nastojati utvrditi ispunjava li ugovor minimalne zahtjeve za ugovore o radu u skladu s nacionalnim pravom, ali ne može nametnuti dodatne zahtjeve.

14. Iako ugovori o radu, neovisno o njihovu trajanju, omogućuju Komisiji da provjeri je li osoba za koju se traže troškovi osoblja stvarno zaposlena u subjektu koji traži troškove, oni kao takvi ne omogućuju Komisiji ili bilo kojem drugom subjektu da provjeri jesu li prijavljeni troškovi stvarno nastali. To se može provjeriti samo s pomoću vremenskih lista i odgovarajućih platnih lista, koje je podnositelj pritužbe dostavio odmah kad god se to od njega zatražilo.

15. Ombudsmanica je stoga zaključila da Komisija nije pružila dostatna objašnjenja kako bi opravdala svoju odluku da troškove smatra neprihvatljivima. Stoga je kao rješenje predložila da Komisija preispita svoju odluku o troškovima koje je smatrala neprihvatljivima i da podnositelju pritužbe plati iznos koji je zadržala, odnosno 9 668 EUR [3].

16. Komisija se složila s procjenom Europskog ombudsmana [4].

17. Komisija je navela da je počinila pogrešku time što ugovor o radu nije smatrala valjanim ugovorom o radu na temelju belgijskog prava. Priznala je da ugovor o radu člana osoblja ispunjava minimalne zahtjeve belgijskog prava i zaključila da su povezani troškovi osoblja prihvatljivi.

18. Komisija je izjavila da će koordinatoru za bespovratna sredstva isplatiti iznos od 9 668 EUR koji je prvotno smatrala neprihvatljivim.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

19. Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je Komisija prihvatila njezin prijedlog rješenja. Prima na znanje da Komisija poduzima potrebne korake kako bi nastavila s povratom troškova.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Pristankom na plaćanje iznosa od 9 668 EUR podnositelju pritužbe Komisija je riješila to pitanje.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 2. svibnja 2024.

[1] Više informacija dostupno je na: https://www.eeas.europa.eu/eeas/eu-support-higher-education-asean-region-eu-share_en

[2] Načelo pravne sigurnosti zahtijeva da pravna pravila budu jasna i precizna.

[3] Cjeloviti tekst prijedloga rješenja dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/solution/185087

[4] Cjeloviti tekst odgovora Komisije na prijedlog Europskog ombudsmana o rješenju dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/185088