Déantar cur síos sa Ráiteas Príobháideachais seo ar an gcaoi a gcosnaíonn an tOmbudsman Eorpach do shonraí pearsanta nuair a thugann tú freagra ar chomhairliúchán Ombudsman, agus i gcás, dá réir sin, ina ngníomhaíonn an tOmbudsman mar rialaitheoir sonraí. Leagtar amach sa ráiteas seo freisin na cearta atá agat mar ábhar sonraí.

Go háirithe, mínítear ann an chúis atá leis na sonraí a bhailiú agus a phróiseáil; an chaoi a ndéanann an tOmbudsman na sonraí a chuirtear ar fáil a bhailiú, a láimhseáil agus a chosaint; agus cad iad na rannchuiditheoirí ceart is féidir a fheidhmiú i ndáil lena sonraí.

1. Cad iad na sonraí pearsanta a phróiseálfaidh an tOmbudsman Eorpach?

Comhlánaíonn rannchuiditheoirí an fhoirm theagmhála ar shuíomh gréasáin an Ombudsman Eorpaigh, lena dtreoraítear aighneachtaí chuig an mbosca ríomhphoist comhairliúcháin tiomnaithe. Is féidir aighneachtaí a sheoladh freisin trí litir nó ríomhphost. Déanann an fhoireann ábhartha in oifig an Ombudsman Eorpaigh na ranníocaíochtaí a phróiseáil.

Féadfaidh an tOmbudsman Eorpach teagmháil a dhéanamh le rannchuiditheoirí chun soiléirithe a iarraidh agus/nó chun torthaí an chomhairliúcháin/fhiosrúcháin a scaipeadh. Cuirtear sonraí teagmhála an duine atá freagrach as an bhfiosrúchán ar fáil sa chuireadh chun freagra a thabhairt ar an gcomhairliúchán.

Is iad na sonraí pearsanta a bhailítear agus a phróiseáiltear a thuilleadh na sonraí is gá chun páirt a ghlacadh sa chomhairliúchán, mar a leanas: céadainm, sloinne, ríomhphost, cur síos ar an bpost, agus an teanga is fearr le haghaidh tuilleadh comhfhreagrais, ghlacfadh teanga eile le freagra agus ábhar (tuairimí an duine aonair nó na heagraíochta ar an ábhar den chuid is mó).

2. Cén fáth a ndéanann an tOmbudsman Eorpach na sonraí pearsanta sin a phróiseáil?

Is mian leis an Ombudsman Eorpach deis a thabhairt don phobal agus do pháirtithe leasmhara a dtuairimí a chur in iúl i gcomhthéacs fiosrúcháin agus tionscnaimh straitéiseacha a bhainfeadh tairbhe as ionchur seachtrach agus a d’fhéadfadh, dá bhrí sin, comhairliúcháin phoiblí a sheoladh.

3. Cad é an bunús dlí agus an gá atá leis na sonraí seo a phróiseáil?

Is é Airteagal 11 CAE an bunús dlí don oibríocht phróiseála sin.

Déantar sonraí pearsanta a phróiseáil i gcomhréir le Rialachán 2018/1725 maidir le daoine nádúrtha a chosaint i ndáil le sonraí pearsanta a phróiseáil ag institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais. Is gá an phróiseáil a dhéanamh chun cúram a chur i gcrích a dhéantar ar mhaithe le leas an phobail (Airteagal 5(1)(a) de Rialachán 2018/1725).

4. Cé atá freagrach as na sonraí a phróiseáil?

Bainistíonn Earnáil Teicneolaíochtaí Faisnéise agus Cumarsáide (TFC) an Ombudsman Eorpaigh na sonraí a chuirtear isteach ar an suíomh gréasáin. Déanfaidh foireann an Ombudsman Eorpaigh atá freagrach as comhairliúcháin phoiblí agus foireann údaraithe a dhéanamh, ar bhonn ‘ar bhonn riachtanais eolais’, na sonraí arna gcur isteach ag rannchuiditheoirí a phróiseáil tuilleadh.

5. Cé a gheobhaidh na sonraí?

Tá rochtain ar do shonraí pearsanta ag foireann an Ombudsman Eorpaigh atá freagrach as an oibríocht phróiseála sin a chur i gcrích; chomh maith le foireann údaraithe eile de chuid an Ombudsman Eorpaigh ar bhonn ‘ar bhonn riachtanais eolais’.

Mar chuid den nós imeachta fiosrúcháin, cuireann an tOmbudsman Eorpach na haighneachtaí uile a fhaightear ar aghaidh chuig an institiúid, comhlacht, oifig nó gníomhaireacht ábhartha de chuid an Aontais. Ar mhaithe le trédhearcacht, déanann an tOmbudsman Eorpach aighneachtaí poiblí a fhaightear i gcomhairliúcháin.

Agus tú ag cur isteach ar chomhairliúchán, ní mór duit tú féin agus an eagraíocht a bhfuil tú ag cur isteach ar a son a shainaithint. Ní ghlactar le haighneachtaí gan ainm ó chomhairliúcháin. Tá sé seo chun mí-úsáid a sheachaint.

Ar mhaithe le trédhearcacht, déanann an tOmbudsman Eorpach aighneachtaí poiblí a fuair sí mar fhreagra ar chomhairliúchán poiblí. Ní chuirfear do shonraí pearsanta ar fáil don phobal. Ba cheart duit gan sonraí pearsanta neamhriachtanacha a áireamh i do chuid aighneachtaí, go háirithe sonraí pearsanta tríú páirtithe. Má chuirtear sonraí den sórt sin san áireamh, déanfar iad a fholú ón leagan a chuirtear ar fáil don phobal.

6. Cá fhad a choinneofar na sonraí?

Stóráiltear ranníocaíochtaí sa cháschomhad ábhartha i gcomhréir le beartas coinneála chóras bainistithe cásanna an Ombudsman ar feadh tréimhse deich mbliana tar éis dhúnadh an cháis ^[2]. Áirítear leis sin faisnéis bhunúsach phearsanta (céadainmneacha, sloinnte, seoladh ríomhphoist), sainroghanna teanga agus na freagraí. Déantar na haighneachtaí a chartlannú de réir bheartas an Ombudsman maidir le cartlannú ^[3].

7. Conas a chosnaímid do chuid sonraí?

Stóráiltear na sonraí leictreonacha ar fhreastalaithe an Ombudsman Eorpaigh. Tá na sonraí sin faoi chosaint ag go leor beart slándála arna mbunú ag earnáil Theicneolaíochtaí Faisnéise agus Cumarsáide an Ombudsman Eorpaigh chun sláine agus rúndacht mhaoin leictreonach na hInstitiúide a chosaint.

Déantar rochtain ar shonraí pearsanta a chosaint trí chearta rochtana a bhainistiú, ar cearta iad atá teoranta go docht agus atá bunaithe ar an bprionsabal ‘ar bhonn riachtanais eolais’.

Ní chuirtear seoltaí ríomhphoist ar fáil don phobal riamh, ach stóráiltear iad agus féadfaidh an tOmbudsman Eorpach iad a úsáid le haghaidh comhfhreagras a bhaineann leis an bhfreagra a thugtar.

8. Cad iad na cearta atá agat agus conas is féidir leat iad a fheidhmiú?

Agus tú ag cur le comhairliúchán, is féidir leat a roghnú ar cheart do shonraí pearsanta a fhoilsiú ar ár suíomh gréasáin nó nár cheart.

Tá cearta sonracha agat freisin mar ‘ábhar sonraí’ faoi Chaibidil III (Airteagail 14-25) de Rialachán (AE) 2018/1725, go háirithe an ceart rochtain a fháil ar do shonraí pearsanta agus iad a cheartú i gcás ina bhfuil do shonraí pearsanta míchruinn nó neamhiomlán. Faoi choinníollacha áirithe, tá sé de cheart agat do shonraí pearsanta a scriosadh, srian a chur le próiseáil do shonraí pearsanta agus tá sé de cheart agat agóid a dhéanamh i gcoinne phróiseáil do shonraí pearsanta.

Tabharfaidh an tOmbudsman Eorpach freagra ar d’iarrataí a luaithe is féidir agus laistigh de mhí amháin ar a dhéanaí.

Ar deireadh, tá sé de cheart agat dul ar iontaoibh an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí tráth ar bith má mheasann tú gur sháraigh an tOmbudsman Eorpach do chearta faoi Rialachán 2018/1725 mar gheall ar phróiseáil do shonraí pearsanta.

9. Cé leis ar cheart teagmháil a dhéanamh i gcás ceisteanna nó gearáin a bhaineann le saincheisteanna cosanta sonraí?

Tráth ar bith, féadfaidh tú ceisteanna a bhaineann le cosaint sonraí a bhaineann le comhairliúcháin phoiblí an Ombudsman Eorpaigh a sheoladh chuig an seoladh seo a leanas: EO@ombudsman.europa.eu

Is féidir leat teagmháil a dhéanamh freisin le hOifigeach Cosanta Sonraí an Ombudsman Eorpaigh ag an seoladh seo a leanas: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Féadfaidh tú gearán a thaisceadh leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí tráth ar bith ag an seoladh seo a leanas: EDPS@edps.europa.eu

[2] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.