Cúlra an ghearáin

1. I mí an Mhárta 2022, d’iarr an gearánach, iriseoir a scríobhann faoin gcomhshaol, rochtain phoiblí [1] ar thrí ríomhphost ó chomhaltaí d’oifig phearsanta (cabinet) an Choimisinéara um Chomhpháirtíochtaí Idirnáisiúnta maidir le dréachtstraitéisí an Aontais um ithir, foraoiseacht agus oiriúnú don athrú aeráide.[2] Shainaithin an gearánach na ríomhphoist go sonrach de réir dáta, teidil agus seoltóir. Lorg an gearánach rochtain phoiblí ar na ríomhphoist chun scéal a ullmhú faoi bhrústocaireacht a dhéanamh ar choimisinéirí AE maidir le cúrsaí comhshaoil. Dar leis an ngearánach, d’fhéadfadh na ríomhphoist léargas a thabhairt ar cé acu a bhí nó nach raibh na tuairimí a cuireadh in iúl iontu i gcomhréir le tuairimí na n-ionadaithe leasa.

2. I mí na Bealtaine 2022, d’fhreagair an Coimisiún gur mheas sé nach dtagann na trí ríomhphost shonracha faoi raon feidhme reachtaíocht an Aontais maidir le rochtain phoiblí ar dhoiciméid (Rialachán 1049/2001). Is amhlaidh atá toisc, dar leis an gCoimisiún, nár chomhlíon na ríomhphoist na critéir maidir le taifeadadh ina chóras inmheánach bainistithe doiciméad.

3. D’iarr an gearánach ar an gCoimisiún athbhreithniú a dhéanamh ar a sheasamh nach ‘doiciméid’ iad na ríomhphoist de réir bhrí Rialachán 1049/2001 (trí ‘iarratas dearbhúcháin’ a dhéanamh).

4. Tar éis dó gan aon fhreagra a fháil, chuaigh an gearánach i dteagmháil leis an Ombudsman i mí Iúil 2022.

An fiosrúchán

5. D’oscail an tOmbudsman fiosrúchán maidir le mainneachtain an Choimisiúin freagra a thabhairt ar an iarratas dearbhúcháin a chuir an gearánach isteach. Thug an Coimisiún freagra ar an iarratas dearbhúcháin i mí Lúnasa 2022. Mar sin féin, ós rud é go raibh an gearánach fós míshásta leis an toradh, lean an tOmbudsman leis an bhfiosrúchán.

6. Le linn an fhiosrúcháin, thionóil foireann fiosrúcháin an Ombudsman cruinniú le hionadaithe an Choimisiúin chun plé a dhéanamh ar an gcaoi ar láimhseáil an Coimisiún iarraidh an ghearánaigh.[3] Ina dhiaidh sin, rinne an tOmbudsman iniúchadh ar na ríomhphoist agus d’iarr sí ar an gCoimisiún freagra a thabhairt ar an gcás.[4] Thug an gearánach barúlacha ar thuarascáil an chruinnithe agus, ina dhiaidh sin, ar fhreagra an Choimisiúin.

Mainneachtain tosaigh an Choimisiúin na ríomhphoist faoi Rialachán 1049/2001 a shainaithint agus a mheasúnú

Argóintí a cuireadh faoi bhráid an Ombudsman

7. D’áitigh an gearánach, go bunúsach, gur ‘doiciméid’ iad ríomhphoist de réir bhrí Rialachán 1049/2001. Mheas an gearánach nach ndéantar foráil i Rialachán 1049/2001 maidir le díolúine ó rochtain phoiblí nuair nach bhfuil doiciméid cláraithe.

8. D’áitigh an Coimisiún nach ‘doiciméid’ iad ach doiciméid a chomhlíonann a chritéir maidir le doiciméid a thaifeadadh ina chóras inmheánach bainistithe doiciméad de réir bhrí Rialachán 1049/2001.[5] Sa chás sin, mheas an Coimisiún go raibh malartuithe neamhfhoirmiúla laistigh den Choimisiún sna ríomhphoist sular ghlac Coláiste na gCoimisinéirí doiciméid bheartais. Ní chláraítear ach an doiciméad, arna ghlacadh de réir an nós imeachta ábhartha ina leagan críochnaitheach. Dá bhrí sin, níor shainaithin an Coimisiún na ríomhphoist a d’iarr an gearánach mar ríomhphoist a thagann faoi raon feidhme na hiarrata ar rochtain.

Measúnú an Ombudsman

9. Tá feidhm ag Rialachán 1049/2001 maidir le gach doiciméad atá i seilbh institiúide de chuid an Aontais, is é sin, ‘doiciméid arna dtarraingt suas nó arna bhfáil aici agus atá ina seilbh aici, i ngach réimse gníomhaíochta de chuid an Aontais Eorpaigh.’[6] De réir an Rialacháin sin, is éard atá i ndoiciméad ‘aon ábhar is cuma cén meán ina bhfuil sé (i scríbhinn ar pháipéar nó stóráilte i bhfoirm leictreonach nó mar thaifeadadh fuaime, amhairc nó closamhairc) a bhaineann le hábhar a bhaineann leis na beartais, na gníomhaíochtaí agus na cinntí a thagann faoi réimse freagrachta na hinstitiúide.’[7]

10. Is léir ó fhoclaíocht Rialachán 1049/2001, chun go dtiocfadh doiciméad faoina raon feidhme, nach mbaineann sé le hábhar cé acu a cláraíodh nó nár cláraíodh é i gcóras bainistíochta doiciméad na hinstitiúide. Is é an rud is tábhachtaí ábhar an doiciméid agus cibé acu a bhaineann nó nach mbaineann sé leis na ‘beartais, gníomhaíochtaí agus cinntí’ a bhfuil an institiúid freagrach astu.

11. Mar a luaigh an tOmbudsman roinnt uaireanta,[8] an bhfuil an doiciméad cláraithe ina dhiaidh sin i gcóras bainistithe doiciméad na hinstitiúide lena mbaineann, níl sé, mar ábhar dlí, ábhartha chun críche an tsainmhínithe ar ‘dhoiciméad’ faoin Rialachán.

12. Rinne foireann fiosrúcháin an Ombudsman athbhreithniú ar na ríomhphoist, a bhaineann le “beartais, gníomhaíochtaí agus cinntí” a bhfuil an Coimisiún freagrach astu agus atá i seilbh an Choimisiúin go soiléir. Dá bhrí sin, is ‘doiciméid’ iad de réir bhrí Rialachán 1049/2001.

13. Dá bhrí sin, ba cheart don Choimisiún, i gcomhréir le Rialachán 1049/2001, a shainaithint agus a mheasúnú an bhféadfaí rochtain phoiblí ar na ríomhphoist a dheonú. Ba dhrochriarachán é mainneachtain tosaigh an Choimisiúin déanamh amhlaidh. Mar a luaigh an tOmbudsman le linn an fhiosrúcháin seo, tá an baol ann go mbreathnófaí ar an gCoimisiún mar rud atá thar a bheith neamhchairdiúil don saoránach nuair atá doiciméid ina sheilbh aige ach diúltaíonn sé iad a scrúdú d’fhonn iad a nochtadh, ar an bhforas amháin gur chinn sé gan na doiciméid a chlárú

14. Tar éis idirghabháil an Ombudsman, chomhaontaigh an Coimisiún measúnú a dhéanamh ar na ríomhphoist faoi Rialachán 1049/2001. Dá bhrí sin, níl údar maith le tuilleadh fiosrúchán ar an ábhar.

15. I bhfianaise an ama shuntasaigh a thóg sé ar an gCoimisiún déileáil go cuí le hiarraidh an ghearánaigh ar rochtain phoiblí, áitíonn an tOmbudsman ar an gCoimisiún a mheasúnú a thabhairt chun críche i bhfianaise an cheanglais maidir le hiarratais a láimhseáil ‘go pras’ dá bhforáiltear le Rialachán 1049/2001.

Conclúid

Bunaithe ar an bhfiosrúchán, dúnann an tOmbudsman an cás seo leis an gconclúid seo a leanas:

Ós rud é gur ‘doiciméid’ iad na ríomhphoist a d’iarr an gearánach de réir bhrí Rialachán 1049/2001, ba cheart don Choimisiún a shainaithint agus a mheasúnú an bhféadfaí rochtain phoiblí a dheonú. Ba dhrochriarachán é mainneachtain tosaigh an Choimisiúin déanamh amhlaidh.

Ós rud é gur chomhaontaigh an Coimisiún measúnú a dhéanamh ar na doiciméid faoi Rialachán 1049/2001, níl údar maith le tuilleadh fiosrúchán a dhéanamh maidir leis an tsaincheist.

I bhfianaise an ama shuntasaigh a thóg sé ar an gCoimisiún déileáil go cuí le hiarraidh an ghearánaigh ar rochtain phoiblí, áitíonn an tOmbudsman ar an gCoimisiún a mheasúnú a thabhairt chun críche i bhfianaise an cheanglais maidir le hiarratais a láimhseáil ‘go pras’ dá bhforáiltear faoi Rialachán 1049/2001. 

Cuirfear an gearánach agus an Coimisiún Eorpach ar an eolas faoin gcinneadh sin.

Emily O'Reilly An tOmbudsman
Eorpach

Strasbourg, 18/09/2023

[1] Faoi Rialachán 1049/2001 maidir le rochtain phoiblí ar Pharlaimint na hEorpa, ar an gComhairle agus ar an gCoimisiún

doiciméid: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX% 3A32001R1049.

[2]

[3] Tá an tuarascáil ar an gcruinniú ar fáil ag: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/168089

[4] Tá litir an Ombudsman chuig an gCoimisiún ar fáil ag: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/167813. 

Tá freagra an Choimisiúin ar fáil ag: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/174016.

[5] Thagair an Coimisiún do Chinneadh (AE) 2021/2121 an 6 Iúil 2020 maidir le bainistiú taifead agus cartlanna, atá le fáil ag: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX% 3A32021D2121 agus a Threoirlínte maidir le clárú doiciméad.

[6] Airteagal 2(3) de Rialachán 1049/2001.

[7] Airteagal 3(a) de Rialachán 1049/2001.

[8] Féach, mar shampla, cás 211/2022/TM: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980;

cás 1316/2021/MIG: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158295 agus cás 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/52666.