Strasbourg, le 30 janvier 2012

Visite de l'Agence OI/4/2012/CK - Visite au Centre européen pour le développement de la formation professionnelle.

Monsieur,

En mai 2011, j'ai lancé un programme de visites dans les agences de l'UE, dans le but d'identifier et de diffuser les meilleures pratiques utilisées par les agences dans leurs relations avec les citoyens. J'ai d'abord effectué trois visites «pilotes» dans les agences de l'UE au Royaume-Uni, à savoir l'Autorité bancaire européenne, l'Agence européenne des médicaments et le Collège européen de police. Par la suite, le 1er juin 2011, j'ai rencontré les chefs de toutes les agences de l'UE à Bruxelles et j'ai eu l'occasion de les familiariser plus en détail avec cette initiative. En octobre 2011, j'ai visité l'Agence européenne pour l'environnement à Copenhague et, en novembre, l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies et l'Agence européenne pour la sécurité maritime à Lisbonne. Des informations sur mes précédentes visites dans les agences de l’UE sont disponibles sur la page suivante de mon site web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Je serai à Thessalonique en février 2011 pour m'adresser à un séminaire organisé par l'École nationale de la magistrature. Je serais heureux de vous rencontrer, ainsi que les membres concernés de votre équipe, le mercredi 22 février, de préférence le matin. Je m'attends à ce que ma visite dure de deux à trois heures.  Vous trouverez en annexe à la présente lettre un projet de programme de notre réunion, ainsi que quelques informations complémentaires concernant les aspects procéduraux de ce type de visites.

Lors de ma visite à l’Agence, je serai accompagnée de Mme Christina Karakosta, conseillère juridique au sein de mon bureau, qui agira en tant que personne de contact pour les aspects organisationnels de notre réunion. Ses coordonnées sont: christina.karakosta@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 11 41. Je vous saurais gré de bien vouloir me communiquer le nom d’une personne de contact compétente au sein de votre personnel, qui pourrait assurer la liaison avec elle pour tous les préparatifs nécessaires.

Veuillez noter qu'à la suite de la visite et de notre réunion portant sur les points de fond exposés dans la note en annexe, je rencontrerai également le comité du personnel du Cedefop. Ma décision de le faire fait suite à une demande de l'Assemblée des Comités du Personnel des Agences (AASC) que je rencontre systématiquement les Comités du Personnel des Agences qui font l'objet de mes visites d'initiative.

Je tiens à vous remercier à nouveau d'avoir accepté d'organiser cette visite, et j'attends avec intérêt ce qui, j'en suis certain, s'avérera être des échanges fructueux sur les différents thèmes identifiés dans la note en annexe à la présente lettre. Je tiens également à remercier par avance la direction du Cedefop d'avoir organisé les aspects pratiques de ma réunion avec le comité du personnel du Cedefop, qui devrait avoir lieu le même jour, mercredi 22 février, après la conclusion de notre réunion avec la direction.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

P. Nikiforos Diamandouros

Pièce jointe: 1

ANNEXE : Aspects procéduraux et projet d'ordre du jour de la visite.

Concernant les aspects procéduraux

Les visites du Médiateur européen sont formellement effectuées sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes d'initiative. La correspondance relative à cette visite portera donc un numéro de référence d'enregistrement pour ces enquêtes d'initiative (OI/4/2012/CK). Le Médiateur souhaiterait que le Cedefop cite ce numéro de référence dans sa correspondance relative à la visite.

Une enquête d'initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s'appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'agence de demander au Médiateur européen de traiter les informations et les documents de manière confidentielle - voir les articles 5.1, 5.2 et 14.2 des dispositions d'exécution du Médiateur:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

En plus d’informer l’agence à visiter des questions qu’il a l’intention de soulever, le Médiateur peut également lui demander de fournir à l’avance certaines informations et/ou documents pertinents.

À la suite de chaque visite, le Médiateur informera l'agence par écrit de ses conclusions. S'il fait des suggestions spécifiques, il demandera normalement à l'agence de l'informer de toute action de suivi qu'elle se propose d'entreprendre. En fonction de la réponse de l'agence, le Médiateur envisagera soit de clore l'enquête, soit de prendre d'autres mesures, par exemple en émettant des recommandations formelles.

Veuillez noter que la lettre préparatoire à cette visite, ainsi que la présente annexe, seront publiées sur le site web du Médiateur européen. Si le Médiateur décide de faire des suggestions à l'Agence à la suite de sa visite, la communication contenant ces suggestions sera également publiée sur cette page, de même que la réponse de l'Agence, toute correspondance ultérieure et les conclusions écrites finales du Médiateur. Ces échanges apparaîtront sur la page suivante du site web du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Concernant les questions à l'ordre du jour

En ce qui concerne le contenu de la visite du 22 février 2012, le Médiateur européen souhaite aborder les thèmes suivants:

• Premiers contacts du Cedefop avec le public
• Transparence, dialogue et responsabilité
• Recrutement
• Appels d'offres et contrats
• Conflits d'intérêts

Les questions spécifiques que le Médiateur souhaite examiner dans le cadre de chaque thème sont les suivantes:

1. Premiers contacts avec le public

L'une des tâches fondamentales du Médiateur est de veiller à ce que l'administration de l'UE soit ouverte, soucieuse du service et efficace dans le traitement des contacts avec les citoyens. Les principes de base pertinents sont énoncés dans le Code européen de bonne conduite administrative (CGAB). La question reste importante dans notre travail quotidien, ce qui donne à penser que l’administration de l’UE est toujours confrontée à certains défis dans ce domaine. Le cas échéant, le Médiateur européen s'efforce de trouver une solution rapide aux plaintes qui concernent les griefs relatifs aux premiers contacts d'un citoyen avec l'administration. Habituellement, cela implique que mes services contactent la personne concernée par téléphone.

Je comprends que toutes les agences de l'UE ont accepté d'adopter le code européen de bonne conduite administrative lors d'une réunion des chefs des agences qui s'est tenue à Lisbonne en octobre 2008. Je suis heureux que le site web du Cedefop contienne un lien vers le code européen de bonne conduite administrative. Néanmoins, je ne sais pas comment le Cedefop a mis en œuvre cette décision et comment il veille à ce que son personnel respecte les principes énoncés dans le code susmentionné. Je n'ai pas été en mesure de trouver des références à cette question sur le site web du Cedefop et je vous serais donc reconnaissant de bien vouloir faire une présentation à ce sujet.

2. Transparence, dialogue et responsabilité

Le Médiateur européen accorde également une grande importance à la promotion de la transparence et au renforcement de la responsabilité au sein de l’administration de l’UE. Cette exigence se reflète, entre autres, dans la législation de l’UE sur l’accès du public aux documents, qui mentionne expressément le Médiateur en tant qu’organe de contrôle. Cela se reflète également dans les vastes pouvoirs d'enquête de l'Ombudsman, qui nous permettent de clarifier en profondeur les faits et les questions soulevés dans nos enquêtes.

Je vous serais donc reconnaissant d'en savoir plus sur les questions suivantes:

a) Comment le Cedefop traite-t-il en pratique les demandes d'accès du public aux documents? Quelles sont ses lignes directrices et/ou modalités pratiques pour le traitement de ces demandes? Veuillez fournir des exemples, tels que la principale correspondance dans le traitement par l’Agence des trois dernières demandes d’accès du public aux documents traitées au titre du règlement (CE) no 1049/2001. (La substance de la décision du Cedefop dans ces exemples ne sera pas examinée, car ce n'est pas le but de cette visite.)

b) Le Cedefop produit-il un rapport annuel (interne ou externe) sur son traitement de l'accès du public aux documents?

c) Le Cedefop exploite-t-il ou a-t-il l'intention d'exploiter un registre public au sens de l'article 11 du règlement (CE) n° 1049/2001?

d) Le Cedefop gère une grande quantité d'informations et de données. Son site Web est convivial et contient un grand volume de données, de publications et d'informations relatives aux principales activités du Cedefop. En particulier, la section « Contactez-nous » fournit une liste de contacts détaillée et différentes personnes de contact pour une gamme de questions. Comment le Cedefop traite-t-il les demandes d'informations? Veuillez nous fournir des informations concernant les commentaires que les services du Cedefop reçoivent des utilisateurs et des parties prenantes en ce qui concerne l'accès à l'information.

3. Sélection et recrutement

En ce qui concerne le fond des décisions de sélection et de recrutement, le Médiateur adopte une approche similaire à celle des juridictions de l’UE. Cela signifie, entre autres, qu’il reconnaît les très larges pouvoirs discrétionnaires de l’administration dans la sélection de son personnel.

En ce qui concerne les aspects procéduraux de la sélection et du recrutement, le Médiateur s'est employé très activement à accroître la transparence du recrutement dans l'UE. Cela a, par exemple, conduit à une transparence accrue en ce qui concerne les noms des membres des jurys de sélection et à des fiches d’évaluation plus détaillées qui donnent aux candidats une meilleure idée de la manière dont ils ont été évalués.

Le Cedefop a adopté et publié sur son site web des lignes directrices relatives aux procédures de sélection qu’il organise. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir apporter des éclaircissements supplémentaires sur les points suivants:

a) Comment le Cedefop assure-t-il une communication efficace avec les candidats aux procédures de sélection en ce qui concerne le statut de leur candidature et/ou le résultat de la procédure de sélection?

b) Les noms des membres du jury de sélection sont-ils connus des candidats?  Dans quelle mesure le Cedefop donne-t-il aux candidats un accès aux évaluations de leurs candidatures?

c) Dans quelle mesure le Cedefop recherche-t-il des moyens plus rapides et moins formels de résoudre les litiges relatifs aux décisions de sélection et de recrutement que ceux prévus à l'article 90 du statut?

d) Le Cedefop informe-t-il systématiquement les candidats qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du médiateur, comme le prévoit l'article 19 du code de bonne conduite administrative susmentionné?

4. Appels d'offres et contrats

Au niveau de l'examen, les litiges relatifs aux décisions d'appel d'offres et aux relations contractuelles sont le plus souvent traités par les tribunaux. Toutefois, une proportion importante des affaires du Médiateur a également concerné ces domaines au fil des ans. En ce qui concerne les appels d'offres, le Médiateur s'inspire de l'approche de la Cour, qui consiste à reconnaître à l'administration un large pouvoir discrétionnaire dans l'évaluation des aspects de fond des propositions d'appels d'offres, tout en vérifiant soigneusement si elle a motivé ses décisions de manière valable et adéquate et si elle a respecté de manière adéquate les procédures applicables et les droits à l'information. En ce qui concerne les litiges contractuels, le Médiateur n’évalue pas en tant que tel s’il y a rupture de contrat. Il examine toutefois minutieusement si l'administration a fourni de bonnes raisons pour justifier sa position et examine également l'équité des actions ou omissions administratives.

Questions :

a) Comment le Cedefop traite-t-il les litiges relatifs à ces domaines?

b) Les soumissionnaires et les contractants sont-ils informés qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur?

5. Conflits d'intérêts

Des conflits d'intérêts surviennent lorsque des personnes qui travaillent pour l'administration publique peuvent être perçues comme ayant un intérêt personnel inapproprié dans une affaire dont elles sont saisies. Ces conflits doivent être traités de manière appropriée afin d'assurer une prise de décision objective et de renforcer la confiance du public dans l'administration. Les événements et les cas récents montrent que l'administration de l'UE ne jouit pas clairement de la pleine confiance du public à l'égard de cette question.

À la lumière de ces considérations, je souhaiterais savoir quelles mesures concrètes le Cedefop applique afin d’éviter les conflits d’intérêts dans les domaines suivants:

a) Recrutement du personnel, y compris des cadres supérieurs

b) les membres actuels et anciens du personnel, notamment en ce qui concerne les activités extérieures pendant et après leur service au Cedefop (voir par exemple les articles 11, 11 bis, 12 ter et 16 du statut).