Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen [1]

Contexte de la visite

1. Le Médiateur européen a lancé un programme de visites dans les agences de l'UE en mai 2011 dans le but de promouvoir la bonne administration et de partager les meilleures pratiques entre ces entités de l'UE. Ces visites sont formellement effectuées sur la base de la compétence du Médiateur pour mener des enquêtes d'initiative en vertu de l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne. Elles offrent au Médiateur et aux agences l'occasion d'engager un dialogue constructif en vue de favoriser et de renforcer une culture administrative du service aux citoyens [2].

2. Par lettre du 30 janvier 2012, le Médiateur a informé le Cedefop que, dans le cadre de son programme de visites dans les agences, il avait décidé de se rendre au Centre le 22 février 2012.

3. Le Cedefop a été institué par le règlement (CEE) no 337/75 du Conseil du 10 février 1975 portant création d'un Centre européen pour le développement de la formation professionnelle [3], modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 2051/2004 du Conseil [4]. Sa mission est de soutenir le développement des politiques européennes d'enseignement et de formation professionnels (EFP) et de contribuer à leur mise en œuvre. Son objectif stratégique est de renforcer la coopération européenne et d’aider la Commission, les États membres et les partenaires sociaux à concevoir et à mettre en œuvre des politiques en faveur d’un EFP attractif qui favorise l’excellence et l’inclusion sociale. Les tâches du Cedefop sont les suivantes: compiler une sélection de documents et d'analyses de données; contribuer au développement et à la coordination de la recherche; exploiter et diffuser l'information; encourager des approches communes des problèmes de l'enseignement et de la formation professionnels; fournir un forum de débat et d'échange d'idées.

4. Un projet d'ordre du jour contenant les questions spécifiques que le Médiateur souhaitait aborder a été envoyé au Cedefop. En outre, le Médiateur a informé le Cedefop qu'en réponse à un engagement qu'il avait pris à la suite d'une demande de l'Assemblée des comités du personnel des agences (AASC), il rencontrerait également le comité du personnel du Cedefop lors de sa visite. En l'absence d'un comité du personnel élu, le Médiateur a reçu une demande de réunion de représentants d'un syndicat du Cedefop, États-Unis-Cedefop. Le Médiateur a accepté de rencontrer les représentants syndicaux. 

La visite

5. La réunion avec la direction du Cedefop a eu lieu le 22 février 2012. Elle a commencé par une brève présentation du directeur faisant fonction, qui a fourni au Médiateur des informations générales sur le Cedefop, sa mission et son organisation. À son tour, le Médiateur a précisé que ses visites sont formellement effectuées sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes d’initiative. Il souligne qu’une enquête d’initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s’appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'agence de demander au Médiateur européen de traiter les informations et les documents à titre confidentiel [5]. Après ces premières présentations, les chefs des différentes unités ont fait des présentations en vue de répondre aux questions posées par le Médiateur dans sa lettre du 30 janvier 2012. Une présentation PowerPoint et des documents justificatifs ont également été fournis au Médiateur.

6. Les sujets suivants ont fait l'objet de discussions entre le Médiateur et la direction du Cedefop:

• Respecter le Code de bonne conduite administrative et les normes éthiques
• Transparence, dialogue et responsabilité
• Sélection et recrutement
• Appels d'offres
• Conflits d'intérêts
• L'absence d'un comité du personnel

7. Après la réunion avec la direction, le Médiateur a rencontré deux représentants des États-Unis et du Cedefop. Le syndicat a soulevé les questions de l'absence d'un comité du personnel et des problèmes de circulation de l'information de la direction vers le personnel. Ils ont souligné que le personnel du Cedefop n'avait pas été informé de la visite du Médiateur. Ils ont également posé des questions concernant l'accès aux documents et l'application du règlement (CE) n° 1049/20001. 

Conclusions et suggestions du Médiateur à la suite de la visite

8. Le 27 avril 2012, le Médiateur a envoyé au Cedefop un rapport contenant les conclusions de sa visite et les suggestions suivantes [6]:

a) Outre ses engagements de créer une page dédiée aux demandes d'accès aux documents et de produire un rapport annuel sur le traitement de ces demandes, le Cedefop pourrait envisager d'adopter des procédures formelles pour traiter les demandes d'accès aux documents. Ces procédures devraient comprendre à la fois les demandes initiales et les demandes confirmatives. De cette manière, le Cedefop serait en mesure de respecter les délais fixés dans le règlement (CE) no 1049/2001. La participation du conseiller juridique au traitement des demandes d’accès aux documents serait la plus appropriée et la plus souhaitable. Le Médiateur a ajouté qu'il serait heureux d'aider le Cedefop à dispenser une formation complémentaire sur l'accès aux documents et l'application du règlement (CE) n° 1049/2001.

b) Le Médiateur a encouragé le Cedefop à mettre au moins la page d'accueil de son site web, ainsi que des informations sur ses fonctions et sa politique linguistique, à disposition dans les 23 langues du traité. En saluant les citoyens qui visitent le site web dans leur propre langue et en leur expliquant ses fonctions, le Cedefop démontrerait clairement qu’il reconnaît que tous les citoyens de l’Union européenne ont un intérêt légitime à son travail.

c) En vue d'améliorer encore les informations fournies aux candidats dans le cadre des procédures de sélection, le Médiateur a encouragé le Cedefop à informer les candidats de toutes les possibilités dont ils disposent pour contester une décision les excluant d'un concours. Les possibilités de recours externe sont le droit de déposer une plainte auprès du Médiateur et le droit d’introduire un recours en annulation devant les juridictions de l’Union.

d) Le Médiateur a suggéré que le Cedefop reconsidère sa position concernant la divulgation des noms des membres du jury. 

e) Le Cedefop pourrait envisager d'informer les soumissionnaires de la possibilité de demander réparation en déposant une plainte auprès du Médiateur.

f) Le Médiateur a encouragé le Cedefop à prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte qu'un comité du personnel soit élu pour représenter les intérêts du personnel.

Le suivi donné par le Cedefop aux suggestions du Médiateur

9. Le 18 juillet 2012, le Cedefop a transmis son plan d'action de suivi des suggestions du Médiateur.

10. En particulier, le Cedefop a informé la Médiatrice qu’il avait l’intention de créer sur son site web une section dédiée aux demandes d’accès aux documents. La page web, qui sera disponible en anglais, allemand et français, fournira un accès immédiat aux «documents les plus demandés» du Cedefop et comprendra un formulaire de demande à utiliser dans les cas où le document demandé n’est pas disponible en ligne. Les demandes nécessitant un avis juridique pour obtenir une réponse seront transmises au conseiller juridique. L'Agence s'est également engagée à publier un rapport annuel sur son traitement des demandes d'accès aux documents.

11. Le Cedefop a informé le Médiateur qu'à partir d'août 2012, il avait l'intention de mettre à disposition en anglais, en allemand et en français les informations statiques de son site web officiel, telles que des informations sur sa mission et ses principaux domaines d'activité, ainsi que le menu de navigation. Dans le cadre d'une éventuelle migration vers une nouvelle solution technologique pour son portail Web, elle s'est également engagée à étudier la possibilité de disposer d'un site Web multilingue fournissant des informations dans les 23 langues officielles. Toutefois, en raison de contraintes budgétaires, ce projet n’a pas pu démarrer avant 2014.

12. Le Cedefop a ajouté qu’à partir de juillet 2012, il avait commencé à informer tant les candidats aux procédures de sélection que les soumissionnaires évincés de leur droit de déposer une plainte auprès du Médiateur et a souligné qu’une déclaration à cet effet figurait désormais dans tous les documents et communications pertinents. Le Cedefop a maintenu sa position de ne pas divulguer les noms des membres du jury.

13. Enfin, il a informé le Médiateur qu'à la suite des élections, un nouveau comité du personnel avait pris ses responsabilités le 12 juin 2012.

Analyse et conclusions du Médiateur

14. Le Médiateur se félicite de l'approche constructive du Cedefop et de sa volonté de mettre en œuvre la majorité de ses suggestions. Il note en particulier avec satisfaction que le Cedefop a déjà mis en œuvre ses suggestions concernant la fourniture d’informations aux soumissionnaires et aux candidats dans le cadre des procédures de sélection du personnel. À cet égard, il note que les avis de vacance récemment publiés sur le site web du Cedefop contiennent des informations sur la possibilité de déposer une plainte auprès du Médiateur, sous la rubrique «procédures de recours». Il ne doute pas que des informations similaires figurent dans les lettres envoyées aux soumissionnaires écartés.

15. La Médiatrice se félicite également de l'approche proactive du Cedefop en matière d'accès aux documents. Comme la Médiatrice l’a souligné à plusieurs reprises, la bonne administration exige que le droit d’accès du public aux documents soit compris comme se rapportant non seulement à la nécessité pour les institutions, organes et organismes de l’Union de traiter correctement les demandes d’accès du public aux documents, mais aussi à l’exigence que les informations et les documents soient facilement mis à la disposition du public de manière proactive [7]. L'engagement du Cedefop à fournir un accès direct à un certain nombre de documents identifiés comme présentant un intérêt pour le public est très bienvenu.  

16. Le Médiateur se félicite également des engagements pris par le Cedefop en ce qui concerne sa politique linguistique. Il se réjouit des efforts déployés par l'Agence pour rendre la page d'accueil de son site Web accessible dans les 23 langues officielles. Le Médiateur est d'avis qu'en ce qui concerne la communication externe des institutions européennes avec les citoyens, il serait idéal que le matériel destiné à ces fins soit publié dans toutes les langues officielles. Pour que cette communication externe soit efficace, il est nécessaire que les citoyens comprennent les informations qui leur sont fournies par les institutions [8].  

17. En outre, étant donné qu'il considère comme très important le rôle que jouent les comités du personnel en tant que principal canal officiel de communication entre l'encadrement et le personnel, le Médiateur se félicite de l'annonce de l'élection d'un comité du personnel.

18. En ce qui concerne la divulgation des noms des membres du jury, le Cedefop a fait valoir, lors de la visite du Médiateur, que la non-divulgation vise à protéger les membres du jury contre les pressions extérieures. Il a demandé au Médiateur de garder à l'esprit la petite taille de l'agence et son emplacement. Il a noté que les membres de son personnel hésiteraient à participer aux jurys de sélection si leurs noms étaient divulgués.

19. Dans son rapport du 27 avril 2012 à la suite de la visite, le Médiateur a examiné attentivement ces arguments et y a répondu comme suit.

31. En ce qui concerne la politique du Cedefop consistant à ne pas divulguer les noms des membres de ses jurys, le Médiateur rappelle que, selon une jurisprudence constante, le secret relatif aux délibérations et aux travaux des jurys a été instauré en vue de garantir l'indépendance de ces jurys et l'objectivité de leurs travaux, en les protégeant de toute ingérence et pression extérieures [9]. Le respect de ce secret s'oppose donc à la divulgation des opinions adoptées individuellement par les membres des jurys. Le Médiateur a toujours considéré que le droit de garder secrètes les opinions individuelles des membres du jury n’est toutefois pas la même chose que de garder secrètes leurs identités [10].

32. La Médiatrice note que le point de vue des institutions sur le juste équilibre entre l’ouverture et les besoins légitimes de confidentialité dans le travail des jurys a évolué dans le sens d’une plus grande importance accordée à l’ouverture [11]. Il rappelle que l’EPSO et la Commission ont une pratique établie, selon laquelle ils divulguent les noms des membres du jury. De l'avis du Médiateur, une telle pratique garantit la transparence des procédures de sélection, contribue à renforcer et à maintenir la confiance du public dans les institutions, organes ou organismes de l'UE et rassure les candidats sur le fait que la procédure de sélection n'a pas été entachée de conflits d'intérêts.

20. La réponse du Cedefop aux suggestions du Médiateur n’a pas abordé les points ci-dessus. L'Agence a simplement réitéré qu'elle préférait ne pas divulguer les noms des membres des jurys de sélection.

21. La Médiatrice regrette la position adoptée par l’Agence et estime que, en ce qui concerne la question de la divulgation des noms des membres du jury, l’action du Cedefop, c’est-à-dire à la fois l’absence de réponse aux arguments formulés par la Médiatrice sur cette question et la réponse elle-même, témoigne d’une réticence à engager un dialogue constructif avec la Médiatrice d’une manière qui favorise et renforce une culture administrative de service aux citoyens.

22. Le Médiateur a donc poursuivi l’examen de la question de fond et maintient l’analyse citée au point 15 ci-dessus. En outre, le Médiateur souligne que tout membre du public qui traite avec un fonctionnaire a le droit de connaître le nom de ce fonctionnaire. Il s'agit là d'un principe fondamental de bonne administration. Une administration sans visage et sans nom est aliénante [12]. De plus, garder secrètes les opinions des membres des jurys de sélection n'est pas la même chose que de garder secrètes leurs identités. Le premier protège les membres des jurys contre les pressions extérieures, tandis que le second contribue à un climat de secret et de méfiance.

23. La Médiatrice note également que la divulgation des noms des membres des jurys implique le traitement de données à caractère personnel par l’institution, l’organe ou l’organisme de l’UE concerné et entraîne donc l’applicabilité du règlement (CE) no 45/2001. La Médiatrice croit comprendre que la divulgation des noms serait compatible avec le droit à la protection des données à condition que l’institution concernée respecte un certain nombre d’exigences légales. Il s’agit notamment i) de l’adoption d’une décision précisant la base juridique ainsi que la finalité et les modalités de cette divulgation et ii) de la garantie de la protection des droits de la personne concernée, y compris le droit de recevoir à l’avance des informations claires et complètes sur la divulgation et le droit d’opposition en vertu de l’article 18 du règlement [13].

24. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur adresse un projet de recommandation au Cedefop, conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen.

Le projet de recommandation

Sur la base des conclusions qui précèdent, la Médiatrice adresse au Cedefop le projet de recommandation suivant:

Afin de garantir la transparence des procédures de sélection, le Cedefop devrait adopter une nouvelle politique lui permettant de divulguer les noms des membres du jury d’une manière conforme aux règles en matière de protection des données.

Le Cedefop sera informé de ce projet de recommandation.  Conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen, le Cedefop transmet un avis circonstancié au plus tard le 31 janvier 2013. L’avis circonstancié pourrait consister en l’acceptation du projet de recommandation et en une description de la manière dont il a été mis en œuvre.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 17.10.2012