Fait conformément à l'article 2, paragraphe 10, du statut du Médiateur européen [1]

Antécédents des plaintes

1. Les plaignants dans ces affaires sont deux ressortissants portugais qui ont participé à une procédure de sélection [2] organisée par l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex) en 2023 pour recruter des membres de son «corps permanent».

2. En mai 2024, après avoir franchi les premières étapes de la procédure de sélection, les deux plaignants ont reçu une lettre de Frontex leur proposant des postes d’«agents contractuels». Les offres étaient conditionnelles, entre autres, à ce que les plaignants se soumettent à un examen de natation et à un examen médical. Les offres précisaient également que les plaignants devaient prendre leurs fonctions le 1er juillet 2024, sans aucune possibilité de reporter la date.

3. Les deux candidats ont accepté les offres conditionnelles et se sont rendus au siège de Frontex à Varsovie (Pologne) en mai 2024 pour se soumettre aux tests de natation et à l’examen médical. Les deux candidats ont également rencontré l’équipe des ressources humaines de Frontex afin de confirmer leur éligibilité.

4. En juin 2024, les deux plaignants ont reçu des offres d’emploi formelles de Frontex. Quelques jours avant de recevoir l’offre formelle, un plaignant s’était déjà adressé à son employeur (dans le secteur public portugais) pour demander un congé sans solde de longue durée afin d’entrer en fonction auprès de Frontex. L’autre plaignant, qui travaillait pour un employeur similaire au Portugal, a présenté une telle demande très peu de temps après avoir reçu l’offre de Frontex. Toutefois, aucun des plaignants n’a bénéficié d’un tel congé de longue durée et tous deux ont informé Frontex qu’ils n’étaient pas en mesure d’accepter les offres pour cette raison.

5. Frontex a informé les plaignants, séparément, qu’étant donné qu’ils avaient décidé de rejeter les offres d’emploi, ils n’étaient pas éligibles au remboursement de leurs frais de voyage et de séjour liés à leurs voyages à Varsovie en mai 2024.

6. Les deux plaignants ont ensuite utilisé le mécanisme interne de plainte de Frontex [3] pour déposer des plaintes concernant les décisions de ne pas rembourser leurs frais.

7. Frontex a rejeté les deux plaintes en décembre 2024. Dans les deux cas, elle a confirmé qu’elle ne rembourserait pas les plaignants pour leurs voyages à Varsovie en mai 2024. Frontex a cité l’article 6, paragraphe 5, de ses règles relatives aux contributions financières [4], qui dispose que les candidats jugés médicalement aptes mais qui n’entrent pas en fonction n’ont pas droit au remboursement des frais de voyage ou de séjour liés à l’examen médical préalable à l’embauche. Il souligne que le remboursement ne dépend pas de l'acceptation de l'offre d'emploi, mais de la prise de fonctions effective à Frontex. Frontex a également noté que les plaignants auraient dû contacter leurs employeurs plus tôt, car ils savaient que leur droit national exigeait un préavis de trois mois pour commencer un congé de longue durée.

8. Les plaignants se sont adressés au Médiateur en décembre 2024 et en janvier 2025, respectivement.

L'enquête

9. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la décision de Frontex de ne pas rembourser aux plaignants leurs frais de voyage et de séjour liés à leurs voyages à Varsovie en mai 2024.

10. Au cours de l’enquête, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a rencontré des représentants de Frontex et, par la suite, a reçu les observations des plaignants en réponse au rapport de la réunion.

Arguments présentés au Médiateur

Par les plaignants

11. Les deux plaignants ont fait valoir qu’ils n’avaient pas rejeté les offres d’emploi, mais qu’ils avaient été empêchés de rejoindre Frontex en raison du refus de leurs employeurs nationaux de leur accorder un congé sans solde de longue durée. Elles ont souligné que, selon le droit portugais, une telle demande doit être introduite trois mois avant le début du congé. Ils ont supposé que le refus était probablement dû au non-respect de ce délai. Les plaignants ont souligné que la lenteur du processus de recrutement de Frontex les avait placés dans une situation impossible, car ils ne pouvaient pas demander de congé avant de savoir s’ils se verraient proposer un poste, ce qui n’est devenu certain qu’en juin 2024.

12. L'un des plaignants a également fait valoir qu'il s'était rendu à Varsovie non seulement pour se soumettre à l'examen médical, mais aussi pour se soumettre à un test de natation et qu'il devrait, en tout état de cause, être remboursé pour cet aspect du voyage. Il note que, si les règles de Frontex lient le remboursement des frais liés à l’examen médical au candidat prenant ses fonctions à Frontex, ce n’est pas le cas pour les tests de natation.

Par Frontex

13. Frontex a indiqué que, dans ces cas, les candidats avaient accepté les offres d’emploi mais n’avaient pas pris leurs fonctions parce que leurs employeurs portugais avaient refusé leurs demandes de congé, qui n’avaient pas été présentées dans le délai imparti. Ils ont souligné que, aux fins de la détermination du remboursement, le facteur clé n'est pas l'intention des candidats, mais leur prise de fonctions effective. Frontex a également noté que les plaignants auraient pu démissionner de leurs postes nationaux pour rejoindre Frontex. En tant que tels, le fait qu’ils se soient vu refuser un congé de longue durée ne les a pas empêchés d’occuper les postes.

14. En ce qui concerne le temps nécessaire pour présenter les offres d’emploi, Frontex a expliqué que les offres conditionnelles (sous réserve du test de natation et de l’examen médical) avaient été envoyées six semaines avant les offres formelles de juin. Les contrats eux-mêmes ont été émis deux semaines avant la date de début. Tout au long de la procédure, les candidats ont été informés que la date de début n’était pas négociable. Frontex a noté que cette approche fonctionnait pour la grande majorité des candidats. Elle a également expliqué qu’elle traitait un volume sans précédent de procédures de recrutement, avec des milliers de candidatures, et qu’elle ne pouvait donc pas offrir de flexibilité en ce qui concerne les dates de début, étant donné que les procédures de recrutement sont liées aux calendriers de formation.

15. En ce qui concerne les tests de natation, Frontex a expliqué que la décision relative aux voyages des plaignants à Varsovie était fondée sur le principe selon lequel les frais de voyage et de séjour liés à l’examen médical ne sont en aucun cas remboursés. Bien que les candidats qui sont invités à participer à des activités de sélection et sont remboursés quel que soit le résultat, dans ce cas, la principale raison des voyages à Varsovie était pour l'examen médical. Les candidats se soumettraient normalement aux tests de natation à un stade plus précoce, mais, en 2024, la procédure de sélection devait être effectuée différemment, ce qui nécessitait de combiner les tests de natation avec l’examen médical.

Évaluation du Médiateur

16. Le Médiateur note que les plaignants sont restés plus longtemps à Varsovie parce qu'ils ont dû subir des tests de natation en plus de l'examen médical, et que ces tests et les examens médicaux n'ont pas été effectués le même jour. Cela signifie que les plaignants ont supporté des coûts connexes supplémentaires, notamment pour les nuits supplémentaires passées dans les hôtels et les frais de séjour.

17. Bien que les règles de Frontex précisent que les lauréats qui sont jugés médicalement aptes mais refusent de prendre leurs fonctions au sein de Frontex ne seront pas remboursés des frais de voyage ou de séjour liés à l’examen médical préalable à l’embauche, aucune limitation de ce type au remboursement n’est imposée aux autres tests auxquels les candidats sont soumis.

18. Bien que Frontex ait combiné les tests de natation avec l’examen médical en raison des pressions exercées sur ses procédures de recrutement, elle aurait dû procéder à une évaluation distincte des coûts liés aux tests de natation. Cela est particulièrement pertinent étant donné que les tests de natation ont eu lieu deux jours plus tard, ce qui signifie que les plaignants ont été obligés de rester pendant une longue période à Varsovie. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur présentera une proposition de solution.

La proposition de solution

La Médiatrice propose que Frontex reconsidère sa décision de ne pas rembourser aux plaignants la totalité des frais de voyage et de séjour, et envisage de leur rembourser les coûts inévitables liés aux tests de natation qu’ils ont subis, à savoir les nuits supplémentaires à l’hôtel et la subsistance quotidienne. 

Frontex est invitée à informer la Médiatrice, au plus tard le 15 septembre 2025, de toute mesure qu’elle aura prise en ce qui concerne la proposition de solution susmentionnée.

Teresa Anjinho Médiateur
européen

Strasbourg, le 20/06/2025

[1] Disponible à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] Avis de vacance RCT-2023-00022 – https://microsite.frontex.europa.eu/fr/recruitments/RCT-2023-00022

[3] En vertu de l’article 90, paragraphe 2, du statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

[4] https://www.frontex.europa.eu/assets/Careers/Rules_on_financial_contributions_towards_travel_and_subsistence_ expenses_for_candidates_invited_to_a_selection_procedure.pdf