L’équipe du cabinet dépend personnellement de la Médiatrice, et travaille sous son autorité directe. Elle conseille et assiste la Médiatrice, afin de veiller à la mise en œuvre de sa vision, de sa stratégie et de ses objectifs.
Tous les membres du cabinet peuvent accompagner la Médiatrice lors de déplacements professionnels, selon les besoins, et peuvent l’aider à rédiger des discours, des présentations ou des rapports, selon les tâches qui leur sont confiées.

La direction des enquêtes, qui comprend une unité «Gestion des affaires» (voir ci-après), est responsable des activités principales du bureau, au nombre desquelles figurent la réalisation d’enquêtes sur les possibles cas de mauvaise administration par les institutions, organes et agences de l’Union européenne et la promotion des bonnes pratiques administratives.

L’unité «Communication» est chargée d’informer le grand public, les publics cibles clés et les autres parties prenantes au sujet des enquêtes et des travaux stratégiques du Médiateur, ainsi que de son engagement dans les débats et les évolutions politiques pertinents de l’UE.
L’unité est responsable des travaux de communication stratégiques généraux, telle la coordination du Réseau européen des médiateurs.

L’unité «Personnel, administration et budget» est responsable des questions liées aux ressources humaines et au bien-être du personnel; à la continuité et à la sécurité des activités; au budget et aux finances; aux bâtiments, au soutien matériel et logistique de l’institution; à la gestion et à l’archivage des documents; aux technologies de l’information et de la communication (TIC); ainsi qu’à l’ensemble du soutien opérationnel à la gestion des affaires.