PLAINTE: 2007/2021/OAM

Intitulé de l’affaire: Refus du Comité économique et social européen (CESE) de donner pleinement accès au public à un document concernant les frais réclamés par ses membres

Date: Mercredi 15 décembre 2021

Dispositifs d'inspection à distance

Présent

Comité économique et social européen

Administrateur de l ' Équipe du Secrétaire général

Assistant d ' équipe, Équipe du Secrétaire général

Chef d'unité, Service juridique

Administrateur, Service juridique

Chef d’unité, Conditions de travail des députés

Délégué adjoint à la protection des données

Administrateur, Centre d'information et gestion des documents

Direction des enquêtes du Médiateur européen

Fergal O’REGAN, expert juridique en chef

Oana MARIN, Responsable des enquêtes

Michaela GEHRING, Agente des enquêtes

Viola PENDL, stagiaire aux enquêtes

Objet de la réunion

La réunion s’est tenue dans le cadre d’une enquête sur une plainte selon laquelle le CESE n’a pas donné au public un accès complet à un document ^[1] contenant des informations sur les indemnités demandées par tous ses membres depuis janvier 2019. L’objectif était d’obtenir de plus amples informations sur la décision du CESE.

Introduction et informations procédurales

Les participants se présentent et l’équipe d’enquête de la Médiatrice européenne remercie le CESE d’avoir accepté la réunion. L’équipe d’enquête a décrit le cadre juridique qui s’applique aux inspections et aux réunions organisées par le Médiateur, en particulier le fait que le Médiateur ne divulguerait aucune information jugée confidentielle par le CESE sans son consentement préalable.

L’équipe d’enquête explique qu’un rapport sur la réunion sera établi et que le projet sera envoyé au CESE pour examen afin de s’assurer qu’il est exact et complet sur le plan factuel. Le rapport de la réunion sera ensuite finalisé et communiqué au plaignant pour tout commentaire éventuel.

Informations échangées

Les représentants du CESE présentent le contexte de la demande d’accès introduite en avril 2021, qui concerne les indemnités journalières perçues par tous les membres du CESE depuis le 1er janvier 2019. La demande portait sur deux mandats et environ 500 membres. Le CESE rappelle qu’il a communiqué au plaignant un tableau comprenant les dates des réunions concernées, les types de réunions et les indemnités journalières correspondantes versées. Toutefois, elle avait occulté les noms des membres concernés afin de protéger leurs données à caractère personnel [conformément à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 ^[2]]. Le CESE a également indiqué que le plaignant avait présenté une nouvelle demande d’accès identique en octobre 2021, à laquelle il a répondu que sa position restait inchangée.

Les représentants du CESE ont expliqué que, lors de l’évaluation de la demande d’accès, ils avaient tenté de trouver un équilibre entre la transparence des dépenses publiques et la protection des données à caractère personnel. Ils avaient conclu que la divulgation des noms des membres concernés entraînerait la divulgation d’autres données à caractère personnel sensibles, telles que des données médicales. Par exemple, cela permettrait d'identifier les membres handicapés, car ils reçoivent des indemnités spécifiques.

En outre, les représentants du CESE ont déclaré que le plaignant n’avait pas fourni de nécessité spécifique pour le transfert des données à caractère personnel, qui est requis par les règles de l’UE en matière de protection des données ^[3].  

Le CESE a traité la demande d’accès en tenant compte de la jurisprudence antérieure de la Cour, qui exigeait l’existence d’un besoin spécifique d’intérêt public pour le transfert de données à caractère personnel.

Sur l’exigence de nécessité

Les représentants du CESE ont expliqué que le plaignant avait présenté par le passé de nombreuses demandes similaires d’accès du public aux documents et qu’il était donc parfaitement conscient qu’il devait faire valoir la nécessité de faire transférer les données dans un but spécifique d’intérêt public.

La Médiatrice croit comprendre que le plaignant souhaite connaître les noms et les montants reçus par les membres pour contrôler l’utilisation des ressources publiques. Le fait de disposer de ces données lui permettrait de poursuivre un débat public sur les mérites du système de rémunération du CESE. Le plaignant l'a confirmé au Médiateur.

Les représentants du CESE ont estimé que, comme l’a reconnu la Cour, cette finalité ne satisfait pas au critère de nécessité selon lequel le transfert de données à caractère personnel n’est possible que si le transfert sert une finalité «spécifique» d’intérêt public ^[4]. Ils ont également noté que le plaignant n’avait avancé aucune nécessité dans sa demande d’accès.

Lorsqu’on lui a demandé comment la divulgation de la participation aux réunions porterait atteinte aux intérêts légitimes des personnes concernées, compte tenu de leur position en tant que représentants du public, le CESE a clairement indiqué que les intérêts légitimes n’étaient pas évalués, étant donné que le plaignant n’a pas établi qu’il était nécessaire que les données soient transmises dans un but spécifique d’intérêt public. Il n’était donc pas nécessaire de procéder à un contrôle de proportionnalité. Aucun transfert de données à caractère personnel ne peut être autorisé à moins que sa nécessité n'ait été établie par le demandeur.

En ce qui concerne les anciennes demandes d’accès à des documents pour lesquelles des données sur les indemnités journalières versées ont été divulguées, les représentants du CESE ont expliqué que ces demandes concernaient des personnes physiques. Les membres respectifs ont été informés et ne se sont pas opposés à la divulgation de leurs données. En l’espèce, le plaignant a posé des questions sur les indemnités journalières versées à tous les membres – et aux anciens membres – pendant un certain nombre d’années et il aurait été disproportionné de les contacter tous.

Sur les mesures générales prises par le CESE en faveur de la transparence des indemnités des membres depuis la clôture de l’enquête 1/2020/MIG ^[5]

Les représentants du CESE ont informé l’équipe d’enquête que le CESE avait récemment pris plusieurs mesures en vue d’accroître la transparence du système de rémunération de ses membres. Elle a créé sur son site internet une page détaillant les règles relatives aux frais de voyage et aux indemnités ^[6]. En outre, dans son rapport annuel d’activité 2020, elle a inclus des informations détaillées sur les dépenses des membres ^[7], y compris, par exemple, les frais de voyage, les indemnités de voyage et les indemnités journalières ventilées par destination (lorsqu’une réunion spécifique a eu lieu). Ces données ne concernent toutefois que les réunions auxquelles au moins trois membres ont assisté, afin de protéger leurs données à caractère personnel.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a demandé si le public pouvait trouver, à partir d’informations accessibles au public, quel membre participait à quelle réunion.

Les représentants du CESE expliquent que les informations relatives à la participation des membres aux réunions sont publiques, au moins pour les réunions statutaires (la liste des participants figure dans les procès-verbaux des réunions). Toutefois, ces informations ne sont pas centralisées. Néanmoins, il n’est pas possible de connaître exactement le montant des indemnités perçues par un membre spécifique en examinant la participation aux réunions.

Les représentants du CESE soulignent que c’est le Conseil qui décide du système d’indemnités et de remboursement des frais des membres du CESE ^[8]. Les membres ne perçoivent pas de salaire pour leur travail au CESE. Ils perçoivent plutôt une indemnité journalière pour chaque jour de participation aux manifestations et réunions officielles du CESE, indépendamment de la durée ou du nombre de réunions auxquelles ils assistent un jour donné. L'indemnité journalière est fixée dans la décision du Conseil et est destinée à couvrir le temps passé et les éventuels frais administratifs, indépendamment des éventuels frais de voyage. De plus, les membres sont remboursés des frais de déplacement qu'ils ont réellement engagés lorsqu'ils assistent à des réunions physiques et du temps nécessaire pour voyager.

Conclusion de la réunion

L’équipe d’enquête de la Médiatrice remercie les représentants du CESE pour leur temps et pour les explications fournies, et la réunion prend fin.

Bruxelles, le 15 décembre 2021

Fergal O’Regan Oana Marin

Chef des enquêtes d'experts juridiques

[1] Règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] L’exception prévue à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 est le lien explicite entre les règles relatives à l’accès du public aux documents et les règles relatives à la protection des données à caractère personnel prévues par le règlement (UE) 2018/1725 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[3] Conformément à l’article 9, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) 2018/1725

[5] Affaire 1/2020/MIG relative au refus du Comité économique et social européen d’accorder au public l’accès à des documents concernant les frais de voyage liés à un voyage officiel en Chine, disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/56210

[6] De plus amples informations sont disponibles à l’adresse suivante: https://www.eesc.europa.eu/en/members-travel-expenses-and-allowances

[7] Annexes - Section 15. Ventilation détaillée des dépenses des membres pour le poste 1004

du rapport annuel d’activité 2020 du CESE https://www.eesc.europa.eu/sites/default/files/files/eesc_aar-2020.pdf

[8] Voir la décision 2013/471/UE du Conseil du 23 septembre 2013 relative à l'octroi d'indemnités journalières et au remboursement des frais de voyage aux membres du Comité économique et social européen et à leurs suppléants, disponible à l'adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32013D0471; et la décision (UE) 2021/1072 du Conseil du 28 juin 2021 portant dérogation temporaire à la décision 2013/471/UE relative à l’octroi d’indemnités journalières et au remboursement des frais de voyage aux membres du Comité économique et social européen et à leurs suppléants en raison des difficultés de déplacement causées par la pandémie de COVID-19 dans l’Union, disponibles à l’adresse suivante: https://www.eesc.europa.eu/sites/default/files/files/celex_32021d1072_en_txt.pdf