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Décision du Médiateur européen dans la plainte 915/2015/PMC concernant le traitement par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) d'une faute technique présumée
Décision
Affaire 915/2015/PMC - Ouvert le Mercredi | 24 juin 2015 - Décision le Mercredi | 28 octobre 2015 - Institution concernée Office européen de sélection du personnel ( Pas d’acte de mauvaise administration constaté ) - Pays Espagne
Le plaignant, qui a participé à une procédure de recrutement EPSO, n’a pas réservé de date pour son test sur ordinateur dans le délai prescrit et il a donc été exclu de la procédure. Le plaignant a fait valoir que l’EPSO ne lui avait pas envoyé d’invitation à réserver le test. EPSO insiste sur le fait qu'une invitation a été envoyée. L'équipe d'enquête du Médiateur a examiné le dossier de l'EPSO et n'a trouvé aucune indication d'un problème technique qui aurait pu entraîner le non-envoi à temps de l'invitation automatique du plaignant à passer le test sur ordinateur. Le Médiateur n’a donc constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de l’EPSO.
Contexte de la plainte
1. Le plaignant est un ressortissant espagnol qui a posé sa candidature pour participer à une procédure de recrutement organisée par l’EPSO [1]. Le plaignant n’a pas respecté le délai de réservation du test sur ordinateur (CTB), prétendument parce que l’EPSO ne lui avait pas envoyé d’invitation automatique à temps. Lorsqu’il s’est adressé à EPSO à ce sujet, EPSO a informé le plaignant de la date à laquelle l’invitation en question avait été mise à disposition sur son compte EPSO [2] et a indiqué que la responsabilité de la vérification du compte EPSO incombait aux candidats participant aux procédures de recrutement.
2. Le plaignant a ensuite demandé à EPSO comment il pouvait être certain que le message lui avait été envoyé ce jour-là. En fait, il s’était connecté deux fois à son profil EPSO au cours de la période de réservation afin de travailler sur une autre candidature. Cependant, il n'a vu le message d'invitation qu'après la date limite de réservation du CBT. EPSO répond que les invitations à réserver le CBT ont été mises à disposition dans les comptes de tous les candidats le même jour et qu'il n'est plus possible de faire une réservation.
L'enquête
3. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et a identifié les allégations et allégations suivantes:
Allégation
L’EPSO n’a pas envoyé d’invitation automatique à réserver le test sur ordinateur (CBT) sur le profil EPSO du plaignant en temps utile, comme il l’a fait pour les autres candidats, ce qui l’a injustement exclu de la procédure de recrutement.
Réclamations
1. Les messages automatiques d’EPSO aux candidats doivent indiquer clairement la date et l’heure de leur envoi, de leur remise et de leur lecture dans un profil EPSO.
2. EPSO devrait inviter le plaignant à siéger au CBT.
4. Le Médiateur a estimé qu'il convenait, dans un premier temps, d'examiner le dossier de l'EPSO sur cette affaire, afin d'évaluer la validité de l'allégation du plaignant.
Contrôle du dossier
5. L'équipe d'enquête du Médiateur a effectué l'inspection le 9 septembre 2015 dans les locaux de l'EPSO. La conclusion préliminaire de l’équipe d’enquête à la suite de l’inspection était que l’EPSO n’avait pas manqué d’envoyer au plaignant une invitation automatique à siéger au CBT en temps utile [3].
6. Le rapport d’inspection a été soumis au plaignant pour commentaires, qui n’était pas d’accord avec l’évaluation préliminaire, faisant valoir que l’EPSO devait prouver qu’il avait été en mesure de visualiser le message.
Évaluation du Médiateur
7. Le Médiateur estime que le message invitant les candidats à réserver le CBT a sans aucun doute été créé puis activé en même temps dans tous les profils des candidats, y compris dans celui du plaignant. Les documents fournis par l’EPSO au cours de l’inspection montrent clairement l’invitation figurant dans le profil EPSO du plaignant, dans la section de la procédure de sélection concernée. Le profil EPSO semble être un environnement informatique fermé (contrairement aux services de courrier électronique, qui fonctionnent via différents serveurs, ce qui explique parfois le retard dans la transmission des messages électroniques), dans lequel l’envoi et la réception des messages semblent constituer une seule et même étape technique. Par conséquent, l’activation du message dans le profil d’un candidat implique une réception immédiate de ce même message dans le profil EPSO du candidat.
8. Bien que le plaignant affirme qu'il n'a pas été en mesure de voir le message d'invitation dans son profil EPSO pendant la période de réservation de la TCC, le Médiateur n'a donc trouvé aucun élément à l'appui de cet argument. Le Médiateur estime que, prises ensemble, les informations fournies par l’EPSO lors de l’inspection constituent une preuve suffisante qu’il a envoyé l’invitation pertinente au plaignant en temps utile. Le fait que le plaignant se soit connecté à son compte EPSO deux fois au cours de la période au cours de laquelle il aurait pu réserver son CBT ne prouve pas que le message en question n’était pas visible, mais confirme simplement le fait qu’il n’a pas pris connaissance de l’invitation (le profil EPSO du plaignant se compose de plusieurs procédures de recrutement sur lesquelles il faut cliquer et ouvrir pour voir les messages connexes).
9. Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration de la part de l'EPSO en ce qui concerne l'allégation du plaignant. L'allégation du plaignant selon laquelle l'EPSO devrait l'inviter à siéger au CBT ne saurait donc prospérer.
10. En ce qui concerne l'allégation du plaignant relative à la traçabilité des messages dans les profils des candidats, le Médiateur note que l'EPSO n'a pas encore répondu à ce point soulevé. Toutefois, l'EPSO s'est engagé, dans le cadre de l'inspection, à répondre en temps utile au point soulevé par le plaignant. Étant donné que cette question n'est pas directement liée au grief principal du plaignant concernant son exclusion de la procédure de recrutement, le Médiateur estime qu'il n'est pas justifié d'approfondir cette question dans le cadre de la présente enquête. Elle espère que l’EPSO donnera suite à son assurance de répondre au plaignant. Toutefois, si le plaignant ne reçoit pas de réponse satisfaisante dans un délai raisonnable, il pourrait envisager de déposer une nouvelle plainte auprès du Médiateur à cet égard.
Conclusion
Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:
Le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de l’EPSO.
Le plaignant et l'EPSO seront informés de cette décision.
Emily O'Reilly
Strasbourg, le 28/10/2015
ANNEXE : Extrait du rapport de contrôle
Le dossier inspecté
Les représentants d'EPSO ont fourni les documents suivants pour inspection:
a) des impressions de la vue back office d'EPSO du profil EPSO du plaignant, ainsi que de la vue du profil EPSO du plaignant lui-même;
b) une liste des candidats EPSO participant au concours général EPSO/AD/301/15 (y compris le plaignant); et
c) des impressions de la sous-page du profil EPSO du plaignant montrant les messages relatifs au concours général EPSO/AD/301/15.
Remarques générales et commentaires
En tant que document a) – impression de la vue back office d’EPSO
Le présent document donne un aperçu des données d'identification et de contact du plaignant, ainsi que des procédures de recrutement EPSO auxquelles il a postulé. Il énumère également les visites du plaignant sur son profil EPSO.
Il ressort clairement de l’examen du document que, lorsque les candidats ont été invités à réserver leur TCC (à savoir entre le 6 et le 18 mai 2015), le plaignant s’est connecté à son profil EPSO les 8 et 12 mai 2015.
En ce qui concerne le document b) - Liste des candidats EPSO participant au concours général EPSO/AD/301/15 (sélection)
Le document montre que le plaignant a lu l’invitation le 22 mai 2015 à 10 h 32, soit quatre jours après la date limite de réservation du test.
La liste indique également la date de création du message d'invitation (24 avril 2015). À cet égard, les représentants d'EPSO ont expliqué que le message d'invitation est créé dans le système avant d'être activé et visible par les candidats. La liste semble démontrer que le message a été correctement créé dans les profils EPSO des candidats le 24 avril 2015 et que les autres candidats EPSO ont commencé à lire le message le 5 mai 2015. Seul le plaignant n'a pas lu le message à temps. La liste n'indique pas à partir de quel moment exact le message était visible.
En ce qui concerne le document c) – Messages relatifs au concours général EPSO/AD/301/15
La boîte de message figurant dans le profil EPSO du plaignant montre clairement l'invitation d'EPSO à réserver le CBT.
Les représentants d'EPSO ont déclaré qu'EPSO fournirait une réponse et des excuses dans une lettre à envoyer au plaignant. La lettre d'EPSO sera transmise au Médiateur pour information.
Conclusion préliminaire
Il ressort des documents examinés, et sur la base des observations formulées par les représentants d'EPSO, que le plaignant s'est connecté à son compte EPSO pendant la période où il aurait pu réserver un CBT (à savoir les 8 et 12 mai 2015).
Rien n’indique que le fait que le plaignant n’ait pas vu l’invitation à participer au concours général EPSO/AD/301/15 était dû à une faute technique. En fait, rien n’indique que l’EPSO ait eu un problème technique en ce qui concerne l’envoi d’invitations à participer au concours général EPSO/AD/301/15. Les éléments de preuve fournis aux représentants du Médiateur suggèrent que l’EPSO a préparé un message d’invitation à l’intention de tous les candidats le 24 avril 2015, qui était ensuite lisible dans le profil EPSO des candidats à partir du 5 mai 2015.
Compte tenu de ce qui précède, il apparaît que l’EPSO n’a pas manqué d’envoyer au plaignant une invitation automatique à siéger au CBT en temps utile.
[1] Concours général EPSO/AD/301/15.
[2] Le compte EPSO est l’espace personnel des candidats qui postulent à un concours général. Il contient des données relatives à leur profil personnel, telles que leur nom et leurs qualifications, ainsi que des messages envoyés par EPSO.
[3] Pour plus d’informations, voir l’extrait ci-joint du rapport de contrôle.