Contexte de la plainte

1. L’affaire concerne le remplacement du plaignant en tant que chef d’équipe adjoint au sein du consortium qui a présenté l’offre retenue en réponse à une demande de services de la Commission européenne.

2. En mai 2013, la Commission a lancé une demande de services (ci-après la «demande de services»). Le plaignant était le chef d’équipe adjoint proposé du consortium qui a obtenu la note la plus élevée dans le cadre de la procédure de sélection d’un prestataire de services par la Commission.

3. En juillet 2013, le chef du consortium a informé le plaignant que le consortium était le "soumissionnaire privilégié "de la Commission, mais que celle-ci avait demandé que le chef d ' équipe adjoint soit remplacé "afin de fournir l ' assurance d ' une connaissance ... approfondie des procédures de la CE au sein de l ' équipe ".

4. Le plaignant, irrité d'être remplacé, a demandé davantage d'informations à la Commission, qui lui a répondu:

«[a]près la signature du contrat, le consortium dirigé par [le chef de file du consortium] a suggéré des ajustements, y compris le remplacement d’experts, pour répondre à une certaine faiblesse de la proposition et la Commission a accepté. Le fait ne touche pas du tout à votre réputation pour trouver d'autres missions intéressantes en adéquation avec votre expertise.»

5. Le plaignant a alors déposé une plainte auprès du Médiateur européen.

L'enquête

6. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et a identifié les allégations et allégations suivantes:

1) La Commission n'a pas correctement expliqué le remplacement du plaignant en tant que chef d'équipe adjoint dans le consortium retenu.

2) La Commission devrait dûment expliquer le remplacement du plaignant ou lui accorder une indemnité d'environ 52 000 EUR.

7. Au cours de l'enquête, le Médiateur a reçu l'avis de la Commission sur la plainte et, par la suite, les observations du plaignant en réponse à l'avis de la Commission. Les services du Médiateur ont également procédé à une inspection du dossier de la Commission concernant cette affaire. Lors de l’enquête, le Médiateur a tenu compte des arguments et des avis avancés par les parties.

Prétendu défaut d'explication adéquate de la demande de remplacement et de la demande connexe du plaignant

Arguments présentés au Médiateur

8. À l'appui de son allégation, le plaignant a fait valoir que, selon le chef de file du consortium, son remplacement était une condition pour que la Commission attribue le marché au consortium.

9. Dans son avis, la Commission a expliqué que, le 1er juillet 2013, elle avait informé le chef de file du consortium que le comité de sélection avait attribué la note la plus élevée au consortium. La Commission a demandé au chef de file du consortium de confirmer la disponibilité des experts proposés dans son offre. Le chef de file du consortium a ensuite contacté la Commission pour discuter des termes de référence spécifiques et recevoir un retour d’information sur son offre. La Commission a informé le chef du consortium que, selon le rapport préparé par le comité de sélection, le chef d’équipe adjoint (c’est-à-dire le plaignant en l’espèce) manquait d’expérience spécifique dans les méthodes et techniques d’évaluation européennes pertinentes dans le domaine des relations extérieures et de la coopération au développement, ce qui était requis par la demande de services. L'expérience du plaignant portait principalement sur le suivi et l'évaluation des dépenses non liées au développement dans les secteurs agricole et bancaire, qui suivent des procédures et des approches différentes.

10. La Commission a assuré le plaignant qu'elle n'avait demandé son remplacement ni avant ni après l'attribution du marché. Elle a ajouté qu’il était regrettable que le chef de file du consortium lui ait fourni des informations imprécises et trompeuses. Toutefois, le retour d’information que la Commission avait fourni « n’était fourni qu’à titre d’information et ne prétendait pas avoir d’incidence sur la décision d’attribution ou sur les experts proposés ». Selon la Commission, le chef de file du consortium avait mal interprété son retour d’information.

11. La Commission a expliqué que, le 16 juillet 2013, elle avait signé le contrat avec le chef de file du consortium. Par lettre du même jour, le chef de file du consortium a informé la Commission qu’en raison de circonstances imprévues, le plaignant n’était plus disponible pour exercer ses fonctions dans le cadre du contrat. Le chef de file du consortium a donc proposé un autre expert. Étant donné qu'elle n'avait aucune raison de remettre en question les déclarations du chef de file du consortium et qu'elle était convaincue que le remplacement ne compromettrait pas l'exécution du contrat, la Commission a accepté le remplacement proposé [1].

12. La Commission a déclaré qu'elle n'avait pas de relation contractuelle avec le plaignant. Elle ne considère pas que les conditions nécessaires à l’engagement de sa responsabilité non contractuelle à l’égard du plaignant soient réunies [2]. Par conséquent, aucune indemnité n'est due au plaignant.

13. Dans ses observations, le plaignant a soutenu qu'il n'avait jamais déclaré qu'il serait incapable d'exercer ses fonctions en vertu du contrat. Ce n'est que par l'avis de la Commission au Médiateur qu'il a appris que la raison de son remplacement était sa prétendue indisponibilité. Les raisons que la Commission lui avait données pour son remplacement étaient incompatibles avec celles qu'elle avait fournies en réponse à l'enquête du Médiateur.

14. Le plaignant a également estimé que la Commission avait l'obligation de confirmer que le remplacement était justifié. Il ne suffisait pas que la Commission se contente d ' admettre qu ' il y avait des "circonstances imprévues", sans demander d ' autres informations. Dans le cadre d’autres projets de l’UE, la Commission exige que des raisons valables justifient le remplacement d’experts. En l'espèce, la Commission n'a pas entendu le plaignant. Par conséquent, il n'a pas veillé à ce que son remplacement soit justifié.

15. Le plaignant a fait valoir que la rétroaction de la Commission au chef du consortium avait eu une incidence négative sur sa situation. Il a ajouté que, même si le retour d’information de la Commission n’était pas destiné à entraîner des changements au sein de l’équipe d’experts, il n’en demeure pas moins que la Commission avait agi par négligence. La Commission aurait dû prévoir que le chef de file du consortium aurait pu interpréter son retour d’information comme une invitation à prendre des mesures afin de remédier au manque d’expérience du plaignant.

16. Selon le plaignant, la communication entre la Commission et les soumissionnaires au cours de la procédure de mise en concurrence jusqu'à la signature du contrat fait partie d'une procédure bien réglementée. Les soumissionnaires ne considèrent donc pas le retour d'information de la Commission comme un simple échange de vues à des fins d'information. Le plaignant a estimé que la Commission n'avait pas fait preuve d'un bon jugement. Elle le traitait donc injustement et était responsable des dommages et intérêts.

Évaluation du Médiateur

17. Le consortium qui avait proposé le plaignant comme chef d'équipe adjoint a obtenu la note la plus élevée parmi les soumissionnaires. Toutefois, malgré la note relativement élevée, le comité de sélection de la Commission a exprimé certaines préoccupations quant à la question de savoir si le plaignant possédait une expérience professionnelle pertinente.

18. Conformément aux règles applicables, le contractant est tenu d’exécuter le contrat selon les normes professionnelles les plus élevées [3]. Il doit s'assurer que tout membre du personnel exécutant le contrat possède les qualifications professionnelles et l'expérience requises pour l'exécution des tâches qui lui sont confiées [4]. Si l'expertise d'un membre du personnel du contractant ne correspond pas au profil requis par le contrat, le contractant est tenu de le remplacer sans délai. La Commission peut demander le remplacement d'un tel membre du personnel, en motivant sa demande. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable d'exécuter le contrat [5]. En d'autres termes, les membres du personnel qui n'ont pas l'expertise requise devraient être remplacés, et la Commission a le droit de demander ce remplacement.

19. La Commission a fait part au chef de file du consortium des préoccupations exprimées par le comité de sélection au sujet de l'expérience du plaignant. Le chef du consortium a ensuite informé le plaignant que, lorsqu’il a décidé de le remplacer, il «réagissait à ce qu’il considérait comme une instruction [...] d’apporter un changement à l’équipe»(soulignement ajouté). Le Médiateur n’a reçu aucun élément de preuve suggérant que la Commission a explicitement demandé au chef du consortium de remplacer le plaignant. Il est néanmoins clair que la manière dont les préoccupations du comité de sélection ont été exprimées n’était pas de nature à rassurer le chef de file du consortium sur le fait que, comme le soutient la Commission, ces préoccupations n’auraient aucune «incidence sur la décision d’attribution ou sur les experts proposés». En témoigne le fait que, dans sa correspondance avec le plaignant, la Commission a déclaré que la raison pour laquelle le chef de file du consortium avait décidé de le remplacer était "de répondre à une certaine faiblesse de la proposition" que la Commission avait identifiée. Le Médiateur estime que le chef de file du consortium a raisonnablement compris que la Commission lui demandait de remplacer le plaignant afin de ne pas compromettre l'attribution du marché et que la Commission était consciente de ce fait.

20. Dans une situation comme celle à l'examen, la Commission est clairement la partie la plus forte. Le soumissionnaire retenu, avec lequel un contrat n'a pas encore été signé, est évidemment soucieux de répondre aux demandes de la Commission afin d'être certain d'obtenir le contrat. Dans une telle situation, les principes de bonne administration imposent à la Commission de veiller tout particulièrement à s’exprimer de manière claire et non équivoque.

21. En l’espèce, si la Commission n’avait pas l’intention de faire remplacer le plaignant, le Médiateur estime que, pour éviter tout malentendu concernant les retours d’information qu’elle a fournis, la Commission aurait dû soit déclarer explicitement qu’elle ne demandait pas au consortium de remplacer le plaignant, soit assurer le chef de file du consortium que les préoccupations du comité de sélection n’auraient aucune incidence sur la décision d’attribution. En omettant de le faire, la Commission n’a pas communiqué avec le chef de file du consortium avec la clarté requise. Il s'agissait là d'un cas de mauvaise administration.

22. Dans la mesure du possible, la Médiatrice s'efforce de trouver une solution aux cas de mauvaise administration qu'elle identifie. En l'espèce, le plaignant a déjà été remplacé à titre de chef d'équipe adjoint. En outre, les préoccupations soulevées par le comité de sélection indiquent que son remplaçant n’était pas une décision arbitraire. Le fait que le plaignant ait été considéré comme n’ayant pas d’expérience pertinente spécifique aux fins des services à fournir n’implique pas nécessairement que son remplaçant ait porté atteinte à sa réputation et/ou compromis d’autres opportunités commerciales. Le plaignant n'a fourni aucun élément de preuve suggérant un préjudice de ce type. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur est d'avis que la demande d'indemnisation du plaignant ne peut aboutir et qu'une solution pour le cas spécifique de mauvaise administration qui s'est produit en l'espèce n'est plus possible. Le Médiateur clôt donc l’affaire en formulant une remarque critique à l’intention de la Commission et s’attend à ce qu’elle soit plus prudente lorsqu’elle sera confrontée à des situations similaires à l’avenir.

Conclusion

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en formulant la remarque critique suivante:

La Commission n’a pas communiqué avec le chef de file du consortium avec la clarté requise.

Le plaignant et le président de la Commission seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Strasbourg, le 20/03/2015

[1] La Commission a fait référence à l’article II.1.7 des conditions générales du contrat-cadre: "[l]e personnel de placement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable d'exécuter le contrat dans les mêmes conditions contractuelles."

[2] Voir, par exemple, l’arrêt du Tribunal (troisième chambre) du 16 décembre 2010 dans l’affaire T-19/07, Systran SA et Systran Luxembourg SA/Commission européenne, Rec. 2010, p. II-6083, point 126: «[s]ous peine d’engagement de la responsabilité non contractuelle de la Communauté au sens de l’article 288, deuxième alinéa, CE, une série de conditions doivent être réunies, à savoir que le comportement reproché aux institutions soit illégal, que le préjudice soit réel et qu’il existe un lien de causalité entre ce comportement et le préjudice en cause [...]»

[3] Article II.1.1 des conditions générales du CC.

[4] Article II.1.4 des conditions générales du CC.

[5] Article II.1.7 des conditions générales du CC.