Contexte de la plainte

1. Le 3 février 2010, le plaignant, un citoyen belge, a demandé l'accès au manuel de la Commission pour la gestion de son examen de l'évolution de carrière, citant le règlement (CE) no 1049/2001 [1] (ci-après le «règlement») comme base de sa demande. Ce manuel a été élaboré par la direction générale des ressources humaines et de la sécurité (DG HR) de la Commission et distribué aux différents services des ressources humaines de l'institution.

2. Le 24 février 2010, la Commission a envoyé une réponse d’attente, sur la base de l’article 7, paragraphe 3, du règlement, prolongeant de quinze jours ouvrables le délai de réponse prescrit.

3. Par lettre du 16 mars 2010, la Commission a refusé l’accès au manuel. Il a fait valoir que le document contenait des avis destinés à être utilisés en interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de la Commission. Sa divulgation porterait ainsi gravement atteinte au processus décisionnel de l'institution (article 4, paragraphe 3, du règlement), ainsi qu'à la protection des avis juridiques (article 4, paragraphe 2, deuxième tiret, du règlement). Elle a également expliqué que le document en question était destiné uniquement au personnel travaillant dans les différents services RH et visait à garantir une application et une interprétation uniformes des dispositions juridiques existantes. La Commission a en outre souligné que le manuel contenait des avis juridiques internes sur la manière de traiter des situations peu claires qui n’ont pas encore été interprétées par la Cour de justice. Accorder l'accès à ce document porterait gravement atteinte à la protection des avis juridiques internes de l'institution. Enfin, la Commission a noté que la demande du plaignant n'indiquait aucun intérêt public supérieur justifiant la divulgation du document.

4. Le 6 avril 2010, le plaignant a présenté une demande confirmative d’accès. En ce qui concerne la référence faite par la Commission à l'article 4, paragraphe 3, du règlement, le plaignant a souligné que la Commission n'avait pas expliqué en quoi la divulgation du document affecterait son processus décisionnel. Il a également souligné que le manuel contenait des instructions générales établissant des règles uniformes pour assurer l'application cohérente de la loi. Si le contenu du document était rendu public, cela n'affecterait pas les décisions de la Commission de promouvoir des candidats spécifiques. En ce qui concerne l’exception relative à la protection des avis juridiques, le plaignant a souligné que le document en question ne présentait pas les caractéristiques d’un avis juridique, qu’il n’avait pas été rédigé par le service juridique et qu’il n’avait pas non plus été rédigé en vue d’une procédure devant la juridiction. En ce qui concerne la présence d’un intérêt public supérieur, le plaignant a souligné qu’il existait deux intérêts publics. Premièrement, l'intérêt des contribuables et des législateurs qui les représentent, puisque les promotions des fonctionnaires devraient assurer l'utilisation efficace de l'argent public. D’autre part, l’intérêt des fonctionnaires de la Commission à être traités de manière juste et équitable, dans la mesure où le refus d’accès au document à certains fonctionnaires pourrait entraîner une inégalité de traitement. Enfin, le plaignant a souligné qu'il ne ressortait pas clairement du refus de la Commission si elle avait envisagé d'accorder un accès partiel.

5. Par lettre du 27 avril 2010, la Commission, agissant sur la base de l'article 8, paragraphe 2, du règlement, a prolongé de quinze jours ouvrables le délai de réponse à la demande confirmative.

6. Par lettre du 20 mai 2010, la Commission a informé le plaignant qu'elle n'avait pas encore achevé son analyse, mais qu'elle faisait tout son possible pour envoyer une réponse finale dans les meilleurs délais. Il a exprimé ses regrets pour ce retard et s'est excusé pour le désagrément occasionné.

L’objet de l’enquête

7. Le 26 mai 2010, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur. Il a allégué que la Commission avait refusé à tort l’accès au manuel et a demandé à la Commission de lui accorder l’accès à celui-ci.

8. Lors d'entretiens téléphoniques avec le bureau du Médiateur les 31 mai et 16 juin 2010, le plaignant a souligné qu'il n'avait toujours pas reçu de réponse à sa demande confirmative et a souligné l'urgence de la question.

L'enquête

9. La plainte a été transmise à la Commission pour avis. La Commission a transmis son avis le 9 août 2010. L'avis a été transmis au plaignant en l'invitant à présenter ses observations pour le 31 octobre 2010. Toutefois, lors d'une conversation téléphonique le 25 octobre 2010, le plaignant a informé le bureau du Médiateur qu'il ne présenterait pas d'observations sur l'avis de la Commission et qu'il le confirmerait par lettre afin que le Médiateur puisse clore l'enquête. Lors d'une autre conversation téléphonique du 9 novembre 2010, le plaignant a indiqué qu'il était satisfait de la réponse de la Commission à sa plainte.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Refus allégué d ' accorder l ' accès au manuel et demande connexe

Arguments présentés au Médiateur

10. Le plaignant a allégué que la Commission avait refusé à tort l'accès au manuel et qu'elle devait lui accorder l'accès à celui-ci.

11. Dans son avis, la Commission a expliqué que, comme indiqué dans sa réponse initiale et dans ses lettres des 27 avril et 20 mai 2010, le manuel demandé est un document particulièrement long contenant des avis à usage interne et des conseils juridiques sur des questions d’évaluation du personnel qui font souvent l’objet de recours en révision administrative interne et de litiges devant les juridictions de l’Union. Par conséquent, la Commission devait procéder à une analyse minutieuse de la demande du plaignant, de la documentation en question et des risques liés à sa divulgation. Après avoir achevé son analyse, la Commission a décidé d’accorder au plaignant un accès complet au document demandé le 7 juillet 2010. Elle a présenté ses excuses pour ne pas avoir répondu dans les délais prescrits par le règlement. La Commission a joint à son avis une copie de la lettre du Secrétaire général au plaignant datée du 7 juillet 2010, lui accordant l'accès au document correspondant.

12. Lors d'une conversation téléphonique avec le bureau du Médiateur le 9 novembre 2010, le plaignant a indiqué qu'il était satisfait de l'issue de l'affaire. Il a toutefois déclaré qu'il était regrettable qu'il ait fallu autant de temps à la Commission pour réagir.

Évaluation du Médiateur

13. Il semble que la Commission ait accordé un accès complet au manuel demandé par le plaignant. La décision de la Commission a été prise environ six semaines après l'expiration du délai prolongé prévu par le règlement. Le Médiateur note toutefois que la Commission s'est excusée pour ce retard. Il considère donc que l'allégation et la demande du plaignant ont été réglées par la Commission.

B. Conclusion

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

La Commission a réglé l'affaire à la satisfaction du plaignant.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 20 décembre 2010

[1] Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001, L 145, p. 43).