LE CONTEXTE DE LA PLAINTE

1. Le plaignant est une organisation non gouvernementale roumaine. Le 15 décembre 2004, elle a signé, au nom d’un consortium, une convention de subvention avec la Commission européenne concernant la mise en œuvre d’un projet (ci-après le «projet»). Le plaignant était le coordinateur du projet .

2. La subvention octroyée pour le projet s’élevait à 237 270 EUR. La subvention a duré du 1er octobre 2004 au 30 septembre 2006.

3. En décembre 2004, la Commission a versé la première tranche de préfinancement de 94 908 EUR.

4. Le 30 juin 2005, le plaignant a présenté le premier rapport sur l'état d'avancement du projet. Le 4 octobre 2005, la Commission a approuvé le rapport. La Commission n’a toutefois pas versé la deuxième tranche de préfinancement, car, au moment de la présentation du rapport, le plaignant n’avait pas dépensé 70 % du premier versement de préfinancement.

5. Le 14 décembre 2005, le plaignant a demandé une modification de la convention de subvention afin de refléter le retrait d’un partenaire.

6. Le 1er janvier 2006, l'Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA) a repris la gestion de la convention de subvention avec le plaignant.

7. Le 12 avril 2006, le plaignant a demandé une deuxième modification de la convention de subvention afin de refléter le remplacement d’un participant par un nouveau partenaire.

8. Le 30 mai 2006, l’EACEA a accepté d’apporter les deux modifications demandées par le plaignant. La convention de subvention a été modifiée en conséquence.

9. Les 1er et 2 juin 2006, un représentant de l'EACEA a effectué une visite de suivi du projet.

10. Le 7 juin 2006, le plaignant a demandé la deuxième tranche de préfinancement de 94 908 EUR. Le 12 juillet 2006, l’EACEA a effectué le paiement demandé.

11. Le 27 juillet 2006, le plaignant a demandé que la période d'éligibilité du projet soit prolongée jusqu'au 31 décembre 2006.

12. Le 8 septembre 2006, l’EACEA a approuvé cette prolongation et la convention de subvention a été modifiée en conséquence. La nouvelle date de fin des activités était le 31 décembre 2006. La nouvelle date limite pour la présentation du rapport final du projet (ci-après le «rapport final») était le 15 avril 2007.

13. Le plaignant n'a pas été en mesure de respecter le délai fixé pour l'établissement du rapport final. Par conséquent, le 25 avril 2007, elle a écrit à l’EACEA. Elle a indiqué que, en raison d’un retard imprévu dans la transmission des documents entre ses partenaires et elle-même, le rapport final n’avait pas été finalisé. Le plaignant a souligné que le rapport final serait fourni dès que possible.

14. Le 18 juin 2007, l’EACEA a envoyé un rappel écrit au plaignant concernant la présentation du rapport final. Il a demandé au plaignant d'envoyer le rapport final dans les 15 jours suivant la date de réception du rappel.

15. Le 19 juin 2007, le plaignant a de nouveau écrit à l’EACEA. Elle a expliqué qu'un partenaire avait subi d'importants changements internes, retardant la transmission des documents dont le plaignant avait besoin pour le rapport final. Le partenaire concerné avait indiqué qu'il enverrait tous les documents requis dans un délai d'une semaine. Le plaignant a donc déclaré qu’il ne faudrait pas plus de 15 jours pour envoyer le rapport final à l’EACEA.

16. Le 27 juillet 2007, le plaignant a informé l'EACEA que le rapport final serait encore retardé. Elle a indiqué qu’elle avait, entre-temps, reçu les documents requis de la part du partenaire mentionné dans la lettre du 19 juin 2007. Toutefois, en raison des vacances d'été, le rapport final n'a pas pu être envoyé avant août 2007. Le plaignant s'est excusé pour ce retard.

17. Le 7 décembre 2007, l’EACEA a envoyé au plaignant un deuxième rappel écrit concernant la soumission du rapport final du projet. Elle a déclaré que, malgré la promesse du plaignant que le rapport final serait envoyé après les vacances d'été, il n'avait pas encore été reçu.

18. Le 20 décembre 2007, le requérant a répondu au rappel susmentionné. Il s ' est de nouveau excusé pour ce retard et "il a promis d ' envoyer le rapport final d ' ici au vendredi 11 janvier 2008".

19. Le 16 juin 2008, l’EACEA a adressé au plaignant une mise en demeure de résiliation de la convention de subvention. Elle a déclaré qu'elle n'avait pas reçu le rapport final du projet. L’EACEA a informé le plaignant qu’un recours contre la décision de résiliation de la subvention pouvait être introduit dans un délai de 60 jours à compter de la date de réception de l’avis de résiliation.

20. Le 29 juillet 2008, le plaignant a répondu à la décision de l'EACEA de résilier le contrat en indiquant qu'il enverrait le rapport final dans les deux semaines suivantes.

21. Le plaignant n'a pas envoyé le rapport final. Le 30 octobre 2008, l’EACEA a émis un ordre de recouvrement, adressé au plaignant, pour un montant de 189 816 EUR. Ce montant représentait le montant versé à titre de versements de préfinancement pour le projet.

22. Le 4 décembre 2008, le plaignant a présenté son rapport final. Le 23 décembre 2008, l’EACEA a informé le plaignant qu’elle ne pouvait pas accepter le rapport final parce qu’il avait été soumis après la date limite et six mois après que le plaignant a reçu la mise en demeure de mettre fin à la subvention.

23. Le 14 janvier 2009, le plaignant a contesté le rejet du rapport final du projet, demandant à l’EACEA de l’accepter. Le 29 janvier 2009, l'EACEA a rejeté la demande du plaignant.

24. Le 20 janvier 2009, l’EACEA a notifié au plaignant qu’elle devait rembourser la totalité du montant qu’elle avait reçu pour le projet, à savoir 189 816 EUR, majoré d’intérêts de retard d’un montant de 1 860,46 EUR.

25. Le 23 février 2009, le plaignant a contacté le commissaire à l'éducation, à la formation, à la culture et à la jeunesse et a demandé un audit du projet. Le 4 mars 2009, le Commissaire a rejeté la demande du requérant.

26. Le 16 mars 2009, le plaignant s'est adressé au Médiateur.

L'OBJET DE L'ENQUÊTE

27. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a formulé les allégations et allégations suivantes:

Le plaignant alléguait que la Commission avait agi de manière injuste et disproportionnée en lui demandant de restituer la totalité de la somme en raison de son retard dans la présentation du rapport final, alors qu’elle finalisait le projet et atteignait ses objectifs.

Le plaignant a affirmé qu'il serait juste que la Commission reconsidère sa décision de ne pas accepter le rapport final du projet et l'évalue.

28. Dans ses observations complémentaires, le plaignant a présenté une allégation supplémentaire:

La Commission a évalué à tort le rapport final du projet.

29. Le Médiateur note que l’allégation supplémentaire concerne des faits qui se sont produits après que la plainte initiale lui a été soumise.

30. Le Médiateur souligne que les allégations et réclamations ne peuvent être traitées que si les plaignants ont achevé les démarches administratives préalables nécessaires auprès des institutions concernées. Toutefois, sur la base des éléments de preuve présentés, il apparaît qu’au moment où le plaignant a présenté l’allégation supplémentaire, la Commission n’avait même pas encore transmis au plaignant son évaluation du rapport final, à savoir la note explicative et l’analyse financière des dépenses du projet, accompagnées du nouvel ordre de recouvrement. En conséquence, le plaignant n'a pas été en mesure de contester l'évaluation du rapport final par la Commission.

31. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur a décidé de ne pas traiter l’allégation supplémentaire dans le cadre de la présente enquête. Il souligne que le plaignant peut déposer une nouvelle plainte s'il n'est pas satisfait de l'évaluation du rapport final du projet par la Commission, une fois qu'il a terminé les démarches administratives antérieures.

L'ENQUÊTE

32. Le 27 avril 2009, le Médiateur a ouvert une enquête. Dans sa lettre d'enquête d'ouverture, il a expliqué à la Commission que, bien qu'il reconnaisse que la décision de la Commission de mettre fin au projet était conforme aux dispositions juridiques pertinentes de la convention de subvention, il estimait qu'il était encore possible de négocier entre le plaignant et la Commission. À cet égard, il a demandé à la Commission de reconsidérer sa position initiale et de procéder à une évaluation du rapport final du projet. Le 19 août 2009, la Commission a envoyé son avis, qui a été transmis au plaignant avec une invitation à formuler des observations. Le plaignant a envoyé ses observations le 2 octobre 2009.

ANALYSE ET CONCLUSIONS DE L'OMBUDSMAN

A. Prétendue récupération inéquitable et disproportionnée de la totalité du montant payé pour le projet et réclamation connexe

Arguments présentés au Médiateur

33. À l'appui de son allégation, la plaignante a soutenu que le projet a été réalisé conformément au calendrier de travail établi par l'entente et qu'il a atteint ses objectifs. Le seul retard qui s'est produit a été la présentation du rapport final pour le projet et non l'exécution du projet lui-même. Le plaignant a affirmé qu'il serait juste que la Commission reconsidère sa décision de ne pas accepter le rapport final du projet et de l'évaluer.

34. Dans son avis, la Commission a tout d'abord souligné que la décision de l'EACEA de ne pas accepter le rapport final du projet était conforme aux dispositions de l'article II.12.2 b)[1] et de l'article II.11.4 [2] de la convention de subvention. Deuxièmement, elle a expliqué que, à la suite de la demande du plaignant du 23 février 2009 adressée au commissaire à l'éducation, à la formation, à la culture et à la jeunesse, l'EACEA avait demandé à un expert indépendant d'évaluer le projet. L ' expert a constaté que les résultats obtenus ne correspondaient que partiellement aux résultats escomptés et que le niveau de réalisation était considérablement inférieur à ce qui avait été prévu.

35. La Commission souligne que l’EACEA a fait preuve de souplesse dans l’application des dispositions contractuelles. Alors que le rapport final était attendu le 15 avril 2007, l’EACEA a envoyé la notification écrite formelle de résiliation de la convention de subvention le 16 juin 2008. Elle a informé le plaignant qu'elle pouvait former un recours contre la décision de l'EACEA de résilier l'accord. Le plaignant ne l'a pas fait. À cet égard, la Commission a noté que l’EACEA avait accordé une prolongation de 14 mois du délai prévu dans la convention de subvention, afin de permettre au plaignant de produire le rapport final.

36. La Commission a souligné que le bénéficiaire de la subvention est légalement tenu de soumettre le rapport final du projet dans le délai fixé par la convention et que cette obligation fait partie de la mise en œuvre du projet. Par conséquent, l'argument du plaignant selon lequel le projet a été finalisé conformément au calendrier de travail établi et qu'il a atteint ses objectifs ne saurait être retenu. De l'avis de la Commission, le projet n'a pas été finalisé conformément au calendrier de travail établi, étant donné que le rapport final n'a pas été présenté dans le délai convenu. La Commission a également souligné que le plaignant n'avait pas répondu à la décision de l'EACEA de résilier la convention de subvention. Elle a souligné que le plaignant était bien conscient des implications financières de la résiliation de la subvention. Toutefois, elle n'a pas formé de recours contre la décision de l'EACEA de résilier l'accord, ni répondu aux lettres de cette dernière.

37. Malgré ce qui précède, "compte tenu de l ' appel du Médiateur en faveur d ' une plus grande souplesse à l ' égard du plaignant", l ' EACEA a décidé d ' accepter le rapport final du plaignant. Par conséquent, l’EACEA a demandé une évaluation du rapport par un deuxième expert indépendant. L'évaluation a toutefois révélé des faiblesses dans la mise en œuvre du projet et confirmé que celui-ci n'avait pas atteint ses principaux objectifs. À la lumière de ce qui précède, l’EACEA a procédé à une analyse financière du projet. Le projet ayant été jugé mal mis en œuvre, l’EACEA a appliqué la procédure prévue pour les projets peu performants. En conséquence, elle a décidé de réduire la subvention initialement octroyée, conformément aux dispositions de l'article II.17.5 de la convention [3]. Par conséquent, tous les frais de personnel ont été déclarés inéligibles. Avec d’autres coûts inéligibles, la subvention finale accordée au plaignant s’élevait à 43 893 EUR. Cela a laissé le plaignant avec un solde négatif de 145 923 EUR, compte tenu des 189 816 EUR qu’il avait reçus sous la forme des deux tranches de préfinancement.

38. La Commission a indiqué que le premier ordre de recouvrement d’un montant de 189 816 EUR serait annulé. Elle a ajouté que l’EACEA enverrait au plaignant un nouvel ordre de recouvrement d’un montant de 145 923 EUR, sur la base du montant total octroyé sous la forme de deux tranches de préfinancement, à savoir 189 816 EUR, moins le montant de la subvention finale modifiée. L’EACEA enverrait également au plaignant une analyse financière détaillée des dépenses du projet et une explication des raisons qui l’ont amené à déclarer certaines dépenses inéligibles.

39. Dans ses observations, le plaignant a soutenu que le projet avait été mis en œuvre avec succès et qu'il avait atteint ses objectifs. Elle a indiqué que les coûts éligibles du projet s’élevaient à 222 131,97 EUR, auxquels la Communauté aurait dû contribuer à hauteur de 166 598,99 EUR. Étant donné que les deux tranches de préfinancement s’élevaient à 189 816 EUR, le plaignant devrait être tenu de rembourser à la Commission la somme de seulement 23 217,01 EUR. Le plaignant a fait valoir que tous les coûts éligibles avaient été déclarés sur la base des documents financiers justificatifs existants, conformément au manuel administratif et financier à l’intention des demandeurs.

40. Le plaignant a admis qu'il avait soumis le rapport final pour le projet après la date limite prévue dans l'accord. Toutefois, elle a souligné que les activités du projet ont été menées au cours de la période du projet, conformément au calendrier de travail approuvé. Le projet a atteint ses objectifs et ses résultats sont utilisés par ses partenaires.

Évaluation du Médiateur

41. Le Médiateur se félicite de la décision de la Commission d'accepter le rapport final relatif au projet présenté par le plaignant. Il note qu'en acceptant d'évaluer le rapport final du projet, la Commission a satisfait à la demande du plaignant dans sa plainte initiale. Il note en outre qu’à la suite de l’évaluation du rapport final, la Commission a décidé d’accepter partiellement les coûts présentés par le plaignant pour la mise en œuvre du projet, à savoir le montant de 43 893 EUR.

42. Le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration dans le cadre de la présente plainte. Il apprécie en particulier le fait que la Commission ait suivi son invitation, formulée dans sa lettre d'ouverture, à faire preuve de souplesse et de compréhension à l'égard du plaignant, qui, pour une raison quelconque, n'a pas présenté le rapport final dans le délai convenu.

43. Compte tenu de ces circonstances, le Médiateur a décidé de classer l'affaire.

B. Conclusion

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Il n'y a pas eu de mauvaise administration.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg, le 25 novembre 2009

[1] L ' article II.11.2 b) de la convention de subvention dispose ce qui suit: "La Commission peut décider de résilier la convention sans indemnité de sa part ... si le bénéficiaire ne remplit pas une obligation substantielle qui lui incombe en vertu de la convention, y compris de ses annexes".

[2] Voir note de bas de page 2.

[3] L’article II.17.5 de la convention de subvention dispose que: «Sans préjudice du droit de résilier la convention au titre de l’article II.11, et sans préjudice du droit de la Commission d’appliquer les sanctions visées à l’article II.12, si le projet n’est pas mis en œuvre ou est mal mis en œuvre, partiellement ou tardivement, la Commission peut réduire la subvention initialement prévue en fonction de la mise en œuvre effective du projet dans les conditions prévues par la présente convention».