Strasbourg, le 11 février 2008

Monsieur,

Le 28 janvier 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant des demandes répétées de remboursement que vous aviez adressées à la Commission européenne en ce qui concerne les frais de maladie, de crèche et de funérailles de votre défunt père.

Le 15 février 2006, j’ai transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a envoyé son avis le 23 mai 2006 et a demandé au Médiateur de traiter les annexes de son avis de manière confidentielle, étant donné qu'elles contenaient des données à caractère personnel. Je vous ai transmis l'avis de la Commission le 9 juin 2006 avec une invitation à formuler des observations et vous ai également demandé d'indiquer si vous souhaitiez que votre plainte soit traitée de manière confidentielle. Dans une lettre du même jour, j'ai informé la Commission que je vous avais demandé de m'informer si vous souhaitiez que votre plainte soit traitée de manière confidentielle. Dans cette lettre, j’ai également demandé à la Commission laquelle des exceptions prévues par le règlement n° 1049/2001/CE, selon elle, rendrait impossible l’acceptation d’une éventuelle demande d’accès du public dans un cas de ce type. Dans sa réponse du 16 juin 2006, la Commission a fait référence à l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement, qui dispose que l’accès aux documents doit être refusé lorsque la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée et de l’intégrité des personnes, en particulier conformément à la législation communautaire relative à la protection des données à caractère personnel. Vous avez transmis vos observations le 11 juillet 2006. Dans ces observations, vous avez déclaré que vous apprécieriez que les données médicales de votre défunt père soient traitées de manière confidentielle.

Le 21 mai 2007, vous avez envoyé une lettre complémentaire indiquant que vous attendiez toujours une réaction de la Commission sur l'une des questions soulevées dans votre plainte.

Le 13 juin 2007, mon Bureau vous a contacté par téléphone pour vous informer que vous seriez bientôt informé de la prochaine étape de l'enquête.

Le 22 juin 2007, j’ai écrit à la Commission pour lui demander de fournir des informations complémentaires avant le 31 août 2007. Je vous en ai informé dans une lettre du même jour. Dans ces lettres, j'ai expliqué que, afin de protéger les données personnelles et médicales contenues dans les annexes de la plainte et l'avis de la Commission, j'avais décidé de traiter cette plainte de manière confidentielle désormais. Par lettre du 11 juillet 2007, la Commission a demandé une prorogation du délai de réponse jusqu’au 30 septembre 2007. Par lettre du 25 juillet 2007, j'ai accepté cette demande et vous en ai informé par lettre du même jour.

La Commission a envoyé sa réponse en anglais le 11 septembre 2007 et une traduction en néerlandais le 24 septembre 2007. Je vous ai transmis ce dernier avec une invitation à présenter des observations, que vous avez envoyée le 20 octobre 2007.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents sont les suivants:

Le père du plaignant, ancien fonctionnaire de la Commission, est décédé en juin 2004. Le 22 mars 2005, le requérant, son fils aîné, a adressé toutes les factures relatives aux frais de maladie, de crèche et d'obsèques au bureau des réclamations du régime commun d'assurance maladie (ci-après dénommé "bureau des réclamations").

Le 12 mai 2005, la Commission a envoyé sa réaction sur les demandes à l'adresse du défunt père du plaignant. La Commission n’a pas réagi à 6 demandes (y compris les frais funéraires) et, pour d’autres demandes, a demandé des déclarations supplémentaires au médecin et au physiothérapeute.

Par lettre du 13 juin 2005, le plaignant a demandé le remboursement des frais pour lesquels la Commission n’avait pas réagi et a déclaré qu’il fournirait les déclarations supplémentaires du médecin et du physiothérapeute. Par télécopie du 20 juin 2005, le plaignant a envoyé des éclaircissements concernant sa lettre du 13 juin 2005. Aucune réponse n'a été reçue.

Par lettre du 22 septembre 2005, envoyée par télécopie et courrier recommandé, le plaignant a demandé à la Commission de répondre à ses lettres des 13 et 20 juin 2005. Il a également transmis les déclarations complémentaires demandées par la Commission. Aucune réponse n'a été reçue.

Par lettre du 23 septembre 2005, envoyée par télécopie et par courrier, le plaignant s'est plaint que son défunt père n'avait jamais été informé de la possibilité de demander un remboursement spécial (1) pour les frais de maladie et de puériculture. Aucune réponse n'a été reçue.

Par lettre du 29 novembre 2005, envoyée par télécopie, courrier et courrier électronique, le plaignant a adressé au chef d’unité compétent une demande de réaction avant le 31 décembre 2005. Aucune réponse n'a été reçue.

Le 16 janvier 2006, le plaignant a envoyé à ce chef d'unité une copie de son projet de plainte au Médiateur, lui demandant d'être informé, avant le 28 janvier 2006, du traitement de ses demandes et de sa plainte.

Le 28 janvier 2006, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur, dans laquelle il a formulé les trois allégations et allégations suivantes:

1. Le bureau des réclamations n’a injustement pas remboursé ou n’a remboursé que partiellement les frais de maladie, de crèche et d’obsèques de son défunt père, bien que toutes les pièces justificatives et déclarations aient été envoyées.
2. Le Bureau des réclamations n'avait pas réagi aux demandes répétées du requérant d'être informé du traitement de ses demandes.
3. Le bureau des réclamations n'avait pas réagi à la plainte du requérant du 23 septembre 2005, qui concernait le fait que son défunt père n'avait jamais été informé de la possibilité de demander un remboursement spécial pour les frais de maladie et de garde d'enfants élevés.
4. Le plaignant a fait valoir qu’il devrait être autorisé à demander encore le remboursement spécial pour les deux dernières années de la vie de son défunt père.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans la lettre d'accompagnement de l'avis de la Commission, le commissaire Kallas a demandé au Médiateur de traiter les annexes de l'avis de manière confidentielle.

Dans son avis, la Commission a formulé, en résumé, les observations suivantes:

Le plaignant est le fils d'un ancien fonctionnaire de la Commission qui a pris sa retraite le 1er novembre 1981 et est décédé le 26 juin 2004. Le plaignant a traité le dossier de son défunt père après sa mort.

Le 22 mars 2005, le requérant a adressé au Bureau des réclamations 13 demandes de remboursement de frais médicaux. Sept d'entre eux concernaient des coûts normaux (pharmacie, médecin, physiothérapie, hôpital). Les six autres concernaient les frais de prise en charge d'une personne malade.

Le Bureau des réclamations a procédé au traitement des demandes de remboursement dans les semaines qui ont suivi le 22 mars 2005. Elle a traité ces demandes de remboursement dans les règlements n° 10001618 du 12 mai 2005, n° 10001620 du 20 mai 2005 et n° 10001639 du 21 juin 2005. Dans son avis, la Commission a indiqué en détail les montants qui avaient été remboursés. Pour les montants qui n’ont pas été remboursés, la Commission s’est référée à la réglementation applicable en matière d’assurance maladie des fonctionnaires des Communautés européennes (ci-après la «réglementation») en ce qui concerne les délais, l’exigence d’une autorisation préalable, la nécessité de fournir un certificat médical et certaines catégories de frais qui ne sont pas remboursables.

Les demandes concernant les frais de prise en charge d’une personne malade ont toutes été traitées dans le règlement n° 10001618 du 12 mai 2005, mais n’ont pas été remboursées car ces frais ne sont remboursables que sur la base d’une autorisation préalable délivrée par le bureau des réclamations sur avis favorable du médecin-conseil. Ces coûts ont été couverts jusqu'en février 2003. Dans ces conditions, les coûts liés à la période allant de janvier 2004 à juin 2004 n'étaient pas remboursables sur la base du point X-2 c) de l'annexe I de la réglementation.

Le 13 juin 2005, le requérant a adressé une note au bureau des réclamations indiquant que ce dernier n'avait pas réagi aux différentes demandes de remboursement qu'il avait envoyées en mars 2005 et à la demande de remboursement des frais funéraires de son défunt père. Les demandes mentionnées dans la note du plaignant du 13 juin 2005 avaient été dûment traitées, mais le calcul concernant ces coûts n'a été établi que le 21 juin. Par conséquent, la lettre exposant ces calculs et la note du plaignant du 13 juin 2005 s'étaient croisées.

La Commission a indiqué que les documents relatifs aux frais funéraires ne figuraient pas dans la lettre originale du plaignant du 22 mars 2005 (à l'exception d'un document établi par un notaire), mais que le plaignant avait envoyé une copie de la facture funéraire en septembre 2005.

En ce qui concerne le remboursement spécial prévu à l’article 72, paragraphe 3, du statut, la Commission a souligné qu’il est accordé par l’autorité investie du pouvoir de nomination si le coût des frais médicaux non remboursés pendant une période de 12 mois consécutifs dépasse la moitié de la pension de base, compte tenu de la situation familiale de la personne concernée. Le remboursement spécial demandé par le requérant n'avait pas été accordé parce que son défunt père ne remplissait pas les conditions prévues. Le total des coûts éligibles qui sont restés à la charge du défunt père du plaignant pendant une période de 12 mois ne dépassait pas la moitié de sa pension de base pour la même période (article 8, paragraphe 2, de la réglementation).

La Commission a conclu que les calculs et les remboursements effectués par le Bureau des réclamations étaient corrects et conformes aux dispositions des Règles.

Le plaignant a estimé que tous les frais médicaux pour lesquels il avait introduit des demandes de remboursement auraient dû être remboursés. La Commission a toutefois fait valoir que le plaignant n’avait pas pris en considération les conditions du régime commun d’assurance maladie en ce qui concerne les remboursements (expiration du droit au remboursement, obligation de fournir un certificat médical ou une autorisation préalable). Dans ces conditions, ces frais ont été soumis au médecin conseil qui a donné un avis favorable pour le remboursement de ces frais en tenant compte des éléments contenus dans le dossier médical du défunt père de la plaignante.

Sur la base de ce qui précède, le bureau des réclamations a pris la décision d’accepter la demande du plaignant et de rembourser le montant de 11 272,45 EUR, qui comprenait:

• les coûts pour lesquels le droit au remboursement a expiré (nonobstant le fait qu’ils ont été présentés tardivement);
• les frais de prise en charge d’une personne malade qui a été refusée (malgré l’absence de l’autorisation préalable requise). Les éléments du dossier du défunt père de la plaignante ont permis au médecin-conseil de donner un avis favorable sur le remboursement de ces frais;
• les frais de physiothérapie (malgré l'absence du certificat médical);
• les frais funéraires qui n’avaient pas encore été autorisés en raison du temps nécessaire à l’établissement de la fiche «entité juridique» et à la constitution de données de tiers («fiches tiers»), requis par le règlement financier.

Une fois ces opérations effectuées, le bureau des réclamations devra vérifier si le défunt père du plaignant peut également bénéficier du remboursement spécial prévu à l'article 72, paragraphe 3, du statut. Les paiements relatifs à ces révisions devraient être effectués au plus tard le 15 avril 2006.

Sur la base de ce qui précède, la Commission a conclu qu'il n'y avait pas eu de mauvaise administration dans le traitement du dossier concernant le défunt père du plaignant.

Observations du plaignant

Les observations du plaignant peuvent être résumées comme suit:

Le plaignant a d'abord remercié le Médiateur pour son intervention auprès de la Commission, qui lui a permis d'obtenir le remboursement d'une grande partie des frais médicaux pour lesquels il avait présenté une demande.

En ce qui concerne la confidentialité de sa plainte, le plaignant a déclaré qu’il souhaitait que le dossier médical de son défunt père soit traité de manière confidentielle, mais que le reste de sa plainte pouvait être traité publiquement.

Le plaignant a également déclaré qu’il regrettait que la Commission ait continué à envoyer sa correspondance à l’ancienne adresse postale de ses parents, même s’il avait demandé à la Commission à plusieurs reprises de cesser de le faire et d’utiliser plutôt sa propre adresse postale actuelle.

Dans son avis, la Commission indiquait que le remboursement des frais médicaux n’était couvert que jusqu’en février 2003. Le plaignant ne l'a pas contesté, mais a souligné que la Commission avait effectivement remboursé les coûts couvrant la période postérieure à février 2003. Cela a été démontré par des calculs portant les numéros de référence 81/2003 et 82/2003.

Le plaignant a en outre déclaré que la déclaration de la Commission selon laquelle les frais funéraires n’étaient pas inclus dans la lettre initiale du 22 mars 2005 était incorrecte. Le requérant a déclaré que les frais funéraires figuraient en annexe à sa lettre du 22 mars 2005 adressée au Bureau des réclamations.

En ce qui concerne les paiements, le plaignant remercie la Commission pour tous les paiements qui ont été bien reçus. Il ne souhaite pas commenter davantage ce point. Bien que le plaignant ait déclaré qu'il ne pouvait pas suivre les calculs effectués, il croyait qu'ils étaient exacts.

En ce qui concerne la demande de remboursement spécial prévue à l'article 72, paragraphe 3, du statut, le plaignant a souligné que la Commission avait déclaré que le bureau des réclamations devait encore décider si son défunt père avait droit au remboursement spécial. La Commission avait indiqué que l’octroi du remboursement spécial dépendait de la question de savoir si le montant des frais non remboursés sur une période de 12 mois dépassait la moitié de la pension de base. À cet égard, le plaignant a déclaré que, lorsqu'il a présenté ses demandes de remboursement des frais médicaux, il a toujours tenu compte du fait que seul un montant fixe maximal (un «forfait») serait remboursé et que, par conséquent, il n'avait aucun sens de soumettre tous les frais médicaux. Le plaignant a déclaré qu'un grand nombre de coûts non déclarés étaient toujours en sa possession (pour un montant d'environ 40 000 EUR uniquement pour la période allant de janvier à juin 2004). Le plaignant était d’avis que ces coûts devaient également être pris en considération pour le calcul du remboursement spécial prévu à l’article 72, paragraphe 3, du statut. Le plaignant s'attendait à ce que la Commission le contacte à cet égard.

Le plaignant est parvenu aux conclusions suivantes:

1. En ce qui concerne la position de la Commission selon laquelle il n'y a pas eu de mauvaise administration, il déclare que si tel avait été le cas, il n'aurait pas déposé de plainte auprès du Médiateur et qu'il a laissé la décision finale sur ce point au Médiateur.
2. Le plaignant était satisfait des montants versés par la Commission, mais regrettait que les paiements n'aient été effectués qu'après s'être plaint au Médiateur.
3. Il a en outre demandé au Médiateur si la Commission pouvait le contacter au sujet de l'application de l'article 72, paragraphe 3, du statut pour la période allant du 29 juin 2003 au 28 juin 2004.
4. Le plaignant a demandé à la Commission d'envoyer toute correspondance future à son adresse postale à Madrid.

Correspondance complémentaire de la plaignante

Dans une lettre du 21 mai 2007, le plaignant a indiqué qu’il n’avait toujours pas entendu la Commission concernant l’octroi du remboursement spécial sur la base de l’article 72, paragraphe 3, du statut. Le plaignant a supposé que la Commission pourrait encore utiliser l’ancienne adresse de ses parents.

Le plaignant a donc demandé au Médiateur de demander à la Commission de prendre contact avec lui à ce sujet.

Autres demandes
de renseignements

Après un examen attentif de l'avis de la Commission et des observations du plaignant, il est apparu que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires. Le Médiateur a donc écrit à la Commission le 22 juin 2007 pour lui demander de lui fournir des informations complémentaires. Plus particulièrement, le Médiateur a demandé à la Commission i) de commenter l'allégation du plaignant selon laquelle le bureau des réclamations n'avait pas réagi à sa plainte du 23 septembre 2005 et ii) de fournir des éclaircissements sur sa position concernant l'octroi éventuel d'un remboursement spécial sur la base de l'article 72, paragraphe 3, du statut. En ce qui concerne ce dernier point, le Médiateur a également demandé à la Commission de commenter la demande du plaignant visant à ce que soient également pris en compte d'autres coûts qu'il n'avait pas encore déclarés (pour un montant total d'environ 40 000 EUR).

Réponse de la Commission

Dans sa réponse, la Commission a formulé les observations suivantes:

En ce qui concerne la prétendue absence de réaction du bureau des réclamations à la plainte du 23 septembre 2005, cette plainte n’était malheureusement jamais parvenue au bureau des réclamations, qui n’en avait aucune trace. Par conséquent, le bureau des réclamations n’a pas été en mesure de réagir à cette plainte.

En ce qui concerne la prétendue absence d'information du défunt père de la plaignante sur la possibilité de demander un remboursement spécial pour les frais élevés de maladie et de garde d'enfants, il convient de rappeler que cette possibilité est consacrée à l'article 72, paragraphe 3, du statut et qu'il ressort clairement de la jurisprudence (2) que les fonctionnaires sont censés connaître les règles applicables au personnel. On ne saurait donc reprocher à la Commission de ne pas avoir informé le défunt père du plaignant de cette disposition.

En outre, la réglementation, y compris son article 8, qui fixe les conditions d’obtention du remboursement spécial, est publiée sur le site web de la Commission et est également disponible sur papier, sur demande, par les membres du régime commun d’assurance maladie.

En règle générale, il appartient au membre qui a supporté des frais médicaux particulièrement élevés de demander l’application de l’article 8 («Remboursements spéciaux») du règlement en écrivant au bureau des réclamations.

Néanmoins, afin de mieux aider ses membres, le bureau des réclamations à Bruxelles avait décidé, à partir de janvier 2007, de calculer au profit des membres ayant droit à ces remboursements spéciaux les montants à verser (en tenant compte d'une année de référence) et de leur envoyer une note écrite sur les calculs effectués, pour approbation. À ce jour, le bureau des réclamations de Bruxelles a calculé les remboursements spéciaux pour ses membres jusqu'en 2004.

En ce qui concerne les informations complémentaires demandées par le Médiateur, la Commission a déclaré ce qui suit:

• Le défunt père de la plaignante avait bénéficié d'un remboursement spécial de 12 420,08 euros pour la période allant de décembre 2000 à novembre 2001 (voir bilan n° 57 du 22 mars 2002). Ce montant avait déjà été versé au défunt père de la plaignante en 2002.
• Selon les calculs récents du bureau des réclamations du 28 juin 2007, le plaignant peut avoir droit à un remboursement spécial de 1 413,41 EUR pour la période allant de décembre 2001 à novembre 2002 et de 756,87 EUR pour la période allant de juillet 2003 à juin 2004.

Le 3 juillet 2007, la Commission a envoyé au plaignant, pour approbation, une note du 28 juin 2007 fixant les montants des remboursements spéciaux de 1 413,41 EUR et de 756,87 EUR. La Commission a toutefois indiqué que les montants susmentionnés pouvaient faire l'objet d'une révision si le plaignant avait des factures non déclarées concernant des périodes antérieures à juillet 2003 et à juin 2004. Si tel était le cas, le plaignant était prié de les envoyer dès que possible au bureau des réclamations.

En ce qui concerne les frais médicaux d’un montant total approximatif de 40 000 EUR, que le plaignant n’avait pas encore déclarés, la Commission a indiqué que, conformément aux règles, le bureau des réclamations est autorisé à rembourser les membres dès réception des factures originales, accompagnées du formulaire de demande. Le plaignant a donc été invité à envoyer au bureau des réclamations, pour remboursement, les frais médicaux non encore déclarés.

La Commission a également tenu à attirer l'attention du plaignant sur le fait que l'article 13 de la réglementation dispose qu'un membre "n'a plus droit au remboursement" s'il n'a pas demandé le remboursement de frais survenus au cours d'une période de 18 mois suivant la date du traitement, sauf lorsque "la force majeure est dûment établie".

Observations complémentaires du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a indiqué qu’il avait présenté au bureau des réclamations une demande de remboursement spécial sur la base de l’article 72, paragraphe 3, du statut. Le plaignant a souligné que la partie non remboursée de ces coûts était supérieure à la moitié de la moyenne de la pension de son père décédé. Le plaignant a donc demandé le remboursement spécial pour les trois périodes suivantes: i) de décembre 2001 à novembre 2002, ii) de décembre 2002 à novembre 2003 et iii) de décembre 2003 à juin 2004. Le plaignant a déclaré qu'il avait inclus toutes les factures originales dans sa lettre au Bureau des réclamations.

Le plaignant a également souligné que la Commission lui avait demandé de soumettre toutes les factures originales en même temps que le formulaire de demande. Toutefois, étant donné que le formulaire de demande de remboursement spécial sur la base de l’article 72, paragraphe 3, du statut n’a pas été envoyé à la plaignante, celle-ci avait pris la liberté, afin de respecter également le délai du 31 octobre 2007, d’envoyer les factures sans le formulaire de demande.

Le plaignant a indiqué que, pour toutes les factures, il a des relevés bancaires dont il ressort que les factures ont été dûment payées. Le plaignant peut envoyer ces relevés bancaires à la Commission.

Le plaignant a également joint un rapport de transmission par télécopieur concernant sa plainte du 23 septembre 2005, que la Commission n'aurait pas reçu.

Enfin, le plaignant a tenu une fois de plus à remercier le Médiateur pour tous ses efforts.

LA DÉCISION

1 Sur l’allégation selon laquelle la Commission n’aurait injustement pas remboursé ou n’aurait remboursé que partiellement les frais de maladie, de crèche et d’obsèques

1.1 Le père du requérant est décédé en juin 2004. Le 22 mars 2005, le requérant a adressé des factures concernant les frais de maladie, de crèche et d'obsèques au bureau des réclamations du régime commun d'assurance maladie (ci-après dénommé "bureau des réclamations"). La Commission n’a pas réagi à six demandes (y compris les frais funéraires) et, pour certaines autres demandes, a demandé des déclarations supplémentaires au médecin et au physiothérapeute. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que le bureau des réclamations n'avait injustement pas remboursé ou n'avait remboursé que partiellement les frais de maladie, de crèche et d'obsèques de son défunt père, alors que, selon le plaignant, toutes les pièces justificatives et déclarations avaient été présentées.

1.2 Dans son avis, la Commission a donné un aperçu détaillé de la manière dont le bureau des réclamations avait traité les différentes demandes de remboursement des frais médicaux présentées par le plaignant. La Commission a fait référence aux règlements n° 10001618 du 12 mai 2005, n° 10001620 du 20 mai 2005 et n° 10001639 du 21 juin 2005. Pour les montants non remboursés, la Commission s'est référée à diverses dispositions de la réglementation relative à la couverture des risques de maladie des fonctionnaires des Communautés européennes (ci-après dénommée "réglementation"). La Commission a conclu que les calculs et les remboursements effectués par le Bureau des réclamations étaient corrects et conformes aux dispositions des Règles. Il a expliqué que certains de ces frais avaient été soumis au médecin-conseil qui avait donné un avis favorable pour le remboursement de ces frais, en tenant compte des éléments contenus dans le dossier médical du défunt père de la plaignante. Sur la base de ce qui précède, le bureau des réclamations a pris la décision d’accepter la demande du plaignant et de rembourser le montant de 11 272,45 EUR.

1.3 Dans ses observations, le plaignant a remercié la Commission pour tous les paiements qui avaient été bien reçus et a déclaré qu'il ne souhaitait pas commenter davantage ce point. Bien que le plaignant ait déclaré qu'il ne pouvait pas suivre les calculs effectués, il croyait qu'ils étaient exacts. Le plaignant a en outre déclaré qu'il était satisfait des montants versés par la Commission, mais a regretté que ceux-ci n'aient été effectués qu'après avoir déposé une plainte auprès du Médiateur.

1.4 D'après les règlements mentionnés dans l'avis de la Commission, le Médiateur note qu'à la suite des demandes de remboursement du plaignant du 22 mars 2005, le bureau des réclamations a procédé, dès mai et juin 2005, à plusieurs paiements de frais. Il ressort de l'enquête que, pour les autres frais, à savoir ceux qui font l'objet de l'allégation du plaignant, celui-ci n'avait pas respecté les conditions du régime commun d'assurance maladie en ce qui concerne l'expiration du droit au remboursement, l'obligation de fournir un certificat médical ou une autorisation préalable. Il apparaît en outre que, finalement et une fois que le plaignant a envoyé les documents supplémentaires, le bureau des réclamations a décidé d’accepter également ces frais et de rembourser le montant de 11 272,45 EUR correspondant à un total de 15 demandes de remboursement. Il apparaît toutefois que le calcul concernant ce paiement n'a été établi que le 13 mars 2006 et que les paiements ont été effectués en avril 2006 (3). Le Médiateur note que, dans ses observations, le plaignant s'est déclaré satisfait des paiements effectués par le bureau des réclamations et a remercié la Commission pour tous les paiements qui avaient été bien reçus. Toutefois, le plaignant a également regretté que les paiements n'aient été effectués qu'après s'être plaint au Médiateur. Le plaignant a également remercié le Médiateur pour son intervention. Par conséquent, et étant donné que les paiements ont finalement été effectués et que le plaignant en était satisfait, le Médiateur estime qu'aucune enquête supplémentaire n'est nécessaire sur la première allégation du plaignant.

2 La prétendue absence de réponse aux demandes du plaignant

2.1 Par lettre du 13 juin 2005, le plaignant a demandé le remboursement des demandes sur lesquelles la Commission n'avait pas réagi et a déclaré qu'il fournirait les déclarations complémentaires du médecin et du physiothérapeute. Le 20 juin 2005, le requérant a envoyé des éclaircissements concernant sa lettre du 13 juin 2005. Selon le plaignant, aucune réponse à cette communication n'a été reçue. Par lettre du 22 septembre 2005, envoyée par télécopie et par courrier recommandé, le plaignant a demandé une réponse à ses lettres des 13 et 20 juin 2005 et a également envoyé les déclarations supplémentaires demandées par la Commission. Selon le plaignant, aucune réponse n'a été reçue. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que le Bureau des réclamations n'avait pas réagi à ses demandes répétées d'être informé du traitement de ses demandes.

2.2 Dans son avis, la Commission a indiqué que le Bureau des réclamations avait procédé au traitement des demandes de remboursement dans les semaines qui avaient suivi le 22 mars 2005. Les demandes mentionnées dans la note du plaignant du 13 juin 2005 avaient été dûment traitées, mais le calcul concernant ces coûts n'a été finalisé que le 21 juin 2005. Par conséquent, la lettre exposant les calculs et la note du plaignant du 13 juin 2005 s'étaient croisées. La Commission a ajouté que les documents relatifs aux frais funéraires ne figuraient pas dans la lettre originale du plaignant du 22 mars 2005, mais que le plaignant avait envoyé une copie de la facture en septembre 2005.

2.3 Dans ses observations, le plaignant a déclaré que la déclaration de la Commission selon laquelle les frais funéraires n'étaient pas inclus dans l'envoi initial du 22 mars 2005 était incorrecte. Selon le plaignant, ces frais ont été joints à sa lettre du 22 mars 2005 adressée au bureau des réclamations.

2.4 Le Médiateur note que l'allégation du requérant selon laquelle le Bureau des réclamations n'avait pas réagi à ses demandes répétées d'être informé du traitement de ses demandes concerne en fait le fait que le Bureau des réclamations n'aurait pas répondu aux lettres du requérant. Il note en outre que le requérant a envoyé au total cinq lettres, à savoir les 13 juin, 20 juin, 22 septembre, 29 novembre 2005 et 16 janvier 2006. Dans ses lettres des 13 et 20 juin 2005, le plaignant a demandé au bureau des réclamations de réagir à certaines demandes de remboursement de frais médicaux qu’il avait formulées dans sa lettre du 22 mars 2005 mais sur lesquelles la Commission n’avait pas réagi dans sa réponse du 12 mai 2005. Dans ces lettres, le plaignant a également souligné à la Commission que toute la correspondance devait désormais être envoyée à son adresse en Espagne et non à l’ancienne adresse de son défunt père. Dans ses lettres des 22 septembre, 29 novembre 2005 et 16 janvier 2006, le plaignant a indiqué qu'il n'avait pas encore reçu de réponse à ses lettres des 13 et 20 juin 2005. Dans ses lettres du 29 novembre 2005 et du 16 janvier 2006, le plaignant a demandé de toute urgence à la Commission de répondre à ses demandes. Dans sa dernière lettre, le plaignant a indiqué qu'il porterait plainte auprès du Médiateur au cas où il ne recevrait pas de réponse avant le 28 janvier 2006.

2.5 Le Médiateur note que, selon la Commission, le plaignant a été informé dans une note du 21 juin 2005 des calculs du bureau des réclamations concernant les demandes de remboursement mentionnées dans sa lettre du 13 juin 2005. À cet égard, la Commission a souligné que cette note et la lettre du plaignant du 13 juin 2005 se recoupaient. Le Médiateur note toutefois qu'il n'y a aucune preuve dans le dossier que les calculs du Bureau des réclamations ont été envoyés au plaignant le 21 juin 2005. Aucune copie d'une telle lettre n'a été présentée au Médiateur par la Commission. Le Médiateur note que les seuls calculs joints par la Commission à son avis étaient les calculs 98 à 110, tous datés du 13 mars 2006, c'est-à-dire après que le plaignant eut déposé sa plainte auprès du Médiateur. Le Médiateur note en outre que, malgré les nombreux rappels du plaignant concernant son adresse, même si ces calculs se référaient toujours à l'adresse du défunt père du plaignant.

On ne peut exclure que le Bureau des réclamations ait écrit au requérant le 21 juin 2005, en utilisant l'adresse de son défunt père. Toutefois, il convient de tenir compte du fait que le plaignant avait informé la Commission le 22 septembre 2005 qu'il n'avait pas encore reçu de réponse à ses lettres des 13 et 20 juin 2005 et qu'il avait de nouveau souligné que la Commission ne devait plus utiliser l'adresse de son défunt père. Dans ces circonstances, la lettre du 22 septembre 2005 aurait dû informer le bureau des réclamations du fait que toute lettre qu'il aurait pu adresser au plaignant le 21 juin 2005 ne lui était pas parvenue. Dans ces circonstances, il aurait dû être évident qu'une autre copie de cette lettre devait être envoyée au plaignant à sa bonne adresse. En outre, une bonne pratique administrative aurait exigé que le bureau des réclamations réponde aux lettres supplémentaires qui lui ont été adressées le 29 novembre 2005 et le 16 janvier 2006. Le Médiateur note en outre qu'en plus de mentionner le croisement de sa note du 21 juin 2005 avec la lettre du plaignant du 13 juin 2005, la Commission n'a pas vraiment répondu dans son avis à l'allégation du plaignant selon laquelle il n'avait pas réagi à ses demandes répétées.

2.6 Les principes de bonne administration exigent que les institutions et organes communautaires réagissent aux demandes des citoyens et ce, dans un délai raisonnable. En l'espèce, il apparaît que la Commission n'a pas répondu aux cinq lettres du plaignant des 13, 20 juin, 22 septembre, 29 novembre 2005 et 16 janvier 2006 ou n'a pas veillé à ce que les réponses qu'il aurait pu envoyer soient correctement adressées, alors même que le plaignant lui avait rappelé à plusieurs reprises qu'il devait écrire à son adresse et non à l'adresse de son défunt père. Ces manquements constituent des cas de mauvaise administration. Toutefois, compte tenu du fait que, en ce qui concerne la question du remboursement lui-même, le plaignant a remercié la Commission pour tous les paiements qui ont été bien reçus (voir point 1.4 ci-dessus) et compte tenu également du fait que la Commission semble avoir pris les mesures nécessaires pour s'assurer que la correspondance ultérieure avec le plaignant serait à l'avenir envoyée à sa nouvelle adresse, le Médiateur conclut qu'aucune autre enquête n'est nécessaire sur cet aspect de la plainte.

2.7 En ce qui concerne les frais funéraires, le Médiateur note que la Commission a fait valoir que le plaignant n'avait pas annexé le projet de loi correspondant à sa demande initiale du 22 mars 2005 et ne l'avait joint qu'à sa lettre du 22 septembre 2005. Le Médiateur note que le plaignant l'a contesté dans ses observations complémentaires. Le Médiateur note que le projet de loi concernant les frais funéraires a été inclus par le plaignant dans les pièces jointes à sa plainte auprès du Médiateur, et plus particulièrement comme pièce jointe à sa demande du 22 mars 2005. Il semble toutefois qu'en fin de compte, le Bureau des réclamations ait également traité la demande de remboursement des frais funéraires du défunt père du requérant. Il ressort du calcul joint à l'avis de la Commission que le bureau des réclamations a décidé de rembourser un montant forfaitaire de 2 330,20 EUR au plaignant pour les frais funéraires. Aucune enquête supplémentaire n'est donc nécessaire sur cet aspect de l'affaire.

3 La prétendue absence de réaction à la plainte du requérant du 23 septembre 2005

3.1 Le requérant alléguait que le Bureau des réclamations n'avait pas réagi à sa plainte du 23 septembre 2005, qui concernait le fait que son défunt père n'avait jamais été informé de la possibilité qui lui était offerte de demander un remboursement spécial pour les frais élevés de maladie et de garde d'enfants.

3.2 À son avis, la Commission n'a pas formulé d'observations sur cette allégation. Dans sa lettre d'enquête complémentaire du 22 juin 2007, le Médiateur a donc demandé à la Commission de commenter cette allégation. Dans son avis complémentaire, la Commission a constaté que, malheureusement, la plainte du plaignant du 23 septembre 2005 n'était jamais parvenue au bureau des réclamations, qui n'en avait aucune trace. Par conséquent, le bureau des réclamations n’a pas été en mesure de réagir à cette plainte. La Commission a toutefois rappelé que la possibilité de demander le remboursement spécial des frais de maladie et de puériculture élevés était consacrée à l'article 72, paragraphe 3, du statut et qu'il ressort clairement de la jurisprudence que les fonctionnaires sont censés connaître les règles applicables au personnel. La Commission a donc conclu qu'il ne pouvait lui être reproché de ne pas avoir informé le défunt père du plaignant de cette disposition. En règle générale, il appartient à l'agent qui a supporté des frais médicaux particulièrement élevés de demander l'application de l'article 8 du règlement en écrivant au bureau des demandes compétent. Néanmoins, afin de mieux aider ses membres, le bureau des créances à Bruxelles avait décidé, à partir de janvier 2007, de calculer pour les membres ayant droit à ces remboursements spéciaux, les montants à payer, en tenant compte d'une année de référence, et de leur envoyer une note écrite sur les calculs effectués, pour approbation. À ce jour, le bureau des réclamations de Bruxelles a calculé les remboursements spéciaux pour ses membres jusqu'en 2004.

3.3 Le plaignant a joint à ses observations complémentaires un rapport de transmission par télécopie de sa plainte du 23 septembre 2005, que la Commission n'aurait pas reçu.

3.4 Le Médiateur tient tout d'abord à souligner que, selon la jurisprudence du Tribunal de première instance, tous les fonctionnaires sont censés connaître le statut. La Commission n'était donc pas tenue d'informer le défunt père du plaignant de la possibilité qu'il avait de demander le remboursement spécial prévu à l'article 72, paragraphe 3, du statut.

3.5 Il convient toutefois de noter que l'allégation du plaignant à examiner en l'espèce n'est pas que la Commission n'a pas informé son père de ses droits, mais qu'elle n'a pas réagi à la plainte du plaignant du 23 septembre 2005, dans laquelle il a déclaré que son défunt père n'avait pas été informé de cette possibilité. Le Médiateur note que, dans sa réponse à la demande d'informations complémentaires du Médiateur, la Commission a fait valoir qu'elle n'avait pas répondu à la plainte du 23 septembre 2005, car elle ne l'avait jamais reçue. Cela est difficile à comprendre, étant donné que la feuille de transmission de la télécopie jointe par le plaignant avec ses observations supplémentaires semble suggérer que sa télécopie a été envoyée avec succès à la Commission le 23 septembre 2005. Il convient toutefois de noter que la Commission a répondu aux questions soulevées dans la plainte du 23 septembre 2005 dans sa réponse à la demande d'informations complémentaires du Médiateur. Plus particulièrement, la Commission a rappelé que la possibilité de demander le remboursement spécial est prévue à l’article 72, paragraphe 3, du statut et que les fonctionnaires sont réputés connaître le statut. Comme indiqué ci-dessus, cette position est raisonnable et conforme à la jurisprudence des juridictions communautaires.

3.6 Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu'aucune enquête supplémentaire n'est nécessaire sur l'allégation du plaignant.

4 L'allégation selon laquelle le plaignant devrait être autorisé à demander le remboursement spécial

4.1 Le requérant affirme qu'il devrait toujours être autorisé à demander le remboursement spécial pour les deux dernières années de la vie de son défunt père.

4.2 Dans son avis, la Commission a indiqué que le remboursement spécial demandé par le plaignant n'avait pas été accordé parce que son défunt père ne remplissait pas les conditions suivantes: le total des coûts éligibles qui sont restés à la charge du défunt père du plaignant pendant une période de 12 mois ne dépassait pas la moitié de sa pension de base pour la même période (article 8, paragraphe 2, de la réglementation). La Commission a en outre indiqué qu'une fois le montant de 11 272,45 EUR versé, le bureau des réclamations devrait vérifier si le défunt père du plaignant pouvait également bénéficier du remboursement spécial prévu à l'article 72, paragraphe 3, du statut. La Commission ajoute que les paiements relatifs à ces révisions devraient être effectués au plus tard le 15 avril 2006.

4.3 Dans ses observations, le plaignant a indiqué qu'un grand nombre de coûts non déclarés étaient toujours en sa possession et qu'ils ne s'élevaient à environ 40 000 EUR que pour la période allant de janvier à juin 2004. Le plaignant était d'avis que ces coûts devaient également être pris en considération pour le calcul du remboursement spécial. Le plaignant a demandé à la Commission de prendre contact avec lui au sujet de l'application de l'article 72, paragraphe 3, du statut pour la période allant du 29 juin 2003 au 28 juin 2004.

4.4 Dans sa lettre d'enquête complémentaire du 22 juin 2007, le Médiateur a demandé à la Commission de commenter la demande du plaignant visant à ce que, dans le cadre du calcul du remboursement spécial, la Commission prenne en considération d'autres coûts qu'il n'avait pas déclarés auparavant et qui s'élevaient au total à environ 40 000 euros.

4.4 Dans sa réponse, la Commission a indiqué que, par lettre du 3 juillet 2007, elle avait envoyé au plaignant, pour approbation, la note écrite du 28 juin 2007 mentionnant les montants des remboursements spéciaux de 1 413,41 euros et de 756,87 euros, qui correspondaient, respectivement, aux périodes décembre 2001-novembre 2002 et juillet 2003-juin 2004. La Commission a déclaré que ces montants faisaient l'objet d'une révision dans le cas où le plaignant était en possession de factures non déclarées datant d'avant juillet 2003 et juin 2004 et a demandé au plaignant de les envoyer dès que possible au bureau des réclamations. En ce qui concerne les frais médicaux d’un montant total d’environ 40 000 EUR que le plaignant n’avait pas encore déclarés, la Commission a indiqué que, conformément aux règles, le bureau des réclamations est autorisé à rembourser les membres dès réception des factures originales accompagnées du formulaire de demande. Le plaignant a donc été invité à envoyer au bureau des réclamations, pour remboursement, les frais médicaux non encore déclarés. La Commission a également souligné que l ' article 13 du Règlement dispose qu ' un membre "cesse d ' avoir droit au remboursement" s ' il n ' a pas demandé le remboursement de frais survenus au cours d ' une période de 18 mois suivant la date du traitement, sauf si "la force majeure est dûment établie".

4.5 Dans ses observations complémentaires, le requérant a déclaré qu'il avait demandé le remboursement spécial pour les trois périodes suivantes: i) de décembre 2001 à novembre 2002, ii) de décembre 2002 à novembre 2003 et iii) de décembre 2003 à juin 2004. Le plaignant a déclaré qu'il avait joint toutes les factures originales à sa demande. Le plaignant a également souligné que, étant donné que le formulaire de demande de remboursement spécial fondé sur l'article 72, paragraphe 3, du statut ne lui avait pas été envoyé par la Commission, il avait pris la liberté, afin de respecter également le délai du 31 octobre 2007, d'envoyer les factures sans le formulaire de demande.

4.6 Le Médiateur note, d'après l'avis de la Commission et sa réponse à sa demande d'informations complémentaires, que l'institution a accepté que le plaignant puisse demander le remboursement spécial au nom de son défunt père. Dans son calcul du 28 juin 2007 - qui couvre la période allant de décembre 2001 à juin 2004 -, le bureau des réclamations est parvenu à la conclusion que le plaignant avait droit à un remboursement spécial de 1 413,41 EUR pour la période allant de décembre 2001 à novembre 2002 et de 756,87 EUR pour la période allant de juillet 2003 à juin 2004. La Commission a transmis ce calcul au plaignant le 3 juillet 2007 en lui demandant de l'approuver et de le signer en vue d'un paiement. Le Médiateur note en outre que, dans sa réponse à sa demande d'informations complémentaires, la Commission a en outre accepté que les montants susmentionnés puissent être révisés à la lumière d'autres factures non déclarées et a invité le plaignant à les envoyer à la Commission en même temps que le formulaire de demande. À cet égard, le Médiateur note que le plaignant a joint à ses observations complémentaires une lettre qu'il a envoyée au bureau des réclamations le 20 octobre 2007, dans laquelle il incluait diverses factures non déclarées.

4.7 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur conclut que la Commission a accepté la demande du plaignant de réexaminer la demande de remboursement spécial fondée sur des factures non déclarées jusqu'à présent. Le Médiateur estime donc qu'il n'est pas nécessaire à l'heure actuelle d'enquêter davantage sur la plainte du plaignant. Le Médiateur encourage la Commission à traiter la demande de remboursement dans un délai raisonnable et à informer adéquatement le plaignant de sa décision et de sa justification.

4.8 Le plaignant est libre de déposer une nouvelle plainte auprès du Médiateur au cas où la décision finale de la Commission sur sa demande ne lui donnerait pas satisfaction. Il semble utile de noter que le plaignant semble avoir la possibilité de recourir aux procédures internes de plainte de la Commission pour contester une telle décision. Cette possibilité devrait être épuisée avant de déposer une nouvelle plainte auprès du Médiateur. Le Médiateur espère que la Commission, dans sa décision finale sur la demande de remboursement spécial, conseillera le plaignant sur les possibilités de recours contre une telle décision.

5 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur les allégations et allégations du plaignant, il apparaît qu'aucune enquête supplémentaire n'est nécessaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Le remboursement spécial visé est celui prévu à l’article 72, paragraphe 3, du statut concernant les prestations de sécurité sociale, qui dispose ce qui suit: "Lorsque le montant total des dépenses non remboursées pour une période de douze mois dépasse la moitié du traitement mensuel de base ou de la pension du fonctionnaire, un remboursement spécial est autorisé par l ' autorité investie du pouvoir de nomination, compte tenu de la situation familiale de l ' intéressé, selon les modalités prévues par la réglementation visée au paragraphe 1".

(2) affaire T-12/94, Daffix/Commission, RecFP 1997, p. I-A-453, II-197, point 116; Affaires jointes T-116/96, T-212/96 et T-215/96, Telchini e.a./Commission, RecFP 1998, p. I-A-327, II-947, point 59.

(3) Dans son avis, la Commission a indiqué que les paiements concernés devaient être effectués au plus tard le 15 avril 2006.